Overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds tussen de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams 1 2 OKT, 2012

Transcriptie

1 Overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds tussen de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams 1 2 OKT, 2012 Audiovisueel Fonds vzw (van... tot 31 december 2014) TUSSEN De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door haar Regering in de persoon van mevrouw Ingrid Lieten, Vlaams minister van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding, hierna "de minister bevoegd voor Media" genoemd, van wie het kabinet gevestigd is te 1000 Brussel, Martelaarsplein 7 en in de persoon van de heer Pascal Smet, Vlaams minister van Onderwijs, Jeugd, Gelijke Kansen en Brussel, hierna "de minister bevoegd voor Onderwijs" genoemd, van wie het kabinet gevestigd is te 1210 Brussel, Koning Albert II-laan 15, enerzijds EN de v.z.w. Vlaams Audiovisueel Fonds, hierna "het VAF" genoemd, met zetel in het Huis van de Vlaamse Film, te 1000 Brussel, Bischoffsheimlaan 38, vertegenwoordigd door de heer Jeroen Depraetere, voorzitter van de Raad van Bestuur en de heren Pierre Drouot, directeur-intendant en Hans Everaert, zakelijk leider, de verantwoordelijken voor het dagelijks bestuur, anderzijds wordt overeengekomen wat volgt: Artikel 1. Doel en voorwerp Gaming is niet meer weg te denken uit onze maatschappij. De gamesector is een groeiende creatieve industrie en heeft het potentieel om in alle geledingen van de maatschappij een belangrijke rol te spelen, met name ook in het kader van educatie en vorming. De Vlaamse ministers bevoegd voor Media en Onderwijs bundelen de krachten om samen een initiatief te ontwikkelen om meerdere doelstellingen te realiseren: een meer duurzame instroom realiseren van nieuwe games geïnitieerd in Vlaanderen; bijdragen tot een performante, gediversifieerde en solide game industrie in Vlaanderen;

2 lokaal talent de nodige ontwikkelingskansen geven; en game based learning in het onderwijs bevorderen door het stimuleren van de productie van serious games. Het VAF, dat tot doel heeft om binnen de Vlaamse Gemeenschap op geïntegreerde, autonome wijze de onafhankelijke audiovisuele productie en auteurscreatie te stimuleren, krijgt vanwege de Vlaamse ministers bevoegd voor Media en Onderwijs de bijkomende opdracht om binnen zijn structuur een afzonderlijke werking op te starten voor de ondersteuning van Vlaamse, kwalitatieve audiovisuele producties in de vorm van video games (hierna `games' genoemd). Verder in deze overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds worden de krijtlijnen bepaald die gelden voor deze regeling, die de benaming `Gamefonds' meekrijgt. Het Gamefonds bestendigt en verhoogt op lange termijn de dynamiek van de game sector, draagt bij tot zijn professionalisering, helpt de band met het publiek vergroten, en geeft originele en nieuwe creaties kansen. Het VAF zal aanvragen voor de ondersteuning van games beoordelen, de geselecteerde games financieel ondersteunen en de geselecteerde aanvraagdossiers nauwgezet opvolgen en - waar nodig - begeleiden, doorheen geheel het proces van totstandkoming: vanaf de initiëring en ontwikkeling van een project tot en met de voltooiing van het game. Het VAF kan samenwerken met partners in binnen- en buitenland, om gemeenschappelijke acties te ondernemen ter bevordering van de creatie van games. Artikel 2. Welke projecten? Met `game' wordt bedoeld: een interactief spel dat kan worden gespeeld door één of meerdere spelers op een digitaal platform zoals b.v. PC, spelconsole, telefoon, smartphone, tablet,.... Zowel serious games als entertainment games komen in aanmerking voor ondersteuning. Met serious games wordt bedoeld: games die primair een educatief of maatschappelijk doel dienen. Hieronder vallen ook specifiek de games die bestemd zijn voor het leerplichtonderwijs. Met entertainment games wordt bedoeld: games die primair ontspanning tot doel hebben. Hiermee worden niet enkel uitgesproken commerciële games bedoeld maar ook games met een cultureel of artistiek karakter. Komen alleszins niet voor ondersteuning in aanmerking: advergames (voor commerciële producten), bedrijfsgames, remakes en games die worden gemaakt binnen een gameopleiding. Worden evenmin ondersteund: games met een pornografisch karakter of die aanzetten tot discriminatie, exploitatie of geweld, of indruisen tegen de mensenrechten. Artikel 3. Begunstigden

3 De steun wordt aangevraagd door de game ontwikkelaar. In het kader van deze overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds wordt hiermee bedoeld: een bedrijf dat games, zoals omschreven in artikel 2, ontwikkelt en produceert. De game ontwikkelaar moet in zijn aanvraagdossier kunnen aantonen dat hij over de technische competenties en financiële know how beschikt om het project tot een goed einde te brengen. Steun kan enkel aangevraagd worden door, en verleend aan, rechtspersonen, waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd in het Vlaams of Brussels Gewest. Artikel 4. Soorten steun 4.1. Algemeen De steun kan zowel de vorm van een financiële tegemoetkoming als van begeleiding en advies aannemen. De financiële steun neemt de vorm aan van selectieve steun. Met `selectieve steun' wordt bedoeld: steun die wordt toegekend na een selectieprocedure via een beoordelingscommissie of een jury. De steun kan verleend worden in volgende fasen van het project: preproductie en productie. De financiële tegemoetkomingen nemen m.a.w. de vorm aan van preproductiesteun en productiesteun. Aanvragers beslissen zelf welke soort steun ze aanvragen, maar het VAF kan beslissen om een aanvraag voor productiesteun terug te verwijzen naar preproductiesteun, indien een project niet rijp wordt geacht voor productie Preproductiesteun Hiermee wordt bedoeld: een financiële tegemoetkoming om alle aan een concreet gameproject verbonden werkzaamheden, voorafgaand aan de productie van de game, uit te voeren. Hieronder valt b.v. het bedenken en uitschrijven van de game (game design document), Het opstellen van het technical design document, het bepalen van de doelgroep, het zoeken naar partners, het uitwerken van een financieringsplan,... Het maken van een prototype kan deel uitmaken van dit proces Productiesteun Hiermee wordt bedoeld: een financiële tegemoetkoming die dient om de effectieve realisatie van de game zelf te bekostigen, in zijn definitieve versie met het oog op distributie. Indien de aanvrager geen preproductiesteun van het VAF heeft ontvangen, kan hij geïntegreerd in deze aanvraag voor productiesteun ook kosten voor de preproductie opnemen. Artikel 5. Criteria voor de ontvankelijkheid van aanvragen Aanvragen moeten beantwoorden aan de voorwaarden die worden vermeld in het aanvraagformulier. Aanvragen moeten worden ingediend in het Nederlands. 3

4 Voor de indiening van aanvragen van serious games, bestemd voor het leerplichtonderwijs, moet de indiener aantonen hoe hij de ontwikkelde game zal verspreiden binnen het onderwijs. Om ontvankelijk te zijn werkt de indiener samen met een verdeler (bv. een uitgeverij of gelijksoortige organisatie). De verdeler moet bovendien actief zijn in het leerplichtonderwijs en zijn bereik in het Vlaams onderwijs kunnen aantonen. Indien de indiener over een eigen distributiesysteem beschikt voor het leerplichtonderwijs, moet hij zijn bereik aantonen. De rol van beide partijen dient voldoende geëxpliciteerd te worden in functie van een billijke risicospreiding. Voor de indiening van aanvragen van andere serious games is de intentiebrief tot samenwerking van een verdeler een ontvankelijkheidsvereiste. Voor de indiening van aanvragen voor entertainment games is de mede-investering door andere partijen of door de game ontwikkelaar zelf een ontvankelijkheidsvereiste. Voor de indiening van zowel serious games als entertainment games is het een ontvankelijkheidsvereiste dat het game in de Nederlandse taal beschikbaar wordt gemaakt. Artikel 6. Criteria voor de beoordeling van de aanvragen Er wordt een set van criteria gehanteerd ter beoordeling van de steunaanvragen. Deze zijn niet cumulatief en worden hieronder opgesomd zonder daarbij een uitspraak te doen over de belangrijkheid van het ene criterium versus het andere Voor serious games Originaliteit Vernieuwing Inhoudelijke onderbouwing Pedagogische meerwaarde De koppeling aan de Vlaamse onderwijskundige context, met name de conformiteit aan de officiële eindtermen en/of ontwikkelingsdoelen en leerplannen. Maatschappelijke relevantie Potentieel bereik (in functie van de doelgroep, de marktpenetratie van de gebruikte technologie, enz.) Opbouw van eigen IP (intellectual property) Haalbaarheid Structurerend effect voor het bedrijf Internationaal potentieel De kwaliteit van de samenwerking met andere actoren 6.2. Voor entertainment games

5 Originaliteit Vernieuwing Inhoudelijke onderbouwing Commercieel potentieel Potentieel bereik (in functie van de doelgroep, de marktpenetratie van de gebruikte technologie, enz.) Opbouw van eigen IP (intellectual property) Haalbaarheid Structurerend effect voor het bedrijf Internationaal potentieel Sterke partnerschappen met andere actoren De kwaliteit van de samenwerking met andere actoren Artikel 7. Indiening en beoordeling van de aanvragen Het VAF zal de termijnen voor indiening van aanvragen tijdig communiceren via zijn website. De beoordeling van aanvragen, ingediend op de gewone deadlines, zal gebeuren door beoordelingscommissies met externe deskundigen. Er zal worden onderzocht of het nuttig is om voor serious games en entertainment games afzonderlijke beoordelingscommissies in te richten. Bij het samenstellen van de beoordelingscommissie(s) zal erover gewaakt worden dat alle noodzakelijke expertises aanwezig zijn om de aanvragen volgens de voorziene beoordelingscriteria te onderzoeken. Er kunnen ook specifieke oproepen worden georganiseerd (b.v. call rond een specifiek thema). De beoordeling van aanvragen leidt tot een advies aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de beslissing neemt op basis van de criteria beschreven in artikel 6 van deze overeenkomst. Artikel 8. Maximumbedragen 8.1. Algemeen De toegekende steun is onderworpen aan de de-minimisverordening van de Europese Commissie (ref. Vo 1998/2006) en eventuele vervolgverordeningen op deze regelgeving. Het steunbedrag wordt bepaald in functie van de aard en de noden van de game, en in functie van de beschikbare budgetten. 5

6 Verder zijn de toegekende bedragen ondergeschikt aan het bepaalde in artikel 9 m.b.t. de steunintensiteit Preproductiesteun Het VAF kan aan een project maximum preproductiesteun toekennen (of ingeval binnen de preproductiefase ook de aanmaak van een prototype is voorzien) Productiesteun Het VAF kan aan een project maximum productiesteun toekennen (inclusief eventueel reeds ontvangen preproductiesteun). Artikel 9. Steunintensiteit 9.1. Algemeen De ondervermelde steunintensiteit is een maximum en is ondergeschikt aan het bepaalde in art. 8 m.b.t. maximumbedragen en de de-minimisverordening Serious games De door het VAF verleende steun voor serious games kan, gecumuleerd met andere overheidssteun, nooit meer dan 75 % van de totale financiering van de aanmaak van de game bedragen Entertainment games De door het VAF verleende Steun aan entertainment games kan, gecumuleerd met andere overheidssteun, nooit meer dan 50 % bedragen van de totale financiering van de aanmaak van de game. Artikel 10. Uitbetaling en terugvordering van de steun Preproductiesteun voor niet-gerealiseerde projecten is in principe niet terugvorderbaar, tenzij onder bepaalde voorwaarden, voorzien in het Reglement of contractueel bepaald tussen het VAF en de aanvrager bij de toekenning van de steun. Voor alle gerealiseerde projecten die in het reguliere circuit worden geëxploiteerd is de steun wel terugvorderbaar: de door het VAF verleende productiesteun, de eventueel door het VAF verleende preproductiesteun inbegrepen, wordt terugbetaald uit de nettoontvangsten die door de game worden gegenereerd. Uit deze netto-ontvangsten wordt aan het VAF een percentage terugbetaald dat overeenkomt met de verhouding van de totale door het VAF verleende steun in de totale financiering van de creatie, tot de volledige terugbetaling van de totale steun. Als netto-ontvangsten worden aangemerkt, elk overschot nadat de eigen inbreng is gerecupereerd. De netto-ontvangsten en de eigen inbreng worden gedefinieerd in het Reglement van het Gamefonds. Terugvordering is in alle gevallen waarin het VAF steun heeft verleend mogelijk naar aanleiding van het kennelijk niet of slecht uitvoeren van de verplichtingen van de aanvrager ten aanzien van het VAF. Het VAF zal het verzoek tot terugvordering gemotiveerd onderbouwen en schriftelijk bezorgen aan de aanvrager in kwestie. Een financiële bijdrage kan slechts worden verstrekt voor zover de financiële middelen van het Gamefonds daartoe in het VAF aanwezig zijn.

7 Een verleende financiële bijdrage vanwege het Gamefonds is niet overdraagbaar aan derden zonder schriftelijke toestemming van het VAF. Door het VAF teruggevorderde ontvangsten worden integraal aangewend ten behoeve van de ondersteuning van de creatie van games en kunnen niet aangewend worden als werkingsmiddelen (cfr en 19.2). Artikel 11. Termijnen Vooraleer wordt overgegaan tot het ondertekenen van een overeenkomst met de aanvrager, dient deze een technisch dossier voor te leggen waarin de noodzakelijke stukken m.b.t. de financiering en de voorbereiding van het project worden voorgelegd. De aanvrager heeft een termijn van 12 maanden, te rekenen vanaf de dag waarop de goedkeuring van zijn aanvraag officieel door het VAF werd meegedeeld, om zijn technisch dossier in te dienen. Als algemeen principe wordt gesteld dat de uitkering door het VAF in schijven verloopt, in evenredigheid met de voortgang van de werkzaamheden. Het Reglement zal de standaardregeling, in functie van de diverse stadia, omschrijven. De individuele overeenkomst met de aanvrager kan - mits gegronde redenen - een andere uitbetalingsschema voorzien. Na de ondertekening van de overeenkomst voor preproductiesteun heeft de aanvrager een termijn van 6 maanden om zijn afgerond preproductiedossier aan het VAF over het maken. Na de ondertekening van de overeenkomst voor productiesteun heeft de aanvrager een termijn van 18 maanden om de definitieve versie van de voltooide game aan het VAF over te maken. Deze termijnen kunnen, op gemotiveerd verzoek van de aanvrager en mits akkoord van het VAF, worden verlengd. Artikel 12. Regels en procedures Het VAF zal specifiek voor het Gamefonds een reglement, aanvraagformulieren en contracten (tussen het VAF en de aanvragers) opstellen, die overeenstemmen met het kader, gecreëerd door deze overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds. In de contracten tussen het VAF en aanvragers die steun genieten via het Gamefonds, zal worden voorzien dat de afspraken van Paritair Comité 218 dienen gerespecteerd te worden. Artikel 13. Performantiemaatstaven Om de doelstellingen, zoals bepaald in Artikel 1, te concretiseren, werkt het VAF met een aantal te behalen strategische doelstellingen, die aan de hand van de volgende, niet-exhaustieve performantiemaatstaven kunnen worden geëvalueerd:

8 STRATEGISCHE DOELSTELLING Kwaliteit van de ondersteunde creaties Vernieuwing en originaliteit Culturele diversiteit Bereik en waardering in binnenbuitenland Professionalisering van de sector MOGELIJKE PERFORMANTIEMAATSTAVEN Aandacht besteed aan de ad hoc creatieve en zakelijke begeleiding van projecten,... Aandacht voor vernieuwende en originele creaties binnen de verschillende categorieën,... Cultureel-divers gamma aan ondersteunde creaties naar vorm, inhoud en genre, Vlaams karakter van creaties,... en Verspreiding van de games in het nonprofit circuit, effectief gebruik van games in het onderwijs, commercieel succes van de games, positieve respons bij de gebruikers, Ad hoc begeleiding van aanvragers, dialoog met de beroeporganisaties, kennisopbouw binnen de bedrijven,... Hierbij dient rekening te worden gehouden met de kwaliteit en de aard van de ingediende projecten. Het VAF zal jaarlijks een activiteitenverslag uitbrengen met de resultaten van het voorbije werkingsjaar met duiding en evaluatie van deze informatie. Artikel 14. Beheer, dagelijkse leiding en werking De Raad van Bestuur van het VAF, aangesteld door de Algemene Vergadering, draagt de eindverantwoordelijkheid met betrekking tot het Gamefonds. De dagelijkse leiding van het Gamefonds wordt toevertrouwd aan het Dagelijks Bestuur, dat door de Raad van Bestuur wordt aangesteld. Alle beslissingen over steunaanvragen ingediend bij het Gamefonds worden genomen door de Raad van Bestuur. Het Dagelijks Bestuur laat zich bij het uitvoeren van zijn taken op artistiek en zakelijk vlak bijstaan door een team van vaste medewerkers, evenals door externe deskundigen die het zal aanstellen in functie van de noden die zich stellen. In het kader van het Gamefonds kunnen extra medewerkers worden aangeworven, binnen de voorziene werkingsmiddelen, zoals bepaald in artikel De Raad van Bestuur bepaalt - op voorstel van het Dagelijks Bestuur - het aantal personeelsleden, de kwalificaties waaraan zij moeten voldoen, de modaliteiten van hun aanstelling, tewerkstelling en ontslag. Artikel 15. Overleg, informatiedoorstroming en afstemming met de Vlaamse Gemeenschap Het VAF beheert, in het kader van deze overeenkomst, een database, waarin de voornaamste gegevens over de creaties die het Gamefonds ondersteunde, worden bijgehouden. Deze gegevens vormen de basis voor de jaarlijkse activiteitenverslagen van het VAF en voor eventuele ad hoc informatievragen vanwege de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs. 8

9 Het VAF zal op geregelde basis overleg plegen met de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs en de inhoudelijk bevoegde administraties, hierna genoemd "de administraties", aangaande de uitvoering van het beleid van het Gamefonds. Daartoe zal het VAF op eigen initiatief en op vraag alle relevante informatie verstrekken aan de betrokken ministers en hun administratie. Artikel 16. Dialoog met de sector Het VAF maakt, met betrekking tot het voorwerp van deze beheerovereenkomst, via bestendige communicatie met de sector en het publiek (o.a. via een website), zijn functie en de mogelijkheden om op zijn tussenkomst een beroep te doen, bekend. Het VAF zal in het kader van het Gamefonds minstens één keer per jaar een overleggroep bij elkaar brengen bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende actoren in dit domein, zoals de beroepsvereniging van game ontwikkelaars, het IBBT, de educatieve uitgevers, Media Desk Vlaanderen, de betrokken kabinetten, enz. Het VAF zal jaarlijks tijdens een publieke presentatie zijn jaarverslag m.b.t. het Gamefonds over het voorbije jaar voor de sector toelichten. Artikel 17. Communicatieve return De steun van het Gamefonds moet worden vermeld op de game zelf en op het promotiemateriaal m.b.t. de game. In het contract met de aanvrager zal concreet worden bepaald hoe deze vermelding dient te gebeuren. Artikel 18. Subsidie verleend aan het VAF door de Vlaamse Gemeenschap voor het Gamefonds De Vlaamse Regering verbindt zich ertoe, binnen de perken van de daartoe in de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap ingeschreven kredieten, jaarlijks een basissubsidie van ter beschikking te stellen van het VAF voor het Gamefonds. Deze subsidie is afkomstig van de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs, en bestaat uit volgende delen: Media: per jaar Onderwijs: per jaar De subsidie wordt uitbetaald op rekeningnummer IBAN: BE BIC: GKCCBEBB Dexia Treasury+ De subsidie omvat de middelen voor financiële tegemoetkomingen, de middelen voor door het VAF gefinancierde projecten en de werkingsmiddelen. Het VAF kan, binnen de bepalingen van deze overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds, vrij beschikken over de verdeling en de aanwending van de middelen. 9

10 Indien het VAF in het kader van het Gamefonds ook andere financiële middelen kan genereren, zullen deze niet in mindering komen van de hierboven vastgestelde, jaarlijks ter beschikking te stellen middelen door de Vlaamse Gemeenschap. Eventuele terugbetalingen aan het VAF zullen evenmin in mindering komen van het door de Vlaamse Gemeenschap jaarlijks ter beschikking te stellen middelen. Artikel 19. Besteding van de financiële middelen In geheel dit artikel wordt uitgegaan van referentiebedragen. Afwijkingen van minder dan 10% van de referentiebedragen worden als normaal beschouwd. Afwijkingen van meer dan 10% zijn mogelijk maar moeten vooraf worden toegestaan door de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs Algemene werkingskosten (referentiebedrag C per jaar) Het betreft hier voor deze eerste periode enkel de bijkomende kosten voor de aan het Gamefonds gerelateerde werking. Onder werkingskosten wordt verstaan: Bezoldigingen, sociale lasten en diverse personeelskosten, vergoeding deskundigen voor selectie; Aankoop van goederen en diensten (huur, kantoormateriaal, communicatie, informatica, reiskost, verzekeringen, e.a.); Afschrijving van duurzaam materiaal en inrichting. De subsidie van de werkingskosten bestaat uit de volgende delen: Media: per jaar; Onderwijs: per jaar. De begroting van deze aan het Gamefonds gerelateerde werkingskosten voor het volgende jaar wordt door het VAF jaarlijks vóór 15 oktober ter goedkeuring voorgelegd aan de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs. De ministers zullen uiterlijk tegen 15 november van datzelfde jaar schriftelijk hun beslissing over de begroting van de werkingskosten meedelen Te besteden middelen ten behoeve van de ondersteuning van de creatie van games Deze middelen worden gevormd door de jaarlijkse basissubsidie, voorzien in artikel 18, na aftrek van de werkingsmiddelen, voorzien in huidig artikel onder Indien de in art. 18, tste al. vermelde basissubsidie niet wordt bereikt, worden de hierna vermelde referentiebedragen evenredig verminderd. Volgende referentiebedragen zijn van toepassing: a) Serious games bestemd voor het leerplichtonderwijs: referentiebedrag b) Andere serious games en entertainment games: referentiebedrag Indien de middelen voor een bepaald type game niet volledig aangewend worden omdat er onvoldoende projectaanvragen zijn of omdat de ingediende aanvragen de vastgelegde kwaliteitsmaatstaven niet halen, kunnen de middelen voor het ene categorie games overgedragen worden naar de andere categorie. Niet-aangewende middelen voor de 10

11 serious games die bestemd zijn voor het leerplichtonderwijs, worden bij voorkeur gebruikt voor de ondersteuning van andere serious games Bepalingen i.v.m. overheveling van de middelen naar volgende boekjaren In geval van niet-verlenging van de overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds zal de in het raam van deze overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds opgebouwde reserve integraal terugvloeien naar de algemene middelen van de Vlaamse Gemeenschap Tabel met overzicht van de referentiebedragen Bedragen in tabel in duizend euro (indicatieve bedragen) Basis berekening = basissubsidie van Inkomsten Bedrag Bestedingen Bedrag Detail creatie Bedrag Middelen VI.Gemeenschap Werkingkosten Steun aan games Serious games voor leerplichtonderwijs I Andere serious games en entertainment games Artikel 20. Boekhouding en toezicht Boekhouding De boekhouding van het VAF dient te worden gevoerd conform de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen, zoals naderhand gewijzigd. Het VAF zal een analytische budgettering en boekhouding voeren, waarbij de kostenplaatsen en kostenafdelingen overeenkomen met de in artikel 19 bepaalde categorieën en bestedingsdomeinen. De inkomsten en uitgaven mbt het Gamefonds zullen afzonderlijk geboekt worden in de boekhouding van het VAF. Bij steun aan creatie wordt een goedgekeurde steunaanvraag volledig als kost geboekt op het moment van de contractering. Het VAF dient zich bij zijn goedkeuringsbeslissingen te baseren op de referentiebedragen van artikel Jaarlijks toezicht 11

12 Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking gesteld worden van het VAF, zal het VAF voor het Gamefonds een bondig en transparant activiteitenverslag opstellen met betrekking tot elk kalenderjaar. Het activiteitenverslag bevat: 1 een gedetailleerd overzicht van de gesteunde projecten in het kader van het Gamefonds; 2 de analytische resultatenrekening van het Gamefonds; 3 organogram van de personeelsleden die specifiek werkzaam zijn voor het Gamefonds, met vermelding van hun functie en lonen/barema's Het activiteitenverslag moet in drie exemplaren en ten laatste op 31 mei van het jaar volgend op het jaar waarover verslag wordt uitgebracht, per aangetekende brief naar het Departement `Cultuur, Jeugd, Sport en Media' verstuurd worden of tegen ontvangstmelding aan deze administratie bezorgd worden. Deze zal, samen met het Departement `Onderwijs en Vorming', het toezicht uitvoeren op de naleving van onderhavige overeenkomst en de aanwending van de door de Vlaamse Gemeenschap aan het VAF ter beschikking gestelde middelen. Een exemplaar wordt bezorgd aan de afgevaardigde van de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs, zoals bepaald in art. 20,3. Als dit niet gebeurt, dan kan de subsidiëring van het VAF in het kader van het Gamefonds geheel of gedeeltelijk worden gestaakt. De betrokken administraties, bevoegd voor media en onderwijs, mogen op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten m.b.t. het Gamefonds vragen. De administraties oefenen jaarlijks ter plaatse of op door het VAF overgemaakte stukken toezicht uit Permanent toezicht Namens de Vlaamse Gemeenschap kunnen de vergaderingen van de bestuursorganen van het VAF bijgewoond worden door één afgevaardigde van de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs, hierna de afgevaardigde' genoemd, waarop deze laatste telkens wordt uitgenodigd. De afgevaardigde houdt toezicht op het door het VAF gevoerde beleid in het kader van het Gamefonds, zowel inhoudelijk als financieel. Hij brengt hierover verslag uit aan de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs en aan de betrokken administraties en dit uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het beoordeelde jaar. Hij brengt gelijktijdig verslag uit over het gevoerde financiële beleid bij de minister bevoegd voor Financiën en Begroting. Hij formuleert zijn beoordeling op onafhankelijke wijze. Hij mag de inhoud van zijn verslag bespreken met de Raad van Bestuur van het VAF, zonder dat hij door de Raad van Bestuur van de vereniging verplicht kan worden om de inhoud van zijn verslag te wijzigen. Binnen het toepassingsgebied van deze overeenkomst kan de afgevaardigde binnen een termijn van vijf werkdagen en via een aangetekend schrijven bij de ministers bevoegd voor Media en Onderwijs beroep aantekenen tegen elke beslissing die hij in strijd acht met de wetten, de decreten, de statuten, de overeenkomst gesloten met de Vlaamse Gemeenschap en tegen elke beslissing, die indruist tegen de principes van behoorlijk bestuur. Het beroep is opschortend. 12

13 Binnen de bovenvermelde termijn brengt de afgevaardigde het VAF op de hoogte van het beroep door middel van een aangetekende brief gericht aan de voorzitter van het VAF. De ministers bevoegd voor Media en Onderwijs delen gezamenlijk hun beslissing tot goedkeuring of vernietiging van de betrokken beslissing mee aan de voorzitter van de Raad van Bestuur van het VAF. In voorkomend geval kan de Raad van Bestuur of de Algemene Vergadering tot een nieuwe beraadslaging overgaan. Als binnen een termijn van twintig werkdagen geen beslissing werd meegedeeld, is het beroep opgeheven. De bedoelde termijnen gaan in op de dag van de vergadering waarop de beslissing werd genomen, als de afgevaardigde erop aanwezig was. Was hij niet aanwezig, dan lopen de termijnen vanaf de dag waarop hij bericht heeft gekregen van de beslissing Onderzoek en evaluatie van de werking De betrokken administraties kunnen het initiatief nemen voor een onderzoek en evaluatie van de inhoudelijke en financiële werking van het-gamefonds. Het Gamefonds zal hieraan zijn medewerking verlenen. Artikel 21. Maatregelen en procedure bij niet naleven van deze overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds Bij vermoede, schriftelijk door de minister bevoegd voor Media of Onderwijs of door de betrokken administraties aan het VAF gemelde niet-naleving van de verplichtingen opgelegd in de overeenkomst en door de toepasselijke regelgeving, kan door elk van de betrokken partijen een overlegmoment worden aangevraagd. Bij dit overleg moeten alle betrokken partijen aanwezig zijn, met de bedoeling dit punt uit te klaren en, zo nodig, de werking van het VAF bij te sturen. Het VAF wordt door de betrokken minister, resp. de betrokken administratie, schriftelijk op de hoogte gebracht van de conclusie van dit overlegmoment. Indien het VAF, binnen de drie maanden volgend op de ontvangst hiervan niet voldoet aan de in deze conclusie gestelde voorwaarden m.b.t. de correcte naleving van de verplichtingen bepaald in onderhavige overeenkomst, zal de Vlaamse Regering, op voorstel van de betrokken minister, het gemotiveerde voornemen formuleren om het aandeel van de betrokken minister in de subsidie, bedoeld in artikel 18, éénzijdig te herzien. De administratie brengt het VAF binnen de vijf werkdagen per aangetekende brief op de hoogte van dit voornemen en de motivering ervan. Het VAF mag tegen dit voornemen schriftelijk bezwaar indienen. Dit moet gebeuren per aangetekende brief gericht aan de betrokken minister binnen de twintig werkdagen te rekenen vanaf de datum waarop de administratie de aangetekende brief, bedoeld in het derde lid, naar het VAF stuurde. Als het VAF tijdig bezwaar indient, dan beslist de Vlaamse Regering na onderzoek van dit bezwaar of zij het geformuleerde voornemen tot éénzijdige herziening van de subsidie bevestigt, aanpast of staakt. Als het VAF geen of laattijdig bezwaar indient, dan wordt het geformuleerde voornemen tot éénzijdige herziening van de subsidie van rechtswege bevestigd.

14 Een herziening van de subsidie gaat in vanaf het volgende begrotingsjaar. Onverminderd het bovenvermelde, worden geschillen waartoe deze overeenkomst aanleiding geeft, geregeld via een verzoeningsprocedure waarbij een commissie van deskundigen een voorstel tot oplossing formuleert. Deze commissie bestaat uit twee afgevaardigden van de Vlaamse Regering en twee afgevaardigden van het VAF. Indien op grond van dit voorstel geen vergelijk wordt gevonden, dan wordt het geschil voorgelegd aan de Vlaamse Regering nadat de Raad van Bestuur van het VAF zijn standpunt met betrekking tot dit geschil heeft meegedeeld. Artikel 22. Duur Deze overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds treedt in werking na goedkeuring door de Vlaamse Regering. Ze wordt van kracht op de datum van ondertekening en loopt tot 31 december Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het VAF actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting in overleg met de Vlaamse Regering t.g.v. een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds, en deze wijzigingen de opdrachten van het VAF dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds op vraag van één van de ondertekenende partijen opnieuw onderhandeld en aangepast worden. Het VAF legt uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds aan de ministers bevoegd voor Media en van Onderwijs een ontwerp van nieuwe overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds voor. Indien bij het verstrijken van de overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds geen nieuwe overeenkomst in werking is getreden, wordt de huidige overeenkomst met betrekking tot het beheer van het Gamefonds van rechtswege verlengd tot het ogenblik dat er een nieuwe in werking treedt, en dit voor een maximale termijn van zes maanden.

15 De Vlaamse minister van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding De voorzitter van het VAF Ingrid Lieten Jeroen Depraetere De Vlaams mist r v. Onderwijs, Jeugd, De directeur-intendant van het VAF Gelijke ansen en Bru sel Pierre Drouot De zakelijk leider van het VAF Hans Everaert 15