Inhoudsopgave. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 2/15 Hegeman+

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave 2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Inleiding 3 2. Algemeen Toepassingsgebied Organogram Hegeman Documentatiebeheer 4 3. Beleid en doelstellingen Blue Label verklaring Hegeman Doel- en taakstellingen Doelstellingen Taakstellingen Planning 8 4. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden TVB-matrix Directievertegenwoordiger 9 5. Communicatie Communicatiestructuur Communicatieaspecten Middelenbeheer en bewustzijn, training en bekwaamheid Middelenbeheer Bewustzijn, trainingen en bekwaamheid Registratiebeheer Meten en Monitoren CO 2 -inventarisatie Afwijkingen Corrigerende en preventieve maatregelen Audits Interne audits Externe audits Directiebeoordeling Blue Label Input Output 15 datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 2/15

3 Inleiding 3 1. Inleiding Voor u ligt het energiemanagementplan van Beheersmaatschappij Hegeman Nijverdal BV (Hegeman+). Hierin is de bedrijfsvoering van Hegeman+ beschreven ten aanzien van energie en energiemanagement. Als basis voor het opstellen van dit energiemanagementplan is NEN-EN Energiemanagementsystemen Eisen met richtlijn voor gebruik gebruikt. Het energiemanagementplan voldoet aan de eisen als gesteld in deze norm. Hegeman+ is een landelijk opererende bouwgroep, die projecten realiseert in de ruimste zin van het woord. Binnen Hegeman+ worden projecten ontwikkeld en gebouwd in de burgerlijke bouw, utiliteitsbouw en infrabouw zoals woningen, kantoren, NS stations, hotels, winkels, parkeergarages, kunstwerken in beton in diverse segmenten van de markt. Hegeman+ kan flexibel inspelen op de wensen van de klant. Architectuur, gebruiksgemak, duurzaamheid en techniek worden naar wens ingevuld. Door het brede scala aan gerealiseerde projecten en de veelzijdigheid van gebruikers van onze bouwobjecten weten wij haarscherp de programma s van eisen om te zetten in efficiënte plannen. Tijdens het (bouw)proces kan een klant desgewenst beschikken over vervangende huisvesting of kunnen maatregelen worden genomen voor het niet verstoren van bedrijfsprocessen en / of verkeersstromen. De individuele bedrijven binnen Hegeman+ kunnen indien gewenst, gebruik maken van de knowhow en capaciteiten van de zustermaatschappijen, waardoor de opdrachtgever op maat en optimaal bediend kan worden voor een breed scala aan bouwdiensten. Kleinschalig waar het kan, grootschalig waar dat moet. Alle werkmaatschappijen zijn zelfstandige rechtspersonen met eigen verantwoordelijkheden. De onderlinge verhouding tussen de werkmaatschappijen laat zich kenmerken door samenwerking op het gebied van techniek en uitvoering, personeels- en materieelinzet en project- en energiemanagement. Centraal wordt door Hegeman+ deze samenwerking bevordert door één beleid op het gebied van strategie, kwaliteit, Arbo en overige zaken die de synergie binnen de groep kunnen bevorderen. Voor aanvullende informatie betreffende Hegeman+ wordt verwezen naar Zorgsystemen Hegeman+ heeft de volgende zorgsystemen doorgevoerd binnen de organisatie: NEN-EN-ISO 9001; NEN-EN-ISO 14001; VCA**, inclusief Branchegerichte Toelichting Railinfra; CO 2 -prestatieladder. Het gehele managementsysteem van Hegeman+ omvat de visie van de directie, de producten en werkwijze van de organisatie. In de documentatie wordt de systematiek van het managementsysteem weergegeven. Door middel van dit gedocumenteerde systeem wordt getracht een leefbaar, beheersbaar en structureel beleid te voeren, met als doelstelling het realiseren van continue verbetering van de organisatie. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 3/15

4 Algemeen 4 2. Algemeen 2.1 Toepassingsgebied Dit energiemanagementplan is van toepassing op Hegeman+ en al haar gelieerde bedrijven en wordt onderschreven door het hoger management. Dit energiemanagementplan geeft richting aan het beleid en bijbehorende doelstellingen. Door middel van dit energiemanagementplan wil Hegeman+ continu de energie-efficiency structureel en planmatig verbeteren, gerelateerd aan de middelen die hiervoor beschikbaar worden gesteld. Het energiebeleid is onderdeel van het totale beleid. Voor het vaststellen van de bounderies is gekozen voor de methode operational control. 2.2 Organogram Hegeman+ 2.3 Documentatiebeheer Een beheerste omgang met de documentatie is belangrijk. Documentatiebeheer wordt geregeld volgens procedure 131. Dit energiemanagementplan voorziet de medewerkers op een efficiënte manier van de juiste, volledige en actuele informatie, zowel nu als in de toekomst. Documenten welke behoren tot het gedocumenteerde systeem worden, alvorens deze worden uitgegeven, door de KAM-coördinator gecontroleerd op volledigheid, normeisen en gebruikersvriendelijkheid, waarna ze door de directievertegenwoordiger worden geautoriseerd. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 4/15

5 Beleid en doelstellingen 5 3. Beleid en doelstellingen Leo Hegeman, algemeen directeur van Hegeman+ heeft een energiebeleidsverklaring opgesteld, in de vorm van een Blue Label verklaring Hegeman+. Deze Blue Label verklaring geeft de betrokkenheid en verantwoordelijkheid weer ten aanzien van energie, CO 2 -reductie en milieuaspecten. Zorgsystemen, certificeringtrajecten, milieuzorg, energie-efficiency, duurzaamheid en verantwoord ondernemen zijn in de achterliggende periode een niet meer weg te denken onderdeel gaan vormen van onze totale bedrijfsvoering. Deze Blue Label verklaring is van toepassing op de gehele Hegeman+ organisatie. Periodiek, minimaal één maal per jaar vindt herziening of herbevestiging plaats van deze Blue Label verklaring. Registratie hiervan vindt plaats in het verslag van de directiebeoordeling. De Blue Label verklaring is besproken in het directeurenoverleg. Verspreiding vindt plaats middels de binnen de organisatie gangbare communicatiestructuren. Externe communicatie vindt plaats via de website Blue Label verklaring Hegeman+ De strategie van Hegeman+ is gericht op het behalen van voldoende winst, waardoor werkgelegenheid en continuïteit van de organisatie zijn gewaarborgd en ontplooiingsmogelijkheden aan de medewerkers kunnen worden geboden. Hegeman+ is een moderne onderneming die maatschappelijk verantwoord, vakkundig en klantvriendelijk opereert. Door middel van het invoeren, in stand houden en het verbeteren van de verschillende zorgsystemen, wordt een vooruitstrevende en continu verbeterende organisatie bewerkstelligd. Zorgsystemen (zoals ISO 9001, ISO 14001, CO2-prestatieladder en VCA), certificeringtrajecten, milieuzorg, energie-efficiency, duurzaamheid en verantwoord ondernemen vormen een niet meer weg te denken onderdeel van onze totale bedrijfsvoering. Deze onderwerpen staan dan ook als vast punt binnen Hegeman+ op de agenda en hebben voor ons een hoge prioriteit. Om dit goed zichtbaar te maken hebben wij ons eigen Blue Label ingevoerd. Blue Label is voor Hegeman+ een intern waarmerk, gebaseerd op een aantal beloftes, te weten: Hegeman+ zal zich gevraagd en ongevraagd voor zoveel als mogelijk inspannen voor de doelen op het gebied van milieu, duurzaamheid, energie-efficiency en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hegeman+ zal binnen haar KAM-systeem procedures aanpassen of ontwikkelen zodat de eisen zoals hierboven gesteld in de bedrijfsprocessen opgenomen worden waardoor elementen meetbaar en verbeterbaar worden. Hegeman+ maakt het voor derden mogelijk bereikte resultaten op dit gebied in te zien. Alles naar mens Alles naar mens is onze kernboodschap. Menselijke verhoudingen zijn bij ons belangrijk. Een veilige en gezonde werkomgeving voor onze medewerkers zien wij als een groot goed. Wij sturen hier ook actief op aan. Hegeman+ draagt haar Blue Label gedacht actief uit, zowel intern als extern. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 5/15

6 Beleid en doelstellingen 6 Bewustwording, motivatie en betrokkenheid van medewerkers, het bewerkstelligen van goede werkomstandigheden, toepassen van HRM-principes en maatschappelijk verantwoord ondernemen, gekoppeld aan het reduceren van energieverbruik en CO2-uitstoot zijn speerpunten binnen Hegeman+. Het doorvoeren van verbetertrajecten heeft een continu en structureel karakter, waar de gehele organisatie bij betrokken is. Communicatie over alle aspecten van Blue Label vindt dan ook ruimschoots plaats. Kwaliteit De organisatie streeft ernaar diensten en bouwproducten te leveren met zodanige eigenschappen dat een optimale afstemming wordt verkregen tussen enerzijds de vereisten gesteld door de opdrachtgever ( de klant ) en anderzijds de technische, economische en sociale doelstellingen van de organisatie. Daarbij streven wij naar een prettige en open relatie met onze klanten, leveranciers en onderaannemers, door middel van goede interne en externe communicatie, teneinde zich te onderscheiden als een klantgerichte organisatie. De kwaliteitszorg is een belangrijk onderdeel van het algemene beleid. De kwaliteitszorg is gericht op het continu verbeteren van de organisatie ten einde de effectiviteit en de efficiency van de organisatie te verhogen. Het kwaliteitsbeleid van de organisatie is gericht op: Het stellen van hoge eisen aan klanttevredenheid; Het zekerstellen van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en welzijn; Het kwaliteitsgericht denken van de organisatie; De ontplooiing van medewerkers door middel van opleiding en begeleiding; Het streven naar continu verbetering ten aanzien van de interne en externe communicatie; Veiligheid-, Gezondheid en Welzijn Ondanks de sterk toenemende druk als gevolg van de concurrentieverhoudingen in de markt zullen we ervoor zorg dragen dat de dagelijkse werkzaamheden van alle werknemers, inclusief de tijdelijke, kunnen plaatsvinden in veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Daarbij zullen de onderstaande uitgangspunten zijn: Het voorkomen van persoonlijk letsel, materiële en milieuschade; Het aankopen van materialen en diensten waarbij naast prijs en kwaliteit, de VGM-aspecten gewogen zijn en tot hun recht komen; Het tijdig signaleren en bewust afwegen van risico s en het opheffen van situaties die een onaanvaardbaar risico inhouden voor veiligheid, gezondheid en milieu voor eigen personeel en derden; Het goed gebruik maken en ter beschikking stellen van (persoonlijke) beschermingsmiddelen en daarop regelmatig toezien; Het motiveren van alle medewerkers in de zorg voor arbeidsomstandigheden en milieu en het streven naar een continu verbetering op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn; Voor zover mogelijk de werknemers via de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging te betrekken bij de keuze van de te nemen maatregelen ter bevordering van goede arbeidsomstandigheden; Bij introductie en instructie van nieuwe en tijdelijke werknemers de arbeidsomstandigheden, welzijn en milieu belangrijke onderdelen te laten zijn; Het registreren en analyseren van (bijna) ongevallen en ziekte; Door evaluatie en het nemen van maatregelen de arbeidsomstandigheden continu te verbeteren; datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 6/15

7 Beleid en doelstellingen 7 Periodiek overleg tussen de arbodienst en de organisatie. De organisatie streeft het beleid na om aangepast werk aan te bieden naar aanleiding van een ongeval; Milieu- en energiebeleid Milieu- en energiebeleid zijn belangrijke onderdelen van de Blue Label visie. Hegeman+ wil daar waar mogelijk nadelige milieueffecten beperken, enerzijds door continu te verbeteren van bedrijfsprocessen, waaronder het KAM-managementsysteem en op het gebied van energie-efficiency en het verminderen van de uitstoot van CO2, anderzijds door het in kaart brengen van fysieke afvalstoffen en potentiële reductiemogelijkheden. Hegeman+ wil haar milieu- en energiebeleid effectueren door: Het inrichten van een energie- en milieumanagementsysteem; Het in kaart brengen en actualiseren van de energiestromen binnen ons bedrijf; Het plannen, uitvoeren, beoordelen en evalueren van energiereducerende maatregelen; Het naleven van de geldende milieu- en energie wet- en regelgeving en andere eisen die de organisatie onderschrijft die betrekking hebben op de milieuaspecten van de organisatie. Het voorkomen van milieuverontreiniging; Daar waar mogelijk gebruik maken van alternatieve brandstoffen en groene stroom. Ketenaansprakelijkheid Hegeman+ erkent dat zij, als opdrachtgevend bouwbedrijf, ook een verantwoordelijkheid heeft in de totale keten. Om deze reden worden ook concrete afspraken gemaakt met externe belanghebbenden, waaronder leveranciers, onderaannemers, belangengroeperingen en overheden om gezamenlijk te werken aan een betere leefomgeving. Doelstellingen Om het Blue Label beleid gestalte te geven worden er eens per jaar doel- en taakstellingen vastgesteld. Deze doelstellingen ondersteunen en geven richting aan het totale beleid. De doelstellingen worden door, of onder verantwoording van, de directie verspreid door alle lagen van de organisatie. Deze doel- en taakstellingen zijn dynamische documenten en worden periodiek bewaakt, middels een managementprogramma. Middelen Om de visie en de hieraan gerelateerde doel- en taakstellingen van Blue Label te realiseren zullen binnen de mogelijkheden die Hegeman+ heeft, voldoende tijd, personeel, middelen, materieel en financiën ter beschikking worden gesteld. Toepassingsgebied Deze beleidsverklaring is van toepassing op Hegeman+ en al haar gelieerde bedrijven. Het beleid wordt gedocumenteerd, geïmplementeerd en onderhouden. Tevens wordt het beleid kenbaar gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn. Deze beleidsverklaring zal minimaal jaarlijks worden beoordeeld op actualiteit, toepassingsgebied en functionaliteit. Deze beleidsverklaring wordt beschikbaar gesteld aan het publiek door middel van onze website Hegeman+ vertrouwt erop dat iedereen zich maximaal inzet om het interne waarmerk Blue Label en hieraan gelieerde aspecten te respecteren en na te leven. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 7/15

8 Beleid en doelstellingen 8 Deze beleidsverklaring is opgesteld en ondertekend door: Hegeman+ L.J. Hegeman Algemeen directeur Nijverdal, 01 maart Doel- en taakstellingen Doelstellingen Om het Blue Label beleid gestalte te geven worden er periodiek doelstellingen vastgesteld. Deze doelstellingen ondersteunen en geven richting aan het energiebeleid. De doelstellingen worden door, of onder verantwoording van, de directie verspreid door alle lagen van de organisatie. Deze doelstellingen zijn dynamische documenten en worden periodiek bewaakt middels de vergaderstructuur. Centrale sturing en bewaking vindt plaats via het Blue Label overleg. De specifieke doelstellingen in het kader van de CO 2 -Prestatieladder worden jaarlijks vastgesteld en opgenomen in het Energiemanagementprogramma Hegeman+ en als zodanig 2 keer per jaar gemonitord. Met betrekking tot de toepassing van de CO 2 -Prestatieladder voor projecten wordt binnen Hegeman+ een tweetal criteria gehanteerd, nl. het project moet een minimale looptijd in de uitvoering hebben van 12 maanden en een minimale opdrachtwaarde hebben van 1 miljoen Taakstellingen Energiedoelstellingen worden verder uitgewerkt in taakstellingen. Dit zijn kwantificeerbare, gedetailleerde energieprestaties welke voortvloeien uit de (hoofd)doelstelling. Deze taakstellingen zijn stapsgewijze taken / activiteiten welke uitgevoerd moeten worden om de hoofddoelstelling(en) te realiseren. 3.3 Planning Het binnen de organisatie ingevoerde energiemanagementsysteem wordt gekenmerkt door de aanwezige verbeterloop, volgens het PDCA-principe (plan, do, check, act). Op deze wijze wordt het verbeterend vermogen van de organisatie voortdurend aangesproken en zo effectief mogelijk benut. Mede daarom worden de doelstellingen planmatig uitgevoerd binnen de organisatie. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 8/15

9 4. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 9 4. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4.1 TVB-matrix TVB-matrix in relatie tot energiemanagement Energiebeleidsverklaring Doelstellingen en realisatie Budgetbepaling naam functie Algemeen directeur T T B B T B B B Directeur werkmaatschappij V V T B T B B Directieverantwoordelijke KAM V B B B T Projectleider Blue Label T V T T V B V Coördinator CO 2 -prestatieladder B T B T T T KAM-coördinator Hegeman+ V T V T KAM-coördinator werkmaatschappij V V B Alle medewerkers V T Administratie werkmaatschappij T Interne Communicatie Externe communicatie Energiemanagementplan Interne audit(s) Sector en Keteninitiatieven Vaststellen TVB s energiebeleid Aandragen reductiemogelijkheden Bijhouden energieregistraties Directievertegenwoordiger 4.2 Directievertegenwoordiger De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het gehele energiemanagementsysteem en heeft de directeur contractering aangesteld als directievertegenwoordiger. De directeur contractering is verantwoordelijk voor het vaststellen van het energiebeleid en -doelstellingen, het onderhoud en de implementatie van het energiemanagementsysteem alsmede voor de periodieke beoordeling van de geschiktheid van het systeem en het ter beschikking stellen van de middelen om het energiemanagementsysteem te onderhouden. De directeur contractering vertegenwoordigt de directie in de KAM-commissie Hegeman+ en is verantwoordelijk voor de voortgang van de activiteiten binnen de Blue Label commissie. De directeur contractering rapporteert aan de directie en overige leidinggevenden aangaande het bovenstaande tijdens het managementteamoverleg (MT) en directeurenoverleg. Als directievertegenwoordiger draagt de directeur contractering er zorg voor dat het energiemanagementsysteem en bijbehorende doelstellingen in de gehele organisatie wordt uitgedragen, begrepen, uitgevoerd en onderhouden. Voor de operationele uitvoering van de diverse activiteiten binnen het Blue Label concept is een projectleider Blue Label aangesteld die als primaire taak heeft om de diverse activiteiten binnen de 4 pijlers van Blue Label te coördineren en op elkaar af te stemmen. Tevens draagt hij zorg voor een juiste en eenduidige interne en externe communicatie op het gebied van Blue Label. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 9/15

10 Communicatie Communicatie Binnen de organisatie wordt het energiebeleid, -doelstellingen, eisen en resultaten via diverse kanalen door de organisatie gecommuniceerd onder verantwoordelijkheid van de directie. Periodiek vinden er vergaderingen en overlegvormen plaats. Van elke vergadering en / of overleg vindt verslaglegging plaats. Het initiëren, bijsturen en afhandelen van corrigerende en preventieve maatregelen en het continue verbeteren, wordt gevolgd middels de verslaglegging van hieronder genoemde vergaderingen / overlegvormen. Afspraken welke gemaakt worden in de diverse vergaderingen worden door het hoofd van een afdeling gecommuniceerd naar de eigen afdeling. Communicatie geschiedt middels procedure 123_Communicatie (per bedrijf). De frequentie van de bijeenkomsten / vergaderingen verschilt bedrijf, hierbij wordt verwezen naar de communicatieprocedure per bedrijf. 5.1 Communicatiestructuur Blue Label overleg Directeurenoverleg Management -team (MT) Personeelsblad (nieuwsbrief) Hegeman+ x x x x x Hegeman Beton- en Industriebouw x x x ABM-Belbouw x x x Sallandse Wegenbouw x x x Bouwbedrijf Nimberg x x Bouwbedrijf Voogt Hodes Bouwsystemen x x x Hegeman Oost x x x Hallink & Hammink x Bouwbedrijf Heldoorn x x Externe communicatie FREQUENTIE ± 1x / 6 weken 1x / kwartaal Afhankelijk per vestiging. Minimaal 1x / kwartaal 3x per jaar KAM Wisselend, minimaal 1x / kwartaal Internet X 1x / kwartaal De directie Hegeman+ is verantwoordelijk voor structurele interne en externe communicatie. Eventueel bijbehorende taken kunnen worden gedelegeerd aan vestigingsdirecteuren en / of andere betrokkenen. Externe communicatie geschiedt via de website en / of mailings. 5.2 Communicatieaspecten Verantwoordelijk Beleid en doelstellingen CO 2 reductie Gerealiseerde CO 2 reductie Ideeën reductie mogelijkheid CO 2 inventarisatie lijst Blue Label overleg Algemeen directeur x x x X MT Vestigingsdirecteur x x x X Personeelsblad Personeelszaken x x x OR / Personeelsvertegenwoordiging Directie x x x KAM KAM-coördinator x x x Extern communicatie Directie x x x datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 10/15

11 Middelenbeheer en bewustzijn, training en bekwaamheid Middelenbeheer en bewustzijn, training en bekwaamheid 6.1 Middelenbeheer Om de visie en de hieraan gerelateerde taak- en doelstellingen van Blue Label te realiseren zal binnen de mogelijkheden die Hegeman+ heeft, voldoende tijd, personeel, middelen, materieel en financiën ter beschikking worden gesteld. De bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn passend bij de belangrijke functies voor het energiemanagementsysteem. Zie hiervoor tevens de TVB-matrix in paragraaf 4.1. Ten aanzien van de CO 2 -prestatieladder heeft de directievertegenwoordiger de bevoegdheid om de benodigde middelen (tijd + geld) in voldoende mate ter beschikking te stellen. Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider Blue Label om problemen op dit vlak tijdig te melden in het Blue Label overleg. 6.2 Bewustzijn, trainingen en bekwaamheid Training en bekwaamheid van medewerkers wordt geregeld via procedure 141. Op dit moment wordt door Hegeman+ geen specifieke criteria gesteld aan het vereiste bekwaamheidsniveau op gebied van energiemanagement. Hegeman+ verwacht van haar medewerkers gezond verstand en maatschappelijk verantwoord gedrag ten aanzien van energie- en milieuaspecten. Bewustzijn wordt structureel gecommuniceerd via de gangbare communicatiestructuur. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 11/15

12 Registratiebeheer Registratiebeheer Registraties worden door verschillende functies en medewerkers verzameld. Betreffende registraties hebben tot doel dat de nodige documentatie beschikbaar is om de doel- en taakstellingen te kunnen halen, actieplannen uit te kunnen voeren en aan andere eisen van het managementsysteem te kunnen voldoen. Registratiebeheer gaat via procedure 132. De doelstelling van deze procedure 132 is om op een efficiënte en effectieve wijze kwaliteitsregistraties te definiëren, op te slaan, te beschermen, terug te vinden, te vernietigen en het vast stellen van de bewaringstermijn, teneinde het bewijs te leveren van een doeltreffende werking van het managementsysteem. Beheersing van registraties: Alle in de tabel vermelde registraties worden op een zodanige wijze opgeslagen en bewaard dat geen afbreuk wordt gedaan aan de kwaliteit, herkenbaarheid en leesbaarheid van de documentatie. De bewaartermijn staat weergegeven in jaren. Vernietiging vindt plaats middels de verwijdering van in te zamelen oud papier of middels de papiervernietiger c.q. archiefvernietiging door een gespecialiseerd bedrijf. Standaard middels oud papier, tenzij anders in de tabel staat vermeld. Documentatie Wie Waar 1. Documentatie / Registraties Vervallen beleidsdocumenten, procedures, werkinstructies, formulieren; Bewaartermijn KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 Beleid en doelstellingen; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 Directiebeoordeling KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 2. Externe Audits Rapportage, Non Conformity Notes en afhandeling; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 3. Interne Audits Rapportage, planning en afhandeling; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 4. Corrigerende en Preventieve maatregelen Registraties; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 5. Energiegegevens Facturen, meterstanden, rapportages energieverbruik etc. Administratie werkmaatschappij digitaal 5 Kwartaal inventarisaties CO2-uitstoot Projectleider Blue Label digitaal 5 6. Rapportage afwijkingen Rapportages Afwijking; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 7. Verslaglegging KAM-commissie; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 Directie; directie digitaal 5 Managementteam directie werkmaatschappij digitaal 5 Externe communicatie (website / nieuwsbrief) KAM-coördinator Hegeman+ Digitaal 5 8. Klachtenregistratie Klachtenformulieren; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 Klachtenanalyse; KAM-coördinator Hegeman+ digitaal 5 9. Scholing en onderricht Vernietiging Registraties van trainingen PZ dossier Blijvend Vernietiging datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 12/15

13 Meten en Monitoren Meten en Monitoren Meting en monitoring betreffen beheer van het energieverbruik door regelmatige vergelijking van het daadwerkelijke verbruik met het verwachte / ingeschatte verbruik. Meting en monitoring is afgestemd op de behoefte van de organisatie. Het significante energieverbruik wordt beoordeeld en geëvalueerd met een frequentie dat afname van de energie-efficiency wordt opgemerkt, onderzocht en gecorrigeerd. De vergelijking tussen het daadwerkelijke en verwachte verbruik kan onverwachte afwijkingen en eventueel verborgen verspillingen aan het licht brengen. De frequentie van het uitvoeren van metingen zal periodiek beoordeeld en indien noodzakelijke bijgesteld worden. 8.1 CO 2 -inventarisatie Hegeman+ heeft alle belangrijke energiestromen kwantitatief in kaart gebracht voor het referentiejaar Hierbij is gebruik gemaakt van ISO , waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen scope 1, 2 en 3. De betreffende inventarisatie is uitgevoerd voor alle Hegeman+ gelieerde bedrijven. Voor elk bedrijf is een bedrijfseigen inventarisatielijst en bijbehorende documenten ter bewijsvoering beschikbaar. Met ingang van 2010 zijn Hegeman+ en de gelieerde bedrijven gestart periodiek (in beginsel elk kwartaal) het energieverbruik en de daarmee samenhangende energiefactoren te meten en registreren. Voor deze inventarisatie is een standaard inventarisatiedocument gebruikt. Vanaf 2013 is Hegeman+ voor de registratie van het energieverbruik gebruik gaan maken van de online softwareapplicatie van CO2management.nl. Om een zo betrouwbaar mogelijke registratie van het energieverbruik te bewerkstelligen, is in deze applicatie een validatiefunctie ingebouwd. De door de registrator ingevulde verbruiksgegevens worden door de coördinator CO 2 -prestatieladder gevalideerd. 8.2 Afwijkingen Afwijkingenregistratie vindt plaats volgens procedure 192. Geconstateerde afwijkingen worden onderzocht en daar waar mogelijk worden passende maatregelen getroffen. We spreken over een afwijking indien er niet wordt voldaan aan beleid, doel- en / of taakstellingen of gedocumenteerde procedures met betrekking tot het energiemanagementsysteem. Iedereen heeft de taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid om afwijkingen te melden. Voor betreffende meldingen is een eigen adres in het leven geroepen, te weten CO2@Hegeman.com. 8.3 Corrigerende en preventieve maatregelen Op basis van de ingezette instrumenten van de stuurcyclus kunnen de noodzakelijke corrigerende en preventieve maatregelen worden doorgevoerd. De doelstelling van deze registraties is de efficiency van het energiemanagementsysteem te verhogen en een continu verbeterende organisatie te bewerkstelligen. Voor zorgsystemen worden corrigerende en preventieve maatregelen uit- en doorgevoerd conform procedure 194. Voortgang en controle op uitvoering van de corrigerende en preventieve maatregelen worden bewaakt door middel van verslaglegging van de KAM-commissie(s). De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering, bewaking en borging van het verbetervoorstel. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 13/15

14 Meten en Monitoren Audits Interne audits Richtlijn voor het houden van interne audits is de NEN-EN-ISO Richtlijnen voor het uitvoeren van kwaliteits- en / of milieumanagementsysteemaudits. Voor de verschillende zorgsystemen worden interne audits uitgevoerd conform procedure 191. Tenminste eenmaal per jaar wordt de werking en implementatie van het energiemanagementsysteem beoordeeld door, of onder verantwoording van de KAM-coördinator Hegeman+. In het bijzonder kunnen onderstaande aspecten worden beoordeeld: actualiteit en beschikbaarheid processen en systemen; kansen voor continu verbetering; controle kritische documenten / registraties; doeltreffende en doelmatige implementatie van programma s, processen en systemen; actualiteit van beleid en voortgang realisatie doelstellingen; De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor het opstellen van de auditplanning. De directie is verantwoordelijk voor de bewaking en uitvoering van deze auditplanning. De KAM-coördinator stelt de planning op en de bijbehorende auditor vast. Deze auditor is onafhankelijk van de afdeling / het bedrijf, aangezien een auditor niet bevoegd is de eigen werkzaamheden te auditeren. De resultaten worden geëvalueerd en er worden, indien nodig, corrigerende maatregelen genomen. De resultaten van deze audit worden schriftelijk vastgelegd en bewaard Externe audits Periodiek worden door een externe certificerende instantie het energiebeleid beoordeeld, specifiek gericht op CO 2 -reductie / CO 2 -Prestatieladder en ISO Directiebeoordeling Blue Label De doelstelling van de directiebeoordeling is het periodiek toetsen, herzien en het gestructureerd bijsturen van het ingevoerde energiemanagementsysteem om de algemene doelstelling het streven naar continue verbetering van de organisatie te bewerkstelligen. Deze directiebeoordeling vindt minimaal één maal per jaar plaats. De directie is hier primair verantwoordelijk voor. Accordering van de directiebeoordeling wordt aantoonbaar opgenomen in het verslag van de Blue Label commissie Input De minimale input voor de directiebeoordeling is: - eventuele vervolgmaatregelen van vorige directiebeoordelingen; - het energiebeleid en doelstellingen; - mate waarin doel- en taakstellingen zijn gerealiseerd; - auditresultaten, zowel intern als extern; - geconstateerde afwijkingen; - corrigerende en preventieve maatregelen, inclusief statusvermelding; - het verwachte energieverbruik voor de komende periode; - aanbevelingen ter verbetering. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 14/15

15 Meten en Monitoren Output Output van de directiebeoordeling levert informatie op welke gebruikt wordt bij de verbetering c.q. het in stand houden van het energiemanagementsysteem en welke kan leiden tot het oprichten van verbeterteams, welke tot taak hebben verbeterprojecten uit te gaan voeren, ter verbetering van het energiemanagementsysteem of een aspect binnen de organisatie. Het initiëren van verbeterprojecten en de interne communicatie hieromtrent en het ten uitvoer brengen van het beleid en doelstellingen is de verantwoordelijkheid van de directie. De directie draagt tevens zorg voor de daadwerkelijke sturing en uitvoering van hetgeen bepaald is tijdens de directiebeoordeling. datum: 12 november 2013 Versie: 06 Blad: 15/15