Tevredenheidsonderzoek Overstapservice Onderwijs Martin Siebelhoff & Tyas Lustenhouwer Juli 2017 SET

Transcriptie

1 Tevredenheidsonderzoek Overstapservice Onderwijs 2017 Martin Siebelhoff & Tyas Lustenhouwer Juli 2017 SET

2 Inhoudsopgave 1. Management Summary Achtergrond steekproef & gebruik OSO 4 Redenen geen gebruik 5 Tevredenheid OSO 6 2. Uitgebreide Resulaten Wijze gebruik overstap naast OSO 8 Achtergrond (niet) gebruik OSO 9 Achtergrond niet gebruik OSO voor eindtoetsen 10 Plezierige kanten/citaten OSO 11 Frustrerende kanten/citaten OSO 12 Tevredenheid OSO 13 Toelichting ontevreden aspecten OSO 14 Rapportcijfer OSO 15 Verbetersuggesties OSO 16 Achtergrond Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

3 01.Management Summary

4 Management summary Toename van scholen dat OSO gebruikt Sinds 2013 hebben scholen de mogelijkheid om met de Overstapservice Onderwijs (OSO) veilig en betrouwbaar gegevens uit te wisselen als een leerling overstapt naar een nieuwe school. Deze dienst wordt sinds 2015 gefaciliteerd door Kennisnet. Om inzichtelijk te maken in hoeverre de gebruikers tevreden zijn, heeft The Choice in opdracht van Kennisnet in de maanden mei en juni 2017 een kwantitatief gebruikerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Achtergrond steekproef Dit jaar hebben in totaal N=1.959 medewerkers van verschillende scholen meegewerkt aan het kwantitatief tevredenheidsonderzoek. De verdeling naar de verschillende onderwijsinstellingen is als volgt; - po: 71% - vo: 21% - praktijkonderwijs: 2% - speciaal voortgezet onderwijs: 3%. De ondervraagden van dit onderzoek zijn vooral werkzaam in een administratieve functie (53%), gevolgd door interne begeleiders (16%), docenten (15%) en ICT ers (12%). De meeste gebruikers hebben in het voorgaande schooljaar of -jaren eerder gebruik gemaakt van OSO. Voor 26% is schooljaar 2016/2017 de eerste ervaring met OSO. Het merendeel van de ondervraagden gebruikt OSO voor het klaarzetten/opvragen van overstapdossiers (81%). Hiernaast zijn ondervraagden betrokken bij het plaatsen/inschrijven van leerlingen (49%). Gebruik OSO In totaal maakt 92% van de scholen gebruik van OSO. Voor de uitwisseling tussen basisonderwijs en voortgezet onderwijs (po-vo) maakt 84% gebruik van OSO, voor de po-po overstap 59% en voor de uitwisseling in het voortgezet onderwijs onderling (vo-vo) 5%. Overdracht van leerlinggegevens middels DOD is, ten opzichte van vorig jaar, afgenomen van 45% naar 29% en deze groep is vaker OSO gaan gebruiken. Niet-gebruikers van OSO (8%) wisselen met name uit via papier (60%), via mail (35%) en een digitaal formulier (32%). Management Summary Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

5 Management summary Onbekendheid met OSO meest genoemde reden niet gebruiken van OSO Gebruik OSO (vervolg) Het gebruik van OSO voor overdragen of ontvangen van de resultaten van de verplichte eindtoets is dit jaar verder gestegen naar 49%. Daarnaast geeft 30% aan dat zij dit nog van plan zijn te doen. De ondervraagden die OSO niet gebruiken voor deze overdracht (21%) geeft aan overgedragen te hebben op een andere wijze (32%) en nog een kwart geeft aan dat zij niet wisten dat het ook via OSO kon. Op po-vo regioniveau wordt door tweederde van de OSOgebruikers afspraken gemaakt over het gebruik van OSO. Verreweg de meeste afspraken worden gemaakt over de tijdsplanning van de overdracht (67%) en de inhoud van het overstapdossier (64%). Een derde (34%) van de ondervraagden maakt ook afspraken over de organisatie van OSO. Redenen geen gebruik OSO De scholen die geen OSO gebruiken (8%), geven als belangrijkste reden dat medewerkers onbekend zijn met het gebruik van OSO (46%). Dit wordt gevolgd door de toelichting dat niet alle scholen in de regio van de ondervraagde zijn aangesloten (29%). Overige (open) genoemde redenen zijn de onduidelijkheid van OSO, het niet goed vinden werken of simpelweg gebruik maken van een ander LAS/RP. Management Summary Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

6 Management summary Potentiele verbeteringen liggen in de werking van OSO en het verbeteren van de kennis bij de gebruiker Tevredenheid OSO Gebruikers geven OSO gemiddeld een 6,8 als algemeen rapportcijfer. Ingezoomd naar de verschillende onderwijsniveaus blijkt dat gebruikers binnen het po en speciaal-po een 6,9 geven en binnen het vo een 6,6. Het meest te spreken zijn gebruikers van OSO over de inhoud (volledigheid) van het overstapdossier (44% (zeer) tevreden). De documentatie op de website wordt eveneens goed gewaardeerd met 40% (zeer) tevreden gebruikers. Over het algemeen zijn gebruikers het meest (zeer) tevreden met de vindbaarheid van de OSO functionaliteiten in hun eigen LAS/RP (77%), over het inlezen van leerlinggegevens (73%) en de mogelijkheid een PDF te maken van het overstapdossier (73%). Minder tevreden zijn gebruikers over de overall gebruikersvriendelijkheid van OSO (59%) in hun eigen LAS/RP. Wanneer gebruikers van OSO gevraagd wordt wat, naar hun mening, de plezierige kanten van OSO zijn, geeft bijna tweederde aan dat de veiligheid en de snelheid van de overdracht (62%) hen het meest plezier brengt. Daarnaast worden tijdsbesparing (40%) en het gebruiksgemak (38%) van OSO als plezierig ervaren. De meningen over de frustrerende kanten van OSO zijn minder sterk verdeeld. De helft van de gebruikers is van mening dat OSO nog niet feilloos werkt (51%). Wanneer er wordt gekeken naar de citaten blijkt dat de niet aanwezige kennis bij andere gebruikers frustrerend kan zijn. Aandachtspunten ter verbetering zijn vooral op het gebied van functionaliteiten, ondersteuning en promotie van OSO. Zo beschikken niet alle gebruikers over de juiste kennis en zijn ze niet op de hoogte van functionaliteiten zoals het overdragen van eindtoetsgegevens middels OSO. De inhoud (volledigheid) van het overstapdossier kan nog verbeterd worden. Onder de mensen die ontevreden zijn wordt het gemis van de mogelijkheid om notities en een extra aanvulling/formulier toe te voegen het meest genoemd. Ten slotte is het aan te raden de gebruiksvriendelijkheid in zijn geheel te verhogen door te focussen op mogelijke kleine verbeteringen in het LAS/RP. Hierbij valt te denken aan; meer ruimte/ extra velden, mogelijkheid tot verwijderen van oude formulieren, duidelijke foutmeldingen, en verzendwijze (aantal handelingen). Management Summary Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

7 02.Uitgebreide Resultaten

8 Wijze gebruik overstap naast OSO Bijna iedereen gebruikt OSO voor het overdragen van leerlingdossiers. Opvallend is dat naast OSO ook nog andere overdrachtsvormen worden gebruikt. (Q7) Kanaal verzenden overdracht Basis: Gebruikers OSO (N=1.796; 92%) Gebruikers OSO 92% Papier: 45% Mail: 30% DOD: 29% Digitaal Formulier: 14% Anders: 8% Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

9 Achtergrond (niet) gebruik OSO Meer dan de helft van de mensen die geen OSO gebruiken gebruikt papier of DOD (Q10) Kun je aangeven of toelichten waarom jouw school/scholen niet (allen) gebruik hebben gemaakt van OSO? Basis: Niet gebruikers (N=163) (Q7) Kun je aangeven hoe in het schooljaar 2016/2017 leerlingdossiers zijn overgedragen en/of ontvangen (meervoudig) Basis: Niet gebruikers OSO (N=163; 8%) Van de mensen die geen OSO gebruiken voor het overdragen van leerlingdossiers gebruikt 60% papier als alternatief, 58% gebruikt DOD, 34% gebruikt mail of er wordt een digitaal formulier gebruikt 32%. Medewerkers nog te onbekend met gebruik OSO Niet alle scholen in onze regio waren aangesloten 0% 55% 29% 46% (Q10) Enkele toelichtingen Te ingewikkeld. Vanuit bestuur/directie nog geen besluit genomen gebruik OSO 13% Medewerkers kunnen kiezen voor iets bekend en iets nieuws dan is de keuze snel gemaakt en gaan zij voor het bekende. Ik weet het niet/geen idee Regionaal/intern besloten om OSO niet te gebruiken 9% Onduidelijk systeem en het werkt niet goed. Anders, namelijk 33% Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

10 Achtergrond niet gebruik OSO voor eindtoetsen Andere wijze van overdragen en onbekendheid met mogelijkheid zijn belangrijkste redenen voor niet gebruik OSO (Q12) Heeft jouw school/jouw scholen in het schooljaar 2016/2017 de resultaten van de verplichte eindtoets basisonderwijs overgedragen of ontvangen via OSO? Basis: (N=1.654) 0% 50% Ja, overgedragen/ontvangen 49% (Q13) Enkele toelichtingen: Overdracht naar VO moet al eerder worden doorgegeven via OSO. De eindtoets komt later en het is niet handig om 2x OSO te doen. Na uploaden eindtoets wordt deze per mail verzonden naar VO. Nog niet, maar wel van plan 30% Afspraken binnen het samenwerkingsverband dat de oso dossiers niet nogmaals klaargezet hoeven worden met als enige aanvulling de citogegevens. Nee, ook niet van plan 21% De overdracht OSO komt veel eerder dan de eindtoets. We wachten het verzoek van het voortgezet onderwijs af. Wij vinden dat de taak van de ouders. (Q13) Kun je toelichten waarom jouw school of jouw scholen niet van plan is of zijn om de resultaten van de eindtoets via OSO over te dragen of te ontvangen Basis: (N=349) 0% 35% Overgedragen op andere wijze 32% Overdragen CITO-score ligt bij ouders.. Voor het SBO is de eindtoets nog niet verplicht. We hebben de eindtoets wel afgenomen om ervaring op te doen. De resultaten zijn daarom ook niet met de ouders besproken, dus wordt het ook niet uitgewisseld met het VO. Wist niet dat het kon Geen eindtoets op school 14% 27% Nog niet over nagedacht. Te veel moeite 11% Voor eindtoets OSO al verzonden 8% Anders, namelijk 15% Weet ik niet 13% Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

11 Plezierige kanten/citaten OSO Zeer ruime meerderheid vindt veiligheid en snelheid van de overdracht het meest positief (Q15) Kun je aangeven wat naar jouw mening, de plezierige kanten van OSO zijn? Basis: Gebruikers (N=1.796) Veilige overdracht overstapdossier Snelle overdracht overstapdossier 0% 65% 62% 62% (Q15) Selectie citaten plezierig aan OSO Gebruiksgemak Mogelijkheid tot aanvullen van gegevens. Simpelere overdracht achterliggende dossiers. Alles verzameld op 1 punt. 1 plezier: je kunt de toets gegevens zien. Alle documenten per leerling. Eenduidige overdracht voor alle scholen binnen samenwerkingsverband. Tijdsbesparing Gebruiksgemak Vermindering (admin) werkdruk 40% 38% 35% Toename efficiëntie Minder kans op fouten. Snel met ouders en kind kunnen bespreken. Meer informatie kunnen verwerken. Meer gegevens beschikbaar (3 jaar toets resultaten). Als het lukt, is het fijn om volledige gegevens door te sturen en te ontvangen, incl. Verslagen. Betrouwbaar Inzichtelijkheid overstapdossier 29% 27% Overige plezierige citaten Geen papier, geen post. Papierbesparing; niet kwijt in post of postkamer ontvanger; bij twijfel kun je nogmaals klaarzetten. Nog geen frustrerende kanten ontdekt. Anders, namelijk 6% Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

12 Frustrerende kanten/citaten OSO Het nog niet feilloos werken van OSO lijkt te leiden tot de grootste frustratie. (Q16) En wat zijn naar jouw mening, de frustrerende kanten van OSO? Basis: Gebruikers (N=1.796) Werkt nog niet feilloos Foutmeldingen onduidelijk Inhoud overstapdossier niet volledig/juist Systemen niet flexibel Omslachtig in gebruik Opslagfunctie Werking onduidelijk Niet alle scholen gebruiken OSO Geen melding dat OSO klaar staat/is verzonden Te kort mee gewerkt om oordeel te vellen Anders, namelijk Geen frustraties Weet niet 0% 65% 7% 5% 4% 3% 2% 1% 2% 5% 9% 23% 27% 31% 54% (Q16) Selectie citaten frustrerend aan OSO Werking Veel aparte bijlagen, notities kunnen ook niet als bijlage toegevoegd worden, maar apart als PDF aangemaakt worden. Verwijderen \'oude\' OSO formulieren is niet mogelijk. Taalgebruik niet altijd heel duidelijk. Is het wel of niet gelukt/ontvangen. Soms ontvangt de school iets niet, het is dan niet altijd duidelijk waar dat aan ligt. Dat je alle 11 opnieuw moet aanklikken als je ze nogmaals moet verzenden. Kan dat niet per school?. Gegevens Vult hulptabellen aan met gegevens die er bij ons al in staan maar de BS net anders ingevuld heeft. Zoals huisarts etc.. Volledigheid dossier is afhankelijk van invullen toeleverende school, niet altijd compleet. Onoverzichtelijke toetsgegevens / toetsresultaten. Onbekendheid Veel mensen snappen het eigenlijk niet. Scholen VO zijn er onbekend mee. PO is nog niet overal altijd op de hoogte van de afspraken. Onervarenheid gebruikers. Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

13 Tevredenheid OSO Men is het meest (zeer) tevreden over de inhoud (volledigheid) van het overstapdossier en de documentatie op de website van OSO (Q17) Hoe tevreden of ontevreden ben je over de onderstaande aspecten als het OSO betreft? Basis: Gebruikers (N=1.796) Zeer tevreden Tevreden Noch tevreden, noch ontevreden Ontevreden Zeer ontevreden Weet niet 0% 100% Servicedesk OSO 4% 28% 14% 1% 53% Documentatie op website OSO 1% 39% 19% 2% 38% Inhoud (volledigheid) overstapdossiers 1% 43% 27% 8% 1% 19% Mogelijkheid plaatsen verbeteringen 1% 19% 23% 2% 55% Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

14 Toelichting ontevreden aspecten OSO Mogelijkheid doorgegeven verbetersuggesties lijkt tevens gewenst (Q18) Kun je toelichten waarom je (zeer) ontevreden bent over dit aspect? Toelichting ontevredenheid Inhoud (volledigheid) overstapdossier (n=119) Zou meer willen kunnen toevoegen aan specifieke toetsen ook vanuit methode. Weinig ruimte, sommige vragen zijn onduidelijk. Geen ruimte voor extra aanvullingen. Er moeten nu allerlei extra formulieren worden meegestuurd. We sturen nu ook nog apart een onderwijskundig rapport mee. Zou niet nodig moeten zijn. Naast het aanmeldingsformulier (voor de naw-gegevens) is er ook een addendum nodig. We missen namelijk: sociaalemotionele ontwikkelingleerlingkenmerken (werkhouding ed.) eventuele begeleiding die de leerling gehad heeft. Toelichting ontevredenheid Mogelijkheden plaatsen ter verbetering OSO (n=31) Wij hebben meerdere malen contact gezocht en suggesties doorgegeven, maar nooit een terugkoppeling op mogen ontvangen. Waar doe ik dit? Behalve eens per jaar een enquete wordt er volgens mij weinig gecommuniceerd naar de scholen/besturen toe en weten veel scholen niet dat de mogelijkheid er is om wensen te plaatsen Toelichting ontevredenheid Documentatie website OSO (n=27) Veel te veel tekst. Moet meer met beeld. Te weinig informatie over gebruik van OSO. Ik verwacht meer uitleg over het gebruik van OSO. Een echte handleiding, met foutcodes, instructies, data wanneer wat etc.. Te ingewikkeld en afwijkend van de richtlijnen die we van ons samenwerkingsverband hebben gekregen. Ik ken het niet en vind het moeilijk vindbaar. Het bestaan ervan is onbekend Toelichting ontevredenheid Helpdesk OSO (n=23) Weten soms niet waar ze het over hebben. Weinig informatie. We moeten alles zelf uitzoeken.. Ik werd bij een vraag over een indicatie van kastje LAS naar de muur OSO gestuurd. Die communicatie onderling moet beter. Niet op elkaar afschuiven. Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

15 Rapportcijfer OSO Algemene waardering OSO voldoende met een 6,8 (Q20) Alles overziend, hoe tevreden of ontevreden bent u dan over OSO uitgedrukt in een rapportcijfer? Basis: Gebruikers (n=1.796) 50% Gemiddelde rapportcijfer: 6,8 - po: 6,9 - speciaal po: 6,9 - vo: 6,6 - speciaal vo: 6,7 41% 24% 21% 7% 0% 2% 3% 1% 1% 1% 0% Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs

16 Verbetersuggesties OSO Suggesties ter verbetering op gebied van functionaliteiten, ondersteuning en promotie (Q28) Heb je ten slotte nog suggesties of opmerkingen over de OSO, jouw LAS/RP of iets anders? Basis: (N=291) Suggesties functionaliteiten Een extra veld bij inlezen zodat telefoonnummers er niet dubbel in komen te staan. Geboorteplaats neemt hij niet over bij de OSO. Dit weten wij omdat wij intern ook met OSO werken van de ene locatie naar de andere locatie. Het digitaal overnemen van de Cito-scores direct vanuit de Cito-portal Makkelijker aanpassen van OWR binnen LAS. Graag de optie opnemen om notities mee te sturen dmv een aanvinkfunctie. "Zorg dat in het overstapdossier duidelijk blijkt als een van de ouders is overleden. Nu lijkt het alsof beide ouders nog leven. Verbetering ondersteuning ik heb zelf via allerlei handleidingen moeten uitzoeken hoe e.e.a. binnen onze LAS werkt, handig zou zijn om alle instructies op 1 centrale plek te kunnen terugvinden. Ja graag een webinar training voor het werken met OSO de handleiding. Uitbreiding gebruik OSO onder scholen Promoten gebruik van OSO. Het verplicht stellen dat alle scholen OSO moeten gebruiken. Laat de gebruikers aan het woord, en maak 1 systeem waar iedereen mee kan werken. En ook de financiële middelen voor heeft (horen wij van basisscholen)? Ik merk dat nog niet alle basisscholen zijn aangesloten bij OSO. Misschien is het handig om deze scholen actief te benaderen om aan te sluiten. Betere samenwerking LAS/OSO Stem alstublieft met alle aanbieders van een LAS hoe aanvullende dossierinformatie makkelijk in het OSO ingeladen kan worden en uitwisselbaar wordt. In de maanden jan feb mrt geen onderhoud!! zodat het functioneert. Dit is erg werkt belastend, als je alles opnieuw moet maken door systeem fouten etc. OSO is een veilige manier van overdragen maar het kost erg veel extra tijd. Ik werk nu voor de overdracht in 3 systemen die met elkaar moeten samenwerken. Dit is veel te veel. 1 systeem (waar alle gegevens al staan). Met alle partijen van eens goed kijken waar verbetering te halen is. Uitgebreide resultaten Tevredenheid Overstapservice Onderwijs