Transcriptie

1

2

3

4

5

6

7

8 UNIVERSITEIT TWENTE. r Inspectie van het Onderwijs t.a.v. Drs. J.W. van Wingerde Postbus 2730 V \ 3500 GS Utrecht ) VAN DATUM PAGINA College van Bestuur van 2 Universiteit Twente ONS KERNMERK CvBUIT 1429 AFDELING CESIFEZ ONDERWERP ZIENSWIJZE UNIVERSITEIT TWENTE N.A V. RAPPORT ONDERZOEK VERBLIJFSTATUS BUITENLANDSE NIET-EER STUDENTEN Geachte heer Van Wingerde, 4* t,., In uw rapport van 10 augustus 2015 stelt u de uitkomsten van het onderzoek naar de verblijfstatus van niet-eer studenten met een type 1 verblijfsvergunning vast. Op basis van dit onderzoek heeft u geconcludeerd dat er bij Universiteit Twente in de Rijksbijdrage 2014 en 2015 in totaal 121 inschrijvingen en/of graden van niet-eer studenten met een type 1 verblijfsvergunning ten onrechte zijn bekostigd. Wij erkennen deze bevinding. Middels deze brief maakt de Universiteit Twente gebruik van de mogelijkheid om haar zienswijze op dit rapport te geven. In deze reactie geeft de Universiteit Twente een toelichting op de oorzaak van deze bevinding en de problemen waar de Centrale Studentenadministratie tegen aanloopt bij de verwerking van verblijfsdocumenten in centrale registers. In uw rapport inzake het onderzoek van de verblijfstatus van niet-eer studenten heeft u de conclusie getrokken dat de Universiteit Twente niet-eer studenten met een verblijfvergunning type 1 in het centrale register heeft geregistreerd met waarde 1, terwijl deze studenten na verificatie van de specifieke redenen voor verblijf met waarde 9 geregistreerd hadden moeten worden (zoals door DUO aangegeven in het programma van eisen). Deze waarde geeft aan dat de verblijfsvergunning is gecontroleerd door de instelling en geen recht geeft op bekostiging. De Universiteit Twente verifieert van alle niet-eer studenten met een verblijfsdocument zowel het type verblijfsdocument (voorkant), als de reden van verblijf (achterkant). Per student is het type verblijfsvergunning (1 t/m IV) gecontroleerd en tevens is geverifieerd of de student voldeed aan één van de negen voorwaarden (specifiek voor type 1 verblijfsdocument) voor bekostiging. Als deze interne controle door de Centrale Studentenadministratie is uitgevoerd, vindt documentatie van de interne controle plaats in het Student Informatie Systeem (SIS). In het kader van de bekostigingscontrole en jaarrekeningcontrole maakt de instellingsaccountant ook jaarlijks gebruik van deze interne controlewerkzaamheden middels deelwaarnemingen. Wij willen benadrukken dat de Universiteit Twente betreffende verblijfsvergunningen heeft gecontroleerd en heeft vastgesteld dat deze geen recht geven op bekostiging. Echter, voor betreffende niet-eer studenten blijkt enkel de markering met waarde 9 niet te zijn geregistreerd, omdat het de Universiteit Twente niet bekend Postbus AE Enschede

9 UNIVERSITEIT TWENTE. DATUM ONS KEN MERK PAGINA 7 / CvB UIT van 2 1,,, J was dat onderscheid diende te worden gemaakt tussen waarde 1 (recht op bekostiging) en waarde 9 (geen recht op bekostiging). Voor het eerst in het Programma van Eisen CRI-HO van 21 december 2010 is opgenomen dat voor betreffende studenten het documenttype verblijfsvergunning 1 expliciet met waarde 9 aangeleverd moet worden. Het is de Universiteit Twente niet opgevallen dat de instructie op dit punt is aangepast in dit buitengewoon omvangrijke document, dat in 2010 is samengevoegd uit meerdere voorheen zelfstandige procesdocumenten. Bovendien blijkt nu, dat de consequentie van aanlevering van alle niet-eer studenten (waar de Universiteit Twente enkel de niet-eer studenten had moeten aanleveren die aan één van de negen voorwaarden voldeden) is, dat inschrijvingen/graden direct als bekostigd worden aangemerkt. Dit is nooit gecommuniceerd door DUO en/of toegelicht in het Programma van Eisen. De Universiteit Twente heeft de gegevens over de verblijfsvergunningen van alle niet-eer studenten aangeleverd in de veronderstelling dat DUO die gegevens ook van ons verwachtte en met de volle overtuiging dat deze studenten niet bekostigd zouden worden. Voorheen heeft exact dezelfde werkwijze niet tot bekostiging van deze specifieke groep studenten geleid, waardoor bij ons de indruk bestaat dat deze fout een gevolg is van de conversie van CRI-HO naar BRONHO en derhalve een systeemfout betreft die de Universiteit Twente niet aangerekend mag worden.. Wij zijn van mening dat DUO ontoereikend heeft gecommuniceerd over de aanpassing van het Programma van Eisen ten aanzien van de toevoeging van waarde 9 voor het documenttype verblijfsvergunning 1. Dit wordt nogmaals bevestigd doordat in februari 2015 vanuit DUO een extra duidelijke handleiding over de registratie van verblijfsdocumenten van niet-eer studenten beschikbaar is gekomen. DUO heeft contact gezocht met de HO-instellingen en duidelijke uitgelegd dat verblijfsdocumenten type 1 van studenten die geen recht op bekostiging hebben, aangeleverd moeten worden met waarde 9. Daarmee geeft DUO in feite aan dat de informatievoorziening in de jaren daarvoor, niet duidelijk is geweest. Dit blijkt tevens uit het feit dat niet enkel de Universiteit Twente, maar meerdere HO-instellingen deze aanpassing niet hebben opgemerkt en ten onrechte bekostiging hebben ontvangen voor deze categorie niet-eer studenten. De Universiteit Twente heeft, net als diverse andere HO-instellingen, inderdaad ten onrechte bekostiging ontvangen, maar nooit moedwillig een niet-eer student instellingscollegegeld laten betalen én voor Rijksbekostiging opgevoerd. Samenvattend zijn wij van mening dat de Universiteit Twente geen verwijt kan worden gemaakt, maar dat DUO in gebreke is gebleven vanwege de hiervoor genoemde systeemfout en gebrekkige communicatie. Omdat de Universiteit Twente niet verwijtbaar heeft gehandeld zijn wij van mening dat van terugbetaling geen sprake kan zijn. Hoogachtend, Namens het College van Bestuur / Mr. H.J. van Keulen, Secretaris van de Universiteit Twente.