Het invoeren van publicaties in LUCRIS v een korte handleiding voor het registreren van resultaten van wetenschappelijke activiteit

Transcriptie

1 Het invoeren van publicaties in LUCRIS v een korte handleiding voor het registreren van resultaten van wetenschappelijke activiteit Deze handleiding is een korte introductie voor het invoeren van publicaties in LUCRIS. Naast de handmatige invoer, wordt u wegwijs gemaakt in het importeren van publicaties uit externe bronnen, het instellen van uw auteursnaam, het invoeren van een DAI, het aangeven van uw key-publicaties voor uw publicatie-tab op de website van de Universiteit Leiden en het delegeren van de invoer aan anderen. Voor een nadere toelichting op het hoe en waarom van het registreren van publicaties, kunt u terecht bij uw facultaire beheerder wiens gegevens u aan het einde van deze handleiding vindt. Inhoud 1. Om te beginnen De handmatige invoer Selectie publicatie-type Het koppelen auteurs aan de publicatie Het toevoegen Journal/Serie-informatie Het toevoegen van full-tekstbestanden ten behoeve van OpenAccess Een onderzoeksprogramma en -profiel koppelen Validatie publicatie Een wijzigingsverzoek indienen Het importeren van gegevens Selectie interne auteur Zoekresultaten selecteren en bevestigen Een onderzoeksprogramma koppelen Validatie Instellen voorkeur auteursnaam Invoeren Digital Author Indentifier (DAI) Instellen key-publications voor publicatie-tab Voorkomen van publiceren op publicatie-tab Delegeren invoerrechten Facultaire beheerders

2 1. Om te beginnen Log met uw ULCN-account in op: Klik rechtsboven in het openingscherm op Add new. Fig. 1 Selecteer Publications in het uitrol-menu dat verschijnt. Klik vervolgens op het driehoekje voor Publications. Het menu klapt open met drie opties. Klik op de eerste optie Publications. fig. 2 Maak rechtsboven in het scherm de keuze voor een handmatige invoer (ga verder bij 2) of een import uit externe bronnen of databestanden (ga verder bij punt 3.) fig De handmatige invoer 2.1 Selectie juiste publicatie-type Maak een keuze uit de lijst van types links in het scherm door er op te klikken. Een uitleg over de verschillende types krijgt u door de muis over een type te bewegen waarop de beschrijving van dat type rechts in het scherm verschijnt. Voor verdere vragen over de verschillende publicatie-types kunt u terecht bij uw facultair beheerder. 2

3 fig. 4 Nadat u een publicatie-type heeft gekozen, verschijnt in LUCRIS een template om de gegevens, zogenaamde Key Information, met betrekking tot uw publicaties in te vullen. 2.2 Het koppelen van auteurs aan de publicatie Een belangrijk onderdeel van dit scherm is o.a. het koppelen van auteurs aan uw publicatie. fig. 5 3

4 Onder All authors vult u alle bij de publicatie betrokken auteurs in, inclusief de niet aan Universiteit Leiden verbonden auteurs. De data die hier wordt ingevoerd, wordt gebruikt om de referentie van uw publicatie op uw publicatie-tab samen te stellen en om het auteursveld in het repositorium te vullen. Belangrijke voorwaarde hierbij is, dat alle auteurs in dit veld worden gescheiden door een komma (,)met daarachter een spatie en dat de auteursnaam als volgt wordt opgebouwd: Achternaam<spatie>initialen gescheiden door punten<spatie>tussenvoegsel Dus de auteurs A. B. de Vries, Christien Dirma Jansen en P. Q van Ommeren moeten als hieronder worden ingevoerd: Vries A.B. de, Jansen C.D., Ommeren P.Q. van Onder internal authors klikt u vervolgens op het grote + - icoon. Lucris geeft op basis van de ingevoerde informatie onder All authors een suggestie van mogelijk intern betrokken auteurs. Verbind deze aan de publicatie door op het + -icoon voor de naam te klikken. Mocht een door u gezochte auteursnaam niet in lijst voorkomen, dan kunt u altijd met de zoekfunctie erboven deze auteur alsnog toevoegen als intern auteur. fig. 6 Voor de doorvoer van de DAI van een auteur naar het repositorium, is het belangrijk dat de schrijfwijze van de auteursnaam bij All authors exact gelijk is aan de schrijfwijze van de auteursnaam in het veld Internal authors daaronder. Mocht uw naam onder Internal Authors niet in het gewenste formaat zijn, dan kunt u uw voorkeur instellen zoals beschreven onder Instellen voorkeur auteursnaam (zie pag.15). Verder is het belangrijk op te merken dat u bij All authors niet kunt volstaan met alleen de auteursnamen van externe auteurs. 4

5 2.3 Het toevoegen van Journal/Serie-informatie fig. 7 Een ander belangrijk punt bij de invoer is de koppeling van tijdschriften, magazines, kranten en andere serie-informatie. Het principe in LUCRIS is overal hetzelfde, maar behoeft enige uitleg. Bij het invoeren van bijvoorbeeld een Journal klikt met op het plus-teken onder Publishing Information. Een zoekveld opent zich waarbij u de mogelijkheid krijgt een titel in te voeren en te zoeken op de bestaande lijst van Journals in LUCRIS. Ook kunt u op basis van een A-Z lijst het gewenste Journal opzoeken. Mocht het door u gezochte tijdschrift niet voorkomen, klik dan op het laatste ikoontje, het plus-teken, om het tijdschrift of ander soortige serie-informatie toe te voegen. Een invoerscherm verschijnt waarin u de bij u bekende informatie over het tijdschrift kunt noteren. Eenmaal opgeslagen wordt in de bibliotheek de door u geleverde informatie op juistheid gecontroleerd en waar nodig aangepast. 5

6 Fig Het toevoegen van full-tekstbestanden ten behoeve van OpenAccess Indien u uw publicatie beschikbaar stelt voor Open Access, kunt u de fulltekst toevoegen in PDFformaat. Fig. 9 6

7 Een fulltekst publicatie voegt men toe door het plus-ikoontje onder Fulltext Publication aan te klikken. Op het invoer scherm kunt u het toe te voegen document een naam geven, een embargodatum aangeven en indien beschikbaar ook een DOI aangeven. Fig. 10 Tot slot klikt u op Done. Het document is nu toegevoegd aan de publicatie. Deze fulltekst bestanden worden 's nachts in een batch aan het Repositorium toegevoegd. Op dat moment wordt de handle, de unieke persistente ID (bijv. de code 1887/4549 in ) toegekend, zodat uw publicatie altijd op het internet vindbaar blijft. Deze handle-informatie wordt automatisch toegevoegd aan LUCRIS. 7

8 2.5 Een onderzoeksprogramma en -profiel koppelen Vul onder de tweede tab Thematic Classification, uw onderzoeksgebied en onderzoeksprofiel in. Bewaar de door u ingevoerde gegevens door te klikken op Save & Close. Fig. 11 8

9 2.6 Validatie publicatie Het volgende scherm vraagt u een zogeheten workflow-status te kiezen. Als u later nog iets wilt toevoegen of wijzigen kiest u "Non-validated en daarna Done. Bent u tevreden met de door u ingevoerde data, dan maakt u die definitief met het selecteren van For Validation by faculty. Klik vervolgens op Done. Fig Een wijzigingsverzoek indienen Kiest u voor deze definitieve doorvoer, dan kunnen aanpassingen alleen worden gedaan door een wijzigingsverzoek. Dit kan door de te wijzigen publicatie aan te klikken in uw overzicht van publicaties. Rechtsonder in het scherm verschijnt een knop met de tekst Request change. Fig. 13 Op het moment dat u deze aanklikt verschijnt een scherm waarin u in aan kunt geven wat de reden is van uw verzoek. Op het moment dat u op Send klikt, ontvangt het centrale beheer een melding waarop zij de publicatie vrij kunnen geven voor bewerking. 9

10 3. Het importeren van gegevens Als u onder punt twee gekozen heeft voor het importeren van gegevens, dan kunt u rechtsboven aangeven of dit moet gebeuren uit externe-bronnen, uit een bestand dat in uw bezit is of op basis van een zoekprofiel. Voor het importeren uit externe bronnen selecteert u external sources. fig Selectie interne auteur In het scherm hierna zoekt u de interne auteur op waaraan u de eventueel te importeren publicaties wilt koppelen en klikt daarna op het blauwe ikoontje met wit kruis voor zijn of haar naam om de persoon te selecteren. fig. 15 Zoek vervolgens op naam door na de achternaam in het volgende scherm een spatie te geven, gevolgd door de initialen die zonder punten achter elkaar worden gezet. Gebruik hier geen leestekens. De publicaties van Frits G. Naerebout worden bijvoorbeeld gevonden door te zoeken op Naerebout FG. Vergeet ook niet een bron, PubMed, Web of Science Lite of ORCID, aan te vinken. 10

11 fig

12 3.2 Zoekresultaten selecteren en bevestigen De zoekactie levert een lijst op met publicaties die mogelijk van uw hand zijn. fig

13 Vink uw publicaties aan en klik op Import. Het scherm hierna toont uw selectie van publicaties. Klik op Confirm als alles naar wens is. fig. 18 Een bevesting van de import volgt met de optie om daarna de publicaties te valideren. Als u klikt op Validate your publications dan wordt een overzicht van uw publicaties getoond met de door u te valideren publicaties die thans de status Non Validated hebben. U kunt deze werkzaamheden ook uistellen. Klik daarvoor op Done. fig

14 3.3 Een onderzoeksprogramma koppelen Voordat men de status aanpast, is het belangrijk de geïmporteerde publicaties te koppelen aan een onderzoeksprogramma. Zorg ervoor dat de te koppelen publicaties zijn aangevinkt en kies daarna uit het menu Relate het menu item Research programme. fig. 20 Een zoekveld zal verschijnen waarmee u uw onderzoeksprogramma kunt zoeken. Klik op het blauwe icoontje met wit kruis voor het onderzoeksprogramma. Hiermee heeft u uw publicaties aan uw onderzoeksprogramma gekoppeld. fig

15 3.4 Validatie Bent u tevreden met de data, klik dan op Status boven in het scherm en selecteer For Validation by Faculty. fig Instellen voorkeur auteursnaam Publiceert u onder een andere naam dan u geregistreerd staat bij de universiteit dan kunt u uw auteursnaam invoeren in uw profile. Klik hiervoor rechtsboven in het scherm op View Profile. fig

16 In het scherm dat hierna verschijnt staat achter uw naam een potloodje met daarnaast Edit. Klik hierop waarna uw profile zal worden getoond. Selecteer vervolgens onder Edit het tweede tabje met de titel Preferred information. Vul hier bij Preferred author name uw auteursnaam in en kilk op Save rechtsonder in het scherm. fig. 24 De door u ingevoerde auteursnaam zal hierna gebruikt worden in alle uitingen binnen LUCRIS en de publicatie-tab op uw persoonlijk pagina op de website van de universiteit. 5. Invoeren Digital Author Identifier (DAI) Universiteiten in Nederland hebben afgesproken de bij hen werkzame auteurs een Digital Author Identifier (DAI) toe te kennen en deze op te nemen in de Nederlandse Thesaurus Auteursnamen. Zo wordt het, mits goed geregistreerd, o.a. eenvoudiger alle publicaties van een auteur bij een te zoeken. De DAI wordt ook gebruikt bij opname in het repositorium van de universiteit voor de publicaties die u voor open access aanbiedt. Geen DAI in uw LUCRIS-profiel betekent geen opname van de DAI in het repositorium. Geen DAI in het repositorium betekent dat uw publicatie niet automatisch wordt gekoppeld aan uw profiel in NARCIS ( 16

17 De DAI is te vinden in uw profiel. Klik hiervoor rechtsboven in het scherm op View Profile. In het scherm dat hierna verschijnt, staat achter uw naam een potloodje met daarnaast Edit. Klik hierop waarna uw profile zal worden getoond. Selecteer vervolgens onder Edit het vierde tabje met de titel Research Profile. Scroll helemaal naar beneden en kijk bij Research Indentifiers of uw DAI is ingevuld in de vorm van info:eu-repo/dai/nl/ waarbij de cijfers uw persoonlijke DAI representeren. fig. 25 Mocht de DAI niet aanwezig zijn, dan kunt u deze hier invullen. Is uw DAI-nummer u niet bekend, neem dan contact op met uw facultair beheerder wiens gegevens u aan het eind van deze handleiding kunt vinden. Facultair beheerders hebben toegang tot de NTA om uw DAI op te zoeken en kunnen indien niet aanwezig er een aan laten maken door de bibliotheek. 6. Instellen key-publications voor publicatie-tab LUCRIS biedt de mogelijkheid uw publicaties te rangschikken onder een kopje Uitgelicht dat boven aan uw lijst van publicaties verschijnt. Daartoe dient u in LUCRIS aan te geven wat u zogenaamde Key-publications zijn. Klik hiervoor rechtsboven in het startscherm op View Profile. In het scherm dat hierna verschijnt staat achter uw naam een potloodje met daarnaast Edit. Klik hierop waarna uw profiel zal worden getoond. Selecteer vervolgens onder Edit het derde tabje met de titel Key Publications. Klik op de blauwe knop met witte plus erin. Een zoekveld zal zich aan u presenteren waarna u uw belangrijkste publicaties kunt selecteren om uit te lichten op uw homepage. De volgorde van presenteren kan worden aangepast met de pull down menu s voor de titels. Sla uw selectie op door rechtsonder op Save & Close te klikken. Controleer daarna of uw key publications zichtbaar zijn op uw persoonlijke pagina. 17

18 fig Voorkomen van publiceren op publicatie-tab Het komt voor dat meerdere personen werken aan een publicatie waarvan u de publicatie wel wil laten meetellen voor de jaarlijkse rapportages, maar de publicatie om een of andere reden niet wil laten verschijnen op de publicatie-tab. In dat geval keert u terug naar het dashboard en klikt op Edit achter uw naam en het kleine potloodje. Uw profiel-pagina zal zich hierna openen. Selecteer vervolgens onder Edit de vierde subtab met de titel Publications to be hidden. Klik op de blauwe knop met witte plus erin. Een zoekveld zal zich aan u presenteren waar u uw publicaties kunt selecteren die u niet wilt laten verschijnen op uw publicatie-tab. Sla uw selectie op door rechtsonder op Save & Close te klikken. Controleer daarna of uw publicaties niet zichtbaar zijn op uw persoonlijke pagina. 18

19 fig Delegeren invoerrechten U kunt ook iemand anders uw publicaties laten invoeren. Selecteer daartoe rechtsboven in het hoofdscherm het oranje pijltje achter uw naam en selecteer My Settings uit het pull down menu dat verschijnt om naar de Settings-pagina te gaan. fig

20 Op de My Settings-pagina klikt u vervolgens op de New delegation - knop. U kunt daarna de persoon zoeken aan wie u uw invoerrechten wilt delegeren. Klik op het blauwe icoon met wit kruis voor de naam van de door u gezochte persoon. U kunt slechts één persoon uw rechten delegeren. fig. 29 fig. 30 In het hoofdscherm van de gemachtigde persoon zal uw naam verschijnen als optie in het pull down menu achter u naam rechtsboven op het scherm. fig

21 9. Facultaire beheerders Afrika Studiecentrum: Edith de Roos, Archeologie: Maayke de Vries, Campus The Hague: Quino Broer van Dijk, Geesteswetenschappen: lokale-helpdesk, Rechten: Terence Merkelbach, Sociale Wetenschappen: Neline Ritsma, of Wiskunde & Natuurwetenschappen: Ron van Veen, 21