Het Dynamisch Aankoopsysteem toegepast in het Nederlands landschap. Stephan Corvers & Eric Sessink

Transcriptie

1 Het Dynamisch Aankoopsysteem toegepast in het Nederlands landschap Stephan Corvers & Eric Sessink

2 DAS?

3 Agenda Juridische inleiding (Stephan) Praktijkvoorbeeld (Eric) Interactie Sluiting

4 Agenda Inleiding DAS Hoe moet ik een DAS gebruiken? Tips Sluiting Art. 34 lid 2 art. 34 lid Richtlijn 2014/24/EU Art wijziging Aanbestedingswet consolidatie Pianoo

5 TEAM EN SAMENWERKINGSVERBANDEN CORVERS Strategische alliantie met Bartels Sueters Aanbestedingsadvocatuur: samen de Aanbestedingsacademie opgezet Samenwerking met e-law Leiden Samenwerking Management School Maastricht: Corvers Leerstoel Innovation Procurement

6 Corvers Eafip initiatief ( Commissie Elias

7 DAS: definitie Er is geen wettelijke definitie in de aanbestedingsrichtlijnen Voorstel Aw: Dynamisch aankoopsysteem: een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf, dat is beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen.

8 DAS: achtergrond Gangbare of gestandaardiseerde producten, werken en diensten Groot aantal marktpartijen Op basis van brede mededinging zorgen voor een optimale besteding van overheidsmiddelen Mogelijkheid van inrichten van objectief omschreven categorieën Art. 34 lid 1/ art lid 3

9 DAS: categorie-indeling Inrichting in categorieën door gebruik making van objectieve elementen, bijvoorbeeld: Geografisch / regionaal, of Maximaal toegestane omvang van specifieke opdrachten. Let op: Clusterverbod motiveer - Let op: De AD moet selectiecriteria toepassen die in verhouding staan tot de kenmerken van een bepaalde categorie.

10 DAS: looptijd van de inrichting In tegenstelling tot Richtlijn 2004/18/EC kent de nieuwe richtlijn geen maximumduur meer voor de inrichting van een DAS. Wel verplichting om de looptijd vast te stellen (art. 34 lid 8 / art sub b) Aanbeveling: Check d.m.v. marktconsultatie beoogde duur; Hanteer oude termijn, 4 jaar, om risico s te vermijden.

11 DAS: competitie De DAS moet voortdurend open staan voor nieuwe toetreders (mits ze voldoen aan selectiecriteria) Alle geselecteerde partijen MOETEN worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Wat mag dus niet: 1:1 opdrachten verlenen bijv. met als reden geringe waarde

12 DAS & elektronische catalogi Format waarmee informatie voor alle deelnemende bieders op dezelfde wijze wordt gepresenteerd en georganiseerd en dat zich leent voor elektronische verwerking. Bijvoorbeeld: spreadsheets Elektronische catalogi moeten voldoen aan beginselen van gelijke behandeling, non-discriminatie en transparantie. Wat mag dus niet: een inschrijver die zijn eigen catalogus indient. De catalogus moet worden aangepast aan de eisen van de AD inzake de elektronische catalogus! Art. 36 / art. 2:109g

13 DAS & termijnen: selectiefase DAS voor de 1 e maal: Termijn voor ontvangst voor verzoeken tot deelname: minimaal 30 dagen Termijn voor beoordeling van verzoeken tot deelname: maximaal binnen 10 werkdagen (mogelijkheid tot verlenging met extra 5 werkdagen bijv om te controleren of aan selectiecriteria is voldaan) + extra verlengingsmogelijkheid (niet in tijd beperkt / wel duur aangeven) DAS voor de 2 e e.v. keren: Termijn voor ontvangst voor verzoeken tot deelname: geen termijnen Termijn voor beoordeling van verzoeken tot deelname: maximaal binnen 10 werkdagen (mogelijkheid tot verlenging met extra 5 werkdagen bijv om te controleren of aan selectiecriteria is voldaan) (geen extra verlengingsmogelijkheid)

14 DAS & termijnen: gunningsfase DAS voor de 1 e maal: Termijn voor ontvangst van inschrijvingen: minimaal 10 dagen (tenzij anderszins overeengekomen, met uitzondering van centrale aanbestedende diensten zijn (art. 2.74a Aw) Termijn voor beoordeling van inschrijvingen: niet geregeld DAS voor de 2 e e.v. keren: Termijn voor ontvangst van inschrijvingen: minimaal 10 dagen (tenzij anderszins overeengekomen, met uitzondering van centrale aanbestedende diensten zijn (art. 2.74a Aw) Termijn voor beoordeling van inschrijvingen: niet geregeld

15 Ontvangst verzoeken tot deelname Beoordeling AD verzoeken tot deelname Niet-openbare procedure DAS 1 e maal DAS 2 e e.v. maal Minimaal 30 dagen Minimaal 30 dagen Geen termijnen Minimaal 15 dagen (urgentie) Minimaal 15 dagen (urgentie) NVT Maximaal binnen 10 werkdagen Verlenging in beginsel onbepaald Maximaal binnen 10 werkdagen Verlenging tot max 15 werkdagen Ontvangst inschrijvingen Minimaal 30 dagen Minimaal 10 dagen Minimaal 10 dagen Minimaal 25 dagen (inschrijvingen lang elektronische weg) NVT NVT Minimaal 10 dagen (Vooraankondiging) Minimaal 10 dagen (Vooraankondiging) Minimaal 10 dagen (vooraankondiging) Minimaal 10 dagen (urgentie) Minimaal 10 dagen (urgentie) Minimaal 10 dagen (urgentie)

16 Niet-openbare procedure DAS 1 e maal DAS 2 e e.v. maal Ontvangst inschrijvingen Minimaal 30 dagen Minimaal 10 dagen Minimaal 10 dagen Minimaal 25 dagen (inschrijvingen lang elektronische weg) NVT NVT Minimaal 10 dagen (Vooraankondiging) Minimaal 10 dagen (Vooraankondiging) Minimaal 10 dagen (vooraankondiging) Minimaal 10 dagen (urgentie) Minimaal 10 dagen (urgentie) Minimaal 10 dagen (urgentie) Beantwoorden aanvullende vragen Art. 53 lid 2 Richtlijn (hoofdregel) Uiterlijk 6 dagen voor uiterste datum ontvangst inschrijvingen Uiterlijk 6 dagen voor uiterste datum ontvangst inschrijvingen Uiterlijk 6 dagen voor uiterste datum ontvangst inschrijvingen Art Aanbestedingswet Uiterlijk 10 dagen voor uiterste datum ontvangst inschrijvingen Uiterlijk 10 dagen voor uiterste datum ontvangst inschrijvingen Uiterlijk 10 dagen voor uiterste datum ontvangst inschrijvingen

17 DAS & termijnen: de fout van de wetgever Omdat de termijn voor inschrijvingen gelijk is aan de termijn voor het beantwoorden van aanvullende vragen, wordt het feitelijk onmogelijk gemaakt voor ondernemers om vragen te stellen. Oplossing (totdat wetgevend probleem is verholpen): Hanteer minimale termijn van bijv. 15 dagen voor inschrijvingen ipv 10 dagen!

18 DAS & publicatieplicht Aankondiging van gegunde opdracht (herhaling): Binnen 30 dagen na de gunning van iedere opdracht OF Bundeling van meerdere opdrachten per kwartaal: gebundelde aankondigingen binnen 30 dagen na het einde van ieder kwartaal. Art. 50 lid 3 / art

19 DAS & Alcatel -termijn Het voorstel wijziging Aw art lid 4 sub c. Een AD hoeft geen (mag wel) opschortende termijn in acht te nemen indien het gaat om opdrachten op grond van een dynamisch aankoopsysteem. Echter: Rb Zeeland-West Brabant,

20 DAS & Alcatel -termijn Rb Zeeland-West Brabant, Bij de afweging van belangen laat de voorzieningenrechter zwaar wegen dat Scheldestromen heeft gehandeld in strijd met het fairplaybeginsel als algemeen beginsel van behoorlijk bestuur. Kern van het fair-playbeginsel is dat de overheid (hier als aanbestedende dienst) door haar optreden (of nalaten) op unfaire wijze de rechtspositie van een (rechts)persoon benadeelt. Scheldestromen heeft een effectieve rechtsbescherming tegen de gunningsbeslissing in feite onmogelijk gemaakt, door er voor te kiezen om op dezelfde dag dat zij als aanbestedende dienst aan inschrijvers bekend maakt aan wie de opdracht wel of niet zal worden gegund, met de inschrijver aan wie het werk zal worden gegund een overeenkomst te sluiten.

21 DAS & Alcatel -termijn Tip: Neem wel opschortende (verval)termijn op van bijv. 10 dagen. Motiveer dat.

22 DAS & verplichtingen AD 1. zij maken een oproep tot mededinging bekend en geven daarbij aan dat het om een dynamisch aankoopsysteem gaat; 2. zij vermelden in de aanbestedingsstukken ten minste de aard en de geraamde hoeveelheid van de beoogde aankopen, alsmede alle nodige informatie omtrent het dynamisch aankoopsysteem, inclusief op welke wijze het dynamisch aankoopsysteem functioneert, de gebruikte elektronische apparatuur en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding; 3. zij geven elke verdeling in categorieën van producten, werken of diensten aan en de kenmerken daarvan; 4. zij bieden, zolang het systeem geldig is, vrije, rechtstreekse en volledige toegang tot de aanbestedingsstukken. Art. 34 lid 4 / art lid 2 (let op lid 2 sub b)

23 DAS & verplichtingen AD Hoofdregel is dat AD kosteloze, rechtstreekse en volledige toegang biedt tot het DAS. (art. 53 lid 1) De AD nodigt alle toegelaten ondernemers (per categorie) uit om op elke specifieke aanbesteding in te inschrijven! (art. 34 lid 6 / lid 1 en lid 2) Gunningscriteria staan al vermeld in de aankondiging, maar mogen per concrete aanbesteding nader gepreciseerd worden. (art. 34 lid 6 / art lid 5)

24 DAS & verplichtingen AD AD verplicht om wijzigingen looptijd DAS te melden/aan te kondigen AD verplicht om bij beëindiging van de DAS dit eveneens te melden / af te kondigen Art. 34 lid 8 / art

25 DAS & verplichtingen ondernemers Let op: Geen verplichting om in te schrijven! Op verzoek bijgewerkte eigen verklaring (UEA) inzake naleving kwalitatieve selectiecriteria aanleveren. Op verzoek overleggen aanvullende bewijsstukken. Art. 34 lid 7 jo. art. 59 lid 1/art. 59 lid 4.

26 Tips Let op verlenging inschrijvingstermijn Borg bij de verwerving van een DAS dat wordt voldaan aan de nieuwe wettelijke eisen. Regel de aansprakelijkheid & vrijwaring i.g.v. fouten of omissies in het DAS. Mitigeer risico s naar bijv. gegadigden / inschrijvers. En

27 Dank u! Corvers Procurement Services B.V. Julianaplein BB s-hertogenbosch Tel: Stephan Corvers

28 DAS Inhuur Organisatorische aspecten Eric Sessink Manager Contracting LVNL

29 Onderwerpen Luchtverkeersleiding Nederland Lessen uit (Marktplaats-) verleden Ken je markt Rollen binnen organisatie Kwaliteit centraal Inkoopstrategie per type opdracht

30 Luchtverkeersleiding Nederland Burgerluchtvaart boven Nederland Schiphol, Rotterdam, Eelde, Beek 900 medewerkers Jaarlijks 40 miljoen spend 6 miljoen inhuur Projecten: icas, Annex Bedrijfstrailer LVNL

31 Luchtverkeersleiding Nederland htverkeersleider-experience-day-februari-2016

32 Lessen uit IIB-marktplaatsen Veel inschrijvers = veel verliezers = emotie Witwassen door te weinig transparancy? 200 overheden 50 systemen Geen juridisch jasje Laagste prijs ten koste van kwaliteit Ook: game changer inhuurmarkt overheid

33 Antwoord via DAS 2014 Focus op kwaliteit Past performance Kleine kwaliteitsdatabase Drempel voor gelukszoekers Centrale rol contractmanagement proces

34 Profiel inhuur markt? Waar zitten je goede kandidaten? Grote detacheerders Kleine specialisten ZZP-ers

35 Rol en verantwoordelijkheden Wie proces-eigenaar inhuur? HRM Inkoop Budgethouders Interne backoffice of uitbesteed (MSP) Zelf of regionaal?

36 Kwaliteit cruciaal Objectieve kwaliteit: Vooraf aan tender / cv / verificatiegesprek Tijdens uitvoering (in CMS) Eind-evaluatie Zonder Contractmanagement géén DAS?

37 Eerste conclusies proef LVNL 1. Benoemen kwaliteit (vooraf, tijdens, eind) 2. Rol HRM als proceseigenaar 3. Rol budgethouder als contracteigenaar 4. Inkoop als procesbegeleider, regievoerder 5. Borgen met inhuurbeleid 6. Kleine, goede database van leveranciers 7. Betrouwbaar systeem

38 VRAGEN / DISCUSSIE 1. Hoe belangrijk is snelheid proces fase 2 2. Open versus gesloten user group: DAS versus raamovereenkomsten. Voor- en nadelen.

39

40 Volgende ronde (ronde 2) Sessie 1. Het Dynamisch Aankoopsysteem toegepast in het Nederlands landschap Ruimte Break out 2 6. De toelichting op EMVI formules Media arena 7. Basiscursus Contract module Sky theater 1 9. Decentrale inkoopaanvragen: Tender Start Formulier 2.0 Break out Best Value Procurement Auditorium 11. Contractmanagement: Kennissessie Round control 12. Contractmanagement: KPI evaluaties Sky theater Marktconsultaties Shuttle