Huishoudelijk Reglement te Wageningen

Transcriptie

1 1. Algemeen 1.1 Het is bindend voor alle leden van Genius Loci. 1.2 Het is een aanvulling op de statuten. 2. Wijzigen (toevoeging op Statuten) 2.1 Het kan slechts aangepast worden tijdens een Algemene Leden Vergadering (A.L.V.). 2.2 De wijzigingen moeten minimaal één week voor de A.L.V. ter kennisgeving zijn gegeven aan alle leden. 2.3 Een wijziging is aangenomen bij een meerderheid van stemmen op de A.L.V.. 3. Bestuur 3.1 Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris onderwijs, commissaris intern en commissaris extern Tot de kerntaken van de voorzitter behoren het leiden van de vergaderingen van het bestuur, A.L.V. s, het aanvragen van FOS voor de bestuursleden, contacten onderhouden met de zusterverenigingen en het opleidingsteam, het beheren van het archief en contact onderhouden met de Sitecie over aankondigingen Tot de kerntaken van de secretaris behoren het samenstellen en rondsturen van de wekelijkse Geniusmail, het behandelen van inkomende post en s, het bijhouden van het ledenbestand, het notuleren bij bestuursvergaderingen, A.L.V. s en commissieoverleggen en het beheren van het archief Tot de kerntaken van de penningmeester behoren het beheren van alle verenigingsrekeningen, het wijzigen van de gegevens bij de Kamer van Koophandel, het maken van de afrekening van het afgelopen boekjaar en een begroting voor het komende boekjaar voor de studievereniging en deze presenteren op de F.A.L.V., het heffen van de contributie en het beheren van het archief Tot de kerntaken van de commissaris onderwijs behoren het waken over de kwaliteit van het onderwijs door zitting te nemen in de Opleidingscommissie en de Onderwijscommissie en het bevorderen van het contact tussen studenten en docenten Tot de kerntaken van de commissaris intern behoren het communiceren met commissies over de voortgang en activiteiten, het bijhouden van een activiteitenkalender, het organiseren van een commissieborrel tweemaal per jaar en zitting nemen in de Shopcie Tot de kerntaak van de commissaris extern behoort het promoten van de opleiding en studievereniging onder (mogelijke) sponsoren en studiekiezers. Hieronder vallen: Het (mede) organiseren van promotiedagen in overleg met het opleidingsteam, zitting nemen in de Ouderdagcommissie en de Shopcie, contact onderhouden met huidige sponsoren, contact leggen met potentiële nieuwe sponsoren en het bijhouden van het sponsorpakket. 3.2 Het bestuur moet zelf zorgen voor opvolging. Echter iedereen kan zich tot één week voor de wissel A.L.V. verkiesbaar stellen. Dit moet schriftelijk worden kenbaar gemaakt aan het bestuur. De A.L.V. kiest de opvolging. 4. Leden 4.1 De vereniging maakt om administratieve redenen onderscheid tussen student-leden, student-leden voor beperkte termijn, docent-leden, en niet-student-leden, zij hebben dezelfde rechten. 4.2 Student-leden zijn zij die de Bacheloropleiding "Landschapsarchitectuur en Ruimtelijke Planning" en/of de Masteropleiding "Landscape Architecture and Spatial Planning" en/of een Vrije Bachelor of Master met voldoende relevantie volgen Ook kunnen lid zijn: studenten van de voormalige studies Landinrichting en Landinrichtingswetenschappen. Student-leden voor beperkte termijn hebben dezelfde rechten, echter staat de opzegdatum van het lidmaatschap al vast, de minimale duur van het lidmaatschap is 1 jaar. 4.3 Niet-student-leden zijn zij die de hierboven genoemde studies hebben gevolgd aan Wageningen Universiteit en/of donateurs van Genius Loci. 4.4 Docent-leden zijn zij die werkzaam zijn aan WUR bij één of meer van de bovengenoemde opleidingen. 4.5 Leden betalen 1x per jaar contributie en zijn lid van 1 september tot en met 31 augustus van het daarop volgende jaar, per volledig collegejaar. 4.6 Niet-student-leden vallen in een aparte categorie van contributie. Zij hebben een eigen hoogte van de contributie. 4.7 Leden krijgen wekelijks een overzicht van komende activiteiten van de vereniging, de Geniusmail, mits er voldoende relevante onderwerpen zijn. 4.8 Student-leden en docent-leden ontvangen de Geniusmail, het Huchtgerucht en TOPOS. Niet-student-leden ontvangen alleen de Geniusmail en TOPOS. 4.9 Leden hebben toegang tot alle door Genius Loci georganiseerde activiteiten Leden hebben recht op korting bij de door Genius Loci verzorgde activiteiten/publicaties ten opzichte van nietleden Leden hebben voorrang op niet-leden bij activiteiten die worden georganiseerd door Genius Loci Student-leden hebben voorrang op de toegang tot activiteiten Ereleden of leden van verdienste worden door het bestuur aangedragen en gekozen door een meerderheid van stemmen tijdens een A.L.V.. voorwaarden en onderdelen voor het erelidmaatschap zijn: Een erelid moet actief zijn, of zijn geweest, binnen de studievereniging Genius Loci Ereleden zijn zij die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt. Hetgeen inhoud dat zij buitengewone prestaties hebben geleverd in het bijdragen aan het realiseren van de doelstelling van de vereniging of langdurig een bestuursfunctie hebben bekleed en in hun zittingsperiode in belangrijke mate hebben bijgedragen aan het realiseren van de doelstelling van de vereniging Op Ereleden en leden van verdienste rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de student-leden. 1

2 De ereleden worden jaarlijks geëerd met een borrel, deze is toegankelijk voor alle leden Rouwprotocol: De vereniging kent verenigingsrouw, welke door het bestuur wordt uitgeschreven in de volgende gevallen: Bij het overlijden van een student van de Bachelor- of Masteropleidingen Landschapsarchitectuur en Ruimtelijke Planning of schakelprogramma s in voorbereiding hierop Bij het overlijden van personen die door bijzondere banden aan de studievereniging verbonden zijn Na kennisneming van het overlijden van een persoon zoals genoemd in art dient het bestuur zo spoedig mogelijk te vergaderen over de actiepunten uit art en De verenigingsrouw wordt in de situatie art aangenomen op de dag van overlijden en duurt tot en met de dag van de uitvaartplechtigheid, indien niet van toepassing beslist het bestuur. De uiterlijke kenmerken van de verenigingsrouw in deze situatie zijn: Het bestuur stuurt een rouwbetuiging Het bestuur woont zo mogelijk de uitvaart bij Het bestuur neemt contact op met de studieadviseur, indien gewenst helpt een vertegenwoordiger van de studievereniging de studieadviseur in verder te nemen stappen Zo mogelijk worden de activiteiten van de studievereniging na uur afgelast Moment van stilte tijdens verenigingsactiviteiten die wel doorgang vinden In de situatie art en stuurt het Bestuur een rouwbetuiging. Het bestuur kan tevens besluiten over te gaan tot de rouwprocedure volgens art Contracten tussen de vereniging en derden met betrekking tot eendaagse evenementen dienen een clausule te bevatten met betrekking tot ontbinding van het contract in geval van verenigingsrouw De organisatie van meerdaagse evenementen kan kiezen tussen een evenementenverzekering of een clausule in het contract met betrekking tot verenigingsrouw. 5. A.L.V De A.L.V. is een uitwisselingsbijeenkomst tussen het bestuur, de commissies en de leden De uitnodigingen voor een wissel A.L.V. moeten twee weken van tevoren naar de leden zijn verstuurd. Indien mogelijk worden de kandidaten voor het bestuur voorafgaand aan de A.L.V. bekend gemaakt Iedereen kan agendapunten voor de A.L.V. inbrengen bij de voorzitter Het bestuur is in principe voltallig aanwezig Indien de voorzitter niet aanwezig is, neemt de secretaris diens taak over De notulen worden zo snel mogelijk na de vergadering gepubliceerd op de website met wachtwoordbeveiliging De A.L.V. wordt ten minste drie keer per jaar gehouden, waarvan eenmaal als financiële A.L.V Bij de A.L.V. dient bij voorkeur van elke commissie ten minste één lid aanwezig te zijn voor verantwoording aan de A.L.V.. 6. Commissies (algemeen) 6.1. Commissieleden dienen lid te zijn van Genius Loci Commissies zijn bij het opstellen en tekenen van contracten verplicht deze door het bestuur te laten goedkeuren Commissies bestaan ten minste uit een voorzitter, secretaris en penningmeester, één persoon kan in deze meerdere taken op zich nemen De commissaris intern organiseert een commissieoverleg wanneer dit gewenst is vanuit de verschillende commissies of vanuit het bestuur De commissaris intern organiseert een commissieborrel waarbij met name eerste- en tweedejaars uitgenodigd worden om kennis te maken met de verschillende commissies Het oprichten van nieuwe commissies kan alleen gebeuren met toestemming van de A.L.V Het opheffen van commissies kan alleen gebeuren met toestemming van de A.L.V Commissies dienen het bestuur op de hoogte te houden van hun bezetting door middel van bijgewerkte commissieledenlijsten Commissies dienen zelf zorg te dragen voor hun bezetting. Het bestuur kan om hulp gevraagd worden Het wordt alle commissies sterk aangeraden een draaiboek bij te houden van hun activiteiten: zij beschrijven de ondernomen stappen, de financiën, het resultaat en eventuele verbeteringen voor de toekomst. De commissaris intern krijgt hiervan een kopie voor het archief Commissies leggen jaarlijks een begroting en afrekening ter goedkeuring voor aan het bestuur en de A.L.V. De penningmeester van de commissie is hiervoor verantwoordelijk Deze begroting en de afrekening dienen tijdig, vóór de financiële A.L.V. in januari, te worden ingeleverd De penningmeester van elke commissie gaat een contract aan met de vereniging voor het in bruikleen nemen van de betaalmiddelen die tot de beschikking staan van de commissie. En het krijgen van toestemming van het bestuur om gelden te innen bij deelnemers van activiteiten voor vereffening van de kosten van de betreffende commissie Activiteiten dienen bekend te worden gemaakt aan de leden, onder andere via Geniusmail, internet en het bord Commissies dienen het logo en sponsornamen te vermelden in hun schriftelijke promotie- en correspondentiemateriaal. De commissaris extern levert een pakket aan met logo s en advertenties die commissies dienen te gebruiken in hun correspondentie Correspondentiemateriaal dient zowel in het Nederlands als Engels gemaakt te worden, tenzij de aankondiging een activiteit betreft die alleen Nederlands als voertaal heeft. 2

3 6.17. Onkosten die gemaakt worden bij de organisatie van activiteiten voor Genius Loci kunnen gedeclareerd worden. Het bestuur bepaalt of declaraties gehonoreerd worden De commissaris extern houdt het overzicht over de sponsorwerving binnen de commissies. De commissaris extern kan gevraagd worden door commissies voor ondersteuning. 7. Commissies specifiek 7.1 Almanakcie: verzorgt de uitgave van een almanak één maal per twee en een half jaar verzorgt in geval van lustrumjaren een lustrumalmanak garandeert ieder Genius lid een Almanak. 7.2 axie: verzorgt allerlei ontspannende activiteiten verzorgt de jaarlijkse barbecue. Daarnaast wordt jaarlijks de sinterklaasborrel georganiseerd organiseert elke periode, met uitzondering van periode 3 en 4, twee activiteiten. In periode 3 en 4 wordt er per periode één activiteit georganiseerd. 7.3 Barcie: verzorgt de wekelijkse borrel is niet verantwoordelijk voor schade die tijdens de borrel aan personen of voorwerpen wordt toegebracht, deze verantwoordelijkheid ligt bij de hoogleraren van de betreffende leerstoelgroepen. Na het verlaten van de borrelruimte is de persoon in kwestie zelf verantwoordelijk voor de schade verzorgt op verzoek en eventueel tegen onkostenvergoeding borrels voor mensen gerelateerd aan de leerstoelgroepen Landschapsarchitectuur, Sociaal-Ruimtelijke Analyse en Landgebruiksplanning helpt de axie bij het verzorgen van de jaarlijkse barbecue. 7.4 BuitelHucht: organiseert lezingen, excursies en bijeenkomsten ter informatieverstrekking voor de studenten van de in art.4.2 genoemde studies over vakgerelateerde onderwerpen. Hierbij speelt contact met de vakwereld een grote rol vaardigt één lid af om zitting te nemen in de SymposiumCie, welke wordt georganiseerd in samenwerking met de studieverenigingen van Omgevingswetenschappen. 7.5 Buitex: houdt contact met leerstoelgroepen en het secretariaat voor de organisatie en de financiële afwerking van de studiereis, totdat de leerstoelgroepen deze verantwoordelijkheden bij het bestuur van Genius Loci leggen organiseert jaarlijks een buitenlandse reis met een studiegerelateerd programma. 7.6 EJC: verzorgt het Eerstejaarsweekend voor de op hun volgende eerstejaar en nieuwe doorstromers verzorgt minimaal een activiteit voor het eigen jaar voor eerstejaars en nieuwe doorstromers bestaat uit eerstejaars Bachelor-studenten die in hun tweede collegejaar het Eerstejaarsweekend organiseren. 7.7 Galacie: organiseert minstens een keer per tweeënhalf jaar een gala voor leden van de studievereniging In geval van een lustrumjaar schakelt de Lucie de Galacie in voor het organiseren van een gala. 7.8 KasCo: staat voor Kas Controle Commissie bestaat uit de voormalige penningmeester en een ander oud-bestuurslid van het bestuur dat twee jaar voor het huidige bestuur aangesteld was controleert de penningmeester op zijn functioneren door het controleren van de afrekening van het afgelopen financiële jaar voorts het wordt gepresenteerd op de F.A.L.V. 7.9 Lucie: verzorgt één maal per 5 jaar de lustrumviering vraagt de commissaris intern voor het organiseren van een commissieoverleg met alle commissies om te komen tot een integrale aanpak Mastercommittee: bestaat hoofdzakelijk uit Masterstudenten en nieuwe doorstromers die een van de genoemde studies in art 4.2 volgt of gaat volgen organiseert ter bevordering van de integratie van binnen- en buitenlandse studenten een masterlunch/diner, ontspannende activiteiten en uitjes organiseert mede met de studieverenigingen van Omgevingswetenschappen de Masterexcursie NGPS: maakt deel uit van de landelijke commissie welke het Nationaal Geografisch- en Planologisch Symposium organiseert. 3

4 heeft als doel de integratie tussen de universiteiten en hogescholen, die affiniteit hebben met ruimtelijke inrichting, te bevorderen en een platform te vormen voor overleg tussen de studenten met dezelfde affiniteit en de arbeidsmarkt Onderwijscommissie: ondersteunt de commissaris onderwijs door het uitvoeren van evaluaties van vakken, het signaleren van onderwijsproblemen, het organiseren van het onderwijsdebat in samenwerking met de OpCie, het organiseren van onderwijsgerelateerde bijeenkomsten en het jaarlijks uitreiken van de Vak van de Hucht -award organiseert vakevaluaties en speelt deze door aan de onderwijscommissaris, die ze bundelt, archiveert en doorstuurt naar de docenten, opleidingscoördinatoren en de OpCie heeft bij voorkeur de commissaris onderwijs als voorzitter Ouderdagcommissie organiseert de ouderdag voor tweedejaars Bachelorstudenten Presscie verzorgt de periodiek van de vereniging, Huchtgerucht. Deze wordt bij voorkeur vijf maal per jaar uitgebracht verzorgt eventuele andere promotionele activiteiten, zoals een Huchtitem Raad der Geniuën bestaat uit uitgetreden bestuursleden welke het zittende bestuur en de A.L.V. adviseren in te nemen beslissingen kan het bestuur desgevraagd ondersteunen in uit te voeren bestuurstaken heeft toegang tot alle documenten van de vereniging om te komen tot degelijke adviezen in het belang van de vereniging Shopcie: verzorgt tegen betaling elk collegejaar voor aanvang van de eerste Design Studio van de Bachelorspecialisatie Landschapsarchitectuur een tekenpakket voor de leden uit het tweedejaar verzorgt per collegejaar drie bestelmomenten, voor tekenmateriaal en gerelateerde artikelen via de website van Genius Loci, > Studie > Tekenmaterialen verkoopt in het Geniushok, tijdens de openingstijden, tekenmaterialen uit de GeniusShop aan leden Digicie: verzorgt de internetpagina van de vereniging en onderhoudt de sociale media accounts van de vereniging communiceert met de commissaris intern over de activiteitenkalender die op de internetpagina komt te staan is beheerder van het fotoarchief Topos: verzorgt de uitgave van het tijdschrift TOPOS. De voorwaarden waarop TOPOS toegetreden is tot Genius Loci staan vermeld in de Overeenkomst Genius Loci, Topos en Leerstoelgroepen, die als bijlage aan dit is toegevoegd Heeft ook buiten de toegangstijden toegang tot het hok. De aangewezen commissieleden kunnen op vertoon van hun WUR-card de sleutel voor het hok in bruikleen krijgen bij de receptie van Forum. Hun namen worden door de commissaris intern doorgegeven aan de receptie WC-BRIL: staat voor: De Weekend Commissie ter bevordering van de relatie en integratie van leden, organiseert jaarlijks het verenigingsweekend voor leden vraagt geen CAS subsidie aan bij de universiteit. 8. Verenigingsruimten 8.1 De eigen verenigingsruimte, het 'Geniushok', betreft een ruimte in Forum, gebouw WageningenUR. 8.2 Voor vergaderingen en overleg staat het Geniushok tijdens openingstijden ter beschikking aan het bestuur en de commissies. 8.3 Het hok is tijdens openingstijden open voor alle leden. 8.4 De bestuursleden zijn in het bezit van de sleutel voor het hok. 8.5 Na gebruikmaking van het Geniushok moet het netjes achter blijven. 8.6 In de kelder van het Forum staat in de archiefruimte een gesloten archiefkast waarin commissies en bestuur hun aantekeningen opbergen. De open archiefkast in het hok is toegankelijk voor commissieleden en het bestuur. 8.7 De gesloten archiefkast is slechts toegankelijk voor het bestuur. 9. Afgestudeerden 9.1 Als zij bij afstuderen nog lid zijn van Genius Loci, is tenminste één lid van het bestuur bij de bul-uitreiking aanwezig. 4

5 10. Donateurs: 10.1 zijn zij, die de vereniging financieel ondersteunen, geldend vanaf een bedrag boven het vastgestelde contributiebedrag van Genius Loci niet-student-leden hebben dezelfde rechten als niet-student-leden. 11. Sponsors: 11.1 geven Genius Loci financiële ondersteuning en/of diensten in natura ten behoeve van bepaalde activiteiten en/of in het algemeen, zoals de overeenkomst met de betreffende sponsor beschrijft. 12. Financieel 12.1 Na opheffen van de vereniging vervalt het batig saldo in zijn geheel aan het Laboratorium voor Ruimtelijke Planvorming. Dit financiële overkoepelende orgaan verdeelt het geld eerlijk over de drie leerstoelgroepen Landgebruiksplanning, Landschapsarchitectuur en Culturele Geografie. 5