KPMG Klynveld Bosboom Hegener

Transcriptie

1 KPMG Klynveld Bosboom Hegener Organisatie advisu MINISTERIE VAN VERKEER & WATERSTAAT INLEIDING TOT HET HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

2 Klynveld Bosboom Hegener Organisatie-adviseurs MINISTERIE VAN VERKEER & WATERSTAAT INLEIDING TOT HET HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE Utrecht, januari 1989 Rapport 67.1, versie 2

3 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATI : W 0 Wegwijzer Inhoudsopgave 0.1 INHOUDSOPGAVE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN HANDBOEKEN Wat is administratieve organisatie? Wat is het doel van een handboek administratieve organisatie Voor wie is het handboek bestemd? OPZET VAN HET HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE Algemeen Indeling van het handboek A.O. Codering Nummering ONDERHOUD VAN HET HANDBOEK ADMINISTRATIE ORGANISATIE Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Wijzigingen

4 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIZ : W : 1 : 1 : Wegwijzer A.0. en handboeken Wat is administratieve organisatie? ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN HANDBOEKEN 1.1 Wat is administratieve organisatie? Een organisatie wendt een complex van middelen aan ter realisering van de door haar gestelde doelen.. Hierbij worden middelen in de ruimste zin van het woord opgevat: mensen, kapitaal, goederen en kennis. Administratieve organisatie is gericht op de organisatie van het vastleggen, verwerken en distribueren van gegevens inzake de aanwending van die middelen ter realisering van de gestelde doelen Zodoende kan informatie worden verstrekt voor het leiden en sturen van een organisatie, het beheeren van de processen en het afleggen van verantwoordingen. Starreveld omschrijft het begrip administratieve organisatie als volgt: "Administratieve organisatie (AO) is de op de bestuurlijke informatie gerichte geformaliseerde organisatie. Bestuurlijke informatieverzorging omvat het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op: - het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen in engere zin (kiezen uit alternatieve handelingswijzen), - het doen funktioneren en beheersen van een huishouding - en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd". Tot de aktiviteiten van administratieve organisatie kunnen o.m. worden gerekend: - het beschrijven en vaststellen van de structuur van de organisatie inclusief de daarin te volgen werkprocessen - beschrijven en vaststellen van te vervullen taken - vaststellen van bevoegdheden - ontwerpen van schema's en formulieren - het verzekeren van een maximum aan "veiligheid" met betrekking tot de te verstrekken informatie, etc. Al deze aktiviteiten zijn er op gericht om bij te dragen tot een doelmatige bedrijfsvoering, waarvoor in principe de betreffende organisatie verantwoordelijk is.

5 Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directie Voorlichting Aan B. van der Hee E0106 DGV Plesmanweg Contactpersoon Mw. J. van Dam Ons kenmerk Leenbonnr Onderwerp Leenbon Doorkiesnummer Bijlage(n) geen Uw kenmerk Titel : INLEIDING TOT HET HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE Signatuur : RWS C-8025 Deze publikatie dient, met leenbon, uiterlijk terug te zijn op Voor verlenging van de uitleentermijn moet u tijdig contact opnemen met Bidoc. Met vriendelijke groeten, Bidoc Verkeer en Waterstaat kamer A3.10 Postadres postbus 20901, 2500 EX Den Haag Bezoekadres Plesmanweg 1-6 Telefoon Telefax Telex min vw nl Bereikbaar met tramlijn 1 en 9 vanaf station es, tramlijn 9 vanaf station hs, buslijn 22 vanaf station es, buslijn 65 vanaf Leiderdorp en buslijn 88 vanaf Oegstgeest

6 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATH : W Wegwijzer : : 1 A.O. en handboeken : : 2 Wat is het doel van een handboek A.O.? : : : 1.2 Wat is het doel van een handboek administratieve organisatie? Het vastleggen van doelstellingen, regelgevingen, processen, procedures en activiteiten behoort tot één der aktiviteiten van de administratieve organisatie, teneninde te streven naar een doelmatige bedrijfsvoering. Concreet kan de vastlegging haar waarde bewijzen op een groot aantal gebieden, zoals: - het ontwerpen, beoordelen dan wel aanpassen van de administratieve organisatie; - het vastleggen en beoordelen van de doelmatigheid van taken en taakverdelingen; - het vastleggen van de afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de administratieve organisatie; - het toetsen van de werking van de administratieve organisatie aan voorschriften en normen; - het aanpassen van de organisatie aan externe ontwikkelingen; - ondersteuning bij de introductie van nieuwe medewerkers; - stimulering van een betere toepasbaarheid van algemeen geldende voorschriften. Het vastleggen vindt haar weerslag in handboeken. Door middel van afspraken weergegeven in de handleiding voor opzet en onderhoud wordt op eenduidige en voorzover mogelijk uniforme wijze de administratieve organisatie van een organisatie(onderdeel) in een handboek in kaart gebracht.

7 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE : V : 1 : 3 : Wegwijzer A.0. en handboeken Voor wie is het handboek bestemd? Voor wie is het handboek bestemd? Het handboek heeft waarde voor de gehele organisatie. De processchema's kunnen met name door het management worden gehanteerd bij een inventarisatie van informatiestromen binnen de organisatie en met andere organisaties. Uit hoofde van deze inventarisatie kan men aanpassingen aanbrengen in de informatievoorzieningsstructuur. De procedureschema's zullen met name door de mensen worden gebruikt die werkzaamheden in het kader van de geschematiseerde procedure moeten uitvoeren dan wel aan anderen moeten overbrengen. Ook de overige schema's hebben voor de medewerkers hun waarde met betrekking tot inzicht in de organisatie, de uit te voeren taken en de te volgen procedures. Buiten de betreffende organisatie hebben de Accountantsdienst van het Ministerie en de directie FEZ (als concerncontroller) eveneens baat bij een goede vastlegging van de organisatie.

8 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIZ W 2 1 Wegwijzer Opzet van het handboek A.0. Algemeen OPZET VAN HET HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE 2.1 Algemeen Het handboek administratieve organisatie is opgebouwd uit een aantal 'delen' waarin het geheel aan documentatie betreffende de administratieve organisatie van een organisatie(-onderdeel) is opgenomen. Aldus wordt de gehele administratieve organisatie van het Ministerie van Verkeer & Waterstaat beschreven in een aantal 'delen'. Bij het begin van een project om een administratieve organisatie van een organisatie(-onderdeel) te beschrijven, moet in grote lijnen inzicht worden verkregen in de structuur van de (administratieve) processen, gerelateerd aan de organisatiestructuur. Het inzicht in de structuur en de samenhang tussen organisaties met de processen, alsmede de omvang van de te beschrijven processen en procedures leiden ertoe dat een keus kan worden gemaakt over wat in een deel moet worden beschreven. De processen staan bij de verdere uitwerking centraal. Het gehele proces, ook de gedeelten die buiten het bedrijfsonderdeel vallen, worden beschreven in de mate van detaillering die voor het betreffende onderdeel nuttig is. De structuur van de delen kan leiden tot doublures; bepaalde procedures kunnen bijvoorbeeld in meerdere delen van het handboek administratieve organisatie zijn opgenomen. Niettemin is in dit kader inzicht in de processen van groter belang dan de meest efficiënte beschrijving van de administratieve organisatie.

9 MINISTERIE VAN VERKEER 4 WATERSTAAT HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE W 2 2 Wegwijzer Opzet van het handboek A.O. Indeling van het handboek Indeling van het handboek A.O. Het handboek administratieve organisatie bij de verschillende organisatie-onderdelen van het Ministerie van Verkeer & Waterstaat als volgt opgebouwd: is Inleiding FINANCIEEL TECHNISCH PERSONEEL f B I B H B L Beschrijving van de administratieve organisatie Voorschriften en richtlijnen L Handleiding voor opzet en onderhoud In deze inleiding wordt het doel en gebruik van het handboek administratieve organisatie uiteengezet, wordt bovenstaande indeling weergegeven en wordt tevens aangegeven welke delen zijn beschreven. De huidige status is dat de delen F/H en F/B zijn beschreven. In de toekomst zullen de andere delen worden beschreven. Per soort activiteit (F, T, P) wordt een apart handboek A.O. opgezet. Tot nu toe wordt onderscheid gemaakt in: - een handboek voor de financiële administratieve organisatie (F), - een handboek voor de technische administratieve organisatie (T), - een handboek voor de personele administratieve organisatie (P) (dit kan echter verder worden uitgebreid). Elk van de bovengenoemde handboeken (F,T,P) wordt vervolgens onderscheiden in een deel Handleiding voor opzet en onderhoud (H), een deel Voorschriften en richtlijnen (V) en een deel Beschrijving van de administratieve organisatie (B). Met name het deel Beschrijving van de administratieve organisatie kan door haar omvang in meerdere sub-delen worden ondergebracht. Deze dienen dan te worden genummerd.

10 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATII W Wegwijzer 2 Opzet van het handboek A.0. 3 Codering Codering De verschillende handboeken worden onderscheiden door een letter. De delen binnen een handboek worden eveneens onderscheiden door een letter. Delen binnen een deel worden onderscheiden door een nummer (dit geldt met name voor het deel Beschrijving van de administratieve organisatie en het deel Voorschriften en Richtlijnen). Voorbeelden van bovenstaande coderingen zijn: F/B/3 : subdeel 3 van de Beschrijving van de financiële administratieve organisatie binnen het Ministerie van Verkeer & Waterstaat, geldend voor de financiële administratie. T/B/2 : subdeel 2 van de Beschrijving van de technische administratieve organisatie binnen het Ministerie van Verkeer & Waterstaat, geldend voor de technische hoofdafdelingen. P/B/4 : subdeel 4 van de Beschrijving van de personele administratieve organisatie binnen het Ministerie van Verkeer & Waterstaat inzake personeelswerving. F/V/l : subdeel 1 van de Voorschriften en Richtlijnen met betrekking tot de financieel administratieve organisatie, gericht op de HAPERaanschrijvingen. T/V/2 : subdeel 2 van de Voorschriften en Richtlijnen met betrekking tot de technische administratieve organisatie, gericht op de MERvoorschriften. P/H : Handleiding voor opzet en onderhoud van de personele administratieve organisatie. Uit de codering blijkt dat bij de beschrijving, de processen uitgangspunt vormen. De daadwerkelijke beschrijving vindt afdelingsgewijs plaats. afd. A afd. B proces A H proces B proces C

11 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATi; w Wegwijzer 2 Opzet van het handboek A.O. 4 Nummering Nummering Binnen ieder deel of subdeel worden hoofdstukken, paragrafen, subparagrafen en pagina's onderscheiden. nummering Elk deel is onderverdeeld in hoofdstukken. Ieder hoofdstuk krijgt een nummer, te beginnen bij 0. 0 van ieder deel is gereserveerd voor een inhoudsopgave van het desbetreffende deel. De aanduiding van het hoofdstuknummer geschiedt door het vermelden van het hoofdstuknummer. De inhoudsopgave van het deel moet minimaal de hoofdstukken aangeven. nummering Een hoofdstuk kan zijn onderverdeeld in verscheidene paragrafen. Iedere paragraaf binnen een hoofdstuk krijgt een volgnummer, te beginnen bij 0, waarbij paragraafnummer 0 is gereserveerd voor een inleiding. Indien er geen inleiding is, begint de paragraafnummering met 1. De aanduiding van het paragraafnummer geschiedt door het vermelden van het hoofdstuknummer, een punt, gevolgd door het paragraafnummer. nummer Iedere paragraaf kan zijn onderverdeeld in subparagrafen door het toevoegen van een 'subnummer' aan het paragraafnummer. Dit subnummer begint bij 0, waarbij het nummer 0 is gereserveerd voor een inleiding. Indien er geen inleiding is, begint de subnummering met 1. De aanduiding van de subparagraaf geschiedt door het vermelden van het hoofdstuknummer, een punt, het paragraafnummer, een punt en het subparagraafnummer. Iedere subparagraaf beslaat één of verscheidene pagina's. Het paginanummer begint altijd met 1. Bij elke nieuwe subparagraaf of paragraaf worden de pagina's vanaf 1 genummerd.

12 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISAT: : W : 3 : 1 : Wegwijzer Onderhoud van het handboek Bevoegdheden en verantwoordelijkheden ONDERHOUD VAN HET HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE 3.1 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het handboek administratieve organisatie dient steeds een actueel beeld van de werkelijke administratieve organisatie te geven. Dit geldt voor de afzonderlijke delen van het handboek (F, T, P), en dus ook voor het totale handboek administratieve organisatie. Bij wijzigingen in de administratieve organisatie dienen de betreffende delen van het handboek administratieve organisatie te worden aangepast. Voor elk handboekdeel (F, T, P) zal op filiaalniveau een beheerder zijn aangesteld die verantwoordelijk is voor en bevoegd tot het onderhoud en de distributie van (delen van) het handboek. Zijn voornaamste verantwoordelijkheid ligt bij het up-to-date houden van het deel Beschrijving van de administratieve organisatie (B). De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor procedures, bevoegdheden, etc. ligt bij de afdeling waar de schema's in de Beschrijving betrekking op hebben. Op divisie- en concernniveau liggen er verantwoordelijkheden met betrekking tot de Voorschriften en Richtlijnen (V) en met betrekking tot de Handleidingen voor opzet en onderhoud (H).

13 HANDBOEK ADMINISTRATIEVE ORGANISAT1 W Wegwijzer 3 Onderhoud van het handboek 2 Voorstellen tot wijziging Voorstellen tot wijziging De gebruikers van een bepaald subdeel van het handboek administratieve organisatie (bv. deel F/B/3) kunnen voorstellen doen met betrekking tot wijzigingen cq. aanvullingen voorzover deze betrekking hebben op hun afdeling. Een wijzigingsvoorstel dient daartoe te worden ingediend bij de beheerder van het desbetreffende handboekdeel. De beheerder van dit deel heeft dan vervolgens tot taak: - de gevolgen van de wijziging voor de betreffende procedure, formulier, richtlijn, e.d, te beoordelen - de gevolgen van de wijziging voor de overige procedures, formulieren, richtlijnen, e.d. te beoordelen - het wijzigingsvoorstel te bespreken met de verantwoordelijke - het wijzigingsvoorstel af te stemmen met gebruikers en het bereiken van overeenstemming - conform de genomen beslissing over te gaan tot wijziging - de wijziging te verwerken - het zorgdragen voor de autorisatie van de wijziging.