Bestanden bewerken op je tablet

Transcriptie

1 Bestanden bewerken op je tablet Het scheelt niet veel of er worden meer tablets dan computers verkocht. Niet zo raar, tablets zijn ontzettend handzaam en ze kunnen steeds meer. Ook de wat meer serieuze taken, zoals het bewerken van Word-, Excel- en PowerPoint-documenten. Maar hoe werkt dat eigenlijk het beste? We gaan Office-documenten bekijken en bewerken op een tablet. Ook laten we zien hoe we de benodigde documenten (die meestal op een computer zijn opgeslagen) op onze tablets krijgen. Tip 01: Altijd toegang Om documenten altijd en overal binnen handbereik te hebben zodat je ze met een tablet kunt inzien en bewerken, is het een slim idee om ze online op te slaan. Er bestaan inmiddels diverse diensten die je vele gigabytes aan gratis opslagruimte bieden. Voorbeelden zijn Google Drive, Dropbox, SkyDrive en Box. Een document dat zich 'in de cloud' bevindt (oftewel op je eigen stukje online opslagruimte) kun je altijd openen, zolang er maar een internetverbinding beschikbaar is. Bekijken en bewerken kan zodoende met je tablet, maar uiteraard ook met een smartphone of een andere willekeurige computer.

2 Tip 01 Maak documenten bereikbaar via een online opslagdienst. Tip 02: Mobiele Office Een handige app waarmee je documenten zowel kunt bekijken als bewerken, is QuickOffice. Het is tevens mooi meegenomen dat deze app zowel beschikbaar is voor Android-tablets als de ipad van Apple. Wie beide soorten tablets in huis heeft of een keer overstapt, hoeft zodoende niet aan een andere app te wennen. QuickOffice is een tijdje geleden overgenomen door Google en het goede nieuws is dat de app sinds die tijd helemaal gratis is. Dat is natuurlijk helemaal mooi meegenomen. Voordat we dieper in QuickOffice duiken, laten wij zien hoe je documenten die op je computer staan ook beschikbaar maakt op je tablet. Tip 02 QuickOffice is beschikbaar voor zowel Android-tablets als ipad.

3 Tip 03: Google Drive De makkelijkste manier om documenten beschikbaar te maken voor een tablet, is - zoals we ook in tip 1 al noemden - door online opslagruimte te gebruiken. Bestaande documenten op je pc, kopieer je dan eenvoudigweg naar een stukje online opslagruimte dat van jou is, zodat ze altijd en overal bereikbaar zijn via internet. We zullen dit illustreren aan de hand van Google Drive. Niet in de laatste plaats omdat deze dienst bijzonder goed samenwerkt met het eerder genoemde programma QuickOffice. Ga op je computer met de browser naar en meld je aan met je Google-account. In het (zeldzame) geval dat je die nog niet hebt, kun je je op dezelfde webpagina registreren. Tip 03 Google Drive gebruiken we als doorgeefluik voor documenten. Tip 04: Uploaden Na het aanmelden bij Google Drive zie je in de linkerkolom onder het woord Drive een pictogram met een pijl die omhoog wijst. Klik op dit upload-pictogram, vervolgens kun je bestanden die op je computer staan aanwijzen die online in Google Drive moeten worden bewaard. Het gaat om een kopie, dus elk origineel blijft gewoon op de computer staan. Het kunnen in principe allerlei soorten bestanden zijn, maar in ons geval gaat het specifiek om Officebestanden, zoals documenten en spreadsheets die je met Word en Excel hebt gemaakt. Alles wat je zo in Google Drive bewaart, komt netjes in een overzicht te staan in de browser. Zie je niets, klik dan links op My Drive.

4 Tip 04 Kopieer documenten die je op je tablet wil bewerken naar een online opslaglocatie. Tip 05: Lokale map Er is zelfs een nóg makkelijkere manier om je documenten naar Google Drive te uploaden, waarbij je niet meer via de browser hoeft te werken. Nou ja, je moet er wel één keer heen te gaan om even iets te downloaden. Het is namelijk mogelijk een programma op je computer te installeren, waarna je een extra map krijgt. Alles wat je via Windows Verkenner naar die map kopieert, wordt zo automatisch online in je Google Drive geplaatst (als je computer met internet verbonden is). Makkelijker kan haast niet. Dit programma ophalen kan door in de browser weer naar Google Drive te gaan. Op het scherm is al meteen een knop Download Drive for PC te zien. Klik hierop en voer het programma uit (googledrivesync.exe). Eenzelfde programma is beschikbaar voor Mac-computers (installgoogledrive.dmg). Tip 05 Google Drive kun je als lokale map op je computer zetten.

5 Tip 06: Synchronisatie Na installatie wordt gevraagd om je aan te melden met je Gmail-account. Na enkele schermen kun je dan nog op Geavanceerde installatie klikken om zelf een map aan te wijzen, of op Synchronisatie starten om gewoon de standaardmap genaamd Google Drive onder de huidige gebruiker te gebruiken. Bestanden worden vanaf nu automatisch synchroon gehouden. Dat wil zeggen dat documenten die op Google Drive staan automatisch naar de zojuist gemaakte map Google Drive op je computer gekopieerd worden. Andersom worden bestanden die je lokaal in de map opslaat, vanzelf gekopieerd naar je online Google Drive. Telkens wanneer een bestand wijzigt, wordt het ook weer meteen gesynchroniseerd. Je kunt nu gewoon Windows Verkenner gebruiken om Office-bestanden van en naar Google Drive te kopiëren en hoeft daar in principe de browser niet meer voor te openen. Tip 06 Kies voor een geavanceerde installatie als je niet de standaardmap voor Google Drive wil gebruiken. Tip 07: QuickOffice Zodra je enkele bestanden in Google Drive hebt geplaatst, kun je deze eenvoudig op je tablet binnenhalen om deze met QuickOffice te bekijken of te bewerken. QuickOffice download je gewoon in de applicatiewinkel van je Android-tablet of ipad. Start de app en tik op het beginscherm op Aan de slag. Op een ipad geef je de gegevens van je Googleaccount op, terwijl je onder Android al meteen kunt kiezen voor een account, indien dat al bekend is op de tablet. Vervolgens krijg je een overzicht van de autorisaties die de app nodig heeft. Klik hier op Accepteren. Prompt zijn de bestanden in je Google Drive te zien, eventueel na in de linkerkolom op je account getikt te hebben.

6 Tip 07 QuickOffice ziet automatisch alle documenten in Google Drive. Tip 08: Documenten Het bewerken van een document is kinderspel. Tik op het betreffende bestand, waarna het geopend wordt. Dat kan een document, spreadsheet of presentatie zijn. Wat bewerken betreft, heb je helaas niet alle mogelijkheden uit de betreffende Office-programma's (Word, Excel en PowerPoint) tot je beschikking. Het is immers niet de complete Office-suite van Microsoft die op je tablet draait. Het gaat vooral om basisbewerkingen. De documenten zijn in ieder geval prima te bekijken en je kunt wijzigingen aanbrengen waar nodig. Houd er wel rekening mee dat de lay-out er iets anders uit kan zien dan op je pc. Vooral als er veel opmaakcodes in het document zitten. QuickOffice is vooral bedoeld om niet al te ingewikkelde documenten te bewerken of van commentaar te voorzien. Uiteraard kun je ook nieuwe documenten maken. Tip 08 Kies een document en start met bewerken.

7 Tip 09: Document bewerken Kies je bijvoorbeeld een Word-document uit, dan zal het eerst worden opgehaald vanuit je Google Drive. Het bevindt zich nu immers nog online. Op dit punt is het essentieel dat je met internet verbonden bent. Vervolgens verschijnt het document op het scherm en kun je het doorlezen en bewerken. Is het een groot document? Houd je vinger op de rechterkantlijn gedrukt, vervolgens kun je via miniaturen razendsnel door het document bladeren. Wijzigingen die je aanbrengt zijn altijd weer ongedaan te maken en erg handig is dat zelfs de optie Wijzigingen bijhouden, zoals we dat uit Word kennen, beschikbaar is. Zo kun je altijd terugzien wat er is aangepast. Ook een handige optie om documenten van anderen te redigeren. Tip 09 Bladeren door grote documenten kan razendsnel. Tip 10: Afdrukken of opslaan Vanaf de ipad kun je je documenten zelfs printen, indien je printer AirPrint ondersteunt. Veel moderne printers kunnen hier prima mee overweg. Je print dan draadloos vanaf je tablet op de printer, mits beide met hetzelfde draadloze netwerk verbonden zijn. Sluit je een document, dan wordt gevraagd of je het document onder dezelfde of een nieuwe naam wil opslaan of dat je de wijzigingen wil negeren. Het bestand wordt direct online bewaard in Google Drive, zodat je ook op je computer en eventuele andere (mobiele) apparaten altijd over exact dezelfde versie van je documenten beschikt. Heeft je tablet tijdelijk geen internet, dan wordt het bestand lokaal bewaard en online bijgewerkt zodra de verbinding weer werkt.

8 Tip 10 Bewaar het gewijzigde document of sla het op als een nieuw exemplaar. Tip 11: Lokale bestanden Op een Android-tablet kun je in QuickOffice ook documenten openen die zich ergens op de tablet zelf bevinden. In de linkerkolom van het hoofdscherm tik je hiervoor op SD-kaart. Vervolgens zie je een mappenstructuur waarin je naar bestanden kunt zoeken, net zoals je met een gewone computer gewend bent. Het is verstandig een eigen map aan te maken waarin je alle lokale documenten plaatst. Dan raak je nooit iets kwijt. Als je Android-tablet een kaartlezer bevat, dan kun je je documenten eenvoudig meenemen door ze op je computer naar een geheugenkaart te kopiëren en dat kaartje vervolgens in de tablet te plaatsen. Zodoende hoef je niet altijd via een online opslagdienst zoals Google Drive te werken, wat in feite een kleine omweg is. Je moet dan wel zelf zorgdragen voor het synchroniseren van bestanden tussen je computer en tablet. Tip 11 Ook lokale bestanden kun je bewerken op een Android-tablet.

9 Tip 12: Documenten op ipad Ook op een ipad kunnen documenten lokaal worden opgeslagen. Alleen kun je hier niet vrijelijk tussen alle mappen die er bestaan ronddwalen. Je ziet alleen een map die strikt aan QuickOffice is toegekend. Zo werkt de ipad nu eenmaal. Lokale bestanden zijn daarom alleen handig om af en toe nieuwe documenten aan te maken, die je later naar (bijvoorbeeld) Google Drive overzet. Handig als je vaak op plekken bent waar geen internet is. Je kunt dan toch nieuwe documenten aanmaken en aanpassen. Vergeet niet om die nieuwe documenten regelmatig naar Google Drive te kopiëren, al is het alleen maar om een back-up te hebben en om ze met je computer te synchroniseren. Een bestand van de ipad naar Google Drive kopiëren kan in QuickOffice heel eenvoudig door je vinger erop gedrukt te houden en het document vervolgens naar je account in de linkerkolom te slepen. Tip 12 Druk op een document en sleep om deze te kopiëren. Tip 13: Nieuw document Met QuickOffice maak je eenvoudig nieuwe documenten aan. Tik op een ipad in het hoofdscherm rechtsonder op het document met het plusteken. Op een Android-tablet tik je rechtsboven op het plusteken. Geef vervolgens aan of het om een Word-, Excel- of Powerpoint-document gaat (Document, Werkblad of Presentatie genaamd). Zodra je het document afsluit, kun je een naam opgegeven waaronder het document zal worden opgeslagen. Via het hoofdscherm van QuickOffice kun je ook nieuwe mappen aanmaken, zodat je je documenten keurig netjes kunt indelen. Hiertoe klik je op de map met het plusteken.

10 Tip 13 Maak nieuwe documenten rechtstreeks vanuit QuickOffice aan. Tip 14: Openen uit Drive Google Drive is, zoals we gezien hebben, rechtstreeks te benaderen vanuit QuickOffice en dat is wel zo makkelijk. Dat neemt niet weg dat er ook nog een aparte app voor Google Drive bestaat. Ook die is gratis te downloaden van uit de App Store of Play Store. Op een ipad kun je een voorvertoning van de documenten zien. Om een document vervolgens te bewerken, tik je rechtsboven op de drie bolletjes. Daarmee verschijnt de keuze Openen in, zodoende kun je alsnog voor QuickOffice of eventueel een ander programma kiezen. Op een Android-tablet krijg je vaak direct bij het openen van het bestand al de keuze uit een aantal programma's om het document in te bekijken of te bewerken. Tip 14 Op een ipad rechtstreeks via de Google Drive-app documenten bekijken en bewerken.

11 Tip 15: Andere opslagdiensten Zoals we in het begin van dit artikel vertelden, zijn er meerdere online opslagdiensten, zoals Dropbox, SkyDrive en Box. Ook deze online opslagdiensten hebben apps voor je tablet, ze bieden vergelijkbare mogelijkheden als we zojuist bij Google Drive hebben gezien. Je ziet een lijstje bestanden en zodra je een document uitkiest, kan er een voorvertoning van bekeken worden. Om een document echt te bewerken, geef je aan in welke app dat moet gebeuren. Je kunt dan alsnog voor voor QuickOffice kiezen. Ongeacht welke dienst je gebruikt, er is altijd een mogelijkheid om bij je documenten te komen om ze te bewerken. Tip 15 Ook via andere opslagdiensten zijn documenten eenvoudig in QuickOffice te openen. Tip 16: iworks Heb je een ipad en ben je op zoek naar geavanceerdere mogelijkheden om documenten te bewerken, dan kun je eens kijken naar Pages, Numbers en Keynote. Dat zijn Apples alternatieven voor Word, Excel en Powerpoint. Je koopt ze per stuk (voor ongeveer negen euro) en als je recentelijk een ipad hebt gekocht, zijn ze zelfs gratis. Via Openen in vanuit bijvoorbeeld de app Google Drive, kun je één van deze apps selecteren om een document te bewerken. De apps van Apple gebruiken wel een ander bestandsformaat, maar je kunt er bij het opslaan voor kiezen om documenten alsnog in het Office-formaat op te slaan. Let op, ook nu weer kunnen er door de omzetting verschillen in de lay-out ontstaan.

12 Tip 16 Pages, Numbers en Keynote zijn geavanceerde Office-apps. Tip 17: Office 365 Heb je een Office 365-abonnement bij Microsoft, dan kun je je documenten ook via deze dienst online opslaan en bewerken. Office 365 biedt volwassen mogelijkheden om documenten te bewerken, er kan aanzienlijk meer dan met bijvoorbeeld QuickOffice. Wel vindt het bewerken nu online plaats, zodat een stabiele internetverbinding essentieel is. Voor smartphones heeft Microsoft inmiddels de app Office Mobile beschikbaar gesteld, waarmee documenten lokaal bewerkt kunnen worden, mits je een Office 365- abonnement hebt. Voor tablets is deze app helaas nog niet beschikbaar. Volgens Microsoft zal deze app er wel komen, maar onbekend is wanneer. Laten we hopen dat het niet lang meer duurt en vooral dat de app zonder abonnement bruikbaar is, al is die kans vrij klein. Tip 17 Bewerken kan ook via een abonnement op Microsoft Office 365.

13 Tip 18: Documenten delen Wil je documenten delen, zodat niet alleen jijzelf maar ook anderen ernaar kunnen kijken en eventueel bewerken, dan is dit prima mogelijk met een app als Google Drive. Tik in het hoofdscherm op het informatie-pictogram bij het betreffende document en geef bij Mensen met toegang de personen op die bij dit specifieke document mogen. Je kunt aangeven of iemand het document mag bewerken, er opmerkingen in mag plaatsen, of het alleen maar mag weergeven. Op ditzelfde informatieblad kan met de schuifknop Offline beschikbaar overigens een lokale kopie van dit document op de tablet worden bewaard. Erg handig als je niet online bent. Tip 18 Documenten kun je met anderen delen. Tip 19: Alternatieven Naast QuickOffice bestaan er tal van alternatieven als je op zoek bent naar een handig Office-pakket voor op je tablet. Al zijn deze oplossingen niet altijd gratis. Voor een Android-tablet is Kingsoft Office een bekende en voor ipad Polaris Office. Documents To Go is zelfs voor beide platformen beschikbaar. Wijzig je online documenten of maak je nieuwe exemplaren aan, vergeet dan - ongeacht welke Office-suite je gebruikt - niet om regelmatig extra reservekopieën te maken door documenten ook naar een lokale map te kopiëren. Wat je online aanpast of verwijdert, verandert of verdwijnt automatisch ook in de Google Drivemap op de computer. Was de actie onbedoeld, dan is het een geruststelling als je recente kopieën hebt bewaard.

14