Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout

Transcriptie

1 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, 1. Retributie op sommige tussenkomsten van de brandweer DE GEMEENTERAAD, Gelet op het gemeentedecreet, artikel 42 en 43; Overwegende dat na de inwerkingtreding van de hulpverleningszones op 1 januari 2015 het gemeenteraadsbesluit van 28 november 2013 houdende retributie op sommige tussenkomsten van de brandweer grotendeels zonder voorwerp is geworden; Overwegende dat regelmatig een beroep wordt gedaan op de brandweerdiensten voor prestaties zoals omschreven in de ministeriële omzendbrief van 26 oktober 1972 betreffende de financiële aspecten van sommige tussenkomsten van de brandweerdiensten en latere wijzigingen; Overwegende dat het gemeentebestuur nu zelf facturen zal krijgen van de zone voor prestaties die voor derden geleverd worden; Overwegende dat het billijk is om deze facturen door te rekenen aan de fysieke persoon of de rechtspersoon in wiens belang de prestaties geleverd worden; Overwegende dat de zone voor preventieve of permanentie-opdrachten tijdens evenementen en grote bijeenkomsten van personen zoals beurzen, wielerwedstrijden, festiviteiten e.d.m., een retributie aanrekent zoals vastgesteld in onderstaande tabel: Controle van de brandveiligheid vóór de aanvang van het evenement en opmaak verslag Houden van permanentie tijdens de duur van het evenement 30 per persoon en per begonnen uur 30 per persoon en per begonnen uur 60 per persoon, per begonnen uur. 60 per persoon, per begonnen uur

2 Overwegende dat de zone voor het uitvoeren van preventieopdrachten en dossierstudies in het kader van aanvragen voor een bouw- of milieuvergunning een retributie aanrekent zoals vastgesteld in onderstaande tabel: a) bouwaanvragen: Nieuwbouw: - woongebouwen met minder dan 5 wooneenheden: - woongebouwen met 5 of meer wooneenheden - andere gebouwtypes (kantoren, industriële gebouwen, ) - verbouwingen, uitbreidingen en bestemmingswijzigingen: b) Milieuvergunningen - Klasse I - Klasse II en klasse III c) Voorafgaandelijke adviezen d) Controlebezoeken ter plaatse - zonder verslag: - met verslag: 25 dossierkost + 0,25 per m² vloeroppervlakte 50 dossierkost + 0,25 per m² vloeroppervlakte 80 dossierkost + 0,15 per m² vloeroppervlakte 50 dossierkost + 50 per begonnen uur 125 dossierkost + 50 per begonnen uur 50 dossierkost + 50 per begonnen uur 50 per begonnen uur 50 per begonnen uur 25 dossierkost + 50 per begonnen uur Gelet op de financiële toestand van de gemeente; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Met eenparigheid van stemmen; BESLUIT: Artikel 1. Het gemeenteraadsbesluit van 28 november 2013 houdende retributie op sommige tussenkomsten van de brandweer en het gemeenteraadsbesluit van 8 mei 2003 houdende goedkeuring aanpassing van het retributiereglement brandweer worden opgeheven met ingang van 1 april Art. 2. Met ingang van 1 april 2015 wordt een retributie voor preventieve en permanentieopdrachten van de brandweer in het kader van evenementen aangerekend. Het bedrag dat door de zone aan de gemeente in dit kader wordt aangerekend, is het bedrag van de retributie. Art. 3. Met ingang van 1 april 2015 wordt een retributie voor prestaties in het kader van bouwaanvragen en preventie-opdrachten door de brandweer aangerekend. Art. 4. De retributies zijn verschuldigd door de fysieke persoon of de rechtspersoon in wiens belang de interventie uitgevoerd wordt. In geval van twee of meer begunstigden van de prestatie zijn deze solidair en ondeelbaar tot betaling gehouden. Art. 5. Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om in welbepaalde gevallen vrijstellingen te verlenen. Art. 6. De retributie moet binnen de dertig dagen na de verzending van de factuur via overschrijving betaald worden.

3 Art. 7. Bij gebrek aan betaling in der minne zal de retributie in voorkomend geval ingevorderd worden via dwangbevel zoals bepaald in artikel 94 van het Gemeentedecreet of via burgerrechtelijke weg. Art. 8. Deze verordening wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

4 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, 2. Aanstelling van een intergemeentelijke archivaris DE GEMEENTERAAD, Gelet op het gemeentedecreet, artikel 42 en 43; Gelet op het voorstel van de Erfgoedcel Land van Dendermonde dat het volgende inhoudt: 1. Administratief blijft de intergemeentelijke archivaris onder de Erfgoedcel Land van Dendermonde. De Erfgoedcel staat in voor alle administratie (loon, maaltijdcheques, evaluatie,...). Aan de werklast voor de gemeenten verandert er niets. 2. De laptop en smartphone worden eveneens door de Erfgoedcel ter beschikking gesteld. 3. De gemeenten betalen de loon- en werkingskosten van de intergemeentelijke archivaris op basis van een bedrag per inwoner. Deze werkingskosten omvatten de kosten voor telefonie, vormingen, verplaatsingen buiten woon werkverkeer, de eventuele aankoop van klein werkmateriaal (bijvoorbeeld handschoenen). Overwegende dat het hier een samenwerking van 7 gemeenten betreft, namelijk Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wetteren, Wichelen en Zele; Overwegende dat er in de brief van de Erfgoedcel van 11 maart 2015 sprake is van 2 scenario s en dat alle deelnemende gemeenten kiezen voor scenario 2: samenwerking tot eind 2017; Overwegende dat de kost voor Buggenhout euro bedraagt in 2015 en 2016 en euro in 2017; Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen op 27 januari 2015 principieel akkoord gegaan is om een intergemeentelijke archivaris aan te stellen; Overwegende dat het gemeentebestuur nood heeft aan een professionele begeleiding van het archiefbeleid, omdat er momenteel geen gemeentelijk personeelslid de nodige kennis of competenties heeft om het archiefbeleid zelfstandig uit te voeren; Met eenparigheid van stemmen; BESLUIT:

5 Artikel 1. Het voorstel van de Erfgoedcel Land van Dendermonde voor de voortzetting van het Traject gemeentearchieven wordt goedgekeurd. Art. 2. De nodige kredieten worden voorzien in de eerstvolgende budgetwijziging. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

6 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, 3. Goedkeuring archiefreglement DE GEMEENTERAAD, Gelet op het gemeentedecreet, artikel 42 en 43; Gelet op het decreet op de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004; Gelet op het archiefdecreet; Gelet op het collegebesluit van 16 december 2014 houdende archiefreglement opgemaakt door Erfgoedcel voor de gemeenten in het Land van Dendermonde; Gelet op het archiefreglement voor de gemeenten in het Land van Dendermonde (Berlare, Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wichelen en Zele), opgemaakt door de intergemeentelijke archivaris; Overwegende dat een goede dienstverlening gebaseerd is op (wettelijke) richtlijnen en duidelijke afspraken en dit archief- en bezoekersreglement de gemeenteambtenaren en de archiefbezoekers wegwijs maakt in het gemeentearchief (en de wetgeving waaraan het onderworpen is); Overwegende dat beide reglementen tot stand kwamen tijdens het Traject gemeentearchieven (vanuit de Erfgoedcel Land van Dendermonde en haar intergemeentelijke archivaris) in overleg met de bovenvermelde gemeenten uit het Land van Dendermonde; Overwegende dat het archiefreglement de archiefvorming regelt binnen de gemeentelijke diensten en vastlegt welke verantwoordelijkheden deze diensten en de gemeente dragen inzake archief, archiefzorg en archiefbeheer; Overwegende dat het bezoekersreglement deel uitmaakt van het archiefreglement; Overwegende dat in het bezoekersreglement de rechten en de plichten van de gebruikers van het gemeentearchief worden opgelijst en dit zowel voor interne als externe gebruikers; Overwegende dat in dit hoofdstuk ook de regels inzake openbaarheid van bestuur en de afspraken voor bruikleen van archiefdocumenten terug te vinden zijn;

7 Overwegende dat tot de archiefvormers van het gemeentelijke archief alle gemeentelijke diensten worden gerekend evenals het gemeentebestuur en bestuursinstanties waarvan de gemeente rechtsopvolger is; Overwegende dat persoonlijke en partijpolitieke documenten die niet rechtstreeks voortkomen uit de uitoefening van het ambt niet behoren tot het gemeentearchief; Overwegende dat beide reglementen van toepassing zijn voor alle archiefdocumenten die opgenomen worden of reeds opgenomen zijn in het gemeentelijk archief; Met eenparigheid van stemmen; BESLUIT Artikel 1. Dit reglement is van toepassing voor alle archiefdocumenten die opgenomen worden of reeds opgenomen zijn in het gemeentelijk archief. Art. 2. Definities 1) Archiefzorg De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer ligt voor gemeenten bij het gemeentebestuur (college van burgemeester en schepenen). Concreet betekent de archiefzorg dat volgende zaken voorzien zijn: budget, deskundig personeel, gebouwen en archiefbewaarplaatsen, een leeszaal, voorschriften voor archiefbeheer en regels in verband met de openbaarheid van archiefdocumenten. 2) Archiefbeheer Het archiefbeheer is het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van archiefdepots, de daarin berustende archiefdocumenten en het beschikbaar stellen van die documenten. De gemeente staat in voor het beheer van het archief. De gemeente kan zijn taken delegeren aan een gemeentearchivaris of aan een of meerdere archiefverantwoordelijken (per afdeling, per dienst, ) in gemeenten zonder archiefdienst. 3) Archiefruimte Dit is een ruimte bij de archiefvormers (gemeentelijke diensten) die is bestemd voor het bewaren van archief. De archiefruimtes worden beheerd door de diensten, maar onder toezicht van de of zijn/haar gedelegeerde. 4) Archiefdepot Een archiefdepot is een ruimte of een geheel van ruimtes die speciaal is ingericht voor de tijdelijke of permanente bewaring van archiefdocumenten. De toegankelijkheid is gebonden aan richtlijnen. 5) Overdracht Overdracht is het overbrengen van archiefdocumenten naar de archiefbewaarplaats. 6) Archiefdocumenten (synoniem: archiefbescheiden) Dit zijn al de documenten die ongeacht hun datum, vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen (=zorgdrager) die ze heeft ontvangen, verworven of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of taken of ter handhaving van zijn/haar rechten. Archief is procesgebonden informatie en is gegroeid uit de werkprocessen die binnen een organisatie bestaan. 7) Archiefvormer Dit is de dienst of de persoon die archiefdocumenten creëert.

8 8) Bestuursdocumenten Alle informatie, in welke vorm ook, waarover de administratieve overheden beschikken. De term dient breed te worden opgevat. Het betreft alle beschikbare informatie, ongeacht de informatiedrager: schriftelijke stukken, geluids- en beeldopnamen met inbegrip van de gegevens vervat in de geautomatiseerde informatieverwerking, sommige notulen en processen-verbaal, statistieken, administratieve richtlijnen, omzendbrieven, contracten en vergunningen, registers van openbaar onderzoek, examenkohiers, films, foto's, enz. Deze definitie is dus ruimer dan de definitie van archiefdocumenten 9) Bewaartermijn De bewaartermijn is de periode die voorzien is voor het bewaren van archiefdocumenten. Er zijn korte bewaartermijnen (bijvoorbeeld 1 maand), maar ook langere (bijvoorbeeld periodes van 30 jaar) en sommige documenten moeten permanent bewaard worden. 10) Selectielijst Een staat van categorieën archiefdocumenten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, met vermelding van termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden. 11) Schonen Schonen is een selectiemethode op het niveau van het dossier. Bij het schonen verwijdert men dubbels, blanco bladen en alle elementen die op termijn schade aan het dossier kunnen toebrengen zoals metalen of plastiek voorwerpen (bijvoorbeeld papierklemmen en mapjes). Het schonen heeft als doel een zuiver dossier over te houden en plaatswinst te bekomen in de depots. 12) Vernietiging Vernietigen is het zodanig bewerken van archief dat de inhoud op geen enkele manier gereconstrueerd kan worden. Vernietigen gebeurt in de meeste gevallen door versnippering van papier en door gespecialiseerde firma s (in geen geval door het gemeentepersoneel zelf). 13) Dynamisch archief Dynamisch of primair archief wordt door de archiefvormer nog bestendig aangevuld en/of gebruikt bij de werking van de dienst. Dynamisch of primair archief bevindt zich meestal in de kantoren of in de archiefruimtes van de diensten. Het dynamisch of primair archief staat onder toezicht van de gemeente en zijn/haar gedelegeerde. 14) Semidynamisch archief Semidynamisch of semistatisch archief wordt door de archiefvormer niet meer aangevuld of gebruikt en speelt vaak geen rol meer bij de administratieve afhandeling van taken. Toch is de archiefvormer er nog steeds administratief verantwoordelijk voor. Semistatische archiefdocumenten zijn die documenten die administratief nog nuttig zijn voor de zorgdragers. In de praktijk zijn dit de archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn die is opgenomen in de selectielijsten nog niet verstreken is. Semidynamisch archief kan zowel door de diensten als in het archiefdepot bewaard worden. 15) Statisch archief Statisch archief of secundair archief heeft niet langer waarde voor de archiefvormer, noch op administratief vlak, noch op vlak van de verantwoordelijkheid. Enkel de stukken met een historisch belang worden permanent bewaard. Statisch archief wordt bewaard in het archiefdepot.

9 Hoofdstuk II : Richtlijnen voor de archiefvormer Afdeling 1 : Archiefzorg Art. 3. De zorgdrager heeft de verantwoordelijkheid over de hele cyclus van een archiefstuk: van de creatie tot een eventuele vernietiging. Er moet dus oog zijn voor de bewaring, ontsluiting en de eventuele toegankelijkheid zowel in de dynamische, semistatische als statische fase van de levenscyclus van archiefdocumenten. Het risico op verlies wordt bij chaos groter. Archieven hebben ook een cultureelmaatschappelijke waarde. Ze zijn namelijk het bronnenmateriaal voor een wetenschappelijke studie van bestuurlijke instellingen in het heden, maar ook in het verleden. In die optiek zijn ze het onvervangbaar erfgoed van de samenleving. Afdeling 2 : Omgang met archiefbezoeker Onderafdeling 1: algemeen Art. 4. De gemeente voorziet een plaats waar een bezoeker in alle rust en onder toezicht van een archiefverantwoordelijke de stukken uit het gemeentearchief kan raadplegen. Voor de persoonlijke spullen van de bezoeker wordt een opbergruimte aan de balie voorzien. Indien de fysieke toestand van een archiefstuk raadpleging niet toelaat (wegens gevaar voor verdere beschadiging), dan wordt dit archiefstuk aan de plicht van openbaarheid onttrokken. Indien mogelijk, wordt een vervangingskopie voorzien (meestal digitaal). Goede afspraken maken goede vrienden: als de archiefverantwoordelijk op voorhand contact heeft gehad met de bezoeker over de reden van zijn/haar bezoek, dan is het makkelijk en tijdbesparend om hem/haar van dienst te zijn bij het effectief bezoek. De archiefverantwoordelijke weet welke archiefstukken aan de bezoeker ter beschikking worden gesteld en in welke toestand die zich bevinden. Onderafdeling 2 : Onthaal Art. 5. Bij een bezoek maakt de archiefverantwoordelijke de bezoeker wegwijs. 1) De archiefverantwoordelijke laat de bezoeker het registratieformulier invullen en ondertekenen. Voor de identificatie van de bezoeker controleert de archiefverantwoordelijke de identiteitskaart of een ander officieel document van de bezoeker. 2) De bezoeker krijgt bij het eerste bezoek het bezoekersreglement overhandigd en de archiefverantwoordelijke licht dit reglement toe indien nodig. De ondertekening van het registratieformulier geldt als kennisgeving en navolging van het bezoekersreglement. 3) De archiefverantwoordelijke laat de bezoeker zich registreren in het bezoekersregister. Onderafdeling 3 : Herhaaldelijk bezoek Art. 6. De archiefverantwoordelijke zorgt ervoor dat de bezoeker zich registreert in het bezoekersregister en peilt ook steeds naar de onderzoeksdoeleinden van de bezoeker. Wanneer de bezoeker voor andere onderzoeksdoeleinden gemeentearchief komt raadplegen, wordt het registratieformulier aangepast. Op die manier wordt er van iedere bezoeker een onderzoeksgeschiedenis bijgehouden.

10 Onderafdeling 4 : Welke stukken mag de archiefverantwoordelijke ter beschikking stellen? Art. 7. Archieven ouder dan 30 jaar zijn openbaar en mogen zonder beperking geraadpleegd worden. Er zijn echter uitzonderingen: 1) volgende stukken zijn niet openbaar toegankelijk en pas vrij raadpleegbaar na een wettelijk vastgelegde periode: dossiers van persoonlijke aard jonger dan 100 jaar; registers van burgerlijke stand jonger dan 100 jaar; bevolkings- en vreemdelingenregisters jonger dan 120 jaar; kiezerslijsten jonger dan 100 jaar; personeelsdossiers jonger dan 100 jaar; processen-verbaal en politiedossiers inzake opsporingen jonger dan 100 jaar; gemeentelijk strafregister jonger dan 100 jaar. 2) de verjaringstermijn van 30 jaar wordt verlengd tot 50 jaar voor de archiefbescheiden die informatie bevatten over de belangen die vermeld worden in het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur: de veiligheid van de bevolking; de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden; de federale internationale betrekkingen van België; de openbare orde, de veiligheid of de verdediging van het land; de opsporing of vervolging van strafbare feiten; een federaal economisch of financieel belang, de munt of het openbaar krediet; het uit de aard van de zaak vertrouwelijk karakter van de ondernemings- en fabricagegegevens die aan de overheid zijn meegedeeld; de geheimhouding van de identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk aan de administratieve overheid heeft meegedeeld ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit. Art. 8. Voor archieven jonger dan 30 jaar geldt het decreet op de openbaarheid van bestuur van 26 maart Art. 9. Particuliere bescheiden worden ter inzage gegeven volgens de beschikkingen van de overeenkomst van de bewaargeving of van de schenking. Ontbreekt een overeenkomst, dan wordt het archiefbestand openbaar gemaakt na toestemming van het gemeentebestuur. Onderafdeling 5 : Reproducties Art. 10. Wanneer een bezoeker/raadpleger vraagt om een reproductie, bekijkt de archiefverantwoordelijke wat de beste manier is, gelet op de fysieke toestand en ouderdom van het stuk. Losse papieren stukken (van na 1900) kunnen gekopieerd worden. Hou in het achterhoofd dat iedere lichtflits schadelijk is voor het stuk. Art. 11. Perkamenten, losse papieren stukken van voor 1900, registers en andere ingebonden stukken worden best gefotografeerd (zonder flits). Onderafdeling 6 : Einde archiefbezoek Art. 12. De archiefverantwoordelijke zorgt ervoor dat de bezoeker zich uitschrijft uit het bezoekersregister. Na het bezoek, doet de archiefverantwoordelijke een steekproef op de geraadpleegde stukken (is alles er nog, is er geen schade, ) en bergt de geraadpleegde stukken ook opnieuw op.

11 Hoofdstuk III : Bezoekersreglement Art. 13. Het raadplegen van gemeentearchief is gratis. A. Wanneer kan een bezoeker opzoekingen doen? Art. 14. Raadpleging van het archief kan na afspraak. B. Hoe meldt een bezoeker zich aan? Art. 15. Bij een bezoek dient de bezoeker een registratieformulier in te vullen. Het registratieformulier dient ter identificatie van de bezoeker. De informatie hieruit wordt verzameld in overeenstemming met de privacywetgeving en dus nooit aan derden doorgespeeld. De bezoeker legt zijn/haar identiteitskaart of een ander officieel document voor en ontvangt bij een eerste bezoek het bezoekersreglement dat indien nodig toegelicht wordt. Door de ondertekening van het registratieformulier verklaart de bezoeker zich akkoord met bezoekersreglement. De bezoeker registreert zich in een bezoekersregister en schrijft zich bij het einde van zijn raadpleging opnieuw uit. Bij de volgende bezoeken volstaat het in- en uitschrijven in het bezoekersregister. De bezoeker dient zich aan te melden bij het gemeentesecretariaat. C. Waar kan een bezoeker gemeentearchief raadplegen? Art 16. Raadplegen van archiefdocumenten mag enkel in de daarvoor voorziene ruimte of toegewezen plek. Breng de archiefdocumenten nooit buiten deze raadpleegruimte (thuisraadpleging is niet toegestaan). De archiefverantwoordelijke bepaalt de plaats afhankelijk van de aanvraag. D. Waar moet een bezoeker op letten bij archiefraadpleging? Art. 17. Het raadplegen van archiefdocumenten gebeurt in stilte. Jassen, tassen en andere persoonlijke bezittingen worden achtergelaten op het secretariaat. Art. 18. Eten, drinken en roken is tijdens de raadpleging en in de nabijheid van de archiefdocumenten niet toegelaten. Art. 19. Zaken die het archiefmateriaal kunnen beschadigen, mogen niet meegenomen worden of binnen handbereik zijn tijdens de raadpleging. Wat een bezoeker tijdens de raadpleging wel mag bijhebben, is een potlood en losse bladen, een laptop (zonder tas) en een fototoestel (mits toestemming). Art. 20. Archiefstukken worden met de grootst mogelijke zorg behandeld en in hun oorspronkelijk staat behouden. De orde van archiefstukken wordt nooit gewijzigd. Materiële verbindingen tussen archiefstukken mogen onder geen beding verbroken worden. Op de documenten mogen geen aantekeningen gemaakt worden. De bezoeker hanteert de stukken enkel met propere handen. Het gebruik van (katoenen) handschoenen kan opgelegd worden.

12 Documenten worden niet gekreukt, op de grond gelegd of gebruikt als schrijfsteun of onderlegger. Na raadpleging worden de documenten weer zorgvuldig verpakt. Art. 21. De archiefverantwoordelijke kan bij niet naleving terechtwijzen en de raadpleging opschorten indien hij/zij het gedrag van de bezoeker in strijd acht met het bezoekersreglement. Bij eventuele schade toegebracht aan een archiefstuk, zijn verpakking, het meubilair of een uitrusting, is de bezoeker verplicht de schade te vergoeden. Het gemeentebestuur bepaalt de grootte van de schadevergoeding. Bij een poging tot diefstal wordt steeds de politie op de hoogte gebracht. E. Welke stukken mag de bezoeker raadplegen? Art. 22. Archieven ouder dan 30 jaar zijn openbaar en mogen zonder beperking geraadpleegd worden. Er zijn echter uitzonderingen: 1. volgende stukken zijn niet openbaar toegankelijk en pas vrij raadpleegbaar na een wettelijk vastgelegde periode: a) dossiers van persoonlijke aard jonger dan 100 jaar; b) registers van burgerlijke stand jonger dan 100 jaar; c) bevolkings- en vreemdelingenregisters jonger dan 120 jaar; d) kiezerslijsten jonger dan 100 jaar; e) personeelsdossiers jonger dan 100 jaar; f) processen-verbaal en politiedossiers inzake opsporingen jonger dan 100 jaar; g) gemeentelijk strafregister jonger dan 100 jaar. 2. de verjaringstermijn van 30 jaar wordt verlengd tot 50 jaar voor de archiefbescheiden die informatie bevatten over de belangen die vermeld worden in het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur: a) de veiligheid van de bevolking; b) de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden; c) de federale internationale betrekkingen van België; d) de openbare orde, de veiligheid of de verdediging van het land; e) de opsporing of vervolging van strafbare feiten; f) een federaal economisch of financieel belang, de munt of het openbaar krediet; g) het uit de aard van de zaak vertrouwelijk karakter van de ondernemings- en fabricagegegevens die aan de overheid zijn meegedeeld; h) de geheimhouding van de identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk aan de administratieve overheid heeft meegedeeld ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit. i) Voor archieven jonger dan 30 jaar geldt het decreet op de openbaarheid van bestuur van 26 maart Particuliere bescheiden worden ter inzage gegeven volgens de beschikkingen van de overeenkomst van de bewaargeving of van de schenking. Ontbreekt een overeenkomst, dan wordt het archiefbestand openbaar gemaakt na toestemming van het gemeentebestuur. Art. 23. De gemeente kan op advies van de archiefverantwoordelijke een aanvraag voor het raadplegen van archiefdocumenten in het kader van wetenschappelijk onderzoek weigeren (overeenkomstig artikel 14 uit de archiefdecreet) indien: 1. de documenten onderhevig zijn aan geheimhoudingsbepalingen 2. de documenten informatie bevatten die door derden vrijwillig is verstrekt en uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld 3. de documenten vertrouwelijke commerciële en industriële informatie bevatten, die om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren beschermd wordt 4. de documenten op contractuele basis werden verworven en waarvan de tijdelijke geheimhouding werd gestipuleerd

13 5. de weigering van de aanvraag wordt gemotiveerd door de archiefverantwoordelijke. F. Wat als een bezoeker een archiefstuk wil kopiëren, fotograferen of de informatie eruit wil gebruiken? Art. 24. Het maken van fotokopieën wordt besproken met de archiefverantwoordelijke. Aan de hand van de openbaarheid van stukken, de staat waarin de archiefstukken verkeren en de eventuele auteursrechten die op de stukken berusten, wordt het fotokopiëren al dan niet toegestaan. Indien de staat het niet toelaat om te fotokopiëren dan mogen er wel foto s worden gemaakt. Art. 25. Het fotograferen van archief is enkel toegelaten na overleg met en toestemming van de archiefverantwoordelijke. Ook bij het fotograferen moet rekening worden gehouden met de openbaarheid en het auteursrecht op de betreffende stukken. Bij het fotograferen van archief mag geen flits of bijkomende belichting worden gebruikt. Art. 26. Indien registers van de Burgerlijke Stand en de bevolking digitaal ter beschikking staan, kan de bezoeker hieruit akten digitaal kopiëren of uitprinten. Zowel het fotokopiëren als het fotograferen, geldt enkel voor individuele stukken, maar niet voor archiefbestanden in hun geheel. Bij het fotograferen van grote hoeveelheden verbindt de bezoeker zich ertoe: 1. de beelden enkel aan te wenden voor eigen gebruik; 2. de beelden niet ter beschikking te stellen van derden; 3. de digitale beelden ter beschikking te stellen indien de gemeente daarom vraagt. Art. 27. Het is de gemeente toegestaan een vergoeding te vragen voor reproducties. De prijs voor kopieën is vastgesteld in het retributiereglement Bevolk Gemeentelijke retributie op het opzoeken, het samenstellen en het afleveren van administratieve stukken en inlichtingen. Art. 28. Indien de bezoeker de informatie uit het gemeentearchief voor wetenschappelijke doeleinden wil gebruiken, dient er te allen tijden een correcte bronvermelding te voorzien. De bezoeker ontslaat de gemeente hieromtrent van alle verantwoordelijkheid. Art. 29. De bezoeker verbindt er zich toe het resultaat van zijn (wetenschappelijk) onderzoek (boek, scriptie, proefschrift, artikel, waarvoor hij het archief heeft geraadpleegd, te bezorgen aan de gemeente. Het exemplaar is bestemd voor de lokale bibliotheek. G. Wat met het auteursrecht? Art. 30. De raadpleger verbindt er zich tevens toe bij elk verder gebruik of reproductie van informatie uit het gemeentelijk archief de auteurswet na te leven en de auteursrechten in acht te nemen. De raadpleger ontslaat het gemeentebestuur van elke aansprakelijkheid hieromtrent. H. Wat als de bezoeker zelf onregelmatigheden ondervindt? Art. 31. Indien de bezoeker schade (scheuren, schimmel, knaagsporen, waterschade, ) ontdekt aan de door hem geraadpleegde stukken, dan brengt hij de archiefverantwoordelijke hiervan op de hoogte. Hetzelfde geldt voor stukken die verkeerd geordend zitten. I. Wat als een aanvraag tot raadpleging van het archief geweigerd wordt? Art. 32. Bij weigering van een aanvraag kan de aanvrager een beroep aantekenen conform het decreet openbaarheid van bestuur en dit bij de beroepscommissie openbaarheid van bestuur.

14 Deze beroepsprocedure geldt evenwel niet betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister of uit de registers van de burgerlijke stand. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

15 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, 4. Kennisname van het jaarverslag en de jaarrekening van 2014 van intergemeentelijk samenwerkingsverband AULAM DE GEMEENTERAAD, Gelet op het gemeentedecreet, artikel 42 en 43; Gelet op het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van intergemeentelijk samenwerkingsverband AULAM; BESLUIT: Enig artikel. Kennis te nemen van het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van intergemeentelijk samenwerkingsverband AULAM. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

16 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, 5. Vaststelling van de formatie en het organogram DE GEMEENTERAAD, Gelet op het gemeentedecreet, artikel 42 en 43, 75, 103, 116, 117, en 248 tot en met 259; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 26 augustus 2010 houdende vaststelling van het organogram en de personeelsformatie; Overwegende de geplande inkanteling van het OCMW in 2019; Overwegende de nakende pensionering van een medewerker van de financiële dienst van het OCMW; Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen voorstelt om ter voorbereiding van de inkanteling, een boekhouder aan te werven op de financiële dienst van het gemeentebestuur, die zal werken in en voor het OCMW; Overwegende dat de formatie hiervoor moet worden aangepast; Overwegende de brief van Departement Werk & Sociale Economie van 13 november 2014 betreffende de regularisatie van de Contingent gesco s KB 474; Overwegende dat de contingentgesco s gewone contractanten worden per 1 april 2015; Overwegende dat de formatie in die zin moet aangepast worden; Overwegende dat de financiële implicaties van deze beslissing opgenomen worden in de eerstvolgende budgetwijziging; Overwegende dat de financiële haalbaarheid van de nieuwe personeelsformatie echter wordt aangetoond door middel van de financiële nota van het meerjarenplan omdat de

17 financiële implicaties van deze beslissing niet van die aard zijn om de verplichte financiële evenwichten te verstoren; Gelet op het positieve advies en goedkeuring van het Hoog Overlegcomité in de vergadering van 10 maart 2015; Gelet op de bijgevoegde ontwerpen van organogram en van personeelsformatie; Gelet op de bijgevoegde nota sociale tewerkstelling ; Gelet op de nota IMPACT van de nieuwe personeelsformatie op het financieel evenwicht in het meerjarenplan opgesteld door de financieel beheerder die stelt dat de voorliggende formatie en organogram het financieel evenwicht niet schaadt; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Met eenparigheid van stemmen; BESLUIT: Artikel 1. Bijgevoegd organogram en bijgevoegde personeelsformatie worden vastgesteld. Art. 2. Een voor eensluidend verklaard uittreksel van dit besluit wordt verzonden naar de provinciegouverneur. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

18 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, BIJKOMEND PUNT VAN CD&V INGEDIEND DOOR RAADSLID D. STALLAERT 1. Ereperken oud-strijders op de kerkhoven van Opstal en Opdorp. Voorstel om op de kerkhoven van Opstal en Opdorp aan de ereperken van de oud strijders een voorziening aan te leggen waarop tijdens plechtigheden, of voor wie dat ook op andere momenten wil, een krans kan neergelegd worden. Dit kan een arduinen plaat zijn met daarop de vermelding : ereperk oud-strijders / Een dergelijke steen bestaat reeds op de andere kerkhoven. Wij denken dat dit zeker in Opdorp nodig is gezien daar de krans(en) op het pad gelegd moeten worden (zie bijlage). Schepen Geert Hermans: - We gaan op uw vraag ingaan. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

19 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, BIJKOMEND PUNT VAN CD&V INGEDIEND DOOR RAADSLID F. SUYS 2. Huisvesting pater Cooreman. Pater Cooreman is de nieuwe parochiale administrator of pastoor van de Buggenhoutse kerkgemeenschap. Gezien de problematische toestand van de pastorie in Buggenhout wordt hij ergens anders gehuisvest. - Waar gaat de nieuwe pastoor wonen en wat is de huurprijs per maand? - Waar gaat het parochiaal secretariaat geplaatst worden? - Waar gaat het zeer waardevolle archief een plaats krijgen? Burgemeester Tom Van Herreweghe: - Ik verheug mij over de aanstelling van de parochie-administrator. - We zijn hier de laatste maanden actief mee bezig geweest. - We hebben een woning op t oog, maar dit moet nog gefinaliseerd. - Ik hoop te komen met een concreet voorstel tegen de gemeenteraad van april. - Ook inzake secretariaat en archief hebben we een voorstel. Raadslid Frans Suys: - Moet dit begroot door de gemeente. Burgemeester Tom Van Herreweghe: - Wij bekijken dit. - Wij gaan voor het archief en het secretariaat een aanbod doen in het OCMW en in het gemeentehuis. - Het dossier is in bespreking; het centraal kerkbestuur, de deken e.d. zijn ook betrokken partij. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

20 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, BIJKOMEND PUNT VAN CD&V INGEDIEND DOOR RAADSLID F. SUYS 3. Levering van stabilisé In het schepencollege van 10 februari 2015 is er beslist een openbare aanbesteding uit te schrijven met als opdracht "levering van stabilisé ". In het schepencollege van 10 maart 2015 is met eenparigheid der stemmen beslist de opdracht te gunnen aan de meest voordelige bieder. - Op welke basis is de motivering gesteund om de "meest voordelige bieder" aan te duiden. Schepen Geert Hermans: - De prijs van de stabilisé was het criterium. - We zijn ons ervan bewust dat in t vervolg ook afstand moet meetellen. - We zijn erop vooruit gegaan; we hebben al meer criteria gedefinieerd. - Volgende keer zullen we ook het type rijnzand specifiëren. - Met dank voor de suggesties. Raadslid Suys toont a.d.h. van het type vrachtwagen van de gemeente, het maximaal te vervoeren gewicht, het brandstofverbruik en de vermoedelijke rijtijden aan dat in feite de duurste offerte werd weerhouden. Bovendien wijst hij erop dat in het bestek sprake was van rijnzand en dat is te weinig gespecifieerd wat ook een verklaring van het prijsverschil kan zijn. Schepen Geert Hermans: - Ik geef u gelijk. - Maar nu is het te laat voor dit dossier. - Het is jammer dat je dat niet eerder gezegd hebt. - De aangehaalde verbeterpunten zijn bruikbaar voor volgend dossier.

21 Raadslid Steven Creyelman - Tijdens de vorige legislatuur heeft raadslid Van Nuffel ook al een dergelijke vraag gesteld. Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS

22 Provincie Arrondissement Gemeente Oost-Vlaanderen Dendermonde Buggenhout UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VERGADERING VAN 26 MAART 2015 OPENBARE VERGADERING Aanwezig: J.-P. Willems,, T. Van Herreweghe, burgemeester, G. Hermans, J. Jacobs, W. Mommaers, G. Mannaert, schepenen, R. Buys, toegevoegd schepen, D. Stallaert, F. Suys, G. Vermeiren, P. Claeys, J. Stevens, S. Creyelman, L. Moortgat, R. De Maeyer, L. Steps, J. Van Dooren, D. Meskens, S. Bogaerts, S. Bertier, M. De Batselier, D. Van der Jeugt, raadsleden, B. Biesemans, BIJKOMEND PUNT VAN CD&V INGEDIEND DOOR RAADSLID F. SUYS 4. Aankoop van een tweedehands vrachtwagen. Via de pers hebben we vernomen dat de gemeente een tweedehands vrachtwagen aangekocht heeft, en dit volgens bestek. - Een aantal firma's werden aangeschreven en hoeveel hiervan hebben een aanbod ingediend? - Welk merk en type is de aangekochte vrachtwagen? - Wat is de exacte aankoopprijs van de vrachtwagen? Schepen Geert Hermans: - 4 firma s werden aangeschreven, 3 hebben een offerte ingediend - De Plecker Pauwels is aangeduid voor een bedrag van ,11 euro incl. BTW - Type Iveco Daily 35 S Bouwjaar In deze prijs is de overname van ons vorig voertuig inbegrepen - Ook de huur werd van deze prijs afgetrokken Raadslid Frans Suys: - Ik heb vorige maand gevraagd of een dergelijke voertuig bestond - Blijkbaar was het college toen reeds op de hoogte, want op dat moment werd een dergelijke pick-up gehuurd - De huur wordt geregeld in de prijs van de offerte - Dit alles werd beslist in het college van 23 december Wat is de exacte prijs Schepen Geert Hermans: - Dat staat vermeld in het verslag van nazicht Raadslid Frans Suys: - De prijs is meer dan euro als je geen rekening houdt met de korting van de huur Schepen Geert Hermans: - Hij mag toch een korting geven

23 Raadslid Frans Suys: - Er is concurrentievervalsing gebeurd; het is niet de juiste manier van werken - De rest van de offerte-indieners begint met een handicap van meer dan euro - De commerciële geste is achteraf gebeurd Schepen Hermans geeft een overzicht van de aanbieders en stelt dat de korting onmiddellijk is gegeven Raadslid Steven Creyelman: - Je geeft een korting ter waarde van de huur - Zo kom je weg met een hogere prijs - Het is niet illegaal maar wel laakbaar Schepen Geert Hermans: - Het bleef toch de goedkoopste offerte, ook zonder de korting - Elke firma staat vrij van korting te geven Raadslid Dirk Stallaert: - Wisten de andere kandidaten dat er een vrachtwagen ging aangekocht werden? Schepen Geert Hermans: - Ik moet dat nakijken, ik kan daar nu niet op antwoorden Schepen Rosette Buys: - Iedereen heeft de kans gehad bij de aankoop om een offerte in te dienen. Van concurrentievervalsing is dus geen sprake. Schepen Hermans wijst erop dat de diensten procedures inzake overheidsopdrachten in volle onafhankelijkheid voeren Vastgesteld te Buggenhout in de vergadering van de gemeenteraad van 26 maart Namens de gemeenteraad, get. B. BIESEMANS voor eensluidend afschrift, Buggenhout, 30 maart 2015 get. J.-P. WILLEMS