Verslag ALGEMENE VERGADERING 4 JUNI Guido Claes. Jürgen Ghilgemyn. Walter Joren. Joeri Luts. Marcel Pierloot. Sven Serré. Hans Vancauwenbergh

Transcriptie

1 Guido Claes Jürgen Ghilgemyn Walter Joren Joeri Luts Marcel Pierloot Sven Serré Hans Vancauwenbergh Wim Vanhulle Jo Van Damme David Van den Bosch Tamara Geeraerts Greet Jansen (verslag) Gert Piqueur Verslag ALGEMENE VERGADERING 4 JUNI 2016

2 Samenstelling Algemene Vergadering De Algemene Vergadering van is regelmatig samengeroepen in het Coveliersgebouw/Huis van de Sport (Boomgaardstraat 22, 2600 Berchem). Aanwezige leden van de raad van bestuur: 8 Guido Claes, Jürgen Ghilgemyn, Walter Joren, Joeri Luts, Marcel Pierloot, Sven Serré (verontschuldigd), Hans Vancauwenbergh, Wim Vanhulle, Jo Van Damme, David Van den Bosch (verontschuldigd) Aanwezig personeel: 3 Tamara Geeraerts, Greet Jansen (verslag), Gert Piqueur Effectief aanwezige clubs met stemrecht: 59 4Ghent, Amateurs, BC, Bacss BC, Badminton Loppem, Badmintonclub De Mintons Sint-Niklaas, Badminton Dilbeek, Badmintonclub Herne vzw, Badmintonclub Hoogstraten, Badmintonclub t Beerke, Badmintonclub Tots Keerbergen, Barloke, BASF BC, Bavikhoofse BC, BC Challenge Wetteren, BC Merksplas, BC Poona Mortsel, BD Opslag vzw, Beveren BC, Brakel BC, Brasschaatse Badminton Club, De Lintse Pluimvreters, De Nekker BC, De Nieuwe Snaar BC, De Shuttle Busters, De Treffers, DZ99, Essense BadmintonClub, Everbergse, Geelse Badminton Club, Gentse BC, Glabbad, Herentals BC, Hoge Wal BC, Kampenhout BC, KiLL Leuven, Klein Boom, Lokerse BC, Looise BC, Lubbinton, Nero s BC Hoeilaart, Nilston BC, Olve Badminton Club vzw, Olympia BC, Pluimke Klop BC, Plumula BC, Poona Hoeselt BC, Rijkerack BC, Shuttles Opwijk BC, Smash BC (L), Stekene BC, t Huirtuits Dropke, Temse BC, Tervuren BC, The Flying Shuttles BC, Turnhout BC, VAG Evergem BC, W&L BC vzw, Waregem BC, Waverse BC Effectief aanwezige clubs zonder stemrecht: 11 Antverpino Koninklijke BC, BC St. Job, BC Oelegem, De Klamp, Denderleeuw BC, Royal Antwerp BC, Shuttle Stars Puyenbroeck, St Truiden BC, t Fortje Zwijndrecht, Wak Waver BC, Zuid West BC Aanwezige clubs met volmacht: 1 Zoeff Vilvoorde Verontschuldigde clubs: 23 Aarschotse Pluimplukkers, Asseneedse BC, Bad 86 vzw, Badminton Zoutleeuw, Badmintonclub Wolvertem & Meise, BC De Dijlevallei vzw, BC Tielt, Bell Badminton, Berlaar BC, Damme BC, De Bokkerijder BC, De Pluimpjes Ternat, Fun Team, Hebad, Heibac BC, Ieperse BC, Izegemse BC, Lommelse BC, Maldegem BC, Molse BC, Opbad BC, Pluimplukkers BC, Smash BC (A) Aantal aanwezige provinciale besturen met stemrecht: 4 PBA, PBO, VVBBC, WVBF Samenstelling telbureau Het telbureau werd samengesteld uit 4 personen uit de zaal van verschillende clubs: Bart Cuyckens (Brasschaatse Badminton Club), Federico Crucitti (Olympia BC), Luc Vandenberghe (BC Barloke), Luc Colijn (Olve BC). Het telbureau wordt voorgezeten door Marcel Pierloot (secretaris-generaal

3 Badminton Vlaanderen) en bijgestaan door Greet Jansen (Administratieve Coördinator Badminton Vlaanderen). 1. Aanvaarding, ontslag en schrapping van de effectieve leden Voorzitter Hans Vancauwenbergh start de vergadering met een welkomstwoord. Er werden twee nieuwe clubs geregistreerd: De Schreef (30107 recreantenclub Oost-Vlaanderen) en De Reigers (10108 recreantenclub Antwerpen). Drie clubs namen ontslag: Meeuwen Gruitrode (competitieclub Limburg), Oes Leute (recreantenclub West-Vlaanderen, Wielsbeekse (competitieclub West-Vlaanderen). De Algemene Vergadering aanvaardt de toetredingen en de ontslagnemingen. 2. Goedkeuring verslagen van de voorbije Algemene Vergaderingen In 2015 vonden na de statutenwijziging in maart nog twee vergaderingen plaats. Op 30 mei 2015 werd de Algemene Vergadering georganiseerd. Op 12 december 2015 werd de Buitengewone Algemene Vergadering georganiseerd. Van beide vergaderingen werd een verslag opgemaakt. Er zijn geen opmerkingen of vragen. De verslagen van beide vergaderingen worden goedgekeurd. 3. Goedkeuring balans met decharge van de bestuurders en wettelijk verslag erkend controleorgaan Aansluitend wordt overgegaan naar de voorstelling van de balans. Als eerste neemt revisor Willy Tilmont het woord. Hij licht kort het verslag toe dat aan de clubs werd bezorgd. Het gaat om een externe controle als extern controleorgaan volgens de opgelegde normen. Het algemene besluit is dat de voorgelegde balans een getrouw beeld geeft van het vermogen en de financiële toestand van. Er zijn geen verdere vragen of opmerkingen over de resultatenrekening van Het verslag van de revisor wordt aanvaard en de Algemene Vergadering geeft unaniem kwijting aan de bestuurders van Badminton Vlaanderen voor boekjaar Wim Vanhulle overloopt daarna met de Algemene Vergadering het analytische overzicht van de balans. Dit gebeurt aan de hand van een PowerPointpresentatie die een overzicht geeft van de verschillende basisopdrachten en facultatieve opdrachten. Een aantal van deze elementen worden extra toegelicht en worden extra in het verslag opgenomen. In 2015 is er een verschil in gebudgetteerde kost voor personeel en de werkelijke uitgave. Dit wordt kort toegelicht. In het verleden werd vanuit Sport Vlaanderen (vroegere Bloso) een correctiefactor aangekondigd. In 2014 werd dit opnieuw geregulariseerd en werd aangekondigd dat er geen correctiefactor zou zijn in Dit werd dan ook niet gebudgetteerd. De herinvoering van een nieuwe correctiefactor werd gecommuniceerd na de goedkeuring van de begroting door de Algemene Vergadering en werd aldus niet opgenomen. Dit bracht meet zich mee dat halverwege het jaar een plotse besparing van circa euro nodig was. Vraag: Is het mogelijk te werken met een tussentijdse herziening van de begroting? Antwoord: Nee, er wordt gewerkt met de enige officiële begroting, namelijk degene die goedgekeurd werd door de Algemene Vergadering.

4 Vraag: Is er in de begroting van 2016 rekening gehouden met de nieuwe correctiefactor? Antwoord: Ja, de correctiefactor was voor de opmaak van de begroting bekend en werd dan ook opgenomen in de begroting die aan de Algemene Vergadering werd voorgesteld. De slide financiële afhankelijkheid toont de afhankelijkheid van de subsidiëring van Sport Vlaanderen in vergelijking met andere federaties. De bedoeling is om op termijn deze afhankelijkheid te verkleinen. Over de basisdoelstelling worden volgende kernpunten genoteerd. BO3 (opleidingen en bijscholing) heeft een positief saldo. Analyse van Badminton Vlaanderen en de gesprekken die het dagelijks bestuur met de provinciale besturen heeft georganiseerd, wijst uit dat er meer investeringen nodig zijn om aan de huidige vraag en toekomstige noden te kunnen tegemoetkomen. In de toekomst zal opleiding en bijscholing een grotere rol toebedeeld krijgen in de beleidsplanning. In BO4 (begeleiding en info clubs) werd een significante besparing genoteerd. De 4de editie van de papieren Shuttle View werd op het einde van het jaar niet uitgegeven, maar verschoven naar februari Dit leverde een besparing op. De digitale communicatie die werd gelanceerd in 2016 zal een verdere besparing mogelijk maken. Vervolgens wordt het onderdeel TSD besproken. Om het tekort van circa euro weg te werken, werd een herstelplan opgesteld waarbij enkel binnen het eigen budget (TSD) zal worden gewerkt. Aan andere budgetten zoals algemene werking, begeleiding clubs en dergelijke wordt niet geraakt. Het vooropgesteld plan voorziet een volledig herstel binnen een termijn van 2 jaar, waarbij regelmatig controle wordt uitgevoerd op de uitgaven. De extra kost werd voornamelijk voorzien voor de Olympische Spelen. Hans zal later in de presentatie de redenen, resultaten en verwachtingen toelichten. Hoewel de investeringen een positief effect hebben gehad, wordt wel duidelijk gesteld dat deze onvoorziene uitgaven eveneens zullen moeten weggewerkt aangezien ze niet werden begroot. Wim licht verder nog het nieuwe decreet, het beleidsplan en het onderwerp Huis van de sport toe. Gisteren werd intern een verspreid waarin wordt gemeld dat het sportdecreet werd goedgekeurd. Alle voorlopige en nieuwe informatie wordt zoals steeds zorgvuldig geanalyseerd om berekeningen en uitgekiende beleidsfocussen mogelijk te maken. Op vorige vergaderingen werd de voorlopige info al meermaals toegelicht. Tijdens de volgende Buitengewone Algemene Vergadering zal de informatie uit het decreet en de verdere beleidsplanning opnieuw worden toegelicht. Badminton Vlaanderen is momenteel als huurder gehuisvest in het Huis van de sport/coveliersgebouw (recent enkel Coveliersgebouw genoemd) dat eigendom is van de provincie Antwerpen. Dit is een eindig verhaal aangezien een aantal provinciale diensten die momenteel buiten de kern liggen op termijn opnieuw in Antwerpen zullen centraliseren. Dit houdt in dat Badminton Vlaanderen hoogstwaarschijnlijk op zoek zal moeten gaan naar een nieuwe locatie, die bovendien gezien de huidige gunstige huurprijs mogelijk tot het driedubbele zal kosten voor een vergelijkbare infrastructuur. Vraag uit de zaal: Er werd een actie georganiseerd om alle leden aan te sluiten. Wat heeft dit opgebracht? Antwoord: Badminton Vlaanderen noteerde een positief verschil in aangesloten leden van ongeveer 1100 leden wanneer we twee te vergelijken periodes analyseren voor en na de actie. Gezien het

5 aansluitingssysteem dat Badminton Vlaanderen hanteert zal de financiële meerwaarde voornamelijk in 2016 zichtbaar zijn in de balans. Er zijn geen vragen meer over de gepresenteerde analyse van de balans. De Algemene Vergadering keurt de analytische voorstelling van de balans unaniem goed. Er worden geen onthoudingen of tegenstemmen genoteerd. 4. Overzicht van de lopende projecten Voorzitter Hans Vancauwenbergh neemt opnieuw het woord. Hij overloopt de lopende projecten en de toekomstplannen voor het gedeelte competitie, tornooien en ranking. De besproken punten gaan voornamelijk over BO1 (tornooien, competitie, ranking, ). In Badminton Vlaanderen hebben 3 nieuwe bestuurders zich ingewerkt in deze materie. Een gedeelte van deze thema s kan slechts wijzigen na goedkeuring van de Belgische Badminton Federatie (BBF). Helaas zijn er binnen de LFBB (Ligue Francophone Belge de Badminton), onze collega-federatie in Wallonië, verschillende wijzigingen geweest in het bestuur. Dit heeft mogelijk tot gevolg dat eerder gemaakte afspraken opnieuw moeten worden onderhandeld en/of besproken. Rond alle thema s wordt uitvoerig gesproken en onderhandeld in werkgroepen. De visie en wensen worden kort toegelicht per thema. De belangrijkste toekomstvisie voor competitie is een eenduidig en uniek reglement. De werkgroep is bezig met de voorstellen getoond in de PowerPoint. Voor tornooien wordt verder gewerkt aan de kalender. Er wordt opgemerkt dat er erg veel tornooien worden georganiseerd, terwijl er uiteraard slechts een beperkt aantal beschikbare weekends zijn. De werkgroep is bezig met de voorstellen getoond in de PowerPoint. In het gedeelte ranking is het belangrijkste nieuws dat Mathieu Van Bouwel zijn functie als medewerker ranking beëindigt. Mathieu deed heel veel manueel opzoekwerk. In een automatisch systeem zal dit in de toekomst niet meer op deze manier en met deze reikwijdte mogelijk zijn. Er gaat dus een keuze moeten worden gemaakt (limitatieve lijst) wanneer voor buitenlandse deelnames wel/niet punten worden toegekend. Voor wedstrijdfunctionarissen werd een stappenplan opgesteld. Tot nu was er in Badminton Vlaanderen een gedoogbeleid bij het ontbreken van een umpire of referee van een organiserende club. Nochtans is dit belangrijk om kwaliteit te kunnen bieden en wijst info uit het vernieuwde decreet uit dat aantallen van begeleiders (trainers, officials, ) belangrijker gaan worden voor de subsidiëring van de federatie. Momenteel ligt de druk bij een te kleine groep mensen. Om de clubs de kans te geven zich in regel te stellen wordt een stappenplan voorgesteld waarbij in er geen wijziging is voor de clubs. In en moet de club beschikken over een umpire/referee, of een kandidaat in opleiding hebben die datzelfde jaar ook slaagt, of een boete betalen van 180 boetepunten. In zal iedere club die een tornooi (uitzondering jeugdtornooi) organiseert over minstens 1 actieve umpire en/of referee moeten beschikken. Uit de gesprekken met de provinciale verenigingen werd onder andere aangestipt dat waar mogelijk decentralisatie van opleidingen wordt gevraagd. WFC voorziet een decentralisatie van cursussen naargelang de inschrijvingen en mogelijkheden. De opleiding umpire wordt op minstens 2 locaties

6 georganiseerd op plaatsen met een goede bereikbaarheid voor de verschillende provincies en afhankelijk van de locatie van de deelnemers. De opleiding referee zal vrij centraal moeten gebeuren aangezien het over een beperkt aantal deelnemers gaat. Er wordt naar een goed bereikbare oplossing gezocht. De opleiding wedstrijdleiders wordt gedecentraliseerd georganiseerd. Vraag: Zullen wedstrijdleiders zelf mogen spelen, of is dit verboden? In de lagere reeksen kan dit belangrijk zijn om mensen te kunnen prikkelen om de cursus te volgen. Antwoord: De onderhandelingen zijn nog aan de gang. Dit moet onder andere ook besproken worden in samenwerking met de werkgroep competitie. Vraag: Het klinkt erg strikt. Kunnen we met strenge regels wel extra mensen werven? Antwoord: Er is solidariteit nodig van de clubs. De poule mensen is momenteel erg klein, waardoor zij erg veel opdrachten hebben. Umpires en referees zullen minder bevraagd moeten worden wanneer de poule mensen vergroot. Het werk van de officials zal dus ook verlichten, wat een positieve zaak is. Vraag: Zijn er geen andere mogelijkheden om mensen positief te motiveren? Kan de financiële tegemoetkoming bijvoorbeeld verhogen? Antwoord: Het is niet mogelijk om in hetzelfde stelsel meer te geven. Er is namelijk een maximumbedrag dat voorzien mag worden als vrijwilligersvergoeding. Wanneer er meer wordt gegeven, dan kan dat enkel als officiële vergoeding. Dit is echter belastbaar en brengt administratieve en financiële gevolgen met zich mee. De club kan bijvoorbeeld wel de mensen die zij aantrekken financieel ondersteunen door bijvoorbeeld de aansluitingskost zelf te voorzien. Voor bijvoorbeeld ouders die nog geen spelend lid zijn, kan dit een pluspunt zijn. De opties zullen verder bekeken moeten worden met de financiële cel. Vraag: Moet er niet op gelet worden dat spelers als gevolg van strenge regels naar parallelle circuits gaan? Opmerking uit de zaal: Indien er niet mag worden gespeeld door begeleiders is het mogelijk een probleem om mensen te vinden, maar wordt er niet overdreven negatief gereageerd? Ja, er zal een inspanning nodig zijn, maar dat is nodig om de kwaliteit te bereiken die we willen. Hans: Voor de verdere verfijning van de voorstellen moet rekening gehouden worden met het eenvormige competitiereglement dat beoogd wordt en de keuzes in toekenning van ranking punten. Hier zal bijvoorbeeld nog moeten bepaald worden tot welke reeksen welke vereisten nodig zijn. Vraag: Hoe kan er aansluiting zijn tussen de verschillende circuits en reeksen? Wat met clubs die ploegen hebben in de verschillende circuits/reeksen? Antwoord: Dit hoeft op zich geen probleem te zijn. Nu is er ook goede aansluiting tussen nationale, liga en provinciale reeksen. De verdere afspraken moeten nog gemaakt worden met de werkgroep competitie en de provinciale verenigingen. Hans vervolgt met een overzicht van de volgende events en kampioenschappen. Badminton Vlaanderen organiseert in september de Yonex Belgian International (14-17 september) en zal ook aanwezig zijn in het Rio House in Oostende (11-12 augustus).

7 Vervolgens geeft Hans nog verdere toelichting over de Road to Rio en de bijkomende investeringen die werden voorzien vanuit het departement topsport. Na de Olympische Spelen 2012 in Londen merkten we een positieve boost voor de sport en de clubs. Bovendien zijn goede prestaties van belang om een bijkomende subsidiëring te (blijven) ontvangen van Sport Vlaanderen. Een slimme investering kan dus op verschillende manieren een positieve boost geven aan de federatie. Daarom werd in 2015 een extra investeringsinspanning gedaan. Tijdens een positieve flow van Yuhan Tan werd beslist om extra tornooiuitgaven te doen. Die hebben een positief effect gehad met een stijging van ongeveer 12 rankingplaatsen tot gevolg. Bovendien werd een afgevaardigde selectie van Lianne Tan aangevuld met extra spelers uit TSD om het minimum aantal spelers te bereiken en Lianne de kans te geven om deel te nemen. Deze extra inspanningen hadden een positief effect op de kwalificatiemogelijkheden van zowel Yuhan en Lianne Tan. Zopas werd de deelname van broer en zus aan de Olympische Spelen door het BOIC bevestigd. Ingestuurde vragen Er werden door twee clubs vragen ingestuurd. Aangezien de antwoorden mogelijk voor meerdere clubs relevant wordt beschouwd, worden de vragen op de Algemene Vergadering beantwoord. Shuttle Busters Shuttle Busters organiseert momenteel badminton voor vluchtelingen. Zij zouden van Badminton Vlaanderen graag de bevestiging krijgen dat vluchtelingen bij de eerste 3 deelnames verzekerd zijn. Verder wordt de vraag gesteld wat Badminton Vlaanderen kan bieden voor vluchtelingen die slechts tijdelijk op eenzelfde locatie worden opgevangen (3 à 4 maanden). Wat kan er voor deze mensen geregeld worden wat verzekering en aansluiting/lidgeld betreft? Antwoord: Badminton Vlaanderen heeft tot nu toe voorlopig de 3 eerste deelnames toegestaan met verzekering (polis sportpromotie) aan clubs die al een aanbod voorzien voor vluchtelingen. Dit is intussen bevestigd en blijft behouden. Een verminderd lidgeld en een speciale aansluitingsregeling voor tijdelijke deelnemers is administratief enorm belastend. Dit gaan we dus niet voorzien. Als alternatief wordt de oplossing geboden om hen gratis te laten spelen zonder aansluitingsverplichting. Met de verzekeraar Arena werd een akkoord gesloten om het gedeelte verzekering te voorzien. Deze verzekering valt niet onder de polis sportpromotie, maar er wordt een parallelle polis voorzien waarvoor een forfaitair bedrag wordt betaald. Dit laatste naar analogie van de forfaitaire oplossing voor niet-aangesloten deelnemers aan recreatieve ontmoetingen. Nilston BC Nilston BC vraagt zich af wat de stand van zake is omtrent het reglement C320. Dit in functie van de volgende opleidingen voor officials. Antwoord: de huidige probleemstelling die er momenteel nog is, gaat voornamelijk over de opstelling van de kalender. Er is nog onenigheid over de samenvoeging van de verschillende kalenderopstellingen. Bij sommige provincies wordt alles gemengd gepland (gemengd, dames, heren). Andere provincies hebben een gedeelte voor Nieuwjaar en een gedeelte na Nieuwjaar.

8 Vraag uit het publiek: Kan dit niet opgelost worden door gewoon in de reglementering te schrijven dat de competitieperiode loopt van september tot mei zonder verder te specifiëren? Antwoord: Dit moet bekeken worden met de werkgroep en in samenspraak met de provinciale verenigingen opgesteld worden. Nilston BC vraagt zich af of het overleg van de werkgroep niet kan worden opengebroken. Kunnen er geen externe experten worden bevraagd die zelf niet deelnemen zoals bijvoorbeeld Bert Vanhorenbeeck? Antwoord: Dit moet in de werkgroep bekeken worden. Nilston BC vervolgt nog met de opmerking dat de officiële documenten voor competitie erg belangrijk zijn voor een reglementair verloop van de competitie. Antwoord: Een digitaal systeem sluit niet uit dat er nog papieren moeten zijn als back-up in geval van conflict. De afspraken hierrond moeten nog uitgeschreven worden en moeten aansluiten op de digitale opties. 5. Verkiezingen Er worden twee verkiezingen georganiseerd met telkens 1 stemronde. Nicole De Boeck is kandidaat voor de Raad van Bestuur van Badminton Vlaanderen. Andy De Brauwer is kandidaat rechter voor de Tucht- en Klachtencommissie. Nicole De Boeck licht haar kandidatuur toe. Zij legt onder andere de nadruk op de haar achtergrond als wedstrijdfunctionaris, umpire en wedstrijdleider. Nicole is momenteel medewerker en voorzitter van de commissie Wedstrijdfunctionarissen (WFC) en zou graag deze verantwoordelijkheid opnemen als lid van de raad van bestuur. Doelstellingen op korte en lange termijn zijn onder andere het vergroten van de groep functionarissen, meer persoonlijke contact, permanente kwaliteitscontrole en optimaliseren van de samenwerking tussen de verschillende niveaus, commissies en personeel. De kandidatuur van Andy De Brauwer wordt voorgelezen door Simon Standaert, bestuurder van Gentse BC. Andy De Brauwer reageerde op de oproep die in Shuttle View verscheen. Andy heeft een brede interesse in badminton en ziet de zijn kandidatuur als een kans om zich in te zetten voor de sport. De club ondersteunt de kandidatuur van clublid Andy De Brauwer. Het telbureau gaat aan de slag met de omhaling en verwerking van de stembriefjes. Tijdens de verwerking wordt een kort pauzemoment voorzien voor de leden van de vergadering. Na de pauze deelt voorzitter Hans Vancauwenbergh de besluiten mee van het telbureau. Beide kandidaten haalden het quorum en werden door de Algemene Vergadering verkozen. 6. Plechtige afkondiging kampioenen De kampioenen (eerste, tweede en derde liga gemengd dames en heren) worden afgekondigd en ontvangen hun trofee.

9 Afsluiting vergadering Badminton Vlaanderen dankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en inbreng. De volgende vergadering is alvast gepland. De Buitengewone Algemene Vergadering van Badminton Vlaanderen vindt eveneens plaats in Berchem op zaterdag 10 december 2016.