BIJZONDER BESTEK DIENSTEN AANSTELLEN DIENSTVERLENER VOOR OPLEIDING OFFICE 365 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING.

Transcriptie

1 BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP AANSTELLEN DIENSTVERLENER VOOR OPLEIDING OFFICE 365 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Opdrachtgevend bestuur Stad Sint-Niklaas Ontwerper dienst overheidsopdrachten en administratie, Sven Meert Industriepark-Noord 4 te 9100 Sint-Niklaas Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING... 4 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES... 6 I.9 VERBINTENISTERMIJN... 6 I.10 GUNNINGSCRITERIA... 7 I.11 PRIJSHERZIENINGEN... 7 I.12 VARIANTEN... 7 I.13 KEUZE VAN OFFERTE... 8 I.14 FACTURATIE... 8 I.15 TOELICHTINGSMOMENT... 8 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN... 9 II.1 LEIDEND AMBTENAAR... 9 II.2 ONDERAANNEMERS... 9 II.3 VERZEKERINGEN... 9 II.4 BORGTOCHT...10 II.5 LOOPTIJD...10 II.6 BETALINGSTERMIJN...10 II.7 WAARBORGTERMIJN...10 II.8 OPLEVERING...10 III. TECHNISCHE BEPALINGEN DERDEN...14 BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B: INVENTARIS Blz. 2

3 Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Stad Sint-Niklaas Adres: Grote Markt 1 te 9100 Sint-Niklaas Contactpersoon: Dhr. Sven Meert Telefoon: overheidsopdrachtenleveringen@sint-niklaas.be Ontwerper Naam: dienst overheidsopdrachten en administratie Adres: Industriepark-Noord 4 te 9100 Sint-Niklaas Contactpersoon: Dhr. Sven Meert Telefoon: Fax: sven.meert@sint-niklaas.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Geen Blz. 3

4 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Aanstellen dienstverlener voor opleiding Office 365. I.2 Identiteit van de opdrachtgever Stad Sint-Niklaas Grote Markt Sint-Niklaas I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 2, 3 (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen globale prijs. De opdracht tegen een globale prijs is een opdracht waarbij een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties van de opdracht of van elke post dekt waaronder ook de verplaatsingskosten. Aan de inschrijver wordt gevraagd eveneens volgende prijsaspecten te verwerken in zijn offerte: forfaitaire regieprijs per uur voor vervolgtrajecten en voorstellen forfaitaire regieprijs per uur voor trainers forfaitaire regieprijs per uur voor begeleiding en ondersteuning bij adoptie (change management) voor, tijdens en na training De prijzen dienen opgegeven te worden excl. btw en met de vermelding van eventuele korting(en). Blz. 4

5 I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De offerte moet vergezeld zijn van volgende bewijsstukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht): Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 20 1 en 1/1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en artikel 61 tot en met 66 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie): - minimum 2 referenties van dezelfde grootte-orde - cursusinhoud (aanpasbaar aan de noden en specificaties van de stad) en afgestemd op de doelgroepen - didactische werkwijze en diversiteit materiaal en technieken - voorbeeld van cursustekst of werkboek (aanpasbaar aan de noden en specificaties van de stad) - voorbeeld van best practices - evaluatievorm - naam, CV en referenties van de lesgever(s) - voorstel project en plan van aanpak - voorstel Service en nazorg en begeleiding bij adoptie en governance - eenheidsprijzen en kortingen trainingen, vervoerskosten, etc. - totale prijs onderverdeeld in modules en opties (+ omschrijving) - visie en plan van aanpak voor een optioneel vervolgtraject (andere modules 365), verandermanagement & continue leertraject I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. Onderaanneming De inschrijver vermeldt in zijn offerte welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt, indien deze gekend zijn. Blz. 5

6 I.7 Indienen van de offerte De offertes dienen via elektronische middelen worden ingediend. Deze moeten verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, 1, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Structuur van de offerte: De inschrijving dient volgende vorm te hebben: Deel 1 offerte; Deel 2 documenten ivm kwalitatieve selectie; Deel 3 relevante documentatie ivm gunningscriteria; Deel 4 eventuele andere nuttige inlichtingen, (beknopte) documentatie en varia. Aangezien het versturen van een offerte per niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. De uiterste datum voor het indienen van de offertes is meegedeeld bij de publicatie. Door het indienen van een offerte aanvaarden de inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud van het bestek en de bijhorende opdrachtdocumenten en de invulling van de plaatsingssprocedure zoals deze in het bestek beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn. Indien een inschrijver in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van het bestek, bekend te maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de reden. I.8 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes. I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. Blz. 6

7 I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 40 Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs 2 Inhoud en kwaliteit van de opleiding 40 Bij de beoordeling zal onder andere rekening gehouden worden met: eigen operationele doelstellingen - eigen invulling van de opleiding - voorbeeld cursustekst - taal - voorbeeld van best practices - didactische werkwijze - flexibiliteit en aanpasbaarheid - doelgroepbenadering - functionele benadering en invulling van de cursus volgens de typische manier van werken binnen de omgeving van de klant - afstemming inhoud cursus op de manier van werken binnen de organisatie - projectplan (doorlooptijd). De inschrijver moet op dit criterium minstens 20 punten behalen om verder in aanmerking te komen. 3 Adoptie, Service en nazorg 20 Bij de beoordeling zal onder andere rekening gehouden worden met : het lesmateriaal dat wordt aangeboden - de contactmogelijkheden met de lesgever voor, tijdens en na de opleiding - evaluatie en evt. bijsturing van de lesgever - informatieveiligheid - flexibiliteit - ondersteuning voor kennisbehoud - voorstel voor nieuwe werknemers (na afloop algemene cursussen) - vervolgtrajecten en voorstellen - begeleiding en ondersteuning bij adoptie (change management) voor, tijdens en na de training. De inschrijver moet op dit criterium minstens 10 punten behalen om verder in aanmerking te komen. Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. I.11 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing. I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. Blz. 7

8 I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Overzicht van de procedure: In een eerste fase worden de ingediende offertes onderzocht op het vlak van de formele en materiële regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. Nadien volgt de fase van de onderhandelingen. De weerhouden inschrijvers krijgen de mogelijkheid hun voorstel toe te lichten. Ingevolge deze toelichting kunnen de inschrijvers een best and final offer (BAFO) indienen. Na het afsluiten van de onderhandelingen, zullen de BAFO s worden getoetst aan de gunningscriteria. De inschrijver met de economisch meest voordeligste BAFO (deze die het best scoort op basis van de hieronder vermelde gunningscriteria) zal voor deze opdracht als opdrachtnemer worden aangeduid. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid onderwerpt de ingediende offertes aan een prijsonderzoek conform artikel 21 van het koninklijk besluit van 15/07/2011. I.14 Facturatie Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd. De factuur geldt als schuldvordering en dient te worden opgesteld in EURO. De opdrachtnemer zendt de digitale factuur (in één exemplaar) naar het volgende adres: facturen@sint-niklaas.be I.15 Toelichtingsmoment De opdrachtgever houdt zich het recht voor om, na het ontvangen van de offertes en de administratieve beoordeling, de firma's op te roepen voor een toelichtingsmoment. De exacte timings en inhoud voor dit toelichtingsmoment zullen tijdig meegedeeld worden. Blz. 8

9 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: Vanessa Van Beethoven, dienst HR Telefoon: II.2 Onderaannemers De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. In toepassing van artikel 12 van het KB van 15 juli 2011 en van artikel 12 van het KB van 14 januari 2013, duidt de inschrijver in zijn offerte aan voor welk gedeelte van de opdracht hij een beroep doet op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten en welke onderaannemers en/of andere entiteit(en) hij voorstelt. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het KB van 15 juli 2011 en dienen te voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die worden opgelegd aan de inschrijver. Het beroep op de draagkracht van onderaannemers of derde entiteiten, laat de aansprakelijkheid van de inschrijver ten aanzien van de aanbestedende overheid onverlet. II.3 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest voor, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. Blz. 9

10 II.4 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. II.5 Looptijd De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. II.6 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. II.7 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing. II.8 Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Blz. 10

11 III. Technische bepalingen De stad en het OCMW Sint-Niklaas blijven investeren in een open organisatiecultuur waarin klantgerichtheid, samenwerking en engagement van elke medewerker centraal staan. In het kader van migratie van Office 2007 naar Office 365 is het belangrijk dat alle medewerkers efficiënt en doeltreffend kunnen werken met de nieuwe versie van de software. De stad zoekt een partner ter ondersteuning van de kennisoverdracht en die voldoet aan de technische bepalingen zoals hieronder omschreven. Dit bestek focust zich op de onderdelen mail, Excel, Word, Access, Powerpoint, Onenote en OneDrive van Office365. In een eerste deel wordt de nadruk gelegd op het gebruiken van mail en agenda (Outlook 2016 voor E3, portaal voor E1&E3). De opleiding moet niet alleen de mogelijkheden van Outlook behandelen maar ook toelichten hoe je efficiënter en vlotter kan werken met het softwarepakket in functie van time-management. (Deze principes worden voorafgaand met de clustermanager Dienstverlening en de personeelsdienst besproken). In een tweede deel krijgen alle administratieve medewerkers van de stad en het OCMW, naargelang hun gebruikersprofiel opleiding in het gebruik van Office (Excel, Powerpoint, Word, Access, OneNote, OneDrive). Medewerkers worden ingedeeld in 2 gebruikersgroepen E1 gebruikers: die enkel via de portaal werken E3 gebruikers: die via portaal en met een lokale versie op een Thin client werken En in 3 doelgroepen Basis Gevorderd Management en college Momenteel wordt er gebruik gemaakt van Office Het migratie-traject naar Outlook 2016 is lopende. In het najaar volgt de omschakeling naar Office2016. Bijna alle gebruikers beschikken over een persoonlijke Thin Client. Sommige gebruikers hebben eveneens een ipad en/of laptop ter beschikking. De focus van de opleiding ligt op de Thin Client gebruikers. Voor de ipad gebruikers kan er evt. een korte fiche/handleiding voorzien worden (niet klassikaal). De kennis van de gebruikers is heel verschillend. De inschrijver werkt een plan uit om alle gebruikers op éénzelfde niveau te brengen en te houden naargelang de doelgroep waartoe deze behoren. Er wordt geopteerd om de opleiding in verschillende modules te geven. Welke gebruiker welke module(s) moet/kan volgen hangt af van zijn gebruikersprofiel, basiskennis en doelgroep. Blz. 11

12 Onderdelen zowel online als lokale installaties: Portaal Office365 en Outlook Mail, Agenda, Personen (elkaar vinden), Taken, Delve Digitale agenda s & Openbare mappen (dit wordt momenteel veel gebruikt vooral voor gedeelde agenda s aan de inschrijver vragen we om evt. met een verbetervoorstel te komen in functie van de nieuwe mogelijkheden van Office365, voorafgaand aan de cursus) OneNote waarom en waarvoor gebruiken, hoe OneDrive - optimaal gebruik voor bijlagen en persoonlijke schijf- samenwerken, documenten delen, samen bewerken Word & Excel : iedereen Access & Powerpoint : bepaalde gebruikers (optioneel) De inschrijver beperkt zich niet alleen tot een algemene omschrijving van de mogelijkheden van Office2016. Het inpassen en toepassen van de nieuwe mogelijkheden afgestemd op interne praktijken en stijlen van de organisatie in de opleiding is minstens even belangrijk (zie gunningscriteria), zoals documenten samen bewerken, delen, bewaren, huisstijl en sjablonen gebruiken. De stad gebruikt momenteel Sharepoint on-premise als intranet omgeving en een lokale file-server. Er zijn plannen om op termijn te migreren naar Sharepoint Online doch de inschrijver dient tijdens de opleiding rekening te houden met de specifieke situatie van de stad en de opleiding daarop af te stemmen. Er zal de komende maanden verder gewerkt worden met Sharepoint on-premise en de lokale fileserver. Details omtrent de bestaande omgeving kunnen steeds aangevraagd worden. De stad wenst één duidelijk aanspreekpunt, één duidelijke projectleider, die voor de Inschrijver alle contacten met de opdrachtgever vervult om de uitrol van het project voor te bereiden, te begeleiden en te evalueren. Aan het opleidingstraject gaan één of meerdere besprekingen vooraf met het opleidingsinstituut, waaraan de opleiding is toegewezen. Tijdens deze gesprekken worden de doelstellingen, opbouw, organisatie, praktijken, opvolging van de opleidingen verfijnd en geoperationaliseerd. De concrete inhoud van de opleidingen worden hier besproken en vastgelegd. Indien de technische voorwaarden om de roll-out uit te voeren in orde zijn, willen we zo snel als mogelijk starten met het aanbieden van de opleidingen. Indien de technische voorwaarden echter nog niet in orde zijn, wordt het begin van de opleidingen verschoven naar een latere datum. De exacte datum wordt later besproken. Er moet de mogelijkheid zijn om de opleidingen bij te sturen, gedurende het traject, afhankelijk van de feedback, die door de medewerkers, personeelsdienst, ICT en het managementteam van de stad gegeven wordt. Het materiaal worden hieraan aangepast. Wij verwachten van de lesgevers een professionele houding, waarbij deze beschouwd worden als spreekbuis van de stad en daar ook naar handelen. De opleiding dient op een positieve manier opgebouwd en gegeven te worden, rekening houdend met de huidige ICT-omgeving, de noden en de wensen van de stad. De stad en haar medewerkers mogen hierbij op geen enkele manier in een negatief daglicht geplaatst worden. Het is de bedoeling dat de sessies zeer interactief gegeven worden. De deelnemers aan de sessies kunnen het aangeleerde ter plaatse dadelijk inoefenen. Het geven van grote blokken theorie moet vermeden worden, de cursisten moeten zo snel mogelijk aangestuurd worden om dingen zelf uit te proberen op de pc. De lesgever speelt in op de vragen van de deelnemers, die op dat moment, in de sessie aanwezig zijn. Blz. 12

13 Gezien de digitale wereld niet meer te stoppen is, wil de stad ook investeren in de medewerkers, die geen of weinig gebruik maken van Office binnen hun werkopdracht. De lesgever zal er rekening mee moeten houden dat het kennisniveau en de intensiteit waarmee Office 365 gebruikt wordt door de medewerkers, die in de sessies aanwezig zijn, kan verschillen. De stad verwacht dat het opleidingsinstituut, waaraan de opdracht is toegewezen, vanuit haar ervaring best practices aanreikt. Het is de bedoeling de modules te verdelen over de gebruikersprofielen, basiskennis en doelgroepen. De stad beschikt over 2 opleidingslokalen met beamer en voorzien van Thin Clients met internet-toegang voor maximaal 12 deelnemers per lokaal. We schatten het aantal deelnemers op 1000 personen. De profielen worden samen met het opleidingsinstituut in kaart gebracht. Bij te weinig inschrijvingen voor een sessie blijft de mogelijkheid om de sessie te verplaatsen naar een andere datum. De datum wordt in onderling overleg afgesproken. Wij laten maximum 1 week voor de sessie aan het opleidingsinstituut weten of een sessie moeten verschoven worden. Een volledige syllabus kan in digitale vorm aangeleverd worden. Hand-outs worden zowel digitaal, als op papier, ter beschikking gesteld door het opleidingsinstituut. De hand-outs worden tijdens de sessies aan de cursisten overhandigd. Tijdens de onderhandelingsprocedure vragen we aan de inschrijver om hiervan voorbeelden en referentie aan te reiken zodat dit kan meegenomen worden als onderdeel van de gunning. Na elke sessie wordt de cursisten gevraagd een evaluatieformulier (hetzij op papier, hetzij digitaal) in te vullen om de sessie te evalueren. Tijdens het volledige traject worden, op nader te bepalen tijdstippen of op vraag van de stad, de resultaten van deze evaluaties, door het opleidingsinstituut, meegedeeld aan de stad. Dit kan resulteren in het bijsturen van de opleidingen of betrokken lesgevers. Alle communicatie, handleidingen, demo's, voorbeelden, software-instellingen, online en offline handleidingen zijn in het Nederlands. Ook de gebruikte software is in het Nederlands. Dit bestek is een vraag voor een gedegen klassieke opleiding voor de Office-producten zoals hierboven beschreven met als doel de werknemers de nieuwe onderdelen te leren kennen, ze op een zelfde basisniveau te brengen en ze een handleiding te bieden om de nieuwe tools concreet in te passen in de bestaande werkomgeving. Blz. 13

14 Derden Zowel de lesgevers, als eventuele andere medewerkers, van het opleidingsinstituut (=derde partij) waaraan de opleiding is toegewezen, verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (privacywet genoemd) na te leven. Enkel de persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens, die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, mogen en kunnen door de derde partij worden verwerkt. Ze mogen op geen enkele manier doorgegeven of gekopieerd worden voor andere doeleinden. Na het einde van de opdracht worden deze gegevens door de derde partij vernietigd. De derde partij verbindt er zich toe de gepaste maatregelen te nemen om de vertrouwelijke en persoonsgegevens en de verwerking ervan te beveiligen. De derde partij zal er over waken, dat de toegang tot de te verwerken en verwerkte gegevens, beperkt is tot personeelsleden in dienst van de verwerker, die de gegevens nodig hebben om de taken uit te voeren, die hen werden opgedragen. De gegevens mogen enkel worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in de taakopdracht. De derde partij is verantwoordelijk voor de schade voortvloeiende uit het niet nakomen van deze overeenkomst, alsmede de in de bij of krachtens de privacywet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gegeven voorschriften, onverminderd de aansprakelijkheid op grond van andere regels, voor zover ontstaan door zijn werkzaamheid. Blz. 14

15 Blz. 15

16 BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP AANSTELLEN DIENSTVERLENER VOOR OPLEIDING OFFICE 365 Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Het totale offertebedrag moet zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Blz. 16

17 Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, inclusief btw)... (in letters, inclusief btw) Onderaannemers Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is) Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven: Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend: Personeel Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is) Het betreft volgende EU-lidstaat: Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Blz. 17

18 Non discriminatieclausule vertegenwoordigd door Duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbe schouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst, en - Verbindt er zich toe dat men toegankelijk is voor iedereen. - Verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen. - Leeft de wetten en reglementen die de toepassing van non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na, bij gebreke waaraan de overeenkomst kan verbroken worden door de stad Sint-Niklaas. - Verbindt er zich toe indien men beroep doet op derden (o.a. onderaannemers, onderhuurder, ) dat deze derden onderhavige code eveneens zullen naleven. Bij de offerte te voegen documenten Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te leggen; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 18

19 BIJLAGE B: INVENTARIS AANSTELLEN DIENSTVERLENER VOOR OPLEIDING OFFICE 365 Nr. Beschrijving Type Hoev. Totaal excl. btw 1 globale prijs voor een opleiding voor ca werknemers. GP 1 2 Eventuele korting/volumekorting 3 globale prijs voor een opleiding voor ca werknemers (inclusief eventuele korting) GP 1 Btw 21% : Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. (enkel te ondertekenen indien offerte wordt ingediend op papier) Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening: Blz. 19