Nulmeting. (Elektronische) Facturen Business-to- Government (B2G) drs. J.P. Vendrig J.J. Boog H. de Bondt

Transcriptie

1 Nulmeting (Elektronische) Facturen Business-to- Government (B2G) drs. J.P. Vendrig J.J. Boog H. de Bondt Zoetermeer, juni 2008

2 Dit onderzoek is gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken. De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij EIM bv. Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, alsmede opslag in een retrieval system, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van EIM bv. EIM bv aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. The responsibility for the contents of this report lies with EIM bv. Quoting numbers or text in papers, essays and books is permitted only when the source is clearly mentioned. No part of this publication may be copied and/or published in any form or by any means, or stored in a retrieval system, without the prior written permission of EIM bv. EIM bv does not accept responsibility for printing errors and/or other imperfections.

3 Inhoudsopgave Samenvatting 5 1 Inleiding 9 2 Doelstelling, definities en uitgangspunten Doelstelling Definities nulmeting, factuur, elektronische factureren, bedrijven en overheid Uitgangspunten ten aanzien van de specificaties bij de nulmeting 12 3 Onderzoeksverantwoording Inleiding De onderzoeksmethoden Stap 1: oriënterende interviews met overheidsorganisaties Stap 2: de opzet en uitvoering van de overheidsenquête 17 4 Onderzoeksresultaten Totale omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis Wijze waarop B2G-inkoopfacturen afgehandeld kunnen worden Elektronische facturering Onderverdeling B2G-inkoopfacturen naar soort goederen en dienst Toekomst Betalingsverzoeken 36 5 Conclusies 39 Bijlagen I Zelfstandige Bestuursorganen naar departement 43 II Inspecties/baten-lastendiensten 47 III Overige onderzoeksresultaten 49 3

4

5 Samenvatting Aantal B2G-facturen per jaar Het aantal B2G-inkoopfacturen op jaarbasis bedraagt bijna 10,5 miljoen. Bijna een derde daarvan is door de overige uitvoeringsorganisaties 1 ontvangen; de middelgrote gemeenten volgen met circa 28%. Het gemiddeld aantal B2G-inkoopfacturen voor alle overheidsorganisaties is ruim De ministeries kennen het hoogste gemiddelde, te weten ruim , gevolgd door de grotere gemeenten met ruim Percentage elektronische B2G-facturen Van de bijna 10,5 miljoen B2G-inkoopfacturen is bijna 4% een elektronische factuur, overeenkomend met bijna Vooral de kleine gemeenten blijken relatief de meeste elektronische inkoopfacturen te kennen, namelijk 4,3%. Bij de middelgrote gemeenten is dat aandeel het laagst: 1,6%. Aantal en typering van de goederen en diensten waarvoor bedrijven de B2G-facturen versturen Van het totaal aantal B2G-inkoopfacturen (bijna 10,5 miljoen) heeft ruim 15% betrekking op de inhuur van externen en uitzendkrachten. De infrastructurele werken nemen met bijna 15% een tweede plaats in, gevolgd door de kosten van automatisering en ICT. Binnen de typen overheidsorganisaties zijn infrastructurele werken bij de kleine gemeenten (met bijna 31%), de provincie (bijna 28%) en de waterschappen (bijna 27%) verantwoordelijk voor de meeste B2G-inkoopfacturen. Bij ministeries komt de inhuur van derden en uitzendkrachten op de eerste plaats (bijna 25%). Ook bij de grote gemeenten is dat het geval (21%), alsmede bij de overige uitvoeringsorganisaties (bijna 20%). Wijze van verwerking van elektronische B2G-inkoopfacturen De meest optimale afhandeling van de elektronische factuur is 'niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken'. Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, komt dat bij 9% voor. Het meest komt voor: 'het uitprinten en handmatig verwerken (met eventueel scannen) van de elektronische facturen', namelijk ruim 71%. Het beeld per type overheidsorganisatie is wisselend. Opvallend is dat 100% van de provincies de elektronische factuur uitprint en handmatig verwerkt (met eventueel scannen). Gehanteerde methoden voor het elektronisch factureren Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, blijkt vooral de elektronische handtekening door overheidsorganisaties te worden geaccepteerd (bijna 5%). Bij de grotere gemeenten is dat aandeel hoger (16%). 1 In dit rapport worden de ZBO s (zelfstandige bestuursorganen) en de uitvoerende organisaties en diensten (zoals inspecties, agentschappen, baten-lastendiensten e.d.) gezamenlijk als overige uitvoeringsorganisaties aangeduid. 5

6 Ministeries hanteren met name een andere methode dan EDI en de elektronische handtekening die door de Belastingdienst is goedgekeurd (ruim 14%). Het grootste deel geeft echter een alternatieve vorm aan (de categorie 'anders'), mogelijk vanwege onbekendheid. Uit die antwoorden blijkt dat de gesprekspartners van de overheidsorganisaties afwijken van de toegestane methoden. Het overgrote deel geeft aan de PDF als methode te hanteren. Mate waarin plannen bestaan om in de toekomst elektronisch factureren in te voeren Ondanks dat de meerderheid van de overheidsorganisaties stelt elektronisch factureren niet af te kunnen dwingen, zijn er bij meer dan de helft (ruim 54%) plannen aanwezig om het elektronisch factureren in te gaan voeren. Vooral bij ministeries (bijna 87%) en de waterschappen (76%) is dat het geval. Gewenste ondersteuning bij de introductie van elektronisch factureren, alsmede de gewenste vorm Aan de vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%), is gevraagd op welke wijze de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren. Het grootse deel geeft aan dat er meer voorlichting nodig is (ruim 15%); 10% vindt dat er helemaal geen ondersteuning nodig is. Het beeld per type overheidsorganisatie is divers. Ministeries en de grote gemeenten vinden dat er vooral meer voorlichting nodig is (bijna 36%, respectievelijk 25%). Waterschappen roepen binnen de categorie 'anders' vooral om een standaardprotocol (bijna 30%) en kleine gemeenten stellen dat er meer geld nodig is (bijna 21%). Gemiddelde termijn waarop overheidsorganisaties willen beginnen of uitbreiden met elektronische facturering Gemiddeld willen overheidsorganisaties over iets meer dan 2 jaar met de elektronische facturering beginnen of deze verder uitbreiden. De provincies en de ministeries zijn het meest ambitieus en willen al over ongeveer een jaar beginnen of verder uitbreiden. De grote gemeenten zijn met ongeveer 3,75 jaar het meest afwachtend. Aantal betalingsverzoeken per jaar Ook de andere kant van de medaille is belicht: de G2B-stroom (government to business), niet zozeer van facturen, maar wel van (elektronische) betalingsverzoeken aan bedrijven. Voorbeelden van betalingsverzoeken zijn aanslagen, leges, heffingen en verhuur van accommodaties. De totale omvang van de (G2B) betalingsverzoeken is bijna 17 miljoen 1. De overige uitvoeringsorganisaties nemen daarvan het grootste deel voor hun rekening, namelijk ruim 15 miljoen, overeenkomend met bijna 89%. De overige overheidsorganisaties volgen op gepaste afstand. 1 De omvang van 17 miljoen betalingsverzoeken is exclusief die van de Belastingdienst. Op basis van de recent uitgevoerde 0-meting Administratieve Lasten 2007 zijn er door de Belastingdienst in totaal ongeveer tussen de 12 en 13 miljoen aanslagen aan bedrijven opgelegd (waarvan bijna de helft betrekking heeft op de Loonheffing). 6

7 Samenvattende figuur figuur 1 omvang en onderverdeling B2G-inkoopfacturen 10,4 miljoen facturen Kantoorartikelen Kantoordiensten Nutsvoorzieningen Inhuur van externen/ uitzendkrachten Bancaire diensten Telecommunicatie - diensten Automatisering/ ICT elektronische facturen Infrastructurele werken System-to-System aanpak Overig Web-presentment PDF-attachment Weet niet/w.n.z Uitprinten en handmatig verwerken Uitprinten en geautomatiseerd verwerken Niet uitprinten en handmatig verwerken Niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken

8

9 1 Inleiding In sommige landen wint elektronisch factureren duidelijk terrein. Zo heeft de overheid in Denemarken en Zweden gekozen voor een strategie waarbij ondernemingen verplicht zijn facturen aan de overheid elektronisch aan te leveren. In Finland wordt elektronisch factureren al meer dan 30 jaar toegepast, in eerste instantie tussen grote bedrijven op basis van interne standaarden (een ontwikkeling die ook in Nederland wordt toegepast). De Nederlandse overheid wil het elektronisch factureren graag propageren. De directie ICT en Toepassingen van het Ministerie van Economische Zaken is in februari 2008 een project gestart ter introductie van elektronisch factureren bij de overheid. Een van de doelstellingen daarbij is dat de overheid over drie jaar, aan het eind van het project, 10% van de facturen van bedrijven elektronisch heeft ontvangen en verwerkt. Voor de duidelijkheid: het gaat hier om facturen van het bedrijfsleven naar de overheid (Business-to-Government i.c. B2G). Met andere woorden: het betreft hier de inkoopfacturen van de overheid voor geleverde goederen en/of verleende diensten door het bedrijfsleven (in het vervolg van deze rapportage B2G-facturen genoemd). Om de doelstelling van 10% elektronische B2G-facturen in de tijd te kunnen monitoren, is een nulmeting nodig die een overzicht biedt van de aantallen (elektronische) B2G-facturen op dit moment naar een aantal specificaties, zoals: het aantal B2G-facturen per jaar; het percentage elektronische B2G-facturen; het aantal en de typering van de bedrijven die de facturen versturen; de huidige wijze van factuurontvangst en -verwerking, zoals het gebruik van een handmatige of geautomatiseerde administratie, uitbesteding aan derden, mate van integratie met inkoopportalen en/of processen; in geval van elektronisch factureren: de verschijningsvorm en de gebruikte methode; de aanwezigheid van plannen voor elektronisch factureren; de gewenste ondersteuning bij de introductie van elektronisch factureren, alsmede de gewenste verschijningsvorm, de geschatte benodigde tijd om e-factureren operationeel te hebben. Dit overzicht moet gesegmenteerd zijn naar verschillende overheidsorganisaties: ministeries, uitvoeringsorganisaties (waaronder Zelfstandige Bestuursorganen), provincies, waterschappen en gemeenten. Het Ministerie van Economische Zaken heeft EIM opdracht verleend tot het uitvoeren van een nulmeting B2G-facturen conform de hiervoor genoemde specificaties. De onderhavige rapportage is de weerslag van die opdracht. Leeswijzer Na dit inleidende hoofdstuk wordt in hoofdstuk 2 ingegaan op de uitgangspunten van het onderzoek. De onderzoeksverantwoording (opzet en uitvoering van het onderzoek) komt in hoofdstuk 3 aan de orde. Hoofdstuk 4 bevat de onderzoeksresultaten. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 de belangrijkste conclusies van het onderzoek weergegeven. 9

10

11 2 Doelstelling, definities en uitgangspunten 2.1 Doelstelling Het onderzoek moet betrouwbare ramingen opleveren van het aantal (elektronische) facturen dat jaarlijks door bedrijven aan de overheid wordt verzonden, dit in verband met de inkoop van goederen en diensten door de overheid. Het is belangrijk om duidelijkheid te geven over de uitgangspunten en de terminologie die van toepassing zijn geweest in de nulmeting. Daarom wordt hierna ingegaan op een aantal definities en een nadere uitwerking van de vereiste specificaties. 2.2 Definities nulmeting, factuur, elektronische factureren, bedrijven en overheid Centraal in het onderzoek staat: een nulmeting van aantallen (elektronische) facturen van bedrijven aan overheidsorganisaties. Hieronder wordt ingegaan op de inhoud van deze begrippen. Nulmeting Feitelijk is een nulmeting niet meer dan een inventarisatie van de IST- (huidige) situatie, echter met een specifiek doel. Vanuit deze IST-situatie kan makkelijk en weloverwogen naar een SOLL (toekomstige) situatie toegewerkt worden. De bedoeling van een nulmeting is om inzicht te krijgen in de stand van zaken bij de aanvang van het ontwikkelproces van het aantal (elektronische) facturen. B2G-factuur Ondernemers verstrekken, naar aanleiding van geleverde goederen of diensten, een factuur aan de overheidsorganisatie (B2G). Niet alleen als onderdeel van een proces om de inkomsten, en daarmee de bedrijfsvoering, te borgen, maar ook omdat dat verplicht is vanwege de wettelijke administratie- en bewaarplicht, de te betalen BTW en andere belastingen. Een verkoopfactuur van bedrijven aan een overheidsorganisatie is een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten. De verkoopfacturen van bedrijven komen als inkoopfacturen bij de overheidsorganisaties binnen. In deze nulmeting staan de omvang en kenmerken van de inkoopfacturen voor de overheid centraal. Elektronisch factureren Elektronische facturen zijn facturen die niet op papier van de verzender naar de ontvanger gaan. Vormen waarin elektronisch factureren kan voorkomen zijn: System-to-System aanpak, waarbij computersystemen van leverancier en ontvanger met elkaar communiceren, al dan niet met behulp van een intermediair (bedrijf dat het elektronisch factureren verzorgt); Webpresentment, waarbij de factuur op internet wordt gezet en de ontvanger een link (URL) krijgt die aangeeft waar de factuur te vinden is; PDF, waarbij een verzonden wordt en de factuur als PDF-attachment is bijgevoegd. 11

12 Bedrijfsleven Het bedrijfsleven bestaat uit alle sectoren van de economie, met uitzondering van de publieke delen van het openbaar bestuur, overheidsdiensten en de verplichte sociale verzekeringen (SBI'93 code 75), en het onderwijs (SBI'93 code 80). Voor deze uitzonderingen geldt dat de private onderdelen erin wél onder het bedrijfsleven vallen. Het criterium hierbij is de vraag of organisaties al dan niet kostendekkend zijn. Is dit het geval, dan is er sprake van bedrijfsleven. Dit conform de definitie van het Centraal Bureau voor de Statistiek in de Nationale Rekeningen. Overheidsorganisaties Onder de publieke sector vallen eenheden die activiteiten organiseren in het algemeen belang. Kenmerkend voor die eenheden is dat de werkzaamheden niet worden uitgevoerd met een winstoogmerk. Het gaat om bestuurlijke lichamen met taken die door de overheid zijn ingesteld, zoals: ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen; ZBO's (zelfstandige bestuursorganen). Zie voor een opsomming bijlage I; uitvoerende organisaties en diensten, zoals inspecties, agentschappen/batenlastendiensten, politiediensten en rechterlijke macht. Zie voor een opsomming bijlage II. In het vervolg van dit rapport worden de ZBO's en de uitvoerende organisaties en diensten gezamenlijk als 'overige uitvoeringsorganisaties' aangeduid. 2.3 Uitgangspunten ten aanzien van de specificaties bij de nulmeting Hierna worden een aantal uitgangspunten geformuleerd die samenhangen met de gewenste specificaties van de opdrachtgever in het kader van de nulmeting. Aantallen B2G-facturen per jaar Uitgangspunt is het aantal B2G-facturen op jaarbasis. Het aantal B2G-facturen is door respondenten geschat op basis van het aantal facturen van een recent(e) gemiddeld(e) week, maand, kwartaal of jaar en is eventueel gecorrigeerd voor de periode waarvoor duidelijk meer of minder facturen zijn binnengekomen dan gemiddeld. Percentage elektronische B2G-facturen Het aandeel elektronische B2G-facturen is op dezelfde wijze bepaald als hiervoor aangegeven bij het totaal aantal B2G-facturen. Aantal en typering van de goederen en diensten waarvoor bedrijven de B2G-facturen versturen Het is van belang om een typering van de bedrijven die de B2G-facturen (elektronisch) versturen, te onderscheiden. Het gaat met name om perspectiefrijke sectoren waarbij ervan uitgegaan kan worden dat elektronische facturering nu of de komende drie jaren substantieel is en/of kan worden. Het gaat bijvoorbeeld om (elektronische) B2G-facturen aan de overheid van bedrijven voor producten en diensten als kantoren, kantoordiensten (printers, waterkoelers, koffieautomaten), nutsvoorzieningen, inhuur van externen/uitzendkrachten, bancaire en tele- 12

13 communicatiediensten (internet, telefoon), automatisering en ICT en infrastructurele werken (wegen, bruggen, riolering e.d.). Huidige wijze van factuurontvangst en -verwerking Ten aanzien van de huidige wijze van factuurontvangst en -verwerking zijn een aantal aspecten onderscheiden, te weten: het gebruik van een handmatige of geautomatiseerde administratie. Indien de factuuradministratie met een softwarepakket wordt uitgevoerd, is er sprake van een geautomatiseerde administratie. Indien facturen bijvoorbeeld in Word of Excel worden opgesteld en verstuurd, is er sprake van handmatige administratie; uitbesteding aan derden; mate van integratie met inkoopportalen en/of bestelprocessen. Door leveranciers elektronisch te laten factureren of door gebruik te maken van 'selfbilling' kunnen aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd. De voordelen van elektronisch factureren zijn het grootst als het in combinatie met elektronisch bestellen wordt uitgevoerd. Dan is immers alle informatie over de bestelde en geleverde producten in het e-procurementsysteem aanwezig. Facturen kunnen eenvoudig met de bestellingen en de leveringen worden vergeleken. In geval van elektronisch factureren de gehanteerde vorm en de gebruikte standaard In Nederland is begin 2007 een verkenning uitgevoerd naar elektronisch factureren door het Forum Standaardisatie. Het resultaat van deze verkenning is verwoord in een rapport dat onder meer ingaat op standaards, nationale initiatieven en ontwikkelingen in andere (EU-)landen op het gebied van elektronisch factureren. Essentieel voor het succes van e-factureren is immers dat alle bedrijven en instellingen zich kunnen vinden in een standaard. De standaarden genoemd in het rapport van het Forum Standaardisatie vormen het uitgangspunt, en daarnaast eventuele andere onderscheiden standaarden genoemd door respondenten. De aanwezigheid van plannen voor elektronisch factureren Plannen van overheden om elektronisch te gaan factureren zijn interessant om te weten, omdat bij deze overheden het groeipotentieel aanwezig is om de komende jaren grote slagen te maken met het aantal elektronische facturen. Gewenste ondersteuning bij de introductie van elektronisch factureren, alsmede de gewenste vorm Om elektronisch factureren te stimuleren bij de overheid is inzicht in de drempels die dit belemmeren en de gewenste ondersteuning om het te bevorderen van belang. Geschatte benodigde tijd om e-factureren operationeel te hebben Het gaat hier niet om de totale tijdsbesteding die nodig is om te komen tot e- factureren, maar het gaat om de doorlooptijd alvorens de overheidsorganisaties facturen zouden kunnen ontvangen. 13

14

15 3 Onderzoeksverantwoording 3.1 Inleiding Het doel van het onderzoek is om een betrouwbare raming te verstrekken van het aantal (elektronische) B2G-facturen dat jaarlijks door bedrijven aan de overheid wordt opgesteld, dit in verband met de inkoop van goederen en diensten door de overheid. In dit hoofdstuk is verantwoording afgelegd over de wijze waarop de gewenste resultaten zijn verkregen. Het startpunt hierbij vormt de constatering dat informatie omtrent het aantal (elektronische) facturen dat jaarlijks door bedrijven voor de overheid wordt opgesteld, niet uit bestaande - makkelijk raadpleegbare - databronnen kan worden verkregen. Deze constatering heeft ertoe geleid dat inzicht in het aantal (elektronische) facturen dat bedrijven jaarlijks opstellen voor de overheid alleen via indirecte wegen kan worden verkregen. Dit betekent dat informatie via de overheidsorganisaties is verzameld. 3.2 De onderzoeksmethoden Via twee onderzoeksmethoden zijn de onderzoeksgegevens verkregen: 1 oriënterende interviews met overheidsorganisaties; 2 een enquête onder overheidsorganisaties en ophoging resultaten. Een groot deel van de benodigde onderzoeksgegevens is verkregen via een steekproef onder circa 900 Nederlandse overheidsorganisaties. Ter voorbereiding op deze enquête zijn vooraf tien oriënterende interviews gehouden, dit om de vraagstelling in de overheidsenquête zo scherp mogelijk te kunnen opstellen. Na afloop van de enquête, in de vorm van een telefonisch voor te leggen vragenlijst, zijn de resultaten opgehoogd naar macrototalen voor Nederland. In het onderstaande zijn de afzonderlijke onderzoeksstappen toegelicht. 3.3 Stap 1: oriënterende interviews met overheidsorganisaties Het doel van de oriënterende interviews is om informatie te verwerven over de wijze waarop de overheid met (elektronische) facturen omgaat. Met deze informatie is de enquête, die in de volgende fase heeft plaatsgevonden, zo goed en zo compleet mogelijk opgesteld. In deze interviews is ingegaan op de volgende onderwerpen: inschatting van aantal inkopen: aantal facturen en de spreiding in aantal facturen over een bepaalde tijdsperiode (bijv. een jaar); verzamelfacturen: bij hoeveel leveranciers is dit gebruikelijk, gemiddelde bedrag per verzamelfactuur, gemiddeld aantal transacties per factuur, maandelijks/per kwartaal/jaarlijks; betaling van de vergoeding in gedeelten: aantal deelbetalingen, hoe vaak komt dit voor, wat is dan de gemiddelde omvang van de transactie; 15

16 elektronisch factureren: hoe vaak komt het voor, bij welke leveranciers, omvang leveringen, hoe vaak is er een papieren totaaloverzicht, is de elektronische handtekening geregeld; facturen voor doorlopende prestaties: hoe vaak komt dit voor en hoe vaak wordt een factuur verstuurd; controle op gebruikte terminologie/vaktermen etc. in overheidsenquête; de functie van de persoon bij de overheid die het beste kan worden benaderd voor de enquête. Voor deze oriënterende fase zijn tien expert-interviews gehouden. Bij de selectie is gelet op de spreiding over de overheidsorganisaties. In tabel 1 is een overzicht gegeven van de overheidsorganisaties in Nederland naar type. tabel 1 type overheidsorganisaties naar aantallen Type overheidsorganisatie Aantal Ministeries 16 Gemeenten (> ) 25 Gemeenten ( > ) 229 Gemeenten (< ) 189 Provincies 12 Waterschappen 27 Uitvoeringsorganisaties (w.o. ZBO's)* ca. 400 Totaal ca. 900 * Zie Pyttersen's Nederlandse Almanak, een jaarlijks verschijnend handboek (sinds enige jaren ook op cd-rom) van organisaties, instellingen en personen in Nederland. Bron: Pyttersen Almanak. In overleg met het ministerie van EZ zijn expert-interviews gevoerd met vertegenwoordigers van inkoopafdelingen dan wel financiële afdelingen van: 3 gemeenten: de gemeenten Utrecht (grote gemeente), Eindhoven (middelgroot) en Voorschoten (klein); 3 uitvoeringsorganisaties: het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI), de Belastingdienst en ICTU; 2 ministeries: Economische Zaken (regiebureau Inkoop) en Defensie (Centraal Betaalkantoor Defensie); de provincie Zuid-Holland en de Unie van Waterschappen. Met de input van deze gesprekken heeft EIM enerzijds gevoel gekregen hoe de inkoop verloopt, wat men weet van en hoe men staat tegenover elektronisch factureren (voordelen, nadelen, vermeende misvattingen, valkuilen, etc.). Anderzijds is daarmee informatie gegenereerd voor de vragenlijst van fase 2: een telefonische enquête onder de respondentgroep. 16

17 3.4 Stap 2: de opzet en uitvoering van de overheidsenquête De aard van de te achterhalen informatie Bij de enquête valt de onderzoeksmethodiek uiteen in twee stappen: de opzet en uitvoering van de enquête zelf (stap 2A) en de ophoging van de verkregen enquêteresultaten naar betrouwbare landelijke gegevens (stap 2B). Beide stappen zijn in de volgende twee paragrafen afzonderlijk nader toegelicht Stap 2A: de opzet en de uitvoering van de overheidsenquête De kernvraag waar het in de overheidsenquête om draait, is de volgende vraag: Hoeveel facturen stellen bedrijven voor de overheid gemiddeld in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een maand of jaar) op?'. en hoeveel daarvan zijn e- facturen? Als dit gegeven voor een bepaald aantal overheidsorganisaties bekend is, kan in principe het totale aantal (elektronische) facturen dat jaarlijks in Nederland door de overheid wordt ontvangen, door ophoging worden bepaald. Daarbij gaat het om de inkoopfacturen waar de Nederlands overheid mee te maken heeft. De doelstelling van het onderzoek is overwegend kwantitatief. Daarbij is het een nulmeting, wat aangeeft dat het de bedoeling is dat er in de toekomst vervolgmetingen plaatsvinden. Om zinvol statistisch te toetsen, is een relatief grote steekproef nodig. De onderzoeksvragen zijn enerzijds inventariserend (aantal facturen, aandeel elektronisch, soort van goederen en diensten waarvoor B2G-facturen worden ontvangen, wijze van - elektronische - facturering) en anderzijds opiniërend. Daarbij is van het perspectief van de respondent uitgegaan. Normaliter zouden van sommige onderzoeksvragen de antwoorden op de onderzoeksvragen moeten worden opgezocht. Gelet op de korte doorlooptijd en het karakter van het onderzoek, is toegestaan dat respondenten op basis van een globale indruk hun antwoorden mochten verstrekken. Respondent Voor ministeries is in de telefonische enquête gevraagd naar het hoofd van de Centrale Inkoopafdeling. Voor gemeenten, waterschappen, provincies en andere overheidsorganisaties was het iets meer zoeken, waarbij gevraagd is naar het hoofd van de Centrale Inkoop Afdeling en/of de controller/financieel manager/ hoofd inkoop, die verantwoordelijk is voor het inkoopbeleid en inzicht heeft in het aantal (elektronische) facturen. EIM heeft een gestratificeerde steekproef getrokken, zoals is weergegeven in tabel 2. In deze tabel is ook de verkregen respons vermeld. 17

18 tabel 2 gestratificeerde steekproef overheidsorganisaties Populatie Respons Weegfactor Gerealiseerd Gerealiseerd Populatie/ Type organisatie (#) (%) -respons Ministeries ,5 1,63 Gemeenten (> ) ,0 2,08 Gemeenten ( > ) ,3 4,49 Gemeenten (< ) ,0 3,57 Provincies ,3 1,20 Waterschappen ,0 1,59 Ov. uitvoeringsorganisaties van de overheid (klein) ca ,3 3,96 Idem (groot) variërend Totaal ca ,0 Op basis van de respons hebben we per type organisatie een, statistisch gezien, representatief beeld op de onderzoeksvragen gekregen. Anderzijds stelt dit aantal ons in staat de uitkomsten van nu te vergelijken met die van toekomstige metingen. De telefonische enquête is uitgevoerd door Stratus Marktonderzoek BV, net als EIM onderdeel van Panteia. Werkzaamheden die in deze fase zijn verricht zijn: voorbereidend overleg over opzet en uitvoering; het samenstellen van de (definitieve) vragenlijst; trekking van de steekproef (opbouw van het bestand); programmeren en testen van de vragenlijst; uitvoering veldwerk (250 interviews met (adjunct-)directeuren, (adjunct)- Hoofden Inkoop aan de hand van een gestructureerde vragenlijst met een gemiddelde afnametijd van ongeveer 15 minuten); levering databestand en onderzoeksverantwoording. Na afronding van het veldwerk zijn de enquêteresultaten geanalyseerd. Daarbij is aandacht besteed aan mogelijke uitschieters. De uiteindelijke kengetallen zijn de basis voor de weegfactor, die in de volgende stap wordt toegelicht Stap 2B: de ophoging van de enquêteresultaten naar landelijk niveau In de tweede stap zijn de enquêteresultaten opgehoogd, zodat uitspraken over de situatie op landelijk niveau kunnen worden gedaan. In deze subfase is per categorie informatie verzameld waarmee de resultaten zijn opgehoogd. Voor de categorieën waarvan de populatie bekend is (ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen) heeft de ophoging als volgt plaatsgevonden. Het aantal B2G-inkoopfacturen per categorie overheidsorganisatie volgens de telefonische enquête is gerelateerd aan het totaal aantal overheidsorganisaties per categorie (zie tabel 2). 18

19 Voor de 'kleine' overige uitvoeringsorganisaties van de overheid is voor de berekening van de weegfactor dezelfde systematiek gevolgd. Daarbij is uitgegaan van een populatie van 100 ZBO's. Weliswaar zijn er meerdere ZBO's te onderkennen, maar de schaalgrootte daarvan is zo klein dat is aangenomen dat de omvang van de facturen aldaar te verwaarlozen is. Voor de grote ZBO's (bijvoorbeeld het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen en het Centrum voor Werk en Inkomen) is een weegfactor berekend overeenkomstig het aantal werkzame personen per organisatie (variërend van 1,01 tot 1,33). Daarbij is verondersteld dat het aantal werkzame personen samenhangt met de omvang van facturen. 19

20

21 4 Onderzoeksresultaten 4.1 Totale omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis Omvang Jaarlijks ontvangen de circa 900 overheidsorganisaties bijna 10,5 miljoen inkoopfacturen. Bijna een derde daarvan is door de overige uitvoeringsorganisaties ontvangen; de middelgrote gemeenten volgen met circa 28%. Zie verder tabel 3. tabel 3 omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis, totaal, per type overheidsorganisatie, in procenten (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Totale omvang Type overheidsorganisatie In aantallen In procenten Gemeente < ,9 Gemeente ,6 Gemeente > ,3 Provincie ,3 Waterschap ,6 Ministerie ,0 Overige uitvoeringsorganisaties ,3 Totaal Gemiddelde en spreiding Het gemiddeld aantal B2G-inkoopfacturen voor alle overheidsorganisaties is ruim De ministeries kennen het hoogste gemiddelde, te weten ruim , gevolgd door de grotere gemeenten met ruim Zie verder tabel 4. tabel 4 gemiddelde omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis, per type overheidsorganisatie (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Gemiddelde omvang Spreiding Type overheidsorganisatie Min. Max. Gemeente < Gemeente Gemeente > Provincie Waterschap Ministerie Overige uitvoeringsorganisaties Totaal

22 Top-3/5 Per type overheidsorganisatie is nagegaan wie het hoogst aantal B2G-inkoopfacturen kent 1. Daarvan is voor de kleinere typen een top-3 en voor de andere een top-5 samengesteld. Zie tabel 5. tabel 5 top-3/top-5 omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis, totaal, per type overheidsorganisatie Type overheidsorganisatie Gemeente < Middelharnis Menaldumadeel/ Baarle Nassau Dantumadeel/Liesveld/ Valkenburg a/d Geul Gemeente Achtkarspelen Baarn Borger-Odoorn Borne Borsele Gemeente > Utrecht Eindhoven Maastricht - - Provincie Noord-Holland Zeeland Noord-Brabant - - Waterschap Hoogheemraad- Wetterskip Waterschap - - schap Hollands Fryslan Rivierenland Noorderkwartier Ministerie Defensie LNV VROM - - Overige uitvoeringsorganisaties Groot Uitvoerings-insti- Centraal orgaan Centrale organi- Politieacademie Nederl. Alg. Keu- tuut Werkne- Opvang satie Werk en (v/h LSOP) ringsdienst Zaai- mersverzekerin- Asielzoekers Inkomen zaad Landbouw- gen gewassen Klein Raad voor het Dienst Justitiële Bureau Beheer TNO Fysisch en Voedsel en Wa- Korps Landelijke inrichtingen (DJI) Landbouwgronden Elektronisch ren Autoriteit Politiediensten Laboratorium 4.2 Wijze waarop B2G-inkoopfacturen afgehandeld kunnen worden Op een enkele uitzondering na worden alle B2G-inkoopfacturen zonder tussenkomst van derden afgehandeld. Qua ontvangst en afhandeling van de B2G-inkoopfacturen beschikken overheidsorganisaties over verschillende mogelijkheden (die in meer en mindere mate kunnen voorkomen). 82,5% van de overheidsorganisaties geeft aan dat de papieren B2G-inkoopfactuur bij ontvangst handmatig wordt ingevoerd, om die vervolgens handmatig af te handelen. Bij de ministeries is dat 100%; in de grote gemeenten is dat 40%. 19% van de overheidsorganisaties scant de papieren factuur bij binnenkomst en handelt die vervolgens handmatig af. Bij de ministeries is dat ruim 76%; bij de kleine gemeenten is dat net iets meer dan 11%. 1 Dat is exclusief het Ministerie van Financiën/de Belastingdienst. 22

23 Het scannen van papieren facturen met behulp van Optical Character Recognition (OCR), waarmee vervolgens de factuur klaargemaakt wordt voor geautomatiseerde verwerking, wordt door iets meer dan 10% van de overheidsorganisaties gedaan. Bij de grote gemeenten komt dat het vaakst voor (24%) bij de ministeries in het geheel niet (0%). 37% van de overheidsorganisaties ontvangt wel eens elektronische facturen. Vooral bij waterschappen komt dat veel voor (70%). Ook bij de helft van de ministeries worden elektronische facturen ontvangen. De kleine gemeenten hebben met 28% het laagste aandeel. In paragraaf 4.3 wordt verder ingegaan op het elektronisch factureren. Elektronische bestelmogelijkheid Ruim 38% van de overheidsorganisaties kent de mogelijkheid om elektronisch te bestellen. Daarmee wordt bedoeld dat producten of diensten via een computerapplicatie, die is ondergebracht bij de overheidsorganisatie of bij de leverancier, elektronisch kunnen worden besteld (het zogenoemde e-bestellen). Vooral bij de ministeries en de grote gemeenten komt e-bestellen voor (met bijna 77% respectievelijk 68%). Bij de kleine gemeenten is dat voor ongeveer een vijfde mogelijk. Onder het e-bestellen valt ook 'self-billing'. Self-billing is het zelf vervaardigen van facturen door het elektronisch bestelsysteem van de besteller (in dit geval de overheid). Self-billing komt in ongeveer 14% van de overheidsorganisaties voor, met name bij de ministeries. Zie verder tabel 6. 23

24 tabel 6 het gebruik van de mogelijkheid om elektronisch te bestellen (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Aanwezigheid v.e. elektronisch bestelmogelijkheid Type overheidsorganisatie 1 2 In procenten Gemeente < ,6 0,0 Gemeente ,5 0,0 Gemeente > ,0 11,8 Provincie 33,3 0,0 Waterschap 37,0 20,0 Ministerie 76,9 30,0 Overige uitvoeringsorganisaties 51,0 20,6 Totaal 38,1 13,6 1 Doet uw organisatie aan elektronisch bestellen? Elektronisch bestellen of e-bestellen is het bestellen van producten of diensten via een computerapplicatie die is ondergebracht bij uw organisatie of bij de leverancier. 2 Hoort bij het e-bestellen ook 'self-billing'? Self-billing is het zelf vervaardigen van facturen door het elektronisch bestelsysteem van de besteller (in dit geval de overheid). 4.3 Elektronische facturering Omvang elektronische facturen In paragraaf 4.1 is de totale omvang van de B2G-facturen weergegeven. Het is gebleken dat overheidsorganisaties ruim 10,5 miljoen B2G-inkoopfacturen kennen. Daarvan is bijna 4% een elektronische factuur, overeenkomend met bijna Vooral de kleine gemeenten blijken relatief de meeste elektronische inkoopfacturen te kennen, namelijk 4,3%. Bij de middelgrote gemeenten is dat aandeel het laagst: 1,6%. Zie verder tabel 7. 24

25 tabel 7 totale omvang B2G-inkoopfacturen, aandeel elektronische B2G-inkoopfacturen, op jaarbasis, per type overheidsorganisatie (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Totale omvang Aandeel elektronische facturen Type overheidsorganisatie In aantallen In procenten In aantallen Gemeente < , Gemeente , Gemeente > , Provincie , Waterschap , Ministerie , Overige uitvoeringsorganisaties , Totaal , Gemiddeld aantal leveranciers dat elektronisch facturen verstuurt Het gemiddeld aantal leveranciers dat elektronisch facturen verstuurt, is met 5 erg klein. Per overheidsorganisaties is het gemiddeld aantal leveranciers nagenoeg gelijk. Alleen de provincie kent met 3 leveranciers een nog kleiner aantal leveranciers. Verdeling van het aantal ontvangen elektronische facturen naar verschijningsvorm Nagegaan is welke verschijningsvorm 1, van de facturen die elektronisch verzonden worden, het meest bij de overheidsorganisaties voorkomt. Dat blijkt bij circa 62% van de overheidsorganisaties de factuur te zijn waarbij een PDF-attachment is bijgevoegd, op enige afstand gevolgd door Webpresentment en de System-to-System aanpak. Alle waterschappen kennen uitsluiten de System-to-System aanpak; voor de ministeries geldt voor de Web-presentment nagenoeg hetzelfde (99%). De grote gemeenten kent alleen PDF's; datzelfde geldt voor driekwart van de middelgrote gemeenten. Zie verder tabel 8. 1 Voor de omschrijving van de verschillende verschijningsvormen wordt verwezen naar pagina

26 tabel 8 verdeling van het aantal ontvangen elektronische facturen naar verschijningsvorm (respondentgroep: overheidsorganisaties, waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen) Aantal elektronische facturen Waarvan (in procenten) System- Web- PDF- to-system present- attach- Weet niet/ Type overheidsorganisatie aanpak ment ment w.n.z. Gemeente < ,0 0,0 0,0 100,0 Gemeente ,0 0,0 75,0 25,0 Gemeente > ,0 0,0 100,0 0,0 Provincie ,0 75,0 25,0 0,0 Waterschap ,0 0,0 0,0 0,0 Ministerie ,0 99,0 1,0 0,0 Overige uitvoeringsorganisaties ,5 27,3 64,2 0,0 Totaal 9,4 21,7 61,6 7,3 Totaal in aantallen Wijze van verwerking van elektronische B2G-inkoopfacturen De meest optimale afhandeling van de elektronische factuur is 'niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken'. Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, komt dat bij 9% voor. Het meest komt voor 'het uitprinten en handmatig verwerken (met eventueel scannen) van de elektronische facturen', namelijk ruim 71%. Het beeld per type overheidsorganisatie is wisselend. Opvallend is dat 100% van de provincies de elektronische factuur uitprint en handmatig verwerkt (met eventueel scannen). Daarnaast is het opvallend dat bij de waterschappen 100% van de elektronische facturen via een system-to-system aanpak binnenkomt (zie tabel 8), maar dat een derde daarvan blijkbaar wel wordt uitgeprint. Dit kan zowel duiden op een gebrek aan kennis als op eisen van de Belastingdienst om papieren facturen erop na te houden. Zie verder tabel 9. 26

27 tabel 9 wijze waarop elektronische B2G-inkoopfacturen verwerkt worden (respondentgroep: overheidsorganisaties, waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen Type overheidsorganisatie In procenten Gemeente < ,6 7,4 0,0 0,0 Gemeente ,9 31,8 0,0 15,3 Gemeente > ,0 50,0 0,0 25,0 Provincie 100,0 0,0 0,0 0,0 Waterschap 33,4 33,3 0,0 33,3 Ministerie 42,8 28,6 0,0 28,6 Overige uitvoeringsorganisaties 82,8 10,0 2,9 4,3 Totaal in procenten 71,5 18,0 1,3 9,2 Totaal in aantallen Elektronische facturen worden uitgeprint en handmatig verwerkt (met eventueel scannen). 2 Elektronische facturen worden uitgeprint en geautomatiseerd verwerkt (met eventueel scannen). 3 Elektronische facturen worden NIET uitgeprint, maar wel handmatig verwerkt. 4 Elektronische facturen worden NIET uitgeprint, en geautomatiseerd verwerkt. Gehanteerde methoden voor het elektronisch factureren Elektronische facturen moeten voldoen aan dezelfde wettelijke eisen als papieren facturen, maar elektronische facturen zijn makkelijker te veranderen dan papieren facturen. Dat maakt het lastig om de authenticiteit en de integriteit van elektronische facturen te garanderen. De Belastingdienst stelt daarom eisen aan de manier waarop elektronische facturen worden opgemaakt. De Belastingdienst accepteert drie methoden die zorg dragen voor de veiligheid van elektronisch factureren: de geavanceerde elektronische handtekening; Electronic Data Interchange (EDI); sommige andere methoden. De geavanceerde elektronische handtekening Elektronische facturen worden authentiek en integer door gebruik te maken van een elektronisch beveiligde handtekening, de zogenoemde geavanceerde elektronische handtekening. De Belastingdienst heeft door deze handtekening een identificatiemogelijkheid. De ondertekenaar is de enige die gebruik kan maken van de betreffende geavanceerde elektronische handtekening. EDI Electronic Data Interchange (EDI) garandeert de authenticiteit en integriteit van elektronische facturen niet door de kenmerken van het bericht zelf. In plaats daarvan garandeert EDI de authenticiteit en integriteit door de procedures voor de verwerking van het bericht. Over die procedures moeten de zender en de ontvanger van de factuur daarom afspraken maken (bijvoorbeeld in een interchange agreement). 27

28 Sommige andere methoden Als een ondernemer een methode van elektronisch factureren wil gebruiken die de Belastingdienst nog niet heeft goedgekeurd, dan moet daarvoor een schriftelijk verzoek aan het belastingkantoor ingediend worden. Belangrijk is om dan aan te geven hoe facturen authentiek en integer zijn. Gehanteerde methode Over het algemeen hebben overheidsorganisaties geen antwoord gegeven (niet kunnen geven) over het gebruik van door de Belastingdienst goedgekeurde methoden voor het elektronisch factureren. Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, blijkt vooral de elektronische handtekening te worden geaccepteerd (bijna 5%). Bij de grotere gemeenten is dat aandeel hoger (16%). Ministeries hanteren met name een andere methode dan EDI en de elektronische handtekening die door de Belastingdienst is goedgekeurd (ruim 14%). Het grootste deel geeft echter een alternatieve vorm aan (de categorie 'anders'). Uit die antwoorden blijkt dat de gesprekspartners van de overheidsorganisaties afwijken van de toegestane methoden. Het feit dat een grote groep respondenten 'weet niet/wil niet zeggen' antwoordt, kan wijzen op een gebrekkig kennisniveau bij vertegenwoordigers van inkoopafdelingen dan wel financiële afdelingen. Een voorbeeld hiervan is dat het overgrote deel bij de categorie 'anders' aangeeft de PDF als methode te hanteren. Een ander voorbeeld is het feit dat waterschappen al hun elektronische facturen via een system-to-system aanpak ontvangen (zie tabel 8), maar vervolgens aangeven dat geen enkele factuur binnengekomen is via beveiligd elektronisch berichtenverkeer. Zie tabel 10. tabel 10 de door overheidsorganisaties gehanteerde methoden voor het elektronisch factureren (respondentgroep: overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen) Gehanteerde methode Type overheidsorganisatie Anders Weet niet/w.n.z. In procenten Gemeente < ,0 2,1 0,0 18,9 79,0 Gemeente ,9 9,6 1,7 13,5 71,3 Gemeente > ,0 16,0 0,0 16,0 68,0 Provincie 0,0 0,0 0,0 9,1 90,9 Waterschap 0,0 7,4 0,0 40,7 51,9 Ministerie 0,0 0,0 14,3 14,3 71,4 Overige uitvoeringsorganisaties 1,7 2,3 0,0 24,5 71,5 Totaal 1,8 4,7 0,7 20,2 72,6 1 Beveiligd elektronisch berichtenverkeer, bijvoorbeeld in de vorm van EDI (Electronic Data Interchange) of VANS. 2 Elektronische handtekening. 3 Een andere methode die door de Belastingdienst is goedgekeurd. 4 Anders (Dit kan bijvoorbeeld door het alsnog ontvangen van een papieren factuur). 28

29 4.4 Onderverdeling B2G-inkoopfacturen naar soort goederen en diensten In deze paragraaf gaat het om een typering van de bedrijven die de B2Gfacturen (elektronisch) versturen. Daarmee ontstaat zicht op de meest perspectiefrijke sectoren waarbij de elektronische facturering nu of de komende jaren een vlucht kan nemen. In de enquête is gebruik gemaakt van het benoemen van concrete producten en diensten in plaats van een typering van bedrijven. Dat is gedaan om het gesprek met de respondent zo soepel mogelijk te laten verlopen. Respondenten kunnen zich eerder een voorstelling maken van concrete goederen en diensten dan van de (meer generieke) sectoren waartoe die goederen en diensten behoren. Met enige fantasie is het mogelijk om aan de goederen en diensten een sector toe te kennen. Bijvoorbeeld: kantoren zakelijke dienstverlening kantoordiensten (printers, waterkoelers, koffieautomaten, schoonmaak) zakelijke dienstverlening nutsvoorzieningen algemene diensten inhuur van externen/uitzendkrachten zakelijke dienstverlening bancaire en telecommunicatiediensten (internet, telefoon) financiële dienstverlening automatisering en ICT zakelijke dienstverlening infrastructurele werken (wegen, bruggen, riolering e.d.) bouwnijverheid Aandeel soort goederen en dienst Van het totaal aantal B2G-inkoopfacturen (bijna 10,5 miljoen, zie tabel 3) heeft ruim 15% betrekking op de inhuur van externen en uitzendkrachten. De infrastructurele werken nemen met bijna 15% een tweede plaats in, gevolgd door de kosten van automatisering en ICT. Binnen het type overheidsorganisaties zijn infrastructurele werken bij de kleine gemeenten (met bijna 31%), de provincie (bijna 28%) en de waterschappen (bijna 27%) verantwoordelijk voor de meeste B2G-inkoopfacturen. Bij ministeries komt de inhuur van derden en uitzendkrachten op de eerste plaats (bijna 25%). Ook bij de grote gemeenten is dat het geval (21%), alsmede bij de overige uitvoeringsorganisaties (bijna 20%). De categorie 'anders' kent een verscheidenheid aan andere goederen en diensten. De belangrijkste zijn: diversen (als zodanig genoemd) 61,9% kosten van en aan gebouwen (onderhoud) 15,3% vervoerskosten 7,6% onderwijs/cursussen 6,8% groenvoorziening 4,2% reïntegratiekosten 2,5% afvalverwerking 0,8% openbare orde/veiligheid 0,8% Zie verder tabel

30 tabel 11 onderverdeling van het aantal B2G-inkoopfacturen ( ) naar soorten goederen en diensten (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Type overheidsorganisatie Goederen/diensten in procenten Gemeente < ,8 8,7 11,8 9,9 2,4 7,6 8,6 30,7 14,6 Gemeente ,9 9,3 15,1 11,2 2,9 6,5 9,1 24,1 14,9 Gemeente > ,9 10,3 11,0 21,0 2,7 6,9 10,9 16,0 11,4 Provincie 6,1 11,7 10,1 13,8 1,9 9,2 11,1 27,8 8,3 Waterschap 6,0 6,5 14,5 9,4 2,0 6,3 6,3 26,7 22,4 Ministerie 7,0 14,0 2,2 24,6 0,4 4,4 7,4 7,8 32,2 Overige uitvoeringsorganisaties 11,3 12,1 5,9 19,6 1,5 9,0 12,4 0,9 27,2 Totaal in procenten 8,7 10,5 10,0 15,1 2,1 7,9 10,5 14,8 20,6 Totaal in aantallen ( ) Kantoorartikelen 2 Kantoordiensten (printers, waterkoelers, koffieautomaten) 3 Nutsvoorzieningen (gas, water, elektra) 4 Inhuur van externen/uitzendkrachten 5 Bancaire diensten 6 Telecommunicatiediensten (internet, telefoon) 7 Automatisering en ICT 8 Infrastructurele werken (wegen, bruggen, riolering etc.) 9 Anders. 4.5 Toekomst Mogelijkheid om elektronisch factureren af te dwingen bij leveranciers Overheidsorganisaties zouden een initiërende rol kunnen (gaan) vervullen en wellicht bij leveranciers aandringen of zelfs afdwingen dat zij elektronische facturen verzenden voor de goederen en diensten die zij leveren. In het onderzoek heeft de meerderheid (bijna 60%) van de overheidsorganisaties echter aangegeven geen mogelijkheid te hebben om het verzenden van elektronische facturen af te dwingen. Daarbij speelt vanzelf de mogelijkheid om concreet beleid op dit punt uit te vaardigen mee. Zo stelt 61,5% van de ministeries dat zij invloed hebben, gevolgd door de provincies (50%) en de grote gemeenten (bijna 42%). Zie verder tabel

31 tabel 12 mogelijkheid voor overheidsorganisaties om elektronisch factureren af te dwingen bij leveranciers (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Mogelijkheid tot afdwingbaarheid elektronisch factureren Type overheidsorganisatie Ja Nee Weet niet/w.n.z. In procenten Gemeente < ,0 58,7 13,2 Gemeente ,5 64,6 7,9 Gemeente > ,7 50,0 8,3 Provincie 50,0 33,3 16,7 Waterschap 29,6 63,0 7,4 Ministerie 61,5 38,5 0,0 Overige uitvoeringsorganisaties 27,3 59,4 13,2 Totaal 28,9 59,8 11,3 Mate waarin plannen bestaan om in de toekomst elektronisch factureren in te voeren Ondanks dat de meerderheid van de overheidsorganisaties stelt elektronische facturering niet af te kunnen dwingen, zijn er bij meer dan de helft (ruim 54%) plannen aanwezig om het elektronisch factureren in te gaan voeren. Vooral bij ministeries (bijna 85%) en de waterschappen (76%) is dat het geval. Zie verder tabel 13. tabel 13 aanwezigheid van plannen bij overheidsorganisaties om in de toekomst elektronisch factureren in te voeren (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Bestaan van plannen om elektronisch factureren in te voeren Type overheidsorganisatie Ja Nee Weet niet/w.n.z. In procenten Gemeente < ,1 49,2 3,7 Gemeente ,0 41,2 1,8 Gemeente > ,0 24,0 0,0 Provincie 58,3 41,7 0,0 Waterschap 70,4 22,2 7,4 Ministerie 84,6 15,4 0,0 Overige uitvoeringsorganisaties 52,1 46,8 1,1 Totaal 54,2 43,8 2,0 Wijze waarop de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren Aan de vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%), is gevraagd op welke wijze de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektro- 31

32 nisch factureren. Het grootse deel geeft aan dat er meer voorlichting nodig is (ruim 15%); 10% vindt dat er helemaal geen ondersteuning nodig is. Het beeld per type overheidsorganisatie is divers. Ministeries en de grote gemeenten vinden dat er vooral meer voorlichting nodig is (bijna 36%, respectievelijk 25%); waterschappen roepen binnen de categorie 'anders' vooral om een standaardprotocol (bijna 30%) en kleine gemeenten stellen dat er meer geld nodig is (bijna 21%). Zie verder tabel 14. Opvallend is ook de link met de resultaten in de tabellen 8 en 10. De roep om voorlichting en standaardprotocollen in tabel 15 is goed te rijmen met de resultaten uit de twee eerdere tabellen. Voorzichtig kan men concluderen dat het kennisniveau van de technische aspecten van elektronisch factureren en de regels van de Belastingdienst hieromtrent hiaten vertonen. tabel 14 wijze waarop de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren (respondentgroep: de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren; meerdere antwoorden mogelijk) Wijze waarop ondersteuning geboden kan worden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren Type overheidsorganisatie In procenten Gemeente < ,6 5,8 19,0 5,8 7,4 9,5 0,0 Gemeente ,7 1,7 9,6 5,7 11,8 11,8 13,5 Gemeente > ,0 8,0 25,0 16,0 16,0 16,0 16,0 Provincie 8,3 0,0 0,0 8,3 8,3 16,7 16,7 Waterschap 11,1 0,0 29,6 0,0 22,2 29,6 0,0 Ministerie 14,3 23,1 35,7 14,3 14,3 14,3 14,3 Overige uitvoeringsorganisaties 5,4 2,0 14,9 11,0 8,7 9,9 12,1 Totaal 9,5 3,2 15,3 8,2 10,0 11,3 9,6 1 Er is ondersteuning in de vorm van geld nodig 2 Er is ondersteuning in de vorm van software nodig 3 Er is ondersteuning in de vorm van voorlichting nodig 4 Er is ondersteuning in de vorm van open standaarden nodig 5 Er is geen ondersteuning nodig 6 Anders 7 Weet/wil niet zeggen. Belangrijkste bezwaren of knelpunten bij het invoeren van elektronisch factureren Van de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%) stelt ruim een vijfde van de overheidsorganisaties (en 40% van de grotere gemeenten) dat de organisatie nog niet klaar is voor het invoeren van elektronische facturering. Ruim 18% stelt echter dat er geen belangrijk bezwaar of knelpunt is; vooral de grotere gemeenten (32%) zijn die mening toegedaan. 32