plaats Brandweerkazerne Zwolle-Zuid, Marsweg 39 Zwolle (ruimte 3.22) Algemeen Bestuur Veiligheidsregio ( uur)

Transcriptie

1 Agenda betreft Vergadering Algemeen Bestuur datum 9 november 2016 tijd uur plaats Brandweerkazerne Zwolle-Zuid, Marsweg 39 Zwolle (ruimte 3.22) Algemeen Bestuur Veiligheidsregio ( uur) 1. Opening 2. Verslag vergadering 28 september 2016 (bijlage) 3. Mededelingen/ingekomen stukken (bijlage) Besluitvormend 4. Herziene Rampbestrijdingsplan Gasunie Vilsteren (bijlage) Informerend 5. Strategisch controleplan (bijlage) 6. Opdracht tot visitatie Veiligheidsregio IJsselland (bijlage) 7. Wijzigingen arbeidsvoorwaarden (bijlagen) 8. DB verslag 7 september 2016 (bijlage) Opiniërend 9. Presentatie Nederlandse Rode Kruis: Ik ben Veilig 10. Rondvraag 11. Sluiting

2 Notulen van Algemeen Bestuur Veiligheidsregio IJsselland datum 28 september 2016 aanwezig Namens de gemeenten: de burgemeesters H.J. Meijer (Zwolle, voorzitter), A.G.J. Strien (Olst-Wijhe), B. Koelewijn (Kampen), A.P. Heidema (Deventer), T.C. Segers (Staphorst), E.J. Bilder (Zwartewaterland) en M. Boumans (Ommen - vanaf 9.50 uur, punt 5). Als adviserende leden mevrouw L.J. Sievers (commandant regionale brandweer), A.M. van den Berg (directeur publieke gezondheid) en L. Dennenberg (coördinerend functionaris gemeenten) en de heren A.J.F. Krakau de Jong (regionaal militair commando Noord), P. Miltenburg (Politie Oost-Nederland), A. Mengerink (Politie Oost-Nederland), H. Dijk (namens de waterschappen), mevrouw M.M. Brunsveld, V. Smink (Openbaar Ministerie) en de heer A.H. Schreuders (secretaris, veiligheidsregio) en mevrouw Fransen (veiligheidsregio, verslaglegging). afwezig De burgemeesters H.C.P. Noten (Dalfsen), M.P. Dadema (Raalte), P.H. Snijders (Hardenberg) en R. Bats (Steenwijkerland). 1. Opening De heer Meijer opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Bericht van verhindering is ontvangen van de heren Noten (vakantie), Dadema (andere afspraak), Snijders (spoedafspraak) en Bats (familieomstandigheden). De heer Boumans sluit later aan. 2. Verslag vergadering 22 juni 2016 Het bestuur stelt het verslag zonder wijzigingen vast. 3. Ingekomen stukken/mededelingen Ingekomen stukken Het algemeen bestuur neemt kennis van de ingekomen stukken. Mededelingen De heer Koelewijn doet vanuit de Brandweerkamer een mededeling over de stand van zaken van de onderhandelingen rond de cao (FLO) en de collectieve brandweeracties, die daar het gevolg van zijn. Er is een verkenner aangesteld, die een rapport opgeleverd heeft. De verschillende partijen hebben zich positief uitgesproken over dit rapport. Er is een onafhankelijk voorzitter aangesteld, de heer Ruud Vreman. Onder zijn leiding vinden opnieuw gesprekken plaats. De bedoeling is om in 3-4 weken met een nieuw voorstel te komen. De geplande actiedag op 27 september is als gevolg hiervan afgeblazen. De overige acties worden ook gedempt. Mevrouw Sievers doet een mededeling over het Landelijk Steunpunt Brandweer. Dit is een nieuwe organisatie voor psychosociale nazorg, aansluitend op regionaal georganiseerde nazorg. Niet alleen brandweermedewerkers, maar ook familieleden, collega s en oud medewerkers kunnen hier gebruik van maken.

3 Pagina 2 van 5 Mevrouw Sievers vertelt dat een onderwerp waarover Veiligheidsregio IJsselland afgelopen maandag bij een lokale media-bijeenkomst verteld heeft, via de Stentor opgepakt is door de landelijke pers. Zowel in De Stentor als het Algemeen Dagblad staat vandaag een artikel over specialistische teams (o.a. in Veiligheidsregio IJsselland), die ingezet worden bij grote instortingen en treinongevallen. Het zijn brandweermedewerkers die dit boven op hun reguliere taak doen. De heer Heidema vraagt of hierover al eens in het algemeen bestuur gesproken is. Tevens vraagt hij naar de financiële consequenties. De heer Meijer vertelt dat de besluitvorming hierover via het Veiligheidsberaad verloopt. Finale besluitvorming vindt daar in oktober plaats. Er zijn geen financiële consequenties. Een deel wordt gefinancierd uit landelijke voorzieningen en de rest lossen we in de eigen begroting op. Dit is onder andere mogelijk doordat teams van andere veiligheidsregio s specialistische taken hebben gekregen, die Veiligheidsregio IJsselland daardoor niet meer zelf hoeft te organiseren. BESLUITVORMEND 4. Businessclass Bevolkingszorg Voorstel Het AB wordt voorgesteld te besluiten om: - De businesscase Bevolkingszorg 2017 voor kennisgeving aan te nemen; - De coördinatie en ondersteuning van het (regionaal team) Bevolkingszorg te beleggen bij het team BBZ o.l.v. de Coördinerend Functionaris Gemeenten; - De organisatie van het proces bevolkingszorg te herinrichten en een scheiding aan te brengen tussen lokaal en regionaal georganiseerde taken en daarmee: a) De volgende functies en taken gezamenlijk, regionaal te organiseren in een (regionaal) Team Bevolkingszorg: Algemeen Commandant Bevolkingszorg Officier van Dienst Bevolkingszorg Communicatieadviseur CoPI Hoofd Taak Organisatie Communicatie Communicatieadviseur ROT Communicatieadviseur BT Teamleider Pers & Publiek Teamleider Analyse & Advies Teamleider Omgevingszorg Teamleider Opvang en Verzorgen & Registraties Teamleider Nazorg & Collectieve Rouwverwerking b) De volgende functies en taken lokaal te laten organiseren door en onder verantwoordelijkheid van de gemeenten 1 : Teamleider Facilitair Medewerkers milieu, bouw, riolering, monumentenzorg Medewerkers opvang, verzorging, nazorg, registratie slachtoffers, registratie schade, collectieve rouwverwerking Medewerkers publiekstelefoon Omgevingsanalisten Redacteuren web en sociale media Communicatiestrategen Ondersteuners van de teamleiders van de verschillende processen 1 Waarbij gemeenten de keuze kunnen maken om dit in samenwerking met elkaar te organiseren.

4 Pagina 3 van 5 - Ten behoeve van de warme fase wordt voorgesteld één regionale poule te creëren waarbij vanwege de wettelijk vastgelegde opkomsttijd van maximaal 30 minuten alleen voor de Officier van Dienst de regio wordt ingedeeld in 2 of 3 piketgebieden; - Het advies van de kring van Gemeentesecretarissen over te nemen en te kiezen voor organisatiemodel 2+ en daarbij een keuze te maken om de communicatie adviseur BT op hard piket of vrij instroom te zetten; - Kennis te nemen van de keuze van de kring van Gemeentesecretarissen voor: a) verrekening variant twee, waarmee de gemeenten medewerkers naar rato leveren voor het regionale team en daarnaast onderling de overige kosten (piket, opleiding, trainen, oefenen, voorzieningen) verrekenen; b) te kiezen voor de financiële verdeelsleutel op basis van het inwoneraantal; - De kwartiermaker en de CFG opdracht te geven zorg te dragen voor de implementatie van de voorgestelde wijzigingen per 1 januari Bespreking Arjen Schepers leidt het agendapunt in met een presentatie. De afgelopen periode hebben Leonie Dennenberg (in haar rol als coördinerend functionaris gemeenten) en Arjen Schepers (in zijn rol als kwartiermaker) op basis van de evaluatie team bevolkingszorg een businesscase uitgewerkt. Deze businesscase is erop gericht om in gezamenlijkheid tot een adequaat functionerend proces bevolkingszorg te komen. De bijbehorende voorstellen zijn in de Kring van gemeentesecretarissen besproken. De Kring heeft daar waar verschillende opties mogelijk zijn voorkeuren aangegeven om de besluitvorming richting te kunnen geven. Het zijn de afzonderlijke colleges van B&W die uiteindelijk besluiten. Het algemeen bestuur heeft primair een adviserende rol in dit proces met het oog op het regionale commitment op de voorstellen. Dit moet bijdragen aan een soepel besluitvormingsproces. De heer Heidema heeft veel waardering voor het gedane werk. Er ligt een goed product. Hij heeft voorkeur voor drie clusters vanwege de pro-argumenten die worden genoemd. Hij stelt voor om de communicatieadviseur GBT op hard piket te zetten. Qua HIN/HON vindt hij het belangrijk dat er ruimte is voor lokaal maatwerk. In Deventer is er verschil tussen de mensen die een operationele rol hebben in het proces bevolkingszorg en de mensen die zich beleidsmatig met dit onderwerp bezig houden. De heer Koelewijn is blij met de professionele stappen die nu gezet zijn. Hij heeft op basis van zijn ervaringen voorkeur voor een hard piket voor de communicatieadviseur GBT. Hij heeft goede ervaringen met het werken met een communicatieadviseur die je niet kent. Hij neigt naar drie OvD-gebieden, aangezien hij de snelle fysieke aanwezigheid van de OvD-Bz belangrijk vindt. De heer Strien sluit zich aan bij de complimenten die al gegeven zijn. Hij vond het een zorgvuldig proces, waarvan hij onder de indruk is. Hij kiest voor drie OvD-gebieden. Qua communicatiepiket begreep hij eerder dat het vrije instroommodel verantwoord is. Daar hoort hij graag meer over. De heer Segers begreep dat de brandweer voorkeur heeft voor twee OvD-Bz-gebieden, vanwege de aansluiting. De heer Bilder is voor twee OvD-gebieden en een hard piket voor de communicatieadviseur GBT. Hij heeft ook de inbreng van Steenwijkerland. Steenwijkerland is voor drie OvD-gebieden en niet voor een hard communicatiepiket. De heer Bilder is akkoord met de financiële verdeling op basis van inwoneraantal. De heer Meijer heeft waardering voor het werk. Hij kiest voor twee OvD-clusters en geen hard piket voor de communicatieadviseur GBT. De heer Schepers reageert op de vragen en opmerkingen: - twee of drie OvD-gebieden: sommige OvD-Bz s wonen buiten het gebied en kunnen bij de keuze voor twee gebieden niet op tijd zijn. Daarnaast moeten de OvD s zich bij twee OvD-gebieden verdiepen in een groter gebied. Het is de vraag of de desbetreffende mensen dat willen. Bij drie

5 Pagina 4 van 5 gebieden verspreid je de oefenbelasting. De wijze waarop de brandweer de twee gebieden heeft ingedeeld is niet maatgevend voor andere diensten en hoeft geen invloed op de deskundigheid te hebben. - Hard of zacht piket: de huidige bezetting van het communicatiepiket betreft vaak jonge vrouwen met kleine kinderen. Ook zitten er mensen die mantelzorg verlenen. Vanwege hun privésituatie is er bij hen zelf meer draagvlak voor het vrije instroommodel. Er ontstaat wel een probleem in de vakantieperiode, maar hierover zijn afspraken te maken. Bij een hard piket vraagt hij zich af of er genoeg mensen gevonden kunnen worden. Maar als je zeker wil zijn van opkomst dan moet je er een hard piket van maken. Mevrouw Dennenberg vult aan dat als je nu voor drie OvD-gebieden kiest het in de toekomst makkelijker is om naar twee gebieden te gaan, dan andersom. Bij twee gebieden is iemand binnen dertig minuten wel beschikbaar via de telefoon, maar niet altijd binnen die termijn ter plekke. De heer Meijer stelt voor dat er vooralsnog voor drie OvD-gebieden gekozen wordt, met de opmerking dat we in de toekomst wellicht naar twee gebieden kunnen. Dit is akkoord. Voor wat betreft het communicatiepiket komt men tot het voorstel om te verkennen of er genoeg deskundige mensen gevonden kunnen worden om het hard piket in te vullen. Als dat niet lukt, wordt bepaald welke werkwijze men dan gaat volgen. Dit is akkoord. Besluit Conform voorstel met de volgende keuzes: - Punt 4: er wordt vooralsnog gekozen voor drie OvD-Bz-gebieden, met de opmerking dat in de toekomst wellicht de keuze voor twee gebieden gemaakt kan worden. - Punt 5: verkend wordt of er genoeg deskundige mensen gevonden kunnen worden om het hard piket in te vullen. Als dat niet lukt, wordt bepaald welke werkwijze men dan gaat volgen. 5. Continuïteitsplan crisisorganisatie Het AB stelt het Continuïteitsplan crisisorganisatie vast. 6. Eerste bestuursrapportage 2016 Het algemeen bestuur besluit om: 1. de 1 e bestuursrapportage 2016 vast te stellen en daarop incidenteel de budgetten 2016, die het betreft, aan te passen via een begrotingswijziging. 2. Voor de revisie van de hoogwerkers twee maal een investeringskrediet van beschikbaar te stellen en de kapitaallasten te dekken uit de egalisatiereserve kapitaallasten door de levensduur verantwoord met twee jaar te verlengen. INFORMEREND 7. Visie op risicobeheersing Het algemeen bestuur neemt kennis van het document De toekomst van Risicobeheersing. 8. Wijziging formatieplan Het algemeen bestuur neemt kennis van de herziening van het formatieplan voor Veiligheidsregio IJsselland.

6 Pagina 5 van 5 9. Aanwijzing toezichthouders BRZO Het algemeen bestuur neemt kennis van de (gewijzigde) aanwijzing toezichthoudende ambtenaren industriële veiligheid. 10. Doorontwikkeling eerste hulptraject GHOR Het algemeen bestuur neemt kennis van het besluit van het dagelijks bestuur om, op basis van de rapportage Zelfredzaamheid GHOR IJsselland -Onderzoek naar de eerste hulpactiviteiten in te stemmen met de doorontwikkeling van het eerste hulptraject van het GHOR-bureau. Dit houdt in dat het GHORbureau vanaf 2017 vooral de aandacht richt op: a. overheveling van de coördinerende en uitvoerende taken naar het district van het Nederlands Rode Kruis (NRK); b. het laten aanbieden van eerste hulpcursussen in relatie tot rampen en crises; c. meer aandacht voor verminderd zelfredzamen en hun omgeving (samenredzaamheid). 11. Beëindiging HKZ-certificering GHOR IJsselland Het algemeen bestuur neemt kennis van: - het besluit tot stopzetting van de HKZ-certificering GHOR voor de periode van minimaal drie jaar en - de nieuwe inrichting kwaliteitszorg van het GHOR-bureau. 12. BDuR junicirculaire, ministerie van Veiligheid & Justitie Het algemeen bestuur neemt kennis van de BDuR-junicirculaire 2016 van het ministerie van Veiligheid & Justitie. 13. Evaluatie Veiligheidsdag 2015 Het algemeen bestuur neemt kennis van de evaluatie van de Veiligheidsdag 2015 in Hardenberg. 14. Reactiebrief Oost5 over consultatie notitie heroriëntatie LMO Het algemeen bestuur neemt kennis van de bestuurlijke reactie vanuit Oost5 op de notitie Heroriëntatie vorming landelijke meldkamer. 15. DB-verslag 2 juni 2016 Het algemeen bestuur neemt kennis van het DB-verslag van 2 juni Vergaderschema 2017 Het algemeen bestuur neemt kennis van het vergaderschema Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 18. Sluiting Om uur sluit de voorzitter de vergadering.

7 Agendapunt - informatie aan Algemeen Bestuur datum 9 november 2016 agendapunt 03 onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder Ingekomen stukken/ Mededelingen A.H. Schreuders H.J. Meijer 1. Lijst van ingekomen stukken Nummer Datum Onderwerp Bijlagen Afdoening Reactie 1 e bestuursrapportage (Gemeente Olst- O t.k.n. Wijhe) Algemene beleidsmatige en financiele kaders X DB (Gemeente Dalfsen) Uitnodiging Nationaal Deltacongres O t.k.n. (Deltacommissaris) e bestuursrapportage VR IJsselland (Gemeente O t.k.n. Zwolle) Uitnodiging Nationale Heldendag O t.k.n. (Stichting Carnegie Fonds) Financiële bijdrage programma IJsselvecht-Delta X DB (Provincie Overijssel) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling VR O t.k.n. IJsselland (Gemeente Hardenberg) Instemming met Gemeenschappelijke Regeling O t.k.n. VR (Gemeente Olst-Wijhe) Zienswijze op calamiteitenplan Waterschap O DB Zuiderzeeland (waterschap Zuiderzeeland) Voorstel wijziging Gemeenschappelijke Regeling VR IJsselland (Gemeente Ommen) O t.k.n. O =De stukken zijn op te vragen bij het secretariaat X = aan de stukken toegevoegd. 2. Mededelingen

8 kenmerk DB 3 september 2015, ingekomen stukken/mededelingen vervolgblad 2 van 2

9 gemeente D a ļf s e ļ V Veiligheidsregio IJsselland t.a.v. secr.bestuur drs. A. H. S c h r e u d e r s Marsweg P E Z W O L L E Uw brief/kenmerk: Ons kenmerk: UIT/16/ Doorkiesnummer: Inlichtingen bij: (0529) drs. J.K. Volkerink - Kanis Onderwerp: Zaaknummer: Datum: Algemene beleidsmatige e n financiële k a d e r s Z/16/ september 2016 VERZONDEN 0 5 SEP Geachte heer Schreuders, In i s in d e g e m e e n t e D a l f s e n e e n r e k e n k a m e r o n d e r z o e k u i t g e v o e r d n a a r h e t o n d e r w e r p ' s a m e n w e r k i n g e n d e m o c r a t i s c h gehalte'. Dit o n d e r z o e k heeft zich gericht op d e wijze w a a r o p d e gemeenteraad van Dalfsen invloed heeft respectievelijk zou m o e t e n hebben op de besluitvorming van s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n. D o o r d e r e k e n k a m e r zijn drie s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n m e t e e n bestuurlijk a c c e n t g e s e l e c t e e r d v o o r n a d e r o n d e r z o e k, w a a r o n d e r d e V e i l i g h e i d s r e g i o I J s s e l l a n d. In dit k a d e r i s toentertijd door de onderzoekers ( B M C ) contact gezocht m e t de Veiligheidsregio IJsselland. D e conclusies e n a a n b e v e l i n g e n uit h e t o n d e r z o e k zijn i n m i d d e l s d o o r v e r t a a l d in e e n k a d e r n o t a v e r b o n d e n partijen w e l k e d o o r o n z e g e m e e n t e r a a d is v a s t g e s t e l d. Door o n z e g e m e e n t e r a a d isspecifiek aandacht g e s c h o n k e n a a n d ekadernota's v a n d e g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g e n. Dit v a n w e g e h e t feit d a t dit e e n b e l a n g r i j k i n h o u d e l i j k e n f i n a n c i e e l k a d e r s t e l l e n d d o c u m e n t is. D e b e g r o t i n g i s i m m e r s e e n u i t w e r k i n g v a n d e z e k a d e r s. In d e W e t gemeenschappelijke regelingen ( W g r ) issinds o p g e n o m e n dat de gemeenschappelijke regelingen vóór 1 5 a p r i l v a n h e t j a a r v o o r a f g a a n d e a a n d a t w a a r v o o r d e b e g r o t i n g d i e n t, d e a l g e m e n e financiële e n b e l e i d s m a t i g e k a d e r s z e n d e n a a n d e r a d e n v a n d e d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n. W e l i s w a a r is h e t o p g r o n d v a n d e W g r n i e t m o g e l i j k e e n z i e n s w i j z e in t e d i e n e n bij d e k a d e r n o t a. D o o r o n z e g e m e e n t e r a a d i s h e t e c h t e r w e n s e l i j k g e a c h t d e k a d e r n o t a r e c h t s t r e e k s in d e g e m e e n t e r a a d t e b e s p r e k e n o m - i n d i e n w e n s e l i j k - via de gemeentelijk vertegenwoordiger opdrachten m e e te geven w e l k e k u n n e n w o r d e n ingebracht in het algemeen bestuur. In t e g e n s t e l l i n g tot a n d e r e g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g e n w a a r i n D a l f s e n d e e l n e e m t, w o r d e n d e a l g e m e n e financiële e n b e l e i d s m a t i g e k a d e r s v a n d e V e i l i g h e i d s r e g i o I J s s e l l a n d g e l i j k t i j d i g m e t d e o n t w e r p b e g r o t i n g a a n g e b o d e n a a n d e g e m e e n t e r a a d. D e k a d e r s w o r d e n n a m e l i j k g e s c h e t s t in d e a a n b i e d i n g s b r i e f bij d e o n t w e r p b e g r o t i n g. D o o r h e t h a n t e r e n v a n d e z e w e r k w i j z e i s h e t v o o r o n z e g e m e e n t e r a a d niet m o g e l i j k d e g e w e n s t e i n v l o e d v o o r w a t b e t r e f t d e V e i l i g h e i d s r e g i o I J s s e l l a n d uit t e o e f e n e n op de t o t s t a n d k o m i n g v a n de begroting. O m d e z e reden stellen wij d e z e w e r k w i j z e graag a a n d e o r d e i n e e n v e r g a d e r i n g v a n h e t A l g e m e e n B e s t u u r. W i j v e r z o e k e n u dit o n d e r w e r p t e a g e n d e r e n. Raadhuisstraat 1 Postbus 35, 7720 A A Dalfsen T (0529) F (0529) E gemeente@dalfsen.nl I ^

10 Indien u vragen heeft over deze brief, neemt u dan contact op met Jolanda Volkerink - Kanis door te bellen met (0529) of een te sturen naarj.volkerink@dalfsen.nl. Vermeld het zaaknummer dat bovenin deze brief staat. Met vriendelijke groet,

11 Luttenbergstraat 2 m i i n n ii ii miimi ii Postbus GB Zwolle V Telefoon Fax overijssel.nl postbus@overijssel.nl Veiligheidsregio IJsselland Inlichtingen bij t.a.v. Algemeen Bestuur / Dhr. H. Schreuders Postbus BL ZWOLLE dhr. B. Neefjes telefoon B.Neefjes@overijssel.nl KvK IBAN NL45RABO O n d e r w e r p : Financiële b i j d r a g e p r o g r a m m a I J s s e l - V e c h t d e l t a 2016 Datum Geachte secretaris v a n h e t Algemeen Bestuur, Kenmerk 2016/ Pagina 1 E i n d 2011 i s d e g e m e e n t e K a m p e n, s a m e n m e t d e g e m e e n t e n Z w o l l e e n Z w a r t e w a t e r l a n d, h e t Waterschap Groot Salland e nd e provincie Overijssel, gestart m e t het programma IJssel-Vechtdelta. V e i l i g h e i d s r e g i o I J s s e l l a n d i s d a a r a l s s a m e n w e r k e n d e p a r t n e r i n 2014 b i j g e k o m e n. I n 2015 i s d e strategie 'Leven m e t w a t e r ' opgesteld, w a a r i n is w e e r g e g e v e n o p w e l k e wijze b i n n e n deze regio d e komende jaren aan waterveiligheid e nklimaatbestendigheid wordt gewerkt. Binnen h e t p r o g r a m m a IJssel-Vechtdelta zijn afspraken g e m a a k t o m t r e n t d e financiering v a n Uw kenmerk het p r o g r a m m a e nd e inzet v a n menskracht in h e t p r o g r a m m a. Door d e veiligheidsregio I J s s e l l a n d is d a a r b i j t o e g e z e g d o m j a a r l i j k s e e n b e d r a g v a n C , (exclusief B T W ) t e zullen bijdragen a a n h e t p r o g r a m m a. Uit financieel advies blijkt d a t w i j o v e r u w bijdrage B T W moeten verrekenen. W i j v e r z o e k e n u d a a r o m e e n b e d r a g v a n C , ( h e t t o e g e z e g d e b e d r a g v e r h o o g d m e t 2107oBTW ( z i j n d e C 2.100, ) b i n n e n 30 d a g e n n a d a g t e k e n i n g v a n d e z e b r i e f o v e r t e m a k e n o p b a n k r e k e n i n g n u m m e r t e n n a m e v a n d e p r o v i n c i e O v e r i j s s e l t e Z w o l l e o n d e r v e r m e l d i n g v a n h e t k e n m e r k 2016/ v a n d e z e b r i e f e n " b i j d r a g e p r o g r a m m a I J s s e l V e c h t d e l t a 2016". Met vriendelijke groet, namens Gedeputeerde Staten v a n Overijssel, ínpo t e n H e g g e l e r fogrammaleider IJssel-Vechtdelta Wilt u in uw correspondentie met de provincie Overijssel: * één onderwerp per brief hanteren; * hef in deze brief opgenomen kenmerk vermelden. Bijlagen Datum verzending 2 1 S E P provi ncie ^Qverijssel

12 Agendapunt - besluitvormend aan Algemeen Bestuur datum 9 november 2016 agendapunt 04. onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder Rampbestrijdingsplan Gasunie Vilsteren L.J. Sievers H.J. Meijer Te besluiten om 1. De herziene versie van het rampbestrijdingsplan Gasunie Ommen vast te stellen Inleiding Voor het object Gasunie Ommen is herziening van een rampbestrijdingsplan in het kader van de Wet Veiligheidsregio s iedere 4 jaar verplicht. Op basis van de veiligheidsrapportage (VR) is een rampbestrijdingsplan opgesteld. De veiligheidsrapportage heeft geen aanleiding gegeven om de beschreven scenario s in het rampbestrijdingsplan te herzien. Beoogd effect Het rampbestrijdingsplan ondersteunt de crisisbeheersing in geval van een ramp bij Gasunie Ommen. Argumenten Met vaststelling van dit rampbestrijdingsplan wordt voldaan aan de het Besluit Veiligheidsregio s (art ) Risico s - Middelen Geen gevolgen Communicatie Specifieke communicatie over vaststelling/wijziging van dit plan in de gemeente Ommen, is aan de gemeente. Vervolg Na besluitvorming vindt communicatie plaats naar de betrokken partijen die een rol hebben in de rampenbestrijding

13 Rampenbestrijdingsplan Gasunie NV Ommen

14 Inhoud 1. Inleiding Object & Activiteiten Melding en alarmering Crisisorganisatie Gasunie Ommen In werking treden Rampbestrijdingsplan Scenario s Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem Kenmerken Effect Dominopotentie Fakkelbrand 48 gasleiding Kenmerken Omvang Dominopotentie Leiding en coördinatie Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem GRIP 1 incl. proces communicatie CoPI (Commando Plaats Incident) Coördinatieniveau GRIP Fakkelbrand 48 gasleiding GRIP GBT ROT CoPI Maatregelen Aanwezige preventieve en preparatieve voorzieningen Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem Fakkelbrand 48 gasleiding Respons hulpdiensten Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem Fakkelbrand 48 gasleiding Waarschuwen en informeren Inzet informatiekanalen Verwachte activiteiten burger Externe partners Informatie en plannen Overzicht aanwezige gevaarlijke stoffen CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 2

15 7.2. Overzicht recreatiebedrijven in effectgebied Lijst met figuren Figuur 1. Figuur 2. Figuur 3. Figuur 4. Figuur 5. Figuur 6. Locatie Gasunie Ommen 4 Interne crisisorganisatie Gasunie Ommen 5 Coördinatie crisisorganisaties Gasunie en IJsselland, afbreken leidingappendage compressorsysteem.9 Coördinatie crisisorganisaties Gasunie en IJsselland, fakkelbrand 48 gasleiding..10 Brongebied Afbreken leidingappendage compressorsysteem 12 Effectafstanden bij fakkelbrand 48 buisleiding 14 Documentgegevens Nr. Datum Verspreid aan I Juni 2016 II Juli 2016 BRW; GHOR; GEM; POL III September 2016 BRW; GHOR; GEM; POL Documentbeheer/ eigenaar Projectleider Vastgesteld door Danny Netten Danny Netten Datum vaststelling Okt 2016 Geplande evaluatiedatum Okt 2019 Digitale vindplaats CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 3

16 CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 4

17 1. Inleiding De N.V. Nederlandse Gasunie (verder te noemen: Gasunie) te Vilsteren heeft op grond van het BRZO 99 een Veiligheidsrapportage opgesteld voor de locatie Vilsteren. Dit document is het wettelijk verplichte rampbestrijdingsplan op basis van het Besluit Veiligheidsregio s. De objectgegevens in dit rampbestrijdingsplan komen uit de Veiligheidsrapportage (kenmerk GCS09.R.50426). Het plan beschrijft de beheersing van de effecten op het gebied van openbare orde en veiligheid Object & Activiteiten De Gasunie Vilsteren is een gasverdeelstation. Hier vindt transport en verwerking van aardgas plaats. Het object is gelegen in Vilsteren, gemeente Ommen (Figuur 1). Het terrein beslaat ca. 36 hectaren (binnen het hek), het gehele beheerde gebied is 45 hectaren. Op de plattegrond zijn de terreingrenzen aangegeven, en is omgeven door voornamelijk bebost gebied en grasland. De afstand van de bovengrondse installaties tot de terreingrens is tenminste circa 100 meter aan de noord-, west- en oostzijde en circa 50 meter aan de zuidzijde. Het terrein is aan alle zijden met een hekwerk omgeven. Op het terrein is een wegennet van geasfalteerde wegen aangelegd. Het doel van de installatie Ommen is het conditioneren en doorvoeren van aardgas voor zowel transito (binnenland) als export. Er wordt o.a. gebruik gemaakt van mengstations, een stikstofinstallatie en compressorstations. De compressorstations hebben tot doel de druk van het aardgas, dat zich in het hoofdtransportnet bevindt, op peil te houden. Objecteigenaar: Objectgegevens: Hoofdingang: Vergunninghouder: Gasunie NV Installatie Ommen, Vilsterse Allee 11a 7734 PB Vilsteren tel: Vilsterse Allee, westzijde object. N.V. Nederlandse Gasunie Figuur 1. Locatie Gasunie Ommen CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 5

18 2. Melding en alarmering Gasunie Ommen: Gasunie Groningen Centrale Commando Post (CCP): Centrale Meldkamer Groningen: Crisisorganisatie Gasunie Ommen Gasunie Ommen heeft een eigen crisisorganisatie. De interne crisisorganisatie van Gasunie staat in Figuur 2 weergegeven. Figuur 2. Interne crisisorganisatie Gasunie Ommen Alarmering: Elk alarm van detectieapparatuur komt binnen in de hoofdregelkamer van het hoofdgebouw. Alarmering bevoegd gezag (hulpdiensten) door Calamiteitenleider Gasunie via 112 Operationele leiding Gasunie (intern): Calamiteitenleider (De hoogst leidinggevende treedt op als calamiteitenleider = Chef herstelploeg) Crisiscentrum: Kantoor in de hoofdregelkamer Het bedrijf beschikt over een: BHV organisatie Bedrijfsnoodplan Eigen portofoonnetwerk 1 Aanwezige informatie bij toegangspoort: 1 Bij uitval van eigen communicatiemiddelen beschikt de Gasunie over satelliettelefoons CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 6

19 Bedrijfsnoodplan De hulpdiensten worden bij aankomst opgevangen door een medewerker van de BHV. Bediening en bewaking van de toegangspoort vinden plaats op afstand vanuit de bewakingsloge in het hoofdgebouw. Bij een (milieu) incident meldt de crisisorganisatie van Gasunie dit aan de Provincie Overijssel In werking treden Rampbestrijdingsplan Dit plan treedt in werking bij een (dreigende): 1. Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem 2. Fakkelbrand van de bovengronds gelegen 48 leiding Het inwerking zetten van het rampbestrijdingsplan Gasunie kan gebeuren door: CaCo (Na bevestiging van de Gasunie) OvD brandweer OvD-BZ(Bevolkingszorg) Leider CoPI Operationeel Leider Burgemeester Ommen Voorzitter Veiligheidsregio CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 7

20 3. Scenario s Uit de Veiligheidsrapportage komen 2 mogelijke rampscenario s naar voren. De bestrijding van deze scenario s is uitgewerkt in dit rampbestrijdingsplan: 1. Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem 2. Fakkelbrand van de bovengronds gelegen 48 leiding 3.1. Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem Het falen van appendages en kleine leidingdelen leidt tot de vorming van een brandbare nevel of gaswolk en bij ontsteking tot een explosie/brand in de compressorhal Kenmerken Brandbare nevel of gaswolk in compressorhal (Dreigende) explosie binnen terreingrens Lekkage Leidingdiameter 10 mm, druk 66 bar Geluidsoverlast door automatisch gas afblazen van compressorhal leidingen Effect Effectafstand Hittestraling Aantal Aantal slachtoffers Getroffen objecten personen 0-31m >10 kw/m T1 4 Bedrijfsterrein 1 e graads T2 4 2 e graads Letaal m 3 kw/m T1 1 Bedrijfsterrein 1 e graads T2 2 2 e graads Letaal 1 Effecten blijven beperkt tot terrein Gasunie. Op het terrein kunnen schade en secundaire branden optreden Dominopotentie Beperkte dominopotentie. Domino-effecten vinden niet plaats buiten de terreingrens Fakkelbrand 48 gasleiding Na een leidingbreuk van een 48 gasleiding op het terrein van de Gasunie vormt zich een gaswolk die bij ontsteking leidt tot een fakkelbrand Kenmerken Lekkage gasleiding 48 inch, druk: max. 66 bar (Dreigende) ontbranding gaswolk Geluidsoverlast (door gas afblazen) Verwachte duur lekkage < 3 minuten, hierna zal de lekkage sterk verminderen. CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 8

21 Omvang Effectcirkel Hittestraling Aantal personen Aantal slachtoffers m >10 kw/m T1 1 e graads m T2 2 e graads 3 kw/m T1 1 e graads T2 2 e graads Letaal 29 Letaal 2 Getroffen objecten 29 Bedrijfsterrein boerderij N Spoor Dalfsen-Ommen Vilsteren (bebouwde kom) Bungalowpark Giethmenseveld 4 Bungalowpark Reggewold Camping Dennenoord 49 Camping landgoed Vilsteren Effecten zijn: Gemeentegrensoverschrijdend Hittestraling tot 1650 meter buiten terreingrens Secundaire branden mogelijk zowel op het terrein als buiten het terrein. Slachtoffers met brandwonden Mogelijke verstoring (inter)nationale gasvoorziening Dominopotentie Het scenario heeft dominopotentie, omdat de optredende warmtestraling andere apparaten of leidinggedeelten kan beschadigen. Vooral ingeblokte leidingstukken kunnen bezwijken wanneer zij worden aangestraald door een fakkelbrand. In een dergelijke situatie zal de warmtestraling met name boven het grondniveau, waar de leidingdelen zitten, aanwezig zijn. De effecten zijn naar verwachting beperkt. Het compressorstation wordt bij dit type incident direct losgekoppeld van het hoofdtransportsysteem. Alle mogelijke afblaasoperaties worden geïnitieerd om het aanwezige aardgas op een beheerste wijze af te leiden. Op het terrein zijn een aantal gevaarlijk stoffen opgeslagen (overzicht aanwezige gevaarlijke stoffen, 7.1 blz. 20). Deze kunnen bij de brand betrokken raken. De effecten hiervan blijven naar verwachting binnen het terrein van de inrichting. Buiten het terrein worden secundaire (natuur)branden verwacht. Deze secundaire branden bevinden zich in een straal van 1170 m rondom het object. CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 9

22 4. Leiding en coördinatie 4.1. Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem Het betreft een (dreigend) incident met effecten en uitstraling binnen het terrein van de inrichting GRIP 1 incl. proces communicatie en bevolkingszorg Inzet van de rampbestrijding is gericht op het brongebied, aangevuld met het proces communicatie. Leiding en coördinatie ligt bij het CoPI (GRIP 1 conform Crisisplan IJsselland). De coördinatie met de crisisorganisatie van de Gasunie is weergegeven in figuur 3Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Coördinatieniveau GRIP 1 + communicatie Figuur 3. Coördinatie crisisorganisaties Gasunie en IJsselland, afbreken leidingappendage compressorsysteem CoPI (Commando Plaats Incident) Brongebied: Bedrijfsterrein Locatie CoPI: Parkeerterrein voor de ingang van complex (opstelplaats vrachtwagens) Inbreng bedrijfsdeskundige CoPI: Chef Herstelploeg (CHP) CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 10

23 Coördinatieniveau GRIP Reikwijdte van het incident Verantwoordelijkheid GRIP 1 Bronbestrijding. Incident van beperkte Burgemeester afmetingen. Afstemming tussen de verschillende disciplines nodig. GRIP 2 Bron- en effectbestrijding. Incident met Burgemeester duidelijke uitstraling naar de omgeving. GRIP 3 Bedreiging van het welzijn van (grote Burgemeester groepen van) de bevolking binnen één gemeente. GRIP 4 Gemeentegrensoverschrijdend en/of Voorzitter Veiligheidsregio dreiging van uitbreiding en/of mogelijk schaarste aan primaire levensbehoeften of andere zaken. GRIP 5 GRIP 4, meerdere regio's. Coördinerend Voorzitter Veiligheidsregio s GRIP Rijk Behoefte aan sturing door het Rijk in situaties waarin de nationale veiligheid in het geding is of kan zijn Fakkelbrand 48 gasleiding Het betreft een (dreigend) incident met openbare orde en veiligheid effecten binnen de gemeente. Het risico dat de (inter)nationale gaslevering wordt onderbroken is zeer klein. Dit valt buiten de reikwijdte van dit rampbestrijdingsplan GRIP 3 Leiding en coördinatie vindt plaats door de burgemeester Ommen conform GRIP 3 (Crisisplan IJsselland). De coördinatie met de crisisorganisatie van de Gasunie is weergegeven in Figuur 4. CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 11

24 Coördinatieniveau GRIP 3 Crisisorganisatie Gasunie Manager Operations Crisisorganisatie IJsselland GBT Chef van Dienst Operations ROT Calamiteitenleider/ CHP CoPI Ass. calamiteitenleider Figuur 4. Coördinatie crisisorganisaties Gasunie en IJsselland, fakkelbrand 48 gasleiding. Het GBT informeert het landelijke coördinatiecentrum NCC. Zie ook bestuurlijke netwerkkaart Gas en Elektriciteit. De crisisorganisatie Gasunie informeert het ministerie EL&I GBT Inbreng bedrijfsverantwoordelijke: Manager Operations Gasunie Gasvoorziening Min. EL&I ROT Effectgebied: > 1650m Inbreng bedrijfsdeskundige: Chef van Dienst Operations, Gasunie ( ) CoPI Brongebied: 1650m Locatie CoPI: N348 nabij kruising Vilsterse weg Inbreng bedrijfsdeskundige: Chef Herstelploeg (CHP) CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 12

25 5. Maatregelen Gasunie heeft een groot aantal voorzieningen getroffen om te voorkomen dat zich incidenten voordoen. Deze voorzieningen betreffen o.a. procescontrole, onderhoudsschema s en veiligheidsvoorschriften. Hieronder worden enkele belangrijke voorzieningen benoemd die op het terrein van Gasunie aanwezig zijn met het oog op de respons van de hulpdiensten IJsselland. Vervolgens wordt in dit hoofdstuk de hoofdlijn van de respons door de hulpdiensten beschreven Aanwezige preventieve en preparatieven voorzieningen Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem Maatregelen /voorzieningen voor bestrijding binnen het terrein van de inrichting. Ventilatie; Zonering voor gebieden met explosiegevaar; Rook-, gas- en branddetectie. Automatische blusinstallaties en gas afblaasvoorziening Automatische noodstops (ESD) Wanden van vezelbeton Deze maatregelen voorkomen dat ontsnappingen van aardgas of oliemist leiden tot een overschrijding van de onderste explosiegrenzen. Bij een explosie bezwijken de muren van het betreffende gebouw al bij een lage overdruk. Hierdoor wordt geen schokgolf van betekenis buiten de terreingrens verwacht. De brokvorming aan het gebouw is verwaarloosbaar aangezien de wanden zijn gemaakt van vezelbeton Fakkelbrand 48 gasleiding Maatregelen/voorzieningen voor bestrijding op het terrein van de inrichting. Zoneaanduiding verbod ontstekingsbronnen. Gasdetectieapparatuur gekoppeld aan automatische alarmering en ESD-acties. Waar gas kan vrijkomen zijn veiligheidszones vastgesteld en voldoet de apparatuur aan de explosierichtlijnen. Zone-indeling Gasunie voor gasdebieten > dan 10 g/s Aanwezigheid bedieningspersoneel om de installatie te bedienen onder bijzondere omstandigheden. 24 uur per dag bewaking Sturing op afstand kan desgewenst voor een installatiedeel via de Centrale Commando Post (CCP, Groningen). Noodstroomaggregaten voor de noodzakelijke energievoorziening op het terrein. Inblokken van leidingen is onderdeel bedrijfsnoodplan. Compressorstation wordt losgekoppeld van hoofdtransportsysteem Afblazen van gas gecontroleerd mogelijk CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 13

26 5.2. Respons hulpdiensten Afbreken/scheuren leidingappendage van compressorsysteem Effecten blijven binnen de terreingrens van het object. Het brongebied staat weergegeven in Figuur 5. Figuur 5. Brongebied Afbreken leidingappendage compressorsysteem Inzet hulpdiensten is gericht op: 1. Voorkomen explosie 2. Ontruimen bedreigd gebied (Binnen bedrijfsterrein) 3. Alle elektrische apparatuur bij incidentbestrijding is explosie-proof. Eenheden m.u.v. brandweer opstellen bij de toegangspoort. CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 14

27 Brandweer Bron- / emissiebestrijding en redding: 1 x peloton Brandbestrijding + 1 x peloton Grootschalige Watervoorziening Brandbestrijding / Voorkomen explosie Redding slachtoffers binnen effectcirkel; bedrijfsterrein Koelen slachtoffers met brandwonden GHOR Spoedeisende medische hulpverlening: Behandelen en vervoeren 11 T1/T2 brandwondenslachtoffers Politie Handhaving mobiliteit: vrijmaken/houden aan-afvoer route naar object: Vilsterse allee Opsporing: Onderzoek dodelijk ongeval(len) Staatstoezicht op de Mijnen Bevolkingszorg Communicatie: Inrichten actiecentrum crisiscommunicatie in Ommen of ander locatie afhankelijk van aard en omvang van het incident; Voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte op basis van informatieverstrekking, handelingsperspectief en duiding (betekenisgeving) met alle mogelijke communicatie middelen; Afstemmen berichtgeving met Gasunie; Publieke zorg: Registratie slachtoffers Uitvaartverzorging (Yarden) Noodverordening indien noodzakelijk CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 15

28 Fakkelbrand 48 gasleiding Inzet van hulpdiensten in brongebied (binnen 1650 m) vindt plaats na doven fakkelbrand. Het doven van de fakkelbrand gebeurt op afstand door Gasunie. Het effectgebied/effect afstanden in Figuur 6. (digitaal beschikbaar in LCMS) Figuur 6. Effectafstanden bij fakkelbrand 48 buisleiding CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 16

29 De inzet van hulpdiensten vindt plaats op: 1. Redding slachtoffers 2. Beheersen secundaire branden 3. Afzetten rampgebied Brandweer Bron- en emissiebestrijding: 1 x peloton Natuurbrandbestrijding + 1 x peloton Grootschalige Watervoorziening Natuurbrandbestrijding Brand op/nabij recreatieparken Redding: 1 x peloton Brandbestrijding Redding slachtoffers binnen effectcirkel; bedrijfsterrein Koelen van slachtoffers met brandwonden Informatiemanagement: 2 x WVD In kaart brengen secundaire branden Drone inzetten via Veiligheidsregio Twente Politie Handhaving mobiliteit: Hoofdroutes hulpverlening o Vanuit Noorden: N48 Deventerweg (N348) o Vanuit Zuiden: N35 Ommerweg Deventerweg (N348) Stilleggen spoorverkeer Dalfsen-Ommen Afsluiten N348 o Deventerweg N348 onder de gemeente Ommen ter hoogte van hectometerpaal 94.5, (4 km). Verkeer richting Varsenerdijk N340 leiden. Omleiding via N347 o Varsernerdijk N340 / N348 oprit richting Raalte afsluiten. (4 km) o Deventerweg N348 hectometerpaal 73,8 onder de gemeente Dalfsen in Lemelerveld afsluiten ter hoogte van Stationstraat + oprit(6 km) Omleiden via Parallelstraat Kanaaldijk richting N347 o Kruising Ommerweg N348 met Luttenbergerweg afsluiten voor verkeer richting Ommen. Omleiden richting N347. Afsluiten zijwegen zuidzijde Tolhuisweg Vilsterseweg. (tussen Vierhoeksweg en Niewe Dijk) o Börrinkdijk, Coördinaten: , (1,9 km) o Vilsterse Allee, Coördinaten: , (1,9 km) lint/hekken o Gravendijk onverharde weg, Coördinaten: , lint/hekken o Onverharde wandelpaden Landgoed Vilsteren lint. Afsluiten zijwegen westzijde Nieuwe Dijk Oude Hammerweg (tussen Vilsterseweg en Holtkampweg) o Deventerweg Koedijk; Coördinaten: , o Oude Hammerweg; Coördinaten: , (2,5 km) lint/hekken o Hogeveldsweg; Coördinaten: , o Onverharde wandelpaden: lint CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 17

30 Afsluiten van zijwegen noordzijde Holtkampweg Dalmsholterweg (tussen Oude Hammerweg en Deventerweg) o Vlierdijk; Coördinaten: , lint o Koolhaarsweg; Coördinaten: , (2,0 km) lint/hekken o Deventerweg; Coördinaten: , (2,1 km) Afsluiten van zijwegen noordzijde Schaapskooiweg Dalmsholterdijk (tussen Dalmsholterweg en Vierhoeksweg) o Onverharde weg gelegen tegenover de Vilstersedijk; Coördinaten: , lint o Achterveldsweg; Coördinaten: , (1,9 km) o Koningslaar; Coördinaten: , lint/hekken Afsluiten oostzijde Vierhoeksweg (tussen Schaapskooiweg en Tolhuisweg) o Hammerweg: Coördinaten: , (2,4 km) o Rekveldweg; Coördinaten: , (2,3 km) lint/hekken o Vilsterse kerkpad, onverharde weg: lint. Omleidingsroute brongebied o Tolhuisweg, Vilsterseweg, Nieuwedijk, Oude Hammerweg, Holtkampweg, Dalmsholterweg, Dalmsholterdijk, Schaapskooiweg, Vierhoeksweg Omleidingsroute effect gebied o Verkeer op de N348 omleiden naar de N347 in het Noorden via de Vasenerdijk en in het zuiden via Luttenbergerweg. Vluchtroutes recreatieterreinen o Vluchtroute Bungalowpark Uniek en Camping Laarbrug gelegen ten noorden van de spoorweg via uitgang Vilsterseweg (Coördinaten; , 6,386194, (2,1 km) Verkenning rampterrein Inzet helikopter o Vluchtroute Bungalowpark Reggewold gelegen ten zuiden van de spoorweg via de Oude Hammerweg; Coördinaten , (1,3 km) o Vluchtroute Bungalowpark Het Gietmense Veld via Hogeveldsweg in oostelijke richting; Coördinaten , (1,7 km) o Vluchtroute Camping Dennenoord, via achterzijde oostelijke richting Oude Hammerweg; Coördinaten: , (1,2 km) Opsporing Identificatie dodelijke slachtoffers CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 18

31 GHOR Spoedeisende medische hulpverlening: Grootschalige Geneeskundige Bijstand, het Rode Kruis (Noodhulp team), en ambulances. Behandelen en vervoeren 111 slachtoffers T1 of T2 (eerste en/of tweedegraads brandwonden); gewondenopvang noord: Vilsterse weg (kruising N348); gewondenopvang west: Camping de Moat; gewondenopvang zuid: N348 Dalmsholte. Bevolkingszorg Communicatie: Voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte op basis van informatieverstrekking, handelingsperspectief en duiding (betekenisgeving) o.a via de website van de gemeente Ommen; communicatie afstemmen met betrokken (keten)partners; inzet van alle benodigde communicatiemiddelen. Publieke zorg: Opvanglocatie west: Dalfsen Opvanglocatie zuid: Ommen Uitvaartverzorging (Yarden) Registratie slachtoffers & schade Noodverordening indien noodzakelijk CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 19

32 6. Waarschuwen en informeren 6.1. Inzet informatiekanalen Er is in het effectgebied geen sirenenetwerk aanwezig. Burgers worden gealarmeerd via alle beschikbare communicatiemiddelen. Ondernemers ontvangen instructie met handelingsperspectief Verwachte activiteiten burger Er is binnen het effectgebied vooral permanente bewoning in Vilsteren. Veel van de aanwezige mensen daarbuiten bevinden zich in hun vakantieomgeving. Dit betekent dat mensen niet/weinig bekend zijn met het gebied (en de aanwezige risico s). Een aanwezige fakkelbrand is voor de omgeving zichtbaar, hoorbaar en voelbaar. Mensen zullen op basis van deze dreiging handelen. Uit de omgevingsanalyse die communicatie maakt blijkt welke vragen er leven en welk handelingsperspectief gevraagd wordt. Verwacht gedrag Reactie hulpdiensten Voordeel Mensen op recreatieterrein gaan naar binnen Mensen verlaten woning/recreatieterrein via de weg waarop ze gekomen zijn 2. Informeren recreatieondernemers Vrijhouden uitgangen recreatieterreinen Voorkomen ongewenste uitstroom van verkeer Duur blootstelling minder 6.3. Externe partners Betrokken partners buiten de Veiligheidsregio IJsselland en Gasunie die geïnformeerd moeten worden: Wie ProRail Beheerders recreatieterreinen Natuurbeheerders Provincie Overijssel Rentmeester van het landgoed Vilsteren Waarom Stilleggen spoorlijn Dreiging secundaire branden Dreiging secundaire branden Bevoegd gezag milieu incidenten Beheerder landgoed Vilsteren 2 Primaire reactie n.a.v. afblaasincident 2008 (Bron: pers communicatie. Gasunie) CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 20

33 7. Informatie en plannen Crisisplan IJsselland Coördinatieplan uitval gasvoorziening Noodplan Gasunie Richtlijn communicatie uitval nutsvoorziening Natuurbrandbestrijdingsplan IJsselland 7.1. Overzicht aanwezige gevaarlijke stoffen Stof(categorie) volgens BRZO'99 Bijlage I deel 1 en 2 Aardgas (nr. 25 in deel 1) Hoeveelheid (ton) aanwezig maximaal / normaal Ca. maximaal 1035 Aanduiding grootste insluitsysteem G-gas systeem Capaciteit grootste insluitsysteem Ca. 375 ton (G gas) Fysische vorm (fase, druk, temperatuur) gas, max. 66,2 bar, atmosferische temperatuur Stikstof (niet in deel 1 /2) Ca. 500 / 500 Opslagtank 600 m 3 Vloeistof, atmosferische druk, -193 C Gasolie (schadelijk, niet in deel 1/2) Aardgascondensaat (benzineachtig, d.w.z. zeer licht ontvlambaar, nr. 8 in deel 2) Ca. 50 / 50 Opslagtank 15 m 3 Ca. 20 / 5 Aardgascondensaattank V m 3 vloeistof, atmosferische condities Zuurstof (nr. 27 in deel 1) Ca. 68 Coldboxen 30 m 3 Vloeistof, 10 bar, -180 C CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 21

34 7.2. Overzicht recreatiebedrijven in effectgebied Overzicht van recreatiebedrijven in het effectgebied bij een fakkelbrand van 48 inch buisleiding. Camping Adres Eigenaar Jaar Toeristisch/se izoen Totaal plaatsen Laarbrug Vilsterseweg 2a, 7734 PD M. Bakker Vilsteren Landgoed Vilsteren Vilsterseweg 17, 7734 PD Vilsteren H. Vernhout Bungalowpark Adres Eigenaar Bewoond permanent Recreatief gebruik Aantal bungalows Hogeveldsweg Hogeveldsweg 26, VVE RJ Giethmen Giethmenseveld Hogeveldsweg 26, VVE RJ Giethmen Reggewold Oude Hammerweg 12a, VVE PC Vilsteren Uniek Vilsterseweg 1a, 7734 PD Vilsteren VVE CONCEPT RBP Gasunie BV Vilsteren 22

35 Agendapunt - informerend aan Algemeen Bestuur datum 9 november 2016 Agendapunt 05. onderwerp Strategisch Intern Controle Plan proceseigenaar portefeuillehouder L.J. Sievers H.J. Meijer Kennis te nemen van Het DB-besluit: 1. In te stemmen met het Strategisch Intern Controle Plan Inleiding Het dagelijks bestuur is verplicht (conform art. 212/213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen 1. Om hier invulling aan te geven is een strategisch intern controleplan opgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop Veiligheidsregio IJsselland in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Met een toereikend intern controleplan kan structuur aan de interne beheersing worden gegeven. Dit is nodig om een goede balans te krijgen in de controles, zodat er niet te weinig wordt gecontroleerd, maar zeker ook niet te veel. Beoogd effect Inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing, risico s te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen verder te verbeteren. 1 Een beheershandeling kan een transactie (in- en verkoop), overdracht (subsidie, uitkeringen), financiering (aantrekken leningen) en een vermogensmutatie (effecten reserves en voorzieningen) zijn. Financiële beheershandelingen betreffen activiteiten die in het algemeen leiden tot uitgaven en ontvangsten en/of wijzigingen in de bezittingen en schulden van de gemeenschappelijke regeling.

36 kenmerk <corsanummer> vervolgblad 2 van 3 Argumenten Interne controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Ook biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit de interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van bedrijfsvoering van de organisatie in alle opzichten te verbeteren. De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. De interne controles worden uitgevoerd voor de organisatie zelf en niet voor de accountant, een zelf controlerende organisatie. Hierdoor komen eventuele fouten snel(ler) aan het licht en kunnen bijsturende maatregelen getroffen worden. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan, zal hierdoor versterkt worden. De komende jaren zal de interne controlefunctie verder moeten worden ontwikkeld. De controle moet meer in onze organisatie ingebed worden. Dit is een groeiproces. Het plan is een meerjarenplanning, waarin de processen worden benoemd waar de komende jaren de interne controle van plaatsvindt. De komende jaren gaan wij ons richten op de volgende processen: Proces Vanaf jaar Inkopen/verplichtingen 2016 Personeelslasten 2016 (Europese) aanbestedingen 2016 Opbrengsten 2016 Memorialen 2016 Investeringen 2016 Treasury 2016 Gemeentelijke/rijksbijdragen 2016 Betalingen 2016 Crediteurenstamgegevens 2016 Per te controleren proces zijn uitgebreide werkprogramma s uitgewerkt, die zijn afgestemd met de accountant. Risico s Met de bevindingen van de interne controles worden (financiële) risico s en de werking van de administratieve organisatie in kaart gebracht. Dit stelt het management in staat om, op basis van de uitkomsten en aanbevelingen, de risico s te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen verder te verbeteren. Interne controle is dus ook een vorm van risicomanagement waar we in het najaar van dit jaar gezamenlijk mee bezig gaan.

37 kenmerk <corsanummer> vervolgblad 3 van 3 Middelen De interne controles van de verschillende processen worden in principe uitgevoerd door de mensen van team financiën, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met functiescheiding. Gegeven de noodzakelijke functiescheiding mogen deze controles niet het karakter hebben van zelfcontrole. Indien nodig zullen we beroep doen op andere teams om een interne controle uit te voeren. Dit wordt vroegtijdig overlegd met verantwoordelijk manager, zodat hier in het teamplan rekening mee kan worden gehouden. In het teamplan van financiën is rekening gehouden met deze tijdsbesteding en het past binnen de beschikbare formatie. Communicatie Het Strategisch Intern Controle Plan is afgestemd met GGD IJsselland en wordt gelijktijdig in procedure gebracht. Na besluitvorming wordt het geplaatst op SharePoint.

38 Strategisch Intern Controle Plan Concept, september 2016

39 Documentgegevens Nr. Datum Verspreid aan 0.1 December 2015 Robert Jan Maaskant, Eef Roelenga, Accountant 0.2 September 2016 MT Documentbeheer/ eigenaar Projectleider Vastgesteld door Marc Kool Robert Jan Maaskant Datum vaststelling september 2016 Geplande evaluatiedatum Digitale vindplaats Het dagelijks bestuur en Managementteam VR MyCorsaID: 2

40 Inhoudsopgave 1 Aanleiding en doel Aanleiding Doel van het plan Waarom interne controle? Veiligheidsregio IJsselland in control Samenhang interne controle en administratieve organisatie Samenhang interne en externe (accountants)controle 7 2 Organisatie van de interne controle Rollen en verantwoordelijkheden 8 3 Aanpak interne controle Algemeen Uitgangspunten interne controle Opzet interne controle Frequentie controlewerkzaamheden/deelwaarnemingen Foutenevaluatie bij de controles Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid Fraude Bepaling te controleren processen 13 4 Rapportages 14 3

41 1 Aanleiding en doel 1.1 Aanleiding Het dagelijks bestuur is verplicht (conform art. 212/213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen 1. Om hier invulling aan te geven is een strategisch intern controleplan opgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop Veiligheidsregio IJsselland in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Met een toereikend intern controleplan kan structuur aan de interne beheersing worden gegeven. Dit is nodig om een goede balans te krijgen in de controles, zodat er niet te weinig wordt gecontroleerd, maar zeker ook niet te veel. Interne controles worden zoveel mogelijk door interne medewerkers tijdens het lopende jaar uitgevoerd (zelf controlerende organisatie), waarbij rekening wordt gehouden met functiescheidingen. Hierdoor komen eventuele fouten snel(ler) aan het licht en kunnen bijsturende maatregelen getroffen worden. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan, zal hierdoor versterkt worden. De uitgangspunten voor de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole zijn: De Gemeentewet (art. 212/213); Het Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies 2004 (BBV); De Nota van toelichting bij het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO); Financiële verordening Veiligheidsregio IJsselland; Controleverordening Veiligheidsregio IJsselland; Rechtmatigheidskader Veiligheidsregio IJsselland; Controle en Overige Standaarden (COS); Kaders en precisering accountantscontrole Veiligheidsregio IJsselland. De komende jaren zal de interne controlefunctie verder moeten worden ontwikkeld. De controle moet meer in onze organisatie ingebed worden. Dit is een groeiproces. Daarnaast zijn wijzigingen in wet en regelgeving en eventuele interne (organisatorische) wijzigingen van invloed op het instrumentarium en op de opzet van de interne controles en daarmee voor de inhoud van de controleprogramma s. Het regelmatig actualiseren van dit plan is daarom belangrijk. Het strategisch intern controleplan is afgestemd met de accountant op aard, omvang en methodiek van de uit te voeren controles. Nadat deze afstemming heeft plaatsgevonden wordt het plan via het managementteam aangeboden aan het dagelijks bestuur. 1 Een beheershandeling kan een transactie (in- en verkoop), overdracht (subsidie, uitkeringen), financiering (aantrekken leningen) en een vermogensmutatie (effecten reserves en voorzieningen) zijn. Financiële beheershandelingen betreffen activiteiten die in het algemeen leiden tot uitgaven en ontvangsten en/of wijzigingen in de bezittingen en schulden van de gemeenschappelijke regeling. 4

42 1.2 Doel van het plan Het primaire doel van de interne controle is om de organisatie inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing, zodat er een uitspraak kan worden gedaan over de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Met de bevindingen van de (verbijzonderde) interne controles worden risico s in het financiële beheer en de werking van de administratieve organisatie in kaart gebracht. Dit stelt het management in staat om op basis van die bevindingen en van de aanbevelingen daarover deze risico s te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen verder te verbeteren. 1.3 Waarom interne controle? Het is een leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Interne controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Ook biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit de interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van bedrijfsvoering van de organisatie in alle opzichten te verbeteren. De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Dit betekent dat de interne controle vooral gericht is op: Het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden; Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies en procedures; Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatievoorzieningen en verantwoordingsrapportages; Onze ambitie is om verder te gaan met de doorontwikkeling van de interne controle. De organisatie van de interne controlemaatregelen is er niet voor de accountantscontrole, maar is in de eerste plaats voor het management van Veiligheidsregio IJsselland. Er ontstaat een totaalbeeld hoe de interne (financiële) beheersing is ingericht. Wel is het zo dat voor de accountant de interne beheersing een maatstaf kan zijn om, na toetsing van de effectiviteit ervan, mede de aard en omvang van zijn eigen werkzaamheden te bepalen om uiteindelijk te komen tot het geven van een oordeel over de verantwoording. Met andere woorden: bij het opstellen van een intern controleprogramma moeten we proberen om de interne controle-uitkomsten ook bruikbaar te laten zijn voor de accountant voor de te verstrekken controleverklaring bij de jaarrekening en eventuele specifieke accountantsverklaringen. Daarom is het van groot belang dat, bij het proces van realisering van de interne controle in onze organisatie, de accountant een adviserende taak vervult. De accountant kan niet steunen op de door ons uitgevoerde controles en zal eigen controles moeten uitvoeren, maar kan wel de steekproef (selectie) bepalen en deze gebruiken bij hun eigen controles. Deze voorbereidende werkzaamheden kunnen de accountant wel vertrouwen en zekerheid geven. 5

43 Als organisatie houden we de regie in handen en kunnen dan eventuele fouten vroegtijdig signaleren en aanpassen. 1.4 Veiligheidsregio IJsselland in control Een goede interne controle is één van de pijlers voor het oordeel of Veiligheidsregio IJsselland in control is. Het oordeel over de mate waarin een organisatie in control is, wordt gebaseerd op vijf pijlers. Dit zijn: Heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden) Hieronder vallen de programmabegroting en de verordening ex art. 212, 213 Gemeentewet; Goede kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening Betrouwbare tussentijdse informatie is essentieel om de (financiële) ontwikkeling naar aanleiding van de uitgevoerde activiteiten van de Veiligheidsregio IJsselland tijdig in beeld te krijgen en te spiegelen aan de begroting; Een goed opgezette en beschreven administratieve organisatie (AO)/procesbeschrijvingen Deze beschrijvingen bevatten in het bijzonder de essentiële functiescheidingen en de maatregelen van interne controle binnen de processen. Een adequate procesbeschrijving bevat een beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen die zijn getroffen, waarbij antwoord wordt gegeven op de zogenaamde 6 W-vragen : wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel? Ook valt hieronder de budgethoudersregeling en de mandaatregeling. Risicomanagement Hierbij wordt rekening gehouden met het eventuele risico van omkoping, fraude en cyberrisk. Interne controle (IC) De basis van control vormt de aanwezigheid van goede IC in de processen, waarbij door middel van (verbijzonderde) interne controle wordt vastgesteld of: - in opzet sprake is van goede interne beheersingsmaatregelen; - de processen worden uitgevoerd volgens de beschreven opzet; - de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd volgens de gestelde kwaliteitseisen. 1.5 Samenhang interne controle en administratieve organisatie Om als organisatie de betrouwbaarheid van de informatievoorziening te kunnen waarborgen en vast te stellen dat de naleving van regelgeving voldoet aan de daaraan te stellen eisen, is een geheel van ondersteunende maatregelen nodig. Dit geheel van maatregelen wordt aangeduid als Administratieve Organisatie (AO) en de daarin verankerde interne beheersingsmaatregelen. Een goede AO is van meerwaarde om het risico op onvolkomenheden in de diverse werkprocessen te beperken. Vervolgens kan met een aantal IC-waarnemingen achteraf (steekproef) worden volstaan 6

44 om te controleren of de uitkomst daadwerkelijk overeenstemt met het geschetste proces. Bovendien kan wanneer adequate controles zijn opgenomen in de bedrijfsprocessen zelf (de controles in de lijn) de interne controle zich primair richten op de werking van die controles. Periodiek kan een analyse worden gemaakt van de onderdelen van de uitvoering waarin risico s worden gelopen. Vanuit de geconstateerde tekortkomingen dient steeds de vraag te worden gesteld waar het in de AO is misgegaan. Vervolgens kan dan worden bezien hoe dit voor de toekomst kan worden voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld door aanpassing van de administratieve organisatie via het aanpassen van de interne sturing, procedures, scholing personeel etc.. Vervolgens zal via de interne controle in de praktijk worden getoetst of de doorgevoerde wijzigingen het gewenste effect hebben gehad. Zo ontstaat er een cyclisch proces van controle en bijsturing waarbij de risico s op fouten steeds verder worden teruggedrongen. 1.6 Samenhang interne en externe (accountants)controle Een doelstelling van een interne controleprogramma is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om onze accountant als adviseur te betrekken bij de interne controle, waarbij het dagelijks bestuur wel zijn eigen verantwoordelijkheid blijft houden. Volgens de Controle en Overige Standaarden (COS) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. De opzet van het proces wordt gecontroleerd door verordeningen, procesbeschrijvingen en overige van belang zijnde in- en externe wet- en regelgeving te beoordelen. Het bestaan van het proces wordt inzichtelijk gemaakt door het houden van interviews met de betrokken medewerkers. De accountant controleert het bestaan door middel van de lijncontrole(s). Alle beheersingsmaatregelen binnen het proces van één item worden gecontroleerd aan de hand van onderliggende documentatie. Met het vergelijken van de gehanteerde werkwijze (bestaan) met 7

45 de regelgeving (opzet) kan gecontroleerd worden of wordt gehandeld volgens de richtlijnen. Door het uitvoeren van de interne controles komen we erachter of de regels, die gesteld zijn, ook daadwerkelijk worden nageleefd. De interne controle is niet gericht op het constateren van overtredingen of het straffen van de overtreder van een regel, maar gaat om het verkrijgen van inzicht in de werking van de organisatie. Gekeken wordt of de werkwijze van de organisatie dusdanig effectief is dat fouten en onzekerheden voorkomen worden. Een bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en een interne controle. Een bedrijfsproces kan dus op verschillende teams betrekking hebben. In hoofdstuk 3 zijn de, in overleg met de accountant, significante bedrijfsprocessen vermeld. 2 Organisatie van de interne controle 2.1 Rollen en verantwoordelijkheden Dagelijks bestuur Op basis van de Gemeentewet en de vertaling daarvan in de financiële verordening art. 212 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan. Het dagelijks bestuur dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de gehele uitvoering gewaarborgd is. Eén van die maatregelen is het laten opstellen van een strategisch intern controleplan. Het dagelijks bestuur geeft een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin o.a. het juiste en volledige informatieverstrekking verklaart voor zaken, die in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid van belang kunnen zijn (bevestiging bij de jaarrekening). Algemeen bestuur De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door het algemeen bestuur. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is vastgelegd wat deze controle minimaal behelst. Het algemeen bestuur stelt in het controleprotocol het normenkader en de goedkeuringsen rapportagetoleranties vast. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast. Daarbij heeft het algemeen bestuur de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure 2 te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving heeft het algemeen bestuur de bevoegdheid om bij voldoende uitleg deze onrechtmatige handelingen achteraf te sanctioneren. Indien de regel goed is, maar de naleving onvoldoende dan is 2 De indemniteitsprocedure is een procedure waar het algemeen bestuur het dagelijks bestuur vraagt bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. De procedure kan echter bij iedere soort accountantsverklaring worden gestart; dus ook bij een goedkeurende verklaring. De procedure heeft geen gevolgen voor de uitgebrachte accountantsverklaring of het verslag van bevindingen. Het is alleen bij financiële onrechtmatigheden mogelijk een indemniteitsprocedure te starten. 8

46 het algemeen bestuur verantwoordelijk om het dagelijks bestuur op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren. Accountant De accountant voert lopende het jaar eigen controles uit om een oordeel te geven op het getrouwe beeld en rechtmatigheid. De controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. De bevindingen en aanbevelingen worden vastgelegd in een Managementletter. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het management als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Tot slot controleert de accountant de jaarrekening en geeft een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. Interne controle functionaris De uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle is een verantwoordelijkheid van team financiën. Door deze taak bij verschillende medewerkers neer te leggen worden de interne controles onafhankelijk van de uitvoering van de verschillende processen uitgevoerd. Gegeven de noodzakelijke functiescheiding mogen deze controles niet het karakter hebben van zelfcontrole. De coördinatie en aansturing op het terrein van de interne controle voor de gehele organisatie ligt bij teamleider financiën en het managementteam is eindverantwoordelijk. Controlepiramide De controles moeten uiteindelijk leiden tot een goedkeurende controleverklaring van de accountant. Aan deze controleverklaring ligt een controlepiramide ten grondslag. De accountant is verplicht om eigen controles uit te voeren, maar maakt wel gebruik van de interne beheersingsmaatregelen. De (verbijzonderde) interne controle functionarissen leunen weer op resultaten van de lijncontroles; Tenslotte staat de zelfcontrole van de medewerkers aan de basis van de controlepiramide. 9

47 3 Aanpak interne controle 3.1 Algemeen Het is bedoeling dat er een dynamische interne controle ontstaat. In principe worden de processen in de controle betrokken waar: Op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden; Registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen voort kunnen vloeien; Bij eerdere controles actiepunten zijn geconstateerd. Daarnaast wordt gekeken of er processen zijn, die voor de controle van belang zijn op basis van: Financiële relevantie vanuit de risicoanalyse (uitgangspunt); Invoering nieuwe wet- en regelgeving; Verbeteracties uit voorgaande controles. 3.2 Uitgangspunten interne controle Opzet interne controle Voor het uitvoeren van de interne controle wordt jaarlijks een planning gemaakt van de uit te voeren werkzaamheden. De insteek die Veiligheidsregio IJsselland hanteert, is dat bij iedere (verbijzonderde) interne controle gebruik wordt gemaakt van diverse controle-methodieken om te komen tot een juist en volledig oordeel van het te controleren proces. Hierbij kan gedacht worden aan het houden van interviews, meelopen tijdens de procesuitvoering, organisatiegerichte controles, 10

48 het gebruiken van checklisten, deelwaarnemingen/steekproef trekken etc.. Hoe elk proces wordt gecontroleerd is vastgelegd in de diverse controleprogramma s. Er is voor elk te controleren proces een controleprogramma opgesteld. Aan de hand van dit controleprogramma wordt de (verbijzonderde) interne controle per proces uitgevoerd Frequentie controlewerkzaamheden/deelwaarnemingen Uitgangspunt is dat de interne controle een continu proces is en niet alleen plaatsvindt rondom de twee momenten dat de accountant langskomt, namelijk de interimcontrole en jaarrekeningcontrole. De interne controle wordt uitgevoerd voor de organisatie zelf en niet voor de accountant! Interne controle vindt dus gedurende het gehele jaar plaats. Het verdient de voorkeur om procesgerichte controles te verdelen over het jaar. Dit is een groeiproces dat, daar waar mogelijk, ingebed zal worden in onze organisatie. In overleg met de accountant hebben wij een aantal deelwaarneming vastgesteld voor de volgende processen: Proces Aantal per half jaar Inkopen/verplichtingen 75 Investeringen Integraal (Europese) aanbestedingen >50 K Personeelslasten 75 Memoriaalboekingen 5% van de materialiteit Treasury Integraal Gemeentelijke / Rijksbijdrage Integraal Betalingen 75 Crediteurenstamgegevens Integraal Opbrengsten Integraal Integrale controle In sommige processen zijn de aantallen zodanig klein of kan alles zodanig snel gecontroleerd worden, dat wordt gekozen voor een integrale controle (één op één). Indien bij het toetsen van de deelwaarnemingen één fout wordt ontdekt, dient het aantal te toetsen beheersmaatregelen te worden verhoogd met 25 (indicatief). Bij twee of meer fouten wordt er vanuit gegaan dat de beheersmaatregelen onvoldoende werkt en dit zal leiden tot een integrale controle Foutenevaluatie bij de controles Als er fouten worden geconstateerd dient eerst worden vastgesteld of het financiële fouten of niet financiële fouten betreffen. Niet financiële fouten zijn wel aandachtspunten en worden gerapporteerd, maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie. Er wordt altijd uitgezocht hoe de fout is ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een aanvullende steekproef of het inkaderen van de massa waarin de fout kan plaatsvinden. Als de fout is ontstaan in het lopende boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd, dan kan deze nog worden hersteld. Indien de fout wordt geconstateerd in een volgend boekjaar, dan moet na het 11

49 herstellen van de fout het alsnog worden meegenomen in de foutenevaluatie van de jaarrekeningcontrole. Daarom is het van belang om eigen interne controlewerkzaamheden uit te voeren, zodat eventuele fouten vroegtijdig worden hersteld (in control zijn) en geen invloed heeft op de foutenevaluatie van de jaarrekening. Indien de extrapolatie van incidentele fouten leidt tot een onacceptabel grote financiële (hoger dan de tolerantie) fout, dan wordt er aanvullend onderzoek uitgevoerd. De steekproef wordt uitgebreid op het aspect van de geconstateerde fout Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid Er is een nauwe samenhang tussen de getrouwheid en de rechtmatigheid. Bij de interne controles zullen onderstaande negen financiële rechtmatigheidscriteria worden betrokken, waarvan criteria 1 t/m 6 ook al in het kader van de getrouwheid werden getoetst. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet aan criteria 7 t/m 9 extra aandacht besteed worden: 1. Calculatiecriterium De vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Bijvoorbeeld facturen. 2. Valuteringscriterium Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichting is juist. Bijvoorbeeld aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen. 3. Leveringscriterium Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Bijvoorbeeld inkoop van goederen/diensten. 4. Adresseringscriterium De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Bijvoorbeeld betalingsverkeer. 5. Volledigheidscriterium Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Bijvoorbeeld opbrengsten en gemeentelijke en rijksbijdrage. 6. Aanvaardbaarheidscriterium De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de veiligheidsregio en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Bijvoorbeeld inkoop van goederen en/of diensten. 7. Voorwaardencriterium Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen (besteding en inning van gelden). Bijvoorbeeld aanbestedingen. 8. Begrotingscriterium Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma). Bijvoorbeeld overschrijding van de lasten van het programma. 12

50 9. M&O criterium De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (Misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts) handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (Oneigenlijk gebruik). Bijvoorbeeld subsidieregelingen. 3.3 Fraude De controle bestaat niet uit een uitvoerige controle van transacties zoals noodzakelijk zou zijn om fraude op te sporen. Er zijn twee belangrijke invalshoeken van de frauderisico s: 1. Het risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld en/of goederen aan de gemeenschappelijke regeling; en 2. Het risico dat personen de financiële verslaggeving gebruiken om daar beter van te worden. Hoewel doeltreffende interne beheersingsmaatregelen het risico dat fouten en fraude zich voordoen of onontdekt blijven, doen afnemen, wordt dit risico niet weggenomen. Er is daarom geen garantie dat eventuele fraude ontdekt zal worden. Mochten er signalen zijn die wijzen op fraude, dan zal er direct actie worden ondernomen richting MT en bestuur. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude tijdens de controlewerkzaamheden, zal afhankelijk van de aard van de fraude gecommuniceerd worden met, de direct leidinggevende, de directie dan wel het dagelijks bestuur en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, het algemeen bestuur. Met het opstellen van risicomanagement wordt rekening met eventuele risico van omkoping, fraude en cyberrisk. 3.4 Bepaling te controleren processen De komende jaren gaan wij ons richten op de volgende processen: Proces Vanaf jaar Inkopen/verplichtingen 2016 Personeelslasten 2016 (Europese) aanbestedingen 2016 Opbrengsten 2016 Memorialen 2016 Investeringen 2016 Treasury 2016 Gemeentelijke/rijksbijdragen 2016 Betalingen 2016 Crediteurenstamgegevens 2016 Voor de toekomst willen wij dit gaan uitbreiden met bijvoorbeeld een controleprogramma automatisering. 13

51 4 Rapportages Van de uitgevoerde interne controle wordt per proces een verslag gemaakt. Het verslag is kort en bondig en dusdanig geformuleerd dat het bruikbaar is op managementniveau. Ook wordt er een digitaal controledossier aangelegd waarin alle controlebescheiden worden bewaard. De bevindingen en aanbevelingen worden besproken met de procesverantwoordelijke en de betreffende (vak)teamleider. Eventuele op en/of aanmerkingen worden verwerkt in het verslag. Alle afzonderlijke verslagen worden samengevat in een integraal managementvoorstel, die twee keer per jaar wordt aangeboden. 14

52 Agendapunt - informerend aan Algemeen Bestuur datum 9 november 2016 agendapunt 06. onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder Opdracht tot deelname landelijke visitatie veiligheidsregio s Henk Schreuders Lieke Sievers Kennis te nemen van het DB-besluit 1. opdracht te geven tot deelname aan de landelijke visitatie veiligheidsregio s in november in te stemmen met het voorstel het traject van organisatieontwikkeling te koppelen aan de visitatie Toelichting Visitatie is een unieke kans om te leren van collega-regio s. Zowel door hen kritisch naar Veiligheidsregio IJsselland te laten kijken, als door zelf in de keuken van andere regio s te kijken. Visitatie is een invulling van kwaliteitszorg op strategisch niveau. Met andere woorden: visitatie draagt bij aan het betrouwbaar presteren en continu leren, verbeteren en ontwikkelen op strategisch niveau. Daarnaast is het bestuur wettelijk verplicht (WVR art. 56) om eenmaal in de vijf jaar een visitatie uit te laten voeren. Voor de visitatie is in een landelijk, breed samenwerkingsverband een methode ontwikkeld. In de 2e helft van 2014 hebben de regio s Kennemerland en Zeeland als eerste een visitatie (pilot) gekregen en zij zijn enthousiast over de inzichten en meerwaarde die dit opleverde. In 2015 is de methode definitief vastgesteld in de managementraden Raad Brandweercommandanten (RBC), Raad van Directeuren Publieke gezondheid (DPG GGD-GHOR), Bevolkingszorg en Raad van Directeuren Veiligheidsregio RDVR, waarna doorgeleiding naar het Veiligheidsberaad (VB) en afstemming tussen VB en de Minister heeft plaatsgevonden. De interesse voor deelname is groot: voor de periode t/m 2019 hebben alle regio s zich aangemeld. Het landelijk ontwikkelde traject van visitatie behelst een intake, een zelfevaluatie, een bezoek door een visitatiecommissie en een rapportage. De visitatiecommissie, bestaande uit collega s van andere regio s en bevraagt de regio vanuit een waarderende en ontwikkelgerichte insteek. De veiligheidsregio krijgt als het ware een kritische vriend op bezoek. Landelijke coördinatie, planning en ondersteuning van de visitaties (o.a. vervullen secretarisrol) vindt plaats door de landelijke ondersteuningsorganisatie. De visitatie heeft betrekking op drie thema s die alle veiligheidsregio s raken, te weten: 1. Maatschappelijke opdracht van de veiligheidsregio of specifiek te onderzoeken delen daarvan (legitimiteit) 2. Leiderschap (bestuurs- en managementkracht) en verandervermogen in de veiligheidsregio of specifiek te onderzoeken delen daarvan

53 kenmerk <corsanummer> vervolgblad 2 van 2 3. Organisatie in samenwerking (in- en extern organiserend vermogen) Het is aan de veiligheidsregio om te bepalen welke accenten zij binnen deze thema s relevant vinden. Strategisch gezien komt de visitatie voor Veiligheidsregio IJsselland op een mooi moment. Immers, de komende periode krijgt ook de ontwikkeling van de organisatie een impuls. Bestuurlijk is bij de regionalisering in 2014 afgesproken om na twee jaar te onderzoeken in hoeverre de keuzes voor de inrichting van de huidige organisatie uitwerken zoals beoogd. Het voorstel is dan ook om de voorbereiding van de visitatie, de zogenoemde zelfevaluatie, aan te grijpen als vertrekpunt voor de verdere organisatieontwikkeling. Het visitatiebezoek in 2017 kan van daaruit worden gezien als een verrijking op de inzichten die de organisatie vanuit de eigen kracht in de zelfevaluatie heeft weten te verschaffen. Bestuurlijk gezien is dat vanuit dat perspectief gezien van belang om bij de opdrachtverlening richting te geven aan de vraagstukken die relevant zijn in het kader van de organisatieontwikkeling. Juridische consequenties Door uitvoering van een visitatie wordt voldaan aan de wettelijke verplichting uit WVR art. 56. Financiële en personele consequenties De kosten worden binnen de beschikbaar bestelde budgetten voor kwaliteitszorg en organisatieontwikkeling opgevangen. Vervolgacties De opdracht tot visitatie wordt uitgewerkt tot een projectplan. Het bestuur wordt eind 2016 geinformeerd over het vervolgproces en krijgt voor de zelfevaluatie in relatie tot organisatieontwikkeling een separaat procesvoorstel.

54 Agendapunt - informerend aan Algemeen Bestuur datum 9 november 2016 agendapunt 07. onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder Wijzigingen arbeidsvoorwaarden L.J. Sievers B. Koelewijn Kennis te nemen van het DB-besluit in te stemmen met: 1. De LOGA-brief met kenmerk Lbr.16/039 CvA/LOGA 16/11 met betrekking tot de revisie van hoofdstuk 3 met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 van toepassing te verklaren voor Veiligheidsregio IJsselland; 2. De LOGA-brief met kenmerk Lbr. 16/053 CvA/LOGA 16/14 met betrekking tot het Individueel Keuzebudget (IKB) per 1 januari 2017 van toepassing te verklaren voor Veiligheidsregio IJsselland; 3. De lokale doelen (uitruilen fiets, woon-werkverkeer en vakbondscontributie) ten behoeve van de IKB-regeling, met ingang van 1 januari 2017 vast te stellen; 4. De regeling fietsplan 2015 en regeling uitwisseling eindejaarsuitkering/vakantiegeld met een vaste onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer (2009) in te trekken per 1 januari De extra vakantie, genoemd in artikel 6:2:1:1 van de arbeidsvoorwaardenregeling VR IJsselland, te verhogen met 14 uur en gelijktijdig het budget levensfase bewust personeelsbeleid in het artikel 6:2:1:2 in te trekken per 1 januari 2017; 6. De LOGA-brief met kenmerk Lbr. 16/061 CvA/LOGA 16/15 met betrekking tot de aanvullende afspraken voor brandweerpersoneel in roosterdienst in hoofdstuk 20 met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 van toepassing te verklaren voor Veiligheidsregio IJsselland; 7. Artikel 20:2:0:1 van de arbeidsvoorwaardenregeling VR IJsselland met betrekking tot lokale aanvullende afspraken voor brandweerpersoneel in roosterdienst met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 van toepassing te verklaren. 8. De term bezoldiging in het lokale sanctiebeleid (aanvulling op hoofdstuk 10d) te wijzigen in salaris en salaristoelagen met terugwerkende kracht per 1 januari Inleiding Naar aanleiding van het vernieuwde hoofdstuk 3 is een aantal aanpassingen gedaan aan de CAR- UWO, die lokaal nog vastgesteld moeten worden en gaf ook aanleiding om lokale aanvullende arbeidsvoorwaarden aan te passen.

55 kenmerk <corsanummer> vervolgblad 2 van 3 Tevens gaat per 1 januari 2017 de IKB-regeling van kracht. Veiligheidsregio IJsselland heeft als aanvulling op de IKB-doelen de fiscaal gunstige regelingen toegevoegd. Beoogd effect/relatie met het meerjarenbeleidsplan of bestuursopdrachten De Veiligheidsregio is aangesloten bij de CAR-UWO en dient daardoor de cao ontwikkelingen te volgen. Argumenten De besluitpunten 1, 2 en 6 komen voort uit het landelijk overleg en behoeft lokale vaststelling. Besluitpunt 3 en 4: De huidige fiscaal gunstige regelingen moeten als gevolg van de introductie van de IKB-regeling aangepast worden. Het betreft voornamelijk technische aanpassingen, zodat de doelen ook via het E-HRM systeem aangevraagd kunnen worden. Met de inwerkingtreding van de lokale IKB-doelen, kunnen de huidige fiscale regelingen vervallen. Besluitpunt 5: Het budget levensfase bewust personeelsbeleid is afgesproken in het Sociaal Plan en werd in de praktijk altijd besteed aan extra vakantie. Met deze wijziging wordt dit standaard geregeld en kan het budget vervallen. Besluitpunt 7: Het LOGA heeft een aantal aanvullende afspraken gemaakt over de toepassing van hoofdstuk 3 op brandweerpersoneel. Deze aanvullende afspraken gelden voor brandweerpersoneel dat werkzaam is in een dienstrooster en voor wie op grond van artikel 4:8 een werktijdenregeling wordt vastgesteld. De aanvullende afspraken zijn vastgelegd in hoofdstuk 20 van de CAR UWO. VR IJsselland heeft echter de aanvullende afspraken voor brandweerpersoneel kunnen regelen in hoofdstuk 3 en heeft derhalve geen behoefte aan de regelmogelijkheid in hoofdstuk 20. Besluitpunt 8: Dit betreft een technische wijziging naar aanleiding van het vervallen van het begrip bezoldiging in de CAR-UWO. Risico s Geen. Middelen Met de invoering van het IKB zijn we verplicht de 14,4 bovenwettelijk verlof op te nemen in het IKB. Dit is organisatiebreed ongeveer uren. Standaard wordt dit uitbetaald en is ongeveer euro. De verwachting is dat de medewerkers gaan aangeven om dit weer terug te kopen in verlof. In 2017 gaan wij dit monitoren en kijken wat het daadwerkelijke gevolg is voor de organisatie. Hier komen wij bij de tweede bestuursrapportage in 2017 op terug.

56 kenmerk <corsanummer> vervolgblad 3 van 3 Communicatie en vervolg Het GO heeft op 15 september 2016 ingestemd met de wijzigingen. De wijzigingen van de arbeidsvoorwaarden en CAR-UWO worden verwerkt in de digitale systemen, die de medewerkers kunnen raadplegen. De medezeggenschap wordt geïnformeerd tijdens het reguliere overleg. Bijlagen (opvraagbaar bij secretariaat) 1. De LOGA-brief met kenmerk Lbr.16/039 CvA/LOGA 16/11; 2. De LOGA-brief met kenmerk Lbr. 16/053 CvA/LOGA 16/14; 3. De LOGA-brief met kenmerk Lbr. 16/061 CvA/LOGA 16/15; 4. De lokale aanvullingen op de CAR-UWO, behorende bij besluit 3, 5 en 7.

57 Notulen van Dagelijks bestuur datum 7 september 2016 aanwezig afwezig De burgemeesters A.P. Heidema (voorzitter), A.G.J. Strien en B. Koelewijn (vanaf uur), mevrouw L.J. Sievers, M. Fransen (verslag), L. Dennenberg en de heer Schepers (beide bij punt 4). Burgemeester H.J. Meijer en de heer H. Schreuders. 1. Opening De voorzitter, burgemeester Heidema, opent de vergadering om uur. De heren Meijer en Schreuders zijn verhinderd. 2. Verslag en actielijst vergadering 2 juni 2016 Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. Actielijst, punt 1 (zorgdragen voor een update van het thema zelfredzaamheid. In het werkoverleg met portefeuillehouder bespreken welk thema hierbij past): De heer Strien mist de energie, de nieuwe inzichten en de innovatie die binnen Veiligheidsregio IJsselland in het verleden op dit gebied aan de orde waren. Afgesproken wordt dat dit onderwerp regelmatig geagendeerd wordt in het werkoverleg tussen de heer Strien en mevrouw Sievers. Het actiepunt kan komen te vervallen. De secretaris zorgt voor actualisatie van de actielijst. 3. Ingekomen stukken / Mededelingen Ingekomen stukken Het DB neemt kennis van de ingekomen stukken. Na het verzenden van de stukken is er ook een brief van de gemeente Olst-Wijhe binnengekomen, waarin staat dat zij (eveneens) geen zienswijze indienen op de 1 e bestuursrapportage. Naar aanleiding van het ingekomen stuk f (aankondiging onderzoek door inspectie V&J naar inrichting repressieve brandweerzorg binnen veiligheidsregio s) geeft de heer Strien aan dat hij het vreemd vindt dat dit onderzoek uitgevoerd wordt, net nu de brandweer bezig is met een beweging naar de voorkant van de veiligheidsketen. De heer Strien zal hier ook aandacht voor vragen bij Brandweer Nederland. Mededelingen Wegens het vertrek van mevrouw Van der Tas komt de komende DB-vergadering de portefeuilleverdeling op de agenda. Deze portefeuilleverdeling wordt dan integraal met de portefeuilles in het districtelijk veiligheidsoverleg beschouwd. Dit verslag is vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur op 13 oktober 2016.