Redactiestatuut HvA website (work in progress)

Transcriptie

1 Redactiestatuut HvA website (work in progress) Aan: Projectteam HvAwebsites Door: Suzanne Okkes, Jacqueline Duerinck Datum: 8 juli 2014 Versie: 0.3 Inhoudsopgave 1. Visie, doelstellingen, doelgroepen, verantwoordelijkheden en uitgangspunten URL-beleid Beleid Engels-Nederlands Schrijfwijzer: richtlijnen voor online communicatie Huisstijlhandboek CMS Hippo handleiding Bladformules... 4 Bijlage 1: URL-beleid (volgt)... 5 Bijlage 2: Engelstalige HvA-websites... 6 Bijlage 3: Richtlijnen (online) fotografie... 8 Bijlage 4: Bladformules

2 1. Visie, doelstellingen, doelgroepen, verantwoordelijkheden en uitgangspunten Visie op online communicatie: De Hogeschool van Amsterdam is met haar studenten, talloze opleidingen, kenniscentra en enorme aantal projecten in de stad Amsterdam niet zomaar een grote hogeschool, maar ook een grote contentmachine. Verreweg de meeste communicatie van de HvA met haar interne en externe doelgroepen gebeurt via online middelen. Nieuws en content worden zorgvuldig beoordeeld en verspreid via de website, de interne kanalen en de sociale media. Op de homepage hva.nl streven we naar een evenwichtige berichtgeving: nieuws uit verschillende domeinen, over verschillende thema s en diverse invalshoeken. De doelstellingen van online communicatie van de HvA: Het bieden en ontsluiten van relevante, kwalitatief goede en correcte informatie over de HvA en haar activiteiten; Het uitdragen en ondersteunen van de kernwaarden van de HvA, zoals die door het motto Creating Tomorrow beschreven worden: innovatief, praktijkgericht, ambitieus; Het deelnemen aan het publieke debat door de HvA. Doelgroepen HvA: Extern Studiekiezers Pers Bedrijven/werkgevers Alumni Contacten hoger onderwijs Overheden Toekomstige medewerkers Omwonenden HvA Overige belangstellenden Intern (secundair) HvA-studenten HvA-medewerkers Verantwoordelijkheden redacteuren: Iedereen met publicatierecht op hva.nl is op de hoogte van dit redactiestatuut en respecteert het. Dit redactiestatuut geldt ook voor sites die buiten het contentmanagementsysteem (cms) vallen en waar namens of door (eenheden van) de HvA wordt gepubliceerd. Hva.nl weerspiegelt de identiteit van de HvA, geeft er vorm aan en maakt er deel van uit. Iedereen die publiceert op hva.nl of elders in naam van de HvA, handelt daarnaar. Iedereen met publicatierecht op hva.nl is op de hoogte van de werking van het cms, het juiste en optimale gebruik ervan en van de nieuwe mogelijkheden. De verantwoordelijkheid van iedere redacteur reikt verder dan het plaatsen van informatie: iedereen met publicatierecht op het HvA-web is medeverantwoordelijk voor het totaal en gedraagt zich daarnaar. Iedereen met publicatierecht op het HvA-web is op de hoogte van en handelt naar de eisen voor webteksten en beeldmateriaal, zoals die zijn geformuleerd in de Schrijfwijzer ( en de richtlijnen fotografie (bijlage). Elk instellingsonderdeel is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de eigen content. Uitgangspunten: Informatie wordt maar een keer opgevoerd. Er is steeds maar één bron, om te voorkomen dat er meerdere versies van hetzelfde bericht of soort informatie circuleren. Denk aan nieuws, maar ook aan informatie over inschrijven of collegegeld. Informatie kan wel op meerdere websites en kanalen ontsloten worden. De informatie dient goed leesbaar, eenduidig, actueel, betrouwbaar, volledig en hanteerbaar zijn. Op hva.nl wordt tekst zoveel mogelijk begeleid en versterkt door passend beeld. Goed beeldmateriaal ondersteunt de identiteit van de HvA. Zie ook de richtlijnen voor fotografie. Alle informatie moet qua presentatie en inhoud aangepast zijn aan de doelgroep. 2

3 Informatie is altijd actueel, dat wil zeggen: aangepast aan de laatste stand van zaken. Informatie is altijd volledig: alle aspecten die te maken hebben met een bepaald onderwerp komen aan de orde, lijsten of opsommingen over een bepaald onderwerp bevatten alle onderdelen waarop de lijst van toepassing is. Er mogen geen commerciële activiteiten op het web plaatsvinden. 2. URL-beleid In het URL-beleid is vastgelegd hoe webadressen (URL s) voor HvA-sites zijn opgebouwd. De belangrijkste regel is: voor externe sites komt de onderscheidende term na hva-punt-nl-slash (vb: hva.nl/carem, hva.nl/duurzaamheid), voor interne sites komt dit gedeelte voor punt-hva (vb: dmr.hva.nl, dlwo.hva.nl). Zie ook bijlage 1: URL-beleid. 3. Beleid Engels-Nederlands Enkele basisuitgangspunten: Op de Engelse website(s) staan nooit Nederlandse teksten. In de Nederlandse website-omgeving kan wel Engelse tekst worden gepubliceerd, maar alleen waar het gaat om integrale berichten of contentgroepen die niet in het Nederlands worden aangeboden, zoals nieuws en evenementen of opleidingen die alleen in het Engels worden aangeboden. De domeinen, kenniscentra en andere afdelingen van de HvA zijn zelf verantwoordelijk voor de vertalingen van de teksten waarvan zij eigenaar zijn. Vertalen van nieuwsberichten voor de homepage(s) gebeurt op basis van relevantie en doelgroep. De HvA werkt met drie preferred suppliers voor vertaalwerk (zie A-Z, Vertaalbureaus). zie ook bijlage 2: Beleid Engelstalige sites. 4. Schrijfwijzer: richtlijnen voor online communicatie Schrijven voor het web betekent: kort, bondig en overzichtelijk schrijven. Maak er geen lappen tekst van. Splits webteksten op in korte alinea s (max 250 woorden) en gebruik voor elke alinea een relevant tussenkopje. Deze vuistregels gelden voor alle webpagina s en subsites. Opzet bericht / pagina: Kies een relevante, pakkende titel; In een intro geef je de belangrijkste feiten weer en maakt in een oogopslag duidelijk wat de lezer kan verwachten van de pagina; Geef in maximaal 4 alinea s de feiten weer; Zet eventuele contactinformatie of een call-to-action onderaan het bericht; Gebruik passend beeld zie bijlage 3: Richtlijnen fotografie zie ook de Schrijf- en Stijlwijzer op A-Z 5. Huisstijlhandboek Uiteraard zijn alle webpagina s herkenbaar als HvA-pagina s in hun vormgeving en structuur. De huisstijl voor de websites van de HvA is vastgelegd in het huisstijlhandboek en geldt voor alle instellingsonderdelen. Zie: In het CMS liggen verschillende opmaakelementen al vast. Een intro of een call-to-action zien er bijvoorbeeld altijd hetzelfde uit qua opmaak, als ze op de goede manier worden ingevoerd. 3

4 Op de website maken we veel gebruik van beelden die de boodschap illustreren en versterken. Voor het gebruik van beeld zijn ook richtlijnen opgesteld. Hierin staat beschreven aan welke technische én esthetische criteria goede beelden moeten voldoen. Zie bijlage 3: Richtlijnen fotografie 6. CMS Hippo handleiding Het HvA-web draait op het CMS Hippo. Iedereen die content plaatst en / of bijhoudt, moet met Hippo leren werken en krijgt daartoe een training. Zie A-Z-lijst op Mjin HvA voor specialisten: Hippo Handleiding 7. Bladformules Voor ieder hoofdonderdeel van de website wordt beschreven wat het doel, de doelgroepen, belangrijkste onderdelen, beheerders, etc. zijn. Hierdoor is voor alle redacteuren duidelijk welke content op welk onderdeel hoort. Daarnaast wordt ook de samenhang van de verschillende onderdelen van de website bewaakt en wordt beschreven wat de formule van een contenttype is (zoals nieuwsbericht, evenement, project en publicatie). Hieronder een overzicht van de beschikbare bladformules van de HvA. In bijlage 5: Uitgewerkte bladformules Bladformule homepage hva.nl Bladformule homepage sectie Werkgevers Bladformule homepage MijnHvA, homepages DLWO Bladformule homepage sectie Onderwijs Bladformule homepage sectie Onderzoek Bladformule homepage sectie Over de HvA Bladformule Opleiding Bladformule Kenniscentrum-subsite Bladformule International website NB: dit onderdeel is nog in ontwikkeling 4

5 Bijlage 1: URL-beleid (volgt) 5

6 Bijlage 2: Engelstalige HvA-websites Van: Jacqueline Duerinck, Anke Laffort, Silva Tensen Internationale doelgroepen internet In de periode september 2013 t/m april 2014 was 45% van de bezoekers van afkomstig uit landen buiten Nederland. Doelgroepen van de Engelstalige internetsites zijn: Studiekiezers en ouders uit het buitenland (vooral t.b.v. sectie onderwijs) Internationale samenwerkingspartners (vooral t.b.v. sectie onderzoek) Internationale partneruniversiteiten (vooral t.b.v. sectie onderwijs) Internationale bedrijven (vooral t.b.v. internationale stages of onderzoek) Overige internationale stakeholders, zoals Nuffic, internationale pers, etc.(vooral t.b.v. sectie Over de HvA) Uitgangspunten Engelstalige internetsites Voorstel is dat als een bezoeker het vertaalvlaggetje aanklikt, hij/zij: o naar dezelfde pagina in het Engels gaat. Als die er niet is: o naar de eerstvolgende Engelse pagina gaat, die in bovenliggende navigatiestructuur beschikbaar is De titels van het eerste navigatieniveau (secties) voor de hoofdsite zijn in Nederlands en Engels gelijk, de inhoud/content kan verschillen (bijv. onder onderwijs staat voor de Nederlandse studiekiezer andere content dan voor de buitenlandse studiekiezer). De titels uit het tweede en derde navigatieniveau (in en uit de paarse balk) van de hoofdsite is zoveel mogelijk gelijk. Items uit het tweede niveau worden alleen niet opgenomen als er geen enkele Engelstalige content voor het item is. De landingspagina s van subsites van de kenniscentra hebben altijd een vertaalde homepage waarop uitgelegd wordt wat het onderdeel/onderwerp is. In geval van alleen Engels van een opleiding (bijv. bij een Engelstalige Masteropleiding) wordt de Engelse tekst ook getoond in de Nederlandse site. Beleid per onderdeel Homepage en sectiehomepages Per sectie worden eigen Engelse landingspagina s gemaakt, die altijd verwijzen naar Engelstalige content binnen de sectie. Landingspagina s bevatten vaak lijsten, banners en plaatjes. Er is dus weinig te vertalen. De content van de lijsten (bv opleidingen, nieuws, agenda) komt voort uit de Engelstalige nieuwsitems, agenda-items en opleidingen. Regie over homepage en sectiehomepages ligt bij Communicatie Subsites van kenniscentra en domeinen Elk domein of kenniscentrum heeft de keuze om afhankelijk van de doelgroep Nederlandstalige of Engelstalige informatie aan te bieden of een combinatie van Engels/Nederlands te gebruiken. Zie bijlage 1 voor een overzicht van de huidige status van vertalingen van subsites van kenniscentra. In geval van alleen Nederlands is een kenniscentrum verplicht om de homepage minimaal wel in het Engels aan te bieden. In geval van alleen Engels (bijv. bij een Engelstalige publicatie) wordt de Engelse tekst ook getoond in de Nederlandse site. Als een site deels tweetalig is (komt het meest voor), wordt de hoofdnavigatie van de NL-site aangehouden (blijkt uit onderzoek dat internationale bezoekers daar behoefte aan hebben). Dit betekent in de praktijk dat alle horizontale navigatie-items in twee talen worden aangeboden.(of alleen de homepage voor een 100% Nederlandstalig kenniscentrum?) Voor onderliggende navigatie-items (verticale navigatie) geldt: Als er geen content is, wordt het navigatie-item niet aangeboden (geldt zowel voor de EN als de NL-site). Als iemand diep in de NL-site is op een pagina die niet in het Engels beschikbaar is, dan komt de bezoeker na het klikken op Engels op de eerste in hiërarchie boven dit onderwerp beschikbare Engelse landingspagina. Nieuws 6

7 Nieuws op de homepage van hva.nl wordt vergaard door Communicatie en ook aangeleverd door de domeinen. Dit nieuws is momenteel altijd Nederlandstalig. De domeinen en kenniscentra hebben sowieso de mogelijkheid Engelstalig nieuws te plaatsen op het niveau van contentgroep (??) of subsites. Er moet nog een keuze gemaakt worden over het nieuws op de homepage van de Engelse HvAwebsite. De verschillende opties zijn: a. HvA breed nieuws (dat ook interessant is voor de internationale doelgroepen genoemd onder 1.1) laten vertalen. Dit brengt jaarlijkse kosten met zich mee (nu niet begroot). Als we 2 nieuwsberichten per week laten vertalen à 150 woorden, kost dit op jaarbasis ong. 3400,- incl. btw. b. De domeinen en kenniscentra de mogelijkheid geven Engelstalig nieuws ook op homepageniveau te plaatsen. Dit betekent in de praktijk dat er vooral lokale nieuwsfeitjes online staan. Uitgangspunt in alle gevallen: kosten van de vertalingen worden door de contenteigenaar van het betreffende nieuwsbericht gedragen. Voorstel: streven naar minimaal één Engelstalig nieuwsbericht per week, afhankelijk van het beschikbare nieuws en van de kwaliteit / nieuwswaarde. Engelstalige intranet websites Doelgroepen intranet Niet-Nederlandstalige medewerkers HvA (ongeveer 350 medewerkers) Niet-Nederlandstalige studenten HvA (ongeveer 1000 studenten) Uitgangspunten intranet De voertaal voor studenten en medewerkers op intranet is Nederlands. Alleen need-to-know informatie wordt vertaald aangeboden. Er schijnt een centraal P&O beleid te zijn (bron: Brenda Baars) dat we van iedere medewerker verwachten dat hij/zij het Nederlands beheerst. Bij de IBS wordt dit beleid in ieder geval niet gehanteerd, weet niet hoe dit bij andere domeinen is. Het gaat wel om een kleine groep die geen Nederlands beheerst. De kwaliteitsstandaard van Engelse teksten mag lager zijn dan de teksten op internet. Niet-native speakers, docenten en medewerkers mogen zelf Engelse teksten plaatsen. Dit scheelt in de kosten voor vertaalbureaus. Praktische kant van vertalen Wie betaalt? Uitgangspunt op zowel intra- als internet is dat de contenteigenaar zorgt voor een correcte vertaling en hiervan de kosten draagt. Brits Engels en vertaalbureaus De HvA hanteert Brits Engels en het heeft de sterke voorkeur de teksten voor de website altijd te laten vertalen / redigeren door een van de vertaalbureau s waar de HvA afspraken mee heeft (Metamorfose, AVB Vertalingen en Textworks). Er is een terminologielijst beschikbaar (staat in googledocs, maar is goed om een lemma van te maken op intranet) 7

8 Bijlage 3: Richtlijnen (online) fotografie Met een juiste beeldkeuze kan een organisatie laten zien waar ze voor staat. Beelden dienen geen afbreuk te doen aan de kernwaarden Betrokken, Betrouwbaar, Ambitieus. Verder wil de HvA met fotografie haar pay off (Creating Tomorrow) laden. Kies daarom voor beelden die aan onderstaande waarden voldoen: Amsterdams Amsterdam-gevoel in de foto (grootstedelijk) / herkenbare Amsterdamse setting Beroepspraktijk Beelden die de beroepspraktijk (in Amsterdam) laten zien of wat de hbo professional ziet Authentiek de beelden zien er niet geënsceneerd of gekunsteld uit, de beelden zijn niet bewerkt (documentairestijl) Innovatief Beelden die laten zien hoe de HvA toekomstgericht bezig is (Creating Tomorrow) Beelden bij een nieuwsbericht Beelden behorende bij een nieuwsbericht worden veelal spontaan geschoten of van internet gehaald. Het is dan niet altijd mogelijk om je strikt aan bovenstaande richtlijnen te houden. Probeer bij het zoeken naar beeldmateriaal wel rekening met de gewenste uitstraling te houden. Technische specificaties online fotografie Het formaat van de foto s staan in onderstaand plaatje weergegeven. Alle beelden zijn 72 dpi. De verhouding schaalt in de oorspronkelijke beeldverhouding mee met de browser. De grafische laag, het HvA grid, is alleen zichtbaar aan de zijkant van de foto en blijft altijd hetzelfde bij elke foto (zie voorbeelden). Het grid wordt er door het stylesheet (CSS) overheen gezet. Hou bij de uitsnede van het beeld rekening met overliggende tekst. Overzicht beeldformaten 8

9 Beeldbank HvA De HvA heeft een centrale beeldbank. Alle beelden die voor de HvA worden gemaakt moeten hierin geplaatst worden. Omdat we een schone beeldbank willen zal er van een evenement waar veel foto s worden genomen alleen een selectie van de beste foto s geplaatst worden. Te veel foto s van hetzelfde zorgen voor vervuiling van de beeldbank. Verder moeten de beelden van goede kwaliteit zijn (voor drukwerk 300 dpi) en geheel rechtenvrij. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het plaatsen van de beelden in de beeldbank. De beeldbank is niet openbaar maar alleen toegankelijk door middel van een inlogcode. Via de beheerder van jouw domein of afdeling kun je een inlogaccount aanvragen. Hiermee kun je: beelden uploaden en downloaden voor de eigen afdeling of domein inkijken en aanvragen bij de andere afdelingen en domeinen Beheerders beeldbank Afdeling/domein Centraal Bureau Nieuwbouw FLOOR DBSV DEM DG DMR DMCI Beeldbank.hva.nl Naam Natascha van Roon Brenda Baars Esther Purmer Abdelkader Nassiri Irma de Waal Bas Ebeling Nicoline Jaspers Ilse Geijsel Sarah Nanninga Sonja Upperman Matthijs Looyensteijn Jacolien Meijers Nathalie Brommersma DOO Karin van der Laan Wanda Di Meo DT Saskia Hoepman Beheerders (super user) Admin Natascha van Roon 9

10 Inspiratievoorbeelden in HvA-grid Inspiratievoorbeelden beroepspraktijk Huidige crisis: opleiding Commerciele Economie 10

11 Jongeren met slechte eetgewoontes: voor de opleiding voeding en dietiek Overige beelden 11

12 12

13 13

14 Bijlage 4: Bladformules Bladformule homepage: hva.nl De regie op de homepage ligt bij de afdeling Communicatie. Op de homepage van hva.nl wordt content geplaatst die van belang is voor alle doelgroepen van de website. Banners: Er kunnen 4 wisselende banners op de homepage. Hierin wordt een verdeling gemaakt naar: Onderwijs, Onderzoek, Werkgevers en Over de HvA. De pijlers voor de carrousel van de homepage zijn: Studievoorlichting, Onderwijs, Onderzoek / Creating Tomorrow. Linkenoverzicht snel naar : hierin staat een overzicht van veel gebruikte links naar dieper liggende informatie. De selectie van deze links is in handen van de afdeling Communicatie. Hiervoor worden statistieken gebruikt. Nieuwsberichten en agenda-items: op de homepage moeten aan de volgende criteria voldoen: het bericht moet nieuwswaarde hebben: dit hangt af van zeldzaamheid, belang, originaliteit het bericht moet goed, helder en aansprekend geschreven zijn het bericht moet het profiel van de HvA versterken, uitdragen en/of illustreren het bericht moet actueel zijn en/of aansluiten bij de actualiteit het bericht moet interessant zijn voor alle interne en externe doelgroepen Alle binnengekomen berichten worden op bovenstaande criteria beoordeeld in het wekelijkse redactieoverleg van het corporate communicatieteam. Voorbeelden van nieuws op homepage hva.nl: Nieuws uit de lectoraten: Onderzoeksresultaten, lectorale redes, reacties op actuele onderwerpen, onderzoeksprojecten, promoties. Nieuws uit de domeinen: Nieuwe opleidingen, succesvolle methodes, (studenten)projecten, personen in het nieuws, awards. Hogeschoolbreed / bestuurlijk nieuws: Personele wisselingen, beleidszaken, samenwerkingen, onderwijskwaliteit, HR, intern nieuws. Bladformule homepage sectie Werkgevers Doelgroep sectie Werkgevers Primair: werkgevers (bedrijven, organisaties, instellingen, overheid) uit de regio Amsterdam Secundair: werkgevers buiten de regio Amsterdam Doelstelling Informeren over de samenwerkingsmogelijkheden van HvA met de werkgever op het gebied van: o Stages o Onderzoek o Post-hbo opleidingen o Overige activiteiten, zoals evenementen, workshops, gastdocentschap, etc. Stimuleren tot doorklikken (conversie) Imago van de HvA versterken bij werkgevers Onderdelen sectiehomepage Werkgevers De sectiehomepage bevat de volgende onderdelen: horizontale navigatie in een paarse balk. Aantal items wordt beperkt door lengte van de paarse balk. Maximaal 6-7 items. een carrousel met max. 4 roulerende beelden, elk met een korte tekst en een link naar een onderliggend contentitem Tekstcomponent (actieblokcomponent) met korte toelichtende info voor Werkgevers: 14

15 Onder de carrousel is ruimte voor maximaal 5 componenten, met in ieder geval: o Actieblok met directe link naar Ik zoek een stagiair link naar pagina binnen Werkgevers met overzicht stagebureaus o Actieblok met directe link naar Ik heb een onderzoeksopdracht link naar pagina binnen Onderzoek naar overzicht lectoraten/onderzoeksprogramma s Plus maximaal 3 andere componenten, zoals: o Actieblok met verwijzing naar Overige samenwerking link naar pagina binnen Werkgevers o Nieuwslijstcomponent o Agendalijstcomponent o Actieblok met verwijzing naar Projecten in de stad of een projectenlijst (is een agendalijstcomponent) o Linkcomponent o Andere actuele actieblokken Beheer sectiehomepage Werkgevers Regie op deze sectie ligt bij Afdeling Communicatie, contentmanager Corporate (Merlijn) en eindredacteur Corporate (Herlinde). Verzoeken voor banners en wijzigingen op deze homepage kunnen aan communicatie-online gestuurd worden. Overige bladformules zijn in ontwikkeling: Bladformules contenttypen (via Merlijn) Bladformule homepage MijnHvA, homepages DLWO Berichten die vooral voor een interne doelgroep van belang zijn, worden verspreid via de interne kanalen. Dat zijn: HvA Nieuws, Mijn HvA, en DLWO s. Voor de interne berichten gelden verder dezelfde inhoudelijke criteria als hva.nl. Bladformule homepage sectie Onderwijs (via Hester/Anat) Bladformule homepage sectie Onderzoek (via Merlijn / Herlinde) Bladformule homepage sectie Over de HvA (via Merlijn / Herlinde) Bladformule Opleiding (willen we hier een bladformule voor? Zo ja, via Hester/Anat) Bladformule Kenniscentrum-subsite (via Ragini Fit) Bladformule International website 15

16 De internationale Engelstalige site draagt bij aan een verbetering van de internationale positie, werving en toegankelijkheid van de HvA. De belangrijkste doelgroep is de internationale studiekiezer, (potentiële) internationale samenwerkingspartners vormen een tweede doelgroep. De hoofdnavigatie volgt op hoofdlijnen de Nederlandse site. De HvA wijkt van deze regel af wanneer de navigatie én inhoud voor de internationale gebruiker anders moet zijn. Bladformule Sociale media: Facebook / Twitter Veel zaken die niet in aanmerking komen voor plaatsing op hva.nl kunnen we via de social media onder de aandacht brengen. Dat betekent niet dat daar alles mag: ook voor onze socialemediakanalen gelden natuurlijk enkele vuistregels. Zeker op Facebook en in mindere mate op Twitter vormen studenten onze voornaamste doelgroep. ook voor de sociale media moet het bericht voor een breed publiek interessant zijn oproepjes en/of aanbiedingen van derden zijn in zeer beperkte mate toegestaan: de afweging is altijd of het voor veel studenten interessant of nuttig is en of er enige link is met onderwijs of cultuur. Reclame wordt nooit geplaatst. zaken die schadelijk zijn voor (het imago van) de HvA worden uiteraard nooit geplaatst door HvA-accounts; tenzij het gaat om het benoemen van een probleem in het kader van issuemanagement. De sociale media worden door de redactie van de afdeling Communicatie gemonitord. 16