ICA-AtoM op speed. Lessen uit de werking in het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "ICA-AtoM op speed. Lessen uit de werking in het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst"

Vera Martens
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 ICA-AtoM op speed Lessen uit de werking in het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst

2 Gemeentelijk Documentatiecentrum Ranst (GDC) Ranst: gemeente in de Voorkempen, inwoners Enkel 10 vrijwilligers Gemeentelijke fondsen Enkel privéarchieven en documentatie

3 Situatie GDC beschrijvingen 4000 foto s digitaal Access 2000, verouderd 15 tabellen, 15 verschillende datamodellen geen uniforme zoekfunctie, geen website vrijwilligers willen thuis werken => zoektocht nieuw programma

4 Keuze voor ICA-AtoM open source toepassing voor het beschrijven van archieven: Alle standaarden: ISAD(G), ISAAR (cpf), ISDF, ISDIAH Website met online invoer EAD-import en export Geen licentiekosten Beeldbankfunctionaliteit

5 Ondernomen stappen 1. AtoM geïnstalleerd 2. Conversiemodule ontwikkeld: Excel => EAD 3. Omzetting tabellen met archiefbeschrijvingen naar sjabloon in ISAD(G) 4. Invoer tabel per tabel in AtoM 5. Invoer digitale foto s 6. Invoer en controle archiefvormers 7. Herstructurering hiërarchische structuur ISAD-fiches 8. Organisatorische reorganisatie: vrijwilligers met sjabloon laten werken

6 3 programma s ICA-AtoM: databank met tabellen, website => online invoer, 1 per 1 Atomis: programma voor rechtstreeks beheer van de gegevens in de AtoM-tabellen Sjablonen: Excels op basis van ISAD(G) en ISAAR(CPF). Gegevens worden met Atomis omgezet naar EAD en EAC en ingevoerd in AtoM, waar ze online getoond worden

7 beschrijvingen invoeren? werkwijze

8 1 Sjabloon ISAD(G) in Excel

9 2 controles en correcties Optioneel (1): ISAD(G) Taal Schrift Voorwaarden raadpleging Optioneel (2): Archiefvormers Onderwerp Locaties Persoonsnamen Zelf lijsten vast te leggen van de gewenste schrijfwijzen Vrij toe te voegen Op te halen vanuit de databank

10 3. Omzetten Excel naar EAD (xml)

11 4. Importeren van de xml

13 beschrijvingen invoeren? Problemen en lessen

14 Probleemstelling Atomis invoermodule: bulkinvoer via EAD Dit vereist correct gestructureerde gegevens om in te voeren Maar: verschillende datamodellen uit het verleden => standaardiseren en opruimen Veel werk! records op 6 maanden tijd (weekendwerk)

15 Vb 1. Inventaris kaarten

16 Vb 2. Inventaris affiches

17 Vb 3. Inventaris Personalia

18 Eén sjabloon: ISAD(G)

19 Oplossing: controles Verplicht structuur van het werkblad verplichte velden en hun invoerwaarden geldige data en jaartallen begin- voor einddatum

20 Oplossing: bewerken beschrijvingen - geldige invoerwaarden opzoeken en corrigeren - geldige kolomnamen invullen - zoeken vervangoperaties - geselecteerde cellen automatisch een waarde geven -

21 Lessen 1 en 2 STANDAARDISEER DE VELDEN VAN DE TABELLEN VAN BIJ DE START MAAK AFSPRAKEN OVER BESCHRIJVINGEN IN EEN VELD (Naam, Voornaam; hoofletters, )

22 EEN datamodel voor alles?

23 Probleemstelling Hoe minder datamodellen hoe beter Is er één dat kan primeren voor het beschrijven?

24 GDC gebruikt ISAD(G) Boeken en Tijdschriften: nee Onderwerpsmappen: ja Personalia (doodsbrieven etc): ja, door koppeling met ISAAR(CPF) Krantenknipsels: nee Affiches: ja Microfilms: ja Kaarten en plans: ja Archieven: ja Foto s: ja Voorwerpen: ja

25 Conclusie 70%: ISAD(G) (zeer) geschikt Niet voor zeer specifieke beschrijvingen: - Adressen - Publicaties - Gegevens uit een informatiesysteem -

26 In ontwikkeling Nadere toegangen toegangen met eigen zoekvelden per reeks koppelen aan ISAD(G)-beschrijving voor de reeks apart item in AtoM-menu aanmaak en beheer: in Atomis (under construction) zoeken: in AtoM

29 Les 3 GEBRUIK ZO WEINIG MOGELIJK VERSCHILLENDE DATAMODELLEN ISAD(G) IS EEN PRIMA BASIS

30 Archiefvormers beheren

31 Probleemstelling Ongecontroleerd archiefvormers koppelen aan beschrijvingen en invoeren => zoekacties leveren niet het juiste resultaat op: GDC: ingevoerde items BGJG BGJG & Landelijke Gilde BGJG Broechem BGJG en De Kandelaar BGJG en Landelijke Gilde Bond Jonge en Grote Gezinnen (BGJG) Oelegem Bond van grote en jonge gezinnen Gezinsbond Broechem B.G.J.G.

32 Oplossing 1. Zelf lijsten vast te leggen van de gewenste schrijfwijzen 2. Controleren aan de hand van deze lijsten 3. ISAAR(CPF) fiches invoeren aan de hand van EAC => bulkinvoer van volledig ingevulde fiches

33 Sjabloon ISAAR(CPF)

34 Ingevoerd in ICA- AtoM

35 Les 4 CONTROLEER DE SCHRIJFWIJZE VAN JE ARCHIEFVORMERS OM JE ZOEKRESULTATEN TE OPTIMALISEREN LEG REGELS VAST

36 De hiërarchische indeling beheren

37 Probleemstelling Verplaatsen van beschrijvingen in een archiefbeheerssysteem zoals ICA-AtoM is vaak technisch moeilijk, traag en omslachtig

38 ISAD(G)-fiches structureren Fiches in een hiërarchische structuur die stevig, overzichtelijk, en eenduidig is Zo veel hiërarchische niveaus als nodig Tussen 4 en 8 niveaus Niet te veel laten beperken door opgelegde indelingen => duidelijkheid voor burger moet primeren

39 GDC: ISAD-fiches in collectieoverzicht

41 Les 5 VOORAF EEN GOEDE COLLECTIEINDELING OPSTELLEN, WAARIN ALLE ARCHIEVEN EN VERZAMELINGEN EEN PLAATS VINDEN

42 Vrijwilligers

43 Probleemstelling Vrijwilligers zijn historici of heemkundigen, (meestal) geen informatici

44 GDC: poging Vrijwilligers beschrijven adhv Excel-sjabloon in ISAD(G) of nadere toegang Centrale invoer (en eindredactie!) via Atomis Correcties en wijzigingen (zoals verplaatsingen in magazijn): via ICA-AtoM => Technische kennis te beperkt

45 GDC: poging 2 Vrijwilligers beschrijven in Access-tabel met ISAD(G)-kolommen of nadere toegang Centrale invoer (en eindredactie!) via Atomis Correcties en wijzigingen (zoals verplaatsingen in magazijn): vrijwilligers in Access-tabel, centrale invoer via ICA-AtoM

46 Les 6 WERK OP MAAT VAN JE VRIJWILLIGERS GEBRUIK HUN KWALITEITEN VOLG ZE GOED OP VEREENVOUDIG INDIEN NODIG

47 Conclusies

48 Conclusies Lessen (voor om het even welk systeem): 1. STANDAARDISEER DE VELDEN VAN DE TABELLEN VAN BIJ DE START 2. MAAK AFSPRAKEN OVER BESCHRIJVINGEN 3. GEBRUIK ZO WEINIG MOGELIJK VERSCHILLENDE DATAMODELLEN 4. CONTROLEER DE SCHRIJFWIJZE VAN JE ARCHIEFVORMERS 5. STEL VOORAF EEN GOEDE COLLECTIEINDELING OP 6. WERK OP MAAT VAN JE VRIJWILLIGERS Gekozen voor ICA-AtoM met extra ontwikkeling voor retroactieve invoer Goedkoopste Zelf alle conversies in de hand: geen extra kosten voor omzetting

49 Meer info? Opleiding ISAD(G)-beschrijving: chool/korte_opleidingen/ica-atom mail:

Vergelijkbare documenten

Beschrijven van archieven en erfgoed met AtoM(is) Snel, correct, eenvoudig. Roeland Verhaert

Beschrijven van archieven en erfgoed met AtoM(is) Snel, correct, eenvoudig Roeland Verhaert Het begon in Ranst: gemeente in de Voorkempen, 17 000 inwoners actief documentatiecentrum: 10 vrijwilligers middelen