Nederlands Arbitrage Instituut ARBITRAGEAANVRAAG

Transcriptie

1 Secretariaat Nederlands Arbitrage Instituut Postbus 21075, 3001 AB Rotterdam Weena 505, 3013 AL Rotterdam Telefoon: Fax: Website: Inleiding Een NAI arbitrage wordt aanhangig gemaakt door het indienen van een arbitrageaanvraag bij de NAI administrateur op bovenvermeld adres. De arbitrage is aanhangig op de dag van ontvangst van de arbitrageaanvraag door de administrateur (artikel 7(1) van het NAI Arbitragereglement van 1 januari 2015). De vereisten waaraan een arbitrageaanvraag moet voldoen vindt u in artikel 7(2). Als de arbitrageaanvraag niet voldoet aan de in artikel 7(2) gestelde vereisten, neemt de NAI administrateur contact op met de eiser voor aanvulling of verbetering. Hij kan de behandeling van de aanvraag opschorten; dit kan leiden tot vertraging in de behandeling (artikel 7(3)). Een afschrift van de arbitrageaanvraag wordt door de NAI administrateur aan de verweerder toegezonden. Deze wordt daarbij uitgenodigd op de arbitrageaanvraag te reageren met een kort antwoord (artikel 8(1)). De arbitrageaanvraag en het korte antwoord dienen ter inleiding van de arbitrale procedure en moeten het proces van benoeming van arbiters bevorderen. Partijen hebben het recht om na benoeming van de arbiter(s) een memorie van eis, respectievelijk van antwoord, in te dienen (artikel 9). De bijzondere vereisten waaraan een arbitrale kortgedingaanvraag moet voldoen worden vermeld in artikel Gegevens eiser (Artikel 7(2)(a)) Naam Btw-nummer

2 Indien van toepassing, gegevens vertegenwoordiger eiser (Artikel 7(2)(b)) Naam vertegenwoordiger : 2. Gegevens verweerder (Artikel 7(2)(a)) Naam Btw-nummer

3 Indien van toepassing, gegevens vertegenwoordiger verweerder Naam vertegenwoordiger : 3. waarop de eiser voor de duur van het arbitraal geding voor elektronische communicatie bereikbaar is (Artikel 7(2)(c)) 4. Korte omschrijving van het geschil (Artikel 7(2)(d)) (De hier gegeven omschrijving dient ter inleiding van de procedure en ter informatie van de NAI administrateur en doet geen afbreuk aan het recht van partijen om een memorie van eis, respectievelijk van antwoord in te dienen (artikel 9(1)). Als de ruimte hieronder te klein is kan de omschrijving van het geschil op een bijlage bij de arbitrageaanvraag worden gegeven.) 5. Duidelijke opgave van het gevorderde met, indien mogelijk, een opgave van het geldelijk belang van elk van de vorderingen (Artikel 7(2)(e)) (De hier gegeven omschrijving dient ter inleiding van de procedure en ter informatie van de NAI administrateur en doet geen afbreuk aan het recht een vordering te veranderen, vermeerderen of

4 verminderen binnen de grenzen van de desbetreffende bepalingen van het NAI Arbitragereglement.) 6. Arbitrageovereenkomst en eventuele overige overeenkomsten waarop de arbitrage betrekking heeft (Artikel 7(2)(f)) (Een afschrift van deze overeenkomst(en) moet met de arbitrageaanvraag meegezonden worden). Ervan uitgaande dat door partijen reeds de modelarbitrageovereenkomst behorende bij het Convenant is ondertekend, dient u een afschrift daarvan mee te zenden). De afspraak tussen partijen, dat hun geschillen zullen worden beslist door arbitrage volgens het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut blijkt uit: * (a) bijgaande arbitrageovereenkomst d.d. (b) bijgaand contract (bevestiging) met arbitrageclausule d.d. (c) ander schriftelijk bewijs, nl. 7. Aantal arbiters (Artikel 7(2)(i)) (Het aantal arbiters dient oneven te zijn. Indien partijen het aantal arbiters niet zijn overeengekomen, wordt dit bepaald door de NAI administrateur; deze bepaalt het aantal op één of drie, rekening houdend met de voorkeur van partijen, de grootte van de vordering/tegenvordering en de complexiteit van de zaak. In de modelovereenkomst, opgenomen als bijlage bij het Convenant, wordt uitgegaan van 1 arbiter, tenzij partijen gezien de aard van het geschil nader zijn overeengekomen dat het aantal arbiters drie dient te zijn.) Met betrekking tot het aantal arbiters:* (a) zijn partijen overeengekomen dat het scheidgerecht bestaat uit arbiter(s). (b) zijn partijen niets overeengekomen, maar heeft eiser de voorkeur voor arbiter(s). 8. Benoeming van arbiters (Artikel 7(2)(g)(h)) (In de modelovereenkomst, opgenomen als bijlage bij het Convenant, wordt afgeweken van de standaardbenoemingsregeling (zie hieronder) en wordt uitgegaan van benoeming van de arbiter(s) via

5 de lijstprocedure, waarbij de termijn voor retourneren van de arbiterlijst is gesteld op één week. Wat de lijstprocedure inhoudt leest u in de toelichting. Op basis van het NAI Arbitragereglement van 1 januari 2015 benoemen partijen in principe zelf de arbiters (artikel 13). Als partijen reeds zijn overeengekomen één arbiter te benoemen, benoemen zij deze arbiter gezamenlijk. Als partijen al de benoeming van drie arbiters zijn overeengekomen, benoemt iedere partij een arbiter en deze beide arbiters benoemen gezamenlijk de voorzitter van het scheidsgerecht. Ten slotte kunnen partijen zijn overeengekomen een van de artikelen 13 en 14 afwijkende benoemingsregeling te volgen (artikel 13(6)). U kunt hieronder aangeven wat van toepassing is.) a) Partijen zijn als benoemingsmethode de lijstprocedure (artikel 14) overeengekomen: b) Partijen zijn overeengekomen één arbiter te benoemen en partijen hebben gezamenlijk benoemd (artikel 13): Naam arbiter c) Partijen zijn overeengekomen drie arbiters te benoemen (artikel 13): Eiser heeft benoemd: Naam arbiter 1

6 Verweerder heeft benoemd: Naam arbiter 2 Als al bekend is wie tot voorzitter van het scheidsgerecht is benoemd Voorzitter: Naam arbiter 3

7 (Een arbiter behoort onpartijdig en onafhankelijk te zijn. Hij of zij mag geen nauwe persoonlijke of zakelijke banden met een van partijen of een van de mede-arbiters hebben. Hij of zij behoort geen rechtstreeks persoonlijk of zakelijk belang bij de afloop van het geding te hebben. Evenmin mag een arbiter voorafgaand aan de benoeming zijn of haar mening over de zaak aan een der partijen kenbaar gemaakt hebben.) (d) (artikel 13(6)) Eiser verklaart dat noch situatie (a), noch (b) noch (c) zich voordoet en verzoekt om de volgende methode van benoeming: 9. Kwalificaties van de arbiter(s) (Artikel 7(2)(i)) Met betrekking tot de kwalificaties van de arbiter(s):* (a) zijn partijen overeengekomen dat de arbiter(s) over de volgende kwalificaties dient te beschikken: (b) zijn partijen niets overeengekomen, maar heeft eiser de voorkeur voor: 10. Plaats van arbitrage (Artikel 7(2)(i)) (In de modelovereenkomst tussen partijen, opgenomen als bijlage bij het Convenant, wordt uitgegaan van Rotterdam als plaats van arbitrage. De plaats van arbitrage wordt bepaald door partijen. Hebben partijen dat niet gedaan, dan bepaalt het scheidsgerecht de plaats van arbitrage. Het scheidsgerecht kan zitting houden, beraadslagen, getuigen en deskundigen horen op elke plaats die het daartoe geschikt acht, ongeacht de vastgestelde / vast te stellen plaats van arbitrage). Met betrekking tot de plaats van arbitrage:*

8 (a) zijn partijen overeengekomen dat dit dient te zijn. (b) zijn partijen niets overeengekomen, maar heeft eiser de voorkeur voor: 11. Taal van de arbitrage (In de modelovereenkomst, opgenomen als bijlage bij het Convenant, is uitgegaan van de Nederlandse taal). Met betrekking tot de taal van de arbitrage:* (a) zijn partijen overeengekomen dat dit de taal dient te zijn; (b) zijn partijen niets nader overeengekomen, maar heeft eiser de voorkeur voor de taal. 12. Overige bijzonderheden betreffende de arbitrale procedure (Artikel 7(2)(j)) (Hier vermeldt eiser de bijzonderheden betreffende de arbitrale procedure. Verweerder kan in het korte antwoord de bijzonderheden vermelden. Bijzonderheid als hier bedoeld is bijvoorbeeld in een arbitrage tussen partijen die niet dezelfde nationaliteit bezitten, het verlangen van eiser dat de arbiter dan wel de voorzitter van het scheidsgerecht niet de nationaliteit van een der partijen zal hebben (artikel 13(3) en 14(4)). (Plaats), (datum) 20 (handtekening eiser of diens vertegenwoordiger) * A.u.b. invullen wat van toepassing is; doorhalen wat niet van toepassing is.

9 Toelichting arbitrage Arbitrage: Welke stappen dient u te nemen voorafgaand aan een arbitrage? 1) U sluit met de wederpartij de overeenkomst voor NAI arbitrage. Een model van de arbitrageovereenkomst treft u bijgaand aan. In de arbitrageovereenkomst is opgenomen dat partijen hun geschil laten beslechten overeenkomstig het op het moment van het aanvragen van de arbitrage geldende Arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut en de volgende bepalingen: a. Het aantal arbiters is één, tenzij partijen gezien de aard van het geschil overeenkomen dat het aantal arbiters drie dient te zijn. De te benoemen arbiter is een jurist, tenzij partijen anders overeenkomen. Indien partijen de benoeming van drie arbiters overeenkomen, is de voorzitter van het scheidsgerecht een jurist; b. Het scheidsgerecht zal worden benoemd conform de lijstprocedure, zoals bedoeld in het NAI Arbitragereglement; c. In afwijking van het reglement worden de termijnen voor het indienen van een kort antwoord en het retourneren van de arbiterlijst gesteld op één week; d. Nadat de benoeming van het scheidsgerecht is bevestigd zal op korte termijn een telefonische regiezitting plaatsvinden tussen de partijen en het scheidsgerecht waarin de data voor het indienen van memories worden vastgesteld en een zittingsdatum zal worden gepland, indien partijen prijsstellen op het houden van een mondelinge behandeling. De termijn voor het indienen van de memorie van eis en memorie antwoord is vier weken, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om hiervan af te wijken; e. Plaats van arbitrage: de plaats van arbitrage zal zijn Rotterdam *Het scheidsgerecht kan zitting houden, beraadslagen, getuigen en deskundigen horen op elke plaats die het daartoe geschikt acht; f. Taal: De procedure zal worden gevoerd in de Nederlandse taal; g. Publicatie vonnis: Het NAI is bevoegd het vonnis zonder vermelding van de namen van de partijen en met weglating van verdere gegevens welke de identiteit van de partijen zouden kunnen openbaren, te laten publiceren; h. Iedere partij draagt de eigen kosten van juridische bijstand; i. Hoger Beroep: Partijen zijn hoger beroep van een arbitraal vonnis overeengekomen. Op het hoger beroep is eveneens het arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut van toepassing evenals de hiervoor genoemde bepalingen. Toelichting op de arbitrageovereenkomst: a) In de modelovereenkomst is standaard uitgegaan van de benoeming van één arbiter. Mochten partijen hiervan willen afwijken, dan dienen zij dit nader overeen te komen. Houdt u er rekening mee, dat de benoeming van drie arbiters aanzienlijk meer kosten met zich meebrengt dan de benoeming van één arbiter.

10 Bij de benoeming van één arbiter, is de arbiter een jurist, tenzij partijen nader anders overeenkomen. Bij de benoeming van drie arbiters, dient de voorzitter van het scheidsgerecht een jurist te zijn. b) In afwijking van het NAI Arbitragereglement is er voor gekozen om de benoeming van de arbiter via de lijstprocedure ex artikel 14 te laten plaatsvinden, in plaats van de benoemingsprocedure ex artikel 13 waarin de partijen eerst gezamenlijk de mogelijkheid krijgen om tot benoeming van een arbiter te komen. De lijstprocedure houdt het volgende in: bij de benoeming van één arbiter stelt de administrateur van het NAI een lijst op met drie namen van mogelijke arbiters. Op de lijst wordt melding gemaakt van de functie die de arbiter bekleedt, bijvoorbeeld hoogleraar, advocaat, rechter, directeur, etc., maar ook, mochten partijen dat willen in het geval van de benoeming van drie arbiters, huisarts, tandarts, apotheker, etc. De lijst wordt vervolgens gezonden aan ieder der partijen met het verzoek op de lijst de voorkeur van de partij aan te geven door middel van nummering van de personen en bij bezwaar tegen een persoon kan de naam van deze persoon op de lijst worden doorgehaald. De bewerkte lijsten dienen binnen één week aan het NAI te worden geretourneerd (deze termijn is korter dan opgenomen in artikel 14). Het NAI legt de bewerkte lijsten vervolgens naast elkaar en gaat op basis daarvan over tot uitnodiging van een arbiter. Een arbiter van wie de naam op de lijst is doorgehaald zal niet als arbiter worden benoemd. c) Om de arbitrage spoedig van start te kunnen laten gaan is ervoor gekozen de termijn voor het indienen van een kort antwoord en voor het retourneren van de arbiterlijst te stellen op één week in plaats van twee weken. e) Plaats van arbitrage: de plaats van arbitrage bepaalt welk arbitragerecht op de procedure van toepassing is. Is de plaats in Nederland gelegen, dan is de Nederlandse arbitragewet op de procedure van toepassing. In de modelovereenkomst is als plaats van arbitrage opgenomen Rotterdam. De plaats van arbitrage staat los van de vraag waar een mondelinge behandeling zal plaatsvinden. Deze kan plaatshebben in Rotterdam, maar ook in iedere andere plaats. h) De kosten van juridische bijstand betreffen de kosten die u maakt wanneer u zich bijvoorbeeld laat bijstaan door een advocaat of een juridisch adviseur. Deze kosten betreffen niet de NAI administratiekosten of het depot waaruit de kosten van de arbiter worden voldaan. i) Hoger beroep. Het NAI Arbitragereglement kent niet de mogelijkheid van hoger beroep. Gezien de wens van de convenantspartijen is de mogelijkheid voor hoger beroep opgenomen in de modelovereenkomst. 2) Nadat de arbitrageovereenkomst is gesloten dient u vervolgens een arbitrageaanvraag in bij het NAI. Het formulier dat u kunt gebruiken voor het indienen van de arbitrageaanvraag treft u hierbij aan. De arbitrageaanvraag kan door alle partijen gezamenlijk worden ingediend dan wel door één of meer van hen. De arbitrageaanvraag moet de volgende gegevens bevatten (artikel 7(2) NAI Arbitragereglement): i. de naam, het adres, de woonplaats, het telefoonnummer, het adres en in voorkomend geval het btw-nummer van ieder van de partijen; ii. de naam, het adres, de woonplaats, het telefoonnummer en het adres van de persoon of personen die de eiser in de arbitrage vertegenwoordigen; iii. het adres waarop de eiser voor de duur van het arbitraal geding voor elektronische communicatie bereikbaar is; iv. een korte omschrijving van het geschil; v. een duidelijke opgave van het gevorderde met, indien mogelijk, een opgave van het geldelijk belang van elk van de vorderingen; vi. een verwijzing naar de arbitrageovereenkomst en eventuele overige

11 overeenkomst(en) waarop de arbitrage betrekking heeft, waarbij afschriften van de betreffende overeenkomsten worden meegezonden (dit zal dus in ieder geval een afschrift van de tussen partijen gesloten arbitrageovereenkomst zijn, waarvan de modelovereenkomst als bijlage aan het convenant is gehecht); vii. het bericht dat benoeming van de arbiter(s) plaatsvindt via de lijstprocedure zoals opgenomen in de arbitrageovereenkomst; viii. de afspraken tussen partijen, dan wel de voorkeur van eiser ter zake van het aantal arbiters, de kwalificaties van arbiters, de plaats van arbitrage en de taal van de arbitrage. In de modelovereenkomst wordt uitgegaan van 1 arbiter, de arbiter dient een jurist te zijn, de plaats van arbitrage is Rotterdam en de taal van de arbitrage is Nederlands; en ix. voor zover van toepassing, de overige bijzonderheden betreffende de arbitrale procedure. 3) Na indiening van de arbitrageaanvraag zal het NAI de wederpartij vragen een kort antwoord in te dienen. Dit kort antwoord dient binnen een week na het verzoek daartoe te worden ingediend bij het NAI met een afschrift aan de wederpartij. Het korte antwoord bevat de volgende gegevens: i. de naam, het adres, de woonplaats, het telefoonnummer, het adres en in voorkomend geval het btw-nummer van de verweerder; ii. de naam, het adres, de woonplaats, het telefoonnummer en het adres van de persoon of personen die de verweerder in de arbitrage vertegenwoordigen; iii. het adres waarop de verweerder voor de duur van het arbitraal geding voor elektronische communicatie bereikbaar is; iv. een reactie op de in de aanvraag weergegeven opgave van het gevorderde, een reactie op de arbitrageovereenkomst, een reactie op de wijze van benoeming, de afspraken tussen partijen dan wel de voorkeur van eiser ter zake van het aantal arbiters, de kwalificaties van de arbiter(s), de plaats van arbitrage en de taal van arbitrage. v. voor zover van toepassing, de overige bijzonderheden betreffende de arbitrale procedure. In het korte antwoord kan de verweerder een tegenvordering tegen de eiser instellen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 24(2). Deze tegenvordering moet bevatten: een korte omschrijving van het geschil, een duidelijke opgave van het gevorderde met, indien mogelijk, een opgave van het geldelijk belang van elk van de vorderingen en een verwijzing naar de arbitrageovereenkomst en eventuele overige overeenkomst(en) waarop de arbitrage betrekking heeft, waarbij afschriften van de overeenkomsten dienen te worden meegezonden. 4) Vervolgens zal worden overgegaan tot benoeming van de arbiter(s) middels de lijstprocedure. De lijstprocedure is hierboven bij de modelovereenkomst reeds ter sprake gekomen. 5) De persoon die het voornemen heeft zijn opdracht als arbiter te aanvaarden, dient voorafgaand aan de benoeming een verklaring te ondertekenen waarin zijn/haar onafhankelijkheid en onpartijdigheid, beschikbaarheid en aanvaarding van de opdracht wordt bevestigd. 6) Nadat de benoeming van het scheidsgerecht door de administrateur van het NAI is bevestigd zal op korte termijn een telefonische regiezitting plaatsvinden tussen de partijen en het scheidsgerecht waarin de data voor het indienen van memories worden vastgesteld en een zittingsdatum zal worden gepland, indien partijen prijsstellen op het houden van een mondelinge behandeling. De termijn voor het indienen van de memorie van eis en de memorie antwoord is vier weken, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om hiervan af te wijken.

12 7) Na de behandeling van het geschil zal door het scheidsgerecht vonnis worden gewezen. Het scheidsgerecht deelt de termijn waarop vonnis zal worden gewezen aan de partijen mee. Met het wijzen van het eindvonnis is de arbitrage afgelopen. 8) Een arbitrage kan ook eindigen door het intrekken van de arbitrage door de eisende partij, bijvoorbeeld omdat sprake is van een schikking tussen partijen. Nadat een memorie van antwoord is ingediend of, indien geen schriftelijke behandeling heeft plaatsgevonden en er een zitting heeft plaatsgehad, is intrekking alleen mogelijk met instemming van de wederpartij. 9) De kosten. De aan de arbitrage verbonden kosten bestaan uit (i) de administratiekosten van het NAI en (ii) de kosten en het honorarium van de arbiter(s). i. De administratiekosten worden door het secretariaat vastgesteld nadat de aanvraag is ingediend. De vaststelling van de administratiekosten geschiedt op basis van de schaal die in de appendix bij de modelovereenkomst is opgenomen. Indien de administratiekosten niet kunnen worden berekend op grond van deze schaal beslist de NAI administrateur. Wanneer door de verwerende partij een tegenvordering is ingesteld, is ook die partij administratiekosten verschuldigd aan het NAI. Na ontvangst van de administratiekosten zal het NAI overgaan tot benoeming van het scheidsgerecht. ii. Zodra het scheidsgerecht is benoemd zal de administrateur van de eiser een depot verlangen waaruit, voor zover mogelijk, het honorarium en de verschotten van de arbiter(s) zullen worden betaald. Indien de verweerder een tegenvordering, waaronder begrepen een voorwaardelijke tegenvordering, heeft ingesteld kan de administrateur ook van hem daarvoor een depot verlangen.