uw kenmerk: uw brief van: ons kenmerk: datum: jb 1 oktober 2006

Transcriptie

1 Johan van Kuyckstraat XG Amsterdam Telefoon Fax website: Aan de leden van de Bond van Volkstuinders uw kenmerk: uw brief van: ons kenmerk: datum: jb 1 oktober 2006 onderwerp: Uitnodiging bespreking Veranderplan Geacht lid, Hiermede nodigen wij u van harte uit tot het bijwonen van één (of meer) van de informatieavonden over het zogenoemde Veranderplan van uw Bond van Volkstuinders. Ons bestuur denkt dat het noodzakelijk is dat we ons beraden over de toekomstige positie van de Bond en wil bij dit veranderproces alle leden nadrukkelijk betrekken. Bijgaand ontvangt u gegevens waar en wanneer deze avonden zullen plaatsvinden. Verder informeren wij u over: De aanleiding voor een Veranderplan De aanpak De reactie van de Bestuurlijke Adviescommissie Het vervolgtraject. De documenten 1 t/m 10 waar in deze brief naar verwezen wordt, kunnen gratis worden opgevraagd bij het bondsbureau, zowel telefonisch als per mail, onder vermelding van de nummers waarvoor u interesse heeft. U kunt ze ook downloaden van onze website via het onderdeel archief /downloads. Mocht u verhinderd zijn op de datum die voor uw afdeling bestemd is, dan bent u ook welkom op één van de drie andere bijeenkomsten. Het is ook toegestaan meer dan één vergadering te bezoeken, maar dan alleen als toehoorder. Wij hopen u in ieder geval op één van deze bijeenkomsten te ontmoeten om van uw mening, op- of aanmerkingen kennis te kunnen nemen. bijlage: concept veranderplan v2 leden met vriendelijke groet namens het bondsbestuur L.Koerts, secretaris 1

2 Overzicht Informatiebijeenkomsten. De bijeenkomsten vinden plaats op de navolgende data en locaties: Voor de leden van de volkstuinparken De Bongerd, Buikslotermeer, Buitenzorg, Kweeklust, De Molen, De Molenaar, Rust en Vreugd, Tuinwijck en Wijkergouw op zaterdag 28 oktober 2006 van tot uur in het verenigingsgebouw op volkstuinpark Tuinwijck, Liergouw 55, 1026 BW Amsterdam-Schellingwoude. Telefoon: ============================================================================ Voor de leden van Water-Land, De Vijf Slagen, Dijkzicht, Nieuw Vredelust, Ons Lustoord, Klein Dantzig, Amstelglorie en Nieuwe Levenskracht op vrijdag 3 november 2006 van tot uur in het verenigingsgebouw op volkstuinpark Ons Lustoord, Verbindingsweg 1, 1099 DA Amsterdam. Telefoon: of ============================================================================ Voor de leden van Zonnehoek, Nut en Genoegen, Sloterdijkermeer, De Bretten, De Groote Braak en De Oase dinsdag 7 november van tot uur in het verenigingsgebouw op volkstuinpark Sloterdijkermeer, Sloterdijkerweg 20, 1014 CB Amsterdam. Telefoon: ============================================================================ Voor de leden van Ons Buiten, Lissabon, Osdorp, De Eendracht, T.I.G.E.N.O. en Eigen Hof op maandag 13 november 2006 van tot uur in het verenigingsgebouw op volkstuinpark Lissabon, Sloterweg 865, 1066 CB Amsterdam. Telefoon: Tot uiterlijk één week na de laatste bijeenkomst kunnen ook schriftelijk reacties worden ingestuurd. 2

3 Waarom een Veranderplan? Het bestuur van de vereniging Bond van Volkstuinders te Amsterdam heeft in maart 2004 besloten tot een strategische heroriëntatie. Het bestuur wilde zich beraden over de toekomstige positie en structuur van de Bond vanwege: de blijvende en op langere termijn mogelijk verder toenemende ruimtelijke druk op de voor de volkstuinen gebruikte gronden; de structurele veranderingen in de demografische opbouw van de stad en de doorwerking daarvan in de wensen en verwachtingen van de leden; de fricties, die direct en indirect voortvloeien uit de bestaande verenigingsstructuur en uit de sterk vergrote juridificatie van de maatschappij; het enorme tijdsbeslag dat het bestuurswerk met zich meebrengt; de tanende animo voor het vrijwilligerswerk; het gebrek aan reflectie op het functioneren van de vereniging en haar organen in het algemeen en van het bondsbestuur in het bijzonder; de behoefte tijdig het beleidsplan "Samen sterk" te actualiseren. De Aanpak Begin 2004 heeft het bondsbestuur met de rechtskundig adviseur van de vereniging, de heer mr. F.C. Kollen, gesproken over enkele verenigingsrechtelijke onderwerpen. Een van de onderwerpen betrof de vanuit enkele afdelingen geuite wens tot verzelfstandiging c.q. losmaking uit de vereniging. Hij deed enkele suggesties om tegemoet te komen aan de behoefte van afdelingen aan meer beleidsmatige en financiële zelfstandigheid. Op basis hiervan heeft de voorzitter van het bondsbestuur, Theo van der Horst een eerste aanzet tot heroriëntatie gegeven. Vervolgens is de Nestorkring benaderd om het denkproces binnen het bondsbestuur te begeleiden. De Nestorkring is een landelijke groep senioren die hun managementkennis en -ervaring als coach of als adviseur belangeloos inzetten voor non-profitorganisaties. Daaruit kwam het advies om een extern bureau de opdracht te geven om de organisatie door te lichten en een ontwerpbeleidsplan voor de Bond van Volkstuinders te maken. De Nestorkring adviseerde Bureau Hordijk & Hordijk (H&H) hiervoor in te schakelen, dat na enkele inleidende gesprekken met een voorstel kwam voor een Strategische Heroriëntatie van de Bond van Volkstuinders. Document 1 Na diverse gesprekken met bondsbestuurders, afdelingsbestuurders, de beleidsmedewerker en enkele buitenstaanders, presenteerde H&H in juni 2005 op een informatie- en discussiebijeenkomst voor de leden, een tussenrapport. Document 2. Het bondsbestuur heeft voor zijn eigen meningsvorming dit rapport aan mr.kollen om reactie gezonden. In zijn reactie d.d. 4 juli 2005 noemde de rechtskundig adviseur van de bond de mogelijkheid om het z.g. "duaal stelsel" toe te passen. Document 3. Deze reactie is door het bondsbestuur onder de aandacht van H&H gebracht omdat het hierin een mogelijkheid zag de vereniging in stand te houden en toch te vernieuwen. Eind 2005 ontving het bondsbestuur het uiteindelijke advies van het bureau H&H getiteld Veranderplan Bond van Volkstuinders, Samen altijd sterker!". Document 4. Het bondsbestuur was teleurgesteld over de kwaliteit van het uitgebrachte rapport. Op basis van de vele gesprekken en de brainstormsessie had mogen worden verwacht dat de geconstateerde problematiek, met name de verhouding tussen het bondsbestuur en de afdelingen en de plaats van het bondsbureau, uitgebreider zou zijn beschreven. Ook had het bondsbestuur verwacht dat H&H met daaraan gerelateerde oplossingen zou komen of in ieder geval oplossingrichtingen, zulks met een goede onderbouwing. Het gebrek aan een goede onderbouwing geeft het rapport meer het karakter van opgestelde notulen, waarin een aantal stellingen is opgenomen. Het rapport brengt bovendien weinig nieuwe feiten en inzichten. 3

4 Een en ander overwegende is het bondsbestuur tot de slotsom gekomen dat het niet de analyse en de conclusie van het advies van H&H deelt. Toch is het een waardevol stuk gebleken omdat het heeft aangezet tot intensieve discussies binnen het bondsbestuur over de vraag waar moet de vereniging naar toe en hoe is dat het best te bereiken. Het bondsbestuur heeft daarom mede aan de hand van de systematiek van het rapport van H&H zelf een conceptvisie geformuleerd. Document 5. Deze conceptvisie is inclusief een zienswijze op het rapport van H&H met relevante bijlagen (Document 6) voor advies gezonden naar de Bestuurlijke Adviescommissie (BAC), het belangrijkste adviesorgaan van het bondsbestuur. Deze adviescommissie wordt gevormd door van elk afdelingsbestuur een persoon. Op 4 juli jl. heeft de BAC de conceptvisie besproken. Die bijeenkomst stond onder leiding van de voormalige stadsdeelvoorzitter Martin Werkman, die ook het totale traject tot en met de definitieve besluitvorming op de bondsvergadering zal begeleiden als onafhankelijk voorzitter. Van deze bijeenkomst is een verslag opgesteld, met daarin opgenomen een samenvatting van Martin Werkman, dat inmiddels is goedgekeurd door de leden van de BAC. Document 7. Het bondsbestuur heeft in zijn vergadering van 31 augustus 2006 het advies van de BAC, zoals verwoord in de samenvatting van Martin Werkman, behandeld en hierover de navolgende standpunten ingenomen. Advies BAC De BAC vindt dat het bondsbestuur zich er rekenschap van moet geven dat er afdelingen zijn die zelfstandig willen worden. Hoe gaat het bondsbestuur hiermee om? Reactie bondsbestuur op advies BAC 1) Van enkele afdelingsbestuurders zijn dergelijke geluiden gehoord, maar ze zijn niet als standpunt van een of meerdere afdelingen naar voren gebracht noch als onderwerp van besluitvorming voor een bondsvergadering geagendeerd. Ze zijn wel door het bondsbestuur opgevat als signalen waar naar geluisterd moest worden. Deze signalen zijn mede aanleiding geweest voor de ingezette heroriëntatie. 2) Alleen een zo groot mogelijke, sterke en goed functionerende organisatie - kan tegendruk geven aan de toenemende druk op de groene ruimte - biedt de meeste garantie voor het behoud van betaalbare volkstuinen door zo laag mogelijke lokale lasten (water, o.z.b., reiniging e.d.), - kan een rol van betekenis spelen ingeval van dreigende verplaatsing van volkstuinparken. 3) Telkenmale is gebleken dat de overgrote meerderheid van de leden van de BAC c.q. afdelingsbesturen onze vereniging in stand wil houden, zij het met aanpassingen. 4) Hoewel sommige afgevaardigden zich op de bondsvergadering, het hoogste orgaan van de vereniging, bij tijd en wijle kritisch opstelden, blijkt het beleid van het bondsbestuur doorgaans unaniem gesteund te worden. 5) Het ombouwen van de vereniging naar een koepelorganisatie heeft geen meerwaarde omdat het AVVN reeds de koepelorganisatie is voor volkstuinverenigingen. 4

5 De BAC adviseert de reglementen te vereenvoudigen, dereguleren en daarvoor mr.kollen in te schakelen. De BAC vraagt om de geldstromen binnen de bond nader te bekijken. De BAC vindt dat er goed gekeken moet worden naar de functie van het bondsbureau als servicebureau. De BAC stemt in met Doel 1. De BAC stelt wel voor om De taxatiewaarde van de tuinbeplanting wordt niet bepaald door de aanschafwaarde maar door de diversiteit, de mate van Wordt overgenomen aandacht en de meerwaarde voor de natuur van Doel 1 naar Doel 3 te verplaatsen. De BAC stemt in met Doel 2. De BAC verzoekt in Doel 3 de eindverantwoordelijkheid van het bondsbestuur voor de tuinparken, te schrappen. De BAC vraagt het toezicht van het bondsbestuur op de afdelingen te schrappen. De BAC dringt er op aan dat er een goede, schriftelijke terugkoppeling plaatsvindt tussen de projectmanagers en de afdelingsbesturen. De BAC is van mening dat voor een bredere taakomschrijving van het bondsbureau ook de financiële middelen beschikbaar moet worden gesteld voor uitbreiding van het personeel. Het bondsbestuur staat hier volledig achter. Desgewenst kan het in de tekst worden opgenomen, maar dit hoeft niet omdat het de uitwerking betreft. Het bondsbestuur gaat er van uit dat hiermede wordt bedoeld een harmonisering van de financiën van de afdelingen, hetgeen reeds in het veranderplan is opgenomen. Het bondsbestuur staat hier volledig achter, maar ook dit betreft de uitwerking Alle grondhuurovereenkomsten staan op naam van de Bond van Volkstuinders. Het bondsbestuur vertegenwoordigt in deze de Bond en wordt uit dien hoofde voor de verhuurder als eindverantwoordelijke aangemerkt. Het bondsbestuur is er wel voorstander van om zoveel mogelijk verantwoordelijkheden aan de afdelingsbesturen te mandateren. Bij nader inzien geeft het bondsbestuur er de voorkeur aan om het woord toezicht te vervangen door het bewaken van de naleving van de uitgangspunten van de Bond en de gemandateerde bevoegdheden. Het bondsbestuur vindt dit vanzelfsprekend. Niet alleen het bondsbestuur moet goed worden geïnformeerd door de projectmanager, maar zeker ook de betrokken afdelingsbesturen. Ook hier gaat het om de uitwerking. Dit ligt in het verlengde van het goed kijken naar de functie van het bondsbureau. Het bondsbestuur onderschrijft de visie van de BAC dat uitbreiding van personeel meer financiën vergt, maar ook dit betreft de uitwerking. De BAC verzoekt aan mr.kollen om het duaal stelsel duidelijker en uitvoeriger te omschrijven. De BAC pleit ervoor om gelijktijdig met de besluitvorming over het voorstel van het bondsbestuur, ook de aangepaste statuten en reglementen te behandelen. Aan dit verzoek is reeds voldaan. Het desbetreffende document van mr.kollen is reeds aan de leden van de BAC toegezonden. Document 8. Dat is onmogelijk qua tijdsbestek en bovendien moet de bondsvergadering eerst een besluit nemen over de voorstellen van het bondsbestuur. Daarna zal aanpassing van statuten en reglementen hoogste prioriteit krijgen. 5

6 De leden van de BAC hebben tot 4 augustus jl. de gelegenheid gehad om ook nog schriftelijk te reageren. Daar is alleen op gereageerd door de BAC-vertegenwoordiger van Amstelglorie. Amstelglorie adviseert het Huurreglement te wijzigen in een Gebruikersreglement en in dezelfde lijn de huurovereenkomst in te wisselen voor een gebruikersovereenkomst. Met betrekking tot de uitbreiding van mandatering voor de afdelingen lijkt het Amstelglorie zinnig om alle mogelijkheden bij voorbaat open te stellen en op aanvraag toe te kennen. Het bondsbestuur kan zich hierin vinden, omdat het aansluit bij de feitelijke situatie en bovendien in juridische aangelegenheden duidelijkheid schept. Het zal dit meenemen in de uitwerking. Het bondsbestuur is van mening dat bij mandatering de onderwerpen genoemd moeten worden waarop het mandaat betrekking heeft. Zeker hier is duidelijkheid een eerste vereiste. De BAC-vertegenwoordiger van Water-Land heeft na afloop van de hiervoor genoemde vergadering een schriftelijke reactie namens zijn bestuur overhandigd aan het bondsbestuur. Document 9. Deze reactie is dus niet behandeld in de vergadering. Het bondsbestuur wil daar in dit stadium nu ook nog niet op reageren omdat de discussie uitsluitend bestemd was voor de leden van de BAC. Dat neemt niet weg dat een aantal vragen van Water-Land reeds wordt beantwoord en ingevuld n.a.v. de mondelinge vragen van de BAC. Datzelfde geldt voor de schriftelijke reactie van Ons Buiten. Deze werd op 3 augustus 2006 ontvangen namens het afdelingsbestuur en niet namens de vertegenwoordiger van de BAC. Document 10. Bovendien gaat Ons Buiten niet in op de inhoud van het veranderplan maar op de gevolgde procedure en keuzes van het bondsbestuur. Veranderplan, 2 e concept. Naar aanleiding van de behandeling van het plan door de BAC, heeft het bondsbestuur enkele duidelijk gemarkeerde veranderingen en aanvullingen aangebracht in het oorspronkelijke concept. Bijgaand doen wij u dit aangepaste concept-veranderplan versie 2 toekomen. Behandelingstraject. Het 2 e concept van het Veranderplan wordt in 4 regiobijeenkomsten behandeld met de leden. Aan de hand van de mondelinge inbreng op deze informatieavonden en de ontvangen schriftelijke reacties wordt er door het bondsbestuur een inspraakrapport opgesteld. Dit rapport wordt op voorhand toegezonden aan de leden die op één van de informatiebijeenkomsten aanwezig waren en/of een schriftelijke reactie hebben ingestuurd (uiterlijk 30 november 2006). Daarna wordt het ook in maart 2007 meegezonden aan alle leden met de definitieve versie van het veranderplan zoals dat behandeld wordt op de bondsvergadering van mei

7 Het Veranderplan, de toekomstvisie van het bondsbestuur (concept 2 d.d. 1 oktober 2006) I. De doelen van de vereniging voor de periode II. Hoe deze doelen te bereiken Hieronder zet het bondsbestuur uiteen op welke doelen de vereniging zijns inziens moet inzetten en geeft tenslotte aan hoe deze doelen gerealiseerd dienen te worden. I. De doelen van de vereniging voor de periode Doel 1 Streven naar een kwalitatief goed aanbod van betaalbare volkstuinen Om de volkstuinen te handhaven dient de maatschappelijke waarde te worden verhoogd en aansluiting te worden gezocht bij de beschermingsinstrumenten van het structuurplan, waarvan de belangrijkste is de opname in de Hoofdgroenstructuur. Er dient te worden gestreefd naar erfpachtcontracten en grondhuurcontracten met een zo lang mogelijke huurtermijn. Contracten met een looptijd van vijfentwintig jaar en zonder tussentijdse opzeggingsclausules, komen de continuïteit ten goede. Dit biedt ook meer duidelijkheid aan de leden, aan potentiële leden en aan direct omwonenden. De kosten voor het volkstuinieren moeten zo laag mogelijk worden gehouden. Daarom zal de diversiteit van de volkstuinen in oppervlakte, soort gebruik en infrastructuur moeten worden vergroot. De voornaamste middelen van de Bond om de volkstuinen betaalbaar te houden betreffen: - de reguliere beperking van de jaarlasten en - de Taxatiewaarde van de tuinbeplanting wordt niet (meer) bepaald door de aanschafwaarde maar door de diversiteit, de mate van aandacht en de meerwaarde voor de natuur. 1 Dit leidt tot de volgende actiepunten: Bevorderen en bewerkstelligen dat zoveel mogelijk volkstuinparken tot de Hoofdgroenstructuur behoren; Waar mogelijk het uitbreiden van het volkstuinareaal door het bevorderen van de totstandkoming van nieuwe tuinparken; Een zo groot mogelijke verscheidenheid in soort en grootte van volkstuinen bevorderen; Regelen van langjarige - vijfentwintig jaar - grondhuurcontracten voor bestaande en nieuwe volkstuinparken (met gemeenten of stadsdelen). In deze contracten dient onder meer opgenomen te zijn vervangende grond en een adequate vergoedingsregeling voor opstallen en gewas, in geval een gedwongen verplaatsing aan de orde is. Overigens wordt ook de mogelijkheid van erfpacht niet uitgesloten; Bewaken dat de (semi)overheidsheffingen tot een minimum beperkt blijven. 1 Van Doel 1 verschuiven naar Doel 3 7

8 Doel 2. Versterken van de maatschappelijke functie van volkstuinen. Volkstuinparken zijn zeer belangrijk voor de leefbaarheid in de stad. Zij bieden diverse mogelijkheden om de relatie met de omgeving te versterken, zoals recreatie, (milieu) educatie, kunst en cultuur alsmede een multifunctioneel gebruik van de clubhuizen. Voor diverse specifieke doelgroepen, zoals ouderen, gehandicapten, psychiatrische cliënten, moeilijk opvoedbare kinderen en basisschoolleerlingen, vervullen volkstuinparken een maatschappelijke functie. Een aantal volkstuinparken heeft al samenwerkingscontacten met zorg- en welzijnsinstellingen. Om deze maatschappelijke functie te versterken, is het van belang dat de rollen van samenwerkingspartners duidelijk zijn. Zorg- en welzijnsinstellingen moeten hun wensen helder formuleren, projecten opzetten en zorg dragen voor een goede begeleiding. Volkstuinparken bieden de entourage voor activiteiten, zoals het beschikbaar stellen van een tuin, gereedschap, kennis en accommodatie. Bondsbestuur en bondsbureau zijn een verbindende schakel tussen de vraag van instellingen en het aanbod van de volkstuinparken. Dit leidt tot de volgende actiepunten: Het nemen van initiatieven voor het opstellen van actieplannen, waarin mogelijkheden voor versterking van de maatschappelijke functie en modernisering worden geïnventariseerd (maatwerk per park). Het opstellen van de actieplannen gebeurt inhoudelijk door de afdelingen. Bij het uitwerken van het actieplan door een park onderhoudt de afdeling contacten met het bondsbestuur en de lokale overheid en/of maatschappelijke instellingen. De afdelingen voeren de plannen uit, het bondsbestuur toetst of dat tijdig en volledig gebeurt. Bepleiten dat de gemeentelijke overheden een volkstuinenfonds stichten, waaruit op structurele basis maatregelen, die noodzakelijk zijn uit een oogpunt van modernisering, kunnen worden bekostigd; Het opstellen van een overzicht van voorzieningen op de volkstuinparken en het publiekelijk bekendmaken daarvan, met als doel om de maatschappelijke functie van de parken te versterken. Doel 3 Bevorderen van een milieu- en natuurvriendelijk gebruik van de volkstuinen De volkstuinparken leveren een belangrijke bijdrage aan duurzaamheid en natuurbehoud. Het streven is gericht op het gebruik van duurzame materialen (bijvoorbeeld bij de dakbedekking van tuinhuisjes), het ontwikkelen van natuurwaarden op tuinen en volkstuinparken en natuur- en milieueducatie, het stimuleren van natuurvriendelijk tuinieren en het vermijden van bestrijdingsmiddelen (via de grondhuurcontracten en de gebruikersovereenkomsten). In het H&H-rapport worden namelijk de grondhuurcontracten van de parken bedoeld, maar het bondsbestuur is van mening dat het wenselijk is om dit ook in de huurcontracten met de leden op te nemen, waarbij zij opgemerkt dat om juridische redenen er een voorstel ligt tot wijziging van de bestaande huurcontracten in gebruikersovereenkomsten. Natuurvriendelijk beheer is het uitgangspunt voor alle tuinparken. 8

9 Gelet op het uitgangspunt dat de afdeling verantwoordelijk is voor de gang van zaken op het eigen park, ligt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de hierna genoemde actiepunten bij de besturen van de afdelingen. De rol van het bondsbestuur en het bondsbureau is faciliterend, ondersteunend en bewakend. Het bondsbestuur heeft de eindverantwoordelijkheid voor het beheer op de parken. De in 2003 gevormde werkgroep groenbeheer schouwt de tuinparken en biedt het bondsbestuur en de afdelingsbesturen informatie over de situatie van deze parken. Op basis hiervan worden in samenspraak verbeterpunten geformuleerd. Daarbij zal de dialoog met het bestuur van het tuinpark voorop staan, het bondsbestuur en het bondsbureau kunnen waar nodig ondersteunen. De tuinparken die op het moment van vaststelling van deze nota nog niet geschouwd zijn, zullen in het schouwprogramma de hoogste prioriteit krijgen. Dit leidt tot de volgende actiepunten: Alle parken worden periodiek door de werkgroep Groenbeheer van de Bondstuincommissie geschouwd; Op ieder volkstuinpark wordt in overleg een beheerplan geïntroduceerd, waarin schematisch is vastgelegd welke werkzaamheden er in de loop van de jaren op het park moeten worden verricht. II. Hoe deze doelen te bereiken? Een heldere bevoegdhedenverdeling van de organen is noodzakelijk. Organen zijn die onderdelen van de vereniging die besluiten met rechtsgevolg kunnen nemen. In de visie van het bondsbestuur bestaat de vereniging in de toekomst uit de volgende organen: De Bondsvergadering Is het hoogste beleidsbepalende en wetgevende orgaan. Bestaat uit door leden gekozen afgevaardigden. Stelt de beleidskaders vast (strategisch beleidsplan en werkplan), de begroting en de jaarrekening. Controleert het bondsbestuur en benoemt en ontslaat de voorzitter en de andere bestuursleden. Kan commissies instellen die het bondsbestuur op specifieke onderwerpen controleert. Het Bondsbestuur Bereidt de besluitvorming door de bondsvergadering over de beleidskaders voor. Het bondsbestuur heeft de eindverantwoordelijkheid voor het beheer op de parken. Houdt namens de bondsvergadering toezicht op de afdelingen. 2 Voert overleg op strategisch niveau volgens bijgaand schema. Vervult de werkgeversfunctie voor de medewerkers van het bondsbureau op een wijze zoals dat bij een verantwoord personeelsbeleid past. Huurt zo nodig deskundigheid van buiten af in. Opent bankrekeningen ten behoeve van de afdelingen. Zorgt voor een eenduidige presentatie van de vereniging en de afdelingen. 2 Wijzigen in: Bewaakt namens de Bondsvergadering de naleving door de afdelingen van de uitgangspunten van de Bond en de aan hen gemandateerde bevoegdheden 9

10 Stelt projectmanagers aan voor speciale projecten, kortlopend en langlopend, waarbij in het bijzonder wordt gedacht aan deskundigen op het gebied van infrastructuur, bouwtechnische zaken, waterhuishouding en groenbeheer. Kan commissies instellen voor advies aan en uitvoering van taken van het bondsbestuur. Kan afdelingsbesturen mandateren voor het statutair aan het bondsbestuur toekomende bevoegdheden. Sluit in overleg met de afdelingsbesturen grondhuurovereenkomsten af. Heeft tot taak een goede communicatiestructuur met en tussen de afdelingsbesturen te ontwikkelen en de communicatie ook daadwerkelijk te bevorderen en inhoud te geven. Streeft naar harmonisatie van de financiële administraties van de afdelingen en stelt daarvoor de nodige programmatuur beschikbaar. Het bondsbureau (inclusief projectmanagers) Adviseert het bondsbestuur over ontwikkelingen op verschillende terreinen die met het volkstuinwezen te maken (kunnen) hebben. Ondersteunt het bondsbestuur in al zijn taken. Ondersteunt afdelingsbesturen. Neemt besluiten voor zover deze door het bondsbestuur zijn gemandateerd. De afdelingsbesturen Hebben tot taak de gehuurde grond in de juiste staat te onderhouden Kunnen de navolgende mandaten krijgen van het bondsbestuur: o Afsluiten van meerjarige overeenkomsten o.a. ten behoeve van het ophalen van huisvuil, het leasen van machines. o Aanvragen van vergunningen zoals Horecavergunning, milieuvergunning, exploitatievergunning. o Aanvragen van subsidies voor eigen activiteiten. o Aanvragen van leverancierpassen, zoals voor Makro en Bouwmaat. Het bondsbestuur wil dit mandaat mogelijk maken door 3 bestuurders van elke afdeling toe te voegen aan de inschrijving van de Bond van Volkstuinders bij de Kamer van Koophandel, waarin bovenstaande bevoegdheden letterlijk worden genoemd en ook een aantal expliciet worden uitgesloten (afsluiten van grondhuurovereenkomsten, openen van bankrekeningen). Voeren van overleg op tactisch en operationeel niveau volgens bijgaand schema. Participeren in het overleg op strategisch niveau. De commissies Geschillencommissie Commissie van Beroep Centrale Kascommissie 10

11 A. Overlegstructuur Gemeente Almere/Landsmeer/Ouder-Amstel Bond van Volkstuinders. Strategisch niveau Gemeente: de betreffende wethouder(s) In beginsel eenmaal per jaar een vertegenwoordiging van het bondsbestuur een vertegenwoordiging per afdelingsbestuur Toekomst volkstuinen Raakvlakken gemeentebeleid en verenigingsbeleid Samenwerking met andere volkstuinorganisaties Samenwerking met andere instellingen Afdelingoverstijgende subsidieaanvragen Mandaten op tactisch en operationeel niveau Evaluatie overleg op tactisch en operationeel niveau Tactisch niveau Gemeente: dienst(en)/afdeling(en) Periodiek, nader te bepalen afdelingsbestuur Huurovereenkomst Onderhoud tuinpark Aanpassingen tuinpark Vergunningen Activiteiten Subsidieaanvragen voor activiteiten van de afzonderlijke afdelingen Operationeel niveau Gemeente: contactperso(o)n(en) Allerhande zaken de uitvoering betreffende Zo nodig contactpersoon per afdeling 11

12 B. Overlegstructuur Stadsdeel Bond van Volkstuinders Strategisch niveau Stadsdeel: de betreffende dagelijks bestuurder(s) In beginsel eenmaal per jaar een vertegenwoordiging van het bondsbestuur een vertegenwoordiging per afdelingsbestuur Afstemming gemeentebeleid en stadsdeelbeleid Raakvlakken stadsdeelbeleid en verenigingsbeleid Afstemming actieplan modernisering met de "centrale stad" Samenwerking met andere volkstuinorganisaties Samenwerking met andere instellingen Afdelingoverstijgende subsidieaanvragen Mandaten op tactisch en operationeel niveau Evaluatie overleg op tactisch en operationeel niveau Tactisch niveau Stadsdeel: dienst(en)/afdeling(en) Periodiek, nader te bepalen afdelingsbestuur Huurovereenkomst Opstellen en uitvoeren actieplan modernisering Onderhoud tuinpark Aanpassingen tuinpark Vergunningen Activiteiten Subsidieaanvragen voor activiteiten van de afzonderlijke afdelingen Operationeel niveau Stadsdeel: contactperso(o)n(en) Allerhande zaken de uitvoering betreffende Zo nodig contactpersoon per afdeling 12

13 C. Overlegstructuur Gemeente Amsterdam Bond van Volkstuinders Strategisch niveau Gemeente: de betreffende wethouder(s) In beginsel eenmaal per jaar een vertegenwoordiging van het bondsbestuur Uitwerking besluitvorming Nota volkstuinen Amsterdam Structuurplan en hoofdgroenstructuur Samenwerking met andere volkstuinorganisaties op stedelijk niveau Samenwerking met andere instellingen op stedelijk niveau Verenigingsbrede subsidieaanvragen Evaluatie overleg op tactisch en operationeel niveau Tactisch niveau Gemeente: gemeentelijke diensten en bedrijven Periodiek, nader te bepalen een vertegenwoordiging van het bondsbestuur Uitwerking Nota volkstuinen Subsidieaanvragen voor activiteiten van de afzonderlijke afdelingen Operationeel niveau Gemeente: gemeentelijke diensten en bedrijven Zo nodig een projectmanager Grondzaken Riolering Allerhande andere zaken die de uitvoering betreffen 13