Tien veelgestelde vragen over softwarelicenties

Transcriptie

1 BSA Tools Beginners Tien veelgestelde vragen over softwarelicenties Veel ondernemers zijn niet volledig op de hoogte van welke software er in hun bedrijf wordt gebruikt, en of zij wel over de juiste licenties beschikken. Riskant, want het gebruik van software zonder geldige licenties is strafbaar en kan tot hoge boetes leiden. Het loont dus de moeite om je als entrepreneur goed te verdiepen in de door jouw organisatie gebruikte software en licenties.

2 1. Is een aankoopfactuur genoeg om aan te tonen dat ik compliant ben, als ik een laptop koop waarop Windows staat geïnstalleerd? Nee. Om aan te tonen dat je compliant bent, is de aankoopfactuur zelf niet genoeg. Bij de aankoop van een laptop waarop Windows staat geïnstalleerd, is door de verkoper een certificaat van echtheid (COA), een hologram-cd en een handleiding meegeleverd. Om compliancy aan te tonen, moet je ook deze drie zaken kunnen overleggen. 2. Ben ik als opdrachtgever verantwoordelijk voor alle software van een door mij ingehuurde zzp er? Of ben ik alleen verantwoordelijk voor de compliancy van de software die nodig is voor het uitvoeren van de opdracht? Dat eerste. Zodra een zzp er zich met een device op jouw bedrijfsnetwerk bevindt, ben je als organisatie verantwoordelijk voor álle software op die computer. Je verantwoordelijkheid beperkt zich dus niet tot de software die nodig is om de opdracht te vervullen waarvoor de zzp er is ingehuurd.

3 3. Stel: mijn medewerker werkt thuis op zijn privécomputer met daarop een illegale versie van Windows. Hij logt daarmee via een VPN of remote desktop in op het bedrijfsnetwerk. Ben ik verantwoordelijk voor zijn illegale besturingssysteem? Ja. In eerste instantie ben je natuurlijk verantwoordelijk voor alle software die binnen de VPN en remote desktop draaien. Maar je bent als onderneming ook verantwoordelijk voor de software die een werknemer gebruikt om dat contact te maken. In dit geval een illegale versie van Windows. 4. Ben ik verantwoordelijk voor de apps die een medewerker zelf installeert op zijn door het bedrijf verstrekte smartphone? Ja. Als je je medewerkers smartphones verstrekt voor zakelijke doeleinden, ben je verantwoordelijk voor alle software op het apparaat. Dus ook voor de apps die medewerkers zelf op hun telefoons installeren. In wezen verschilt dit dus niet van het verstrekken van een zakelijke computer.

4 5. Een medewerker haalt werkmails op via zijn privételefoon of computer. Heb ik daarvoor een aparte licentie nodig? Dat ligt eraan. Wie via een telefoon of computer zijn ophaalt, doet dat via een mailserver. Het ligt aan het soort licentie dat voor deze server is afgesloten, of je per gebruikt device een aparte licentie nodig hebt of niet. Bij Microsoft bijvoorbeeld, is het zowel mogelijk om licenties per gebruiker af te sluiten, als per device. In het eerste geval heb je dan geen aparte licentie nodig voor een privételefoon. In het tweede geval wel. Het is dus belangrijk dat je je hierin verdiept voor jouw specifieke situatie. 6. Mijn onderneming maakt alleen gebruik van clouddiensten. Betekent dit dat ik altijd compliant ben? De kans dat je licenties aan alle eisen voldoen, is bij het gebruik van clouddiensten inderdaad groot. Theoretisch kan het hier wel misgaan als een clouddienst via een derde partij zoals een internetserviceprovider wordt aangeboden. Als eindgebruiker is het echter bijna onmogelijk om te achterhalen of deze partijen dit onderling goed hebben geregeld. Mocht dit niet het geval zijn, zal een softwareleverancier in dit soort gevallen daarom meestal aankloppen bij de tussenpersoon, en niet bij jou als eindgebruiker. Overigens is het ook bij het gebruik van clouddiensten goed om op de hoogte te zijn van de voorwaarden over bijvoorbeeld de licenties per gebruiker.

5 7. Mogen licenties van een holding ook worden gebruikt voor dochterbedrijven? Ja, alhoewel dat niet betekent dat alle medewerkers op één licentie mogen werken. Het maakt namelijk niet uit wie de licentie afneemt. Moederorganisaties kopen vaak licenties in voor dochterondernemingen, omdat ze dat een bulkkorting oplevert. Maar licenties worden meestal uitgegeven per gebruiker of per device. Ook als ze in bulk worden afgenomen, heeft elke gebruiker of elk device in dat geval gewoon een eigen licentie nodig. 8. Heb ik een licentie nodig voor gratis programma s zoals Winzip? Ook voor gratis programma s bestaan er licenties. Het is echter niet nodig om deze te registreren. Het is bij controles belangrijk dat je van commerciële en betaalde software de juiste licenties in huis hebt.

6 9. Wie is er in een franchiseconstructie verantwoordelijk voor de softwarelicenties? De franchisegever of -nemer? Ondernemers zijn zelf verantwoordelijk voor het hebben van de juist licenties. Meestal ligt de verantwoordelijkheid dus bij de franchisenemer, tenzij dit heel duidelijk anders is vermeld in een overeenkomst. Bij overtreding van de licentieregels zal de softwareleverancier meestal dus de franchisenemer aansprakelijk stellen. In sommige gevallen kan de franchisenemer dit wel weer op de franchisegever verhalen. 10. Moet ik licenties hebben voor computers die in opslag staan? Als op die computers software staat geïnstalleerd wel. Zelfs als het gaat om devices in opslag, die bijvoorbeeld pas worden ingezet als er een computer uitvalt, heb je licenties nodig voor de op het device geïnstalleerde software. Hierbij gaat het dus alleen om software die op de computer zelf staat geïnstalleerd. Voor het gebruik van applicaties op een netwerk, heb je pas een licentie nodig als je het device ook daadwerkelijk aansluit op dat netwerk.

7 bsa.org bsa.nl