Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan Hanging Up, is not an option for Messed Up. Let s CONNECT! Eva Beltman Marjolein van Swinderen Tim Nuninga Sarah Eberl Sven van der Heide Marc Zaadnoordijk Thomas van Berkel Henk Klooster Eduard Pupupin Stijn Chapelle Terence Duinkerken E.S.U.V Messed Up

2 1. Inleiding Hanging Up, is not an option for Messed Up. Let s CONNECT! 2. Organisatie Het kandidaatsbestuur is anders van opzet dan in voorgaande jaren en dit zal zijn invloed hebben op het voorgestelde beleid. Door met een grote groep (van 11 mensen) de vereniging te besturen, wordt de verantwoordelijkheid over meer leden verdeeld. Deze groep bestaat uit een aantal oud-bestuurders van Messed Up of andere verenigingen. De verwachting is dat door de aanwezige kennis de last van de bestuurstaken minder zal zijn. Kandidaatsbestuursleden en hun taken zijn: Voorzitter: Eva Beltman Secretaris: Marjolein van Swinderen Penningmeester: Tim Nuninga Wedstrijdcommissaris (intern): Sarah Eberl Wedstrijdcommissaris (extern): Sven van der Heide Vicevoorzitter: Marc Zaadnoordijk Materiaalcommissaris: Thomas van Berkel Promotie coördinator: Henk Klooster Bar coördinator: Eduard Pupupin Clinics coördinator: Stijn Chapelle Evenementen coördinator: Terence Duinkerken 2.1 Besluitvorming Het bestuur zal inzicht geven in haar besluitvorming door de bestuursvergaderingen open te stellen. Een week voor een bestuursvergadering zal op de website de agenda bekend worden gemaakt. Leden kunnen zich aanmelden voor deze bestuursvergadering en mogelijke agendapunten tot drie dagen voor de BV aandragen. Bestuursvergaderingen zullen eens per maand plaats vinden. Bestuursleden die verantwoordelijk zijn voor agendapunten zullen hierbij aanwezig zijn, voor de overige bestuurders is het niet noodzakelijk maar wel aanbevolen. De voorzitter, penningmeester en secretaris zullen zo veel mogelijk op vergaderingen aanwezig zijn. 2.2 Opvolging bestuur Om een nieuw bestuur goed voor te bereiden op een bestuursjaar willen we 2 weken na de Kick-In wisselen. Dit geeft een nieuw bestuur de ruimte om samen met het huidige bestuur de Kick-In invulling te geven. Daarnaast kunnen zij hun eigen verenigingsjaarplanner voor een vol jaar bepalen. Om dit bestuur voor te bereiden op hun jaar willen wij tijdig inzicht geven in een Messed Up bestuursjaar. Door middel van een jaardraaiboek weet een bestuurder of drukke periodes samen vallen met eveneens drukke periodes in zijn/haar studiecurriculum. 2.3 Communicatie Er zal gestreefd worden naar een tweewekelijkse infomail, echter houdt het bestuur de optie open om belangrijke informatie binnen deze termijn te en. Daarbij willen wij social media in gaan zetten om onze bestaande, maar ook nieuwe leden te benaderen. 2

3 Er zal worden ingezet op 1 vorm van social media, die actief bijgehouden wordt. De essentiële informatie zal niet via deze kanalen gaan. 3. Interne binding Als nieuwe leden een lidmaatschapsformulier hebben ondertekend, begint het integreren van deze persoon in de vereniging. Door evenementen te organiseren en het nieuwe lid onder te brengen bij de competitieteams verwachten wij dat leden sneller een band krijgen met Messed Up. Hierdoor zal de uitval van nieuwe leden binnen een jaar na ondertekening van het lidmaatschapsformulier verminderd worden. Er zal een grotere focus komen op deelname aan de NeFUB competitie (zowel grootveld als kleinveld). 3.1 Evenementen De teams worden verantwoordelijk voor het organiseren van 1 activiteit per jaar. Hierdoor zullen er sowieso 5 activiteiten in het jaar zijn. Het Messed Up weekend komt daar nog bij. Wij staan open voor en ondersteunen spontane initiatieven (pubquiz in de stad, middagje park etc.) vanuit de leden. Door de jaarplanner kunnen de evenementen en borrels gespreid worden. Borrels zullen worden gepland op een rustig moment, het bestuur verwacht er komend jaar 5 te organiseren. Daarnaast zijn alle activiteiten al bekend en is het promoten dus meer een herinnering. 3.2 Activisme van de leden Door een team verantwoordelijk te maken voor een evenement wordt, net als bij het veelkoppige bestuur, het werk verlicht door de vele handen. De data van de evenementen staan vast voor de teams en financiële ondersteuning is vooraf bekend. Wij willen leden niet verplichten tot een commissie maar wel stimuleren. Door in gesprekken de ambities/aspiraties/kwaliteiten van de leden te peilen verwachten we ze te kunnen plaatsen in een commissie die bij de persoon past. 3.2 Commissies De commissies van Messed Up blijven belangrijk, maar een aantal zal van insteek veranderen. Onveranderd blijven: Kascommissie Technische Commissie Promotiecommissie ISSTT commissie Clinicsteam Sponsorcommissie Barteam De volgende commissies zullen niet koste wat het kost behouden blijven maar elk initiatief wat past in een van deze commissies word ondersteund en gestimuleerd: MUrchandisecommissie Taartbakcommissie MUppet (of ander krantje/stukje mail/social media) De overige commissies blijven bestaan, maar veranderen iets van insteek. Evenementencommissie 3

4 Omdat de teams de activiteiten organiseren, zal deze commissie zich meer op het weekend richten. Het lijkt ons een leuke commissie om op in te stappen als nieuw lid. Webco Deze commissie zal meer betrokken worden bij de promotie. Zij kunnen een adviserende rol innemen bij de social media die we willen inzetten. 4. Externe binding 4.1 Werving Het totale aantal leden is onder te verdelen in drie type leden, zonder daarbij een waardeoordeel aan deze leden te geven, namelijk: competitieleden, trainingsleden en inactieve leden. De competitieleden trainen meestal een keer of vaker per week en spelen competitie. Opvallend is dat zij ook veel in commissies zijn vertegenwoordigd. De tweede groep bestaat uit leden die geen competitie spelen, wel met regelmaat komen trainen, maar niet altijd in een commissie zijn betrokken, de trainende-leden. Deze groep gaat in sommige gevallen later wel competitie spelen of heeft soms competitie gespeeld. Tot slot staan er op de ledenlijst van Messed Up ook inactieve-leden. Deze zien we niet (meer) op trainingen en daarbuiten is er ook geen contact. Het streven van 90 betalende leden, zoals vermeld in het Strategisch Meerjarenplan ( ), zal ook ons streven zijn, maar we zullen ons meer richten op het activeren van bestaande leden. 4.2 Sponsoring Het sponsorcontract met Exxellence Group is verlengd tot en met 30 december 2015, voor per jaar. Wij zullen niet actief bezig gaan met sponsoren werven. Met de huidige sponsor zullen wij contact blijven houden. 4.3 Promotie Voor het voortbestaan van Messed Up is het essentieel om aan promotie veel aandacht te besteden. De promotie zal voornamelijk plaatsvinden op de Universiteit. Het is al meerdere malen geprobeerd en erg moeilijk gebleken leden te werven op Saxxion. Er zullen nog wel enkele posters worden gehangen die de belangrijkste evenementen vermelden. De promotie wordt geconcentreerd rond twee momenten, het vriendentoernooi en de Kick-In. Het vriendentoernooi zal een naamsverandering ondergaan om het toegankelijker te doen overkomen op niet-vrienden van Messed Up. Gedacht wordt aan een open floorball/unihockey toernooi, uiteraard onder vermelding van onze sponsor. Het vriendentoernooi zal worden verplaatst naar eind februari/begin maart. Hiermee wordt ingespeeld op de korting die de Student Union dan op de Xtra-card geeft. Ook is dit voor de agenda van Messed Up veel gemakkelijker in te plannen, aangezien het eerder in een drukke periode viel. Het vriendentoernooi staat dit jaar niet op zich maar is de kern van een promotieperiode. In deze periode zal een promotieactiviteit worden neergezet samen met een introductietraining. Het doel van de promotieactiviteit is om mensen zelf floorball te laten spelen en om de sport zichtbaar te maken. Mogelijkheden zijn de huur van de opblaasboarding van de NeFUB en de aanschaf van een snelheidsmeter. Onze mooie sport is prima instaat zichzelf aan de man te brengen dus 4

5 dit hoeft niet te gebeuren door lollies/ijsjes en dergelijke weg te geven. De promotieperiode wordt afgesloten met een introductietraining, die in overleg met de Technische Commissie gevolgd zal worden door een interne competitie. Hierdoor worden potentiële nieuwe leden direct betrokken bij de vereniging. Deze interne competitie heeft dan ook een vergelijkbare insteek als het After-Kick-In-Toernooi. De Kick-In is voor elke vereniging op de universiteit het belangrijkste moment om de vereniging te profileren en nieuwe leden te werven. Voor dit jaar willen wij uitdragen dat Messed Up een gedreven, gepassioneerde en gezellige vereniging is. Daarbij zal er zoveel mogelijk sportgerelateerde promotie plaatsvinden, waarbij de nuldejaars zelf de stick in de handen nemen. Ook zullen wedstrijdbeelden van World Floorball Cups en/of Zweedse Liga wedstrijden getoond worden op laptops/beamers. Aangezien anderhalve week enthousiast promotie maken voor de meeste mensen zwaar is, worden extra leden gevraagd om te helpen tijdens de Kick-In. Een doegroep wordt alleen gevormd op initiatief van leden. Enthousiaste doegroepouders zijn absoluut een goede promotie voor de vereniging. Wij gaan echter geen leden pushen om doegroepouder te worden. Dit kan eerder leiden tot spanningen tussen de nuldejaars en de ouders wat geen goede promotie voor onze vereniging is. De Kick-In zal worden afgesloten met een introductietraining gevolgd door het After-Kick-In-Toernooi. Het promotiemateriaal zal komend jaar versterkt worden door de komst van een snelheidsmeter, de stickers en nieuwe full color flyers. Een snelheidsmeter geeft de promotiecommissie de mogelijkheid om op een professionele manier een sportgerelateerd competitietje neer te zetten. Hierbij wint diegene met het hardste schot een prijsje. Dit is vergelijkbaar met de roeibanken van Euros en de 100 meter sprint van Kronos. De stickers staan al even op de agenda van Messed Up, maar zullen actief worden ingezet dit jaar. De flyers hebben hun tijd gehad en zullen vervangen worden door andere flyers die aan zullen sluiten bij de recent ontwikkelde posters. Op de flyers zal er aandacht worden besteed aan Engelssprekenden, maar het grootste deel van de tekst zal in het Nederlands zijn. Traditioneel worden Messed Up promotieactiviteiten gekenmerkt door grote hoeveelheden fietsflyers. Wij willen de hoeveelheid van deze fietsflyers drastisch gaan beperken. Hetzelfde geldt voor de zwart op groen posters, deze zullen enkel op prominente plekken in de gebouwen en bij studieverenigingen worden opgehangen en niet meer op de posterzuilen. Het effect van de posterzuilen lijkt erg gering. Belangrijk onderdeel van het promotiemateriaal is het bepalen van hun effect. Er zal daarom actief worden uitgezocht of het aantal bezoeken van de website na specifieke promotie-acties is gestegen. Hiervoor wordt een Google analytics account aangemaakt Website De website willen we verder inzetten, mogelijkerwijs door deze te koppelen met Twitter en een QR-code. De mogelijkheden hiervan zijn eindeloos, maar we kijken naar een goede toepassing voor een vereniging als Messed Up. Net als eerder genoemd zal de website zich ook richten op nieuwe bezoekers. Deze willen we een aantrekkelijk beeld geven van de sport en inzicht geven in de mogelijkheden bij Messed Up. Daarnaast zal de lay-out van de website aangepast worden waardoor de agenda met komende activiteiten een prominentere plek krijgt. 5

6 4.4 Clinics Als optie willen we graag kijken of we de Duitsers die een taalcursus volgen kunnen benaderen voor clinics of trainingen. Door deze groep voor de Kick-In al te benaderen hebben we een voorsprong op onze concurrenten. Wij zullen actief clinics werven bij studenten, waarbij gedacht kan worden aan disputen, sportverenigingen en eventueel medewerkers van de UT. Voor de actief benaderde groepen moet het mogelijk zijn om een Xtra-card te kopen en lid te worden. Medewerkers hebben automatisch al een Xtra-card. Andere clinics die worden aangeboden zullen we aannemen tegen financiële vergoeding. Met name terugkerende (goed betalende) clinics zullen we trachten te behouden. 6