Accountantsdienst RIS153704_09-APR-2008

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Accountantsdienst RIS153704_09-APR-2008 ACCOUNTANTSRAPPORT EN C ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2007 VAN DE DIENST BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon: Fax:

2 Accountantsdienst 2 INHOUDSOPGAVE ACCOUNTANTSRAPPORT 1. INLEIDING Opdracht Accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN Leges Modernisering Gemeentelijke basisadministratie (GBA) Controlemodule kernregistratie Burgerservicenummer Rijbewijzen Kwaliteitsverbetering dienstverlening BEHEERSINSTRUMENTARIUM Planning en control Algemeen beeld Ontwikkelingen in Rechtmatigheid Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet financiële handelingen en beslissingen Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening Automatisering Integriteit JAARVERSLAGGEVING Kwaliteit van de verslaggeving Analyse van het resultaat Financiële positie Risico s Balans Reserve rijbewijzen Reserve reorganisatie Schulden Programmarekening Actuele ontwikkelingen... 8 ACCOUNTANTSVERKLARING

3 Accountantsdienst 3 ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2007 VAN DE DIENST BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG 1. INLEIDING 1.1. Opdracht Dit rapport wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag en heeft betrekking op de jaarrekening van de Dienst Burgerzaken. Deze jaarrekening heeft een zelfstandig karakter voor de verantwoording door de Dienst Burgerzaken over het financieel beheer gedurende het verslagjaar. Verder dient deze jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Het rapport bij de jaarrekening van de Dienst Burgerzaken kan zaken bevatten die binnen het belang van de concernrekening van ondergeschikte betekenis zijn Accountantsverklaring Wij hebben de jaarrekening 2007 van de Dienst Burgerzaken te Den Haag gecontroleerd en op 26 maart 2008 voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport Ons rapport behandelt de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening met inbegrip van de daarin opgenomen onderdelen van het programma 3 Burgerzaken. Verder besteden wij aandacht aan beleidsrelevante onderwerpen (hoofdstuk 2), de beheersing van de bedrijfsprocessen bij de Dienst Burgerzaken (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de kwaliteit van de jaarverslaggeving. 2. BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN 2.1. Leges In 2007 is een gemeentebreed onderzoek uitgevoerd naar de Heffingen en Legestarieven. Ook de leges van de dienst Burgerzaken zijn daarbij onderzocht. Ten behoeve van het onderzoek zijn volgens een standaard aanpak specificaties van de kosten opgezet. Met deze opzet wordt een beter inzicht verkregen in de integrale kostprijsberekening van de met de tarieven samenhangende werkzaamheden. Conform deze werkwijze onderzoekt DBZ de kosten rond huwelijken. Gebleken is dat de kosten rond huwelijken hoger liggen dan de betreffende leges. De dienst Burgerzaken voorziet dat zonder aanpassing van de tarieven op de huwelijken een structureel extra tekort ontstaat van ca 0,2 miljoen per jaar. Momenteel is een raadsvoorstel in voorbereiding waarin in de aanpassing van de huwelijksleges op basis van kostendekkendheid wordt voorzien. Dit voorstel zal in april aan de raad worden voorgelegd.

4 Accountantsdienst Modernisering Gemeentelijke basisadministratie (GBA) Controlemodule kernregistratie De gemeente Den Haag heeft de persoonsgegevens van de natuurlijke personen naar andere gemeentelijke diensten, overheidsinstanties en instanties die belast zijn met het doen van bepaalde uitkeringen via een apart systeem ter beschikking gesteld. Deze afnemers kunnen deze gegevens raadplegen in de Kernregistratie Natuurlijke Personen. Iedere afwijking van de gegevens moet, als gevolg van de Wet op de Basisregistraties, worden teruggemeld aan de GBA voor nader onderzoek en zal na verificatie door DBZ zonodig worden verwerkt in het GBA. Met een viertal afnemers is inmiddels een terugmeldingsverplichting gerealiseerd. In de toekomst zullen door DBZ meer autorisaties voor toegang tot de kernregistratie worden afgegeven. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de GBA zal hierdoor worden vergroot, hetgeen zal moeten blijken uit de periodieke GBA-audit Burgerservicenummer Eind 2007 is het Burgerservicenummer (BSN) definitief ingevoerd. Door dit BSN is het eenvoudiger persoonsgebonden gegevens uit te wisselen tussen burger en overheid. Daarnaast draagt het BSN bij aan de bestrijding van identiteitsfraude. De invoering van het BSN heeft tot gevolg dat aan een groot deel van de werkzaamheden van het Vestigingsregister een einde is gekomen. De financiële afronding zal in 2008 plaatsvinden Rijbewijzen De verstrekkingen van rijbewijzen fluctueren sterk per jaar. Er was een cyclus van 10 jaar te onderkennen. Om deze fluctuaties financieel op te vangen werd gebruik gemaakt van een bestemmingsreserve waaraan jaarlijks een begroot bedrag werd onttrokken. Mede door steeds wijzigende wetgeving (invoering bromfietsrijbewijs, invoering kortere geldigheidsduur bus- en vrachtwagenrijbewijs en de invoering van het nieuwe rijbewijs) is het voor de dienst niet goed mogelijk gebleken een betrouwbare meerjaren-inschatting te maken van het aantal te verwachten verkopen. De hoogte van de reserve is derhalve moeilijk te bepalen. De dienst geeft aan in de toekomst niet meer met een reserve te werken, maar met ingang van 2008 de fluctuaties van de verkopen jaarlijks op basis van ervaringscijfers en opgave van de Rijksdienst voor het Wegverkeer te bezien en in de begroting te willen meenemen Kwaliteitsverbetering dienstverlening Medewerkers van de dienst zijn in de gelegenheid gesteld een opleiding te volgen om de dienstverlening aan de klant op basis van een bredere inhoudelijke vakkennis en meer allround te kunnen verrichten. Circa 70 medewerkers hebben gedurende de periode augustus 2005 tot augustus 2007 de opleiding Van A naar BZ gevolgd. Het opleidingstraject is succesvol verlopen. Mede dit project heeft er toe geleid dat Den Haag is uitgeroepen tot meest klantvriendelijke gemeente van Nederland. Door het opleidingstraject was het onvermijdelijk dat de openingstijden tijdelijk werden aangepast. Nu het traject is afgelopen zijn de openingstijden weer verruimd. Voor het opleidingstraject Van A naar BZ was ESF-subsidie aangevraagd. Definitieve afrekening heeft eind 2007 plaatsgevonden. Wij hebben hierbij een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Het subsidiabele bedrag bedraagt Dit wijkt nauwelijks af van het begrote bedrag van

5 Accountantsdienst 5 3. BEHEERSINSTRUMENTARIUM 3.1. Planning en control Algemeen beeld De Dienst Burgerzaken heeft als belangrijkste bedrijfsprocessen: het verstrekken van reisdocumenten en rijbewijzen, het realiseren van de landelijke taken, het verwerken en verstrekken van gegevens met betrekking tot de Gemeentelijke Basis Administratie, naturalisatie en het organiseren van verkiezingen. Voor het financieel beheer van de Dienst Burgerzaken zijn de voornaamste geldstromen: de kosten (inclusief de salarislasten) verbonden aan deze activiteiten, de opbrengsten door middel van tarieven en/of leges van de door de Dienst Burgerzaken aangeboden diensten alsmede de inkomensoverdrachten van het Rijk. Wij hebben de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van deze processen beoordeeld. Onze algemene indruk is dat de Dienst Burgerzaken deze processen toereikend beheerst. Wel is nog extra aandacht nodig voor de kostprijscalculaties leges en tarieven Ontwikkelingen in 2007 In 2006 is een aanvang gemaakt met het herschrijven van de AO/IC in Protos (gemeentebreed pakket voor AO/IC beschrijvingen). In 2007 heeft de dienst de Protos beschrijvingen nader ter hand genomen. Vastgestelde Protos beschrijvingen zijn voor algemeen intern gebruik geplaatst op de Intranetsite van de Dienst Burgerzaken Rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2007 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten en de controleverordening van de gemeente Den Haag. De gemeenteraad heeft bij raadsbesluiten 148 van 14 september 2004 en 203 van 15 december 2005 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Tezamen met de nadien verschenen of gewijzigde relevante wet- en regelgeving ligt hiermee het normenkader vast dat wij als uitgangspunt bij de controle hebben gehanteerd. Bij onze controle is onder meer expliciet aandacht geschonken aan de volgende rechtmatigheidsaspecten: - Begrotingsrechtmatigheid; - autorisatie- en bevoegdhedencriterium; - het voorwaardencriterium: de naleving van (inter)nationale en specifieke rijksregelgeving, specifieke verordeningen en raadsbesluiten; - problematiek betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik; - maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen. Uit onze controle komen geen bevindingen naar voren Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet financiële handelingen en beslissingen Wij hebben onze controle overeenkomstig de van toepassing zijnde wet- en regelgeving beperkt tot het beoordelen van het systeem dat de rechtmatigheid van niet-financiële beslissingen en handelingen moet waarborgen. Onvoldoende waarborgen kunnen leiden tot risico s waaruit (financiële) claims kunnen voortvloeien.

6 Accountantsdienst 6 Het in 2004 gemeentebreed ontwikkelde systeem wordt ook in 2007 toegepast. In 2007 zijn er bij de dienst Burgerzaken geen processen doorgelicht, omdat dit voor de bij de dienst Burgerzaken meest relevante processen reeds in voorgaande jaren heeft plaatsgevonden Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening In bijlage 10 van de jaarrekening is een paragraaf rechtmatigheid opgenomen, waarin de dienst verantwoording aflegt over het gevoerde beleid inzake rechtmatigheid. De dienst Burgerzaken heeft aangegeven dat zich in 2007 geen onrechtmatigheden hebben voorgedaan Automatisering Bij de verwerking van de gegevens maakt de dienst gebruik van diverse geautomatiseerde financiële systemen. Voor zover wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik hebben gemaakt van deze systemen is ons niet gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking niet toereikend zijn gewaarborgd Integriteit Met ingang van 2002 rapporteren de diensten in het jaarverslag over de genomen maatregelen met betrekking tot de integriteit. De Accountantsdienst onderzoekt de juiste weergave van de voortgang en de betrouwbaarheid van de dienstrapportage. De dienst Burgerzaken geeft aan dat met de implementatie van Protos alle processen binnen de dienst opnieuw zijn beschreven. Hierbij is het aspect integriteit telkens aan de orde gekomen. Wij hebben vastgesteld dat in de jaarrekening een juiste weergave is opgenomen van de genomen maatregelen met betrekking tot de integriteit. 4. JAARVERSLAGGEVING 4.1. Kwaliteit van de verslaggeving De Dienst Burgerzaken heeft haar jaarrekening opgesteld conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de gemeentelijke richtlijnen van de directie Financiën. De jaarrekening van de Dienst Burgerzaken geeft op een inzichtelijke wijze informatie over de balansposten en de totstandkoming van het resultaat (inclusief de analyse van de verschillen). Een uitsplitsing naar incidenteel dan wel structureel ontbreekt echter. De toelichtingen op de balans en op de programmarekening zijn toereikend. Ook de standaardformats van de directie Financiën zijn juist en volledig gehanteerd Analyse van het resultaat De Dienst Burgerzaken heeft over het jaar 2007 ten opzichte van de begroting een nadelig resultaat van behaald. In de jaarrekening is hiervan aangemerkt als concernresultaat en de overige als dienstresultaat. De opbouw van dit resultaat is opgenomen op pagina 17 van de jaarrekening. Hierbij is ook een nadere toelichting gegeven op verschillen tussen de begroting en de uitkomst 2007.

7 Accountantsdienst Financiële positie Het gerealiseerde dienstresultaat over boekjaar 2007 bedraagt na correctie nadelig. De stand van de compensatiereserve bedraagt De bovengrens van de compensatiereserve bedraagt De stand van de compensatiereserve zal na verwerking van het negatieve dienstresultaat per positief gaan bedragen. Op basis van de financiële gegevens uit de jaarrekening 2007 kan worden geconcludeerd dat de financiële positie toereikend is. Opgemerkt moet worden dat de positieve stand van de compensatiereserve in voorgaande jaren is opgebouwd door incidentele baten. De dienst heeft een aanvang gemaakt met het onderzoeken van de kostendekkendheid van de leges en tarieven. Resultaat hiervan zou kunnen zijn dat de leges en tarieven moeten worden aangepast. Daarnaast wordt de dienst geconfronteerd met structureel hogere kosten voor onder andere IDC en het gemeentelijk callcenter. De eventuele aanpassing van de hoogte van de leges en tarieven, de hogere kosten en de negatieve gevolgen van de uitruiming BCF kunnen aanleiding zijn om de begroting door te lichten en zonodig bij te stellen Risico s De Dienst Burgerzaken heeft een risicoparagraaf opgenomen op bladzijde 14 van de jaarrekening. Dienst Burgerzaken geeft aan dat er in 2008 en verdere jaren ontwikkelingen buiten de invloedsfeer van de dienst voordoen. Genoemd wordt onder andere het grillige verloop van de verkopen rijbewijzen. Ook worden er mogelijke andere ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente genoemd. De financiële gevolgen zijn voor de dienst niet in te schatten/ te beïnvloeden. Bij de accountantscontrole zijn geen materiële risico s geïnventariseerd bij DBZ, anders dan reeds vermeld in de jaarrekening Balans Reserve rijbewijzen Ultimo 2006 was de stand van de reserve rijbewijzen De reserve dient om fluctuaties in de omzet van rijbewijzen per jaar op te vangen. Via het concernbericht is in de begroting een geplande dotatie aan de reserve rijbewijzen van opgenomen. Uiteindelijk is deze dotatie niet gepleegd, door gewijzigd inzicht bij het opstellen van de jaarrekening. DBZ is voornemens om vanaf 2008 de fluctuaties in de omzet rijbewijzen in de begroting te verwerken Reserve reorganisatie De reorganisatiereserve van de dienst Burgerzaken heeft een looptijd tot uiterlijk eind Per die datum resteerde nog een saldo van Daarvoor zijn de nodige verplichtingen aangegaan voor De noodzaak van deze reserve is op deugdelijke wijze onderbouwd. De dienst stelt voor de looptijd van deze reserve te verlengen Schulden In de jaarrekening is abusievelijk onder de post overige schulden een bedrag ad opgenomen dat betrekking heeft op schulden aan publiekrechtelijke lichamen en onder die post verantwoord had moeten worden. Dit betreft voornamelijk schulden aan ministeries.

8 Accountantsdienst Programmarekening De Dienst Burgerzaken heeft één programma, namelijk programma 3 Burgerzaken. De door de Dienst Burgerzaken gepresenteerde analyse van de realisatie 2007 ten opzichte van de begroting 2007 is weergeven op pagina 15 van de jaarrekening Deze programma-analyse is toereikend. Het inzicht dat de programmarekening verstrekt behoeft verbetering door bij de resultaatanalyse een onderscheid te maken in de aard van de verschillen (incidenteel of structureel) Actuele ontwikkelingen DBZ heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de consequenties van het invoeren van EOS bij DBZ. Uit het onderzoek kwam een aantal aandachtspunten en knelpunten naar voren. Deze zijn in 2007 door DBZ voortvarend opgepakt. Per 1 januari 2008 is EOS in bedrijf genomen. Verder is DBZ druk bezig de werkwijzen binnen de organisatie aan te passen aan de nieuwe ontwikkelingen binnen de gemeente, zoals het personeelsinformatiesysteem Pegasus en invoering van de Shared Services. GAD Den Haag, drs. L. Verbiest RA, accountant R.A. Vierbergen RA, directeur