ESKIMO. Stimuleren van de ESCO-markt voor kmo s. Gesloten projectoproep Handleiding. Indieningsperiode 19 februari mei 2014

Transcriptie

1 - ESKIMO Stimuleren van de ESCO-markt voor kmo s Gesloten projectoproep Handleiding Indieningsperiode 19 februari mei

2 Inhoud 1. Voorwoord Beleidscontext Doelstelling Situering van de projectoproep Algemene beschrijving van de projectinhoud (voor een uitgebreide toelichting, zie punt 6) Definities ESCO Energy Performance Contracting Measurement and Verification Shared Savings - en Guaranteed Savings -model Facilitator Wettelijk kader Juridische grondslag Conformiteit aan de staatssteunregels Projectopzet Kenmerken van de oproep Consortium Looptijd en subsidie van de projecten Algemene principes Projectbegroting Algemene richtlijnen Loonkosten Overhead- en werkingskosten Onderaannemingskosten Het subsidiebedrag Tussentijdse rapportering en evaluatie Uitbetalingsschema Procedure Overzicht Ontvankelijkheid van de projectaanvraag Beoordeling van de projectaanvraag Projectaanvraag Uitvoering en opvolging Stuurgroep, klankbordgroep en stakeholderplatform Tussentijdse rapportering Einde van het project Financieel verslag Gebruik van de projectresultaten

3 1. Voorwoord Deze handleiding is bestemd voor indieners van projecten ESKIMO: Stimuleren van de ESCO-markt voor kmo s. Consortia van bedrijven en kennispartners die concrete ideeën hebben voor het uitwerken van een ESCO-kmo-project kunnen hiervoor via deze gesloten projectoproep steun ontvangen van het Agentschap Ondernemen. Projectvoorstellen die eerder passen binnen het reeds bestaande ondersteuningsinstrumentarium dat de Vlaamse overheid via één van haar agentschappen of administraties aanbiedt (VEA, IWT inclusief MIP-oproepen, FIT, PMV, WSE, ), zullen naar deze instrumenten worden doorverwezen en komen niet in aanmerking voor ondersteuning via deze oproep van het Agentschap Ondernemen. 2. Beleidscontext De Europese richtlijn energieprestaties van gebouwen legt de lidstaten op dat tegen 2021 alle nieuwe gebouwen bijna-energieneutraal (BEN) moeten zijn. In uitvoering van deze Europese richtlijn heeft het Vlaams Energie Agentschap (VEA) een actieplan bijna-energieneutrale gebouwen uitgewerkt. Na overleg met alle stakeholders en integratie van de feedback van de SERV en de Mina-Raad werd op 21 juni 2012 het finaal actieplan aan de Vlaamse Regering meegedeeld. In het najaar werd het Belgisch nationaal plan, waar het Vlaams actieplan BEN-gebouwen integraal deel van uitmaakt, bezorgd aan de Europese Commissie. Het VEA wil nu overgaan tot volledige implementatie van het actieplan en vraagt het Agentschap Ondernemen om de actie 18 ( derde partij financiering voor doorgedreven energetische renovaties ) betreffende onder meer de inzet van ESCO s, te coördineren. De ESCO-sector is kan voor Vlaanderen een veelbelovende nieuw te ontwikkelen markt zijn. ESCO staat voor Energy Service Company en afhankelijk van de precieze inhoud van de geleverde dienst en de belangen van de stakeholders in ESCO-projecten wordt een ESCO op verschillende manieren gedefinieerd. ESCO s waarover in deze nota sprake, zijn bedrijven wiens diensten gebaseerd zijn op twee business-modellen: EPC (Energy Performance Contracting) of ESC (Energy Supply Contracting). Centraal in hun werking staat dus het op zich nemen van een deel van het prestatierisico van de investering. Het Agentschap Ondernemen is omwille van aansluitende initiatieven (mede-uitvoering van het kmo energie-efficiëntieplan KEEP nota goedgekeurd door de Vlaamse regering op 19 juli 2013) en haar dienstverlening naar kmo s goed geplaatst om voor deze BEN-actie als coördinator op te treden. 3

4 3. Doelstelling 3.1. Situering van de projectoproep De doelstelling van de projectoproep kan beter begrepen worden, wanneer deze wordt gekaderd in het geheel van initiatieven die het Agentschap Ondernemen zal nemen rond de voornoemde BEN-actie 18. Centraal staan een vijftal elementen: a) Organisatie van een stakeholdersplatform met als doel het verzamelen van de knelpunten/mogelijkheden op de ESCO-markt, en ideeën rond mogelijke oplossingen ervan en het opentrekken van de markt naar kmo s. Dit platform zal in eerste instantie omwille van de werkbaarheid eerder beperkt worden gehouden (Agentschap Ondernemen, VEA, Belesco, Febelfin, Agoria, Vlaams Energiebedrijf ), en dienst doen als kernstuurgroep. Aan de uitvoerders van de geselecteerde projecten zal gevraagd worden om de kernstuurgroep te verruimen tot een stakeholdersplatform. De bijeenkomsten ervan kunnen gezien worden als overleg- en coördinatievergaderingen, maar ook als opportuniteiten om ervaring met elkaar uit te wisselen en een draagvlak te creëren voor de ontwikkeling van een ESCO markt voor kmo s. b) Bestuderen en eventueel bijsturen van bestaande wetgeving en steunmaatregelen van toepassing op ESCO s, met het oog op een verdere ontplooiing van hun economisch potentieel. In overleg met VEA en in onderlinge afstemming binnen het Agentschap Ondernemen zal worden nagegaan hoe de detaillering van de voorwaarden voor het toekennen van subsidies aan bedrijven, de steun aan ESCO s momenteel bemoeilijkt of onmogelijk maakt. Het is de bedoeling om deze hinderpalen door het aanpassen van de voorwaarden waar mogelijk te verwijderen. c) Lanceren van voorliggende oproep voor het uitvoeren van een aantal pilootprojecten (3 à 5) met focus op de ontwikkeling van implementeerbare ESCO-gedreven energieinvesteringen door kmo s. Ondersteunend uitwerken van een haalbaar juridischfinancieel kader voor de onderbouwing van de interactie ESCO-kmo, op basis van reeds beschikbare aanpakken, contracten, financieringsformules,... Het lanceren van een projectoproep is prioritair. De voortgang en de resultaten van deze projecten zullen immers de basis vormen voor de uitwerking van de andere acties. Het spreekt voor zich dat de selectie van de projecten zal gebeuren op basis van de raakpunten die de projectvoorstellen hebben met de acties hier beschreven. In functie van de projectvoorstellen zal door Agentschap Ondernemen centraal juridischfinancieel advies worden ingehuurd om gezamenlijk te komen tot een aantal werkbare modelcontracten ESCO-kmo, die aan beide partijen voldoende vertrouwen moeten schenken om samen investeringen uit te voeren. De projectpromotoren samen met de kernstuurgoep dienen dus samen te werken in een geest van open innovatie om finaal tot collectief erkende best practices te komen, waarbij ook beleidsaanbevelingen worden geformuleerd. 4

5 d) Benchmarking met het buitenland en bewaken van eventuele initiatieven op Europees niveau. Net als bij ons, is men in de ons omringende landen begaan met het stimuleren van de markt voor ESCO s. Ook daar ligt voorlopig de focus nog op overheidsgebouwen en op de residentiële sector. In het Verenigd Koninkrijk zou er meer ervaring zijn met de inzet van ESCO s voor kmo s. Recent werd daar een Esco service plan (Green Deal) geïmplementeerd. Het is echter niet duidelijk in welke mate dit, en andere initiatieven succesvol zijn. Dit vergt nadere uitklaring, eventueel via werkbezoeken. e) In beeld brengen van best practices en formuleren van aanbevelingen ter stimulering van de ESCO-markt in Vlaanderen. Het samenvattend verslag van de acties in het project ESCO s voor kmo s moet resulteren in een aantal aanbevelingen voor het beleid om de ESCO-markt in Vlaanderen te stimuleren. Dit kan ook leiden tot één of meerdere eindpublicaties/infosessies Algemene beschrijving van de projectinhoud (voor een uitgebreide toelichting, zie punt 6) Het meest prioritaire van de vijf vernoemde elementen is de lancering van een projectoproep. Deze richt zicht tot een consortium van (semi)overheidsinstanties, bedrijventerrein-beheerders, ESCO s, facilitators, sectorverenigingen, ondernemingsorganisaties, enz De doelstelling van de projecten bestaat uit een gedetailleerde beschrijving van een traject dat leidt tot de realisatie van ESCO-inzet bij kmo s. Het verloop van de projecten zou opgedeeld kunnen worden in een drietal fasen. In de startfase worden de doelgroepen uit zowel de vraag- als de aanbodzijde afgebakend. Deze dienen te bestaan uit Vlaamse kmo s, en worden eventueel verder geselecteerd op basis van hun locatie (bedrijventerreinen) of de sector waarin ze actief zijn, voor wat betreft de vraagzijde, of op basis van hun technische specialiteit (aanbodzijde). In een volgende fase wordt een samenwerking tussen de vragende en aanbiedende partijen opgesteld, onderbouwd via een contractueel engagement. Waarschijnlijk wordt dit voor de projectvoorstellen de meest cruciale fase waarbij onderhandeld zal moeten worden over de spreiding van de financiële en technologische risico s. De ervaringen hierbij, knelpunten, opportuniteiten worden besproken in de stuurgroep van de projectoproep (zie 3.1.a), en vormen de kern van het uiteindelijk projectverslag en de basis voor het opstellen van beleidsvoorstellen ter bevordering van de ESCO-markt in Vlaanderen. In een laatste fase wordt overgegaan tot het uitvoeren van de in de contracten overeengekomen acties. 5

6 4. Definities ESCO Een Energy Service Company of een ESCO biedt klanten een integraal aanbod van energiediensten aan en begeleidt dus in feite de verwezenlijking van energie-efficiëntie of energiebesparingen in bestaande gebouwen. Dit via maatregelen zoals het isoleren van de gebouwschil, het vervangen of afstellen van verwarmings- en koelinstallaties, installeren van energiezuinige verlichting en temperatuurregelsystemen, maar ook de integratie van energiedatabeheersystemen en het installeren van hernieuwbare energiesystemen. De ESCO is aldus een private of publieke organisatie die alle stappen in het proces om energiebesparing te realiseren (en het onderhoud hiervan) coördineert. De initiële investering voor de uitvoering van deze diensten wordt terugbetaald via een financieringsplan op basis van de geraamde of reële energiebesparingen. Veelal wordt door ESCO s een Energy Performance Contracting (EPC) dienstverlening aangeboden, waarbij een garantie wordt gegeven op de geraamde energiebesparingen. Na het beëindigen van de contracttermijn betaalt de eigenaar of huurder opnieuw het werkelijk, en onder normale omstandigheden, voordeliger energieverbruik. Figuur: standaard principe van een Energy Service Company - bron: FEDESCO Een ESCO kan haar klanten een combinatie van volgende diensten aanbieden: investering; financiering; 1 Onderstaande definities beschrijven hoe de werking van een ESCO er kan uitzien, zonder echter volledig te willen zijn (overgenomen uit een werk van Maarten De Groote, VEA, Esco s in Vlaanderen. De kip met de gouden eieren of een barrière voor doorgedreven energetische renovaties, september 2012). 6

7 subsidies voor hernieuwbare energie en energiebesparende maatregelen; fiscale faciliteiten; installatie, beheer en onderhoud; haalbaarheidsstudies en advies; ontwerp; installatie & afstelling; kwaliteitsgarantie; bonus en malus (via prestatiecontracten); aan- en verkoop energie; aankoopvoordeel door schaalgrootte en marktexpertise; sturing op verbruikspatroon; verkoop van geproduceerde energie (meestal elektriciteit of warmte); dienstverlening naar de klant; opmeten energieverbruik; vermogensbeheer; facturatie; bereikbaar voor vragen, klachten en defecten Energy Performance Contracting Veelal dragen ESCO s het risico van een gegarandeerde energiebesparing via de zogenoemde Energy Performance Contracting (EPC). Het is belangrijk het onderscheid te maken tussen de ESCO als organisatie enerzijds en anderzijds de contracten die zij aanbieden, namelijk de EPC. In de nieuwe Europese energie-efficiëntierichtlijn wordt een energieprestatiecontract gedefinieerd als een contractuele regeling tussen de begunstigde en de aanbieder van een maatregel ter verbetering van de energie-efficiëntie, die tijdens de gehele looptijd van het contract wordt geverifieerd en gecontroleerd, waarbij de investeringen (arbeid, leveringen of diensten) zodanig worden betaald dat ze in verhouding staan tot de contractueel vastgelegde mate van verbetering van de energie-efficiëntie of een ander overeengekomen prestatiecriterium, zoals financiële besparingen. 2 De initiële investeringskost, voor de uitvoering van energiebesparende maatregelen, kan gefinancierd worden op verschillende manieren. financiering door de eigenaar van het gebouw; financiering door de ESCO; derdepartijfinanciering - een bank voorziet een lening; derdepartijfinanciering - een derde partij of fonds betaalt de investering; 2 Europees Parlement en Raad, Richtlijn betreffende energie-efficiëntie, /2012/EU,

8 de overheid of nutsbedrijven voorzien volledige of gedeeltelijke financiering via subsidies, leningen of fiscale maatregelen; combinatie van een of meer van bovenstaande manieren. De garantiestelling via EPC vermindert het risico en zorgt voor een hogere haalbaarheid van derdepartijfinanciering voor renovatieprojecten. De garantiestelling is dus een interessante hefboom om klanten te overtuigen, en zorgt voor een breder draagvlak Measurement and Verification Het is niet vanzelfsprekend de gerealiseerde energiebesparingen te meten vermits deze van vele factoren afhankelijk zijn. In het voorbeeld op de volgende figuur is te zien hoe de energiebesparingen, of beter genoemd het vermeden energieverbruik, bepaald wordt door een basisscenario af te wegen tegenover het effectieve energieverbruik. Figuur: energiebesparingen bepaald op basis van energievraag voor en na uitvoering van de energiebesparingsmaatregelen, rekening houdend met de aangepaste condities Bij EPC is de betaling van de dienstverlening gekoppeld aan de prestatie die wordt gemeten via het niveau van de energiebesparingen ten opzichte van een basisscenario. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van een normaliseringsmethode voor de measurement & verification (M&V). In de overeenkomst tussen de ESCO en de klant wordt bepaald welke M&V-methode zal toegepast worden om verdere afspraken betreffende de betalingen en de naleving van de gegarandeerde energiebesparingen vast te leggen. Een veel toegepast en internationaal het meest erkend protocol is het International Performance Measurement and Verification Protocol (IPMVP), oorspronkelijk ontwikkeld in de Verenigde Staten. Dit protocol bepaalt standaard voorwaarden en geeft best- 8

9 practice aanbevelingen voor de kwantificering van de energiebesparingen na uitvoering van de energie-efficiëntiemaatregelen Shared Savings - en Guaranteed Savings -model In het algemeen worden er twee modellen voor EPC toegepast: het Shared Savings - en het Guaranteed Savings -model. In het Shared-savings -model worden de kostenbesparingen tussen de ESCO en de klant verdeeld volgens een op voorhand afgesproken percentage, en dit voor een welbepaalde periode. De verdeling is afhankelijk van de kost van het project, de lengte van het contract en de risico s die door de ESCO en de klant genomen worden. Dit model is eerder geschikt voor markten die in ontwikkeling zijn, aangezien de klanten hier geen financieel risico lopen. In het Guaranteed Savings -model, garandeert de ESCO een bepaald niveau van energiebesparingen en neemt zo het prestatierisico op zich, waarbij de klant het kredietrisico toebedeeld krijgt. De ESCO ontvangt in principe een vastgelegde vergoeding. Dit model is mogelijks minder geschikt voor markten in ontwikkeling, maar creëert wel meer opportuniteit voor de lange termijngroei van de ESCO s en de financiële sector omdat nieuw opgerichte ESCO s niet in het door hun aanbevolen project moeten investeren. De ESCO, hoewel het nog steeds de energiebesparing zal garanderen, heeft dus een lagere toegangsdrempel, in de veronderstelling dat het de klant is die voor de financiering zorgt Facilitator Onder facilitator wordt begrepen: een persoon of een energiestudiebureau die zorgt voor de omschrijving van de mogelijke besparingen, de nodige investeringen, en de economische rendabiliteit daarvan op basis van studiewerk, en die tevens als bemiddelaar optreedt tussen bedrijf en ESCO. 9

10 5. Wettelijk kader 5.1. Juridische grondslag De juridische grondslag voor deze oproep bestaat uit volgende bepalingen: Art. 41, 4, c) van het decreet van 21 december 2001 houdende de bepalingen tot begeleiding van de begroting 2002, dat bepaalt dat het Hermesfonds alle uitgaven voor zijn rekening neemt die voortvloeien uit elke andere uitgave die kadert in het sociaal, economisch en regionaal beleid van de Vlaamse Regering. Art. 121, 4 lid, van het decreet van 21 december 2012 houdende de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 2013, waarin wordt bepaald dat de minister, bevoegd voor de Economie, een delegatie heeft om uitgaven kleiner of gelijk aan euro die passen in het sociaal, economisch en regionaal beleid van de Vlaamse regering, aan te gaan. De minister, bevoegd voor de Economie, is gemachtigd om een oproep te lanceren tot het indienen van projecten inzake Stimuleren van de ESCO-markt. Indien in het kader van deze oproep steun zou worden gegeven aan ondernemingen, zoals gedefinieerd in artikel 3, 1, van het decreet betreffende het economisch ondersteuningsbeleid van 16 maart 2012, dan zal deze steun worden beschouwd als deminimissteun, zoals bepaald in verordening (EG) nr. 1998/2006 van de Commissie van 15 december 2006 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun (Publicatieblad van 28 december 2006, L 379), en alle latere wijzigingen van die verordening Conformiteit aan de staatssteunregels De oproep richt zich tot bedrijventerreinbeheerders, (semi)overheidsinstanties, ESCO s, facilitators, sectorverenigingen, ondernemingsorganisaties en eventueel ook bedrijven Het is belangrijk er op te wijzen dat de regels in zake staatssteun aan bedrijven van kracht zijn. Overheidssteun is onderhevig aan Vlaamse en Europese regels. De Europese regels leggen vaak strengere beperkingen op dan de Vlaamse regels. De de-minimis regeling, waarnaar hierboven gerefereerd werd, biedt de mogelijkheid om steun toe te kennen aan individuele bedrijven, evenwel gelimiteerd tot euro per 3 jaar 3. De periode van 3 jaar heeft een rollend karakter. Het is belangrijk te weten dat alle overheidssteun die onder de-minimis valt meetelt om te bepalen of de limiet van euro per 3 jaar al dan niet overschreden wordt. De EU regels bepalen dat het juridisch statuut en het doel van het gesteund bedrijf niet doorslaggevend zijn bij de bepaling of een activiteit al dan niet economisch is en de betrokkene dus als onderneming moet gekwalificeerd worden die onder de staatssteunregels valt. Er moet daarentegen steeds naar de werkelijke activiteiten van het begunstigd bedrijf gekeken worden. Van zodra deze economisch zijn, is er sprake van 3 Deze limiet is beduidend lager voor de sectoren primaire productie van landbouwproducten (7.500 euro per 3 jaar), visserij ( euro per 3 jaar) en wegvervoer ( euro per 3 jaar). 10

11 een onderneming en dus van staatssteun, ook al heeft de onderneming het statuut van vzw of een statutair doel dat niet-economisch is. Er kan dus besloten worden dat bedrijven die zich, ten behoeve van deze oproep, verenigen in een feitelijk samenwerkingsverband verplicht zijn te voldoen aan de deminimis regeling. Steun aan een juridische structuur (zoals bv. een vzw) met onmiskenbaar publiek en collectief karakter wordt in bovenvermelde context niet beschouwd als staatssteun. In een dergelijk opzet zal het consortium de opgedane kennis tijdens en de realisaties van het project publiek toegankelijk maken. Dit heeft eveneens een aantal praktische consequenties. Zo zal bv. bij aanbestedingen de wet op de overheidsopdrachten dienen gevolgd te worden, omdat in principe de werkingsmiddelen van de juridische entiteit in hoofdzaak uit staatssteun zullen bestaan. 11

12 6. Projectopzet Er is momenteel weinig discussie over het feit dat ESCO s slechts moeilijk de kmo s bereiken. Hun klanten zijn voornamelijk overheden en industriële bedrijven die een voldoend groot energieverbruik hebben. De ondergrens van dit verbruik zou zich rond de euro per jaar aan energiekosten bevinden. Nochtans zou een vlottere werking van deze markt kunnen leiden tot de realisatie van een aanzienlijke besparing op het industrieel verbruik. De voorliggende projectoproep heeft als voornaamste doelstelling de problematiek rond de ESCO-werking naar kmo s scherper in beeld te brengen, te analyseren en beleidsvoorstellen te formuleren om de ESCO-markt in Vlaanderen te verruimen naar de kleinere, industriële verbruikers. Daarom wordt aan projectindieners gevraagd projecten voor te stellen die toelaten om de interactie tussen ESCO en kmo van start tot eind gedetailleerd te beschrijven, met de nadruk op knelpunten, barrières, en opportuniteiten, en de wijze waarop de gehanteerde projectaanpak hierop succesvol inspeelt. Het project wordt bij voorkeur uitgevoerd door een consortium van bijvoorbeeld bedrijventerreinbeheerders, (semi)overheidsinstanties, ESCO s, facilitators, sectorverenigingen, ondernemingsorganisaties enz en omvat de concrete realisatie door ESCO s van een aantal energiebesparende investeringen in kmo s. Er wordt opgemerkt dat de realisaties waarnaar gestreefd wordt binnen de projectvoorstellen, zich bij voorkeur richten op energie-efficiëntie en besparing, veeleer dan op het gebruik of de productie van hernieuwbare energie of de inschakeling van warmte-krachtkoppeling. Ook realisaties met een langere terugverdientijd (langer dan vijf jaar) genieten de voorkeur boven de ESCO-inzet bij zichzelf heel vlug terugverdienende projecten (zgn. laaghangend-fruit). De uiteindelijke realisatie is echter niet de finaliteit van het projectvoorstel, welke veeleer bestaat uit een beschrijving van het traject dat moet leiden tot deze realisatie. Het gevraagde projectbudget kan trouwens niet worden ingezet om de energiebesparende maatregelen (gedeeltelijk) te financieren of met andere woorden de investering die de ESCO (of het begunstigde bedrijf) doet, en die voorwerp is van de overeenkomst tussen de ESCO en het bedrijf, komt niet in aanmerking voor enige steun. Het is belangrijk dat de afzonderlijke projectvoorstellen grondig aangeven hoe de doelgroep van het project wordt afgebakend. Deze bestaat uit de kleinere kmo s, maar kan bijvoorbeeld samengesteld worden op sectorbasis, of vertrekken van de locatie van de bedrijven. Ook een bundeling gebaseerd op de te implementeren energietechnologie behoort tot de mogelijkheden. De keuze van de technologieën die door de inzet van een ESCO geïnstalleerd zullen worden is een ander luik van het projectvoorstel. Mogelijk wordt deze keuze reeds vóór de start van het project gemaakt, afhankelijk van de ESCO-partner en diens specialiteit of expertise. Maar evengoed wordt de keuze aanvankelijk open gelaten en pas gemaakt naargelang de doelgroep van het project zich uitkristalliseert en concrete voorstellen formuleert voor welbepaalde energietechnologie. 12

13 Deze twee luiken zouden omschreven kunnen worden als de startfase van het project. Zowel de aanbod- als de vraagzijde worden benaderd, gescreend en met elkaar in contact gebracht. De startfase resulteert in een antwoord op o.a. de volgende vragen: - Welke energiebesparende technologie of welke vorm van gebruik van hernieuwbare energie zal worden geïmplementeerd in welke bedrijven? Welke ESCO( s) is (zijn) daarvoor het best geplaatst? - Hoeveel kmo s worden er uiteindelijk geselecteerd? Op hoeveel cases (dit zijn gevallen waarin een kmo en ESCO tot samenwerking overgaan, die wordt vastgelegd in een vorm van EPC, variërend van light contracten tot harde contracten) wordt er gemikt? Er wordt in deze oproep tevens verwacht dat de projectindieners een methodiek voorstellen om de implementatie concreet gestalte te geven. De investeringen dragen immers zowel een technologisch als een financieel risico, en er zal in de loop van de projecten nagegaan moeten worden hoe deze risico s worden gespreid over de ESCO, de deelnemende kmo s, en eventueel de financierende organisatie. Het opstellen van een voor beide partijen aanvaardbaar contract is vaak de grootste hinderpaal in de werking van de ESCO-markt. Het spreekt voor zich dat dit element voldoende aandacht zal krijgen. De projectvoorstellen zullen in deze fase wellicht voldoende ruimte moeten reserveren voor studiewerk. Al dan niet kan dit werk worden uitgevoerd door projectpartners of leden van het consortium, of wordt het uitbesteed aan derden. Elementen die bijvoorbeeld aan bod kunnen komen, zijn: - Nauwkeurige bepaling van het energiebesparingspotentieel van de geselecteerde technologieën. - Aanduiden wie het contract opstelt tussen de verschillende partijen, en bepalen welk soort contract het best geschikt is. - Vastleggen van de methode om de investeringen op te volgen (Measurement and verification) Essentieel is dat de resultaten van dit studiewerk worden besproken in het stakeholderplatform dat mee richting zal geven aan de voortgang van de verschillende, aanvaarde projecten. Aan de indieners wordt dan ook gevraagd zich voluit te engageren voor een bijdrage aan de werking van dit platform. Gelet op de doelstelling van de projectoproep zal bepaalde informatie gepubliceerd worden, of minstens onderling uitgewisseld. In functie van de door de projecten geformuleerde noden aan juridisch-financieel advies zal binnen het stakeholdersplatform bepaald worden welke advies door Agentschap Ondernemen nuttig en zinvol kan worden ingehuurd ter gemeenschappelijke ondersteuning. De laatste fase van de projecten bestaat uit de implementatie van de gekozen energietechnologie en het opvolgen van de prestaties ervan. De looptijd van de projecten (welke maximaal 2,5 jaar bedraagt, zie verder) zal wellicht te kort zijn voor het beschrijven van de definitieve afronding van de realisaties. 13

14 Schematisch: Fase 1: afbakening van de doelgroep en vastleggen engagementen. Aanbodzijde: Esco s Vraagzijde: kmo s Juridisch-financieel advies via Agentschap Ondernemen Fase 2: opstellen EPC-contracten Fase 3: realisatie en opvolging Gedetailleerde trajectbeschrijving Opmerking: - Een grote onderneming kan geen begunstigde zijn van het contract (of eindgebruiker van de betreffende realisatie). Uit de bovenstaande omschrijving van wat de projectvoorstellen dienen in te houden, mag blijken dat bepaalde voorstellen niet in aanmerking komen voor steun van het Agentschap Ondernemen in het kader van deze oproep. - Sensibiliseringsprojecten, waarbij het project niet verder zou gaan dan luik 1 van de hierboven besproken startfase. - Zuiver studiewerk, dat niet de geselecteerde en uit te voeren realisaties betreft. - Projecten die enkel technologische ontwikkeling als doel hebben (bijvoorbeeld nieuwe manieren van energiemonitoring). 14

15 7. Kenmerken van de oproep 7.1. Consortium Een project wordt aangevraagd door (semi)overheidsinstanties of bedrijfsorganisaties die een samenwerkingsverband opzetten met bijvoorbeeld beheerders van bedrijventerreinen, energiestudiebureaus, ESCO s of ESCO-facilitators. De rol van elk lid van het consortium zal duidelijk bepaald en beschreven worden. Kenniscentra kunnen deel uitmaken van het consortium en subsidies ontvangen; hun noodzakelijke betrokkenheid zal gemotiveerd worden. Kenniscentra dienen erkend te zijn in de pijler technologieverkenning overeenkomstig artikel 14, 4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008 tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten. Partners met zetel buiten het Vlaamse Gewest maar binnen de Europese Unie kunnen bij het project betrokken worden. Het consortium zal motiveren dat deze partijen kennis of expertise inbrengen die essentieel is voor het welslagen van de projectuitvoering en in Vlaanderen onvoldoende beschikbaar is. In elk geval is het zo dat, los van eventuele buitenlandse inbreng, de valorisatie van het project in de eerste plaats de Vlaamse economie ten goede komt. Dit betekent meer specifiek dat het consortium expliciet zal aantonen dat de valorisatie van eventuele buitenlandse inbreng effectief in Vlaanderen zal gebeuren. Bedrijfsorganisaties kunnen eveneens tot het consortium behoren. Ze kunnen het project indienen, een administratorrol spelen of het project ondersteunen. Zij kunnen er eveneens voor zorgen dat het project ruchtbaarheid krijgt, om zo via casestudies de methodologie van het project onder de aandacht te brengen van de bredere industriële gemeenschap. Het consortium zal voldoende breed zijn, maar er zal tegelijkertijd over gewaakt worden dat de slagkracht ervan niet in het gedrang komt door een te groot aantal participanten, met een te beperkte inbreng Looptijd en subsidie van de projecten Algemene principes De projecten hebben een looptijd van minimaal 24 en maximaal 30 maanden. Het project zal ten vroegste starten één dag na de datum van toewijzing en zal niet later starten dan 4 maanden na de datum van de toewijzing (zie 7.4). De startdata (én de einddata) van de uiteindelijk geselecteerde projecten liggen in het beste geval zeer dicht bij elkaar. De projecten vormen immers een gezamenlijke pilootoefening van het Agentschap Ondernemen. De steun vervalt volledig als het consortium start met het project voor de datum van toewijzing. Een afwijking op de start of beëindiging van een project dient voorafgaandelijk en schriftelijk door de indiener te worden aangevraagd bij het Agentschap Ondernemen. Pas na goedkeuring door de leidend ambtenaar mag worden afgeweken van de initieel voorziene data. 15

16 De steun voor een project bedraagt 80% van de projectkosten met een maximum van euro. Er worden drie types kosten onderscheiden: loonkosten, overhead- en werkingskosten en onderaannemingskosten Projectbegroting Algemene richtlijnen De projectbegroting maakt deel uit van de projectaanvraag en wordt voor de looptijd van het project en opgesplitst per lid van het consortium opgesteld. Hierbij zal duidelijk aangegeven worden welke kosten voorzien worden voor welk onderdeel van het projectplan, volgens de verschillende werkpakketten. Het is sterk aanbevolen hierbij gebruik te maken van het begrotingssjabloon dat als bijlage bij deze oproep gevoegd wordt. Het maximale subsidiebedrag van een project wordt vastgelegd op basis van de finale projectbegroting. Voorafgaandelijk hieraan zal het Agentschap Ondernemen de realiteitswaarde van de ingediende projectbegroting bespreken op basis van de projectbeschrijving, met eventueel een voorstel tot bijsturing als uitkomst van dit overleg. Het is dus noodzakelijk om de begrote kosten inhoudelijk te verantwoorden in de projectaanvraag. Algemeen kan gesteld, dat enkel die kosten worden aanvaard die door de indiener initieel waren begroot in de projectbegroting van het aanvraagformulier en door de Vlaamse Overheid als dusdanig werden aanvaard. Wijzigingen aan deze projectbegroting (zoals bijvoorbeeld overheveling van budget van de ene kostenrubriek naar de andere) in de loop van het project gebeuren volgens onderstaande criteria : Budgetverschuivingen kleiner dan 15% van de totale projectbegroting dienen ter goedkeuring voorgelegd worden aan het Agentschap Ondernemen Budgetverschuivingen groter dan 15% van de totale projectbegroting dienen door de minister schriftelijk te worden goedgekeurd. Elke budgetverschuiving dient voorafgaandelijk en schriftelijk, en uiterlijk voor de beëindiging van het project, door de indiener te worden gemeld aan het Agentschap Ondernemen. Overschrijdingen van een rubriek uit de kostenbegroting worden dus, tenzij vooraf goedgekeurd, niet aanvaard. Het totale subsidiebedrag kan in geen geval het oorspronkelijk aanvaarde en toegewezen bedrag overschrijden. De goedgekeurde projectbegroting zal steeds als addendum toegevoegd worden aan het ministerieel besluit tot toekenning van de steun en maakt er als dusdanig integraal deel van uit Loonkosten Deze rubriek bevat de loonkosten van rechtstreeks betrokken personeelsleden die op de payroll staan van de leden van het consortium, in verhouding tot de aan het project of de gesubsidieerde activiteiten bestede tijd. De aan het project bestede tijd wordt bijgehouden via tijdsbestedingstabellen. 16

17 De loonkosten worden ingediend op basis van een standaard uurtarief (SUT) dat vermenigvuldigd wordt met de aan het project bestede tijd volgens de tijdsbestedingstabellen. Deze tijdsbestedingstabellen worden maandelijks voor alle leden van het consortium verzameld, ondertekend en door de projectindiener opgestuurd naar het Agentschap Ondernemen. De tijdsbestedingstabellen worden in principe per halve dag ingevuld, tenzij bepaalde personeelsleden a rato van een aantal uren worden ingezet, dan dienen de tabellen hierop afgestemd te zijn zodat een correcte registratie van het aantal uren mogelijk is. Het standaard uurtarief wordt forfaitair bepaald als de vermenigvuldiging van het bruto maandloon (voltijds) van het betrokken personeelslid bij het begin van het project met de coëfficiënt 1,1 %. Voor de berekening wordt het bruto maandloon steeds herrekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur. Bijvoorbeeld : deeltijdse prestaties van 20 uur aan een deeltijds bruto maandloon van euro, geeft, omgerekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur, een bruto maandloon van euro x 38/20 = euro, te vermenigvuldigen met de coëfficiënt 1,1% en dus een SUT van 31,35 euro. Kosten voor supervisie door de leidinggevende zijn niet aanvaardbaar. Personen met een voltijdse beroepsbezigheid buiten het project of een voltijds vervangingsinkomen kunnen geen personeelskosten inbrengen. Wanneer de begunstigde een onderwijs- of onderzoeksinstelling is die reeds gesubsidieerd wordt door de Vlaamse overheid zal nagegaan worden of er geen dubbele subsidiëring is. Wat de aanrekening betreft zullen volgende basisregels worden toegepast: Onderwijzend of onderzoekspersoneel: de aangerekende personeelskosten worden slechts aanvaard wanneer ze buiten de normale beroepsactiviteiten en beroepsprestaties vallen; Administratief en technisch personeel: personeelskosten zullen slechts aanvaard worden als projectkost wanneer kan worden aangetoond dat deze personen speciaal voor het project werden aangeworven of werden vrijgesteld van hun normale activiteiten Overhead- en werkingskosten Overheadkosten worden bepaald als kosten die rechtstreeks verband houden met het project maar die niet direct aan het project via factuur of andere boekhoudkundige documenten kunnen toegewezen worden. Werkingskosten kunnen wel via factuur of boekhouddocument aan het project worden toegewezen. Overhead- en werkingskosten worden samen berekend als 20% op de aanvaarde loonkosten. Dit betekent dat deze kosten automatisch als overhead of werking beschouwd worden en in het toegepaste percentage zitten. Zij mogen bijgevolg niet meer ingediend worden als onderaannemingskosten en dienen ook niet te worden gerechtvaardigd of bewezen. Overheadkosten zijn onder meer (niet limitatieve lijst) : Het gebruik (huur en onderhoud) van interne gebouwen en parkings, lokalen en vergaderzalen met inbegrip van de normale kantooruitrusting, -benodigdheden en apparatuur (incl. PC s), de kosten voor verwarming, verlichting, gas, elektriciteit, 17

18 water, internet, telefoon, fax, kopieën, correspondentie en postzegels, verzekering van de gebouwen en andere algemene verzekeringen; Kosten van interne administratie, beheer, sociaal secretariaat; De interne ontwikkeling- en onderhoudskosten van een website; Algemene abonnementen, representatiekosten, beroepskledij, restaurantkosten; Relatiegeschenken; Andere kleine kosten of niet voor 100% aan het project of de gesubsidieerde activiteiten toewijsbare kosten voor zover ze rechtstreeks, direct en uitsluitend verband houden met, betrekking hebben op en te relateren zijn aan het project of de gesubsidieerde activiteiten. Werkingskosten zijn onder meer (niet limitatieve lijst) : Rechtstreeks aan het project of de gesubsidieerde activiteiten verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de levensduur de periode van het project zoals voorzien in het ministerieel besluit tot toekenning van de steun niet overschrijdt. Deze uitgaven worden in de boekhouding niet als investeringen op het vast actief geboekt en evenmin op de inventaris van duurzaam materieel, maar als verbruiksmateriaal, hulpgoed, grondstof of gereedschap. Kosten voor het inrichten van cursussen, seminaries, of het volgen van opleidingen of vorming ten behoeve van het project of de gesubsidieerde activiteiten; Huur en/of leasing die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van lokalen, apparatuur, infrastructuur, ; Kosten in verband met sensibilisering, distributie, marketing en reclame; Octrooien en licenties; Verplaatsingskosten; Onderaannemingskosten Het consortium kan voor de eigenlijke uitvoering van het project een beroep doen op onderaannemers. Indien de aanbesteding gebeurt door partners, die gebonden zijn aan de wet op de overheidsopdrachten, zullen de bepalingen van deze wet gevolgd worden. Voor grote aanbestedingen, uitgeschreven door andere partijen wordt gevraagd om via een marktbevraging aan te tonen dat de gekozen onderaannemer een marktconform aanbod heeft met een goede prijs/kwaliteit verhouding. De grens van euro 4, zoals gestipuleerd in de wet op de overheidsopdrachten, is hierbij richtinggevend om te bepalen of het al dan niet om een grote aanbesteding gaat. Onderaannemingskosten worden ingediend via facturen. Op de facturen moet een duidelijke en gedetailleerde omschrijving van de uitgevoerde activiteiten, de ermee gepaard gaande gewerkte uren en het uur- of dagtarief worden vermeld. 4 Herhaalde facturen van dezelfde onderaannemer die samen deze grens overschrijden, zullen geweigerd worden indien geen marktbevraging werd gedaan. 18

19 De datum van de factuur of andere aanvaardbare boekhoudkundige documenten wordt geacht te vallen binnen de 15 dagen na de maand waarin het project eindigt. De factuur moet immers in principe opgemaakt worden binnen de 15 dagen volgend op de maand van prestatie of levering, dus ten laatste 46 dagen na de prestatiedatum. De betaling moet gebeuren ten laatste drie maanden na de beëindiging van het project Het subsidiebedrag Het subsidiebedrag, vermeld in het ministerieel besluit, wordt zowel uitgedrukt in een absoluut bedrag als in een percentage van de aanvaardbare projectkosten Tussentijdse rapportering en evaluatie De projecten zullen 6-maandelijks een tussentijds rapport indienen. Het Agentschap Ondernemen kan na elk tussentijds rapport beslissen de steun voor een project stop te zetten, indien blijkt dat de gemaakte vorderingen onvoldoende zijn en dat het gebrek aan voortgang niet kan toegeschreven worden aan objectieve factoren gerelateerd aan de complexiteit van het project. Het uitgangspunt bij deze analyse is dat de middelenverbintenissen (ook qua personeel) die het consortium aangegaan heeft bij de start van het project effectief gehonoreerd worden Uitbetalingsschema De uitbetaling van de subsidie gebeurt in drie schijven : Een eerste schijf van 40% van het aanvaarde steunbedrag wordt uitbetaald bij de start van het project. De betaling van de tweede schijf van 40% kan gebeuren van zodra de gemaakte projectkosten een bepaalde drempel overschrijden. Het tijdstip van betaling wordt bepaald door het moment dat de gemaakte reële kosten door het consortium, verrekend volgens de toepasbare steunpercentages in deze oproep, en vermenigvuldigd met de verhouding tussen de kost voor maximale steun en de totale projectkost 5, overeenstemmen met de helft van het goedgekeurde steunbedrag. Een derde schijf van 20% van het uiteindelijk aanvaarde steunbedrag wordt uitbetaald na goedkeuring van het eindrapport en na controle van de financiële rapportering door de inspectie economie. Indien het project stopgezet wordt n.a.v. van een tussentijds rapport, zal het consortium een eindafrekening maken, op basis waarvan het Agentschap Ondernemen het saldo steun zal uitkeren, na controle van de financiële rapportering door de inspectie economie. 5 Deze verhouding is gelijk aan 1 indien het projectbudget de kost voor maximale steun niet overschrijdt en is kleiner dan 1 indien het project een budget heeft dat hoger ligt dan de maximaal steunbare kost. 19

20 7.4. Procedure Overzicht Een projectaanvraag doorloopt het onderstaande proces : Het Agentschap Ondernemen controleert de projectaanvraag op haar ontvankelijkheid. Ontvankelijke projecten gaan naar stap 1. Niet ontvankelijke projecten komen niet aanmerking voor verdere evaluatie. In beide gevallen wordt de indiener over de beslissing geïnformeerd. 1. Een beoordelingscommissie o.l.v. het Agentschap Ondernemen, toetst het projectvoorstel af op inhoudelijke en op kwalitatieve criteria (zoals beschreven in 7.4.3). Het agentschap kan voorafgaandelijk het advies inwinnen van één of meerdere externe experten, die inhoudelijk vertrouwd zijn met de materie van de projectaanvraag. Het agentschap zal erover waken dat belangenvermenging vermeden wordt. 2. De conclusies van deze screening worden samengevat in een rapport aan de bevoegde minister. Dit rapport bevat een advies tot principiële goed- of afkeuring. De bevoegde minsister zal bij principiële goedkeuring aan het Agentschap Ondernemen het mandaat geven om het project verder af te stemmen en in onderhandeling te treden met het consortium. De indiener wordt over de beslissing geïnformeerd. 3. Na de principiële goedkeuring wordt het consortium uitgenodigd door het Agentschap Ondernemen om te onderhandelen, om door onderling overleg, tot een definitief akkoord te komen over projectscope, -plan en -begroting. 4. Indien stap 3 leidt tot een akkoord wordt het project opnieuw voorgelegd aan de bevoegde minister, die de definitieve beslissing neemt tot toewijzing van het project. Hierbij kan de minister desgevallend nog beslissen (onderdelen van) het voorgelegde werkplan als minder essentieel te beschouwen en het voorstel dus ook slechts partieel te willen steunen. De volgende paragrafen gaan in detail in op de ontvankelijkheids- en beoordelingscriteria Ontvankelijkheid van de projectaanvraag Elke aanvraag wordt na ontvangst door het Agentschap Ondernemen beoordeeld op ontvankelijkheid. Dit gebeurt op basis van de volgende criteria : 1. De digitale versie van de projectaanvraag stemt exact overeen met de ingediende papieren kopie. 2. De indiener beschikt over een rechtspersoonlijkheid en een inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). 3. De aanvraag is ingediend op het voorziene aanvraagformulier en is ondertekend door alle leden van het consortium. 4. De looptijd van het project bedraagt minimaal 24 maanden en maximaal 30 maanden. 5. De gevraagde steun bedraagt maximaal euro. 6. Het consortium engageert zich tot de volledige financiering van tenminste het niet steunbare deel van de projectbegroting. 20

21 7. Het project zal niet vroeger starten dan één dag na de datum van definitieve toewijzing. 8. Het project zal niet later starten dan vier maanden na de datum van definitieve toewijzing. 9. De items in het aanvraagformulier zullen voldoende beantwoord worden, met vermelding van alle essentiële elementen en waarbij de in het aanvraagformulier opgenomen richtlijnen qua lengte van de antwoorden in het algemeen gerespecteerd worden; bijlagen (met uitzondering van het projectplan) zijn louter illustratief. 10. Alle ondernemingen die deel uitmaken van het consortium ondertekenen de deminimis verklaring. 11. Projectvoorstellen die passen binnen het reeds bestaande ondersteuningsinstrumentarium van de Vlaamse overheid komen niet in aanmerking voor ondersteuning via deze oproep. 12. Alle leden van het consortium ondertekenen de samenwerkingsovereenkomst. Er wordt geen steun verleend aan projecten wanneer minstens één van de leden van het consortium niet voldoet aan de regelgeving die van toepassing is in het Vlaamse Gewest. De leden van het consortium mogen op de indieningsdatum van de steunaanvraag geen achterstallige schulden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) hebben en geen procedure op basis van Europees of nationaal recht hebben lopen, waarbij een toegekende steun wordt teruggevorderd. Aan al deze criteria moet voldaan zijn opdat het project ontvankelijk kan verklaard worden. De toetsing op ontvankelijkheid houdt geen appreciatie van het projectvoorstel in. Het betreft enkel een controle op de naleving van de indieningsvoorwaarden. 21

22 Beoordeling van de projectaanvraag De ontvankelijke projectaanvragen zullen door een beoordelingscommissie gejureerd worden op basis van hun kwaliteit en inhoud. Er zal geëvalueerd worden op de onderstaande criteria. 1. Doelstelling Is de uitdaging met betrekking tot ESCO-stimulering bij kmo s die het consortium voor ogen heeft duidelijk omschreven? Is ze haalbaar en relevant? Overstijgt ze de individuele bedrijfsbelangen? 2. Het consortium Is het consortium representatief m.b.t. de doelstellingen van het project? Is het consortium evenwichtig samengesteld en wordt het collectief karakter voldoende benadrukt? Zijn de vereiste competenties aanwezig in het consortium om het project te kunnen realiseren? 3. Doelgroep van het project Hoe zal de doelgroep worden afgebakend en benaderd? Is de doelgroep voldoende divers? Laat de keuze van de doelgroep voldoende mogelijkheid om de projectresultaten te veralgemenen? 4. Kwaliteit van de aanpak van het project Is de voorgestelde methodologie voor de uitwerking van het project degelijk en realistisch? Is het projectplan voldoende concreet en realistisch om in het geplande tijdskader de beoogde resultaten te kunnen halen? Worden in het projectplan de relevante mijlpalen, KPI s en opleveringen van tussentijdse resultaten gedefinieerd? Worden deze voorzien op het juiste tijdstip i.f.v. de projectdoorloop? 5. Interactie met het stakeholderplatform Wordt er regelmatig overleg met het stakeholderplatform van de projecten gepland? Wordt er voorzien welke feedback uit welke fase van het project zal worden gegeven aan het platform? 6. Mensen en middelen Heeft het consortium een sluitend financieel plan om het eigen aandeel van de kosten te betalen? Worden de ingezette middelen (loonkosten, onderaannemingskosten) duidelijk gemotiveerd en zijn ze adequaat, i.e. zijn ze correct ingeschat en bieden ze een 22

23 juiste prijs-kwaliteit-kwantiteit verhouding in relatie tot de doelstellingen van het project? Is de rol van elk lid van het consortium duidelijk omschreven? Is de voorgestelde overlegstructuur tussen de leden van het consortium adequaat, i.e. biedt ze de juiste middelen tot interactie en, indien nodig, escalatie en creëert ze minimale overhead? Zijn de nodige afspraken tussen de leden van het consortium gemaakt om het project gezamenlijk tot een goed einde te brengen? Is er een duidelijke taakomschrijving van het voorziene personeel? Is het personeel dat deze taken zal uitvoeren nominatief gekend? 23

24 8. Projectaanvraag De nodige documenten voor het indienen van een projectaanvraag zijn beschikbaar op de website van het Agentschap Ondernemen en worden hieronder opgesomd : Handleiding (dit document) Bijlage 1 - Aanvraagsjabloon (Word) Bijlage 2 - Begrotingssjabloon (Excel) Bijlage 3 - Samenwerkingsovereenkomst (Word) Bijlage 4 - Controlerichtlijnen (Word) Bijlage 5 - Ontvankelijkheidschecklist (Word) De indiening moet gebeuren volgens het aanvraagsjabloon. De aanvraag zal gericht worden aan: Agentschap Ondernemen Dienst Duurzaamheid &Transformatie T.a.v. de heer Joachim Castelain Seminariestraat Gent joachim.castelain@agentschapondernemen.be De aanvraag zal zowel digitaal als op papier (één exemplaar) ingediend worden. De papieren versie zal een afdruk zijn van de ingediende digitale bestanden. De aanvraag gebeurt uiterlijk tegen 16 mei 2014 om 12:00u. 24

25 9. Uitvoering en opvolging 9.1. Stuurgroep, klankbordgroep en stakeholderplatform Het is aanbevolen dat het consortium een stuurgroep aanstelt, waarin alle leden vertegenwoordigd zijn, en die op managementniveau de algemene voortgang van het project bewaakt. Een gemandateerd vertegenwoordiger van de projectindiener zit de stuurgroep voor. Verder zal het consortium afwegen of het zinvol is een klankbordgroep op te richten. Naast de leden van het consortium en het Agentschap Ondernemen, bevat een klankbordgroep ook vertegenwoordigers van de bredere industriële gemeenschap, van andere overheidsinstanties of van kennispartners. De leden van de klankbordgroep engageren zich om constructief mee na te denken over de relevante aspecten van het project en hierover input te geven aan het consortium. Het consortium zal hiertoe de klankbordgroep op geregelde tijdstippen informeren over de voortgang van het project en probleemstellingen aankaarten waarover het advies wenst in te winnen. Daarnaast zal ook actief worden meegewerkt aan het stakeholderplatform zoals hiervoor reeds uiteengezet Tussentijdse rapportering Het consortium zal, volgens de criteria van 7.3.6, een tussentijds rapport indienen. Het tussentijds rapport zal Agentschap Ondernemen voldoende informatie verschaffen om te oordelen of het project op het goede spoor zit om de vooropgestelde doelen, zowel m.b.t. de algemene doelstellingen van de projectoproep als m.b.t. de specifieke doelstellingen van het consortium, te realiseren. Het rapport is, indien nodig, tevens een middel voor het consortium om de projectdoelstellingen bij te stellen, gemotiveerd door de kennis die het voortschrijdend inzicht opgeleverd heeft. Agentschap Ondernemen kan het consortium uitnodigen om het tussentijds rapport mondeling toe te lichten. Elk tussentijds rapport bevat minstens onderstaande elementen: Stand van zaken van het projectplan: realisaties versus planning. Op basis van de opgedane inzichten en met duidelijke beschrijving en motivatie van de wijzigingen : o Update scope o Update projectplan o Update budget/steun/eigen financiering, waarbij uitzonderlijk een bijstelling van meer dan 15% per kostensoort kan gevraagd worden. Een becommentarieerd overzicht van de inzichten die het project opgeleverd heeft Einde van het project Bij afsluiting van het project zal het consortium een rapport indienen bij het Agentschap Ondernemen. Dit rapport zal, op uitnodiging van het Agentschap, mondeling toegelicht worden. Het rapport vat de resultaten van de uitgevoerde werkzaamheden samen, en documenteert de inzichten die door het uitvoeren van het project werden verkregen. 25