In 10 stappen je eigen Running Dinner! Studenten en stadjers ontmoeten elkaar. Pilot Project: Van Julsinghastraat (Oosterpoort) Maart 2012

Transcriptie

1 In 10 stappen je eigen Running Dinner! Studenten en stadjers ontmoeten elkaar Pilot Project: Van Julsinghastraat (Oosterpoort) Maart 2012 Leven in Stad: in samenwerking met de gemeente Groningen

2 1. Inhoudsopgave In 10 stappen je eigen Running Dinner... 1 Studenten en stadjers ontmoeten elkaar Wat is een Running Dinner? Opstarten De organisatoren Partners De omvang van het project Promotie Wie eet/kookt waar en wanneer? De naborrel Tijdsindeling Kosten Disclaimer... 7 Appendix steps to your own Running Dinner ii

3 In 10 stappen je eigen Running Dinner Studenten en stadjers ontmoeten elkaar Studenten en stadjers in Groningen leven vaak samen in dezelfde straat. Maar kent je jouw buren ook? Wij, Ann-Kristin en Tine, twee studenten uit Groningen, besloten onze buren te leren kennen door middel van een Running Dinner. Dit handboek legt uit hoe jij er zelf een kan organiseren voor jouw buren. Ook bespreken we de lessen die wij hebben geleerd tijdens ons pilot project. Posters Leven in Stad De Gemeente Groningen probeert de relatie tussen stadjers en studenten te verbeteren door de poster campagne Leven in Stad. Misschien heb je de posters in je buurt al gezien. Wij hebben besloten deze campagne in realiteit te brengen en te proberen studenten en stadjers samen te laten leven, in plaats van naast elkaar. Je buren kennen kan het leven zoveel makkelijker maken: sleutels vergeten en geen huisgenootjes thuis? Geen probleem, als die aardige buurvrouw jou eerder had leren kennen, had ze je misschien uitgenodigd voor een kopje koffie tot een van je huisgenootjes thuiskomt met de sleutel. En anders om werkt het ook. Lig je wakker van een luidruchtig feestje bij je buren? Als je de studenten kent, hadden ze je misschien gewaarschuwd, een eindtijd kunnen bespreken en zou je er nu veel makkelijker naartoe stappen omdat je weet dat ze naar je zullen luisteren als je komt klagen! Dus, hoe je buren leren kennen op een gezellige manier? Een geweldige mogelijkheid is een Running Dinner! Dit combineert interessante gesprekken tussen studenten en stadjers met heerlijke maaltijden in verschillende huizen in je straat. En het organiseren is makkelijk en neemt weinig tijd. Kijk maar eens naar de 10 stappen uitgelegd in dit handboek. Het is geschreven om organisatoren zonder ervaring de eerste nuttige tips te geven. Natuurlijk is niet elke buurt hetzelfde, maar met wat creativiteit en goede wil komt het helemaal goed! Veel plezier met het organiseren en kijk voor vragen nog 10 steps to your own Running Dinner 1

4 even bij het kopje contact op het eind, om te zien wie dit geschreven hebben en hoe je direct contact met ons kan opnemen. 1. Wat is een Running Dinner? Een Running Diner is een driegangen menu dat in drie verschillende huizen wordt genuttigd. Buren geven zich op in een team van twee personen en eten dan elke gang met twee andere teams in het huis van de kok. Als voorbeeld: je eet het voorgerecht bij de buren tegenover je. Zij koken het gerecht en verwelkomen twee teams, dus je eet en kletst gezellig met vier buren en je teamgenootje. Daarna ga je terug naar je eigen huis, waar jij en je teamgenootje het hoofdgerecht (dat je al had klaargemaakt) serveren voor twee andere teams. Zo ontmoet je weer vier nieuwe buren. Als laatste ga je naar buren aan het einde van de straat, waar je een nagerecht nuttigt en weer vier nieuwe buren ontmoet. Tijdens de avond blijf je samen met je teamgenoot en geniet je van interessante gesprekken en heerlijke gerechten. Na het eten ontmoet je al je buren nog voor een naborrel. Hier kan je nog verder praten met de net ontmoette buren, of je leert nog meer nieuwe buren kennen! 2. Opstarten Om te beginnen is het handig om een beetje een beeld voor jezelf te schetsen van je Running Diner zodat dit je kan helpen tijdens de organisatie. Je hebt dan een idee van hoe het er uit komt te zien, waardoor het makkelijker is om te beslissen wat je moet doen om dit te bereiken. Om te zien wat de belangrijke punten zijn, kan je even kijken naar de inhoudsopgave en schrijf de eerste ideeën op. De verschillende hoofdstukken vertellen je hier meer over. 3. De organisatoren Het is tijdens het organiseren handig zowel Engels als Nederlands te beheersen, of in elk geval een team te hebben met leden waarvan in elk geval een iemand goed Engels en een iemand goed Nederlands spreekt. De Nederlandse stadjers zullen namelijk sneller geneigd zijn om deel te nemen als ze in het Nederlands worden aangesproken, hoewel ze vaak prima Engels spreken. Als de uitstraling van de organisatie Engelstalig is, krijg je sneller het idee dat het project alleen gericht is op studenten. Maar het is natuurlijk juist leuk om ook die internationale studenten, die vaak heel erg in hun internationale universitaire wereld leven, bij de buurt te betrekken! Zorg dus ook dat je deze studenten in het Engels aan kan spreken/schrijven. Daardoor krijg je een gemixte groep, wat het project nog gezelliger en nuttiger maakt! Geleerde les: wij hebben het project met zijn tweeën georganiseerd, dus twee studenten. De les die we daarbij geleerd hebben is dat het handig is om ook een stadjer bij het project te betrekken. Hiermee straal je ook uit dat je het project voor studenten en stadjers 10 steps to your own Running Dinner 2

5 organiseert. De stadjer hoeft niet veel te doen, alleen de andere stadjers in de straat aansporen om te komen. Als je als stadjer dit project wil organiseren, werkt het natuurlijk de andere kant op. Dan is het handig een student bij het project te betrekken. Het gaat er vooral om dat beide groepen zich welkom voelen. 4. Partners De gemeente: ons project en dit handboek waren in het kader van de campagne Leven in Stad van de gemeente Groningen. Samenwerking betekende in dit geval dat we het logo van de Leven in Stad campagne hebben mogen gebruiken en de gemeente en de campagne hebben genoemd op de flyers en in de media. Daartegenover stond dat de gemeente de kosten dekte voor de flyers en eventueel de huur van een locatie voor de borrel. Andere organisaties: behalve de gemeente kan je ook andere organisaties die iets met je buurt te maken hebben bij het project betrekken. Studentenverenigingen die een studentenhuis in de buurt hebben of bijvoorbeeld de buurtvereniging kunnen een helpende hand bieden. Misschien willen ze wel financieel bijdragen, maar belangrijkste is dat ze reclame kunnen maken en je misschien hun naam mag gebruiken. 5. De omvang van het project Aantal deelnemers: de eerste stap van het organiseren is het schatten van het aantal buren en wie mee zal doen. Je kan kijken hoeveel huizen er zijn in de straat en schatten hoeveel mensen er per huis wonen. Dit is het deel waar wij het meeste hebben geleerd, omdat we het aantal deelnemers te hoog hadden ingeschat. Het aantal deelnemers is heel belangrijk, want het bepaald hoe de organisatie verder verloopt. Het concept van een Running diner zelf is heel flexibel en je kan het doen met een paar mensen tot in de honderden. Het aantal deelnemers hangt natuurlijk ook af van de promotie die ervoor gemaakt wordt. Voor het pilot project zijn we begonnen met tien deelnemers, maar elk aantal dat gedeeld kan worden door drie (beginnend met 9, 12, ) is prima. Als het nodig is kan de planning altijd aan het aantal deelnemers worden aangepast. Het doel is wel om een deelname van 50% student en 50% stadjer te bereiken. Dit lukt natuurlijk nooit exact, maar het is leuk om aan elke tafel een gemengde groep te hebben waardoor er interessante gesprekken tussen de groepen ontstaan. (Internationale) Studentenhuizen: zoals al eerder genoemd, het idee is flexibel, dus je kan ook een Running Diner organiseren in de buurt van een studentenhuis. Het probleem zal zijn genoeg stadjers te vinden die deel willen nemen. Een oplossing kan zijn om de studenten te laten koken en de buren als gast bij hun uit te nodigen. Een andere, iets ambitieuzere optie, is om gemengde teams, een stadjer en een student, samen te stellen en samen te laten 10 steps to your own Running Dinner 3

6 koken. Misschien zelfs in het huis van de stadjer. In elk geval zal het belangrijkste deel de promotie zijn onder stadjers. Als u meer informatie wil over deze opties, neem dan contact met ons op via het adres genoemd aan het eind van dit handboek. 6. Promotie Inhoudelijk: leven in stad en welke versie van het Running Dinner: de promotie is heel belangrijk om het project te laten slagen. Het is handig om het Running Dinner te liëren aan de Leven in Stad campagne, omdat je dan de context van het project direct duidelijk hebt. Daarbij is ook het doel, studenten en stadjers samen brengen, direct duidelijk. Daarbij moet je ook goed uitleggen wat een Running diner precies is. De versie van een Running Dinner die we hier uitleggen, is een van de vele. Waarschijnlijk kennen veel studenten het idee van een Running Dinner al van hun studentenvereniging, maar grote kans dat ze een andere versie kennen. Een andere versie is bijvoorbeeld dat sommige mensen koken en anderen alleen als gast langskomen. (Omdat wij de deelname gratis wouden houden, hebben we voor de versie gekozen waarbij iedereen kookt.) Sommige stadjers kennen misschien het idee dat niemand kookt, maar dat iedereen als gast bij verschillende restaurants eet. Methodes: bij de promotie moet goed in het achterhoofd gehouden worden dat de doelgroep uit stadjers en studenten bestaat. Onder studenten is het heel normaal om een evenement via facebook te organiseren, maar dit kan in dit geval maar voor een kleine groep mensen. Behalve het feit dat de meeste buren misschien geen facebook hebben of er niet erg actief op zijn, is het ook niet een heel praktische manier om mensen uit een straat uit te nodigen, zonder een facebook-party zoals Haren uit te lokken. Daarom hebben wij ervoor gekozen om het project vooral via flyers te promoten. Om het effect van deze kleine papiertjes iets te vergroten zijn we bij alle buren langs geweest om ze persoonlijk uit te rijken en de mensen direct persoonlijk aan te spreken. Een goede les hierbij is dat het handig is om twee keer te gaan, omdat je lang niet iedereen in een keer kan bereiken omdat niet iedereen thuis zal zijn. Wij zijn direct langs de buren gegaan om met ze te praten terwijl we de flyers uitdeelden. We hebben dit een keer gedaan. Voor een betere planning en misschien meer kans dat mensen meedoen, is het misschien een goed idee om eerst alleen de flyers door de brievenbus te gooien. Twee dagen later kan je dan nog een keer langskomen en je buren persoonlijk uitnodigen (indien mogelijk met flyers). Op die manier heeft iedereen tijd gehad er naar te kijken, er over na te denken en misschien vragen te formuleren. Belangrijk is dan ook om in het gesprek niet alleen uit te leggen, maar ook ruimte te geven voor vragen van je buren. De eerste zin is belangrijk om jezelf voor te stellen als iemand uit de buurt. Daarna kan je verwijzen naar de flyers als het doel van je bezoek. Het belangrijkste is dat mensen een goed beeld krijgen van het project en het doel ervan. Deze persoonlijk uitnodiging is een 10 steps to your own Running Dinner 4

7 belangrijke manier van promotie. Bij dit deel van het project is het ook extra belangrijk om een gemixte organisatie te laten zien! Zorg dat je langs de deuren gaat met een stadjer en een student, zodat iedereen zich erin herkend! 7. Wie eet/kookt waar en wanneer? In de bijlagen kan je een tabel vinden waarmee je de verdeling kan maken voor wie wanneer een waar eet. Ook wordt er in genoemd welk team welke gang kookt. In de uitleg worden de letters S, M en D gebruikt voor, in dezelfde volgorde, voorgerecht, hoofdgerecht, nagerecht. Vanuit de Engelse woorden starter, main dish, dessert. Cook betekend welk team kookt, en Guest 1 en Guest 2 zijn de teams die komen eten. De tabel kan aangepast worden aan het aantal deelnemers. Het doel is om de verdeling zo te maken dat de helft van de deelnemers student is en de andere helft stadjer. Om mensen te laten weten wie hun teamgenootje is (als ze zich alleen hebben opgegeven en een teamgenoot toegewezen krijgen) en hun persoonlijke planning voor de avond kan je de mensen een mail sturen, met daarin alle belangrijke informatie en mogelijke diëten van gasten (vegetariërs, allergieën etc.) 8. De naborrel Het idee is dat iedereen de mogelijkheid krijgt om iedereen die meedoet te ontmoeten. Als er meer dan een paar mensen meedoen, zal dit niet tijden het diner kunnen. Daarom kan je een naborrel organiseren waarbij iedereen elkaar na het diner kan ontmoeten. De sfeer is informeel en het is een gezellige afsluiting van het project. Je zou mensen ook de mogelijkheid kunnen geven, indien ze niet naar het diner kunnen komen, wel naar de naborrel te laten komen. Dat is misschien voor veel mensen veiliger als ze liever geen vreemde mensen in huis willen, of handiger als er kinderen thuis zijn of er tot zes gewerkt wordt, en deze mensen worden dan toch bij het project betrokken. Locatie: als er niet veel deelnemers zijn, is je eigen huis/kamer een prima optie om na afloop bij elkaar te komen, zoals wij hebben gedaan. Je zou ook in een buurtcafé af kunnen spreken of een gezellig restaurant in de buurt. Als je met een grote groep bent kan het handig zijn om van tevoren met de locatie af te spreken dat je komt. Als er echt veel deelnemers zijn en er geen café in de buurt is waar je heen kan zonder het hele café over te nemen, zou je erover kunnen denken om een café af te huren. Sommige cafés doen dit gratis (ze verdienen natuurlijk een hoop aan de verkoop van drankjes), anderen vragen daar geld voor. Waar je uiteindelijk samenkomt is aan jou, maar zorg dat het een gezellige plaats is met genoeg ruimte voor alle deelnemers. Om het aantal mensen in te schatten moet je in je achterhoofd houden dat niet iedereen die bij het diner was, naar de naborrel kan komen. Muziek: indien er veel mensen naar de naborrel komen, is het misschien leuk om live muziek te hebben. Als mensen met vreemden praten, wil je vaak na een poosje het gesprek 10 steps to your own Running Dinner 5

8 toch kunnen afsluiten en een nieuw gesprek met een nieuw persoon beginnen. Een mooi moment hiervoor is als de muziek stopt en er een pauze wordt aangekondigd of er met een nieuw nummer wordt begonnen. Om een groep of muzikant te vinden is het handig om vrienden te vragen of te zoeken tussen de vele studenten bandjes. Het hoeft niet groot of bekend te zijn, iemand die gitaar wil komen spelen is al een geweldige toevoeging. Veel muzikanten willen ook wel komen spelen voor gratis drinken of de mogelijkheid om de luisteraars een kleine bijdrage naar eigen inleg te vragen. Of muziek echt iets toevoegt heeft natuurlijk veel met de grote van de groep te maken en kan alleen als de bar of je eigen huis/kamer voldoend groot zijn. 9. Tijdsindeling Van te voren: het belangrijkste van het project is dat je alle buren op tijd uitnodigt. De eerste ronde van flyers uitdelen kan het best rond vier weken voor het diner. De tweede ronde, waarbij je mensen persoonlijk aanspreekt, kan twee of drie dagen daarna. Daarna zou je de datum waarop iedereen zich moet hebben aangemeld een paar dagen (tot ongeveer een week) na je tweede ronde kunnen doen, zodat je genoeg tijd hebt om het programma aan het aantal deelnemers aan te passen, zoals een ruimte vinden voor de naborrel. Om mensen eraan te herinneren dat ze zich hebben opgegeven kan je de contact gegevens gebruiken op het aanmeldformulier. Stuur ze bijvoorbeeld een bevestiging dat ze zich hebben aangemeld en later hun persoonlijke rooster voor de avond. De avond zelf: wij hebben goede ervaringen met een rooster dat begint om en 1,5 uur per gang rekent: voorgerecht, hoofdgerecht, nagerecht, vanaf naborrelen. Op deze manier heeft iedereen genoeg tijd om te kletsen terwijl de gangen niet te lang worden. Als er veel mensen meedoen en je vindt het geen leuk idee dat iedereen zomaar zelf moet beginnen (en je ze misschien niet allemaal zal zien voor de naborrel) is het leuk om even bij alle huizen langs te gaan om iedereen welkom te heten (met de consequentie dat je dan zelf misschien geen voorgerecht krijgt) of je kan een korte bijeenkomst houden met iedereen en zo de avond gezamenlijk inluiden. 9. Kosten De kosten om een Running Dinner te organiseren zijn niet zo hoog. Het printen van de flyers was uiteindelijk onze enige kostenpost. In ons geval hebben we 200 gekleurde flyers geprint, wat ons 41,- koste. In jouw geval zouden natuurlijk ook kosten voor de naborrel kunnen komen. Het aantal flyers dat nodig is, is moeilijk uit te rekenen, maar schat dat ongeveer ¼ van de mensen die een flyer krijgt ook daadwerkelijk komt. Wij hebben besloten om geen bijdrage voor deelname te vragen om mensen aan te moedigen mee te doen. En door de uitruil van gerechten maak je ook geen kosten voor de maaltijden (behalve natuurlijk de gang die je wellicht zelf kookt). Meestal, uit gastvrijheid, heeft niemand er 10 steps to your own Running Dinner 6

9 moeite mee om een hoofdgerecht te bereiden, terwijl anderen maar een voor- of nagerecht maken. Subsidie van de gemeente: er bestaat de mogelijkheid om een subsidie aanvraag in te dienen bij de gemeente Groningen. Meneer Tollenaar en meneer van Hooff zijn verantwoordelijk voor de Leven in Stad campagne en waren een grote steun tijdens de organisatie van dit project. Als je subsidie wil aanvragen, kan je een brief sturen naar die gemeente waarin je de plannen uitlegt en aangeeft hoeveel geld je waarvoor nodig hebt. De aanvraag wordt binnen een korte periode beantwoord. Als tegenprestatie wil de gemeente graag media aandacht voor het Leven in Stad project en dat je het Running Dinner hiervoor organiseert. Wij hebben een kort radio interview gehad met het Engelstalige radioprogramma Happy Hours FM, twee artikelen in de universiteitskrant (UK), een artikel in het weekblad Groot Groningen en een artikel in de buurtkrant De Oosterpoorter. Wij adviseren om simpele berichtgeving te organiseren en neem kort na het diner contact op met de media om eenheid in de berichtgeving te organiseren. Foto s zijn erg belangrijk voor kranten, dus ook als het moeilijk is, zorg dat je een aantal leuke foto s maakt van de avond zelf. Je kan dit zelf doen of een vriend vragen dit te doen. In de bijlagen kan u een voorbeeld artikel van De Oosterpoorter vinden. 10. Disclaimer Dit handboek is geschreven voor studenten en stadjers die het leuk vinden een Running Dinner te organiseren. Voor internationale studenten is er op de site van de gemeente Groningen een Engelse versie te vinden. We staan open voor alle suggesties om dit handboek te verbeteren en hopen dat je informatie zal sturen over jouw ervaringen tijdens het organiseren van je Running Dinner. 10 steps to your own Running Dinner 7

10 Met dank aan Tine, een vriendin en mede organisator. Zonder jou was het organiseren van het project niet mogelijk en ik ben heel dankbaar voor de steun die je gaf, niet alleen met de Nederlandse taal, maar ook met de rest van de organisatie. Je bent een super kok en een geweldiger PR-manager! de gemeente Groningen, vooral meneer Tollenaar en meneer van Hooff, met wie ik een leuk introductie gesprek heb gehad en die me het hele project gesteund hebben met een financiële bijdrage, het logo van hun campagne en door al mijn mails te beantwoorden, zelfs toen het project veel kleiner bleek uit te vallen. Gistuf, een internationale vereniging in het noordoosten van Duitsland met veel ervaring in het organiseren van Running Dinners. Ze hebben al hun ervaring met mij gedeeld en zouden ook hun computerprogramma voor de groepsindeling hebben gegeven als er een groot aantal deelnemers zich zou hebben opgegeven (voel je vrij om contact met ze op te nemen als je het nodig hebt) alle anderen die ons steun, advies en motivatie hebben gegeven om dit eerste pilot project te organiseren. Wij hopen dat veel anderen dit zullen volgen! Contact: Ann-Kristin Matthe en Tine Coone 10 steps to your own Running Dinner 8

11 Appendix n Voorbeeld van een flyer n Running Diner groep verdeling (wie eet/kookt waar voor wie?) n Kranten voorbeelden: De Oosterpoorter (buurtkrant van de Oosterpoortbuurt) n Je kan ook een voorbeeld krijgen van de informatiebrief, die je naar jouw buren kunt sturen over waar ze wanneer verwacht worden. Deze is op aanvraag. n Zie ook de website Leven in Stad campagne: n Voorbeeld van een flyer 10 steps to your own Running Dinner 9

12 n Running Diner groep verdeling (wie eet/kookt waar voor wie?) 10 steps to your own Running Dinner 10

13 n Kranten voorbeelden: De Oosterpoorter (buurtkrant van de Oosterpoortbuurt) 10 steps to your own Running Dinner 11