Accountantsdienst RIS163395_22-APR-2009

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Accountantsdienst RIS163395_22-APR-2009 ACCOUNTANTSRAPPORT EN C ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2008 VAN DE DIENST BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG INHOUDSOPGAVE ACCOUNTANTSRAPPORT 1. INLEIDING Opdracht Accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN Leges Landelijke Taken BEHEERSINSTRUMENTARIUM Planning en control Algemeen beeld Financiële Administratie Salarisproces Rechtmatigheid Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening Automatisering Integriteit JAARVERSLAGGEVING Kwaliteit van de verslaggeving Analyse van het resultaat Financiële positie Risico s Balans Reserve rijbewijzen Reserve activafinanciering Programmarekening... 6 ACCOUNTANTSVERKLARING Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon: Fax:

2 Accountantsdienst 2 ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2008 VAN DE DIENST BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG 1. INLEIDING 1.1. Opdracht Dit rapport wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag en heeft betrekking op de jaarrekening van de Dienst Burgerzaken (DBZ). Deze jaarrekening heeft een zelfstandig karakter voor de verantwoording door de DBZ over het financieel beheer gedurende het verslagjaar. Verder dient deze jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Het rapport bij de jaarrekening van de DBZ kan zaken bevatten die binnen het belang van de concernrekening van ondergeschikte betekenis zijn Accountantsverklaring Wij hebben de jaarrekening 2008 van de DBZ te Den Haag gecontroleerd en op voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport Ons rapport behandelt de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, met inbegrip van het daarin opgenomen programma 3 Burgerzaken. Verder besteden wij aandacht aan beleidsrelevante onderwerpen (hoofdstuk 2), de beheersing van de bedrijfsprocessen bij de DBZ en de maatregelen met betrekking tot integriteit (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de kwaliteit van de jaarverslaggeving. 2. BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN 2.1. Leges In 2008 zijn de huwelijkstarieven verhoogd naar aanleiding van een gemeentebreed onderzoek in 2007 naar de kostendekkendheid van Heffingen en Legestarieven. We hebben de DBZ geadviseerd om ook de overige leges te onderzoeken, overeenkomstig de aanpak bij het gemeentebrede onderzoek. Hiermee wordt een beter inzicht verkregen in de integrale kostprijs berekening van de met de tarieven samenhangende werkzaamheden Landelijke Taken De DBZ voert de zogenaamde Landelijke Taken uit. Dit zijn activiteiten die de DBZ verricht voor Nederlanders in het buitenland. Over de afgelopen jaren zijn deze activiteiten in omvang toegenomen. Daarom is de begroting van Burgerzaken in 2008 incidenteel met verhoogd. Tevens is met raadsbesluit 15/2009 bepaald dat een eventuele afwijking over 2008 en 2009 voor rekening is van het

3 Accountantsdienst 3 concern. In de jaarrekening 2008 is geen afwijking op Landelijke Taken als concernresultaat verantwoord omdat de DBZ nog niet in staat is de totale kosten hiervoor in beeld te brengen. De DBZ signaleert in haar jaarrekening dat de werkelijke bezetting van de afdeling Landelijke Taken structureel groter dient te zijn dan tot nu toe begroot. Voor het inzicht in eventuele financiële knelpunten en oplossingen is het nodig dat de DBZ in de komende periode de totale kosten vanwege de Landelijke Taken bepaalt en vergelijkt met de verkregen compensatie vanuit het Rijk. 3. BEHEERSINSTRUMENTARIUM 3.1. Planning en control Algemeen beeld De DBZ heeft als belangrijkste bedrijfsprocessen: het verstrekken van reisdocumenten en rijbewijzen, het realiseren van de landelijke taken, het verwerken en verstrekken van gegevens met betrekking tot de Gemeentelijke Basis Administratie, naturalisatie en het organiseren van verkiezingen. Voor het financieel beheer van de DBZ zijn de voornaamste geldstromen: de kosten (inclusief de salarislasten) verbonden aan deze activiteiten, de opbrengsten door middel van tarieven en/of leges van de aangeboden diensten alsmede de inkomensoverdrachten van het Rijk. Wij hebben de administratieve organisatie en intern beheer (AO/IB) van deze processen beoordeeld. Onze algemene indruk is dat de DBZ deze processen toereikend beheerst. Er is nog wel extra aandacht nodig voor de volgende processen Financiële Administratie In 2008 is het financiële informatiesysteem Oracle E-business Suite (EOS) in gebruik genomen. De invoering hiervan heeft geleid tot verandering van werkprocessen, aanvullende administratieve werkzaamheden en diverse correcties. Mede hierdoor is in 2008 de planning & controlcyclus en het jaarrekeningtraject moeizamer verlopen. Voor de komende periode is het zaak om de eigen kennis en vaardigheden voor het gebruik van het systeem verder te verbreden. In 2008 heeft de DBZ de Protos beschrijvingen ter hand genomen. Protos is het gemeentebrede pakket voor het beschrijven van de AO/IB. Mede door de invoering van EOS en de gemeentebrede invoering van shared services voor salarissen, personeelsadministratie en automatisering is het noodzakelijk de procesbeschrijvingen te actualiseren. Bij de DBZ nemen activiteiten toe in omvang. Hierdoor ontstaat behoefte aan meer gedetailleerd inzicht in de kostendekkendheid van taken. Voor het benodigde inzicht is het raadzaam om de inrichting van de administratie te verfijnen Salarisproces In 2008 is het salarisproces gemeentebreed gedeeltelijk overgegaan naar het IDC. Daarbij zijn verantwoordelijkheden tussen de diensten en het IDC voor verschillende interne controles nog niet helder ingevuld. Dit heeft geleid tot onvoldoende interne controle op salarismutaties aangeboden bij het IDC. Overigens merken wij op dat met onze controle geen materiële onjuistheden zijn vastgesteld.

4 Accountantsdienst Rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2008 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten en de Controleverordening van de gemeente Den Haag. De gemeenteraad heeft bij raadsbesluiten 148 van 14 september 2004 en 203 van 15 december 2005 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Tezamen met nadien verschenen of gewijzigde relevante wet- en regelgeving ligt hiermee het normenkader vast dat wij als uitgangspunt bij de controle hebben gehanteerd. Bij onze controle is onder meer expliciet aandacht geschonken aan de volgende rechtmatigheidsaspecten: - begrotingsrechtmatigheid; - autorisatie- en bevoegdhedencriterium; - het voorwaardencriterium: de naleving van (inter)nationale en specifieke rijksregelgeving, specifieke verordeningen en raadsbesluiten; - problematiek betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik; - maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen. Uit onze controle komen geen bijzonderheden naar voren Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen Wij hebben onze controle overeenkomstig de van toepassing zijnde wet- en regelgeving beperkt tot het beoordelen van het systeem dat de rechtmatigheid van niet-financiële beslissingen en handelingen moet waarborgen. Onvoldoende waarborgen kunnen leiden tot risico s waaruit (financiële) claims kunnen voortvloeien. Bij de DBZ is in 2008 het proces met betrekking tot het gebruik door gemeentelijke diensten van de inzage-functie van de Kernregistratie Natuurlijke Personen (KRNP) doorgelicht. Uit deze interne doorlichting komt naar voren dat de rechtmatigheid in voldoende mate is gewaarborgd Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening De paragraaf rechtmatigheid (bijlage 10 van de jaarrekening), waarin de Dienst Burgerzaken verantwoording aflegt over het gevoerde beleid inzake rechtmatigheid, is toereikend ingevuld Automatisering Bij de verwerking van de gegevens maakt de DBZ gebruik van diverse geautomatiseerde financiële systemen. Voor zover wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik hebben gemaakt van deze systemen, is ons niet gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking niet toereikend zijn gewaarborgd Integriteit Met ingang van 2002 rapporteren de diensten in het jaarverslag over de genomen maatregelen met betrekking tot de integriteit. De Accountantsdienst onderzoekt de juiste weergave van de voortgang en de betrouwbaarheid van de dienstrapportage. De DBZ geeft een overzicht van de op dit gebied genomen maatregelen. Wij hebben vastgesteld dat in de jaarrekening een juiste weergave is opgenomen van de genomen maatregelen met betrekking tot de integriteit.

5 Accountantsdienst 5 4. JAARVERSLAGGEVING 4.1. Kwaliteit van de verslaggeving De DBZ heeft haar jaarrekening opgesteld conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de gemeentelijke richtlijnen van de directie Financiën. De jaarrekening van de DBZ geeft toereikende informatie over de balansposten met uitzondering van de reserves. Met name de inhoudelijke toelichting behoeft verbetering. Verder ontbreekt een paragraaf niet uit de balans blijkende verplichtingen waar in de regel de verplichting wordt opgenomen voor gereserveerd vakantiegeld. Overigens is de toelichting op het resultaat (inclusief de analyse van de verschillen) summier. Zie verder punt Analyse van het resultaat De DBZ heeft over het jaar 2008 ten opzichte van de begroting een voordelig resultaat van behaald. In de jaarrekening is hiervan aangemerkt als concernresultaat en de overige als dienstresultaat. De opbouw van dit resultaat is opgenomen op pagina 14 en 15 van de jaarrekening. Hierbij is ook een nadere toelichting gegeven op verschillen tussen de begroting en de uitkomst De analyse wint aan inzicht door meer aandacht te besteden aan oorzaken (inclusief het incidentele of structurele karakter ervan) en gevolgen. We hebben niet in alle gevallen de aanvaardbaarheid van de toelichting kunnen vaststellen Financiële positie Het dienstresultaat bedraagt voordelig. De stand van de compensatiereserve bedraagt en zal na verwerking van het positieve dienstresultaat per positief gaan bedragen. De compensatiereserve is bedoeld voor het opvangen van knelpunten in de bedrijfsvoering. Het is raadzaam om op basis van risico-analyse na te gaan welke minimale omvang de compensatiereserve dient te hebben. Daarvoor is het zaak om de begroting door te lichten. Uitgangspunt is hierbij dat alle taken in de analyse voor kosten en dekking worden betrokken. Daarbij kan de DBZ gebruik maken van de onderzoeksmethode van het eerder gestarte legesonderzoek. Voor een goed inzicht is het van belang om tevens de financiële gevolgen te analyseren van de uitruiming BCF, de structureel hogere kosten voor het gemeentelijk callcenter en voor eventuele andere actualiteiten, zoals de gesignaleerde ontwikkeling voor Landelijke Taken (2.2.) en reserve rijbewijzen (4.5.1.) Risico s De DBZ heeft een risicoparagraaf opgenomen op bladzijde 12 van de jaarrekening. DBZ geeft aan dat er in 2008 en verdere jaren ontwikkelingen buiten de invloedsfeer van de DBZ voordoen. Genoemd wordt onder andere het grillige verloop van de verkopen van rijbewijzen en reisdocumenten. Ook worden er mogelijke andere ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente genoemd. De financiële gevolgen zijn voor de DBZ niet in te schatten/ te beïnvloeden. Bij de accountantscontrole zijn geen materiële risico s geïnventariseerd bij de Dienst, anders dan reeds vermeld in de jaarrekening.

6 Accountantsdienst Balans Reserve rijbewijzen Ultimo 2007 was de stand van de reserve rijbewijzen Bij het concernbericht 2008 is deze reserve opgeheven. De reserve diende om fluctuaties in de opbrengsten van rijbewijzen per jaar op te vangen en te egaliseren. Vanaf 2008 komen fluctuaties in de opbrengsten voor rijbewijzen tot uitdrukking in de programmarekening waardoor de DBZ voortaan positieve of negatieve dekkingsresultaten jaarlijks met haar compensatiereserve zal moeten verrekenen. Van belang is dat de DBZ qua tempo nagaat in hoeverre de compensatiereserve toereikend is voor het opvangen van negatieve dekkingsresultaten in mindere jaren Reserve activafinanciering Vanuit de reserve activafinanciering vindt financiering van de kapitaallasten plaats (afschrijvingslasten). De reserve activafinanciering bestond voor 2008 uit het onderdeel Pinnen aan de balie. Met de begroting 2008 is het onderdeel Digitalisering akten ter grootte van aan de reserve activafinanciering toegevoegd. In 2009 zal gemeentebreed de systematiek van de financiering van de kapitaallasten worden herzien. Het is zaak om bestedingen met een meerjarig nut op te nemen in het meerjarig investeringsplan en de kapitaallasten via de exploitatiebegroting te laten lopen Programmarekening De DBZ heeft één programma, namelijk programma 3 Burgerzaken. De door de DBZ gepresenteerde analyse van de realisatie 2008 ten opzichte van de begroting is weergeven op pagina 15 van de jaarrekening. De aanvaardbaarheid van deze programma-analyse is op hoofdlijnen gebleken. De huidige boekhouding biedt nog niet voldoende detailinformatie over de kostendekkendheid van taken. Mede hierdoor bestaat geen goed inzicht in incidentele of structurele oorzaken van verschillen en is het onderscheid in concern- of dienstresultaat niet eenvoudig te maken. GAD Den Haag, drs. J.P.P. Vissers RA FB, accountant R.A. Vierbergen RA, directeur

7 Accountantsdienst 7 C Aan het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag ACCOUNTANTSVERKLARING Verklaring betreffende de jaarrekening 2008 van de dienst Burgerzaken Wij hebben de jaarrekening 2008 van de dienst Burgerzaken, bestaande uit de balans per 31 december 2008 en de programmarekening over 2008 met de toelichtingen, zoals opgenomen op bladzijde 1 tot en met bladzijde 16, gecontroleerd. De gemeenteraad van Den Haag heeft voor het onderzoek naar de jaarrekening over 2008 bij raadsbesluiten 148 van 14 september 2004 en 203 van 15 december 2005 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Tezamen met de relevante wet- en regelgeving nadien ligt hiermee vast wat wordt bedoeld met de in de oordeelparagraaf opgenomen zinsnede de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Identificatie De jaarrekening van de dienst Burgerzaken sluit met een balanstotaal per 31 december 2008 van , totaal lasten van , totaal baten van en een saldo van over Verantwoordelijkheid van de directie van de dienst Burgerzaken De directie van de dienst Burgerzaken is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Het is op grond van artikel 2 lid 1 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

8 Accountantsdienst 8 Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de dienst. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die de directie van de dienst heeft gemaakt, en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. De goedkeuringstolerantie is in artikel 3 onderdeel a van de Controleverordening van de gemeente Den Haag van 27 november 2003 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Getrouwheidsonderzoek Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de dienst Burgerzaken een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2008 als van de activa en passiva per 31 december 2008 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Rechtmatigheidsonderzoek Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. GAD Den Haag, drs. J.P.P. Vissers RA FB accountant R.A. Vierbergen RA directeur