INHOUDSOPGAVE. Belangrijke adresgegevens. Telefoonnummer kantoor Dorcas : Naam chauffeur/logistiek planner* Telefoonnummer* adres*

Transcriptie

1

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk Bladzijde 1. Algemene informatie 3 2. Voor wie is de voedselhulp? 6 3. Data Dorcas Voedselactie Voedselactie in een supermarkt 9 5. Voedselactie in de kerk/gemeente Voedselactie op school Inzet scholieren via maatschappelijke stages Belangrijke aandachtspunten Benaderen van pers en media Het voedsellijstje Beschikbare actiematerialen Telling collectebussen Overzicht regionale voedselinzamelpunten Website Sociale media Vrijwilligers zoeken en vinden Contact met uw regiocoördinator 30 Belangrijke adresgegevens Telefoonnummer kantoor Dorcas : adres Dorcas : voedselactie@dorcas.nl Naam chauffeur/logistiek planner* Telefoonnummer* adres* : : : Dorcas Voedselactie Postbus ZG Andijk * De contactgegevens van uw chauffeur/logistiek planner krijgt u apart toegezonden. 2

3 1. ALGEMENE INFORMATIE Dorcas komt in actie voor mensen in armoede in Oost-Europa en Afrika. Met de Dorcas Voedselactie van 30 oktober tot en met 6 november 2016 zamelen duizenden vrijwilligers voedsel en geld in. Hiermee helpt Dorcas de allerarmsten in haar projecten aan voedselpakketten en werven we fondsen voor duurzame ontwikkelingsprojecten waarmee we hen ondersteunen om zelfredzaam te worden. a) De voedselpakketten worden verspreid in de volgende landen: Albanië, Hongarije, Roemenië, Moldavië, Oekraïne, Zuid-Afrika en Lesotho. 3

4 b)het geld besteedt Dorcas aan voedselzekerheidsprojecten waarmee mensen in hun eigen levensonderhoud leren voorzien. In 1996 organiseerde Dorcas deze actie voor de eerste keer. De Dorcas Voedselactie is sindsdien uitgegroeid tot een jaarlijks nationaal evenement, waarbij duizenden vrijwilligers zich inzetten om honderdduizenden particulieren te betrekken bij deze inzamelingsactie. De actie concentreert zich rond kerken, supermarkten en scholen. Op deze manier maakt de Dorcas Voedselactie het voor álle Nederlanders mogelijk om op een praktische manier mensen in Oost-Europa en Afrika te ondersteunen. Er zijn drie typen actielocaties: 1) Supermarkten Supermarkten spelen bij de Dorcas Voedselactie een belangrijke rol. Van een vrijwilliger die in een van de 600 deelnemende supermarkten actief is, ontvangt de klant een voedsellijstje én het verzoek een boodschap extra te doen. Bij de uitgang van de supermarkt geeft de klant de gekochte producten aan een van de andere vrijwilligers. Het voedsel wordt na de actie naar een centraal punt gebracht, waar vrijwilligers voedselpakketten samenstellen. 2) Kerken Voorafgaand aan de voedselactie krijgen de kerken een verzoek met het bericht Doe een collecte extra. Hiermee zamelen we geld in voor de eerder genoemde voedselzekerheidsprojecten. Bij kerken waar ook producten worden ingezameld, delen vrijwilligers twee zondagen voor de actie voedsellijstjes uit. Met de producten die op het lijstje staan, kunnen de gemeenteleden een voedselpakket samenstellen. De lijstjes kunnen ook via het kerkblad of de website van de gemeente worden verspreid. 3) Scholen Ruim 50 scholen doen mee aan de Dorcas Voedselactie. De leerlingen van de deelnemende scholen krijgen een doos en een voedsellijstje mee naar huis. Met goedkeuring van de ouders of verzorgers gaat het kind bij bekenden langs met de vraag of ze producten die op het lijstje staan willen geven. Ook in het buitenland De Dorcas Voedselactie maakt onderdeel uit van een internationale campagne. In verschillende landen in Oost-Europa en Afrika waar Dorcas werkzaam is, wordt voedsel ingezameld voor mensen die dit hard nodig hebben. Dit gebeurt onder andere via de Blue Bucket Campaign. 4

5 In kerken worden blauwe emmers verspreid, die worden gevuld met voedsel. Een deel van deze blauwe emmers wordt door de kerken zelf uitgedeeld onder de allerarmsten in hun eigen omgeving. De overige blauwe emmers worden gedistribueerd binnen de projecten van Dorcas. De Dorcas Blue Bucket Campaign is ook bedoeld voor bewustwording en om mensen te betrekken bij armoedebestrijding. De campagne maakt kerken bewust van hun diaconale taak. De reacties van kerken in Oost-Europa en Afrika zijn erg positief. Vooralsnog is in Oost-Europa deze wijze van fondsenwerving en hulpverlening vrij onbekend. Dorcas is een van de weinige organisaties die daar actief is op het gebied van particuliere fondsenwerving en bewustwording. Veelgestelde vragen Dit jaar zijn de veelgestelde vragen te vinden op de website. Deze pagina houden we bij zodat hij constant up to date is met actuele informatie en antwoorden. 5

6 2. Voor wie is de voedselhulp? Zamir voelt zich gezien Zamir is negen jaar oud en woont samen met zijn ouders en zijn broertje Gerald in een buitenwijk van Korça, Albanië. Doordat zijn vader geen vaste baan heeft, is het inkomen van het gezin onzeker. Zijn ouders hebben vaak grote zorgen over hoe zij rond moeten komen. De vader van Zamir trekt er elke dag op uit om tijdelijk werk te vinden, zolang hij geen vast inkomen heeft. Zijn moeder heeft ook geen werk en blijft thuis om voor Zamir en zijn broertje te zorgen. Het geld dat zijn vader verdient wordt gebruikt om basisbehoeften zoals eten, drinken en medische kosten te betalen. Elke twee maanden krijgt de familie een voedselpakket van Dorcas. En elke keer weer zorgt dat voor een glimlach op het gezicht van Zamir. Het pakket geeft de familie een praktische steun in de rug, en zorgt er tegelijkertijd voor dat ze zich niet vergeten voelen. Halima bloeit op Trots laat Halima zien wat ze heeft bereikt. Land om groenten op te verbouwen, een koe en binnenkort een kalfje. Het leven van deze 60-jarige Tanzaniaanse vrouw is behoorlijk veranderd sinds zij zich aansloot bij een zelfhulpgroep van Dorcas. Net als de andere leden kreeg Halima een microkrediet, dat zij inzette om groenten te verbouwen. Tot drie jaar geleden droomde Halima wel van haar eigen bedrijf, maar zonder geld was het realiseren van die droom onmogelijk. Samen met een groep van acht vrouwen raakte Halima betrokken bij een project van Dorcas. Alle vrouwen kregen een microkrediet en een landbouwtraining. Op deze manier kregen ze zowel de mogelijkheid om te verbouwen wat ze zelf wilden, als de kennis 6

7 om te zorgen dat de oogst zo goed mogelijk lukte. Halima kon met de opbrengst van de oogst niet alleen haar lening afbetalen, maar ook een koe kopen. Het enthousiasme van Halima over haar eigen bedrijf heeft ook effect op haar omgeving. Haar zoon Innocent is nu ook bezig met het verbouwen van groenten, en met de opbrengst kan hij zijn schoolgeld betalen. In de regio waar Halima woont, is het voor mensen moeilijk om in hun eigen inkomen te voorzien. Veel mensen leven onder de armoedegrens. Ook is de kwaliteit van de oogst vaak slecht, als gevolg van droogte. Daarnaast hebben boeren weinig kennis van landbouw en van de markt om hun oogst goed te kunnen verkopen. Door boeren microkredieten te geven en hen te trainen, worden zij in staat gesteld om hun eigen inkomen te verdienen. Halima is één van de honderden mannen en vrouwen die dankzij dit project weer begon te dromen en vol hoop naar de toekomst kijkt. 7

8 3. DATA DORCAS VOEDSELACTIE 2016 Juli Uiterlijk 18 juli Uitnodigingsmail DVA-coördinatoren om bestelling te plaatsen. Augustus Uiterlijk 5 augustus Website actueel. Downloads beschikbaar via September 2 september Uiterste inleverdatum bestelformulier actiematerialen. Levert u uw bestelling na 2 september in, dan kunnen wij niet garanderen dat u de materialen op tijd ontvangt. (Dit geldt niet voor nieuwe coördinatoren.) Uiterlijk 26 september Persberichten sturen naar kerkblad of website. Oktober Hele maand Actiematerialen worden verspreid. November Vanaf 19 oktober Persberichten sturen naar lokale media. 30 oktober t/m 6 november Dorcas Voedselactie. 2 november Dankdag voor gewas en arbeid. 30 oktober, 2 november en 6 november Actie in kerken. 31 oktober t/m 4 november Actie op scholen. 3, 4 en 5 november Actie in supermarkten. Is het houden van de actie in de lokale supermarkt in deze week niet mogelijk, dan mag dit ook een week later. Geef op het bestelformulier wel duidelijk de actiedata aan. 8

9 4. VOEDSELACTIE IN EEN SUPERMARKT Datum Opzet De actie in supermarkten wordt gehouden op 3, 4 en 5 november (donderdag, vrijdag, zaterdag). Vergunning voor deze actie is door Dorcas aangevraagd en geldt uitsluitend voor deze data. Bij de ingang van de winkel delen Dorcas-vrijwilligers voedsellijstjes uit. De klanten kunnen een of meerdere producten van het voedsellijstje kopen. Bij de uitgang van de winkel, na betaling, wordt het voedsel in ontvangst genomen door de vrijwilligers. Voorbereiding Bepaal de actiedatum Kies een of meerdere dagen waarop u de voedselactie in de betreffende supermarkt wilt organiseren. Mocht het niet mogelijk zijn om de actie op een van deze data in de supermarkt te houden, informeer dan of de actie een week later mag plaatsvinden. LET OP: De actie een week eerder organiseren is niet mogelijk in verband met de distributie van de actiematerialen. De actie nog later houden is niet wenselijk. De meeste regionale inbrengpunten zijn dan al gesloten. Ook is de sortering van het voedsel op de meeste sorteerlocaties dan beëindigd. Vraag toestemming aan de supermarkt Gebruik hiervoor de voorbeeldbrief die u kunt downloaden op Vragen voor de eigenaar/bedrijfsleider: Mag er een schap worden ingericht met producten van het voedsellijstje? Mag er bij de kassa en/of flessenautomaat iemand staan met een collectebus voor transportkosten of voedselzekerheidsprojecten? Kunnen de artikelen die op het lijstje staan extra worden ingekocht? Is het mogelijk om ingezamelde producten terug te zetten in de winkel als deze winkelschappen leeg zijn? Houd bij hoeveel producten er worden teruggeplaatst. Deze worden later door de winkel besteld en nageleverd. 9

10 Mogen producten die worden ingeleverd maar niet op het lijstje staan, worden omgeruild voor de juiste producten? Werf vrijwilligers voor de acties Diverse groepen die u kunt benaderen: Kerken, jeugdclubs en verenigingen. Familie en vrienden. Vraag huidige vrijwilligers zelf één nieuwe vrijwilliger mee te nemen. Scholen (maatschappelijke stage, zie pagina 18). Aantal benodigde vrijwilligers per actielocatie: 2 of 3 personen voor het uitdelen van voedsellijstjes. 1 of 2 personen voor het in ontvangst nemen van het voedsel. Het is verstandig om vrijwilligers per twee à drie uur te laten afwisselen. Wanneer u met jongeren werkt, moet er altijd een volwassene aanwezig zijn! Regel het wegbrengen van het voedsel Het is voor Dorcas logistiek niet mogelijk om het voedsel op te halen bij elke actielocatie. Wilt u het vervoer van het voedsel zelf regelen? Er is altijd wel iemand in uw omgeving die de beschikking heeft over een busje of een aanhanger en die wil helpen met het transport. Bestel de actiematerialen Stuur het online bestelformulier volledig ingevuld naar Dorcas. Doe dit tijdig. Dat voorkomt stress en u hebt uw actiematerialen op tijd in huis! Zorg voor publiciteit Publiciteit is het halve werk. Kijk voor meer informatie op 20 en 21 van dit draaiboek! Tip: Extra vrijwilligers nodig? Hebt u extra handen nodig? Denk dan eens aan de hulp van scholieren! Informeer bij een school voor voortgezet onderwijs in uw omgeving naar de mogelijkheid om scholieren in te zetten voor een maatschappelijke stage. Kijk op 18 voor meer informatie. 10

11 Op de actiedag Voorbereiding in de supermarkt Wees op tijd aanwezig! Zet alles klaar en bespreek met de bedrijfsleider wat u gaat doen. Hang posters op. Zet de voedseldozen klaar. Plak de onderzijde dicht en schrijf op de smalle kant welke producten erin gaan. Eén product per doos! Leg de voedsellijstjes klaar. Zorg ervoor dat de vrijwilligers hun legitimatiebewijs invullen. Een bekertje koffie, thee of frisdrank voor de vrijwilliger is erg lekker. Wees goed zichtbaar voor de klanten en bedrijfsleider. Draag uw Dorcas-vrijwilligerspas met Dorcas-keycord. Tijdens de actie De vrijwilligers delen voedsellijstjes uit en vragen of klanten meedoen. Mensen doen vrijblijvend aan de actie mee; we dringen niets op. Zet dozen in het zicht zodat de klanten de opbrengst goed kunnen zien. Dit stimuleert mensen om zelf ook producten te kopen. Vraag mensen die niets kopen, iets in de collectebus te doen. Bedank de gevers! 11

12 Na de actie Inventariseer de ingezamelde dozen. Ruim de achtergebleven rommel op (voedsellijstjes die achtergebleven zijn in de winkelwagentjes, ook buiten). Breng de dozen naar het inleverpunt (adressen komen nog op Bedank de vrijwilligers en vertel dat ze de keycord mogen houden. Hang de bedankposters op in de winkel en schrijf daarop de opbrengst van de ingezamelde voedseldozen. Bedank ook de bedrijfsleider en het personeel voor hun medewerking. De verzegelde collectebus (Let op gewijzigd!) Breng de verzegelde collectebus in de daarvoor bestemde dozen naar het inzamelpunt of geef ze in de aparte doos mee met de dozen voedsel. De bussen worden dit jaar niet opgehaald bij u thuis. Het duurt enkele weken voordat de inhoud van alle bussen is geteld en de opbrengst van uw collectebus bekend is. Tip: Publiciteit is het halve werk. Kijk voor meer informatie op pagina s 20 en 21 van dit handboek! Na de actiedag Opsturen persbericht opbrengst Wij verzoeken u vriendelijk om direct in de week na de voedselactie het persbericht met daarin vermeld het aantal ingezamelde voedseldozen naar de media te versturen. Wacht hier niet mee totdat u de opbrengst van de collectebus weet. Het geldbedrag dat met de collectebus is opgehaald is niet relevant voor het persbericht. Bovendien verstrijkt de nieuwswaarde als u langer wacht en is de kans groot dat het persbericht niet wordt geplaatst. Stuur het persbericht met de opbrengst naar de plaatselijke krant. Dit persbericht krijgt u na de actie toegestuurd. Stuur de collectieve legitimatiebewijzen retour naar Dorcas. Lever de gebruikte en ongebruikte verzegelde collectebussen in bij het inzamelpunt in de daarvoor bestemde dozen of geef ze mee als het voedsel bij u wordt opgehaald. 12

13 5. VOEDSELACTIE IN KERK/GEMEENTE Datum Opzet In kerken wordt de voedselactie gehouden op 30 oktober, 2 en 6 november (in de week van Dankdag). In de kerk/gemeente worden voedsellijstjes uitgedeeld. De leden van de kerk/gemeente kopen artikelen die op het voedsellijstje staan bij de plaatselijke supermarkt en leveren deze later in bij de vrijwilligers van de kerk of gemeente. Voorbereiding Bepaal de actiedatum Kies een of meerdere dagen waarop u de voedselactie in de betreffende kerk wilt organiseren. Mocht het niet mogelijk zijn om de actie op een van deze data in de kerk te houden, informeer dan of de actie een week later mag plaatsvinden. LET OP: De actie een week eerder organiseren is niet mogelijk in verband met de distributie van de actiematerialen. De actie nog later houden is niet wenselijk. De meeste regionale inbrengpunten zijn dan al gesloten. Ook is de sortering van de voedselpakketten op de meeste sorteerlocaties dan beëindigd. Vraag toestemming aan de kerk/gemeente Gebruik hiervoor de brief die te downloaden is op de site Doe dit op tijd! Waarschijnlijk zal er eerst tijdens een vergadering over gesproken moeten worden. Houd rekening met de aanleverdata voor de kopij voor het kerkblad. Is het niet mogelijk om een inzameling te houden, vraag dan of de diaconie een collecte beschikbaar wil stellen, of een gift wil geven voor de Dorcas Voedselactie. Werf vrijwilligers voor de actie Vraag clubs en verenigingen voor assistentie bij het uitdelen van de voedsellijstjes en het inzamelen van het voedsel. Benader ook gemeenteleden die over een vervoermiddel beschikken om het ingezamelde voedsel weg te brengen naar het regionale inzamelpunt. 13

14 Bestel de actiematerialen Stuur het online bestelformulier voor 2 september volledig ingevuld naar Dorcas. Dat voorkomt stress en u hebt uw actiematerialen op tijd in huis! Wilt u ook de actielocaties duidelijk invullen, inclusief straat en postcode? Dit is erg belangrijk voor de website. Hierop vermelden wij alle actielocaties. Zorg voor publiciteit Stuur het persbericht tijdig naar uw kerkblad. Houd rekening met de aanlevertermijn van de kopij. Hang de posters op in de kerk en/of het verenigingsgebouw. Stuur eventueel een rond naar uw gemeenteleden met daarin een verwijzing naar de website van de voedselactie. Ook gebruik van de sociale media is een goede manier om publiciteit te genereren. Zie pagina s 20 en 21 voor meer informatie. Uitdelen van de voedsellijstjes Deel de voedsellijstjes uiterlijk één week voor de inzameling uit. De ervaring leert dat eerder uitdelen geen zin heeft. Doet u het eerder, dan is de kans groot dat mensen het lijstje kwijtraken of de actie vergeten. U kunt de voedsellijstjes op verschillende manieren verspreiden: deel ze uit na de dienst, verspreid ze via het kerkblad of leg ze op de stoelen of banken. OP DE ACTIEDAG Voorbereiding op de locatie Wees op tijd aanwezig! Zet alles klaar en bespreek met de vrijwilligers wie wat gaat doen. Zet dozen neer zodat op opbrengst goed zichtbaar is. Dit stimuleert om mee te doen. Plak de onderzijde dicht en schrijf op de smalle kant welke producten erin gaan. Eén product per doos! Zet een collectebus neer voor een gift voor transportkosten of voedselzekerheid. Gebruik bij voorkeur een collectebus van de kerk zelf en overleg binnen de kerk via welke procedure het geld vervolgens geteld en overgemaakt moet worden. Graag overmaken onder vermelding van DVA

15 Tijdens de inzameling Neem de artikelen in ontvangst. Bedank de gevers. Controleer de houdbaarheidsdatum! Producten moeten minstens nog een halfjaar houdbaar zijn. Producten die over datum zijn, leveren problemen op bij de douane. Na de inzameling Inventariseer de ingezamelde dozen. Vouw de dozen aan de bovenkant dicht (niet dichtplakken). Ruim de achtergebleven rommel op. Breng de dozen naar het inleverpunt (de adressen worden geplaatst op Bedank de vrijwilligers en geef aan dat ze de keycord mogen houden. Na de actie Hang de bedankposter op en vermeld daarop de opbrengst. Bedank de kerk. Plaats een stukje in het kerkblad met daarin de opbrengst van de actie en bedank de gevers. 15

16 6. VOEDSELACTIE OP SCHOLEN Datum Op scholen wordt de voedselactie gehouden van 31 oktober t/m 4 november. Opzet De kinderen krijgen op school het voedsellijstje uitgereikt. Tijdens de actieweek zamelen kinderen het voedsel in: ze zamelen producten in hun omgeving in of organiseren een actie om geld in te zamelen. Over het algemeen loopt de actie via de activiteitencommissie van de school en kost deze weinig voorbereidingstijd van de coördinator. Voorbereiding Op vindt u een voorbeeldbrief om een school te benaderen. Met deze brief vraagt u het hoofd van de school, het bestuur of de ouderraad of u een voedselactie mag organiseren. Hoe gaat de actie in zijn werk? De leerlingen vullen op school de voedseldozen. Alle producten op één voedsellijstje vormen een compleet voedselpakket. De waarde van een voedselpakket is dit jaar circa 28 euro. Houd er rekening mee dat niet iedereen het financieel kan opbrengen om een heel voedselpakket te doneren. Kinderen kunnen trouwens ook familie, vrienden en buren vragen om te geven. Idee: organiseer met de kinderen acties om geld te werven, zoals auto s wassen of lege flessen inzamelen. Met het geld kopen de kinderen producten voor in het voedselpakket. Nadat de voedsellijstjes aan de kinderen zijn uitgedeeld, hebben ze een week de tijd om producten mee naar school te nemen. 16

17 Het inzamelen van voedsel Let bij het inleveren van het voedsel op de volgende zaken: Producten gaan per soort in een doos. De limonadesiroop bij de limonadesiroop en de suiker bij de suiker; geen verschillende producten in één doos. Vermeld op de doos (smalle kant) wat erin zit. Plak de doos alleen aan de onderzijde goed dicht. De bovenzijde graag alleen dichtvouwen. Controleer de houdbaarheidsdatum op de producten. Let op dat het voedsel dat wordt ingeleverd niet over datum is. Verzamel alleen producten die ten minste houdbaar zijn tot mei

18 7. INZET SCHOLIEREN VIA MAATSCHAPPELIJKE STAGES Algemene informatie Alle scholieren in het voortgezet onderwijs moeten verplicht minimaal 30 uur een maatschappelijke stage lopen. Tijdens deze stage doen zij vrijwilligerswerk, zoals helpen in een buurthuis, sportactiviteiten organiseren of werken op een zorgboerderij. Zo kunnen jongeren tijdens hun schooltijd een bijdrage leveren aan de samenleving. Voorbeelden van maatschappelijke stage Er zijn verschillende soorten maatschappelijke stages. Voorbeelden zijn: een sportactiviteit organiseren; meehelpen aan het behoud van de leefomgeving in een woonwijk, bijvoorbeeld door wilgen te knotten of samen met de plantsoenendienst groenvoorzieningen of speeltuinen schoon te maken; meehelpen in een buurthuis, verzorgingstehuis of bij de scouting; meehelpen bij de organisatie van culturele evenementen, producties of actie voor het goede doel; helpen bij het samenstellen van een tentoonstelling; een website maken. Verschil tussen beroepsstage en maatschappelijke stage Er zijn enkele verschillen tussen een beroeps- en maatschappelijke stage. Een beroepsstage doe je voor jezelf om je te oriënteren op een beroep. Maatschappelijke stage doe je voor anderen en voor de samenleving. Voor een beroepsstage krijg je soms een vergoeding, voor een maatschappelijke stage niet. Een beroepsstage kun je bij een bedrijf doen. Maatschappelijke stage doe je bij een niet-commerciële organisatie, of je doet een maatschappelijk project bij een bedrijf. Maatschappelijke stages voor de Dorcas Voedselactie Hebt u extra handen nodig? Dan is een maatschappelijke stage wellicht een optie. Het is een mooie manier om jongeren mee te laten helpen in de supermarkten of bij het ophalen en wegbrengen van volle voedseldozen. Bent u ook betrokken bij een van de regionale sorteerdepots? Ook hier zijn mogelijkheden om scholieren in te zetten! Let wel op dat er altijd een volwassen stagebegeleider aanwezig moet zijn. Vanuit Dorcas ondersteunen wij met een vacatureopzet, stagecontract en stagecertificaat. Informeer bij een school in uw omgeving naar de mogelijkheden om scholieren in te zetten door middel van een maatschappelijke stage. Meer informatie nodig van Dorcas? Bel of mail gerust! 18

19 8. BELANGRIJKE AANDACHTSPUNTEN Om de voedselactie zo goed mogelijk te laten verlopen, vragen wij u onderstaande punten nauwkeurig door te nemen. Aandachtspunten voor het organiseren van een lokale voedselactie Vul het online bestelformulier duidelijk en volledig in. Stuur het ingevulde formulier zo snel mogelijk retour uiterlijk 2 september. Het verwerken van de bestellingen kost tijd. Door deze inleverdatum te hanteren, zijn we er zeker van dat we de actiematerialen op tijd kunnen leveren. Organiseert u voor de eerste keer een voedselactie? Dan mag u het formulier ook later insturen. Neemt u hierover even contact met ons op. Geef alle actielocaties door via het bestelformulier. Het is voor Dorcas belangrijk om te weten waar en wanneer de actie wordt gehouden. Vermeld hierbij ook de datum van de actie. Een complete locatielijst wordt vanaf oktober op de website geplaatst. Wilt u voor het benaderen van kerken, winkels en scholen de voorbeeldbrieven gebruiken? Deze brieven zijn met zorg geschreven en bevatten alle relevante informatie. U vindt ze op Pak het voedsel per soort in, in de daarvoor bestemde voedseldozen. Zet op de smalle kant van iedere doos wat erin zit. Plak de voedseldozen alleen aan de onderkant dicht met tape. Er is veel geld nodig voor de voedselactie. Ten eerste voor het transport van de voedselpakketten naar Oost-Europa en Afrika (de vervoerskosten per pakket bedragen gemiddeld ongeveer 3,50 euro). Daarnaast is er geld nodig voor projecten waarin kwetsbare en gemarginaliseerde mensen trainingen krijgen, zodat zij in de toekomst zelfredzaam kunnen worden. Wilt u daarom tijdens de actie aandacht geven aan de collectebus? Iemand die niets koopt, wil misschien wel geld geven. Breng de collectebussen in de daarvoor bestemde dozen naar het inzamelpunt of geef ze mee in deze dozen als het voedsel bij u wordt opgehaald. De collectebussen worden dus niet apart bij u opgehaald, zoals in voorgaande jaren. Als u bij het sorteren producten tekort komt, koop dan zelf geen extra producten zonder overleg. Het is heel goed mogelijk dat de ontbrekende producten op andere sorteerlocaties voorradig zijn. Komt u voedsel tekort? Neem dan contact op met team Logistiek in Andijk via logistiek@dorcas.nl. 19

20 9. BENADEREN VAN PERS EN MEDIA Veel en positieve publiciteit is erg belangrijk voor het succes van de Dorcas Voedselactie. Dorcas zorgt voor persberichten en promotiemateriaal, zoals posters en folders. Deze materialen zijn te bestellen via het hoofdkantoor of te vinden op de website: Persbericht Vanaf medio september kunt u een algemeen persbericht over de Dorcas Voedselactie downloaden via de website. Na ontvangst kunt u het persbericht aan uw situatie aanpassen, zodat de lokale media het kunnen plaatsen. Vermeld in het bericht bij welke supermarkten de actie wordt gehouden, en wanneer (datum en tijdstip). Vermeld ook dat de actie op touw wordt gezet door vrijwilligers. Zorg ervoor dat degene die de lokale media te woord wil staan, goed bereikbaar is. Zet zijn of haar telefoonnummer in het persbericht als noot aan de redactie, met een uitnodiging aan de redactie en fotograaf om langs te komen. Tijdspad Om de publiciteit in goede banen te leiden, hanteren wij onderstaand tijdspad voor de promotie. Minimaal vier weken voor de actie Stuur het persbericht naar de kerkbladen. Veel kerkbladen verschijnen één keer per maand. Daarom is het belangrijk om dit tijdig te doen. Stuur het persbericht ook naar webredacties van kerken bij u in de regio. Drie weken voor de actie Stuur het persbericht naar de lokale media, zoals huis-aan-huisbladen en lokale radio en televisie. Vraag daarbij of iemand van de pers langs wil komen tijdens de actie. Dit levert meestal extra publiciteit op. Twee weken voor de actie Ga met een rol plakband op pad en plak posters op bij kerken, verenigingsgebouwen, openbare instellingen en winkels. Eventueel ook bij particulieren die op een opvallend punt wonen, zodat veel mensen de poster kunnen zien hangen. Eén week na de actie Zorg ervoor dat zo snel mogelijk bekend is hoeveel dozen zijn opgehaald en gevuld. Schrijf daarover een persbericht of geef dit aantal telefonisch door aan de redacties van de media die u eerder benaderd hebt. Vermeld daarbij dat mede dankzij de 20

21 media-aandacht de actie een succes mocht worden. Bedank de media daarvoor en vraag alvast of we ook volgend jaar op hun medewerking mogen rekenen. Contact met de plaatselijke pers Het is de bedoeling dat coördinatoren uitsluitend contact opnemen met de plaatselijke pers. Landelijke en regionale dagbladen en radio- en televisiestations worden vanuit het kantoor in Andijk benaderd. Dit doen we om te voorkomen dat één krant uit twintig verschillende dorpen hetzelfde persbericht krijgt. Over de plaatselijke actie kunt u natuurlijk zelf het meest vertellen. Voor meer informatie over de Dorcas Voedselactie kunt u verwijzen naar Op deze website zijn ook de persberichten te downloaden. Plaatsen van advertenties Het is niet de bedoeling dat u op kosten van Dorcas advertenties plaatst. Hiervoor is geen budget beschikbaar. Kies daarom voor persberichten en redactionele inzendingen. Het versturen van dit soort berichten kost niets, maar levert meestal veel publiciteit op voor de voedselactie. Wel kunt u uw lokale krant vragen of ze stopperadvertenties willen plaatsen. Stopperadvertenties U kunt uw lokale huis-aan-huisbladen benaderen met de vraag of ze zogenoemde stoppers willen plaatsen. Dit zijn kleine advertenties van goededoelenorganisaties. Deze kleine advertenties worden door het blad of tijdschrift gebruikt om lege plekken op advertentiepagina s te vullen. Stoppers worden in de regel gratis geplaatst. U kunt deze stoppers downloaden via de website. U kunt de stoppers gemakkelijk digitaal doorsturen aan kranten en weekbladen. 21

22 10. HET VOEDSELLIJSTJE Inhoud van het voedselpakket Een voedselpakket bestaat uit de artikelen van één voedsellijstje. Dit lijstje wordt ieder jaar samengesteld in overleg met lokale Dorcas-partners in de landen waar de voedselpakketten naartoe gaan. Bij de samenstelling van de lijstjes houden we rekening met de douaneregels voor het invoeren van artikelen in de betreffende landen. Het voedselpakket van 2016 is als volgt samengesteld (het is gewijzigd ten opzichte van 2015): Product Aantal Verpakking Opmerkingen Zonnebloemolie 2 Plastic fles 1 liter Liga 1 Doos GEEN MILKBREAK Theebiscuit 1 Pakje Limonadesiroop 1 Blik Geen plastic i.v.m. hoogte Groenten 2 Blik 800 gram Witte/bruine bonen 2 Blik 800 gram Fruit 1 Blik 800 gram Rijst 3 Zak/pak 1-kiloverpakking Pasta 3 Zak/pak 500-gramsverpakking Jam 2 Pot Thee 2 Doos Suiker 1 Zak/pak 1-kiloverpakking Tandenborstel 2 Tandpasta 2 Tube Gebruik nooit oude voedsellijstjes in verband met de gewijzigde producten en de machtigingskaart. Machtigingskaart aan het voedsellijstje Ook dit jaar is aan het voedsellijstje een machtigingskaart gehecht. Via de machtigingskaart kan men een gift naar keuze overmaken aan Dorcas. Wilt u ingevulde machtigingskaarten die bij u worden ingeleverd zo snel mogelijk opsturen naar Andijk? U kunt ze sturen naar Antwoordnummer 851, 1600 VS ANDIJK. Meerdere machtigingskaarten graag versturen in één envelop; dat bespaart ons veel portokosten. 22

23 11. BESCHIKBARE ACTIEMATERIALEN Om de actie succesvol te laten verlopen, hebt u verschillende actiematerialen nodig. Onderstaande tabel geeft aan hoeveel materialen u per actie nodig hebt. Richtlijn benodigdheden actiematerialen: Nodig per winkel: Nodig per kerk: Voedseldozen Voedsellijstjes Collectebussen* 1 0 Stiften 2 1 Tape 2 1 Aankondigingsposter (A3) 3 1 Bedankposters 1 1 Keycords 5 2 Kleurplaten U ontvangt voor de supermarkten een aantal promotionele artikelen om uw actielocatie een feestelijk tintje te geven. * Graag alleen een collectebus bestellen voor een actie in de winkels. Voor de actie in een kerk kunt u collectebussen van de betreffende kerk gebruiken. Actiepakketten Ook dit jaar wordt uw bestelling op maat aangeleverd door uw chauffeur. U ontvangt de dozen en een actiepakket waarin uw bestelde actiematerialen zijn verpakt (posters, stiften, tape, promotiematerialen, enzovoort) om de actie op de locatie aan te kleden. Door op deze wijze te werken kunnen wij de collectebussen gelijktijdig meesturen. Dit scheelt in de portokosten. De collectebussen blijven op naam geregistreerd en gelabeld. De collectebussen kunt u in de daarvoor bestemde dozen inleveren met het voedsel bij het inzamelpunt of ze worden bij u opgehaald, tegelijk met het voedsel. De collectebussen worden dit jaar niet apart opgehaald. We hopen dat u het bestelformulier zorgvuldig invult én tijdig retourneert. Graag vóór 2 september. 23

24 12. TELLING COLLECTEBUSSEN De inhoud van de collectebussen wordt op één centraal punt door Dorcas geteld. De opbrengst van de bussen zorgt voor een zeer aanzienlijke bijdrage in de transportkosten en duurzame ontwikkelingsprojecten. Gemiddeld wordt ongeveer 120 euro per collectebus ingezameld. Dit vereist uiteraard een zeer nauwkeurige afwikkeling, die plaatsvindt op ons hoofdkantoor in Andijk. Controle door Belastingdienst Begin 2012 heeft de Belastingdienst een controle uitgevoerd op de manier waarop wij onze collectebussen tellen. Ze hebben de hele procedure doorgelicht en ook de tellijsten gecontroleerd. Hoofddoel van deze controle was om te zien of het plegen van fraude mogelijk is. De controleurs kwamen tot de conclusie dat de procedure zeer nauwkeurig werd nageleefd en dat de werkwijze volgens de regels is gegaan. Hieruit blijkt maar weer dat het erg belangrijk is dat we bij het tellen van collectebussen nauwkeurig te werk gaan. Collectebussen in een kerk Organiseert u de actie in een kerk, dan hebt u geen officiële collectebus van Dorcas nodig. We vragen u in dat geval een collectebus van de kerk te gebruiken. Na afloop van de actie kan deze bus geteld worden volgens de reguliere procedure van de kerk bij een collecte. Het voordeel is dat u de opbrengst snel weet en het geldbedrag kunt vermelden in het kerkblad. Bovendien is het niet nodig de collectebus op te sturen en bij u op te halen. Dit bespaart tijd en geld. De opbrengst van de collectebus (of collecte) kan worden overgemaakt op rekeningnummer: Rabo: IBAN NL04 RABO ten name van Dorcas in Andijk onder vermelding van: Voedselzekerheid DVA Transportkosten DVA Breng alle verzegelde collectebussen in de daarvoor bestemde dozen bij het inzamelpunt of geef ze mee als het voedsel wordt opgehaald. Dus ook collectebussen die niet zijn gebruikt! 24

25 13. OVERZICHT REGIONALE VOEDSELINZAMELPUNTEN Na afloop van de actie worden de voedseldozen op regionale inzamelpunten verzameld. Wij vragen u vriendelijk om zelf vervoer naar deze locatie te regelen. Er is altijd wel iemand in uw omgeving met een grote auto, busje of aanhanger. Het is voor ons logistiek niet mogelijk om op alle locaties het voedsel op te halen. Lukt het niet om zelf vervoer te regelen? Neem dan tijdig contact op met uw chauffeur. In verband met de vele wijzigingen vindt u op onze website de actuele regionale inzamelpunten: Voor het bezorgen alstublieft eerst contact opnemen met het betreffende opslagpunt! 25

26 14. WEBSITE Voor de Dorcas Voedselactie kunt u gebruik maken van de website. Hierop vindt u alle bestanden en documenten die u nodig hebt om de voedselactie te organiseren. Webpagina voor coördinatoren: Inloggen is niet nodig. Uw eigen actiefoto s Maakt u foto s tijdens de actie? Dan willen we deze graag ontvangen, met een kleine toelichting op de genomen foto s: waar, wie, wat, enzovoort. U kunt de foto s sturen naar voedselactie@dorcas.nl. Wilt u een verslag schrijven in Word bij de foto s? Ook dit kunt u sturen naar voedselactie@dorcas.nl. 26

27 15. SOCIALE MEDIA Ook dit jaar vragen we via de sociale media aandacht voor de allerarmsten tijdens de Dorcas Voedselactie. Bent u bekend met Facebook, Twitter en LinkedIn? Dan kunt u Dorcas helpen om de voedselactie ook online verder onder de aandacht te brengen. Fondsenwerving Ook voor Dorcas is internet een belangrijk netwerk voor fondsenwerving: mensen doen een online donatie (via Ideal) of een aankoop in de Dorcas-webshop (webshop.dorcas.nl). Via de sociale media maken we ook mensen die niet direct bij de Dorcas Voedselactie betrokken zijn bekend met het werk voor de allerarmsten. Doe mee! Facebook Bent u actief op Facebook? Klik op de knop Vind ik leuk boven aan de pagina Zo blijft u op de hoogte van het laatste nieuws rondom de Dorcas Voedselactie Uw connecties zien vervolgens wat u leuk vindt en deelt over de Dorcas Voedselactie. Ook kunt u zelf tekst, foto s en filmpjes plaatsen. Wat dacht u er bijvoorbeeld van om via een oproep op Facebook uw vrienden te betrekken bij de Dorcas Voedselactie? Twitter Volg Dorcas op Twitter of door te zoeken op #dorcas. Deel (Retweet, RT) de berichten op dit kanaal, zodat ook uw volgers ze onder ogen krijgen. Mocht u zelf twitteren, gebruik dan #dva2016 in uw berichten, dan kan Dorcas uw updates zien en delen op haar kanaal. LinkedIn Via de Dorcas-bedrijfspagina blijft u op de hoogte van nieuwe vacatures en ontwikkelingen in de programma s van Dorcas. Zo zoeken we ook via LinkedIn naar coördinatoren voor de DVA Vul in het zoekscherm op LinkedIn de zoekterm Dorcas in en kies voor Companies. Klik vervolgens op Follow of Volg en deel berichten in uw LinkedInnetwerk. 27

28 16. VRIJWILLIGERS ZOEKEN EN VINDEN Regelmatig horen we van Dorcas-voedselactiecoördinatoren dat het moeilijk is om vrijwilligers te vinden. Máár uit onderzoek blijkt dat steeds meer mensen juist bereid zijn om vrijwilligerswerk te doen. Hoe vind je dan al die vrijwilligers? En hoe vind je jónge vrijwilligers? Onderstaand een aantal tips: Vraag! Vrijwel altijd wordt iemand vrijwilliger omdat hij of zij GEVRAAGD is. Uit onderzoek blijkt dat meer dan tachtig procent van de vrijwilligers is gevraagd om te helpen (en dus ook bereid is dat te doen!). Hebt u schroom om te vragen? Bedenk eens hoe vaak iemand u iets gevraagd heeft. Hoe hebt u dat ervaren? Vond u dat altijd vervelend of was het ook leuk om ergens voor gevraagd te worden? Vaak zeggen mensen: Hem vraag ik maar niet.. hij is altijd al bij van alles betrokken. Wist u dat dit juist de mensen zijn die u gerust kunt vragen? Het zijn mensen die het juist vaak leuk vinden om bij allerlei projecten betrokken te zijn. Ook jonge mensen zijn graag bereid vrijwilligerswerk te doen. Aarzelt u dus niet om hen te vragen! Vraag concreet Tegenwoordig heeft iedereen het druk druk druk. Vraag daarom zo concreet mogelijk: Heb jij op zaterdag 5 november a.s. tijd om van tot uur voedsellijstjes uit te delen in supermarkt De Boer? Vooral jonge mensen willen graag weten waar het precies over gaat voordat ze ja tegen u zeggen. Wanneer is het? Hoeveel tijd kost het? Wat moet er gebeuren? En waar? Maak het aantrekkelijk Uw uitstraling is belangrijk. U bent immers vertegenwoordiger van uw Dorcas Voedselactie. Vraag daarom met enthousiasme, vertel hoe leuk het werk is, waarom het zo belangrijk is het liefst aan iedereen die het maar horen wil. Zo wordt u het visitekaartje van uw eigen actie. En als u zo enthousiast bent, worden anderen dat ook. Vertel ook gerust aan iemand waarom u juist hem of haar zo graag bij je actie wilt hebben. Bijvoorbeeld: Ik zou het fijn vinden als jij wilt helpen. Spreek af Mensen hebben vaak even bedenktijd nodig. Of ze willen thuis even checken of er niet toevallig al iets in de agenda staat. U zegt in zo n geval bijvoorbeeld: Natuurlijk! Dan hoor ik het volgende week wel even van je. Of Natuurlijk! Ik bel je volgende week dan wel even om te horen of je kunt. Zegt een vrijwilliger hulp toe, zorg er dan voor dat hij of zij tijdig informatie ontvangt. Zo voorkomt u dat de vrijwilliger de toezegging vergeet of aanneemt dat de actie niet meer doorgaat omdat hij of zij niets meer van u heeft gehoord. 28

29 Bedank Bedank de vrijwilligers die u geholpen hebben. Laat ze weten hoe belangrijk hun hulp is geweest. Deze vrijwilligers zijn uw potentieel voor volgend jaar en tevens een visitekaartje van de actie naar hun eigen vrienden-/kennissenkring. Als u dit zorgvuldig doet, wordt het elk jaar gemakkelijker om nieuwe vrijwilligers te vinden. Blijft het vinden van vrijwilligers desondanks toch moeilijk? Of hebt u behoefte aan een steuntje in de rug? Bel of mail dan met de regiocoördinator. Hij of zij is u graag van dienst. Verderop in dit handboek vindt u de contactgegevens. 29

30 17. CONTACT MET UW EIGEN REGIOCOÖRDINATOR Met vragen over de Dorcas Voedselactie in uw eigen omgeving kunt u terecht bij: Janet Klein Regiocoördinator Regio: Brabant, Limburg, Zuid-Holland en Zeeland T E j.klein@dorcas.nl Alice van Loo Regiocoördinator Regio: Noord-Holland, Utrecht en Flevoland T E a.vanloo@dorcas.nl Jan Jonker Regiocoördinator Regio: Gelderland en Overijssel T E j.jonker@dorcas.nl Rika Rozema Regiocoördinator Regio: Friesland, Groningen en Drenthe T E r.rozema@dorcas.nl Talitha Bos of Gretha Visser Back Office T E voedselactie@dorcas.nl of Derrick Rustena Logistiek T E Logistiek@dorcas.nl Janet den Hollander Campagnecoördinator T E J.denhollander@dorcas.nl 30