Sponsorbeleid MHV Maarssen. Voorwoord

Transcriptie

1 Sponsorbeleid MHV Maarssen Voorwoord Voor u ligt het sponsorbeleid van MHV Maarssen. De leidraad voor de sponsorinitiatieven voor de komende jaren. Sponsoring is voor MHV Maarssen van zeer groot belang. De financiële middelen die gegenereerd worden door sponsoring zijn essentieel voor de vereniging om onder andere de sportieve doelen te realiseren, de clubaccommodatie te onderhouden, hockeymaterialen aan te schaffen en activiteiten te ontplooien. Uiteindelijk komt dit de uitstraling en de levendigheid van MHV Maarssen en haar leden ten goede. Een levendig MHV Maarssen trekt nog meer leden en publiek, met als resultaat meer sportende jeugd en ouders, extra inkomsten en natuurlijk meer zichtbaarheid voor de sponsoren. Zo werken de sponsorinkomsten als een kloppend hart binnen MHV Maarssen. Dit sponsorbeleid is geschreven om alle sponsormogelijkheden binnen de club beter zichtbaar te maken voor sponsoren en om er voor te zorgen dat er voor het bestuur, de sponsorcommissie en alle leden van de club een duidelijk beleid is aangaande sponsoring. Het beleid geeft ook inzicht in wat een sponsor van MHV Maarssen mag verwachten. Door zichtbaarheid en duidelijkheid aangaande sponsoring te bieden hoopt het bestuur de sponsoring binnen de club naar een hoger niveau te tillen, zowel kwantitatief als kwalitatief. Dit sponsorbeleid bevat onder andere korte omschrijvingen van alle verschillende vormen van sponsoring en de bijbehorende voorwaarden. In alle sponsorovereenkomsten bij MHV Maarssen zal naar dit beleid worden verwezen. MHV Maarssen heeft als uitgangspunt dat sponsoring een dubbelwerking moet hebben. Voor de club zijn de sponsorinkomsten van levensbelang. Voor de sponsor biedt het sponsoren van MHV Maarssen een platform om activiteiten te ontplooien en zijn bedrijf te promoten binnen de vereniging en haar leden. Het heeft een positief effect op de gunning en de naamsbekendheid van een sponsor en het vergroot de maatschappelijke betrokkenheid. MHV Maarssen zal alles in het werk stellen om deze dubbelwerking, de eer en de goede naam van de sponsoren hoog te houden. Alles om er voor te zorgen dat MHV Maarssen het waard blijft om als sponsor te steunen. We hopen dat dit beleid voldoende duidelijkheid biedt, maar vooral uitnodigend is en interesse wekkend om MHV Maarssen te steunen. De sponsorcommissie van MHV Maarssen 1

2 MHV Maarssen even voorstellen Historie Op 28 januari 1972 is de Maarssense Hockey Vereniging officieel opgericht. Er is toen hard gewerkt aan het samenstellen van de elftallen zodat de eerste wedstrijden konden worden gespeeld in augustus Als onderkomen voor de club was de Deel van een boerderij aan het Amsterdam-Rijnkanaal naast het ACF-terrein beschikbaar. De kleedkamers werden gedeeld met de andere sportverenigingen. De daar nu gelegen voetbalvelden werden toen ook bevolkt door hockeyers. Er zijn aldaar twee lustra gevierd, maar het derde lustrum vond plaats op een nieuwe maar nu ook eigen locatie: een terrein aan de Vecht (Sportpark Oostwaard). Het nieuwe clubcomplex bestond uit een clubhuis met drie kleedkamers, drie natuurgrasvelden en een half verhard oefenveld. Het clubgebouw werd toepasselijk 'Deel 2' genoemd. Naarmate kunstgras meer en meer gemeengoed werd in de Nederlandse hockeywereld, werd er besloten dat MHV niet achter mocht blijven. Dankzij vele inspanningen van de eigen leden in zowel financiële- als organisatorische zin, werd de droom werkelijkheid in Uiteraard was dit voor de club een belangrijke mijlpaal. Naarmate er in de hockeysport meer op kunstgras werd gespeeld en het ledental groeide, werd de vraag naar een tweede kunstgrasveld groot. Gelukkig is MHV in de gelegenheid geweest ook aan deze behoefte te voldoen. Door de enorme groei van het aantal (jeugd)leden werd het derde kunstgrasveld in 2004 geopend door de toenmalige Prins Willem Alexander. In augustus 2015 is de uitbreiding van MHV naar vier kunstgrasvelden voltooid. Twee zandvelden werden vervangen en er is een extra veld aangelegd. Na deze verbouwing telt MHV twee waterkunstgrasvelden van wereldklasse en twee zandkunstgrasvelden. De vereniging viert in 2017 haar 45-jarig bestaan. Het ledental ligt nu boven de De eigen leden spelen de belangrijkste rol in de organisatie van de vereniging. In totaal zijn ruim 350 leden/enthousiaste ouders actief voor de vereniging. MHV is een bloeiende sportieve club, waar van jong tot oud met veel enthousiasme het hockeyspelletje wordt gespeeld. De onstuimige groei van de afgelopen jaren stelt hoge eisen aan de organisatie en infrastructuur van de vereniging en daar ligt voor MHV de continue uitdaging. 2

3 MHV Maarssen, een TOP-10 hockeyclub in Nederland Ruim leden bezoekers per weekend (leden, bezoekende hockeyers, toeschouwers, ouders, sponsors) Ruim website bezoeken per seizoen Vanaf seizoen beschikt MHV over 2 nieuwe waterkunstvelden en 2 zandkunstgrasvelden Meer dan 60 jeugdteams 16 seniorenteams 10 veteranenteams > 100 trimhockeyers Sportiviteit en respect staan centraal, ieder lid moet op zijn eigen niveau mee kunnen doen en uitgedaagd worden om zich te ontwikkelen in de hockeysport; van de prestatieteams die op het hoogste niveau spelen, tot de breedte hockeyteams. Missie MHV Maarssen is een familieclub met ambities Visie 2020 MHV is gastvrije, groeiende hockeyclub met een open cultuur gedragen door vrijwilligers, waar plezier, prestatie en ontwikkeling voor alle leden in een veilige omgeving centraal staan Contactgegevens MHV Maarssen Bezoekadres: Oostwaard 32, 3602 AA Maarssen Postadres: Postbus 59, 3600 AB Maarssen Telefoon:

4 Sponsoring, zo doen we dat op MHV Sponsoring is voor MHV onmisbaar. Dankzij onze sponsors kan MHV professioneel functioneren en kunnen ambities waargemaakt worden. Maar bovenal wil MHV dat sponsoring aantoonbare meerwaarde oplevert voor de sponsors. Zichtbaarheid, partnership en creativiteit zijn sleutelbegrippen. Daardoor genereert MHV media-aandacht en organiseert zij bijzondere bijeenkomsten Op deze manier kunnen sponsors zich uitstekend profileren binnen een interessante doelgroep. Teneinde het beleid en de uitvoering van de sponsoring structuur te geven heeft MHV Maarssen een sponsorcommissie. Deze sponsorcommissie draagt zorg voor een sponsorplan. Tevens zal de sponsorcommissie de uitvoering verzorgen van het sponsorbeleid; werving, presentatie map, administratie, vervaardigen reclame-uitingen en meer. De sponsorcommissie bestaat uit een voorzitter, een secretaris en de commissieleden. De voorzitter van de sponsorcommissie maakt onderdeel uit het groot-bestuur van MHV Maarssen. De sponsorcommissie verzorgt het sponsorplan en is verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Er wordt een actuele administratie voor de sponsorcontracten gevoerd en de sponsorcommissie draagt in samenwerking met het bestuur voor naleving van contracten. Doel De sponsorcommissie heeft zich ten doel gesteld het genereren van sponsorinkomsten ten behoeve van MHV Maarssen. De sponsorinkomsten dragen bij aan de uitvoering van de strategische plannen van de club, het onderhoud van de accommodatie en velden, de aanschaf van materialen en nog veel meer. De commissie streeft naar een sponsorinkomst van en een jaarlijkse groei van tussen de 5 10% in natura of gelden. Samenstelling sponsorcommissie MHV Maarssen Sponsoring@mhvmaarssen.nl Goran van Tol Antoine Wilder Jeroen Willem Klomps Vincent Visser Erny Jansen Marius Janmaat Gerben Broekman Klaas Weima Michiel van Riemsdijk 4

5 Sponsoring opties MHV Maarssen Wat biedt MHV Maarssen elke sponsor standaard? Toegang tot het MHV - sponsorportaal en de mogelijkheid vermelding acties en/of voordelen voor alle 1500 leden en hun families/kennissen (inclusief support voor optimale inzet) 1-2 keer per jaar sponsorborrel Plaatsing op onze (nog te plaatsen) Wall of sponsors met uw logo/naam Narrowcasting via ons interne systeem op webpage en tv s in clubhuis Thema Wat biedt MHV Maarssen Bijdrage per jaar Duur Hoofdsponsor MHV Hiervoor bieden wij u: jaar Hoofd- shirtsponsorschap senioren e/of junioren naar keuze Nadrukkelijke aanwezigheid in het clubhuis 2 x 6 meter signing langs de velden Door u zelf in te vullen mogelijke aanwezigheid op evenementen, toernooien en andere speciale dagen voor verkoop of promotie van product(groepen). Mogelijkheid om kosteloos gebruik te maken van het clubhuis (excl. consumpties) Vlaggen op het complex (mastplaatsing op eigen kosten) Naamsponsoring hoofdveld Naamsponsoring overige velden 6 meter signing langs het hoofdveld op toplocatie jaar Hoofdveldentree met uw naam/logo Vermelding van uw naam/logo op alle uitingen (speelschema s, plattegronden, website) Nadrukkelijke aanwezigheid in het clubhuis 6 meter signing langs het veld van uw keuze jaar Veldentree met uw naam/logo Vermelding van uw naam/logo op alle wedstrijduitingen (speelschema s, plattegronden, website) Nadrukkelijke aanwezigheid in het clubhuis Banner/doek op toplocatie met duidelijke zichtbaarheid (incl eenmalige maakkosten): Grote banner (10 meter/ hoogte) jaar Banner (per 3 meter) hoofdveld jaar Banner (per 3 meter) overige velden jaar Banner op de website jaar Beachvlag jaar Club van jaar 5

6 Teamsponsoring Naast bovenstaande sponsormogelijkheden is er de mogelijkheid een team bij MHV te sponsoren. De opties: Het hoofdprincipe is als volgt: Sponsor voorziet het team van Tenue (shirt/broek(rokje) en sokken), jas, hockeytas en/of trainingspak volgens de kledingvoorschriften van MHV Maarssen. (zie kledingvoorschriften) Voor kledingsponsoring hebben we een contract met Wellsport/Reece gesloten. Alle kledingsponsoring moet derhalve lopen via Wellsport. Voor kledingsponsoring via een ander kanaal zullen we 250,- vragen als donatie in de clubkas. Wat biedt MHV Maarssen elke teamsponsor standaard? U ontvangt van het gesponsorde team een ingelijste teamfoto in hockeytenue Toegang tot het MHV - sponsorportaal en de mogelijkheid vermelding acties en/of voordelen voor alle 1600 leden en hun families/kennissen (inclusief support voor optimale inzet) Vaste signing op onze website en mobiele app 1-2 keer per jaar sponsorborrel Plaatsing op onze (nog te plaatsen) Wall of sponsors met uw logo/naam Narrowcasting via ons interne systeem op webpage en tv s in clubhuis Doelgroep Pakket Bijdrage per jaar Duur Tenue, tas en trainingspakken bedrukt met uw logo/tekst. Indien niet via Teamsponsor Heren 1/2 of Dames 1/2 3500,- 2 jaar Wellsport 450,0 euro donatie in clubkas. Subsponsor junioren/jeugd lijnteams Mouwsponsoring shirts, tas en trainingspakken bedrukt met uw logo/tekst. Indien niet via Wellsport 250,- euro donatie in clubkas. 2000,- 2 jaar Subsponsor overige junioren/jeugd teams Mouwsponsoring shirts, tas en trainingspakken bedrukt met uw logo/tekst. Indien niet via Wellsport, 150,- euro donatie in clubkas. 1000,- 1 jaar Teamsponsor overige seniorenteams Tenue, tas en trainingspakken bedrukt met uw logo/tekst. Indien niet via Wellsport, donatie in clubkas 150,- euro. 1000,- 1 jaar Ook (sub)onderdelen van deze pakketen zijn bespreekbaar 6

7 Maatwerk gewenst? Ondanks de uitgebreide optielijst aan sponsormogelijkheden, kan het natuurlijk zo zijn dat u als potentiële sponsor van MHV Maarssen een ander idee of andere wens heeft. Graag bespreken wij uw wensen of mogelijkheden en verkennen we samen hoe we deze het best kunnen realiseren. Laat het ons weten en we nemen direct contact met u op. Sponsoring versus donatie of gift Het is niet altijd even duidelijk wat het verschil is tussen beide begrippen. Wij gaan er vanuit dat bij sponsoring sprake is van een tegenprestatie vanuit MHV Maarssen en bij een donatie of gift in principe niet. Sponsor overeenkomst In alle gevallen waarin u en MHV Maarssen tot een sponsoring afspraak komen, zal deze worden vastgelegd in een zogenaamde sponsor overeenkomst. Op deze manier maken we voor beide samenwerkingspartners volstrekt duidelijk wat we hebben afgesproken. De sponsor overeenkomst zal ondertekend worden door u en de voorzitter van MHV Maarssen. Op alle sponsor overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing. In de bijlage vindt u een voorbeeld overeenkomst. Bij teamsponsoring moet rekening gehouden worden met de sponsorrichtlijnen van MHV. Keuzes voor kleuren, merken en dergelijke in overleg met de sponsorcommissie. Tenslotte zijn er veel mogelijkheden in de sponsoring in goederen. U kunt denken aan het sponsoren van parasols, tuinmeubilair, het clubhuis, kleedlokalen, bestuurskamer, speeltoestellen en nog veel meer. Proces uitvoering sponsorbeleid 1. Alle sponsoraanvragen worden neergelegd bij de sponsorcommissie van MHV Maarssen. De sponsor wordt binnen 1 week benaderd door een van de leden van de sponsorcommissie. Samen bespreken we de sponsoropties aan de hand van de sponsorpakketten. Krijgen andere leden buiten de sponsorcommissie een aanvraag tot sponsoring binnen (formeel of informeel) dan wordt daar geen uitspraak over gedaan of toezegging gegeven. Potentiële sponsoren worden doorgeleid naar de sponsorcommissie. Deze neemt zelf of laat contact opnemen met de mogelijke sponsor. 7

8 2. Alle afspraken betreffende sponsoring worden vastgelegd in een sponsorovereenkomst. De looptijd van de overeenkomst is afhankelijk van het sponsorpakket en/of het gekozen maatwerk. 3. De sponsorcommissie stelt aan de hand van de informatie, die aangeleverd wordt door de contactpersoon, de sponsorovereenkomst in tweevoud op en legt deze voor aan de voorzitter van MHV Maarssen, ter ondertekening. 4. De contactpersoon informeert de sponsor en laat de overeenkomst in tweevoud ondertekenen. Eén exemplaar wordt geretourneerd aan de sponsorcommissie. Het andere exemplaar is voor de sponsor. De sponsorcommissie regelt de facturatie via de penningmeester en organiseert de reclame-uitingen. 5. De sponsorcommissie beheert de overeenkomsten en ziet toe op de uitvoering van de reclame-uitingen en bewaakt de tegenprestaties. MHV zal binnen zo snel mogelijk na ondertekening en verkrijging van daartoe benodigde logo s, zorgdragen voor uitvoering van de overeenkomst. 6. Tevens evalueert de sponsorcommissie de sponsorovereenkomsten en acties, zodat zaken nog meer op elkaar worden afgestemd en waar nodig worden aangepast. Sponsoring en fiscus Graag willen wij u tot slot wijzen op de fiscale voordelen van het sponsoren van onze mooie nieuwe club. Aftrekbaarheid BTW Met ingang van 1 januari 2013 wordt er door de belastingdienst een onderscheid gemaakt tussen de kantine opbrengsten en fondswervende activiteiten die een hockeyvereniging heeft. Sponsoring wordt gezien als een fondswervende activiteit, zolang het bedrag dat met fondswervende activiteiten wordt verkregen beneden de 50,000,- blijft, is MHV Maarssen als hockeyclub verplicht niet-btw-plichtig. Dit betekent voor u als sponsor, dat er op onze facturen geen btw vermeld staat en u deze ook niet kunt aftrekken. Wij als MHV Maarssen hoeven deze btw ook niet af te dragen. Dit hebben wij ook als zodanig in onze sponsor pakketten verwerkt, zodat u hier geen nadeel van ondervindt. Mochten wij als club in de toekomst het bedrag van ,- aan sponsorinkomsten overschrijden, dan worden wij wel verplicht BTW plichtig. Dit heeft verder geen gevolgen voor u als sponsor, dan wordt namelijk over het basisbedrag ( bijvoorbeeld 100,- ) 21% btw berekend, u betaald dan 121,- inclusief btw. Waarvan u dan 21,- als btw kunt aftrekken. Per saldo blijft u dus het voorbeeld bedrag van 100,- betalen. 8

9 Aftrekbaarheid kosten sponsoring Ongeacht de rechtsvorm van uw bedrijf; natuurlijk persoon (inkomstenbelasting) of rechtspersoon (vennootschapsbelasting) kunt u de voor de sponsoring betaalde bedragen gewoon als kosten boeken. Deze zorgen dus voor een lager resultaat, waardoor u minder belasting hoeft te betalen. 9

10 Woord van dank Geachte ondernemer, beste sponsor, Allereerst en bovenal willen wij u heel hartelijk danken voor de interesse in of uw steun aan onze hockeyclub MHV Maarssen. Wij hopen van ganser harte dat dit sponsorplan u aanspreekt. Uw steun is meer dan ooit van groot belang. Dit sponsorplan voorziet in vele mogelijkheden; er is voor elk wat wils en daarmee kunt u op vele manieren onze club steunen. In het geval u meer informatie wilt of specifieke vragen heeft, neem dan direct contact op met ons zoals vermeld in dit sponsorplan. Graag overleggen we met u, hoe we uw sponsorwensen kunnen realiseren. Graag ontmoeten wij u spoedig langs onze nieuwe velden. Tot snel. Met vriendelijke groet, De Sponsorcommissie 10