HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Inhoudsopgave Artikel 1 Algemene bepalingen...2 Artikel 2 Aanmelding, toelating en beëindiging lidmaatschap...2 Artikel 3 Categorieën van leden...3 Artikel 4 Contributie en rijbakbijdrage...3 Artikel 5 Bepalingen omtrent accommodatie...4 Artikel 6 Bepalingen omtrent de paarden...5 Artikel 7 Algemene verplichtingen voor leden...5 Artikel 8 Bestuur...6 Artikel 9 Commissie Activiteiten...7 Artikel 10 Commissie Welzijn en Verzorging...7 Artikel 11 Verkiezingen en benoemingen...7 Artikel 12 Officiële mededelingen...7 Artikel 13 Vrijwilligerswerkzaamheden...8 Artikel 14 Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement van 8

2 Artikel 1 Algemene bepalingen 1. De vereniging genaamd: Paertrijk, hierna te noemen de vereniging is bij notariële akte opgericht op 31 januari 2017 en is gevestigd te Uden. De verenigingsaccommodatie is gevestigd aan de Delstraat 3-5, 5406 VW, te Uden. De vereniging huurt hier alle gebouwen en faciliteiten met uitzondering van de weilanden volgens het contract opgetekend door de Gebroeders Van den Oever. Paarden mogen tot een maximum van 6 maanden per jaar worden ingeschaard op de weilanden van de Gebroeders. 2. Het betreft een vereniging zonder onderneming. 3. Voor toegang tot de algemene ledenvergadering zie statuten artikel Eenieder dient zich aan geldende wettelijke bepalingen te houden. De vereniging is hiervoor niet aansprakelijk. 5. De vereniging stelt zicht niet aansprakelijk voor ongevallen en voor diefstal, zoek raken en/ of beschadiging van eigendommen. 6. De vereniging mag -zonder toestemming van eigenaar- actie ondernemen en een dierenarts inschakelen, mits dit nodig is om de gezondheid & welzijn van een paard te waarborgen. Men draagt er wel zorg voor dat de eigenaar zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld. Eventuele kosten zijn voor rekening eigenaar. 7. Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten. De statuten blijven onverminderd van kracht. 8. Overtredingen van het huishoudelijk reglement worden bestraft conform artikel 6 van de statuten. Artikel 2 Aanmelding, toelating en beëindiging lidmaatschap 1. Een natuurlijk persoon, die lid wenst te worden van de vereniging, meldt zich voor het lidmaatschap van de vereniging aan door een schriftelijke aanmelding bij de secretaris door middel van een standaard aanmeldingsformulier. Een paard houdend lid dient de leeftijd van 18 jaar bereikt te hebben. Onder de 18 jaar kan men alleen ondersteunend lid worden en dan dient de aanmelding behalve door de betrokkene tevens te worden ondertekend door een ouder of voogd. Binnen een week na het indienen van een aanvraag ontvangt de aanvrager een ledenovereenkomst of een bericht van niet toelating van of namens het bestuur. 2. Het bestuur beslist over de toelating van alle categorieën leden. Voordat men volwaardig lid kan worden, wordt iemand eerst een jaar aspirant lid. Men is dan (nog) niet stemgerechtigd. Na een jaar van aspirant lidmaatschap kan het bestuur besluiten tot officiële toelating. Er kan een Verklaring omtrent Gedrag worden opgevraagd. 3. Nieuwe leden ontvangen naast een ledenovereenkomst tevens een exemplaar van de statuten en reglement van de vereniging. 4. De leden tekenen de overeenkomst die hoort bij ofwel paard houdend lidmaatschap, ofwel ondersteunend lidmaatschap en zijn gehouden zich conform de overeenkomst te gedragen. 5. Het bestuur is bevoegd een wachtlijst in te stellen. Het bestuur is bevoegd nader te bepalen welke criteria gelden voor het aanleggen van de wachtlijst en de volgorde van toelating van nieuwe leden. 6. Voor beëindiging lidmaatschap zie statuten artikel 7. 2 van 8

3 Artikel 3 Categorieën van leden 1. Leden zijn die natuurlijke personen, die door het bestuur dan wel de algemene vergadering als lid zijn toegelaten, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten en in dit huishoudelijk reglement is bepaald. 2. De vereniging kent; a. Paard houdende leden b. Ondersteunende leden zonder paard met paard gestald verenigingslocatie met paard niet gestald op verenigingslocatie 3. Omschrijving van de soort leden a. Paard houdende leden zijn natuurlijke personen van minimaal 18 jaar met eigen paard, die na het aspirant lidmaatschap- door het bestuur officieel zijn toegelaten als lid van de vereniging. Het lidmaatschap is voor één volwassene inclusief zijn/ haar kinderen tot 16 jaar. b. Ondersteunende leden zijn natuurlijke personen, die gebruik mogen maken van de locatie en die aan de activiteiten van de vereniging mogen deelnemen. ondersteunende leden, die rijden op een paard wat gestald staat op de verenigingslocatie, mogen onbeperkt gebruik maken van alle faciliteiten. Voor ondersteunende leden, die rijden op een paard wat niet gestald staat op de verenigingslocatie, gelden aanvullende eisen voor het gebruik van de faciliteiten. Zij hebben geen toegang tot de stallen, paddocks en weide. Zij mogen alleen gebruik maken van de rijbakken en dienen zich hiervoor -tenminste 48u van te voren- aan te melden bij de commissie Activiteiten en afmelden geschiedt uiterlijk 24u van te voren. Voor het gebruik van de rijbak dienen zij een bijdrage per keer te betalen. Zij mogen dan -mits de agenda dit toelaat- vrij rijden in de rijbakken en/ of les krijgen van verenigingsleden. Er geldt geen alleenrecht op het gebruik van de gereserveerde rijbak. Les nemen van derden op de verenigingslocatie is door hen niet toegestaan. Artikel 4 Contributie en rijbakbijdrage 1. De contributie (statuten artikel 14) en bijdrage voor rijbakgebruik wordt jaarlijks als onderdeel van de begroting tijdens een van de algemene ledenvergaderingen (statuten artikel 13+16) vastgesteld. 2. De contributie voor leden dient op de eerste van iedere maand voldaan te worden op de bankrekening van Paertrijk of via contante betaling aan de penningmeester. De contributie voor ondersteunende leden dient jaarlijks op 1 januari voldaan te worden op de bankrekening van Paertrijk of via contante betaling aan de penningmeester. Bij een aanmelding later in het jaar wordt het jaar in 2 tijdvakken verdeeld en wordt naar rato betaald. 3. De rijbakbijdrage dient voorafgaand aan gebruik betaald te worden. Dit kan via de bankrekening van Paertrijk of via contante betaling. Het is mogelijk om tot tenminste 24 uur voor het afgesproken tijdstip kosteloos af te melden. Bij een niet of niet binnen 24 uur afgezegde reservering, blijft deze bijdrage verschuldigd. 4. Bij niet tijdige betaling aan de vereniging zal conform statuten artikel 5 gehandeld worden. 3 van 8

4 5. De contributie dient in zijn geheel te worden voldaan. Aftrek van geld verdiend door vrijwilligerswerk voor de vereniging is niet toegestaan. Deze vrijwilligersvergoeding wordt door de vereniging overgemaakt binnen één week na afloop van de maand waarin gewerkt is. 6. De vrijwilligersbijdrage wordt jaarlijks bepaald door het bestuur en vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering (statuten artikel 16). Artikel 5 Bepalingen omtrent accommodatie 1. Eenieder die zich op/ in de accommodatie ophoudt, bevindt zich daar voor eigen risico. 2. Eenieder die zich op/ in de accommodatie ophoudt, dient zich te houden aan de geldende regels. Iedereen die zich niet aan de regels houdt kan van het terrein verwijderd worden. 3. Buiten openingstijden (7.30 tot en met 22.30u) is het verboden -zonder toestemming van het bestuur- op het terrein te verblijven. 4. Roken in de gebouwen en rondom hooi/ stro opslag is niet toegestaan. Buiten is roken toegestaan op een duidelijk aangeduide rook plek en mits men de restanten veilig op daarvoor bestemde plek deponeert. 5. Honden zijn alleen toegestaan mits zij zijn goedgekeurd door het bestuur. Honden zijn niet toegestaan in de paddocks, weides en rijbakken als daar paarden aanwezig zijn. Uitwerpselen van honden dienen direct door de eigenaar opgeruimd te worden. 6. Parkeren mag alleen op de daarvoor bestemde plaatsen. 7. Op het terrein wordt stapvoets gereden. 8. Onnodig gebruik van stro, hooi, krullen, stroom en water dient voorkomen te worden. Men dient hier zorgvuldig mee op te gaan. 9. Eenieder dient verantwoord om te gaan met beschikbaar gestelde materialen. Materialen worden na gebruik op daarvoor bestemde plek teruggelegd. 10. Eenieder dient alle plaatsen te allen tijde schoon achter te laten. Eventuele volle kruiwagen of vuilnisbakken kunnen geleegd worden op de daarvoor bestemde plek. 11. Er zijn een aantal stallen aangeduid voor algemeen gebruik. Deze mogen gedurende de dag voor beperkte tijd (max. 1u) gebruikt worden om onder andere je paard bij te voeren. De stallen dienen na gebruik schoon achtergelaten te worden. 12. Lege paddocks, stallen en weilanden mogen niet -zonder toestemming van het bestuurworden gebruikt. 13. Er geldt geen alleenrecht voor een rijbak. 14. Voor les in de rijbakken dient men zich in te schrijven via de agenda. De commissie Activiteiten beslist over goedkeuring. 15. Paarden mogen niet -zonder toezicht- los in de rijbak verblijven. 16. Longeren bij voorkeur in de longeerbak. Gebruik maken van de rijbak mag, mits rijden voorrang krijgt en men ervoor zorgt dat er geen duidelijke longeersporen zichtbaar worden (maak gebruik van hele rijbak). 17. Rijden met cap en veilig schoeisel is verplicht. 18. Lampen van de buiten rijbakken dienen uiterlijk om 22u uit te zijn. 4 van 8

5 Artikel 6 Bepalingen omtrent de paarden 1. Alle paarden dienen overdag in de kudde mee te draaien. Er kan -in overleg met het bestuur- een tijdelijke uitzondering gemaakt worden i.v.m. ziekte/ blessure. Voor nieuwe paarden geldt een proeftijd van 3 maanden om te checken of ze in de kudde passen. 2. 's nachts kan een paard op stal gezet worden, daarvoor dient er een stal gehuurd te worden tegen de daarvoor geldende tarieven. Er mogen geen materialen bevestigd worden op of in de stal zonder toestemming. 3. Alle paarden dienen tenminste jaarlijks geënt te worden en dienen mee te draaien in het ontwormprogramma. Kosten voor zowel enten als ontwormen zijn voor rekening eigenaar. 4. Paarden mogen geen (achter) ijzers hebben. 5. Handelspaarden zijn niet toegestaan. 6. Fokken mag alleen in overleg en met goedkeuring van het Bestuur. 7. Een paard mag alleen in de daarvoor bestemde plaatsen (bij)gevoerd worden. Op alle andere plaatsen is dit -buiten de dagelijkse verzorging om- verboden. 8. Een paard mag niet zonder toestemming van eigenaar gevoerd, verzorgd of verplaatst worden. 9. Indien een paard speciale aandacht/ verzorging behoeft, is de eigenaar zelf verantwoordelijk voor het regelen van de verzorging en voor de mogelijke kosten hiervan. De vereniging is hiervoor niet verantwoordelijk c.q. aansprakelijk. Dit geldt ook voor fokken. 10. Een paard mag alleen vastgezet worden op de daarvoor bestemde plaatsen. Artikel 7 Algemene verplichtingen voor leden Met inachtneming van het bepaalde in artikel 4, 5 en 6 van de statuten verplicht elk (aspirant/ aspirant ondersteunende) lid zich voorts tot onderstaande: 1. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden dienen zich te onthouden tegenover andere leden van elke vorm van bedreiging, discriminatie seksueel gedrag of seksuele toenadering, in verbale, non verbale of fysieke zin, opzettelijk of in indirecte zin, die door het andere verenigingslid, die het ondergaat, als ongewenst of gedwongen wordt ervaren. 2. Geschillen tussen (aspirant/ aspirant ondersteunende) leden onderling dienen samen opgelost te worden. Indien nodig kan contact worden opgenomen met een bestuurslid. 3. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, evenals van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, zoals kantinedienst en klus-/ schoonmaakdagen. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden zijn verplicht actief mee te helpen bij de naleving van de regels. 4. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden dienen er zorg voor te dragen dat de accommodatie schoon blijft. Zij dienen ook bezoekers hierop te wijzen. 5. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden dienen zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het veilig bewaren van eigendommen. 6. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden zijn verplicht de gezondheid en het welzijn van de paarden en pony s te waarborgen. 5 van 8

6 7. Indien een lid het stemrecht over wil dragen aan een ander (ondersteunend) lid in verband met afwezigheid bij een vergadering dient hij/ zij dit schriftelijk te melden bij de secretaris en aan het (ondersteunend) lid dat het stemrecht overgedragen heeft gekregen een mededeling mee te geven met datum en handtekening over deze stemrechtoverdracht. 8. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden zijn verplicht een verzekering ten aanzien van de wettelijke aansprakelijkheid (WA) te hebben en te houden, waarin de schade die een paard aan derden toebrengt is meeverzekerd. Ieder lid vrijwaart de vereniging voor iedere claim die tegen de vereniging zal worden ingesteld door een derde met betrekking tot schade die door een (aspirant/ aspirant ondersteunend) lid of diens paard is veroorzaakt. 9. (Aspirant/ aspirant ondersteunende) leden hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adresgegevens. Artikel 8 Bestuur 1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging (zie statuten artikel ). 2. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. 3. Tot bestuurslid kunnen niet worden benoemd leden met wie de vereniging een overeenkomst heeft gesloten die tot een belangenverstrengeling zou kunnen leiden. 4. De voorzitter is belast met de algemene leiding en wordt bij afwezigheid vervangen door een ander lid van het bestuur, die zolang de waarneming duurt, in alle rechten en plichten van de voorzitter treedt. 5. In een vergadering van het bestuur kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen indien niet minstens 3/5 van het aantal in functie zijnde leden van het bestuur aanwezig zijn. Het onderwerp wordt dan geagendeerd voor de volgende vergadering, waarin wel een besluit kan worden genomen. 6. Over onderwerpen die niet zijn geagendeerd kan geen besluit worden genomen, tenzij een meerderheid van minstens 3/5 van het aantal leden van het bestuur anders beslist. 7. Ieder lid van het bestuur heeft 1 stem. 8. Van de voorzitter wordt verwacht; het gezicht van de vereniging, naar buiten en naar binnen te zijn. Zijn of haar taken zijn: contacten onderhouden, leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur, leiden van het bestuur (initiatieven nemen, coördineren en doen uitvoeren van bestuurswerkzaamheden). De Voorzitter dient communicatief goed onderlegd te zijn, met iedereen goed overweg te kunnen, neutraal persoon te zijn die de sfeer moet behouden. 9. Van de penningmeester wordt verwacht: het geld van de vereniging te beheren. Zijn of haar taken zijn: begroting opstellen, het bijhouden van betalingen, manen van contributie en rijbakgelden, boekhouden (incl. kasboek en coördineren in- en verkopen), budgetteren, financiële ervaring hebben en financiële jaaroverzicht opstellen. 10. Van de secretaris wordt verwacht: de schrijver van de vereniging te zijn. Zijn of haar taken zijn: schrijven van brieven/ s en bestuursverslag, contactpersoon correspondentie, agenda/ verslagen/ notulen van vergaderingen maken, archivering, bewaken opvolging van de acties, bijhouden van ledenadministratie, bewaken naleving procedures en eisen Bestuur. 11. Van overige bestuursleden wordt verwacht dat zij de voorzitter, penningmeester & secretaris waar nodig ondersteunen. Daarnaast kunnen zij hoofd van een commissie zijn (zie artikel ). 6 van 8

7 12. Het bepaalde van artikel 9 van de statuten is overeenkomstig van toepassing voor zover daarvan in dit artikel niet is afgeweken. Artikel 9 Commissie Activiteiten 1. De commissie bestaat drie leden, waarvan 1 hoofd. 2. Het doel van deze commissie is het beheren en organiseren van activiteiten, schoonmaakacties, het beheer van de kantine en beheer van de rijbakbezetting. 3. Deze commissie is verantwoordelijk voor de voorbereiding en planning van activiteiten, schoonmaakacties en kantinerooster, agendabeheer van de rijbakken en daarbij zorgt zij ook voor de inkopen voor kantine- en schoonmaakmaterialen. Alle inkopen gebeuren conform budgetten/ afspraak penningmeester. 4. Tevens zijn zij aanspreekpunt voor alle ideeën met betrekking tot activiteiten/ acties, kantinebeheer en alles met betrekking tot de rijbakbezetting. Artikel 10 Commissie Welzijn en Verzorging 1. De commissie bestaat uit drie leden, waarvan 1 hoofd. 2. Het doel van deze commissie is het organiseren van het welzijn en de verzorging van de paarden met de visie natuurlijk paarden houden. 3. Deze commissie is verantwoordelijk voor het advies en de planning rondom de verzorgingstaken, het overleg in het kader van het weidebeheer, inkopen van hooi, stro en andere materialen ten behoeve van welzijn en verzorging als ook het organiseren van afspraken/ data voor enten/ ontwormen/ hoefsmid en/ of tandarts. Alle inkopen gebeuren conform budgetten/ afspraak penningmeester. 4. Tevens zijn ze aanspreekpunt voor de vrijwilligers betreffende uit te voeren werkzaamheden. Artikel 11 Verkiezingen en benoemingen 1. Alle verkiezingen en benoemingen voor een functie in de vereniging geschieden door kandidaatstelling en zo nodig stemming en herstemming. Stemming gebeurt conform statuten artikel Indien voor meer dan één functie een vacature dient te worden vervuld, geschiedt de kandidaatstelling voor iedere vacature afzonderlijk. 3. Alle kandidaten voor functies in het bestuur dienen lid te zijn, voor functies in de commissies mogen ook ondersteunende leden zich aanmelden. Artikel 12 Officiële mededelingen 1. Alle mededelingen, waarvan de statuten of reglementen publicatie voorschrijven, of waarvan dit door het bestuur of door de algemene ledenvergadering gewenst wordt geacht, alsmede alle uitvoeringsbesluiten, worden opgenomen in de officiële mededelingen van de vereniging. 2. De leden ontvangen de officiële mededelingen per en eventueel later via overige communicatie mogelijkheden. Artikel 13 Vrijwilligerswerkzaamheden 1. Bij vrijwilligerswerkzaamheden dient een verklaring over aansprakelijkheid en werkzaamheden te worden getekend. Zonder deze verklaring mag geen vrijwilligerswerk worden uitgevoerd of overgenomen worden van een ander lid. 7 van 8

8 2. Voor het besturen van de tractor dient goedkeuring te zijn gegeven door het bestuur. Hiervoor wordt een lijst op naam opgesteld. 3. Het lid is verplicht om kennis voor het uitvoeren van de werkzaamheden conform de wensen van de Commissie Welzijn en Verzorging te hebben of op te doen en werkzaamheden volgens de richtlijnen uit te voeren. 4. Vrijwilligers kunnen voor vastgestelde taken een bijdrage ontvangen. Artikel 14 Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement 1. Dit huishoudelijk reglement kan slechts door de algemene vergadering worden gewijzigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 22 van de statuten. 2. Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop de algemene vergadering dat besluit neemt, tenzij de algemene vergadering een later tijdstip vaststelt. Vastgesteld door de ledenvergadering d.d De voorzitter, De secretaris, N.M.F. Rutten-Meijers A.J.H.M. Janssen 8 van 8