Accountantsdienst. ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2008 VAN DE DIENST 17 maart 2009 OPENBARE BIBLIOTHEEK VAN DE GEMEENTE DEN HAAG

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Accountantsdienst ACCOUNTANTSRAPPORT EN C ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2008 VAN DE DIENST OPENBARE BIBLIOTHEEK VAN DE GEMEENTE DEN HAAG INHOUDSOPGAVE Accountantsrapport Dienst Openbare Bibliotheek 1. INLEIDING Opdracht Accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN Herstructurering Openbare Bibliotheken Onderhoud en restyling filialen BEHEERSINSTRUMENTARIUM Planning en control Rechtmatigheid Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening Automatisering Integriteit JAARVERSLAGGEVING Kwaliteit van de verslaggeving Analyse van het resultaat Financiële positie Risico s... 6 Accountantsverklaring Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon: Fax:

2 Accountantsdienst 2 ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2008 VAN DE DIENST OPENBARE BIBLIOTHEEK VAN DE GEMEENTE DEN HAAG 1. INLEIDING 1.1. Opdracht Dit rapport wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag en heeft betrekking op de jaarrekening van de Dienst Openbare Bibliotheek (DOB). Deze jaarrekening heeft een zelfstandig karakter voor de verantwoording door de DOB over het financieel beheer gedurende het verslagjaar. Verder dient deze jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Het rapport bij de jaarrekening van de DOB kan zaken bevatten die binnen het belang van de concernrekening van ondergeschikte betekenis zijn Accountantsverklaring Wij hebben de jaarrekening 2008 van de DOB te Den Haag gecontroleerd en op voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport Ons rapport behandelt de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, met inbegrip van het daarin opgenomen onderdeel van het programma 5 Cultuur en Media. Verder besteden wij aandacht aan beleidsrelevante onderwerpen (hoofdstuk 2), de beheersing van de bedrijfsprocessen bij de DOB en integriteit (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de kwaliteit van de jaarverslaggeving. 2. BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN 2.1. Herstructurering Openbare Bibliotheken Landelijke ontwikkelingen laten een beeld zien dat de bibliotheken worden geconfronteerd met teruglopend aantal betalende leden en uitleningen. Al enkele jaren is het herstructureringsproces Openbaar Bibliotheekwerk in volle gang om de filialen aantrekkelijker te maken. Dit proces moet leiden tot bibliotheken nieuwe stijl op het gebied van collectie en aantrekkelijkheid (styling) voor de bezoekers. De afgelopen jaren zijn in Den Haag vele nieuwe of vernieuwde bibliotheken gerealiseerd. Het nieuwe filiaal Leidschenveen wordt medio 2009 gerealiseerd. Daarnaast zijn de openingstijden van bibliotheken verruimd. Op het gebied van de collectievorming heeft de DOB het beschikbare budget geheel besteed. Het herstructureringsproces is hiermee redelijk op koers: Uit een klanttevredenheidsonderzoek blijkt de positieve waardering van de gebruikers voor de bibliotheken. Het aantal leden is niet gedaald.

3 Accountantsdienst Onderhoud en restyling filialen Voor de financiering van de inrichting van nieuwe vestigingen maakt de DOB gebruik van de reserve spreidingsplan bibliotheekfilialen. Deze reserve is gevoed met éénmalig geld dat in de afgelopen jaren (2004 t/m 2007) aan de begroting is toegevoegd. Voor de herinrichting van de centrale bibliotheek is middels de resultaatverdeling 2007 een bedrag van 0,2 miljoen beschikbaar gesteld. De vrijval van de voorziening onderhoudsplan ( 0,5 miljoen) aangevuld met reguliere middelen is aangewend voor de restyling van de bibliotheekfilialen Laakkwartier en Nieuw Waldeck. Overigens is hiervoor geen jaarschijf van het MIP geraamd en niet aangesproken omdat voldoende middelen uit de exploitatie beschikbaar waren om de restyling en inrichting te financieren. Voor de verbetering van het financiële beheer heeft het de voorkeur om de (meerjarige) bestedingen van restyling en groot onderhoud volledig op te nemen in het meerjarig investeringsplan en los te koppelen van (incidentele) voordelen uit de exploitatie en daarop volgende reserveringen. Deze bestedingen hebben een meerjarig nut en behoren daarom ook in de exploitatiebegroting te worden opgenomen via de kapitaallasten. De financiering met eigen middelen in plaats van het investeringskrediet heeft voor de DOB wel als voordeel dat geen sprake is van rentelasten voor die investeringen en de DOB daardoor goedkoper uit is. Het bedrag van de bestemmingsreserve spreidingsplan bibliotheken zal volgens opgave van de DOB grotendeels worden aangewend voor de nieuwe vestiging Leidschenveen. Dit zal wederom leiden tot een dotatie aan de reserve ter afdekking van afschrijvingslasten in plaats van structurele financiering via de begroting. De oplevering voor deze vestiging staat gepland voor medio Vanaf 2011 is voor groot onderhoud en restyling een jaarlijks bedrag van 0,2 miljoen opgenomen in het MIP. Het is zaak om de (investerings-)begroting voor onderhoud en restyling te actualiseren, waarbij rekening wordt gehouden met de te activeren bestanddelen. Tevens is het raadzaam om in de toelichting systematischer inzicht te geven in de financiële voortgang van investeringen en in de verschillende vormen van onderhoud in filialen alsmede de daarbij behorende financiering. 3. BEHEERSINSTRUMENTARIUM 3.1. Planning en control Algemeen beeld Voor het financieel beheer van de DOB zijn de voornaamste bedrijfsprocessen: de (registratie van de) uitlening aan publiek van de collectie en het bewaken van het collectiebezit, de beheersing van de geldstromen voor de bedrijfsvoering waaronder de salarissen, het inrichten en onderhouden van filialen en het inkoopproces. Onze algemene indruk is dat de DOB deze processen toereikend beheerst. De stand van zaken per belangrijk proces is als volgt: De bedrijfsprocessen rond het bewaken van de collectie en het registreren van uitleenactiviteiten worden in belangrijke mate ondersteund met het bibliotheeksysteem Concerto aangevuld met interne beheersingsmaatregelen. Deze zijn op orde; Voor wat betreft het personeelbeheer is de overgang naar het IDC van belang. De afspraken over wie voor welke interne beheersingsmaatregelen verantwoordelijk is, zijn nog onvoldoende uitgewerkt. Dit heeft overigens nauwelijks financiële gevolgen gekend;

4 Accountantsdienst 4 Het inkoopproces (waaronder aanbestedingsprocedures) is goed verankerd in de interne werkprocessen en vanuit interne beheersing toereikend georganiseerd; Over de financiële planning van het onderhoud en restyling van de filialen wordt verwezen naar hetgeen in paragraaf 2.2 in dit rapport wordt gemeld. Als gevolg van de per oktober 2007 doorgevoerde reorganisatie alsmede de invoering van Oracle E- business Suite (EOS), is een aantal procedurebeschrijvingen nog niet aangepast. De prioriteit lag in 2008 bij een succesvolle afronding van de invoering van Oracle EBS. De DOB heeft toegezegd de actualisering in 2009 af te ronden Rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2008 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten en de Controleverordening van de gemeente Den Haag. De gemeenteraad heeft bij raadsbesluiten 148 van 14 september 2004 en 203 van 15 december 2005 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Tezamen met de nadien verschenen of gewijzigde relevante wet- en regelgeving ligt hiermee het normenkader vast dat wij als uitgangspunt bij de controle hebben gehanteerd. Bij onze controle is onder meer expliciet aandacht geschonken aan de volgende rechtmatigheidsaspecten: - Begrotingsrechtmatigheid; - autorisatie- en bevoegdhedencriterium; - het voorwaardencriterium: de naleving van (inter)nationale en specifieke rijksregelgeving, specifieke verordeningen en raadsbesluiten; - problematiek betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik; - maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen. Uit onze controle komen geen materiële bevindingen naar voren Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen Wij hebben onze controle overeenkomstig de van toepassing zijnde wet- en regelgeving beperkt tot het beoordelen van het systeem dat de rechtmatigheid van niet-financiële beslissingen en handelingen moet waarborgen. Onvoldoende waarborgen kunnen leiden tot risico s waaruit (financiële) claims kunnen voortvloeien. In 2008 zijn er geen processen doorgelicht, omdat dit voor bij de DOB meest relevante processen reeds in voorgaande jaren heeft plaatsgevonden overeenkomstig de gemeentebrede toegepaste aanpak Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening Op bladzijde 4 van de jaarrekening is een korte paragraaf rechtmatigheid opgenomen. De DOB heeft gemeld dat zich in 2008 geen bijzonderheden hebben voorgedaan.

5 Accountantsdienst Automatisering Bij de verwerking van de gegevens maakt de dienst gebruik van diverse geautomatiseerde financiële systemen. Voor zover wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik hebben gemaakt van deze systemen, waaronder Oracle EBS (voor financiële en de personele administratie) en Concerto voor collectiebeheer en registratie abonnementen en uitleningen, is ons niet gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking niet toereikend zijn gewaarborgd. In 2008 is het financiële informatiesysteem Oracle EBS (EOS) in gebruik genomen. De DOB heeft een minder complexe inrichting gekozen als uitgangspunt, zodat een beperkt aantal functionaliteiten zijn geïmplementeerd. Meer functionaliteiten zullen pas worden ingevoerd als de DOB hiervoor voldoende kennis in huis heeft. Deze strategie heeft goed gewerkt: het totstandkomen van de jaarrekening 2008 is voorspoedig verlopen en heeft niet geleid tot vertraging. De vervanging van Concerto heeft vertraging opgelopen doordat de (zorgvuldig uitgevoerde) aanbestedingsprocedure niet heeft geleid tot een inschrijving die voldoet aan de gestelde eisen voor wat betreft de (nieuwe) functionaliteit. Als alternatief onderzoekt de DOB in hoeverre het mogelijk is om in samenwerking met partners een nieuw systeem te bouwen dat aansluit met de visie die de DOB heeft over de bibliotheekactiviteit. Welke kosten en risico s daarmee gemoeid zijn, en welk (investerings-)budget nodig is, is op dit moment nog niet in te schatten door het management van de DOB. Op het gebied van informatiebeveiliging heeft de overdracht van IT naar het IDC niet geleid tot aanpassing van het informatiebeveiligingsbeleid, de kwetsbaarheidsanalyse en de informatiebeveiligingsplannen. De vacature voor ondersteuning voor deze taken is nog niet ingevuld. De aandacht voor informatiebeveiliging is mager geweest mede vanwege de it-projecten Oracle en vervanging Concerto. We hebben de DOB geadviseerd dit in 2009 te verbeteren Integriteit Met ingang van 2002 rapporteren de diensten in het jaarverslag over de genomen maatregelen met betrekking tot de integriteit. De GAD onderzoekt de juiste weergave van de voortgang en de betrouwbaarheid van de dienstrapportage. De DOB geeft een overzicht over de afgelopen jaren van de op dit gebied genomen maatregelen. Wij hebben vastgesteld dat in de jaarrekening een juiste weergave is opgenomen van de genomen maatregelen met betrekking tot de integriteit zoals opgenomen op pagina 36 van de jaarrekening. 4. JAARVERSLAGGEVING 4.1. Kwaliteit van de verslaggeving De DOB heeft haar jaarrekening opgesteld conform de BBV en de gemeentelijke richtlijnen van de directie Financiën. Wel zijn er enkele kanttekeningen: De toelichting op de balans is weergeven bij onderdeel 3b van de jaarrekening De verschillen ten opzichte van voorgaand jaar zijn daar beperkt opgenomen, maar dit blijkt wel uit de specificatie van de balansposten. De vlottende passiva zijn ten opzichte van voorgaand jaar toegenomen vanwege de vertraagde facturering door het IDC en door vooruit ontvangen subsidie.

6 Accountantsdienst 6 Abusievelijk is bij niet uit de balans blijkende verplichting het bedrag aan gereserveerd vakantiegeld (circa 0,5 miljoen) niet genoemd. Overigens is de vorming van de WIA-reserve volgens de gemeentelijke spelregels pas toegestaan als zich hiervoor concrete situaties (zullen) voordoen. Bij de DOB doen zich in 2009 concrete gevallen voor zodat de toereikendheid van de reserve en de verrekening met de reserve en/of een voorziening in 2009 inzichtelijk zal worden gemaakt. De toelichting op de uitkomst programma bij de samenvatting (bladzijde 3) onderdeel 5b (bladzijde 15) geeft in hoofdlijnen aan hoe het (incidentele) resultaat tot stand is gekomen. De kwaliteit kan verbeteren door meer aandacht te besteden aan oorzaken en gevolg Analyse van het resultaat De DOB heeft over het jaar 2008, ten opzichte van de begroting, een voordelig dienstsaldo verantwoord van 1,4 miljoen. Hierin begrepen is een incidenteel voordeel van 0,5 miljoen als gevolg van de vrijval voorziening groot onderhoud en de vrijval reserves ( 0,3 miljoen). Op het gebied van huisvesting doen zich incidentele voordelen voor door het al beschikbaar hebben van budgetten voor filialen ( 0,6 miljoen) die de DOB nog niet in gebruik heeft Financiële positie Met het voordelige dienstresultaat 2008 van 1,1 miljoen en de nieuwe interne regels voor de verdeling van het resultaat wordt voorgesteld om 0,8 miljoen te gebruiken om de dienstcompensatiereserve aan te vullen tot het maximum van 1,0 miljoen. Verder komt in totaal 0,6 miljoen ten gunste van het concern. Daarnaast beschikt de DOB over een aantal bestemmingsreserves ter dekking van de kosten van en de investeringen in de nieuwe vestigingen en overige activiteiten. In hoeverre de vervanging van Concerto voldoende is gefinancierd blijkt pas nadat duidelijk is welke strategie de DOB hierin gaat volgen. De reserve voor de vervanging van Concerto ( ) moet hierin worden betrokken Risico s In het voorwoord van de jaarrekening 2008 geeft de DOB aan dat er geen materiële risico s aanwezig zijn bij de dienst. Derhalve is dit hoofdstuk 4 niet opgenomen in de jaarrekening. Ook zijn bij de accountantscontrole geen risico s van betekenis geconstateerd bij de DOB. GAD Den Haag, drs. G.L. Vleugels RE RA, accountant R.A. Vierbergen RA, directeur

7 Accountantsdienst 7 C Aan het College van Burgemeester en wethouders van de Gemeente Den Haag ACCOUNTANTSVERKLARING Verklaring betreffende de jaarrekening 2008 van de dienst Openbare Bibliotheek Wij hebben de jaarrekening 2008 van de dienst Openbare Bibliotheek, bestaande uit de balans per 31 december 2008 en de programmarekening over 2008 met de toelichtingen, zoals opgenomen op bladzijde 1 tot en met 16, gecontroleerd. De gemeenteraad van Den Haag heeft voor het onderzoek naar de jaarrekening over 2008 bij raadsbesluiten 148 van 14 september 2004 en 203 van 15 december 2005 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Tezamen met de relevante wet- en regelgeving nadien ligt hiermee vast wat wordt bedoeld met de in de oordeelparagraaf opgenomen zinsnede de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Identificatie De jaarrekening van de dienst Openbare Bibliotheek sluit met een balanstotaal per 31 december 2008 van , totaal lasten van , totaal baten van en een saldo van -/ over Verantwoordelijkheid van de directie van de dienst Openbare Bibliotheek De directie van de dienst Openbare Bibliotheek is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Het is op grond van artikel 2 lid 1 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

8 Accountantsdienst 8 Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de dienst. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die de directie van de dienst heeft gemaakt, en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. De goedkeuringstolerantie is in artikel 3 onderdeel a van de Controleverordening van de gemeente Den Haag van 27 november 2003 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Getrouwheidsonderzoek Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de dienst Openbare Bibliotheek een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2008 als van de activa en passiva per 31 december 2008 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Rechtmatigheidsonderzoek Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. GAD Den Haag, drs. G.L. Vleugels RE RA, accountant R.A. Vierbergen RA, directeur