Studiegebied Handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor Office management Afstudeerrichting Management assistant Academiejaar Studente

Transcriptie

1 Bachelorproef Studiegebied Handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor Office management Afstudeerrichting Management assistant Academiejaar Studente Griet Wils De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants Interne begeleider Sabine Cuvelier

2

3 Bachelorproef Studiegebied Handelswetenschappen en bedrijfskunde Bachelor Office management Afstudeerrichting Management assistant Academiejaar Studente Griet Wils De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants Interne begeleider Sabine Cuvelier

4 Woord vooraf Mijn bachelorproef kadert in de opleiding Office management, met afstudeerrichting management assistant aan Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen. Dit eindwerk geeft een overzicht van de professionele wensen en noden van 63 alumni management assistants van Howest. Een bachelorproef schrijven betekent het voltooien van mijn opleiding en is dus een eindpunt. Het is echter ook het startpunt van mijn loopbaan waarin ik mezelf continu verder wil ontplooien. Het onderwerp van mijn bachelorproef ligt me nauw aan het hart omdat het aansluit bij de mogelijke ervaringen van mijn eigen toekomst als management assistant. Natuurlijk zijn de resultaten van mijn onderzoek ook interessant voor de opleiding Office management zelf en voor andere toekomstige management assistants. Het afgelopen jaar heb ik tijdens de uitwerking van mijn eindwerk kunnen rekenen op de feedback en steun van verschillende mensen. Allereerst zou ik graag mevrouw Longueville bedanken voor haar feedback en begeleiding tijdens de sessies omtrent de bachelorproef. Daarnaast wil ik ook mijn interne begeleider mevrouw Cuvelier bedanken voor haar feedback tijdens de jury s en voor haar steun tijdens het schrijfproces. Ik bedank natuurlijk ook de alumni management assistants die mee hebben gewerkt aan mijn onderzoek en in het bijzonder mevrouw Soenen, mevrouw Jonckheere en de heer Fernandez y Mendez van wie ik een diepte-interview mocht afnemen. Ten slotte bedank ik mijn moeder voor het nalezen van mijn bachelorproef, voor haar steun en voor haar eeuwig optimisme. Griet Wils Gent, augustus 2014

5 Abstract In deze bachelorproef geef ik de resultaten weer van het onderzoek dat ik heb gevoerd bij Howest-alumni management assistants naar hun professionele wensen en noden. Wanneer jonge management assistants hun studie afronden en klaargestoomd zijn om op de arbeidsmarkt hun weg te vinden, zitten velen vol professionele wensen, noden en dromen. Ik vond het interessant om na te gaan of alumni management assistants die reeds in het werkveld staan inderdaad tijdens hun loopbaan nog altijd professionele wensen en noden hebben. Hoe ervaren ze die na enkele, meerdere of vele jaren werkervaring? Kunnen ze hun professionele wensen en noden vormgeven? Welke stappen ondernemen de alumni tijdens hun loopbaan? Welke factoren hebben een invloed op de professionele wensen en noden? Zijn de drie pijlers van onze opleiding, namelijk communicate, organise en business terug te vinden in de wensen en noden of bijvoorbeeld in de opleidingen die gevolgd worden? Allereerst heb ik mij gebaseerd op het boek Het assistantberoep van Secretary Plus Management Support om me meer in het onderwerp te verdiepen. Dit boek schetst namelijk de resultaten van een onderzoek dat Secretary Plus heeft gevoerd bij management assistants en managers in België over de recente evoluties van het assistantberoep. In het derde deel wordt het thema carrière besproken en gaat het onder andere over het managen van de eigen loopbaan. Het leek mij interessant om op basis van dit boek een algemeen beeld te schetsen van het grootschalige onderzoek van Secretary Plus en daarna dan mijn onderzoek specifiek bij Howest-alumni weer te kunnen geven. Daarnaast heb ik de websites van drie beroepsorganisaties bestudeerd, namelijk Secretary Plus, European Management Assistants en Management Support om te analyseren welk beeld zij van de moderne management assistant scheppen en welk opleidingsaanbod zij aanbieden. Ten derde heb ik 60 alumni mijn vragen laten beantwoorden waarbij ik hun in drie gelijke groepen onderverdeeld heb. De eerste groep bestaat uit alumni die tot vijf jaar werkervaring hebben. De tweede groep zijn alumni die al meer dan vijf en maximum 15 jaar aan het werk zijn. De laatste groep ten slotte bevat alumni die meer dan 15 jaar werkervaring hebben. Door de alumni in groepen in te delen, kon ik hun professionele wensen en noden ook koppelen aan hun loopbaan en werkervaring. De resultaten per groep heb ik dan telkens met elkaar vergeleken. Mijn bevragingen scheppen een erg divers en leerrijk beeld over de verschillende loopbanen en professionele wensen en noden. De eerste groep heeft natuurlijk nog niet zo n uitgebreide loopbaan. Een vierde van de alumni heeft geen professionele wensen en noden. Ze geven aan tevreden te zijn met hun huidige functie en de on the jobtraining die ze daar gekregen hebben. Drie vierde van de alumni hebben wel professionele wensen en noden. De wens om te groeien binnen de huidige functie wordt dan weer door 80 procent uitdrukkelijk vermeld. Daarnaast zijn de wensen en noden erg divers, gaande van het volgen van opleidingen en een hoger loon tot een andere job. Van de alumni met meer dan vijf tot 15 jaar werkervaring heeft 45 procent geen professionele wensen en noden. Tevredenheid met de huidige job en loon is hiervoor de belangrijkste reden. Daarnaast speelt de gezinssituatie van de alumni hierbij ook een rol en is voor velen van hen momenteel een uitbreiding van hun functie of verantwoordelijkheden

6 hierdoor niet mogelijk. De alumni uit deze groep met professionele wensen en noden willen vooral hun softwarekennis uitbreiden alsook hun bedrijfsspecifieke kennis. Hierbij willen ze ook promotie maken en zo een hoger loon krijgen. 40 procent van de alumni uit de derde groep heeft geen professionele wensen en noden. Ze halen net zoals in de vorige groep tevredenheid en gezinsleven als belangrijkste factoren hiervoor aan. De helft van de groep verklaart ook hun limiet te hebben bereikt qua takenpakket, kunnen en/of loon. De alumni met professionele wensen en noden willen ook vooral hun software en bedrijfsspecifieke kennis uitbreiden. Daarnaast zijn het uitbreiden van talenkennis en het volgen van verschillende soorten vormingen ook erg gewild. Welke factoren hebben een invloed op het wel of niet hebben van professionele wensen en noden? De factoren die in elke groep aangehaald worden door alumni die geen professionele wensen en noden hebben, zijn tevredenheid en de gezinssituatie. Ambitie, efficiënter taken uitvoeren en loonsverhoging zijn dan weer de redenen die de alumni aanhalen die wel professionele wensen en noden hebben. Om hun professionele wensen en noden te vervullen, volgen de alumni vooral opleidingen die door het bedrijf zelf aangeboden worden. Dit zijn zowel interne als externe opleidingen. De alumni vermelden ook dat vooral motivatie en inzet van belang zijn en zeker een effect hebben. Dagelijks leren uit situaties en van collega s is ten slotte ook erg belangrijk. Ten slotte heb ik ook diepte-interviews afgenomen van alumni met respectievelijk vier, vijftien en 28 jaar werkervaring. Zij zijn vandaag geen management assistants meer maar Inside Sales Officer, Chief of Coordination & Quality Manager en Global Sales Director Project. De drie pijlers van de opleiding zijn terug te vinden in de opleidingen en vormingen die de alumni volgen. Communicate hoofdzakelijk bij taalopleidingen en vormingen omtrent coaching. Wie beter met software leert werken, zal dan weer efficiënter kunnen werken. Dit is de pijler organise. Ten slotte is de pijler business het meeste aanwezig in de opleidingen die de alumni volgen in verband met bedrijfsspecifieke kennis. Dit gaat bijvoorbeeld van boekhouden tot sales tot sociale wetgeving. Uit dit onderzoek blijkt dus dat de Howest-alumni management assistants zeker professionele wensen en noden hebben. Opleidingen volgen, software en bedrijfsspecifieke kennis uitbreiden en een hoger loon zijn de belangrijkste wensen en noden. Het grootste deel van de alumni vervullen deze wensen en noden ook effectief en krijgen hier vooral via hun huidige werkgever de kans toe. Ten slotte zijn de drie pijlers van de opleiding terug te vinden in de opleidingen die de alumni volgen.

7 Inhoudsopgave Woord vooraf... 4 Abstract... 5 Inhoudsopgave... 3 Lijst met figuren... 5 Woordenlijst en afkortingen... 6 Inleiding Onderzoek Onderzoeksmethode Het assistantberoep Secretary Plus Professionele doelstellingen Loopbaan Persoonlijke wensen en ambities Opleiding en ontwikkeling Bedrijfscultuur en bedrijfswaarden Loon Analyse beroepsorganisaties Secretary Plus European Management Assistants Management Support Conclusie De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants De loopbaan van Howest-alumni management assistants Groep Groep Groep Een overzicht van de professionele wensen en noden Groep Groep Groep De factoren Groep Groep Groep

8 2.4 Conclusie Initiatieven van de Howest-alumni management assistants ter vervulling van hun professionele wensen en noden Groep Initiatieven Effect Groep Initiatieven Effect Groep Initiatieven van de alumni zonder professionele wensen en noden Initiatieven van de alumni met professionele wensen en noden Effect Pijlers Office management Conclusie Interviews Interview groep 1: Mevrouw Soenen Interview groep 2: Mevrouw Jonckheere Interview groep 3: De heer Fernandez y Mendez Conclusie Besluit Referentielijst Bijlagen

9 Lijst met figuren Figuur Pagina Figuur 1 Onderzoeksmethode 8 Figuur 2 Website Assistant Plus 15 Figuur 3 Website EUMA 19 Figuur 4 Website Management Support 22 Figuur 5 Professionele wensen en noden Groep 1 28 Figuur 6 Professionele wensen en noden Groep 2 30 Figuur 7 Professionele wensen en noden Groep

10 Woordenlijst en afkortingen Term Assistant Community Definitie Dit is de online community van Secretary Plus voor management assistants. benchmarking Het beoordelen van de prestaties van een organisatie aan de hand van benchmarks, dit zijn ijkpunten. Chief Learning Officer Een persoon die binnen een bedrijf de professionele vooruitgang van de werknemers begeleidt en in de gaten houdt. EUMA European Management Assistants, een beroepsorganisatie horizontaal verbreden Groeien binnen een job op een uitbreidende wijze, bijvoorbeeld door doorheen de tijd een breder takenpakket te krijgen. HR Human resources on the jobtraining Dit betekent binnen het bedrijf trainingen volgen terwijl men werkzaam is. VDAB Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding verticale evolutie Hiërarchisch groeien binnen een bedrijf VOKA Vlaamse Ondernemingskamers webinar Een lezing of workshop die plaatsvindt via het internet. 6

11 Inleiding Deze bachelorproef wil een duidelijk beeld scheppen van de professionele wensen en noden van de alumni management assistants van Howest. Hebben de alumni professionele wensen en noden? Waarom wel of niet? Welke factoren beïnvloeden dit? Welke professionele wensen en noden hebben de alumni? Welke stappen ondernemen zij om deze te bevredigen? Hebben deze stappen een invloed op hun job of loopbaan? Aan de hand van een onderzoek bij 63 alumni is in dit eindwerk een antwoord geformuleerd op de onderzoeksvraag. Deze luidt als volgt: "Wat zijn de professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants?. Dit onderzoek is relevant voor de opleiding Office management omdat het inzicht geeft in wat de alumni wel of niet professioneel wensen en willen nadat ze afgestudeerd zijn. De bachelorproef gaat ook dieper in op de evolutie van de loopbanen en op welk soort opleidingen of vormingen gevolgd worden. Daarnaast is het onderzoek ook interessant voor (toekomstig) afgestudeerde management assistants. Het toont namelijk dat ze met hun diploma inderdaad vele kanten uit kunnen, levenslang kunnen bijleren en zich steeds verder kunnen ontwikkelen. Om een antwoord te formuleren op de onderzoeksvraag hebben 60 alumni management assistants van Howest vragenlijsten ingevuld. Deze alumni zijn ingedeeld in drie gelijke groepen op basis van werkervaring om zo de resultaten te kunnen bundelen. Daarnaast is er van drie alumni een diepte-interview afgenomen. Het eerste hoofdstuk bespreekt de onderzoeksmethode en het derde deel van het boek Het assistantberoep van Secretary Plus Management Support. Daarnaast geeft dit hoofdstuk ook een analyse van het beeld van de moderne management assistants volgens de beroepsorganisaties Secretary Plus, European Management Assistants (EUMA) en Management Support. Ook wordt hier dieper ingegaan op het opleidingsaanbod dat deze organisaties aanbieden. Het tweede hoofdstuk schetst de loopbanen van de verschillende groepen alumni en gaat in op hun professionele wensen en noden. In het derde hoofdstuk wordt weergegeven wat de alumni ondernemen om hun wensen en noden te bevredigen en wordt dit gekoppeld aan de pijlers van de opleiding Office management. Het laatste hoofdstuk gaat ten slotte in op de drie diepte-interviews. Nota: Voor de leesbaarheid is gekozen om in het algemeen doorheen de bachelorproef de assistant aan te duiden met zij en de werkgever met hij. Als in het tweede, derde en vierde hoofdstuk een mannelijke alumnus besproken wordt, wordt hij wel gebruikt. 7

12 1 Onderzoek 1.1 Onderzoeksmethode Allereerst heb ik mij gebaseerd op het boek Het assistantberoep van Secretary Plus Management Support om me meer in het onderwerp te verdiepen. Dit boek schetst namelijk de resultaten van een onderzoek dat Secretary Plus heeft gevoerd bij management assistants en managers in België over de recente evoluties van het assistantberoep. In het derde deel wordt het thema carrière besproken en gaat het onder andere over het managen van de eigen loopbaan. Het leek mij interessant om op basis van dit boek een algemeen beeld te schetsen van het grootschalige onderzoek van Secretary Plus en aansluitend dan mijn onderzoek specifiek bij Howest-alumni te kunnen weergeven. Ten tweede heb ik de websites van de beroepsorganisaties Secretary Plus, EUMA en Management Support bestudeerd. Zo analyseer ik per organisatie het beeld dat zij schetsen van de moderne management assistant alsook het opleidingsaanbod dat zij aanbieden. Deze resultaten heb ik dan ook kort met elkaar vergeleken. Voor mijn onderzoek bij de alumni heb ik van de opleiding een Excellijst gekregen met de contactgegevens de alumni. Hieronder een overzicht van de gegevens en mijn onderzoek: Figuur 1 Onderzoeksmethode 8

13 Om de resultaten van de vragenlijsten 1 te verwerken, heb ik drie groepen gecreëerd. De eerste groep bestaat uit alumni die tot vijf jaar werkervaring hebben. De tweede groep zijn alumni die al meer dan vijf en maximum 15 jaar aan het werk zijn. De laatste groep ten slotte bevat alumni die meer dan 15 jaar werkervaring hebben. Door de alumni in groepen in te delen, kon ik hun professionele wensen en noden ook koppelen aan hun loopbaan en werkervaring. Elke groep bevat 20 alumni management assistants, in totaal heb ik dus resultaten opgenomen van 60 ingevulde vragenlijsten. De resultaten per groep heb ik dan telkens met elkaar vergeleken. Per ingevulde vragenlijst die ik terugkreeg, klasseerde ik deze per codes. Afhankelijk van het aantal jaar werkervaring, behoorde de alumni toe tot groep 1, 2 of 3 en kreeg respectievelijk de code G1, G2 of G3 toegemeten. Verder kregen ze ook een nummer van 1 tot 20 per groep, volgens de chronologische volgorde waarin ik de vragenlijsten ontving. Een volwaardige code is dus bijvoorbeeld G2-13. Deze codes gebruik ik doorheen mijn bachelorproef om specifieke antwoorden van de alumni te bespreken. Ik heb ten slotte ook drie alumni diepgaander geïnterviewd, een alumni dus per groep. De resultaten van deze interviews bespreek ik uitgebreid in het laatste hoofdstuk. Binnen het bestek van mijn bachelorproef kan mijn onderzoek onmogelijk een totaalbeeld schetsen van de professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants. Van de 480 alumni die ik gecontacteerd heb, hebben 78 personen deelgenomen aan mijn onderzoek. Het onderzoek kan dus nog uitgebreider gevoerd worden, om nog relevantere resultaten te bekomen. Dit onderzoek schept echter al een eerste beeld van de professionele wensen en noden en de initiatieven van de Howest-alumni. 1 Zie bijlage 1 p. 58 9

14 1.2 Het assistantberoep Secretary Plus In dit hoofdstuk bespreek ik wat mij bijblijft van het derde deel Een carrière als assistant? uit het boek Het assistantberoep van Secretary Plus Management Support, uitgebracht in Secretary Plus is al twintig jaar lang gespecialiseerd in het selecteren, rekruteren, begeleiden en tewerkstellen van meertalig management ondersteunend personeel. Dit boek schetst een overzicht van het assistantberoep van vandaag en de evolutie van het takenpakket van assistants. Daarnaast werpt het een blik op de toekomst en geeft het tips voor (kandidaat-)assistants. Voor dit eindwerk is het derde deel interessant omdat het bespreekt hoe assistants hun eigen loopbaan kunnen managen. Het schetst ook een beeld van de opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden die ze hebben. Daarnaast gaat dit deel ook in op de persoonlijke wensen en ambities van assistants, het loon en het belang van de bedrijfscultuur. Secretary Plus heeft dit onderzoek op grote schaal uitgevoerd waardoor het interessant is om eerst hun bevindingen weer te geven alvorens in te gaan op de resultaten van het onderzoek bij de Howest-alumni management assistants Professionele doelstellingen Voor het uitbouwen van een loopbaan als management assistant is er natuurlijk geen vooropgesteld plan. Het sturen van een loopbaan is een persoonlijke keuze die steeds opnieuw beïnvloed wordt door wensen, talenten, capaciteiten, motivaties, ambities en waardepatronen (Secretary Plus Management Support, 2013). Zowel keuzes op privévlak als studie- en loopbaankeuzen bepalen mee dit proces. Daarnaast speelt ook de persoonlijkheid van de assistant natuurlijk een grote rol. Professionele doelstellingen moeten natuurlijk wel eerst bepaald worden. Het belangrijkste hierbij is zelfkennis. Een assistant die weet wat haar eigen mogelijkheden en talenten zijn, kan zo gericht zoeken naar een job of een bepaald bedrijf waarbinnen zij het beste zal functioneren. Daarna kan de management assistant ook gerichter stappen ondernemen om haar loopbaan in de gewenste richting te sturen. Secretary Plus geeft hierbij de tip aan assistants om hun loopbaandoelstellingen te vertalen naar een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Hiermee kunnen ze hun eigen ontwikkeling sturen en evalueren. Nadat een assistant haar professionele doelstellingen bepaald heeft, kan ze deze op verschillende manieren nastreven. Eenmaal aan het werk kan ze ervaring opdoen en haar kennis verrijken dankzij on the jobtraining en opleidingen (Secretary Plus Management Support, 2013). Secretary Plus verklaart ook dat regelmatig wisselen van job leidt tot een groter professioneel netwerk wat goed van pas kan komen bij het sturen van de loopbaan. Als een management assistant ten slotte binnen haar huidige job taken opneemt van een hoger liggend niveau nemen haar verantwoordelijkheden toe. De assistant doet dan aan taakverrijking. Hierop volgt dan mogelijkerwijze weer een promotie en de bijbehorende hogere verloning 10

15 1.2.2 Loopbaan Management assistants groeien voornamelijk binnen hun functie door hun takenpakket uit te breiden. Afhankelijk van het bedrijf waar ze werken, specialiseren ze zich vaak ook nog eens in een specifiek domein zoals bijvoorbeeld communicatie, human resources of sales. Uit het onderzoek blijkt dat sommigen later dan ook effectief de overstap naar die specifieke afdeling maken. Secretary Plus schetst vier theoretische mogelijkheden voor assistants om carrière te maken: meegroeien met de manager; meegroeien met het bedrijf; groeien binnen de functie; zich specialiseren en zo doorgroeien. Meegroeien met de manager doet een assistant door haar manager zo goed mogelijk te ondersteunen. Deze kan dan optimaal functioneren en hierdoor carrière maken. De assistant groeit dan mee met haar manager in de hiërarchie. Meegroeien met het bedrijf is een tweede mogelijkheid. Wie werkt bij bedrijven in groeisectoren of nieuwe bedrijven, kan veel kansen krijgen. Hierbij is het belangrijk zich flexibel op te stellen. De assistant kan binnen deze bedrijven vaak zelf de functie vorm geven. Ze staat ook continu voor nieuwe uitdagingen aangezien het bedrijf in volle ontwikkeling is. Door telkens opnieuw in te spelen op de nieuwe noden van het bedrijf, ontpopt de assistant zich zo snel tot spilfiguur van het bedrijf. Ten derde kan er natuurlijk ook gegroeid worden binnen een functie. Assistants blijven dan actief binnen dezelfde functie maar geleidelijk aan evolueert hun takenpakket. Zo verrijken ze zich niet alleen binnen hun baan maar groeien ze ook op een persoonlijke wijze. Ten slotte verklaart Secretary Plus dat functies waarin mensen eindeloos kunnen bijleren en doorgroeien (Secretary Plus Management Support, 2013) zeldzaam zijn. Hoewel het assistantberoep erg gevarieerd is, zijn er natuurlijk ook grenzen aan het beroep. Overstappen naar een andere functie is dan mogelijk. Doordat de assistant doorheen de jaren een uitgebreid takenpakket heeft gekregen of doordat ze zich gespecialiseerd heeft in een specifiek domein, kan ze evolueren naar een andere functie Persoonlijke wensen en ambities De invulling van de loopbaan hangt natuurlijk af van de persoonlijke wensen en ambities. Volgens het onderzoek zoeken de assistants vooral een baan die hen intellectueel prikkelt en perspectieven biedt (Secretary Plus Management Support, 2013). Daarnaast weten ze dat ze zelf het initiatief moeten nemen om zich te ontplooien en elke kans om te leren moeten grijpen. 11

16 De persoonlijke wensen en ambities die assistants ertoe drijven opleidingen te volgen, zijn de volgende: meer verantwoordelijkheid/autonomie; meer betrokkenheid in het beslissingsproces; loonsverhoging; talenten optimaal kunnen inzetten; promotie maken; specialisatie in de functie; van afdeling veranderen Opleiding en ontwikkeling De werkgever speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling van de assistant doordat hij wel of geen ontplooiingskansen aanbiedt. De meeste bedrijven hechten veel belang aan de ontwikkeling van hun werknemers en bieden aan hun personeel regelmatig interne of externe opleidingen aan. Sommige bedrijven stippelen zelfs voor hun medewerkers een zogeheten groeitraject uit of hebben een Chief Learning Officer in dienst die de ontwikkeling van de werknemers in de gaten houdt (Secretary Plus Management Support, 2013). Het spreekt voor zich dat een assistant vooral ook zelf proactief stappen moet ondernemen en bijvoorbeeld zelf zijn noden en wensen aangeeft bij de werkgever. Een werknemer die duidelijk communiceert en motivatie en betrokkenheid toont, krijgt sneller de kans om opleidingen te volgen. Daaropvolgend zal de assistant efficiënter werken en eventueel ook promotie maken. Vooraf duidelijk bepalen welke vaardigheden bijsturing nodig hebben en wat het dagelijks functioneren zou verbeteren, is zeer belangrijk. Zo kan de assistant het meeste uit de opleiding halen. Secretary Plus vermeldt ook het internet als een nuttige bron van informatie en zelfs online cursussen. Naast de formele, traditionele opleidingen en vormingen zijn er nog andere kansen tot leren, namelijk: workshops, congressen, beurzen; coaching door manager; lidmaatschap van vakverenigingen; gepersonaliseerde externe coaching; sociale netwerkgroepen; Assistant Community. 12

17 1.2.5 Bedrijfscultuur en bedrijfswaarden De bedrijfscultuur is natuurlijk ook erg belangrijk om werknemers tevreden en gemotiveerd te houden. Assistants vinden stabiliteit, financiële zekerheid en een oog voor work-life balance de belangrijkste waarden binnen een bedrijf (Secretary Plus Management Support, 2013). Daarnaast willen assistants graag ook feedback krijgen van hun manager, opleidingen kunnen volgen en genoeg nieuwe verantwoordelijkheden krijgen wanneer ze daar klaar voor zijn. Dit zijn allemaal belangrijke factoren om als werkgever rekening mee te houden om hun werknemers aan hun bedrijf te binden. Werknemers en ook de ondervraagde assistants nemen deze factoren dan weer in rekening als ze op zoek gaan naar een nieuwe betrekking of een keuze moeten maken binnen hun loopbaan Loon De verloning en de andere niet-financiële voordelen zijn natuurlijk ook belangrijk en bepalen vaak mee de loopbaankeuzes. Volgens het onderzoek verhoogt een goede talenkennis de kansen op promotie en dus een hoger loon. Daarnaast zijn ook niet-financiële voordelen van belang zoals: tijd; jobinhoud en context; doorgroeimogelijkheden en ontwikkelingskansen; bedrijfscultuur. 13

18 1.3 Analyse beroepsorganisaties De management assistant was vroeger vooral de vertegenwoordiger van de manager die zijn agenda beheerde en soms ook bepaalde. Door deze centrale rol en plaats in de organisatie, was ze de steun en toeverlaat van het management. Daarnaast konden de medewerkers ook met al hun vragen bij haar terecht. Deze traditionele rol staat echter al enkele jaren onder druk. Wat is de management assistant van vandaag? Welk beeld geven beroepsorganisaties weer van de moderne assistant? Hieronder vindt u een weergave van mijn analyse van de websites van drie beroepsorganisaties, namelijk Secretary Plus, European Management Assistants en Management Support. Daarnaast bekijk ik ook het vormings- en opleidingsaanbod dat ik per organisatie kan terugvinden op hun websites. Ten slotte vergelijk ik de verschillende resultaten met elkaar Secretary Plus Secretary Plus is al twintig jaar lang gespecialiseerd in het selecteren, rekruteren, begeleiden en tewerkstellen van meertalig management ondersteunend personeel. De organisatie heeft meerdere kantoren verspreid over België maar is ook digitaal zeer actief. Naast de website van Secretary Plus, is zij ook actief op LinkedIn, Twitter en Facebook. Daarnaast kan je ook wekelijks een nieuwsbrief in je mailbox krijgen. De organisatie heeft ook een online portaal voor assistants, namelijk Assistant Plus. Deze site is zowel in het Nederlands, Frans als Engels te raadplegen en telt meer dan leden. Je vindt er artikels, blogs, stages, tools, evenementen, jobs en zelfs opleidingen voor management assistants. Assistants staan er in contact met vakgenoten en kunnen via dit netwerk en de inhoud op de site, hun kennis en hun netwerk zowel online als offline vergroten. Als gast heb je slechts een beperkte toegang tot de artikels, vacatures en informatie. Als je echter lid wordt van Assistant Plus, heb je toegang tot veel meer. Premium leden kunnen dan weer gebruik maken van alle toepassingen en mogelijkheden die de website aanbiedt, waaronder zelfs zogeheten Lunch & Learn Webinars. 14

19 De huisstijl van Secretary Plus en Assistant Plus is fris en modern in het zwart-wit knalroze accenten. Figuur 2 Website Assistant Plus Profiel van de moderne management assistant Het profiel van de moderne management assistant volgens Secretary Plus valt eigenlijk samen met de voorgaande elementen en de wijze waarop Secretary Plus zich als organisatie zowel on- als offline profileert. De moderne management assistant is sowieso meertalig en heeft een uitgebreide softwarekennis. Ze kan werken met sociale media en heeft ook enige kennis van grafische programma s. De assistant ziet in dat leren van vakgenoten op een platform als Assistant Plus een must is. Daarnaast schoolt ze zich ook zo nu en dan bij door het volgen van cursussen of vormingen. De assistant is ook op de hoogte van handige tools om het werk te vergemakkelijken en te versnellen, zoals vertaaltools. De assistant specialiseert zich tegenwoordig in vakgebieden zoals bijvoorbeeld communicatie, human resources of marketing. Ook beschikt ze over steeds hogere diploma s om zo aan de functievereisten te kunnen voldoen. Talen blijven natuurlijk belangrijk. De assistant blijft vooral haar rol als communicator en coördinator vervullen. De assistant moet er ook voor zorgen dat ze de bedrijfsspecifieke software beheerst die gebruikt wordt in het bedrijf waar zij werkt (Secretary Plus Management Support, 2013). 15

20 Volgens Assistant Plus evolueert de moderne assistant mee met de technologie en zal zij ook de virtuele vertegenwoordiger zijn van de onderneming en het gezicht van het management op Facebook of Twitter. De assistant moet dus goed op de hoogte zijn van de laatste nieuwe digitale tools en toepassingen (Assistant Plus, 2014). Eigenlijk is de management assistant van vandaag en morgen volgens Secretary Plus zowel een manusje-van-alles als een specialist. De assistant blijft een spilfiguur in de onderneming en de vertegenwoordiger van de organisatie. Door hun sleutelpositie blijven ze zorgen voor een vlotte gang van zaken en voor de communicatie van het management naar de werknemers. Dit ook vaak in de andere richting. Daarnaast wordt zij echter een specialist in een bepaald of bepaalde vakgebieden, naargelang zij haar vorming aanvult met cursussen of opleidingen of aan bepaalde projecten deelneemt of ze zelfs leidt. De functie van de management assistant breidt zich dus alleen maar uit en de assistant krijgt steeds meer verantwoordelijkheden. Ten slotte is de assistant flexibel, door het nieuwe werken is een vaste werkplek niet meer vanzelfsprekend. (Secretary Plus, 2014) Ook de verandering van de functietitel duidt op een verschuiving van de traditionele naar moderne assistant. Er zijn steeds minder secretaresses vandaag in de klassieke betekenis van het woord. Deze functies worden vandaag volgens Secretary Plus vervuld door de management assistant of de office manager. De term assistant is volgens de beroepsorganisatie een verzamelbegrip dat vele ladingen dekt. Soms heeft de persoon de leiding over een departement of dienst, andere keren kan de functie een hoofdzakelijk uitvoerende invulling hebben. Ook de term Directiesecretaresse lijkt definitief te verdwijnen. Onder invloed van de internationalisering is dat vandaag de Executive of Personal assistant. De verandering van de titel zelf toont zo ook de verschuiving in het beeld van de moderne assistants alsook de verandering van haar takenpakket en verantwoordelijkheden (Secretary Plus Management Support, 2013). Initiatieven Leergierigheid is een belangrijke karaktertrek voor een management assistant. Het artikel Starter? Dit verwachten werkgevers van jou! gebruikt zelfs de term DIY-opleiding oftewel Doe-het-zelf -opleiding. Een assistant moet dus zelf mee instaan voor de voortdurende ontwikkeling van haar competenties en vaardigheden alsook voor de uitbreiding van haar kennis. Het is belangrijk levenslang te willen investeren en dit ook te tonen aan de werkgever (Assistant Plus, 2014). Welke mogelijkheden hiervoor zijn terug te vinden via de beroepsorganisatie? Op de site van Assistant Plus, vind ik in de agenda de volgende evenementen terug: - beurzen en congressen; - opleidingen; - seminaries; - Secretary Plus jobevents; - Secretary Plus Webinar; - Secretary Plus Café Plus. 16

21 Een webinar is een lezing of workshop die plaatsvindt via het internet. Zo biedt Secretary Plus geregeld tijdens de middagpauze Lunch & Learn webinars aan Premium leden van Assistant Plus aan. Een voorbeeld van een webinar is Adresbestanden controleren op fouten en onvolkomenheden. De opleidingen die op de site van Assistant Plus staan, worden georganiseerd door hun partner Xylos nv. Dit is een bedrijf dat ICT-diensten levert en verschillende opleidingen aanbiedt in de volgende domeinen: - Office en Windows; - SharePoint; - Grafische software; - ICT Professionals. Voorbeelden van opleidingen die op de site van Assistant Plus staan, zijn: - Word 2010: Een inleiding; - Office 2013: De nieuwigheden onthuld (upgrade van versie 2003); - Adobe Acrobat XI: Voor MS Office gebruikers. De partner van Assistant Plus voor taalopleidingen is dan weer ELaN nv. Dit is zowel een vertaalbureau als een bedrijf dat gespecialiseerd is in het geven van praktijkgerichte taaltrainingen. Ten slotte vind je op de site van Assistant Plus zelf handige voorbeeldbrieven, sjablonen en, artikels om je persoonlijke vaardigheden te ontwikkelen alsook IT-tips. 17

22 1.3.2 European Management Assistants EUMA is een internationaal netwerk van management support professionals die zich focussen op hun persoonlijke ontwikkeling en op de toekomst van hun functie. EUMA is opgericht in 1974 en momenteel actief in 25 landen. EUMA onderscheidt zichzelf van andere verenigingen door haar Europese dimensie. De leden hebben toegang tot een professioneel netwerk waar de verschillende bedrijfsculturen, talen en levensstijlen aan bod komen. Tegelijkertijd is het gemeenschappelijke netwerk een leerrijk platform waar haar leden elkaar kunnen ontmoeten en ondersteunen. Elk land waar EUMA actief is, heeft een comité dat meetings en opleidingen organiseert. EUMA heeft ook een LinkedIn pagina met 2600 leden en een account op Twitter. Daarnaast publiceert de organisatie ook twee keer per jaar het tijdschrift proactive. Impetus is de nationale bijlage hiervan. EUMA België organiseert maandelijks een meeting voor haar leden. Tijdens deze meetings staan de volgende zaken op de agenda: - recente ontwikkelingen binnen het beroep; - lezingen van sprekers; - kennismaking met peers die werken in een ander bedrijf of sector; - informatie krijgen en contacten leggen die interessant zijn voor jezelf en het bedrijf waar je werkt. Om lid te worden van EUMA moet je lidgeld betalen. Je kan kiezen uit zeven opties met verschillende prijzen en pakketten. Er bestaat ook een optie voor studenten. 18

23 De website van EUMA is overzichtelijk en simpel met oranje en blauw als hoofdkleuren. Dit geeft een professionele, rustige indruk al is de website ietwat verouderd qua lay-out. Figuur 3 Website EUMA Profiel van de moderne management assistant Het beeld dat EUMA van management assistants schept, is dat van een leergierige assistant die zich niet alleen op professionele wijze wil bijschaven, maar ook wil leren van andere landen en culturen. Door hiervoor een internationaal platform aan te bieden, krijgen de assistants de mogelijkheid om een brede kijk te ontwikkelen op de mogelijke taken en functies als werknemer in de bedrijfswereld buiten de eigen landsgrenzen. Een management assistant zorgt er met haar professionele vaardigheden voor dat haar manager of het team dat ze ondersteunt op een effectieve en efficiënte wijze functioneren. Daarbij moet ze vooral kunnen multitasken en de business van haar bedrijf goed begrijpen. Een professionele aanpak en ambitie zijn zeer belangrijk. Volgens EUMA is het noodzakelijk om in te zien dat wat je doet, niet alles is wat je kan doen. Bijleren en nieuwsgierig zijn, zijn eigenschappen waar je niet onderuit kan (EUMA, 2014). 19

24 Mevrouw Schneider, redacteur van het magazine proactive, geeft als advies aan haar lezers dat het belangrijk is om authentiek te zijn; Do not try to be someone different". Daarnaast raadt ze iedereen aan uit de comfortzone te stappen, levenslang te leren en blijven bewegen (Schneider, 2014). Mevrouw Kunkel, een EUMA lid uit Duitsland, verklaart dan weer dat een management assistant zeker ook het visitekaartje van het bedrijf is en altijd een glimlach op haar gezicht heeft. Daarnaast is a perfect getting-things-done attitude een absolute must. Loyaal en flexibel zijn, zijn ten slotte ook belangrijke waarden. (Kunkel, 2014) Initiatieven Op 31 oktober 2014 vindt in Parijs de jaarlijkse internationale conferentie van de organisatie plaats. Dit jaar zal daar ook het 40-jarig bestaan van EUMA gevierd worden. Op de agenda staat onder andere een lezing over het maximaliseren van je potentieel om professionele uitmuntendheid te bereiken. Daarnaast zijn er interactieve workshops, culturele uitjes en netwerkmomenten ingepland. Op de website van EUMA kan je per land alle activiteiten en evenementen terugvinden die georganiseerd worden. Deze zijn erg divers: - After work summer get together (België); - Embrace the future by improving your business English (Zweden); - De paden op, de duinen in (Nederland); - Smart meeting planning (Duitsland); - Network meeting (Denemarken). EUMA organiseert dus eigenlijk zowel activiteiten waarbij haar leden op een informele manier kunnen samenkomen en netwerken, zoals bijvoorbeeld de After work summer get together. Het evenement De paden op, de duinen in gaat zelfs een stap verder en combineert het netwerken met een dag aan zee waar de deelnemers onder andere een les Tai Chi volgen. Beweging en ontspanning zijn namelijk ook een belangrijk onderdeel van de agenda van een efficiënte en gezonde werknemer. De Smart meeting planning focust dan weer vooral op business. Tijdens deze avond wordt verteld waarom hotelprijzen enorm fluctueren en wanneer een face-to-face meeting meer gewenst is dan een videoconferentie. Daarnaast licht de spreker ook toe hoe jij als management assistant ervoor kan zorgen dat je werkgever tijd en geld uitspaart bij het plannen van meetings. EUMA organiseert ook jaarlijks een zogenaamde Training Day. Deze vond dit jaar plaats in maart in Keulen met als onderwerp: presentatievaardigheden. 20

25 1.3.3 Management Support Management Support beschrijft zichzelf als volgt op haar Twitterprofiel: Onafhankelijke secretaresse community biedt nieuws uit en over het vakgebied van de professionele managementondersteuner. Je kan Management Support ook volgen op LinkedIn. De groep telt meer dan leden en heeft als doel een platform te bieden voor discussies over relevante onderwerpen en het uitwisselen van kennis, tips en trucs. Ook is er natuurlijk de mogelijkheid een betrouwbaar netwerk te creëren zodat de leden in contact kunnen komen met collega-professionals. De organisatie heeft ook een wekelijkse nieuwsbrief met nieuws en tips. Haar vaktijdschrift Management Support Magazine wordt maandelijks uitgegeven en biedt lezers het volgende: - Praktische kennis en tips: cases, trends, hulpmiddelen; - Persoonlijke ontwikkeling: proactiviteit, assertiviteit, sensitiviteit; - Professionele vaardigheden: Hoe formuleer je dat? Waar bewaar je een document?; - Actualiteiten: salarisontwikkelingen, kantoorbeveiliging, reorganiseren; - Korting: op alle opleidingen en workshops. Op de website van de organisatie vind je vacatures en een overzicht van de opleidingen die op de planning staan. De Management Support Vakbase is dan weer de online database waar voorbeeldbrieven, nieuwsitems, blogs, tips & tricks en nog zo veel meer teruggevonden kan worden. Een deel van deze inhoud is voor iedereen beschikbaar, het andere deel enkel voor leden. Daarnaast geeft Management Support ook tips voor interessante lectuur en kan je er zoeken naar (nieuwe) vergaderlocaties. Je kan zoeken op plaats, provincie en naam en dan zelfs meteen je boekingsverzoek indienen. 21

26 De website van de organisatie is handig om bij te zijn met alle nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden en biedt veel informatie. De lay-out is strak met rode en paarse accenten. Figuur 4 Website Management Support Profiel van de moderne management assistant Aan de hand van de website van Management Support en van het congres heb ik een analyse gemaakt van het profiel van de moderne management assistant volgens deze beroepsorganisatie. Het valt me vooral op dat deze organisatie vooral het woord secretaresse gebruikt en de titel management assistant eigenlijk bijna niet voorkomt. Officemanager en private assistant dan weer wel. Volgens Management Support is de manier van werken de laatste jaren veranderd. Onder de naam Het nieuwe werken wordt werken mogelijk op andere tijden en locaties dan vroeger gebruikelijk was. De rol van de secretaresse verandert hierdoor ingrijpend. Het is belangrijk om zich daarom te ontwikkelen tot middelpunt van teams of afdelingen. Dit is mogelijk door in een bepaald gebied expert te worden en ook de nieuwe technologieën met open armen te ontvangen. Deze bieden namelijk nieuwe kansen en mogelijkheden. Notuleren met een ipad of samenwerken met mensen die op afstand werken, zijn slechts enkele ontwikkelingen die de laatste jaren op secretaressen afkomen. Een moderne secretaresse wacht deze ontwikkelingen niet af maar anticipeert hierop. 22

27 Een goede personal assistant (PA) zorgt ervoor dat haar manager kan uitblinken in zijn functie. Ze ondersteunt haar manager en anticipeert op wat er gedaan moet worden. Haar takenpakket varieert van het efficiënt beheren van de agenda en het uitvoeren van routinetaken tot het organiseren van evenementen en als klankbord dienen voor je manager (Management Support Live, 2014). Belangrijke skills zijn: - Goede communicatieve vaardigheden; - Beïnvloedingsvaardigheden; - Leiderschap; - Efficiënt en kwalitatief werk leveren. Initiatieven Management Support biedt opleidingen aan volgens zes categorieën: - Computervaardigheden; - Loopbaanontwikkeling; - Ontwikkeling in je vak; - Persoonlijke ontwikkeling; - Secretariële vaardigheden; - Taal en communicatie. Als je de opleidingsagenda bekijkt, zijn er bijna om de drie dagen opleidingen te volgen. Enkele voorbeelden zijn: - Notuleren in Excel; - Optimaal werken met SharePoint; - Teamleider secretariaat; - De flexibele assistent; - Proactief functioneren. Het jaarlijkse congres van de beroepsorganisatie heet Management Support Live! en vindt dit jaar plaats op 13 november in Utrecht. Secretaresse: een functie met toekomst is het thema van het congres dat je gratis kan bijwonen. Deelname aan een van de twaalf workshops zoals Van perfectionist naar optimalist zijn wel betalend. Daarnaast kan je je op de expo laten informeren over de nieuwste producten, diensten en gadgets (Management Support Live, 2014). 23

28 1.3.4 Conclusie Het profiel dat Secretary Plus schetst van de moderne management assistant is die van een meertalige manusje-van-alles én specialist tegelijkertijd. Kennis van IT en sociale media wordt steeds belangrijker. Qua opleidingen biedt de organisatie verschillende mogelijkheden aan gaande van beurzen en congressen tot seminaries en webinars. Op de website van Assistant Plus zijn dan weer sjablonen en artikels terug te vinden. Voor EUMA is de moderne management assistant iemand met een brede kijk die geïnteresseerd is in de bedrijfsculturen, talen en levensstijlen van bedrijven in andere Europese landen. De management assistant is leergierig en neemt deel aan meetings, opleidingen en congressen die plaatsvinden in heel Europa. Management Support ten slotte schetst ook een modern profiel van de management assistant al blijft het wel het woord secretaresse gebruiken. Vooral door het nieuwe werken is het belangrijk dat de management assistant de technologische evoluties op de voet volgt. Op de website vind je een ruim aanbod aan opleidingen en de organisatie organiseert ook jaarlijks het evenement Management Support Live!. De verschillende beroepsorganisaties geven een vrij gelijkaardig beeld van de moderne management assistant. Zij is taalvaardig, leergierig en heeft een uitgebreide softwarekennis. 24

29 2 De professionele wensen en noden van Howest-alumni management assistants Dit hoofdstuk gaat allereerst in op de loopbanen van de Howest-alumni management assistants. Daarna schetst het hun professionele wensen en noden. De resultaten zijn verkregen uit vragenlijsten die de alumni hebben ingevuld en worden steeds per groep samengevat. De eerste groep bestaat uit alumni die tot vijf jaar werkervaring hebben. De tweede groep zijn alumni die al meer dan vijf en maximum 15 jaar aan het werk zijn. De laatste groep ten slotte bevat alumni die meer dan 15 jaar werkervaring hebben. 2.1 De loopbaan van Howest-alumni management assistants Groep 1 De alumni die net afgestudeerd zijn, hebben logischerwijze nog niet zo veel werkervaring op hun stage-ervaringen na. 65 procent van deze groep heeft drie tot vier jobs uitgeoefend. Dit blijken de eerste twee jaren vaak interim jobs te zijn. G1-9 is de enige alumni die nog geen werkervaring heeft, omdat ze na haar opleiding tot management assistant besloot om nog verder te studeren. Momenteel zijn twee bevraagden (opnieuw) student. Het grootste deel van de groep is nadat ze hun diploma hebben behaald meteen aan de slag gegaan als management assistant, zij het dan met een beperkt takenpakket. Een deel daarvan is geëvolueerd naar een job als management assistant met een uitgebreider takenpakket en meer verantwoordelijkheden. Vier andere alumni zijn door de jaren geëvolueerd naar een andere functie. G1-19 werkt tegenwoordig bijvoorbeeld in de verkoopafdeling. Vier alumni zijn nog altijd bij hun eerste job werkzaam, twee bijvoorbeeld als financieel assistentes in boekhoudkantoren Groep 2 Bijna een kwart van de alumni uit deze groep heeft een loopbaan van een of twee jobs. Deze personen hebben allemaal al negen jaar of meer werkervaring. De inhoud van hun jobs is wel doorheen de jaren geëvolueerd omdat ze door hun ervaring en/of bijscholingen doorgegroeid zijn. Zo was de eerste job van G2-12 bijvoorbeeld administratief medewerker. Daarna ging hij aan de slag als notarieel medewerker. In deze laatste job kreeg hij de kans om door te groeien. De eerste drie jaren verzorgde hij enkel de algemene administratie, daarna behoorde het volledig afwerken van eigen dossiers en het opmaken van akten ook tot zijn takenpakket. 25

30 G2-15 slaagde erin na verloop van tijd door te groeien van management assistant tot verantwoordelijke van de transportafdeling van het bedrijf waar hij werkt. Dertig procent van de alumni uit deze groep heeft doorheen de jaren drie verschillende jobs en/of functies uitgeoefend. G2-8 werkt bijvoorbeeld vandaag nog altijd in hetzelfde bedrijf maar is daar wel doorgegroeid van management assistant op de Customer Services Benelux-Frankrijk-UK naar Area Manager Benelux. Vandaag is zij na een loopbaan van negen jaar Area Manager Benelux-Frankrijk. Hierbij breidde ook haar takenpakket uit van orderverwerking, factuuropvolging en klachtenverwerking naar het beheer van de commerciële zone, het beheer van belangrijke accounts, het aanwerven van verkopers ter plaatse en het bezoeken van grote klanten. In haar huidige functie heeft zij hetzelfde takenpakket als in haar vorige functie alleen dan met een veel groter verkoopbudget van circa EUR per jaar. G2-8 heeft ook de rechtstreekse verantwoordelijkheid over zeven personen. Deze persoon is dus duidelijk geëvolueerd naar een job met een ander takenpakket dan die van management assistant. Iets minder dan de helft van de alumni uit deze groep heeft vier of meer jobs op zijn cv staan. Iets minder dan de helft van deze personen vervullen vandaag functies die vooral administratieve taken bevatten. Zij hebben doorheen hun loopbaan hun functie vooral op horizontale wijze verbreed. De andere alumni zijn vandaag niet meer als management assistants tewerkgesteld. Hun huidige jobs zijn bijvoorbeeld: afdelingshoofd van de coördinatieafdeling & kwaliteitsmanager in een talenschool voor bedrijven; algemene manager en vennoot Groep 3 30 procent van de alumni heeft tot 22 jaar werkervaring en 65 procent tussen de 25 en 29. Een persoon heeft zelfs een loopbaan van 34 jaar. 40 procent van de alumni heeft twee of drie jobs uitgeoefend. De helft hiervan heeft altijd bij hetzelfde bedrijf of dezelfde instelling gewerkt. Deze personen zijn allemaal begonnen als administratief bedienden en doorheen de jaren gegroeid binnen het bedrijf. G3-3 heeft een loopbaan van 26 jaar en is bijvoorbeeld binnen de verzendingsdienst van het bedrijf opgeklommen van commerciële en administratieve medewerking op de verzendingsdienst naar Traffic manager in machinewisselstukken. Vandaag is hij Traffic manager van de hele ingenieursafdeling van de vestiging. 26

31 G3-2 heeft op 26 jaar dan weer alle trappen doorlopen bij de rechtbank; ze is begonnen als receptioniste en werkt vandaag als griffier. De andere personen hebben in meerdere bedrijven gewerkt. G3-9 en G3-11 hebben bijvoorbeeld hun takenpakket op een horizontale wijze verbreed in diensten van dezelfde soort maar telkens van andere bedrijven. Een kwart van de alumni met meer dan 15 jaar werkervaring heeft vier of vijf jobs gehad. G3-5 en G3-12 hebben doorheen hun loopbaan verschillende administratieve functies uitgeoefend. De loopbaan van G3-12 gaat als volgt: management assistant bij internationaal advocatenkantoor; receptionist; loketbediende bij een bank; administratief bediende in de dienst na verkoop. De andere personen zijn geëvolueerd naar een minder administratieve job en zijn vandaag bijvoorbeeld aan het werk als: sociaal interventieadviseur; coördinator interne werking; inspecteur van de politie. Ten slotte heeft 35 procent van de alumni uit deze groep zeven of acht jobs uitgeoefend. Het valt op dat deze personen doorheen hun loopbaan op een verticale wijze geëvolueerd zijn en dit telkens meer specifiek in een bepaalde dienst. G3-8 is bijvoorbeeld doorheen haar loopbaan geëvolueerd van functies in financiële bedrijven naar meer juridische zaken. Vandaag is ze Assistant Legal, Risk & Compliance Department. G3-10 is de enige persoon in mijn onderzoek die sinds lange tijd niet meer werkzaam is. Ze heeft twee verschillende jobs gehad als sales assistant gedurende 16 jaar en is daarna huismoeder geworden, ondertussen al voor een periode van 11 jaar. G3-14 is dan weer op dit moment in loopbaanonderbreking om samen met haar echtgenoot hun eigen zaak en haar fitnesscarrière een boost te geven. 27

32 2.2 Een overzicht van de professionele wensen en noden Groep 1 Driekwart van de alumni uit de groep met werkervaring tot vijf jaar heeft professionele wensen en noden. Een kwart van de groep niet. Alumni zonder professionele wensen en noden Een kwart van de groep heeft geen professionele wensen en noden. Ze geven aan tevreden te zijn met hun huidige functie en de on the jobtraining die ze daar gekregen hebben. Alumni met professionele wensen en noden De wens om te groeien binnen de huidige functie wordt door bijna iedereen uitdrukkelijk vermeld. De andere professionele wensen of noden die voor deze alumni erg belangrijk zijn en aansluiten bij de functie van management assistant zijn: Figuur 5 Professionele wensen en noden Groep 1 G1-19 wil bijvoorbeeld groeien in haar job als in haar job in de verkoopafdeling. Hiervoor heeft ze reeds verschillende testen afgelegd waarvoor ze ook geslaagd is maar ze is nog niet geselecteerd geweest voor de functie die ze op het oog heeft. Van de alumni die verder studeren, besloot G1-9 na haar afstudeerstage bij VOKA de studie Bedrijfsmanagement, afstudeerrichting Eventmanagement te volgen. Tijdens haar stage organiseerde ze mee evenementen en merkte dat daar haar passie lag. Deze alumnus verdiept dus haar kennis van de module Event management, in tweede bachelor aangeboden door Office management Howest. 28

33 Een andere alumnus besloot na enkele maanden als assistant gewerkt te hebben voor een totaal andere richting te kiezen en studeert momenteel fotografie. G1-13 besloot dan weer na vijf jaar te switchen naar het creatieve en studeert ondertussen bijna af als grafisch vormgever Groep 2 Van de alumni met meer dan vijf tot 15 jaar werkervaring heeft 55 procent professionele wensen en noden, de overige 45 procent niet. Alumni zonder professionele wensen en noden De alumni zonder professionele wensen en noden hebben allemaal twee tot vijf jobs op hun cv staan. Het ontbreken van professionele wensen en noden heeft als grootste reden tevredenheid. De werknemers zijn tevreden met hun huidige job en loon. Ze vermelden dat ze toffe collega s hebben en voldoende uitdaging vinden in hun job. De ruime meerderheid verklaart ook dat er binnen hun bedrijf genoeg mogelijkheden zijn om in de toekomst te evolueren, moesten ze er nood aan hebben. Enkelen uit deze groep vermelden ook dat bij het al dan niet hebben van wensen en noden, de gezinssituatie een belangrijke factor is. Voor hen is momenteel een uitbreiding van hun functie of verantwoordelijkheden hierdoor niet mogelijk. G2-12 verklaart bijvoorbeeld dat ze later als de kinderen ouder zijn eventueel wel op zoek zou gaan naar een andere job, dit wel binnen hetzelfde domein als waarin ze nu actief is. Ze zou ook graag dichter bij huis werken. G2-8 werkt in het buitenland en vermeldt dat ze in een situatie zit waarin haar professionele wensen en noden eigenlijk recent besproken zijn. Haar werkgever heeft hieraan voldaan waardoor ze op dit ogenblik geen professionele wensen en noden heeft. Ze is ook tevreden omdat ze werkt in Spanje waar de socio-economische situatie niet uitstekend is maar waar haar vraag om een beter loon, een grotere verantwoordelijkheid en flexibelere werkuren toch steeds gerespecteerd wordt. 29

34 Alumni met professionele wensen en noden De personen uit deze groep die wel professionele wensen en noden hebben, hebben uiteenlopend een tot meer dan vijf jobs uitgeoefend. Hun wensen en noden zijn dan ook erg divers: Figuur 6 Professionele wensen en noden Groep 2 Het uitbreiden van softwarekennis en met name de kennis van de MS Officepakketten updaten is een belangrijke wens. Met een bijkomende vorming of bijscholing zouden zij vooral sneller en doeltreffender kunnen werken. G2-5 zou zich bijvoorbeeld graag bijscholen in grafische programma s zoals Photoshop omdat het maken van advertenties en publiciteit binnen haar takenpakket valt. De bijscholing van bedrijfsspecifieke kennis is ook een belangrijke wens en nood. De sectoren waarin de alumni werkzaam zijn en waarin ze hun kennis willen verrijken, lopen erg uiteen: wetgeving en technische kennis over keuringen en de inspectie van panden; wetgeving milieu; kennis Telenet in verband met technische zaken. Vier personen geven aan op bedrijfsvlak bepaalde wensen en noden te hebben. G2-4, Algemene manager en vennoot van een vertaalbureau, geeft aan het bedrijf nog meer te willen doen groeien en zou zich daarom in de nodige kennis wensen te verdiepen. De andere personen willen graag kunnen voldoen aan de noden van het bedrijf zoals bijvoorbeeld de pedagogische noden om zo collega s beter te kunnen begeleiden. Twee personen geven aan op zoek te zijn naar een andere job. De ene wil graag een actievere functie dan haar huidige administratieve takenpakket. De andere werkt sinds enkele jaren in Frankrijk en droomt van een job in de Verenigde Staten of Canada. Zij zou graag de Engelse taal beter onder de knie krijgen. 30

35 2.2.3 Groep 3 Van de alumni met meer dan 15 jaar werkervaring heeft 60 procent professionele wensen en noden, 40 procent niet. Alumni zonder professionele wensen en noden De alumni zonder professionele wensen en noden halen verschillende redenen aan waaronder: tevredenheid; gezinsleven prioritair; limiet bereikt qua takenpakket, kunnen en/of loon. G3-15 verklaart als Area Sales Manager uiterst tevreden te zijn met zijn job. Doordat hij 29 jaar werkervaring heeft, moet hij de commerciële opleidingen die zijn bedrijf organiseert niet meer volgen. Deze persoon heeft wel doorheen zijn loopbaan voldaan aan zijn professionele wensen en noden door het volgen van opleidingen om te werken met de Microsoft Officepakketten. Aan het begin van zijn loopbaan was deze persoon erg ambitieus. Doorheen de jaren zijn tevredenheid en stabiliteit echter belangrijkere factoren geworden. G3-9 vermeldt dan weer dat ze eigenlijk twee jaar geleden aan haar professionele wensen en noden heeft voldaan door te veranderen van werkgever en dat ze vandaag dus tevreden is. Ze wilde meer verantwoordelijkheden en een betere verloning in combinatie met een goede balans tussen haar werk en privéleven. Volgens haar kon ze ook maar deze eisen stellen juist omdat ze reeds veel werkervaring had. Net afgestudeerden zijn volgens haar gewoon blij dat iemand hun een kans geeft. Het bereiken van de persoonlijke limiet is ook een belangrijke reden. G3-8 antwoordt in verband met haar eigen mogelijkheden bijvoorbeeld: Aangezien ik al een hele loopbaan doorlopen heb met de nodige uitdagingen, denk ik dat ik aan mijn limiet zit qua kunnen. Ik had geen enkele achtergrond in mijn huidige functie en heb doorheen de jaren alles geleerd, wat voor mij voldoende uitdaging was. G3-7 haalt dan weer aan dat hij aan zijn maximum wedde zit voor de graad die hij bekleedt als inspecteur bij de politie en bovendien kan hij binnen vijf jaar met pensioen gaan. Hij is tevreden, heeft geen ambitie meer om hogerop te klimmen en moet daarbij ook rekening houden met zijn gezondheid. Hij haalt ook nog aan dat hij genoeg kansen heeft gekregen om opleidingen te volgen maar deze niet altijd resulteerden in promoties omdat het ging om politieke benoemingen waardoor hij telkens uit de boot viel. Ten slotte is bij velen ook het gezinsleven prioritair. G3-10 is daarom sinds 11 jaar huismoeder. G3-8 antwoordt dat ze vanwege de loopbaan van haar man haar eigen loopbaan op een lager pitje heeft gezet om te kunnen instaan voor de kinderen. Deze personen verklaren echter op deze wijze tevreden te zijn met de balans tussen werk en privé. 31

36 Alumni met professionele wensen en noden 60 procent van de alumni heeft wel professionele wensen en noden en deze zijn erg divers: Figuur 7 Professionele wensen en noden Groep 3 Het onderhouden en verdiepen van IT kennis is voor deze groep het belangrijkste. De kennis van Word, Excel en SAP worden hierbij vermeld. Daarnaast is natuurlijk de bedrijfsspecifieke kennis van belang. G3-3 meldt als Traffic manager steeds op de hoogte te willen en moeten zijn van de laatste nieuwigheden binnen zijn werkveld. Zo wil hij op de hoogte blijven van zaken in verband met de douane, transport en commerciële administratie. Enkele personen willen nog vormingen volgen om hun functie beter te kunnen uitvoeren. G3-1 wil bijvoorbeeld een opleiding volgen in coachend leiddinggeven en in het voeren van functiegesprekken. Zij is vandaag actief als Coördinator Interne Werking en moet dagelijks onderhandelen met externen. Daarnaast is zij ook verantwoordelijk voor zes medewerkers die ze optimaal wil coachen. G3-1 wil daarom steeds meer bijleren op het vlak van communicatie omdat ze ook nog verder wil doorstromen. Talenkennis wordt door 28 procent van de alumni aangehaald. G3-3 volgt dan alweer twee jaar Chinees en Spaans om zo op locatie steeds beter te kunnen communiceren. Deze talenkennis blijvend uitbreiden is voor hem een must. Ten slotte wil G3-11 zich graag omscholen tot lerares. Talen zijn haar passie. Dit blijkt echter moeilijker dan gehoopt aangezien een avondopleiding van minimum 2,5 jaar moeilijk te combineren is met een gezin en een veeleisende fulltime job. 32