Monitor JeugdzorgPlus

Transcriptie

1 Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage versie 1 februari 2015 Dit project wordt mogelijk gemaakt door:

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Excel rapportage genereren 4 3. Werkbladen overzicht Interne rapportage (kruistabel) 7 4. Uitleg draaitabellen instellen Cliënten werkblad Cliënten draaitabel werkblad - uitleg 8 5. Cliënten draaitabel voorbeelden Leeftijd met aantal voorkomens Toestemming met aantal voorkomens Leeftijd en toestemming met aantal voorkomens JZ+ trajecten draaitabel voorbeelden Aantal overplaatsingen per geslacht Aantal overplaatsingen per leeftijd per geslacht Leefsituatie per geslacht Overige draaitabellen 16 Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 2

3 1. Inleiding In deze handleiding wordt de rapportage interne rapportage (kruistabel) (alle meetreg) behandeld uit de JZ+ monitor. Hoofdstuk 2 bevat instructie voor het samenstellen van de gegevensset en het genereren van de Excel rapportage. Hoofdstuk 3 bevat een overzicht van de verschillende werkbladen bij deze rapportage. Hoofdstuk 4 gaat kort in op de mogelijkheden van Excel m.b.t. draaitabellen. Hoofdstuk 5 en 6 bevatten diverse voorbeeldrapportages op basis van de draaitabellen. Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage

4 2. Excel rapportage genereren Volg de onderstaande stappen om de interne rapportage te genereren. Stap Login op de JZ+ monitor Screenshot Klik vanuit het hoofdscherm van de JZ+ monitor op de link interne rapportage. Klik vanuit de pagina interne rapportage op samenstellen nieuwe gegevensset. Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 4

5 Kies bij soort rapport voor interne rapportage (kruistabel) (alle meetreg). Kies een vanaf datum. Kies een Tot en met datum. Klik hierna op samenstellen gegevensset. Zodra de gegevensset samengesteld is volgt een melding met het aantal gevonden meetregistraties in de gekozen periode. Klik na deze melding op Excel rapportage maken. Klik in het scherm rapportage maken op genereer rapportage. Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage

6 Zodra de rapportage gereed is kan deze gedownload worden. Klik op verversen om te controleren of het rapport al gereed is. Er verschijnt een download link. Klik op de file download om de rapportage te downloaden Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 6

7 3. Werkbladen overzicht Interne rapportage (kruistabel) De interne rapportage bevat de onderstaande werkbladen met daarbij voor elk van deze werkbladen een zelf in te stellen - draaitabel werkblad. Met de draaitabellen is het mogelijk om zelf rapportages op te stellen. Werkblad Cliënten JZ+ Trajecten Plaatsingen T1 T2 T3 T1_2kort T3kort T1 en T2 Omschrijving De lijst met cliënten waarvan een meetregistratie is opgenomen in de rapportage De trajectinformatie van de JZ+ trajecten waarvan een (of meerdere) meetregistraties in de rapportage voorkomen De plaatsingsinformatie behorende bij de JZ+ trajecten die in de rapportage voorkomen Alle T1 meetregistraties waarvan de peildatum van de rapportage valt binnen de geselecteerde rapportageperiode (start en einddatum). Peildatum T1 = startdatum van de eerste plaatsing in het JZ+ traject + 3 maanden. Alle T2 meetregistraties waarvan de peildatum van de rapportage valt binnen de geselecteerde rapportageperiode (start en einddatum). Peildatum T2 = einddatum van de laatste plaatsing in het JZ+ traject. Alle T3 meetregistraties waarvan de peildatum van de rapportage valt binnen de geselecteerde rapportageperiode (start en einddatum). Peildatum T3 = einddatum van de laatste plaatsing in het JZ+ traject + 6 maanden. Alle T1_2kort meetregistraties waarvan de peildatum van de rapportage valt binnen de geselecteerde rapportageperiode (start en einddatum). Peildatum T1_2kort = einddatum van de eerste plaatsing in het JZ+ traject. Alle T3kort meetregistraties waarvan de peildatum van de rapportage valt binnen de geselecteerde rapportageperiode (start en einddatum). Peildatum T3kort = einddatum van de laatste plaatsing in het JZ+ traject + 6 maanden. Idem als de T1 en T2 werkbladen maar nu gecombineerd in een lijst. Dit zodat het eenvoudiger is om vergelijkingen te doen. Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage

8 4. Uitleg draaitabellen instellen Het instellen van een draaitabel wordt in dit hoofdstuk verder uitgelegd. Op basis van de gegevens uit de rapportage en de onderstaande voorbeelden kunnen rapportages worden gemaakt. Er wordt vanuit gegaan dat er al enige kennis van Excel aanwezig is. Er zijn overigens diverse online (gratis) cursussen te vinden op internet voor aanvullende informatie rondom draaitabellen en Excel Cliënten werkblad Op het cliënten werkblad staan gegevens zoals de naam, het geslacht, leeftijd, geboortejaar, etnische herkomst en of er toestemming gegevens is voor het gebruiken van meetregistraties in externe rapportages Cliënten draaitabel werkblad - uitleg Het cliënten draaitabel werkblad geeft in eerste instantie een lege draaitabel weer. Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 8

9 Om gegevens te presenteren in de draaitabel klik je in eerste instantie in de kolom (A3) net boven JZP Kindnummer. Er verschijnt dan een lijst met draaitabelvelden aan de rechterzijde. Dit zijn alle kolommen die genoemd zijn op het cliënten werkblad. In het onderstaande voorbeeld vind je dat JZP Kindnummer is ingevuld bij rijlabels. Je kunt zelf kolommen slepen van en naar deze gebieden (en weer terug in de lijst met draaitabelvelden om ze uit de rapportage te halen). Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage

10 Onder deze lijst met draaitabelvelden vind je de volgende vier gebieden: Gebied Rapportfilter Kolomlabels Rijlabels waarden Omschrijving Een Rapportfilter gebruiken we om alle gegevens uit een veld weer te geven, of om één of meerdere gegevens uit dat veld te filteren. Een veld kan nooit in een Rapportfiltergebied EN in een ander gebied voorkomen. De Kolomlabels werken op dezelfde manier als de Rijlabels, alleen krijg je wanneer je velden toevoegt aan Kolomlabels een extra kolom, i.p.v. een extra rij. Je plaatst een veld in het Rijlabelsgebied, wanneer je de gegevens uit dat veld, in de draaitabel in rijen wenst weer te geven. In het gebied waarden geef je aan van welke gegevens je een optelling wilt. Dit zijn dus in de regel de velen met aantallen en bedragen. Er zijn verschillende mogelijkheden (bijvoorbeeld het aantal presenteren, of de som, etc.). Het instellen van de draaitabel doe je door de kolommen te slepen naar een (of meerdere) van deze gebieden. Het gebied waarden en rijlabel en/of kolomlabel is verplicht. Eventueel kan een rapportfilter worden ingesteld om de gegevens te kunnen filteren. Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 10

11 5. Cliënten draaitabel voorbeelden Enkele voorbeelden hoe je een draaitabel kunt instellen Leeftijd met aantal voorkomens In het onderstaande voorbeeld zie je dat er bij rijlabels leeftijd is geselecteerd en bij waarden JZP Kindnummer. In deze rapportage zie je de leeftijd van de cliënten en het aantal voorkomens daarachter. Tip: In de onderstaande voorbeelden staat telkens Aantal van JZP Kindnummer boven de rapportage (kolom A3). Dit kan eenvoudig worden aangepast door te dubbelklikken op de kolom (A3) en een aangepaste naam op te geven. Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage

12 5.2. Toestemming met aantal voorkomens In het onderstaande voorbeeld zie je dat er bij rijlabels toestemming is geselecteerd en bij waarden JZP Kindnummer. In deze rapportage zie je toestemming van de cliënten en het aantal voorkomens daarachter. Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 12

13 5.3. Leeftijd en toestemming met aantal voorkomens In het onderstaande voorbeeld zie je dat er bij rijlabels toestemming is geselecteerd, bij kolomlabels leeftijd en bij waarden JZP Kindnummer. In deze rapportage zie je toestemming van de cliënten en het aantal voorkomens daarachter. Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage

14 6. JZ+ trajecten draaitabel voorbeelden Hieronder enkele voorbeelden rondom JZ+ trajecten Aantal overplaatsingen per geslacht In het onderstaande voorbeeld zie je dat er bij rijlabels aantal overplaatsingen is geselecteerd, bij kolomlabels geslacht en bij waarden JZP Kindnummer. In deze rapportage zie je het aantal overplaatsingen uitgesplitst naar mannen en vrouwen. Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 14

15 6.2. Aantal overplaatsingen per leeftijd per geslacht In het onderstaande voorbeeld zie je dat er bij rijlabels aantal overplaatsingen en leeftijd is geselecteerd, bij kolomlabels geslacht en bij waarden JZP Kindnummer. In deze rapportage zie je het aantal overplaatsingen uitgesplitst naar mannen en vrouwen per leeftijd. Monitor JeugdzorgPlus Handleiding draaitabellen bij interne rapportage

16 6.3. Leefsituatie per geslacht In het onderstaande voorbeeld zie je dat er bij rijlabels leefsituatie is geselecteerd, bij kolomlabels geslacht en bij waarden JZP Kindnummer. In deze rapportage zie je het aantal overplaatsingen uitgesplitst naar mannen en vrouwen Overige draaitabellen De overige draaitabellen in de rapportage kunnen op soortgelijke wijze zelf worden ingesteld. Monitor JeugdzorgPlus handleiding draaitabellen 16