Accountantsdienst RIS171885_15-APR-2010

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Accountantsdienst RIS171885_15-APR-2010 ACCOUNTANTSRAPPORT EN GAD/ ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2009 VAN DE DIENST OPENBARE BIBLIOTHEEK VAN DE GEMEENTE DEN HAAG INHOUDSOPGAVE Accountantsrapport Dienst Openbare Bibliotheek 1. INLEIDING Opdracht Accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN Restyling filialen BEHEERSINSTRUMENTARIUM Planning en control Rechtmatigheid Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet financiële handelingen en beslissingen Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening Automatisering Integriteit JAARVERSLAGGEVING Kwaliteit van de verslaggeving Analyse van het resultaat Financiële positie Vervanging Bibliotheeksysteem Risico s... 6 Accountantsverklaring Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon: Fax:

2 Accountantsdienst 2 ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2009 VAN DE DIENST OPENBARE BIBLIOTHEEK VAN DE GEMEENTE DEN HAAG 1. INLEIDING 1.1. Opdracht Dit rapport wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag en heeft betrekking op de jaarrekening van de Dienst Openbare Bibliotheek (DOB). Deze jaarrekening heeft een zelfstandig karakter voor de verantwoording door de DOB over het financieel beheer gedurende het verslagjaar. Verder dient deze jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Het rapport bij de jaarrekening van de DOB kan zaken bevatten die binnen het belang van de concernrekening van ondergeschikte betekenis zijn Accountantsverklaring Wij hebben de jaarrekening 2009 van de Dienst Openbare Bibliotheek te Den Haag gecontroleerd en op 9 maart 2010 voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport Ons rapport behandelt de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, met inbegrip van het daarin opgenomen onderdeel van het programma 5 Cultuur en Media. Verder besteden wij aandacht aan beleidsrelevante onderwerpen (hoofdstuk 2), de beheersing van de bedrijfsprocessen bij de DOB en integriteit (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de kwaliteit van de jaarverslaggeving. 2. BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN 2.1. Restyling filialen Voor de financiering van de inrichting van nieuwe vestigingen maakt de DOB gebruik van de reserve spreidingsplan bibliotheekfilialen. In 2009 is 0,9 miljoen aan deze reserve onttrokken voor kosten van de nieuwe vestigingen Leidschenveen en Fahrenheitstraat (realisatie 2010). Van deze kosten heeft 0,3 miljoen betrekking op de eerste inrichting Leidschenveen. Ter dekking van toekomstige afschrijvingslasten is de reserve activafinanciering gevormd. Ook voor de herinrichting van de centrale Bibliotheek is financiering op een soortgelijke wijze met incidentele middelen via een (afschrijvings)reserve geregeld. De directie Financien heeft voor 2010 richtlijnen uitgevaardigd om het gebruik van afschrijvingsreserves te beperken door (ook incidentele) investeringen via het Meerjarig investeringsplan te regelen. Vanaf 2011 is voor restyling (uitgaven voor inrichting) een jaarlijks bedrag van 0,2 miljoen opgenomen in het MIP en is er nauwelijks nog sprake van financiering via reserves. Naar mededeling van de DOB is dit jaarlijkse bedrag voldoende.

3 Accountantsdienst 3 3. BEHEERSINSTRUMENTARIUM 3.1. Planning en control Algemeen beeld Voor het financieel beheer van de DOB zijn de voornaamste bedrijfsprocessen: de (registratie van de) uitlening aan publiek van de collectie en het bewaken van het collectiebezit, de beheersing van de geldstromen voor de bedrijfsvoering waaronder de salarissen, het inrichten en onderhouden van filialen en het inkoopproces. Onze algemene indruk is dat de DOB deze processen toereikend beheerst. De stand van zaken per belangrijk proces is als volgt: De bedrijfsprocessen rond het bewaken van de collectie en het registreren van uitleenactiviteiten worden in belangrijke mate ondersteund met het bibliotheeksysteem Concerto aangevuld met interne beheersingsmaatregelen. Deze zijn op orde; Voor wat betreft het personeelsbeheer zijn in 2009 met het IDC afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheidsverdeling voor het uitvoeren van interne beheersingsmaatregelen terzake; Het inkoopproces (waaronder aanbestedingsprocedures) is goed verankerd in de interne werkprocessen en vanuit interne beheersing toereikend georganiseerd; Over de financiële planning van restyling van de filialen wordt verwezen naar paragraaf 2.1 van dit rapport. In 2010 zal het inkoopproces aangepast worden, inclusief de benodigde aanpassingen in Oracle E-business Suite (EOS). Daarna zullen de beschrijvingen van de procedures eveneens aangepast worden Rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2009 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten en de controleverordening van de gemeente Den Haag. De gemeenteraad heeft bij raadsbesluit 164 van 11 december 2009 de invulling van het begrip rechtmatigheid vastgesteld. Hiermee ligt het normenkader vast dat wij als uitgangspunt bij de controle hebben gehanteerd. Bij onze controle is onder meer expliciet aandacht geschonken aan de volgende rechtmatigheidsaspecten: - begrotingsrechtmatigheid; - autorisatie- en bevoegdhedencriterium; - het voorwaardencriterium: de naleving van (inter)nationale en specifieke rijksregelgeving specifieke verordeningen en raadsbesluiten; - problematiek betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik; - maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen. Uit onze controle komen geen materiële bevindingen naar voren.

4 Accountantsdienst Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet financiële handelingen en beslissingen Wij hebben onze controle overeenkomstig de van toepassing zijnde wet- en regelgeving beperkt tot het beoordelen van het systeem dat de rechtmatigheid van niet-financiële beslissingen en handelingen moet waarborgen. Onvoldoende waarborgen kunnen leiden tot risico s waaruit (financiële) claims kunnen voortvloeien. In 2009 is de waarborging van de privacy van de uitleengegevens doorgelicht. Dit wordt rechtmatig uitgevoerd Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening Op bladzijde 4 van de jaarrekening is een korte paragraaf rechtmatigheid opgenomen. De DOB heeft gemeld dat zich in 2009 geen onrechtmatigheden hebben voorgedaan Automatisering Bij de verwerking van de gegevens maakt de dienst gebruik van diverse geautomatiseerde financiële systemen. Voor zover wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik hebben gemaakt van deze systemen, waaronder Oracle EBS (voor de financiële en personele administratie) en Concerto voor collectiebeheer en registratie abonnementen en uitleningen, is ons niet gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking niet toereikend zijn gewaarborgd. In het accountantsrapport 2008 hebben we melding gemaakt van magere aandacht voor informatiebeveiliging. Hoewel het beheer van de technische infrastructuur en applicaties is overgedragen aan het IDC heeft de DOB nog wel een verantwoordelijkheid op het gebied van informatiebeveiliging van het gebruik van deze systemen en de daarin opgenomen informatie (integriteit). In 2009 is hierin geen verbetering gerealiseerd vanwege andere prioriteiten Integriteit Het college heeft in 2009 het concernkader Integriteit vastgesteld. Hierin is het geactualiseerde beleid inzake ambtelijke integriteit opgenomen. Onderdeel hiervan is een risicoscan die diensten moeten uitvoeren op risicovolle processen en functies. Vanaf 2009 moeten de diensten zorgen voor een integrale update hiervan. De DOB gaat in de integriteitsparagraaf (bijlage 12 BBV paragrafen, onderdeel bedrijfsvoering integriteit) in op de processen en functies die in het kader van deze risicoanalyse intern zijn beoordeeld. Voorts heeft de dienst de afwegingen en genomen maatregelen op grond van deze risicoanalyse weergegeven. De Accountantsdienst heeft de uitvoering van de risicoanalyse en de verslaglegging van de genomen maatregelen onderzocht. Hieruit kwamen geen bijzonderheden naar voren. In bijlage 12 ( BBV paragrafen onderdeel bedrijfsvoering integriteit) geeft de dienst een juiste weergave van haar afwegingen en genomen maatregelen. 4. JAARVERSLAGGEVING 4.1. Kwaliteit van de verslaggeving De Dienst Openbare Bibliotheek heeft haar jaarrekening opgesteld conform de BBV en de gemeentelijke richtlijnen van de directie Financiën. Wel zijn er enkele kanttekeningen:

5 Accountantsdienst 5 De toelichting op de balans is weergeven bij onderdeel 3b van de jaarrekening De verschillen ten opzichte van voorgaand jaar zijn daar niet opgenomen: de overlopende activa en passiva zijn ten opzichte van voorgaand jaar afgenomen door de presentatie van subsidies BSD onder de gemeentelijke vorderingen en schulden. Verder zijn de mutaties op nieuwe subsidies onder de voorziening subsidies derden per saldo gepresenteerd. Het is beter om deze mutaties apart te presenteren. De toelichting op de uitkomst programma bij de samenvatting (bladzijde 3 en 4) en onderdeel 5b (bladzijde 14 en 15) geeft in hoofdlijnen aan hoe het resultaat tot stand is gekomen. De kwaliteit neemt sterk toe door bij het verschil uitkomst 2009 uitkomst 2008 meer aandacht te besteden aan oorzaken en gevolg Analyse van het resultaat De DOB heeft over het jaar 2009, ten opzichte van de begroting, een voordelig dienstsaldo verantwoord van 0,7 miljoen. Hierin begrepen is het (meerjarig) incidenteel voordeel van 0,3 miljoen op huisvesting door het al beschikbaar hebben van budget voor het filiaal Leyweg dat de DOB in 2011 in gebruik zal nemen. Verder is ook een incidenteel voordeel van 0,2 miljoen behaald op personele lasten door minder (ziekte)vervanging dan verwacht. Als enige structurele voordeel is een voordeel op de reguliere baten (contributies e.d.) van 0,1 miljoen behaald. Ten opzichte van vorig jaar zijn de kosten toegenomen met 3,2 miljoen, hoofdzakelijk als gevolg van de wijziging van de tariefstructuur van het IDC ( 2,1 miljoen) en prijsindexering. De begroting is hierop eveneens aangepast zodat het op de begrotingsuitvoering geen effect heeft. De baten zijn lager ten opzichte van voorgaand jaar als gevolg van de incidentele vrijval van een voorziening groot onderhoud in Financiële positie Met het voordelige dienstresultaat 2009 van 0,7 miljoen en de door de raad vastgestelde regels voor de verdeling van het resultaat wordt voorgesteld om 0,3 miljoen te gebruiken om de dienstcompensatiereserve aan te vullen tot het maximum van 1,0 miljoen. Verder komt in totaal 0,4 miljoen ten gunste van het concern. Daarnaast beschikt de DOB over een aantal bestemmingsreserves ter dekking van de kosten van en de investeringen in de nieuwe vestigingen en overige activiteiten. De financiële positie van de DOB is toereikend. 4.4 Vervanging Bibliotheeksysteem In 2009 heeft de DOB samen met de bibliotheek Rotterdam een programma van eisen opgesteld voor een nieuw bibliotheeksysteem. Het bleek niet mogelijk een nieuw bibliotheeksysteem te ontwikkelen op basis van dit programma van eisen. De DOB heeft daarom besloten om door te gaan met het huidige bibliotheeksysteem. In 2009 is het contract voor twee jaar verlengd. De leverancier heeft toegezegd om de functionaliteit van het huidige bibliotheeksysteem uit te breiden. In 2007 is de reserve Nieuw Bibliotheeksysteem ad 0,25 miljoen gevormd. Deze reserve zal nu niet gebruikt worden voor vervanging van het huidige bibliotheeksysteem. Het voorstel zal zijn cashless library (contant geldverkeer minimaliseren) en zelfservice inname aan de functionaliteit van Concerto toe te voegen. Met een bestedingsvoorstel zal het doel van de reserve aangepast worden. Hiervoor is bestuurlijke besluitvorming nodig.

6 Accountantsdienst Risico s In het voorwoord van de jaarrekening 2009 geeft de DOB aan dat er geen materiële risico s aanwezig zijn bij de dienst. Derhalve is dit hoofdstuk 4 niet opgenomen in de jaarrekening. Ook zijn bij de accountantscontrole geen risico s van betekenis geconstateerd bij de DOB. GAD Den Haag, drs. G.L. Vleugels RE RA, accountant R.A. Vierbergen RA, directeur

7 Accountantsdienst 7 GAD/ Aan het College van Burgemeester en wethouders van de Gemeente Den Haag ACCOUNTANTSVERKLARING Verklaring betreffende de jaarrekening 2009 van de dienst Openbare Bibliotheek Wij hebben de jaarrekening 2009 van de dienst Openbare Bibliotheek, bestaande uit de balans per 31 december 2009 en de programmarekening over 2009 met de toelichtingen, zoals opgenomen op bladzijde 1 tot en met 15, gecontroleerd. De gemeenteraad van Den Haag heeft voor het onderzoek naar de jaarrekening over 2009 bij het raadsbesluit 164 van 11 december 2009 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Hiermee ligt vast wat wordt bedoeld met de in de oordeelparagraaf opgenomen zinsnede de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Identificatie De jaarrekening van de dienst Openbare Bibliotheek sluit met een balanstotaal per 31 december 2009 van , totaal lasten van , totaal baten van en een saldo van -/ over Verantwoordelijkheid van de directie van de dienst Openbare Bibliotheek De directie van de dienst Openbare Bibliotheek is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Het is op grond van artikel 2 lid 1 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is

8 Accountantsdienst 8 afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de dienst. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die de directie van de dienst heeft gemaakt, en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. De goedkeuringstolerantie is in artikel 3 onderdeel a van de Controleverordening van de gemeente Den Haag van 27 november 2003 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Getrouwheidsonderzoek Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de dienst Openbare Bibliotheek een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2009 als van de activa en passiva per 31 december 2009 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Rechtmatigheidsonderzoek Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. GAD Den Haag, drs. G.L. Vleugels RE RA, accountant R.A. Vierbergen RA, directeur