Werkboek. GeniusU. Hoe blijf je de troepen voor. Door: Liane Duit. GeniusU Werkboek Liane Duit

Transcriptie

1 Werkboek GeniusU Hoe blijf je de troepen voor Door: Liane Duit

2 GeniusU Inleiding Ik kan je dit beloven: robots zullen ons leven gaan veranderen op manieren die wij ons nauwelijks kunnen voorstellen. En het gaat sneller gebeuren dan we denken. Heel veel organisaties werken al met robots. Denk aan de auto industrie, de zorg en ziekenhuizen. En wat dacht je van de online winkels en hun magazijnen? De volgende stap zal zijn dat de robots hun intrede gaan doen in ander type organisaties. In Japan is de eerste robot telefoniste 1 al een werkelijkheid. Hoogtijd om daarom stil te staan bij de consequenties hiervan voor jou en jouw werk. Ook hier gaan de veranderingen komen. Een voorbeeld hiervan is onze manier van communicatie. Van bellen met een vaste telefoon, naar bellen met een mobiele telefoon naar bellen via je computer 2. Een ander voorbeeld is onze manier van vergaderen. Steeds meer zie je dat vergaderingen via conference calls en teleconferencing gaan. De volgende stap is transported presence. 3 Want wat er ook gebeurt op technologisch vlak. ik geloof dat mens en robot samen hét verschil gaat maken. Betekent wel dat we goed moeten weten hoe we onderscheidend zijn. We dienen goed te kijken naar de veranderingen die invloed hebben op het secretaresse vak. En we zullen moeten nadenken over of en hoe jij je Genius talenten maximaal inzet. In dit werkboek wil ik je, namens Top Secretaries, handvaten geven om verder na te denken over jouw eigen rol in deze sterk veranderende tijden. Het sluit aan bij alle lezingen en trainingen/workshops die wij vanuit de Academy geven op dit vlak. Veranderingen zijn van alle tijden. Wij hebben ze als secretaresse al veel meegemaakt. Denk bijvoorbeeld aan de verandering van het werken met typemachine tot de huidige tablets. We weten allemaal dat wij het stadium van de secretaresse uit de populaire BBC serie The Office allang gepasseerd zijn, toch? De snelheid waarmee de veranderingen zich opvolgen is echter snel, bijzonder snel. De technologische ontwikkeling speelt daarin een grote rol. Die veranderingen gaan sneller dan snel, exponentieel snel. Hierdoor kijken we anders naar werk en de competenties die we nodig hebben om een wezenlijke en productieve bijdrage te leveren als Top Assistant in de toekomst. Want we houden van onze job, zien de veranderingen en willen daarop anticiperen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste drijfveren die van invloed zijn op de toekomst van ons vak. Uit onderzoeken 4 halen we de volgende zes: - gecomputeriseerde wereld - extreem lange levensduur - zeer gestructureerde organisaties en proces gestuurd - globally connected world Onderzoek van Institute for the Future

3 - opkomst van slimme machines en computers - nieuwe media wetenschap Dit geeft nog lang geen duidelijkheid, want: hoe bereid je je voor op deze veranderingen? en hoe loop je dan voor de troepen vooruit? Velen spreken van ondersteunend naar faciliterend. En steeds meer mensen geven aan dat je je dient te specialiseren. Waarin dan en hoe? Alleen maar meer vragen, zo lijkt het. In mijn white paper heb ik getracht je een breed beeld te geven van de veranderingen, de invloeden, de kansen en de bedreigingen. In dit werkboek help ik je graag verder in het maken van je persoonlijke GeniusU blauwdruk. Je treft een nadere uitwerking van mijn visie. En aan de hand van vragen en opdrachten probeer ik je te helpen inzichtelijk te krijgen waar jouw Genius ligt en hoe je eigen GeniusU laat zien. Je kunt op verschillende plekken aantekeningen maken. Zo zet je tijdens het lezen jouw gedachten al op papier. Verder tref je een aantal opdrachten aan die je ook in het boek kunt uitwerken. Wanneer dit werkboek niet toereikend genoeg is kun je er ook voor kiezen om een workshop te volgen. De GeniusU workshop is deels gebaseerd op Theory U van Otto Scharmer. Een theorie die vernieuwende inzichten in veranderingsprocessen biedt. Je gaat in de workshop als groep secretaresses een veranderproces doorlopen, wat je individueel en als groep helpt om als Genius naar buiten te trede. Er is ook individuele coaching mogelijk via onze TS Academy. Ik ben er van overtuigd dat als je jezelf centraal zet en de tijd neemt je zelf een heel eind kan komen. Ok, terug naar de zes drijfveren. Wat betekenen deze veranderende aspecten voor de secretaresse van de toekomst? Laten we kijken naar de competenties die horen bij deze nieuwe wereld. Hieronder tref je een tiental competenties aan, waarvan wordt aangegeven dat om succesvol te blijven in de toekomst - deze belangrijk zijn. 1. Van toegevoegde waarde zijn 2. Sociale intelligentie 3. Verhalend en anders denken 4. Cultureel denken 5. Denken in computer mogelijkheden 6. Nieuwe media wetenschap 7. Transdisciplinariteit (verschillende werelden met elkaar verbinden) 8. Gevoel voor design 9. Cognitieve data management 10. Virtuele samenwerking 11. Creativiteit 12. HostWOMENship AANTEKENINGEN:

4 Het is belangrijk om nader in te zoomen op deze competenties. Want als dit de belangrijke vaardigheden van de 21 ste eeuw zijn, dan moeten ons verdiepen in hoeverre wij aansluiting hebben met deze nieuwe vaardigheden. Dus, laten we per competentie eens kijken wat ermee bedoeld wordt. Van toegevoegde waarde zijn Jouw rol binnen de organisatie waarvoor je werkt moet ertoe doen! Je activiteiten moeten aanvullend zijn op die van de manager(s) waarvoor je werkt. Top Secretaries spreekt van powerful management. Welke bijdrage lever jij om te zorgen dat jouw manager powerful management kan leveren? Deze activiteiten en/of kwaliteiten kunnen dus verschillend zijn per manager/directie, maar passen in jullie samenwerking. Bovendien moeten dit kwaliteiten zijn die niet door een computer te vervangen zijn (denk bijvoorbeeld aan het uitwerken van dictaten, afspraken inplannen). Denk ook na over de verwachting van de nieuwe generatie management en directie (veel meer opgegroeid in het digitale tijdperk). Wat zou dit betekenen voor jouw toegevoegde waarde? Verder kunnen we nadenken over een bredere toegevoegde waarde. Losgekoppeld van de manager(s) waarvoor je werkt. Kijk ook organisatie breed. De verandering die je nu ziet bij organisaties is dat er meer in secretaresse teams gewerkt wordt, van waaruit de ondersteuning voor de gehele organisatie wordt geboden. Men spreekt over pools, ik vind persoonlijk de kreet hotspot aangenamer. Wat is jouw toegevoegde waarde voor de organisatie? Wat doe jij anders dan je collega secretaresses? 80% van het secretaresse werk is hetzelfde. Met 20% maak je het verschil. Waar zit jouw 20%? AANTEKENINGEN: Sociale intelligentie Samenwerken is hét sleutelwoord voor succesvolle teams. Aanvoelen van de emotie van anderen en het ervoor zorgen dat iedereen gemotiveerd is tot een unieke samenwerking, vergt soms meer dan alleen logisch redeneren. Hiervoor heb je ook een dosis sociale intelligentie nodig: je kunnen verplaatsen in de ander en begrijpen wat voor hem of haar belangrijk is. Door het vele werken op afstand en de digitalisering is het belangrijk om een juiste afweging te kunnen maken tussen het virtueel werken en het elkaar in real life zien. Dit zal voor iedereen wellicht anders zijn, elkaar verbinden en elkaar ervan overtuigen over de keuzes die gemaakt moeten worden, vergt sociale intelligentie. Het groeiend aantal projectorganisaties brengt met zich mee dat er meer in wisselende team samengewerkt moet worden. Weet jij hoe je van een groep een team kunt maken? En weet je het verschil te benoemen? Heb je oog voor diversiteit in het team? Mensen in hun kracht zetten?

5 AANTEKENINGEN: Verhalend en anders denken Om jouw doelen te bereiken, zul je anderen ervan moeten overtuigen dat jouw visie de juiste is en anderen enthousiast maken over jouw ideeën. Doordat we steeds meer met verschillende samenstellingen van teams (projecten) gaan werken, betekent dit dat jij jouw doel zo moet kunnen vertellen dat anderen geloven in jouw verhaal en ook jouw doelen gaan nastreven. Met andere woorden, je verhaal zo kunnen vertellen dat je de woorden van de ander gebruikt die aanspreken. Ken jij de wetten van het beïnvloeden? Hoe zit het met je presenteer kwaliteiten? Kun je in korte tijd jezelf en je plannen presenteren? Deel je regelmatig je ideeën in een vergadering/groep? AANTEKENINGEN: Cultureel denken Onze samenwerkingen zullen niet alleen bestaan uit mensen van één nationaliteit. Diverse culturen en nationaliteiten zullen in (virtuele) teams bij elkaar zitten om tot nieuwe unieke ideeën te komen en daardoor projecten nog beter uit te voeren. Teams zullen bestaan uit mensen uit verschillende organisaties (denk aan ZZP-ers). Ieder met zijn/haar eigen organisatie cultuur. Als onderdeel van een team zul je dus op de hoogte moeten zijn van de verschillende culturen en begrijpen hoe mensen uit andere culturen denken. Herken je dit binnen jouw organisatie? En hoe ga je hiermee om? Doe je het op gevoel of gebruik je (management) theorieën voor een meer strategische benadering? AANTEKENINGEN: Denken in computer mogelijkheden Ons werk begon met een typemachine. Door de tijd heen is deze vervangen door een computer. Nog altijd blijft het een wezenlijk hulpmiddel voor ons werk, zoals dit voor veel beroepen zo is. In de toekomst zal dit alleen maar toenemen. Meer mensen zullen (daarnaast) een tablet gebruiken. Het kennen van de mogelijkheden en het begrijpen van de technieken is belangrijk. Wanneer je dagelijks zo afhankelijk

6 bent van ICT, moet je wel weten hoe het werkt. Sterker nog: ICT is de vriend die ons kan helpen om ons werk gemakkelijker en efficiënter uit te voeren. Zorg dat je weet hoe het gemakkelijker en efficiënter kan en welke extra hulpmiddelen je daarbij nodig hebt. Welke software is actueel en maakt het werk nog eenvoudiger (denk aan OneNote, SharePoint) en welke app s kunnen we inzetten om de service te verhogen? Ben je een filer of een piler? En ken je het verschil 5? AANTEKENINGEN: Nieuwe media wetenschap Er worden steeds weer nieuwe media geïntroduceerd. Voor ons secretaresses, is het belangrijk om te weten welke, wat de mogelijkheden zijn en of ze bijdragen aan het doel wat wij voor ogen hebben. We moeten deze nieuwe media goed kunnen inzetten voor overtuigende communicatie. Aan welke nieuwe media denk jij? Twitter, LinkedIn, Yammer, Instagram, Pinterest. Ben jij er te vinden? Welke keuzes maak je hierin? Ken je de mogelijkheden die deze nieuwe media jou en je organisatie bieden? AANTEKENINGEN: Transdisciplinariteit In de projecten en in de teams waarin gewerkt wordt, zitten allerlei typen mensen met andere achtergronden en andere opleidingen, mensen met een diversiteit aan intelligentie. De kunst is bruggen te bouwen tussen deze diversiteit van mensen en op de juiste golflengte te kunnen communiceren. De verschillende werelden met elkaar verbinden en wederzijdse relaties vormgeven. Doordat organisaties strak georganiseerd zijn, zullen er steeds vaker tijdelijk externe partijen bij de diverse projecten aansluiten. Ook deze communicatie moet goed verlopen en men moet elkaar uitstekend begrijpen en aanvullen om tot waarde creatie te komen. Kennis is geen macht meer, maar wat doe je met de kennis die je in huis hebt. Ken je de kunst van het vragen stellen? Ik noem altijd het voorbeeld van de volgende 2 vragen: Hoeveel is 5 + 5? Hier weet iedereen het antwoord op. Dat is niet moeilijk en het levert ook niets nieuws op. We kunnen ook vragen: wat levert samen 10 op? En zie daar een wereld van mogelijkheden. 6 Zie je het verschil? Dat is de kunst van het vragen stellen. Hoe ga jij om met deze vaardigheden? Hoe stel jij je vragen? Geinspireerd door Tina Seeling, check

7 AANTEKENINGEN: Gevoel voor design Waarde creatie is het sleutelwoord van de toekomst. Kennis is geen macht meer. De kunst is om de kennis die je hebt, zo te gebruiken dat er iets unieks en iets nieuws wordt gemaakt. Nieuwe dingen ontwerpen. Het Nieuwe Werken speelt hierop in door ruimtes te creëren waar wij beter gestimuleerd worden om tot nieuwe dingen te komen. Vanuit onze rol hebben wij hier invloed op: hoe plannen we vergaderingen, waarom plannen we vergaderingen, met welk doel en hoe past de ruimte hierbij? Maar denk ook aan hoe wij dingen schriftelijk presenteren, rapporten, agenda s etc. Doe de dingen met gevoel voor design met het doel helder voor ogen. Fred Gage, neurobioloog, zegt in zijn studie naar invloed van omgeving: Verander omgeving, verander hersenen, verander gedrag. Ook wij kunnen hier van betekenis in zijn. Weet jij op welke manier? Op welke manier pas jij design toe in je werk? AANTEKENINGEN: Cognitieve data management De hoeveelheid informatie die wij dagelijks te verwerken krijgen is enorm en zal alleen maar toenemen. Zowel in hoeveelheid als in snelheid. Het bewaken en beheren van al deze informatie is een belangrijk aspect. Daar waar tot voor kort de secretaresse het archief beheerde, beheert zij nu in the cloud alle informatie. Ze weet de informatie zo te archiveren dat het voor iedereen inzichtelijk en begrijpelijk is. Het snel terugvinden van de juiste informatie is van groot belang voor iedereen binnen de organisatie. Dit vergt een goede coördinatie en een juist beheer. Kennis is macht wordt vervangen door wie snel kan zoeken heeft macht. En we veranderen van filers naar pilers, wat zoveel wil zeggen dat mappenstructuur wordt vervangen door etiketten en labelen. En hoe ga jij om met de hoeveelheid informatie die je ontvangt? Kun je het snel analyseren en de kern eruit halen? Welke talenten en vaardigheden zet je hiervoor in? AANTEKENINGEN:

8 Virtuele samenwerking Teams zullen steeds meer op afstand met elkaar gaan werken. Vanuit diverse locaties (inclusief thuiswerkplekken) zal worden ingelogd. De dagelijkse gang naar kantoor zal steeds minder worden. Dit betekent echter niet dat de samenwerking minder zal worden. Sterker nog, goede samenwerking is van wezenlijk belang om alle informatie tot unieke nieuwe creaties en ideeën te formeren. Deze samenwerking zal alleen veelal virtueel zijn. Dit vergt een andere houding, een andere benadering en een andere communicatie van de mensen in het team. Ook hier komt ICT om de hoek kijken. Ken jij de juiste methoden om het op afstand werken eenvoudiger te maken? Gezamenlijk werken in documenten? Op afstand brainstormen? Kan dit en hoe maak je dit mogelijk? AANTEKENINGEN: Creativiteit Al sinds de industriële revolutie werken wij in organisaties met een sterk hiërarchische structuur. Waarbij van de plannen vanuit de directie worden gecommuniceerd en de medewerkers de uitvoering doen. Een middle management laag controleert of de juiste input nog geleverd wordt. Dit sterk hiërarchische piramide model staat zwaar onder druk. De organisatie zijn te groot en te log om snel te anticiperen op de veranderingen die met namen technologie met zich mee brengt. Veelal wordt Airbnb hier als voorbeeld genoemd om de concurrentie duidelijk te maken. Met enkel een site een klein team, weet Airbnb de hotellerie branche op haar grondvesten doen schudden. De hiërarchische logisch denkende piramide organisaties zullen zich dus moet herontdekken en nieuwe structuren zijn nodig. In die nieuwe structuur wordt meer in projecten gewerkt. Worden medewerkers mededenkers en zal er een groot beroep worden gedaan op onze creativiteit. Het draait niet langer meer om in de input maar om de output. De piramide wordt vervangen door een pannenkoek 7. En de creativiteit viert hoogtij. Logische vraag dus aan jou: hoe creatief ben jij? En waar blijkt dit uit? Hoe zet je deze creativiteit in? En hoe kun je nog meer succes behalen met deze creativiteit? AANTEKENINGEN: HostWOMENship Transparantie is door het internet 2.0 mogelijk gemaakt en data is in grote getalen aanwezig. Sterker nog data is een nieuwe economie geworden. Denk aan Facebook en Twitter. Organisaties die hun geld verdienen met het verhandelen van data. Al deze data zet ook marketing en klantrelaties in een ander daglicht. Door 7 of

9 nog meer kennis over klanten en consumenten wordt service steeds meer op maat gemaakt. Dan wordt de science fiction film Minority report uit de jaren 80 werkelijkheid. Je loopt langs de etalages en je krijgt persoonlijke advertenties. 8 Diensten worden steeds meer persoonlijk gemaakt en exact op jouw wensen. Voor organisaties betekent dit een geheel andere manier van marketing en service. Stephen van Belleghem heeft hier een prachtig boek over geschreven when digital becomes human. 9 Vanuit de gedachte van het service verlenende karakter van de secretaresse betekent dit dat ook wij hier over na kunnen en moeten denken. Als er steeds meer robots komen en digitalisering toeneemt, welk verschil in service maak jij dan nog? Hoe laat jij mensen Beleven? AANTEKENINGEN: Ben je er nog? Wat een impact en veranderingen! Ik hoop dat je nu nog bewuster bent van het feit dat er veel gaat veranderen en dat jij je zult moeten aanpassen op de veranderingen. Op sommige vlakken zul je jezelf moet herontdekken. En geloof mij, dat geldt niet alleen voor secretaresses. Heel veel banen maken een grote verandering door en daarmee zullen veel mensen zichzelf moeten herontdekken. Een mooi plaatje voor de visueel ingestelde lezers onder ons

10 Opdracht Laten we gewoon eens kijken hoe je in eerste instantie jezelf waardeert op deze competenties. Het gaat echt om een eerste ingeving. We gaan verder in het boek dan nog eens terugkijken op je eerste ingeving. Voor nu: Hoe beoordeel jij jezelf per onderdeel? Bezit je de competentie goed of zou je je er meer in kunnen verdiepen? Aanwezig Behoeft extra onderzoek 1. Van toegevoegde waarde zijn Sociale intelligentie Verhalend en anders denken Cultureel denken Denken in computer mogelijkheden Nieuwe media wetenschap Transdisciplinariteit Gevoel voor design Cognitieve data management Virtuele samenwerking Creativiteit 12. HostWOMENship En een hele andere vraag? Welk cijfer geef jij jezelf voor je intelligentie? Hoe slim vind jij jezelf op een schaal van 1 tot 10. Waarbij 10 het hoogste cijfer is. Voor intelligentie geef ik mezelf een Heel benieuwd welk cijfer je voor jezelf hebt omcirkeld. Einstein of Ronaldo Wie denk je dat intelligenter is. Einstein of Ronaldo (die voetballer ;-))? Kijk eens naar het volgende filmpje en beantwoord de vraag nogmaals. Kijk je er nu ook anders naar? Hoe intelligent ben je is niet de juiste vraag. Het gaat erom HOE ben je intelligent? Dat heb ik van Sir Ken Robinson 10 geleerd. Iedereen is een GENIUS. Benut jij je talenten optimaal? Voor mij is dat het doel van dit boek: je talenten achterhalen en optimaal benutten. Heb jij je doel ook helder? 10

11 Zonder doel, geen richting! We stellen doelen om onszelf richting te geven en te zorgen dat wij ons bewegen richting de doelen die we gesteld hebben. Op basis van wat je nu gehoord en gelezen hebt, hoe kijk jij dan naar de toekomst? Word navigator van je eigen carrière Welke doelstelling heb jij voor jezelf om je goed voor te bereiden op de toekomst? Dit kan de ambitie zijn om je verder te ontwikkelen. En sprekend over ambitie in de piramide wereld denken we dan in de vorm van een ladder. Het mooie van de pannenkoek wereld is dat ambitie meer een klimrek model heeft. Horizontale verbreding en verdieping. Je kunt alle kanten op! Is jouw doelstelling zorgen dat je richting je manager de optimale ondersteuning blijft bieden of misschien wel een hele nieuwe uitdaging. Durf te dromen! Doe eens gek en denk groots Over gek gesproken. Bij doelstellingen denk ik (als sport en ook Monty Python liefhebber) direct aan de Silly Olimpiad 11. Ken je dat? Een leuk tussendoortje over het effect van vage doelen en afspraken. En stel succes is verzekerd, wat zou je dan nastreven? Waar geloof je in? Welke acties zou je ondernemen? Houd dit doel voor ogen. Bij elke stap die je vanaf nu zet, denk je terug aan je doel. Past het bij het doel wat je voor ogen hebt? Vergeet niet dat de weg naar jouw doel vaak belangrijker is dan het doel zelf. Geniet dus van de weg er naartoe! Denk maar eens aan onverwachte dingen die toch de moeite waard waren. Verder wil ik je graag nog meegeven dat iedereen altijd een mening heeft. Dus ook over je doel. Mijn tip: luister naar die ander, overweeg het, maar vaar wel je eigen koers. Het is jouw doel, jouw leven. Rolmodellen Rolmodellen kunnen inspirerend werken, en kunnen bijdragen aan het helder krijgen van je eigen ambities en de eindresultaten die je wilt bereiken. Laten we daarom eens kijken welke rolmodellen voor jou het meest inspirerend zijn. Let wel, dit hoeven 11

12 niet per se bekende mensen te zijn. Dit kunnen ook collega s zijn, mensen uit je omgeving. Opdracht Wie zijn jouw rolmodellen? En waarom? Wat kun je leren van jouw rolmodel? Tip: zijn het mensen die je persoonlijk kent? Ga dan het gesprek met ze gaan! Vertel hen dat ze jou inspireren en dat je graag van hen wilt leren. Maak ook een lijstje van mensen die je verwonderen. Ga ook met hen het gesprek aan. Spreek niet allen met secretaresses of directie/management, verbreed je blik! Jouw talenten Ieder mens heeft een uniek palet aan talenten. We denken er soms te weinig over na en zeker als secretaresse zijn we doorgaans meer bezig met andermans talenten dan met onze eigen krachten. Dit is echter wel het moment om stil te staan bij je eigen talenten en je sterke punten! Je hebt er genoeg! Dus zet jezelf in de spotlight. Opdracht Mis nooit een kans om maximaal te zijn! Benoem je eigen talenten. En denk eraan, wees niet te bescheiden! Laat je verrassen! Wanneer je nog nooit zo hebt nagedacht hierover kan het best een lastige opdracht zijn. Gelukkig zijn er veel mensen om je heen die je hierbij kunnen helpen en je vaak nog aangenaam kunnen verrassen. Ook wanneer je voor jezelf je sterke punten wel helder in het vizier hebt, is het volgende meer dan leuk en vaak ook verrassend om te doen.

13 Bespreek met 5 mensen uit je omgeving de 10 competenties van de toekomst en vraag hen jou hierop te beoordelen en je 3 talenten te benoemen. Vraag ze ook waarom zij dit als een talent zien. Vergelijk de uitkomst van de beoordeling van je omgeving over de 10 nieuwe competenties met je eigen beoordeling. En? Ben je verrast? Zitten er raakvlakken? En dan de talenten benoemd door je omgeving. Noteer ze hieronder: En? Wat doet dit met je wanneer je deze feedback van je omgeving hoort? Nog meer verrassingen? En bovenal hebben ze je ervan overtuigd dat je een Genius bent? Een Genius secretaresse kent haar eigen talenten, maar gaat nog een stap verder dan dat. Zij heeft ook een Genius houding. Dat betekent dat ze zich laat inspireren door haar omgeving en zelf inspiratie creëert. Zoek mensen op en benoem waar je mee bezig bent, deel je gedachten, ga in gesprek. Zorg dat je als groep bij elkaar komt en met elkaar in gesprek gaat. Secretaressehotspots, noem ik ze. Dit kan online of in real life. De Engelse psychologe, Lynda Gratton spreekt over drie principes 12 als het gaat om een Genius houding: 1. Gericht op samenwerking 2. Schakelen tussen de verschillende werelden 3. Het laten opvlammen van latente behoeften Laten wij eens kijken hoe jij dit inzet. Principe 1: Gericht op samenwerking. Hoe groot is jouw netwerk? 12 benoemd in haar boek Glow

14 En maak je gebruik van online netwerken? Wanneer heb je voor het laatst de samenwerking opgezocht voor een probleem waar je tegenaan liep? Principe 2: Gericht op diversiteit; schakelen tussen verschillende werelden: Hoe ziet jouw netwerk eruit? Alleen secretaresses of breder? Veel mensen uit je eigen organisatie en branche of breder? Hoe is de balans tussen kennissen en goede vrienden (veelal mensen die hetzelfde denken als jij), en mensen die juist heel anders zijn dan jij? Principe 3: Je eigen flow creëren; andere mensen enthousiast maken voor jouw ideeën. Weet jij waar je energie van krijgt? Wanneer dit lastig voor je is, denk dan na over activiteiten waarbij je de tijd vergeet. Dit helpt ook het inzichtelijk krijgen van je sterke punten. Waar praat je graag over? Waar gaat je hart sneller van kloppen? Wat zijn activiteiten waar je echt naar uitkijkt? Weet jij wat voor jouw manager/directeur belangrijk is? Wanneer heb jij voor het laatst een eigen idee geopperd en uitgewerkt? Wat was het laatste verhaal dat je enthousiast hebt verteld aan de manager/directeur?

15 En aan je directe collega s? Hoe reageerden mensen op je verhaal?

16 WHY? Ik ben een groot fan ook van Simon Sinek 13. Hij is de bedenker van de golden circle Zijn gedachtegoed heeft mij enorm geholpen om mijn koers te bepalen. En ligt aan de basis van alles wat ik nu doen. Ik heb zijn WHY vraag op mezelf toegepast. Ik deel het graag met je. Wellicht helpt het ook jou. Waarom doe ik wat ik doe? Ik geloof dat technologie ons werk enorme gaat veranderen. Mijn streven is om een positieve impact te hebben op zoveel mogelijk mensen zodat zij (weer) navigator woren van hun eigen loopbaan en leven. Dit doe ik door mijn creativiteit in te zetten waardoor er weer kansen gezien worden. Ik houd de ontwikkelingen sterk in de gaten en deel mijn kennis Sinds ik dit voor mezelf helder heb kan ik beter kiezen uit de dingen die op mijn pad komen. Ik vind namelijk heel veel leuk. Daardoor stormde ik vroeger overal enthousiast op af. Tot ik weer veel te veel hooi op mijn vork had genomen en dingen deed die toch niet zo bij mij paste. Vaak waren het ook dingen waarvan ik hoopte dat ze me dichter bij mijn vage doel brachten. Sinds ik de WHY hanteer hoop ik niet meer, ik weet het ;-) In de trainingen die wij geven in de door mij opgerichte Academy, merk ik dat het voor velen net zo een worsteling is als het voor mij was. Daarom wat hulp vragen die het iets eenvoudiger maken om tot jouw why te komen 1. Waar geloof jij in? 2. Welke impact wil je creëren? (waar maak je het verschil mee/ wat is dat ene waar jij anderen iets wilt leren) 3. Op wie wil je impact hebben? (voor wie doe ik het) 4. Wat hebben zij nodig / wat willen zij? (waar bedanken mensen je voor?) 5. Welk voordeel hebben zij daarvan? (wat is het resultaat van wat jij ze geeft)? 6. Welke talenten zet je in? Wanneer je de antwoorden op deze vragen achter elkaar zet krijg je bijna als vanzelf een mooie zin. Geef jezelf de tijd. Blijf schaven en schuren tot het voor jou perfect voelt. 13

17 Mijn gouden zin: Begin met identificeren Je zult goed moeten nadenken over het inzetten van je eigen talenten, het maximale eruit halen en je voor ogen houden dat je niet moet blijven stilstaan. Natuurlijk mag je genieten van jouw talenten en de complimenten die je ontvangt. Maar blijf nadenken over hoe jij de wereld ziet en over de keuzes die je maakt. Telkens met je doel helder voor ogen! En met de focus op de vaardigheden en gewoontes die je als eerste wilt ontwikkelen. Daarbij komt je persoonlijkheid en je eigen stijl ook om de hoek kijken. Je competenties zijn belangrijke hulpbronnen. Maar een Genius secretaresse kijkt niet alleen naar zichzelf. Immers, wij staan niet los van anderen. Je hebt al geïnventariseerd bij anderen hoe zij de nieuwe competenties aan jou koppelen en welke positieve aspecten ze van jou kunnen benoemen, maar laten we nog een stapje verder gaan. Namelijk je relatie met anderen, zoals de werkverhouding die je met je manager(s) hebt waarvoor je werkt en de collega-secretaresses met wie je werkt.

18 Jij Netwerk Collega s Manager Organisatie Hoe zit het met die samenwerking? Welke talenten en capaciteiten hebben zij? En waar kun je elkaar aanvullen? Ook dit is belangrijk om tot een goede identificering te komen. Je hebt je omgeving nodig om tot bijzondere resultaten te komen! Vergeet uiteraard naast de collega secretaresses ook de andere collega s niet. Alles staat in relatie met elkaar. Opdracht Hoe kijken anderen naar jou? Informeer bij de mensen met wie je nauw samenwerkt hoe ze jou zien. Sta hier ook stil bij de minder positieve kanten, ook daar leer je van en krijg je hier nieuwe inzichten door. Ga het gesprek aan met je collega s en informeer hoe ze jou zien als collega!

19 Aard der gewoonten Sta eens stil bij de feedback die je krijgt. Wat doet dit met je en bevalt het wat je hoort? Geef het de tijd om er over na te denken en denk eens na over de gewoontes die je hebt ontwikkeld door de tijd heen. Weet je nog over de gewoontes waarover ik sprak? Successen uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. Met andere woorden; het gedrag of de actie die je in het verleden naar succes hebben geleid en daardoor regelmatig dit gedrag vertoont of die actie onderneemt. Ze zijn onderdeel geworden van wie je bent. Maar de actie of het gedrag hoeft niet meer aan te sluiten bij de huidige tijd. Welke gewoontes kun je van jezelf benoemen die je door de tijd heen hebt ontwikkeld? In hoeverre zijn ze bepalend voor wie je bent? In hoeverre brengen deze gewoontes je verder in je ontwikkeling? Welke nieuwe gewoontes zou je willen ontwikkelen? Welke talenten en capaciteiten wil je ontwikkelen? Naast de future skills zijn dit de eigenschappen die bij een GENIUS horen: Opgewekt Positief Stelt inspirerende vragen Warme persoonlijkheid Netwerker Emotionele nabijheid Want, zoals de eerder aangehaalde Lynda Gratton aangeeft: zij zorgen ervoor dat je de troepen voorblijft.

20 Het lijken wellicht logische kreten, maar kijk eens kritisch naar jezelf. Lukt het je op je altijd je zo op te stellen? En vind je dat haalbaar? Misschien denk je dat het genoeg is om het merendeel van de tijd deze eigenschappen te laten zien. Denk dan weer eens terug aan je rolmodellen en de mensen uit je omgeving die je inspireren. Hoe doen zij dit? Belangrijk is dat je moet geloven in wat je uitstraalt. Het moet oprecht zijn, anders zullen anderen je niet geloven. Zoek je eigen weg in het hele verhaal. Graag attendeer ik je nog wel op een wellicht overbekende regel: Simpel maar waar! En blijf je daarmee op de troepen vooruit lopen? Of is dit het moment om toch eens op een andere manier in actie te komen? Of misschien een keer doelbewust in actie te komen? En niet af te wachten tot er zich een situatie voordoet en daar dan op anticiperen? Gewoon in actie komen met jouw doel voor ogen en het heft in eigen handen nemen? Stap uit de schaduw en maak die transformatie van ondersteunende secretaresse, naar faciliterende secretaresse. En bovenal wordt navigator van je eigen loopbaan en leven. En graag breng ik deze quote nog onder je aandacht Dit heeft ook alles te maken met het hostpowership in jou! Angst Dat dit angst met zich meebrengt is logisch. De Amerikaanse psychologe Susan Jeffers 14 benoemt in haar boek Feel the fear and do it anyway dat angst erbij hoort. Ik spreek graag over gezonde spanning, want ik heb ondertussen geleerd dat nieuwe dingen soms heel spannend zijn, maar mij meestal veel nieuwe dingen hebben geleerd. Sterker nog, ik heb de spanning nodig om alert en innovatief te blijven. Ik ben daarom een groot voorstander van het in actie te komen van alle secretaresses! 14

21 Actie Waar te beginnen zul je wellicht denken. Nog een keer kijken naar één van mijn grote inspirators: Lynda Gratton 15. Zij benoemd in haar boek Glow negen actiepunten welke ik overzichtelijk en goed vind: 1. je hebt de dagelijkse gewoonte coöperatief te zijn 2. je bent de kunst van het goede gesprek meester 3. je speelt in op de sfeer die ergens hangt 4. je weet de waarde van je netwerk te vergroten 5. je durft en kunt uit je comfortzone stappen 6. je vindt plaatsen waar geen grenzen gelden en verkast daar naar toe 7. je stelt vragen die energie losmaken 8. je schetst aansprekende toekomstbeelden 9. je creëert zinvol en boeiend werk En? Wat denk je als je dit leest? Is het glas half vol of half leeg? Zie je kansen en mogelijkheden? Transparantie en geven Ook transparantie is een sleutelwoord. Houd de dingen niet voor jezelf, maar maak er een gewoonte van om waardevolle informatie te delen. Denk eens na over wat voor waardevolle informatie jij hebt wat voor anderen van belang zou kunnen zijn. Dit kan gaan over je uitstekende kennis van Excel of PowerPoint of over notuleren op de IPad. Maar denk ook aan de kennis en informatie van collega s waarin jij weer een spil in het web kunt zijn. Verbind mensen met elkaar om waardevolle informatie te delen. Zo ben en blijf je de ruggengraat van de informele organisatie. En wees royaal met het delen van waardevolle informatie. Wellicht doe je dit allang. Maar mocht je er iets minder bewust mee bezig zijn, neem dan eens de tijd om er wel bewust bij stil te staan. Geef bijvoorbeeld in de komende week iets waardevols aan twee van je naaste collega s. En beloof me dan, dat je niet in de gaten gaat houden wat ze doen met wat je ze geeft, maar geef ze volgende week wederom iets. De psycholoog Robert Cialdini 16 beschrijft in zijn boek Invloed zes wetten over beïnvloeding. Wederkerigheid is één van de krachtigste van deze zes wetten. Eerst geven en dan nemen! Veel secretaresses zijn vrouwen. En dat is niet zonder reden. Wij hebben talenten en eigenschappen die maken dat wij zo goed zijn in dit vak &ei=4hm6vz_jome9pbivgbae&ved=0ccmq6aewaa#v=onepage&q=robert%20cialdini&f=false

22 Maar over het algemeen hebben wij vrouwen ook veel verwachtingen (onuitgesproken verwachtingspatronen). Laat deze los en ga gewoon geven zonder iets terug te verwachten! Wees open over jezelf Vergroot je inzicht in jezelf. Wat vind je goed aan jezelf en welke aspecten van jezelf probeer je te verbeteren? Welke aspecten van je collega s waardeer je echt en welke aspecten van hen zijn naar jouw mening niet gunstig voor jou? Stel je open voor anderen. Je krijgt betere relaties door open te zijn over wat je waardevol vindt in jezelf en in anderen. Je laat daarmee zien dat je het beste met anderen voor hebt. Voor het netwerken, wat past bij elke Genius secretaresse, is dit ook een heel belangrijk aspect. Probeer het eens en laat je verrassen door het effect. Natuurlijk zal dit voor de een makkelijker zijn dan voor de ander. De een is nu eenmaal meer extrovert dan de ander. Maar iedereen kan het! Dit heeft niets te maken met een eigenschap zoals de kleur van je haar of ogen. Je open stellen en uit je comfortzone stappen, zoals dit zo mooi heet, heeft te maken met de wil om te veranderen en je aan te passen aan de ontwikkelingen om je heen. Iedereen op zijn eigen manier, maar zet die stap! En vind je het nog een beetje eng: maak het jezelf niet direct te moeilijk. Kleine stapjes zijn ook goed. Woordkeus Woorden zijn krachtig, dus zorg ervoor dat je taal gebruikt die op samenwerking gebaseerd is. Wat hierbij helpt is om bijvoorbeeld voor de komende week goed in de gaten te houden of je woordkeus op samenwerking of juist op competentie gebaseerd is. AANTEKENINGEN: En? Wat is je conclusie? Discreet Moet ik dit nog benoemen en uitwerken voor secretaresses? Ik denk eerlijk gezegd van niet. Een goede secretaresse is discreet. Wij weten niet beter. Dagelijks hebben we te maken met informatie die we niet klakkeloos de hele organisatie mogen ingooien. In ben er van overtuigd dat alle secretaresses dit weten. Mag ik onder discreet ook benoemen: niet roddelen over anderen? Laten we eerlijk zijn, wij

23 vrouwen kunnen heel goed zijn in het zwart maken van andere vrouwen. Het is algemeen bekend dat vrouwenteams veel geroddel en geklets met zich meebrengt. Waarom doen we dat? Mag ik je vragen dit punt onder discreet te zien? Hoe sta je er dan in? Mijn oproep is juist trots te zijn op andere vrouwen en elkaar te helpen. Ook wanneer je in eerste instantie een wat arrogante, te lieve, te mooie of in jouw ogen slecht geklede vrouw tegenkomt. Ga het gesprek aan en verdiep je in deze persoon. En wees discreet over de gedachten die in je op komen! Stel je open, oordeel niet en ga op zoek naar de positieve kanten van deze collega vrouw en kijk waar jullie elkaar kunnen helpen en/of aanvullen. Krabbenmand Van Roos Woltering 17, psychologe die nu ook schrijft voor Vrouw van de Telegraaf, heb ik geleerd over de krabbenmand waar wij mee vergeleken worden. Op een mand met krabben hoeft geen deksel. De ene krab die eruit wil klimmen wordt door de rest van de krabben vanzelf weer teruggetrokken in de mand. En wij vrouwen worden hier mee vergeleken?!?! Ik wil echt niet al te zweverig en girl power -achtig over komen, maar het feit dat wij vrouwen dit imago hebben is toch niet iets om trots op te zijn. Het mooie is dat we het zelf in de hand hebben om dit imago te veranderen. Gewoon door discreet te zijn over je oordeel. Vorm geen klein, separaat groepje. De kracht van de verandering zit hem in de grootte van de groep. Dus alle secretaresses verzamelen Afspraken nakomen Nog zo n aspect wat wij secretaresses heel nauw nemen. Zeker in ons werk. We moeten wel. Maar toch ga ik je vragen eens terug te blikken. Want wij weten ook dat nee zeggen voor veel secretaresses moeilijk is. Hierdoor komen we soms toch in de problemen en zal in je zakelijke afspraken wellicht dit probleem niet voordoen. Maar hoe zit het met je privé afspraken? Daarom vraag ik je eens terug te blikken naar bijvoorbeeld vorige week. Zijn er daar afspraken die je niet bent nagekomen omdat je zakelijk te veel afspraken hebt gemaakt. Kortom: ik ga het je toch vragen: Zijn er afspraken die je niet bent nagekomen? Zo ja, probeer na te gaan waarom je ze niet bent nagekomen. Zo niet, super! Realiseer je dat werk en privé steeds meer door elkaar gaan lopen. In dit gefragmenteerde leven moeten we een hele goede balans vinden tussen werk en privé. Goed timemanagement is onontbeerlijk. Dit is in balans op het werk, in balans privé en in balans met de combinatie van die twee. 17

24 Hoe kijk je aan tegen je eigen balans? Heb je alles onder controle? Zijn er dingen die je graag anders zou willen zien? Zo ja, wie kunnen je daarbij helpen? Hoe doen anderen dit? Vermarkt je talenten: Where the rubber meets the road Stap uit die schaduw en laat zien wie je bent en waar je voor staat! Ik kan niet vaak genoeg benadrukken dat dit voor ons van groot belang is voor onze rol in de toekomst. Hoe zorg je ervoor dat je voor dat leuke project benaderd wordt? Hoe weten je collega s wat je allemaal doet op een dag en hoe gefragmenteerd en breed je activiteiten zijn? En bovenal hoe waardevol je bent voor het geheel? Daarom: stel je moet in één minuut vertellen wie je bent en waar je goed in bent. Hoe zou jij dit dan vertellen? Schrijf je persoonlijke pitch uit: Het klinkt misschien raar, maar oefen deze pitch! Hoe vaker je het vertelt (al is het voor de spiegel) hoe makkelijker de woorden komen wanneer je het echt nodig hebt. Zoek hier ook je collega s op. Ga samen aan de slag. Geloof me: je zult er veel plezier aan beleven! Graag deel ik nog een grote inspiratiebron van mij: Daniel Pink. Hij heeft veel toffe boeken geschreven, zoals a whole new mind, drive en To sell is human. Hij biedt een reeks aan creatieve mogelijkheden van de pitch. Check deze link voor inspiratie: Geduld is niet altijd een schone zaak Zal het allemaal echt zo snel gaan met al die veranderingen? Is het echt nodig voor ons secretaresses om met ons eigen vak aan de slag te gaan? Natuurlijk, niemand kan in de toekomst kijken. Wel zien we in het hier en nu wat er gebeurt. Je hoeft maar een krant open te slaan om te zien dat we nog lang niet uit onze crisisjaren zijn. Het aantal werklozen is hoog en zal als je de berichten mag geloven alleen maar hoger worden. Alleen dat is, wat mij betreft, al reden genoeg om je te verdiepen in je eigen GeniusU en een motivatie om de troepen voor te blijven. Vaak krijg ik te horen dat de dingen afhankelijk zijn van de manager waar je voor werkt. In een afwachtende houding is dit zeker het geval. We denken vaak: wacht maar, als ik hard werk, zien ze wel hoe goed ik ben en: mijn manager weet heel goed dat ik uitstekend werk verricht. Welnu, het spijt me, maar ik geloof helemaal niet in de mythe van geduld. Natuurlijk is hard werken goed, maar jij moet mensen laten zien dat je hard werkt en bovenal dat het werk wat je verricht er toe doet.

25 Wees niet afhankelijk van de manager voor wie je werkt. Bepaal je eigen koers en wed vooral niet op één paard! Hallo?! Je bent een Genius, waarom moet je afhankelijk zijn van één iemand? Kom op, dit is de 21 ste eeuw. We hebben alle mogelijkheden, benut ze! Zet ze naar je hand. Wees creatief, manipuleer, stel je open en kom in actie! Juist wij vrouwen kunnen dat als geen ander. En vergeet niet: Aldus Fyodor Dostoyevsky Begin gewoon. We gaan allemaal fouten maken en guess what?!? Dat is reden voor een feestje! Want van je fouten leer je. De basis van leren ligt in het maken van fouten. Probeer dus niet die perfecte meid te zijn, ga ervoor en durf fouten te maken. Veel van mijn presentatie vind je terug op slideshare. Daar vind je ook een voorbeeld van een fouten CV waartoe ik iedereen oproep om die te maken. Het traditionele CV bestaat uit een opsomming van wat we kunnen en doen. Je fouten CV geeft een perfect beeld van wat je hebt gedaan en wat je daarvan geleerd hebt. Probeer het ook eens. Best tof om te doen ;-) Ik ben heel nieuwsgierig of en wat GeniusU voor jou heeft betekend. Ik verneem je reactie graag! Je kunt me vinden op LinkedIn en Twitter en via mail: Top Secretaries heeft ook een groep op LinkedIn waarbij wij ons proberen open te stellen. Ik nodig je van harte uit om je daar aan te sluiten! En mochten de events van Top Secretaries en dit werkboek niet toereikend zijn, dan biedt het aanbod van de TS Academy wellicht een reikende hand. Workshops en individuele coaching kun je daar volgen. Heel veel succes, plezier en genialiteit! Don t be a slave to ordinary Ciao, Liane

26 FUTURE PROOF SKILL SET Liane Duit gebaseerd op Institute for Future research VERHALEND EN ANDERS DENKEN goed buiten de kaders denken komen met creatieve oplossingen. ideeën zo te brengen dat de ander zich kan vinden in de oplossing NIEUWE MEDIA WETENSCHAP SOCIALE INTELLIGENTIE snel herkennen van emotie van een ander en zich hierin verplaatsen snel de woorden en de toon van een ander eigen maken en hierop eigen communicatie dienovereenkomstig aanpassen Weet uitstekend de kern van het gevoel samen te vatten TRANSDISCIPLINARITEIT diverse vormen van media kennen en weet waarvoor deze in te zetten weloverwogen keuzes maken tussen diverse media mogelijkheden CULTUREEL DENKEN eenvoudig contact maken met mensen vanuit andere culturen benutten van de diversiteit van de verschillende culturen GEVOEL VOOR DESIGN de verschillen in taken herkennen en de denkmethode die daar bij hoort beslissingen nemen omtrent de werkomgeving op basis van de uit te voeren taken mooie digitale documenten kunnen maken VIRTUELE SAMENWERKING betrokkenheid en motivatie bij een verspreide groep effectief grote en diverse groepen mensen bij elkaar te brengen methodes kennen om op afstand samen te werken snel schakelen tussen diverse niveaus en disciplines sensitief in het inschatten van de verschillen van niveaus en disciplines VAN TOEGEVOEGDE WAARDE ZIJN werk vinden dat niet eenvoudig door ICT te organiseren is unieke inzichten creëren die essentieel zijn voor beslissingsbevoegden mensen weten te BEleven COGNITIEF DATA MANAGEMENT de juiste balans te vinden in de hoeveelheid data Weet goede prioriteiten te stellen in dataverwerking Kan razendsnel online zoeken DENKEN IN COMPUTER MOGELIJKHEDEN snel diverse data eigen maken goed anticiperen op diverse data vraagbaak voor OneNote, SharePoint Outlook virtuoos