UMC UTRECHT. Huisregels. Rekencentrum bouwdeel K. Auteur: Ries van IJzendoorn - versie

Transcriptie

1 UMC UTRECHT Huisregels Rekencentrum bouwdeel K Auteur: Ries van IJzendoorn - versie Dit document bevat de huisregels van Rekencentrum bouwdeel K van het UMC Utrecht

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding 1.1 Doel 1.2 Reikwijdte 1.3 Afkortingen en begrippen 2. Beveiliging 2.1 Beveiligingsmaatregelen 2.2 CCTV 3. Toepassingsregeling Rekencentrum bouwdeel K 3.1 Klanten 3.2 Bezoekers 3.3 Personeel UMC Utrecht 4. Huisregels 4.1 Algemeen 4.2 Bijzondere werkzaamheden 4.3 Environment en 19 racks UMC Utrecht standaard eisen apparatuur Eisen en aanbeveling apparatuur Derden geplaatst in Rekencentrum 4.4 Veiligheid 4.5 Personen welke krachtens wettelijke regeling toegang hebben 4.6 Personeel welke wegens interne UMC Utrecht regeling toegang hebben 4.7 Aflevering en opslag 4.8 Bereikbaarheid 4.9 Calamiteiten 5. Procedures 5.1 Protocol test UPS C.01 en F Werkzaamheden door derden 5.3 Procedure mutaties in IT apparatuur 5.4 Procedure toegang Rekencentrum bouwdeel K

3 1. Inleiding 1.1 Doel Het doel van dit document is het aangeven van de regels die gelden voor het betreden van en het uitvoeren van werkzaamheden in Rekencentrum bouwdeel K van het UMC Utrecht. 1.2 Reikwijdte Deze huisregels zijn van toepassing op alle personen die het Rekencentrum bouwdeel K van het UMC Utrecht betreden. 1.3 Afkortingen en begrippen UMCU = Universitair Medisch Centrum Utrecht GBS = Gebouw Beheer Systeem CCTV = Closed Circuit TV installatie DIT = Dienst Informatie Technologie Zaal = ruimte waar de systemen en netwerkcomponenten zijn ondergebracht EV = afdeling Energie Voorziening Kantooruren = voor Rekencentrumbeheer geld de tijd tussen uur en uur op werkdagen als kantooruren Licht uit beleid = Werkzaamheden aan systemen dienen zoveel als mogelijk remote te gebeuren. Alleen bij fysieke handelingen is toegang tot Zaal wenselijk. UMC pas en toegangscode = om toegang tot het gebouw en Zaal te hebben dient men in het bezit te zijn van een geldige en geautoriseerde UMC pas met een daarbij behorende toegangscode voor het elektronische beveiligingssysteem. Stagingroom = opslagruimte en ruimte waar systemen uitgepakt en getest kunnen worden. 19 rack = rack waarin de computersystemen en netwerkcomponenten in gehuisvest worden. Standaard kast beschikbaar gesteld door Rekencentrumbeheer. Technische ruimtes = ruimtes waarin de technische installaties (stroom en koeling) gelokaliseerd zijn. Plenum = ruimte tussen regulier- en verlaagd plafond waarin de ontstane warmte van de 19 racks wordt opgevangen en afgevoerd. Klanten = Zij die ruimte hebben gehuurd of gekregen van de DIT op de eerste verdieping van het Rekencentrum bouwdeel K. Bezoekers = Zij die toegang wensen tot het Rekencentrum bouwdeel K en niet behoren tot de categorie Klanten of geautoriseerd UMCU personeel.

4 2. Beveiliging Het Rekencentrum en het terrein rondom het Rekencentrum worden niet 24 uur per dag bewaakt door een on-site bewakingsdienst. Het UMC Utrecht beschikt wel over een eigen bewakingsdienst die met regelmaat zal controleren of de omstandigheden rondom en in het Rekencentrum voldoen aan de gestelde eisen. Het Rekencentrum is beveiligd middels actieve en passieve elektronische beveiligingsmaatregelen, in en buiten het gebouw. Doelstelling van deze beveiliging is het voorkomen van ongeautoriseerde toegang tot het Rekencentrum bouwdeel K, het verlenen van toegang aan geautoriseerde personen en het bevorderen en naleven van de bedrijfsveiligheid. Dit document beschrijft de procedure en de voorschriften die betrekking hebben op het verkrijgen van toegang tot het UMC Utrecht Rekencentrum bouwdeel K en de gedragregels hiervoor. 2.1 Beveiligingsmaatregelen In het Rekencentrum bouwdeel K van het UMC Utrecht zijn de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen, grotendeels aangesloten op het Gebouw Beheer Systeem (GBS): Camerabewaking op o.a. terrein en in diverse ruimten zoals de publieke ruimten, gangen, computerzalen en technische ruimten; Inbraakalarmsysteem*; Brand detectiesysteem; Brand blusinstallatie Detectie van de omgevingstemperatuur UMC Utrecht paslezer op diverse toegangsdeuren Fysieke sloten voor het beveiligen van 19 racks; Fysieke controle van UMC Utrecht beveiligingsdienst. *Het inbraakalarmsysteem staat bij afwezigheid van Rekencentrumbeheer altijd geactiveerd, ook binnen kantooruren. Bezoekers en geautoriseerd UMCU personeel beschikken over een toegangscode om dit systeem bij binnenkomst van het pand te deactiveren. Bij verlaten van het pand dient de bezoeker of geautoriseerde medewerker het alarm weer te activeren. 2.2 CCTV (observatie door het videosysteem) Klanten, bezoekers en UMCU medewerkers dienen zich ervan bewust te zijn dat zij rond- en in het gebouw worden vastgelegd op het CCTV systeem van het UMC Utrecht. Binnen en rondom het Rekencentrum bouwdeel K worden toegang en activiteiten geregistreerd door middel van een video systeem (CCTV). Beelden worden direct doorgezonden naar de beveiligingsdienst van het UMC Utrecht en zullen (onder normale omstandigheden) maximaal 72 uur worden bewaard. Bij verdenking of twijfel kunnen de beelden op verzoek van Rekencentrumbeheer voor langere duur worden veiliggesteld. De opgeslagen beelden zullen door Rekencentrumbeheer UMC Utrecht slechts worden gebruikt in verband met de beveiliging van het Rekencentrum. Bij incidenten worden deze beelden door bevoegd personeel van het UMC Utrecht bekeken. Bij het bekijken van de beelden zal het protocol dat

5 hiervoor is opgesteld door de beveiligingsdienst van het UMC Utrecht worden toegepast. 3. Toegangsregeling Rekencentrum bouwdeel K DIT ICT-Services hanteert een licht uit beleid voor wat betreft de beveiligde Zalen. Dit houdt in dat werkzaamheden zo veel als mogelijk remote dienen te gebeuren. Alleen als het echt noodzakelijk is dat fysieke toegang tot een van de zalen onvermijdelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden is dit toegestaan. Om (algemene of beperkte) toegang te krijgen tot het UMC Utrecht Rekencentrum bouwdeel K dient men geautoriseerd te zijn door de groep Rekencentrumbeheer. Bezoekers dienen zich eerst te melden bij Rekencentrum beheer die op werkdagen tijdens kantooruren (08.00 tot uur) aanwezig zullen zijn. Iedereen die buiten kantooruren het pand wil betreden, en daarvoor geautoriseerd zijn, dienen zich eerst als zodanig aan te melden bij de beveiligingsdienst van het UMC Utrecht. Voor toegang tot het Rekencentrum van het UMC Utrecht bouwdeel K gelden de volgende categorieën: 3.1 Klanten De klant dient een lijst met namen op te geven van personen die namens hem toegang moeten hebben tot de voor hen beschikbare ruimte(s) binnen het Rekencentrum. Per opgegeven medewerker zal een pas op naam worden aangemaakt en, na verificatie, uitgereikt. Met deze pas kan de betreffende medewerker de ruimte(s) in die voor hem/haar toegankelijk zijn. Mutaties moeten z.s.m. worden doorgegeven aan Rekencentrumbeheer van het UMC Utrecht. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de pas op naam door een andere medewerker wordt gebruikt. Naast de pas zal er ook een code aan de klant beschikbaar worden gesteld voor het uit- en weer inschakelen van het inbraak alarm. Hiervoor is de procedure Toegang Rekencentrum Bouwdeel K opgesteld. Binnen kantooruren is toegang mogelijk zonder aanmelding. Buiten kantooruren dient de medewerker die toegang wenst tot het Rekencentrum zich te melden (telefonisch, zie punt 4.7 voor contactgegevens) bij de beveiligingsdienst van het UMC Utrecht. Hij/zij zal zich met eigen naam en bedrijfsnaam kenbaar moeten maken. Tevens dient hij/zij te melden wat het doel is van het bezoek en wat de verwachte bezoekduur is. Bij het verlaten van het pand dient hij/zij zich weer bij de beveiliging van het UMC Utrecht af te melden. Bij het verlaten van het Rekencentrum dient de deur van het rack waarin gewerkt is afgesloten te zijn. Het licht op Zaal moet uit en (wanneer nodig) dient het alarm ingeschakeld te worden. 3.2 Bezoekers Voor bezoekers van het Rekencentrum bouwdeel K gelden de volgende richtlijnen: Bezoekers dienen zich te melden bij Rekencentrumbeheer op de begane grond in het Rekencentrum bouwdeel K.

6 Wanneer een bezoeker op Zaal moet zijn dan dient dit altijd onder begeleiding van een medewerker van het UMC Utrecht (in de regel een beheerder van ICT Services) of een geautoriseerde medewerker van een van de klanten (1 e verdieping) van het UMC Utrecht te gebeuren. Buiten kantooruren is het Rekencentrum niet bemand en kan dan niet onaangekondigd bezocht worden tenzij onder begeleiding van een medewerker die geautoriseerd is om buiten kantooruren het pand te betreden. Hierbij dient de geautoriseerde medewerker het bezoek (telefonisch) kenbaar te maken bij de beveiligingsdienst van het UMC Utrecht. Tevens dient hij/zij te melden wat het doel is van het bezoek en wat de verwachte bezoekduur is. Bij het verlaten van het pand dient hij/zij zich weer bij de beveiliging van het UMC Utrecht af te melden. 3.3 Geautoriseerd UMC Utrecht personeel Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot het Rekencentrum Bouwdeel K van het UMC Utrecht middels de UMC-pas en een uitgereikte toegangscode. DIT ICT-Services hanteert een licht uit beleid voor wat betreft de beveiligde Zalen. Dit houdt in dat werkzaamheden zo veel als mogelijk remote dienen te gebeuren. Alleen als het echt noodzakelijk is dat fysieke toegang tot de Zaal onvermijdelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden is dit toegestaan Wanneer bij onvermijdelijke werkzaamheden op Zaal een medewerker van een extern bedrijf (bezoeker) aanwezig moet zijn dan dient deze begeleid te worden door de beheerder die de bezoeker heeft uitgenodigd. Mocht Rekencentrumbeheer aanwezig zijn en tijd hebben voor verdere begeleiding dan kan deze verantwoordelijkheid aan hen overgedragen worden. Voorgaande altijd in onderling overleg Autorisatie wordt verkregen na aanvraag bij en goedkeuring van Rekencentrumbeheer. Aanvragen worden alleen in behandeling genomen als deze via bij Rekencentrumbeheer binnen zijn gekomen. Geautoriseerd UMC Utrecht personeel kan tijdens kantooruren zonder meldplicht het pand en Zaal betreden Buiten kantooruren dient de medewerker van het UMC Utrecht het bezoek (telefonisch) kenbaar te maken bij de beveiligingsdienst van het UMC Utrecht. Tevens dient hij/zij te melden wat het doel is van het bezoek en wat de verwachte bezoekduur is. Bij het verlaten van het pand dient hij/zij zich weer bij de beveiliging van het UMC Utrecht (telefonisch) af te melden.

7 4. Huisregels 4.1 Algemeen De klant, bezoeker en medewerker UMCU dient zich te houden aan deze huisregels en aanwijzingen van Rekencentrumbeheer en de Beveiligingsdienst van het UMC Utrecht; Indien de bezoeker incidenten en/of calamiteiten ontdekt, zoals onafgesloten deuren, problemen met alarm, defecte airco etc., dan dienen deze gemeld te worden aan Rekencentrumbeheer of buiten kantooruren aan de Beveiligingsdienst van het UMC Utrecht (zie voor contactgegevens punt 4.7); Het gebruik van mobiele telefoons is toegestaan in alle ruimtes van het Rekencentrum tenzij anders aangegeven; Het is op Zaal niet toegestaan apparatuur buiten een 19 rack te plaatsen; De bezoeker dient zich aan alle instructies te houden die door contactpersoon, Rekencentrumbeheer of Beveiligingsdienst zijn gegeven; Alle deuren moeten na gebruik gesloten worden; Het verlaten van de locatie is, behalve in noodgevallen, alleen toegestaan via de hoofdingang; Het is niet toegestaan om op Zaal, stagingroom en in de technische ruimtes etens- en/of drinkwaren mee te nemen of te nuttigen; Het is verboden te roken binnen het gebouw; Het is niet toegestaan om alcohol of drugs te gebruiken of onder invloed hiervan te zijn tijdens verblijf in het Rekencentrum Bouwdeel K; Niets op de locatie mag worden gefilmd of gefotografeerd zonder uitdrukkelijke toestemming vooraf van Rekencentrumbeheer; De bezoeker mag werkzaamheden van anderen niet hinderen of apparatuur bedienden die eigendom is van Rekencentrumbeheer of een andere klant; De bezoeker dient de ruimte waarin is gewerkt netjes achter te laten. Gereedschap, lege dozen en ander afvalmateriaal dient door de bezoeker zelf opgeruimd te worden; Niemand mag in gevaar gebracht worden door onveilige installaties, ondeugdelijk gereedschap, niet afgedekte kabels etc.; Rekencentrumbeheer houdt zich het recht voor bij eventuele overtreding(en) van de regels de toegang tot Zaal, stagingroom en/of technische ruimte per direct te ontzeggen; De bezoeker wordt aansprakelijk gesteld voor eventuele schade die hij heeft veroorzaakt door het niet naleven van de afgesproken regels. 4.2 Bijzondere werkzaamheden Onder bijzondere werkzaamheden vallen onder andere: het gebruik van elektrisch gereedschap, werkzaamheden die stof of rook veroorzaken, het werken op hoogtes, het tillen of verplaatsen van zware materialen of andere werkzaamheden die van invloed kunnen zijn op de dienstverlening van Rekencentrumbeheer of haar klanten. Voor het verrichten van dergelijke werkzaamheden dient vooraf toestemming te worden verleend door Rekencentrumbeheer. Ook voor werkzaamheden die hier niet genoemd zijn, maar waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat ze hieronder vallen, dient vooraf toestemming te worden verleend door Rekencentrumbeheer.

8 4.3 Environment en 19 kasten Op beide Zalen zijn standaard 19 racks (merk Minkels) geplaatst. Deze kasten voldoen aan de eisen die Rekencentrumbeheer stelt en gelden als standaard. De voorkant van een kast is voorzien van een deur met perforatierooster (85%). De achterdeur is geheel gesloten. De kasten zijn voorzien van een schoorsteen die de ontstane warme lucht in de kast afvoert naar een plenum boven het plafond. Lege ruimte in de kast dient aan de voorkant opgevuld te worden met blindplaten. Op Zaal zal de temperatuur ongeveer 25 graden Celsius bedragen. Alle apparatuur die gehuisvest wordt in het Rekencentrum Bouwdeel K dient rackmountalble te zijn en te passen in standaard kast zoals hiervoor beschreven. Het plaatsen van apparatuur buiten de standaard 19 racks is niet toegestaan UMC Utrecht standaard eisen apparatuur Apparatuur moet gevoed worden via twee onafhankelijke stroomvoedingen. [betere beschikbaarheid] (ivm onderhoud aan één van de twee stroom feeds. Lukt dit niet dan moet er een STS geplaatst worden. Het niet voldoen aan deze eis zal resulteren in een stroom onderbreking op tijden van onderhoud) Apparatuur met netwerk connectie moet beschikken over minimaal twee netwerk interface connectoren voor de publieke functie van het apparaat. [betere beschikbaarheid] (ivm onderhoud aan één van de twee netwerk switches.) {vooruit lopend op de nieuwe netwerkstandaard waarbij LACP gebruikt gaat worden} Apparatuur is rack mountable Eisen en aanbeveling apparatuur Derden geplaatst in Rekencentrum Apparatuur moet van deugdelijke kwaliteit zijn. Apparatuur moet de koude/warmte scheiding instant houden. Apparatuur moet passen in een 19 inch server rack van maximaal 46 HE hoog. Apparatuur moet kunnen werken binnen de ASHRAE TC 9.9 (2011) norm. Apparatuur in één kast mag maximaal 15kW verbruiken Apparatuur moet op afstand te beheren zijn. Het is ons advies om ook te voldoen aan de UMCU standaard. 4.4 Veiligheid Bezoekers van alle ruimtes van het Rekencentrum Bouwdeel K dienen zich aan alle wettelijke voorschriften te houden met betrekking tot veiligheid en gezondheid. Daarnaast dienen instructies van Rekencentrumbeheer met betrekking tot de toegang van de computerzalen strikt te worden opgevolgd. Alvorens het gebouw te betreden dient de bezoeker zich te vergewissen van de locatie van de nooduitgangen. Indien er tijdens werkzaamheden gevaarlijke situaties kunnen ontstaan (zoals bijvoorbeeld elektrische schokken), dan

9 dienen deze werkzaamheden door gekwalificeerd personeel te worden uitgevoerd, onder toezicht van een tweede persoon. 4.5 Personen welke wegens wettelijke regeling toegang hebben De personen die krachtens wettelijke regelingen toegang hebben (zoals brandweer, politie, GG&GD) dienen zich te legitimeren en worden altijd door een werknemer Rekencentrumbeheer of Beveiligingsdienst UMC Utrecht begeleid. 4.6 Personeel welke wegens interne UMC Utrecht regeling toegang hebben Vrijwillige brandweer UMC Utrecht en beveiligingsdienst UMC Utrecht hebben te alle tijde toegang tot de ruimtes in Rekencentrum bouwdeel K. Zij dienen bezoek buiten kantooruren altijd (voor of achteraf) te melden met opgaaf van reden bij Rekencentrumbeheer. Schoonmaakpersoneel heeft alleen tijdens kantooruren en onder begeleiding van Rekencentrumbeheer toegang tot de ruimtes binnen het gebouw. 4.7 Aflevering en opslag Rekencentrumbeheer dient altijd vooraf op de hoogte gesteld te worden van een aflevering van goederen onder vermelding van details van aantal en type van de levering. Rekencentrumbeheer behoudt zich het recht voor deze levering op te schorten, bijvoorbeeld in verband met gepland onderhoud. Bij het niet nakomen van de hiervoor gestelde regels houdt Rekencentrum zich het recht voor om een levering te weigeren. Bij iedere levering moet duidelijk de inhoud en de naam van de leverancier en contact binnen UMC Utrecht of een van haar klanten worden aangegeven. Goederen worden gelost??? (regeling nog in de maak! We kijken of H als afleveradres geregistreerd kan worden.) Goederen kunnen worden opgeslagen in een door Rekencentrum daartoe aangewezen ruimte. Goederen dienen binnen de stagingroom uitgepakt, in elkaar gezet en getest te worden (voor zover mogelijk) alvorens ze kunnen worden toegelaten op Zaal of in de technische ruimte(s). Rekencentrumbeheer behoudt zich het recht voor om iedere aflevering te openen en inspecteren om redenen van veiligheid. 4.8 Bereikbaarheid Rekencentrumbeheer van de DIT is te bereiken via telefoonnummer (088 75) of via Rekencentrumbeheer is gehuisvest in bouwdeel K met als adres K Rekencentrumbeheer is op werkdagen van tot uur aanwezig. Buiten deze tijden kan contact worden opgenomen met de centrale Helpdesk van de DIT via telefoonnummer (088 75) Beveiligingsdienst van het UMC Utrecht is voor aan- en afmelden bezoek aan het RC buitenkantooruren bereikbaar via (088 75) Klanten dienen minimaal twee medewerkers aan te wijzen die zullen dienen als contactpersoon tussen UMCU Rekencentrumbeheer en de Klant. Benodigd zijn naam, functie, fysiek werkadres, adres en telefoonnummer. Mutaties dienen z.s.m. doorgegeven te worden aan Rekencentrumbeheer. 4.9 Calamiteiten

10 Wanneer een bezoeker van het Rekencentrum Bouwdeel K een situatie tegenkomt in een van de ruimtes van het gebouw die hijzelf beoordeeld als abnormaal dan dient dit direct gemeld te worden bij Rekencentrumbeheer en buiten kantooruren bij de beveiligingsdienst van het UMC Utrecht. Voor contactgegevens zie punt 4.7 In geval van een calamiteit heeft Rekencentrumbeheer ten allen tijde toegang tot alle vertrekken van Rekencentrum Bouwdeel K. Hieronder valt ook de toegang tot alle 19 kasten op beide verdiepingen. Wanneer een calamiteit zich voordoet waarbij ook apparatuur van klanten betrokken is zal Rekencentrumbeheer zo spoedig als mogelijk de klant hiervan op de hoogte stellen.

11 5 Procedures Alle hieronder genoemde procedures zijn eigendom van Rekencentrumbeheer en door een ieder opvraagbaar. 5.1 Protocol test UPS C.01 en F.03: In dit protocol wordt de test van de UPS sen op de beide Rekencentra C.01 en F.03 beschreven. Uitvoering door EV onderbegeleiding van RCbeheer. 5.2 Werkzaamheden door derden: In dit document worden de regels gesteld die gelden voor werkzaamheden uitgevoerd door derden binnen een van de RC s die onder beheer staan van de DIT. 5.3 Procedures mutatie in IT apparatuur: In dit document staat beschreven waaraan voldaan moet worden wanneer er apparatuur in een van de RC s onder beheer van de DIT geplaatst, verwijderd of gewijzigd dienen te worden. 5.4 Procedure toegang Rekencentrum bouwdeel K: In deze procedure staat beschreven hoe het inbraakalarm van bouwdeel K in- en uitgeschakeld dient te worden. Daarnaast is in dit document opgenomen hoe toegang geregeld kan worden en wat te doen bij het veroorzaken van een (onterechte) alarmmelding