Total cost of Ownership in gebouwbeheer. Vlaamse overheid agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Technisch Beheer (Peter Bockstaele, Erik Smeets)

Transcriptie

1 Total cost of Ownership in gebouwbeheer Vlaamse overheid agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Technisch Beheer (Peter Bockstaele, Erik Smeets)

2 Total cost of Ownership in gebouwbeheer Total cost of Ownership & Gebouwbeheer hoe ver gaat dit?

3 VAC Brussel Vanaf eind 2017 nieuwe hoofdzetel De Thurn & Taxis-site werkplekken

4 Het Facilitair Bedrijf! Aantal collega s 750 Met als missie : facilitaire dienstverlening voor huisvesting van ambtenaren Met als werkveld : Vlaamse overheid Met als visie : Kenniscentrum 1 e aanspreekpunt Voorbeeld functie

5 Het Facilitair Bedrijf! Vastgoed operaties Operationeel en technisch gebouwbeheer, incl. schoonmaak & catering Raamcontracten Bouwprojecten ICT (on)rechtstreeks ten dienste van diverse klanten binnen de organisatie

6 Total cost of Ownership in gebouwbeheer Total cost of Ownership, benadering in omgekeerde zin Ownership Total Cost (structuur) horend bij het Ownership Gebouwbeheer, meer dan techniek alleen Zachte facilitaire dienstverlening Harde facilitaire dienstverlening Vastgoedkosten Normatief : EN15221 Ihb delen 4 en 7

7 Total cost of Ownership uitgelicht Ownership Volledig overzicht van alle gebouwen en gronden Een volledige vastgoedinventaris Met bijhorende status : eigendom, huur, huurkoop, concessie Verdeelsleutels Duur van overeenkomsten & belangrijke tijdstippen (verlenging,..) Met de bijhorende overeenkomsten Pure vastgoed overeenkomsten Beheer-overeenkomsten met gebruikers En alle addenda Overzicht van addenda Geconsolideerde overeenkomsten?

8 De kost-elementen meer dan techniek alleen Basis financiële kostenstructuur onderscheid tussen CAPEX : capital expenditure, éénmalige (project) uitgaven OPEX : Operational expenditure, recurrente uitgaven CAPEX Oprichting of grondige wijziging van het vastgoed object Gekoppeld aan een business plan, een behoefte of noodzaak, Uitbreiding van activiteiten Fusie, overdracht, Wettelijke verplichtingen Tijdens de CAPEX wordt de OPEX bepaald, betrokkenheid van de exploitatie is een toekomstige meerwaarde - en een toekomstige minkost Beperkter aantal (dure) aanpassingen tijdens uitvoering

9

10 De kost-elementen meer dan techniek alleen Het operationeel belang van de toekomstige beheerder wordt groter naarmate het project zijn einde nadert. De beheerder heeft alle belang bij een kritische oplevering

11 De kost-elementen meer dan techniek alleen OPEX omvat Vastgoedgebonden kosten Taksen, heffingen, Huur- of gebruiksvergoedingen Facilitaire kosten, kosten eigen aan het gebruik, waaronder Technisch onderhoud & wettelijke verplichtingen (keuringen, risicoanalyses, ) Bewaking Energie Schoonmaak (binnen buiten specifiek) ICT Doorlichtingen (NEN, energie, specifieke onderwerpen)

12 De kost-elementen meer dan techniek alleen OPEX omvat Kosten voor (toekomstige) vervanging, herstelling, aanpassingen Kostenpredictie op basis van ervaring en gekende cijfers Omnium contracten Buffer in budget, vast of op basis van onderzoeken (NEN2767) Interne afspraken rond kostenallocatie : wanneer wordt een project (intern) opgeleverd & door wie Verantwoordelijkheid voor nazorg Nazorg voor fouten Nazorg door voortschrijdend inzicht uit concreet gebruik Persoonsgebonden kosten Eigen personeel Derden (consultancy)

13 Total cost of Ownership in gebouwbeheer Facilitaire kosten een overzicht

14 Enkele onderwerpen toegelicht Kosten onderhoud Beheerovereenkomst Personeel Kosten energie Veiligheid ICT Doorlichting

15 Kosten onderhoud

16 Kosten onderhoud Type onderhoudsovereenkomst heeft grote invloed op toekomstige kosten Prestatiecontracten (met KPI s) Middelencontracten (preventief, correctief, onderhoud) Totale waarborg Inzet raamcontracten voor speciale technieken in OC Intern/extern (zie personeel) Welk contract past het best bij uw organisatie of installatie? Welke strategische keuzes (kunnen worden) gemaakt? Is uw organisatie klaar voor het gekozen OC?

17 Kosten onderhoud Welke parameters als benchmark te gebruiken? Storingen, aantallen, fix en solve tijden Jaarlijkse kosten per m² Zowel voor onderhoud als energie Digitale storingsafhandeling Opvolgingstools GBS FMIS ondersteuning Conditie-opvolging (NEN2767) Conditiecijfer met limit aan ernstige en serieuze gebreken

18 Kosten onderhoud Het belang van (K)PI s binnen een onderhoudscontract PI is de maatstaf om prestaties weer te geven en afwijkingen in kaart te brengen PI moet juist gekozen zijn om te kunnen (bij)sturen PI moet meetbaar zijn en de meting moet geborgd kunnen worden Goede communicatie tussen afdelingen en/of partijen bij vergaren van gegevens is van essentieel belang Het overzichtelijk weergeven van PI s is van wezenlijk belang

19 Kosten onderhoud Het beheersen van de kosten Benchmarking van recurrente uitgaven Vergelijkbare gebouwen Vergelijkbare contracten : Vb. met of zonder totale waarborg? Vb. kosten voor actief technisch beheer? Predictie van toekomstige eenmalige en recurrente uitgaven : Meer Jaren Onderhoud Planning Slijtage Technologische end-of-life

20 Beheerovereenkomst Beheerovereenkomst = overeenkomst tussen partijen, vaak eigenaar en gebruiker of huurder, of tussen gebruikers onderling Tussen eigenaar en gebruiker / huurder Huurder finale gebruiker in alle gevallen Gebruiker kan een vzw zijn, huurder of eigenaar een overheid Voorwerp van de overeenkomst = gebruik van een vastgoed object Status bij aanvang Afspraken bij einde overeenkomst Verplichtingen, rechten, evt. inspraak van Gebruiker / huurder Eigenaar Bedragen Vergoedingen : wie betaalt wat Waarde vastgoed object richtinggevend!

21 Beheerovereenkomst Beheerovereenkomst = overeenkomst tussen partijen, vaak eigenaar en gebruiker of huurder, of tussen gebruikers onderling Tussen gebruikers onderling Principe van verdeelsleutel Gemeenschappelijke delen Privatieve delen Aandacht : versleuteling in lijn met gebruik van het vastgoed object Vb. specifieke energieslindende activiteiten, openingsuren Co-existentie : samen gebruiken = Soms samen-werken of minstens informeren Geen hinder voor wederzijdse activiteiten Beheerraad met vergader- en beslissingsprotocol, en escalatielevel Vb. afspraken ivm investeringen voor vervanging of verfraaiing

22 Personeel Personeel een apart asset Eigen personeel : direct betrokken en ondersteunend personeel Lonen & andere vergoedingen Vorming Selectie (War4Talent belang van behoud) Werkingsmiddelen IT (materiaal & licenties), PBM, werkplek Externen ondersteunende competenties Vergoedingen bepaald door de sector, het profiel, de duur van het contract zie ook KVIV barema s Bewaking, schoonmaak, catering Verantwoordelijkheden t.a.v. gehuisvest personeel Zonevrijwilligers

23 Energie Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen Status Geliberaliseerd voor leveringscontract : gas, elektriciteit Niet geliberaliseerd : distributie- en transportmaatschappij voor gas & elektriciteit, watervoorziening TCO omvat meer dan blinde betaling Correcte benchmarking van gelijkaardige gebouwen, dus op basis van parameters zoals Openingsuren, gebouwleeftijd, benutting Verbruiksregistratie laat predictie toe Predictie = bewustwording management! Ter info : VEB voorziet dit

24 Energie Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen TCO omvat meer dan betaling (vervolg) Doorlichting Is het juiste type aansluiting toegepast correcte keuze HS / LS correcte dimensionering reserve (HS) Is het juiste type installatie toegepast overdimensionering Werken de installaties correct Energie-audit Niet vergeten : water(verzachter) spoelingen

25 Energie Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen De ideale energie-audit? enkele ervaringen Eigen voorbereiding : plannen, facturen, betrokken contactpersonen Hoe moet het rapport er uit zien? Rangschikking in groepen van terugverdientijd (TVT) Geconsolideerde maatregelen (vb. HVAC) Mate van detaillering moet toelaten om zelf te oordelen of een voorgestelde maatregel & TVT realistisch is Kader de maatregelen in het vastgoedbeleid Als het gebouw binnen 3 jaar verlaten of gerenoveerd wordt, voer je geen maatregelen met TVT 5 jaar uit Of misschien maak je beter geen rapport op Voor huurgebouwen : wat zit bij de eigenaar? Onderhandeling over co-investering, huurschade

26 Energie Energie omvat geliberaliseerde en niet-geliberaliseerde nutsvoorzieningen De ideale energie-audit? enkele ervaringen (2) Enkel een rapport, of meer dienstverlening? Management summary incl. benchmarking indien multisite Next steps : extra dienstverlening Ook inzetbaar voor uitvoering van maatregelen, op regie-basis of ereloon principe Ook inzetbaar voor overwaking van uitgevoerde maatregelen, prestaties onderhoudsfirma, De aansprakelijkheid van de uitvoerder Kwaliteitsgarantie contractueel inbouwen : toegestane afwijking op raming en op meerprijzen

27 De kosten voor veiligheid Veiligheidsvoorzieningen wettelijk minimum of evenwichtig optimum? Safety en Security : brandveiligheid & fysieke beveiliging Wereld in verandering zowel de omgeving als de techniek Wereld : diverse incidenten halen het nieuws Techniek : de sprong naar IP en IT Het bewustzijn begint bij het concept dus de scope van de (ver)nieuwbouw of het project Kader Brandveiligheid : wettelijke verplichtingen Fysieke beveiliging : ARAB/Codex (verplichtingen werkgever voor veilige huisvesting) vooral eigen inschatting Keurmerken

28 De kosten voor veiligheid Veiligheidsvoorzieningen wettelijk minimum of evenwichtig optimum? Kader (2) KB Astrid : advies veiligheidscommissie kan indoor coverage verplicht stellen voor toestemming voor uitvoering van werken Criteria : grondoppervlakte of oppervlakte opslag gevaarlijke stoffen of aantal simultane bezoekers Aanvulling op KB voorzien Verplichting wordt bepaald op basis van de scope van de vergunningsvraag, niet standaard voor het gebouw Vb. vergunning voor gevelrenovatie van een museum is geen reden voor indoor coverage verplichting

29 De kosten voor veiligheid Veiligheidsvoorzieningen wettelijk minimum of evenwichtig optimum? Kader (3) KB Astrid : Lokale brandweer kan scherpere criteria hanteren Validatie procedure (design, uitvoering) Inschatting vooraf? Kaart met outdoor coverage via NV Astrid Donkerrood = heel goed dus kans op goede indoor coverage, blauw = geen dekking dus kans op dure investering (+200k)

30 De kosten voor veiligheid Brandveiligheid KB Brandveiligheid (2012) : Organisatie Middelen Organisatie Personeel opleiding Gasten-info (1 e slide bij een presentatie?) Procedures & documenten Interventie- en evacuatiedossier Bestemd voor brandweer, geen alternatief voor indeling verdieping Evacuatieprocedures Oefeningen

31 De kosten voor veiligheid Brandveiligheid Middelen Vaste : branddetectie Opbouw : basissysteem Kan deel uitmaken van een geïntegreerd systeem Evt. herhaalborden Juist type detectoren & voldoende meldknoppen Ook bij renovatie Bij werken : afdekken en terug vrijmaken Acties en procedures bij alarm tijdens en buiten werkuren Meldkamer doormelding Onderhoudscontract Intelligente detectoren ipv standaard 20% SLA s, regieprijzen, software updates zijn aandachtspunten

32 De kosten voor veiligheid Brandveiligheid Middelen (2) Vaste : haspels Gebouwgebonden dus eigenaarslast voor voorziening Eigenschappen gebouw bepalen noodzaak Huurderslast voor onderhoud en nazicht 5jaarlijkse drukproef Legionella controle Vast & op maat : signalisatie Evacuatie Aanwezigheid blusmiddelen, melding, speciale ruimtes Types pictogrammen Bevestiging, positie : evalueren in functie van zichtbaarheid Evt. fotoluminescent

33 De kosten voor veiligheid Brandveiligheid Middelen (3) Mobiele Blustoestellen Naargelang noodzaak werkgever bepaalt wat nodig is Agoria richtlijn is richtinggevend Toestellen verbonden aan installaties (catering, HVAC..) EHBO doos Verantwoordelijke voor aanvulling of controle vervaldata Branddeken Keurmerken organisaties BOSEC ANPI, ANPICERT BENOR

34 De kosten voor veiligheid Fysieke beveiliging Kader omvat zowel preventie als reconstructie Koppeling met (her)ontwerp van gebouwen : security als scopeelement naast andere elementen Principes : Risico-analyse op basis van parameters als Ligging Activiteiten Personen Personeel Contractors Bezoekers

35 De kosten voor veiligheid Fysieke beveiliging Principes (2) : Zonering Publiek Semi-publiek Privatief Privatief beperkte toegang Waarde bepalingen - verzekeringen Object beveiliging Tijdsgebonden werking Dag/nacht Speciale uren Privacy regelgeving Meldingsplicht voor zicht op straat : privacy commissie

36 De kosten voor veiligheid Fysieke beveiliging Middelen algemeen onderscheid tussen Periferie Gebouw Periferie van het gebouw Interne indeling : speciale zones Middelen technisch Mechanisch Hekwerk, deuren, slagbomen, tourniquets Slotenwerk Meldknoppen Bewakingscontract + meldkamer

37 De kosten voor veiligheid Fysieke beveiliging Middelen technisch (2) Technopreventieve systemen omvatten Toegangscontrole Inbraakdetectie Camerabewaking Videoparlofonie Integratie van oplossingen Technisch : 1 platform of via gebouwbeheersysteem (GBS BMS) Procedureel nut / belang van een meldkamer Lijsten op basis van type & plaats melding, + tijdstip Inclusief : koppeling aan branddetectie (alarm verwerking)

38 ICT meer dan de werkplek alleen ICT Technologische levensduur << standaard technieken Communicatiemiddelen (data, spraak, video) met eigen CAPEX (investgering) en OPEX (onderhoud) Netwerk : routers & switches Telefonie (spraak) : IPPBX, UC,.. Gestructureerde bekabeling Middelen op de werkplek (laptops, multifunctionals) Aansluitingen op de buitenwereld : Kosten voor aanleg van koper- en/of glasvezel verbindingen Koper : ook voor telefonie (liften!) Abonnementen

39 ICT meer dan de werkplek alleen ICT Aangepaste lokalen Types MER : Main equipment room (centrale dataruimte) SER : secondary equipment room (datalokaal) Voorzieningen Aangepaste ruimte, goed gelegen (schachten) HVAC Ashrae standaarden : geen 20 C meer nodig! Elektriciteit Noodstroom issue Aangepaste detectiesystemen Brand : partikelcontrole Aangepaste blussing

40 Total cost of Ownership in gebouwbeheer Een praktische case bij de Vlaamse overheid 2015 : 6e staatshervorming - overdracht van justitiehuizen De uitdaging : welke kosten gaan hiermee gepaard? Grofweg Vastgoed kosten : huur, huurlasten en verzekeringen Voorziene bouwprojecten? Beheer kosten Energie Technische middelen IT middelen Materiaal Licenties Logistieke ondersteuning Kantoormiddelen Andere ondersteunende diensten (afval, catering,..)

41 Total cost of Ownership in gebouwbeheer De uitdagingen Wat komt over? Wie zijn de lokale en centrale contactpersonen voor welke informatie? Aanpak voor de beheerkosten : Checklist opmaken Rubrieken Elementen per rubriek Ruwe benaderingen uit eigen benchmarks Microsoft Excel-werkblad Technisch beheer & Onderhoud : 17euro/m² onderschat Energie : 13euro/m² overschat Conclusie : globaal iets tekort, foutmarge <10%, o.a. aandeel éénmalige herstellingen of kleine werken in gebouwen die overgedragen worden

42 Total cost of Ownership in gebouwbeheer Enkele conclusies : CAPEX bepaalt toekomstige OPEX Projectmatig werken is overtuigend naar alle geledingen van de organisatie Het totaalbeeld opmaken op basis van het totaalpakket van de facility manager loont