Verslag Inspiratiemiddag Toekomst Hergebruik Overheidsinformatie

Transcriptie

1 Verslag Inspiratiemiddag Toekomst Hergebruik Overheidsinformatie Op: donderdag 6 oktober 2016, georganiseerd door: Archief 2020 en Open State Foundation (OSF) Achtergrond In opdracht van Archief 2020 ondervroeg Open State Foundation circa 40 experts over hergebruik en open data. Dat gaf inzicht in de meerwaarde van open data, het huidige data-aanbod, de datakwaliteit en de wettelijke kaders. De resultaten van de verkenning staan in het rapport De toekomst van hergebruik van overheids- en collectiedata. Open data de hobby voorbij dat tijdens de Inspiratiemiddag op 6 oktober werd gepresenteerd Binnenkort volgt ook de presentatie van de Archief Verkenning Platforms Overheid voor Toegang Open Archiefdata. Waarom deze inspiratiemiddag? Wat zijn de belangrijkste adviezen van hergebruikers aan data-aanbieders? Wat kunnen we leren van een aantal best practices? En hoe kunnen data-aanbieders dat alles omzetten in concrete stappen voor de eigen organisatie? Daar draaide deze Inspiratiemiddag om. Onder de deelnemers waren medewerkers van archiefinstellingen en van centrale en decentrale overheden. Opzet van de inspiratiemiddag Opening door algemene rijksarchivaris Marens Engelhard en overhandiging van het eerste exemplaar van het rapport aan Engelhard, door Tine van Nierop (Archief 2020) > zie onderdeel A, Opening De verkenning in vogelvlucht. De zeven belangrijkste aanbevelingen aan open-datamakers en de belangrijkste thema s, door Open State Foundation (OSF) > zie onderdeel B, Aanbevelingen en thema s Best practices van 3 open data-makers (CBS, OSF en Gemeente Utrecht) > zie onderdeel C, Best practices Aan de slag! Interactieve sessie: hoe gaan deelnemers (verder) aan de slag met open data in de eigen organisatie? > zie onderdeel D, Interactieve sessie A. Opening door Marens Engelhard Geweldig om zo veel collega s bij elkaar te zien rondom het thema open data, zo opende algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard de middag. Openbaarheid is natuurlijk een kernfunctie voor archiefinstellingen. Er is veel dynamiek rondom dit onderwerp, ook door wetgeving als de Wet open overheid (Woo). Vooral actieve openbaarheid doet veel stof en emotie opwaaien, waarbij veel kritiek wordt verpakt als: het is technisch onhaalbaar en brengt hoge kosten met zich mee. Maar onder die kritiek gaat vaak angst schuil. De angst van ambtenaren om openheid van zaken te geven. De angst voor de teloorgang van de vrije gedachtevorming in bijvoorbeeld besluitvormingsprocessen. Die angst is reëel, ook gezien de huidige kracht van de media. Het standpunt van het Nationaal Archief is dan ook: neem die angst serieus. Aan openbaarheid in Nederland schort nog veel. We hebben veel pretenties, maar maken nog te weinig waar. Terwijl de vraagstukken rondom overheidsinformatie en -besluitvorming stevig aan het veranderen zijn. Een voorbeeld is de ontwikkeling dat iedereen toegang moet hebben tot dezelfde overheidsinformatie. De Wet open overheid is een vehikel om dat

2 te bereiken. En hoe gaan we bijvoorbeeld om met big data? De overheid is immers een grote verzamelaar van data die ook sturingsinformatie oplevert, bijvoorbeeld ten behoeve van bevolkingsgroepen of regio s. Kortom: er voltrekt zich een hele wereld van besluitvorming en sturing. Hoe die processen precies verlopen, daar is kennis over nodig. Archiefinstellingen hebben daarin een rol te vervullen van maatschappelijke betekenis. Onder meer door kennis en ervaringen op open data te verzamelen, en te vertalen naar de praktijk. Daarom neem ik graag het eerste exemplaar in ontvangst van het rapport De toekomst van hergebruik van overheids- en collectiedata. Open data de hobby voorbij. B. Aanbevelingen en thema s Kort samengevat zijn dit de acht belangrijkste aanbevelingen van hergebruikers: Zet je data in de etalage! Toon als data-aanbieder (ook als archiefinstelling) wat je in huis hebt. En heb je open data beschikbaar gesteld? Toon dat dan ook. Geef inzicht in wat je hebt aan overheidsinformatie en collectiedata. Laat zien welke data je beheert en welke je mogelijk digitaal en als open data beschikbaar kunt stellen. Laat ook zien wat niet openbaar kan en motiveer waarom. Onderhoud contact met (mogelijke) hergebruikers. Ga in gesprek met je hergebruikers, nodig ze uit en wees bereikbaar voor hun vragen. Leer van de informatiebehoefte en feedback van hergebruikers. Daarop anticiperen levert slimme oplossingen op en initiatieven die gekoppeld kunnen worden. De feedback van hergebruikers verbetert ook de eigen datakwaliteit. Werk open by design voor duurzame toegankelijkheid en het vergroten van een veilig data-aanbod. Leg bij creatie van digitale informatie meteen vast welke informatie al open kan en welke (nog) niet. Zo kun je als overheid beter zowel actieve als passieve openbaarheid inregelen. Beleg transparantie in je organisatie. Beleg verantwoordelijkheden rondom transparantie bij een persoon in de organisatie. Wie is aanspreekpunt en wie jaagt het aan? Gebruik standaarden. Standaarden maken data vergelijkbaar en uitwisselbaar en dat maakt hergebruik makkelijker. Haal kennis in huis. Kennis kun je organiseren. Haal als overheid expertise in huis over open data en maak gebruik van je eigen open data. Thema 1: Kwaliteit: wat is de meerwaarde van open data? Wat is de meerwaarde (kwaliteit) van open data? En: wie profiteert het meest? Vraag je hergebruikers van open data naar de meerwaarde ervan, dan ligt het antwoord voor de hand: open data is een product waar iedereen wat aan heeft, van onderzoekers en bedrijven tot aan burgers. Verassend is echter het antwoord op de vraag: wie profiteert het meest? Dat is de overheid zelf, aldus respondenten. Open data zorgt voor betere bedrijfsvoering, omdat informatie intern beter vindbaar is. Dat zorgt voor betere planvorming en besluitvorming, dus voor een beter functionerende overheid. Welke meerwaarde kan de archiefketen vervullen in open data? Archieven kunnen bij archiefvormers sturen op open data, vinden de respondenten. Een data-inventarisatie en een beschrijving van de informatieprocessen geven kennis over mogelijk gebruik of hergebruik en genereert vraag. Archivarissen moeten meer een rol aan de voorkant krijgen om ervoor te zorgen dat dit op orde is. Als je informatie actief openbaar kan maken op een gestructureerde wijze, dan kan het ook eenvoudiger worden overgebracht naar het archief en blijft de informatie goed toegankelijk. Werk je open by design, dan heb je vóór de creatie van de informatie al nagedacht over afspraken met een eventuele leverancier,

3 eigendomsrechten, privacy, openbaarmaking, standaardisering en archivering van de informatie. Zo draagt een betere datakwaliteit bij aan duurzame toegankelijkheid van informatie in het archief. Opvallend! Open collectiedata minder interessant? Er is behoefte aan data die aansluit op maatschappelijke ontwikkelingen. Aan actuele open data, dus. Is het open maken van collectiedata van archieven voor hergebruikers dus minder relevant en interessant? Dat is maar de vraag, aangezien de overbrengingstermijnen steeds korter worden. Het maakt de hergebruiker ook niks uit wie de beschikbaarsteller is; als de data maar beschikbaar zijn. Thema 2: Kwantiteit: is er genoeg open data, en: hoeveel open data moet er zijn? Hoe zit het met de kwantiteit van open data? Er is geen perfecte hoeveelheid aan open data, aldus de respondenten. Er is immers niet bekend hoeveel data er precies is. Het belangrijkste is dat er sprake is van een verifieerbare overheid : overheden moeten niet alleen veilige informatie als open data beschikbaar stellen (bijvoorbeeld over lantaarnpalen en files). Maar ook politiekgevoelige informatie en informatie over besluitvorming en hoe die plaatsvindt. Ook algoritmes (metingen en rekenmethodes bijvoorbeeld) die steeds vaker de basis vormen voor beleid, zouden inzichtelijk moeten zijn. Dat zou ook veel Wob-verzoeken schelen. En: hoe zit het met de vindbaarheid als steeds meer data open gaat? Zet open data (ook) op data.overheid.nl, aldus de respondenten. Dus niet alleen op je eigen platform, maar zorg voor een koppeling met dit landelijke platform. Data.overheid.nl dient als een soort telefoonboek: wat is er allemaal beschikbaar. Je eigen platform kan soms al automatisch doorgeven aan data.overheid.nl wat jij als aanbieder beschikbaar hebt. Daarnaast is het aan te bevelen om real time data als open data beschikbaar te stellen, met contextinformatie en in gebruikelijke standaarden. Thema 3: Aanbod: hoe kom je in contact met de hergebruiker? Hoe kom je te weten als overheid wat de vraag is naar open data? Zorg voor afstemming en contact met hergebruikers, aldus de respondenten. Een belangrijke eerste stap is: laat weten wat je aan informatie in huis hebt. Maak data actief openbaar en ook als open data. Prijs je aanbod aan en ga ermee de boer op iets wat ook geldt voor archiefinstellingen. Sluit daarbij aan bij de actualiteit, was een van de tips. Een mooi voorbeeld kwam van het Utrechts Archief dat n.a.v. de ontwikkeling van het stationsgebied kwam met een fototentoonstelling van het stationsgebied door de eeuwen heen. Maar ook: blijf in overleg met hergebruikers. Laat hen meehelpen met de prioritering van data die actief openbaar gemaakt kan worden en/of beschikbaar gesteld als open data. Hergebruikers kunnen zelfs betrokken worden bij het opstellen van de waardering en selectielijsten. Opvallend! Transparantie: randvoorwaarde of kerntaak? Veel Wob-verzoeken zijn serieuze verzoeken om informatie. Om openheid van zaken te geven. Dus eigenlijk een teken van interesse in het werk van de overheid en dat zou je moeten vieren, aldus een van de respondenten. Respondenten zien de Wet open overheid (Woo) als een kans voor actieve openbaarheid. Tegelijk is er het standpunt dat wetten niet zaligmakend zijn; actieve openbaarheid is ook een cultuurverandering. Transparantie moet van randvoorwaarde een kerntaak worden van overheden. Ook zou transparantie als verantwoordelijkheid in de organisatie moeten worden belegd. C. Best practices: CBS, Single Data List en Gemeente Utrecht

4 Best practice 1: Open data bij CBS, door Dennis Ramondt Wat? CBS (een cijferfabriek naar eigen zeggen) is nu de beschikbaarsteller van open datasets. Dat gebeurt via het eigen platform opendata.cbs.nl (met sinds kort een koppeling met data.overheid.nl). Het gaat om gratis statistische informatie (geen bronmateriaal) op een breed terrein, van pesten in de klas tot en met vogelstanden. Via opendata.cbs.nl stelt CBS ook open data van derden beschikbaar (financiële gegevens van lagere overheden, MKB en Nationale Politie). Waarom? 80% Van de statistische onderzoeken gebeurt in opdracht van de EU. CBS heeft beschikbaarstelling als kerntaak en heeft ook budget voor beschikbaarstelling als open data. CBS stelt daarom al enkele jaren open data actief (zonder verzoek) beschikbaar. Hoe? Van : de voorbereidingen van CBS voor de bouw van één groot systeem leverde niet één groot systeem op. Maar legden wel een goede basis voor open data: geautomatiseerde processen, metadataverbeteringen en een geslaagd experiment van datahergebruik (via een IPhone app). Vanaf 2011: die resultaten gaven intern de drive om aan de slag te gaan met open data. Men zette in een plan op een rij wat er kwam kijken bij open data. 2013: eerste bètaversie open data: in korte tijd ontwikkelde men een open-dataset die korte tijd beschikbaar kwam. Men nam ruim de tijd voor verbeteringen. Dat deden ze samen met hergebruikers, in een speciale bijeenkomst (Open Data Convent CBS). Resultaat 2016: CBS kent een vast organisatiebreed productieproces voor beschikbaarstelling van open data. Uitgangspunt is het eigen aanbod. CBS stelt niet alleen open data beschikbaar, maar de eigen diensten (zoals de app) draaien ook op de open data van CBS. Binnenkort draait zelf de hele Statline-website (de elektronische databank van CBS) op de eigen open data. CBS is daarmee de grootste hergebruiker van de eigen open data. Contact met hergebruikers loopt via de reguliere kanalen met bijeenkomsten en kennismiddagen. Tips van CBS Word hergebuiker van je eigen data. Denk in ketens. Want je weet niet waar je informatie terechtkomt. Het combineren van gegevens kan inderdaad privacy-risico s opleveren. Maar laat dat je niet weerhouden om data open te maken. Open standaarden zijn er om communicatie met iedereen mogelijk te maken. Gebruik ze! Opvallend: Van open wereld naar gesloten wereld Dennis Ramondt (CBS): Feedback van hergebruikers is een eyeopener. Wat je zelf als probleem ziet, is dat voor hen vaak niet. Commentaar op de techniek bijvoorbeeld was er nauwelijks, wel op de handleidingen voor het gebruik van open data. Verrassend was dat onze hergebruikers vooral overheden en zzp ers zijn, maar wat doen ze met je data? Hergebruikers geven dat vaak niet prijs, vanuit concurrentieoverwegingen. Met open data geef je je data vrij en stap je in een open wereld. Maar in contact met hergebruikers is er verrassend genoeg vaak sprake van een gesloten wereld.

5 Best practice 2: Single Data List, door Arjen El Fassed (OSF) Wat? Het Verenigd Koninkrijk kent de Single Data List. Op die lijst voor decentrale overheden staat welke informatie zij gestructureerd en gestandaardiseerd over een bepaalde periode - moeten aanleveren aan de rijksoverheid. Niet eens als open data, maar gewoon: deze informatie moet je op die en die manier aanleveren. Waarom en hoe? Een Single Data List zou prima bruikbaar zijn voor de Nederlandse overheid. El Fassed illustreert de noodzaak met een case waarin OSF aanschoof bij Stadsdeel Centrum Amsterdam. Dat stadsdeel had gegevens nodig voor de financiële begroting. Die gegevens uitvragen bij de andere stadsdelen bleek een enorme klus. Decentrale overheden leveren op verzoek wel gegevens aan (bijvoorbeeld aan OCW, na een schriftelijk verzoek om aanlevering van gegevens over het sociaal domein). Maar er is geen sprake van collectieve geautomatiseerde aanlevering in een standaard formaat, zoals bij een Single Data List. Terwijl dat tijd en kosten zou besparen. En bruikbaar zou zijn voor iedereen: de eigen organisatie, medeoverheden, archieven, toezichthouders en derden. Bovendien kunnen de aangeleverde data makkelijker collectief worden ontsloten als open data. Voor hergebruikers is nu ook nog niet te zien welke overheidsinformatie open is. Een datainventarisatie is een goede eerste stap. In die van de Gemeente Utrecht is bijvoorbeeld te zien welke datasets per organisatieonderdeel beschikbaar zijn, of deze datasets openbaar toegankelijk zijn en of deze datasets beschikbaar gesteld zijn als open data. Laat mensen in je etalage kijken! Opvallend! Overheden zelf profiteren van eigen data El Fassed: Met een Single Data List ga je van data uitvragen naar data delen. En daar is grote behoefte aan, niet in de laatste plaats bij overheden zelf. Dat was ook te zien bij de bouw door OSF van subsidietrekker.nl. Op deze site kon je opvragen welke organisaties subsidie kregen van het rijk of decentrale overheden. Overheden zelf bleken de grootste gebruikers van subsidietrekker.nl. Best practice 3: open data bij de Gemeente Utrecht Donovan, door Donovan Karamat Ali Wat? Gemeente Utrecht doet als organisatie aan datagedreven sturing en stelt data beschikbaar als open data op utrecht.dataplatform.nl. Waarom? Omdat Utrecht overheidsinformatie beschouwt als de meest waardevolle grondstof. Noodzakelijk voor betere besluit- en planvorming binnen de eigen organisatie en noodzakelijk voor transparantie en economische meerwaarde richting de samenleving. Hoe? Open data werd enkele jaren geleden actief gestimuleerd door de Utrechtse raad (D66) en gefaciliteerd door de gemeentesecretaris, waarna de aanstelling volgde van een coördinator open data, Karamat Ali. Hij liet collega s van alle afdelingen goede voorbeelden zien van open data waarna van steeds meer afdelingen data als open data verzameld konden worden en succesvol ingezet.

6 2016: Gemeente Utrecht heeft nu voor elke afdeling normen voor open data en datagedreven sturing. Ook waren er op verschillende domeinen pilots met open data, die neerkwamen op: met behulp van open data meerwaarde ontwikkelen met weinig middelen. Bijvoorbeeld: een pilot met weesfietsen zorgde ervoor dat er meer weesfietsen werden opgehaald door minder mensen. Karamat Ali is nu Nederlands eerste Informatiecommisaris. In de Wet open overheid wordt de informatiecommissaris ook genoemd. De informatiecommissaris moet dienen als een soort open-data-ombudsman. Utrecht heeft nu 180 open datasets op het eigen platform utrecht.dataplatform.nl. Met 6000 bezoekers, 1400 downloads en real time open data. Populair zijn de datasets over stadsgrenzen, bomen en verkeer. Strategische keuze van Utrecht is: wel faciliteren, maar niet zelf ontwikkelen. Dit betekent dat de gemeente wel open data beschikbaar stelt, maar er bijvoorbeeld niet zelf apps mee ontwikkelt. Laat de energie uit de stad zelf komen, aldus Karamat Ali. Tips van de Gemeente Utrecht Ben je een kleine gemeente? Sluit dan aan bij een grotere. Via een regionaal convenant faciliteert Utrecht 10 kleinere gemeenten bij open data. Doe het samen met je stad. Plug in op de open-datacommunity daar. Schuif aan bij bijeenkomsten en vraag deelnemers wat ze van de gemeente nodig hebben aan open data. Dat kan goede initiatieven opleveren en soms ook uitwisseling van informatie waar de gemeente ook baat bij heeft. Wees wijs met privacy. Dat betekent enerzijds: houd altijd rekening met privacy en schakel een specialist in, een privacy-coördinator bijvoorbeeld. Maar laat het privacy-aspect je niet te veel afschrikken om met open data aan de slag te gaan. Sommige dingen kunnen niet, maar er blijft veel over wat wel kan. Opvallend! Open data draait om cultuurverandering Karamat Ali: Ik jaag door de hele business heen om open data op te halen, wat ook mooie kruisbestuivingen oplevert. En hoe meer ik ophaal, hoe meer resultaat je kunt laten zien. Het is inmiddels zo ver dat collega s zelf open data willen aanleveren voor pilots! Terwijl sommige collega s jaren terug nog zeiden: waarom al die moeite voor dingen waar mensen niet op zitten te wachten? Dat is een echte cultuurverandering. D. Interactieve sessie De interactieve sessie leverde goede actiepunten op om aan de slag te gaan met open data. Hieronder noemen we er een paar: Zorg voor meerwaarde van open data vóór in de keten, want dat is de sleutel tot succes. Open data? Begin bij jezelf. Ken je doelgroep en zet stappen. Bepaal wat open data betekent voor jou als archiefinstelling (raadpleegbaar of downloadbaar? En hoe zit het met papier, foto en pdf?) Bevraag elkaar, bevraag het Nationaal Archief en wissel ideeën uit met elkaar, bijvoorbeeld via de Kennisplatforms op Pleio. Samenwerking zoeken op open data via de leverancier. Veel archiefinstellingen hebben dezelfde ICT-leverancier, dus zij kunnen zich samen sterk maken.

7 Laten we kennis in huis halen op open data. Een generiek stappenplan is niet te geven: de weg naar open data is voor elke organisatie een andere. Maar door kennis in huis te halen, kan elke organisatie starten met open data. De Single Data List. OSF gaat lobbyen voor de inzet van een Single Data List. Opvallend! Ik ga gelijk Donovan bellen Jasper Groot (Gemeente Amsterdam): Heel inspirerend deze best practices. Ik ga gelijk Donovan Karamat Ali van de Gemeente Utrecht bellen! Voor de Gemeente Amsterdam werk ik mee aan het openbaar maken van financiële informatie. Zulke informatie open maken kan op weerstand stuiten. Maar die verdwijnt snel als mensen de meerwaarde ervaren: je bent de vraag voor en je hoeft niet meer op verzoek te zoeken en te verstrekken. Bovendien zorgt het voor betere datakwaliteit, met als bijvangst: als je als stad openheid van zaken geeft over je financiën, kun je je vergelijken met andere steden. Dat leidt tot nieuwe inzichten.