Handleiding Mijn ViaViela

Transcriptie

1 Handleiding Mijn ViaViela Consulenten Versie januari 2013 Form Handleiding Mijn ViaViela 1

2 Inhoudsopgave 1. Algemeen Introductie Gebruikersaccount Inloggen Wachtwoord vergeten Uitloggen Gebruikersnaam of wachtwoord wijzigen Opbouw applicatie Menu-structuur Navigatie Overzichten en zoeken Klanten Introductie Klant zoeken en overzicht Klant toevoegen Klantgegevens inzien Samenvatting Koppelingen Klant toegang geven tot portal Klant verwijderen Tickets Basisgegevens klant wijzigen Persoonsgegevens Partner Adres Bankgegevens Inkomensgegevens klant Documenten Oudergegevens Kinderen facturen voor bemiddeling en begeleiding Bemiddelingsovereenkomst ouder Gastoudergegevens Bemiddelingsovereenkomst gastouder Jaaroverzichten opbrengsten gastouder Opvanglocaties Adresgegevens Adressenoverzicht Adres toevoegen Adres wijzigen Adres verwijderen Koppelingen Introductie Koppeling zoeken en overzicht Koppeling toevoegen Koppeling inzien, samenvatting Form Handleiding Mijn ViaViela 2

3 Samenvatting Plaatsingsplaatsingscontracten Koppeling verwijderen Basisgegevens koppeling wijzigen Gastouderfacturen Overzicht gastouderfacturen Gastouder-betalingen en saldo Overeenkomst van opdracht Kinderen Correctie-uren [vervalt!] Opvanglocaties Urenregistratie Documenten Plaatsingsplaatsingscontracten Introductie Plaatsingscontracten-overzicht Plaatsingscontract inzien Plaatsingscontract toevoegen Plaatsingcontract wijzigen Opvangperiodes Kortingsperiodes Plaatsingscontract verwijderen Plaatsingscontract definitief maken (activeren) Plaatsingscontract beëindigen Facturatie Bemiddeling en begeleiding (bureau-facturatie) Aanmaken van facturen voor bemiddeling en begeleiding Betaling van facturen voor bemiddeling en begeleiding Aanmaningen facturen voor bemiddeling en begeleiding overzicht en zoeken Gastouder-facturatie Aanmaken van gastouder-facturen Betaling van gastouder-facturen Notificaties notificaties Dashboard Tickets Overzicht tickets bij een klant Ticket inzien Ticket toevoegen bij een klant Opmerkingen (comments) toevoegen bij een ticket Ticket management Overzicht alle (eigen) tickets Mijn tickets Tickets zoeken Toegankelijkheid Voorzieningen voor Gastouderopvang Algemeen Overzicht opvanglocaties van een gastouder Opvanglocatie toevoegen Form Handleiding Mijn ViaViela 3

4 8.4. Opvanglocatie wijzigen Opvanglocatie verwijderen Form Handleiding Mijn ViaViela 4

5 1. Algemeen 1.1. Introductie De nieuwe portal, Mijn ViaViela, wordt gebruikt voor de administratie van de gegevens van alle klanten van ViaViela. Er zijn drie hoofd-gebruikersgroepen: medewerkers hoofdkantoor medewerkers vestigingen (consulenten) klanten (gastouders en vraagouders) Medewerkers van vestigingen hebben alleen toegang tot de gegevens van hun eigen klanten. Klanten zien alleen hun eigen gegevens en een deel van de gegevens van de gastouder of vraagouder waarmee ze een plaatsingscontract hebben. Zij hebben bovendien een vereenvoudigde omgeving (menu-structuur en dergelijke) ten opzichte van medewerkers. De beschikbare onderdelen zijn afhankelijk van je gebruikersgroep. Deze handleiding beschrijft alle onderdelen die beschikbaar zijn voor consulenten Gebruikersaccount Inloggen De portal is te vinden op mijn.viaviela.nl. Je kunt je gebruikersaccount activeren via de link in de uitnodigingsmail die je ontvangt. Hierbij moet je een wachtwoord instellen. Vervolgens kun je inloggen met je adres en het gekozen wachtwoord Wachtwoord vergeten Als je je wachtwoord vergeten bent, kun je een nieuw wachtwoord instellen. Selecteer hiervoor eerst de link 'wachtwoord vergeten' op het inlogscherm. Je kunt vervolgens je adres opgeven. Naar dit adres wordt automatisch een mail gestuurd met een daarin een link naar het scherm waarop je een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Hiermee kun je in het vervolg inloggen Uitloggen Uitloggen kan via het selectieveld rechtsboven op scherm, waarin het adres wordt getoond. Selecteer de optie 'Uitloggen' Gebruikersnaam of wachtwoord wijzigen Via het selectieveld rechtsboven op scherm kun je je gebruikersnaam of wachtwoord wijzigen. Selecteer de optie 'Account bewerken'. Om de gebruikersnaam te wijzigen vul je een nieuw adres in. Geef ook je huidige wachtwoord op en selecteer de knop 'Account bewerken' rechtsonder op het scherm. Laat de twee velden om het wachtwoord te wijzigen leeg. Bevestig de wijziging via de link in de die wordt verstuurd. Op hetzelfde scherm kun je ook je wachtwoord wijzigen. Voer daarvoor tweemaal het nieuwe wachtwoord en eenmaal huidig wachtwoord in en selecteer de knop 'Account bewerken' rechtsonder. Het wachtwoord is daarmee gewijzigd. Form Handleiding Mijn ViaViela 5

6 1.3. Opbouw applicatie In heel de portal worden gegevens en acties (knoppen e.d.) steeds zoveel mogelijk op dezelfde manier gepresenteerd. Zo worden menu's bijvoorbeeld altijd op dezelfde plaats weergegeven. En in overzichten (lijsten) van gegevens staan de knoppen om acties uit te voeren, zoals inzien of wijzigen, altijd op dezelfde plaats Menu-structuur Het hoofdmenu (niveau 1) is zichtbaar in de paarse balk bovenaan scherm. In de balk daaronder staat het sub-menu (niveau 2). De opties hierin zijn afhankelijk van de geselecteerde optie in het hoofdmenu. Op sommige schermen is er een derde menu (niveau 3). Dit staat dan altijd aan de linkerkant van het scherm Navigatie Via links kun je doorschakelen naar detail-gegevens. Bijvoorbeeld in het koppelingoverzicht is het koppelingsnummer een link naar het samenvattingsscherm van de koppeling. Acties zoals toevoegen, wijzigen of verwijderen van gegevens kun je uitvoeren via grijze knoppen, waarin de naam van de actie staat (bijv. 'klant toevoegen'), of soms een icoontje (bijv. potloodje = wijzigen). Om nieuwe of gewijzigde gegevens te bewaren gebruik je de blauwe knop onder het invoerscherm. Compacte gegevens kunnen vaak worden ingevoerd op een deelvenster dat wordt geopend terwijl de rest van het scherm hetzelfde blijft. Gebruik de terug-knop van de browser om terug te gaan naar een vorig scherm Overzichten en zoeken In een overzicht wordt een lijst van gegevens getoond. Onderaan het overzicht staan linkjes waarmee je kunt bladeren als er meerdere pagina's zijn. De sortering van de gegevens staat altijd vast. Vanuit een overzicht kunnen vaak acties worden uitgevoerd (zoals wijzigen of verwijderen). Door met de muis boven een regel te zweven verschijnen er knoppen voor de beschikbare acties in de kolom 'Acties', rechts in het overzicht. Soms kan een link in het overzicht worden geselecteerd om details in te zien. Als er gegevens kunnen worden toegevoegd, dan staat er een knop 'toevoegen' onder het overzicht. Als de gegevens doorzocht kunnen worden, dan staat er een zoekveld rechtsboven het overzicht. Het zoeken start vanzelf als er hierin iets getypt wordt. De ingevulde zoekterm wordt gezocht in verschillende kolommen van het overzicht. Soms is er ook een linkje voor 'uitgebreid zoeken'. Form Handleiding Mijn ViaViela 6

7 2. Klanten 2.1. Introductie Een klant kan een gastouder of een vraagouder zijn, of beide. Een vraagouder noemen we meestal kortweg 'ouder'. Een klant heeft een status, 'actief' of 'inactief'. Actief betekent dat de klant een lopend plaatsingscontract heeft. Een klant heeft een uniek klantnummer. Voor de klanten die zijn overgenomen uit de oude portal is het CRMid ingesteld als klantnummer. De CRM-id's van partners en kinderen zijn in de nieuwe portal niet overgenomen. Het startpunt voor klantenbeheer is het menu 'Klanten', sub-menu 'Klanten' Klant zoeken en overzicht In het overzicht staan standaard alle actieve klanten van je vestiging. Status-filter Met het status-selectieveld rechtsboven het overzicht kun je kiezen voor het weergeven van alle klanten of alleen actieve danwel inactieve (historische) klanten. Zoek-opties Met het zoekveld rechtsboven het overzicht kun je klanten zoeken op (het eerste deel van) klantnummer, achternaam of adres (straat/postcode/plaats). Gebruik hierbij postcodes zonder spatie en achternamen zonder tussenvoegsels. Klanten-overzicht De meeste gegevens in het overzicht spreken voor zich. In de kolom 'Rollen' is te zien of een klant ouder, gastouder of beiden is Klant toevoegen Met de knop rechtsonder het klantenoverzicht kun je een nieuwe klant toevoegen. Er verschijnt dan een scherm waarop je de basisgegevens (naam en adres e.d.) van de klant kunt invoeren (zie ook 2.5). Na het opslaan kunnen aanvullende gegevens worden toegevoegd, zoals kinderen, inkomensgegevens, etc. De nieuwe klant krijgt het eerstvolgende vrije klantnummer toegewezen Klantgegevens inzien Selecteer de naam van een klant in het overzicht om de gegevens van die klant in te zien. De gegevens zijn verdeeld in een aantal secties die worden getoond in het menu aan de linkerkant van het scherm, het klantmenu Samenvatting Bovenaan in de samenvatting staan de belangrijkste gegevens van de klant en de eventuele partner en kinderen Koppelingen Op het samenvattingsscherm staat een overzicht van de koppelingen waarin de klant voorkomt als ouder of als gastouder. Zie hoofdstuk 3 voor meer toelichting op koppelingen. Form Handleiding Mijn ViaViela 7

8 Klant toegang geven tot portal Met de knop 'uitnodigen' wordt een uitnodigingsmail naar de klant verstuurd. De klant krijgt een gebruikersaccount op de portal nadat hij zijn wachtwoord heeft ingesteld (zie 1.2.1). Als een klant al een gebruikersaccount heeft verdwijnt de uitnodig-knop. Een klant kan alleen toegang krijgen tot de portal als hij een adres heeft dat nog niet in gebruik is als gebruikersnaam voor een andere gebruiker. Ouder en gastouder kunnen dus niet met hetzelfde adres inloggen Klant verwijderen Met de knop 'verwijderen' kun je een klant verwijderen. Dit moet je dan nog een keer extra bevestigen. Een klant die voorkomt in een koppeling kan niet worden verwijderd voordat eerst het koppeling wordt verwijderd. Een klant kan ook worden verwijderd vanuit het klanten-overzicht Tickets Op het samenvattingsscherm staat een overzicht van de tickets van de klant. Zie hoofdstuk 7 voor meer toelichting op tickets Basisgegevens klant wijzigen Selecteer in het klant-menu de optie 'Basisgegevens'. De gegevens worden meteen wijzigbaar weergegeven. Een wijziging wordt pas opgeslagen als je de blauwe knop 'Basisgegevens bewaren' rechtsonder op het scherm selecteert Persoonsgegevens Het eerste blok op het scherm om basisgegevens te wijzigen bevat de persoonsgegevens zoals de naam van de klant. Gegevens met een blauw sterretje zijn verplicht Partner Als je bij persoonsgegevens voor 'alleenstaand' nee opgeeft, dan kun je in een tweede blok ook de persoonsgegevens van de partner invullen Adres Het adres van de klant kan worden opgegeven via de optie Adresgegevens in het klant-menu (zie 2.10) Bankgegevens Het rekeningnummer dat je hier opgeeft wordt gebruikt voor het incasseren van de facturen voor bemiddeling en begeleiding, als de klant een (vraag-)ouder is. Er wordt alleen geïncasseerd als de optie 'incasso' geselecteerd is. Voor een gastouder is dit het rekeningnummer dat gebruikt wordt om betalingen van de ouder naar door te storten (kassier). Het rekeningnummer van de gastouder komt voor in het betalingskenmerk van de gastouderfacturen. Geef bij 'naam' en 'plaats' de gegevens van de rekeninghouder op die bij de bank bekend zijn bij het rekeningnummer. Als deze gegevens onbekend of onjuist zijn, dan ontstaan er problemen bij incasso's of bij de kassier Inkomensgegevens klant Selecteer de optie 'Inkomen' in het klant-menu. Hier kun je voor ieder jaar maximaal 1 set met Form Handleiding Mijn ViaViela 8

9 inkomensgegevens opgeven. Deze gegevens kunnen in de toekomst gebruikt worden bij toeslagberekeningen, of bij het bepalen van de ouderbijdrage Documenten Selecteer de optie 'Documenten' in het klant-menu. Hier kun je documenten van verschillende types toevoegen, zoals een scan van het legitimatiebewijs, of van de VOG van de klant. De gegevens die je bij een document kan opgegeven zijn afhankelijk van het document-type. Bij een document kan een bestand worden geüpload. Het bestand kan vanuit het overzicht weer gedownload worden Oudergegevens Als een klant een ouder is, dan is in het klant-menu de optie 'Ouder' beschikbaar, met daaronder een aantal opties die alleen op ouders van toepassing zijn Kinderen De kinderen waarvoor de gastouderopvang plaatsvindt geef je hier op. Bij het opstellen van een plaatsingscontract met een gastouder (zie hoofdstuk 4) kun je voor deze kinderen de details van de opvang aangeven. Een kind dat voorkomt in een plaatsingscontract kan niet meer uit de lijst verwijderd worden. Het systeem verstuurt automatisch een notificatie per naar de vestiging als een kind binnenkort 4 of 12 jaar oud wordt facturen voor bemiddeling en begeleiding In dit overzicht worden alle facturen voor bemiddeling en begeleiding voor de klant getoond. De laatste factuur staat bovenaan. Een bureaufactuur bevat de maandelijkse kosten voor bemiddeling en begeleiding voor alle gastouders die opvang verzorgen voor de betreffende ouder. In de kolom 'Betaling' zie je of de betaling door overschrijving (handmatig) wordt gedaan, of per incasso (automatisch). De status van een factuur is 'Openstaand', 'Betaald', 'Gestorneerd' of 'Oninbaar'. Een openstaande factuur kan in sommige gevallen gedeeltelijk betaald zijn. Details van een factuur, waaronder de betalingsgeschiedenis, kun je opvragen door het factuurnummer te selecteren in het overzicht. Met de PDF link kun je een factuur downloaden en openen. Voor meer toelichting op facturatie, zie hoofdstuk Bemiddelingsovereenkomst ouder Met de knop 'Sjabloon downloaden' kun je een gepersonaliseerde bemiddelingsovereenkomst voor de vraagouder downloaden als PDF. Deze kan worden geprint en door de klant ondertekend. Vervolgens kun je een scan van de ondertekende overeenkomst in de portal uploaden met de knop 'Ondertekende overeenkomst uploaden'. Geef hierbij de datum van ondertekening op die ook op het document zelf is ingevuld Gastoudergegevens Als een klant een gastouder is, dan is in het klant-menu de optie 'Gastouder' beschikbaar, met daaronder een aantal opties die alleen op gastouders van toepassing zijn Bemiddelingsovereenkomst gastouder De werkwijze is gelijk aan die voor de bemiddelingsovereenkomst voor de vraagouder. Zie Form Handleiding Mijn ViaViela 9

10 Jaaroverzichten opbrengsten gastouder Voor ieder jaar waarin de gastouder opvang heeft uitgevoerd is een jaaroverzicht van de inkomsten beschikbaar. Selecteer de link 'Jaaropgave opbrengsten gastouder <jaar>' voor een bepaald jaar. De jaaropgave is verdeeld in een overzicht per koppeling. Voor ieder koppeling worden eerst de gegevens van de ouder getoond. Daaronder staat een tabel met per kind, per maand het bedrag dat aan de ouder in rekening is gebracht voor de opvang. In de laatste kolom zijn de totalen weergegeven. De jaaropgave is nog niet beschikbaar als PDF. De jaaropgave voor de ouder is eveneens nog niet beschikbaar Opvanglocaties In het overzicht staan alle opvanglocaties van de gastouder die voor ViaViela van belang zijn. Ook eventuele historische opvanglocaties staan in de lijst. De combinatie van een gastouder met een opvanglocatie is een Voorziening voor Gastouderopvang. Zie hoofdstuk 8 voor meer informatie over Voorzieningen voor Gastouderopvang Adresgegevens Het woonadres van een klant wordt vastgelegd. Dit adres wordt gebruikt op documenten zoals bureau- en gastouderfacturen. Als een adres van een klant ook fungeert als opvangadres voor een Voorziening voor Gastouderopvang en die klant verhuist dan is het nodig om het oorspronkelijke adres te bewaren. Bijvoorbeeld om dat dat moet worden vermeld op jaaropgaves. Om deze reden kan het nodig zijn om historische adressen van een klant bij te houden. Er kunnen daarom meerdere adressen bij een klant bekend zijn, maar op ieder moment is er maar één adres actief. Elk adres van een klant heeft een ingangsdatum. Een adres is geldig vanaf die datum tot de ingangsdatum van een eventueel adres dat daarna komt. Er is maar één adres het huidige adres (dat is per definitie het adres met de laatste ingangsdatum voor de huidige datum) Adressenoverzicht In het adressenoverzicht staan alle woonadressen van een klant, geordend van nieuw (bovenaan) naar oud. De status geeft aan of een adres toekomstig, huidig of historisch is. Dit volgt ook uit de ingangsdatum die in de kolom daarnaast is aangegeven. Als het adres als opvangadres dienst doet dan wordt in het overzicht ook de Voorziening voor Gastouderopvang ( Opvangvoorzieningen ) vermeld. Er kunnen zelfs meerdere voorzieningen op één adres zijn Adres toevoegen Je kunt een adres toevoegen met de knop onder het adressenoverzicht. Hierbij moet je ook een ingangsdatum opgeven. Als je deze niet kent en het gaat om het huidige adres van de klant, geef dan 1 januari op van het jaar waarin hij klant is geworden Adres wijzigen Een adres kan worden gewijzigd via het potlood-icoontje in de kolom Acties van het adressenoverzicht. Als er opvangvoorzieningen zijn bij een adres moet je het niet wijzigen, tenzij het om een correctie van een typefout gaat Adres verwijderen Een adres kan worden verwijderd met het prullenbak-icoontje in de kolom Acties van het adressenoverzicht. Als er opvangvoorzieningen zijn bij een adres dan kan het niet worden verwijderd. Zorg altijd dat er een huidig adres bekend is bij een klant. Verwijder daarom nooit alle adressen. Form Handleiding Mijn ViaViela 10

11 3. Koppelingen 3.1. Introductie De gegevens over de opvang zijn per combinatie van vraagouder en gastouder vastgelegd in een koppeling. Een koppeling is vergelijkbaar met een 'relatie' in de oude portal/crm. Een verschil is dat in een relatie altijd de vraagouder centraal stond. Als een vraagouder meerdere gastouders heeft, dan hoorden deze allemaal bij dezelfde relatie. In de nieuwe portal heeft de vraagouder in deze situatie een koppeling per gastouder. Eén koppeling hoort altijd bij precies één vraagouder en één gastouder. Een koppeling heeft een uniek koppelingsnummer. Dit nummer maakt ook deel uit van het betalingskenmerk van de gastouderfacturen bij de koppeling. In de oude portal wordt het plaatsingscontractnummer gebruikt in het betalingskenmerk. Daarom zal bij de conversie naar de nieuwe portal het koppelingsnummer gelijk worden gesteld aan het nummer van het plaatsingscontract voor 2012 in de oude portal. De klanten kunnen zo hun huidige betalingskenmerk blijven gebruiken. Bovendien hoeven ze dit kenmerk niet meer jaarlijks te wijzigen, omdat het koppelingsnummer ook niet meer wijzigt. Om gegevens beter te kunnen terugvinden is ook het oorspronkelijke relatienummer uit de oude portal vastgelegd bij ieder koppeling. Vanwege het hierboven beschreven verschil tussen een koppeling en een relatie kan het voorkomen dat hetzelfde oude relatienummer voorkomt bij meerdere koppelingen. Nieuwe koppelingen die worden toegevoegd krijgen geen relatienummer meer, want deze komen in de oude portal niet voor. Een koppeling heeft een status, 'actief' of 'inactief'. Actief betekent dat het koppeling een lopend plaatsingscontract bevat. Het startpunt voor koppeling-beheer is het menu 'Klanten', sub-menu 'Koppelingen' Koppeling zoeken en overzicht In het overzicht staan standaard alle actieve koppelingen van je vestiging. Status-filter Met het status-selectieveld rechtsboven het overzicht kun je kiezen voor het weergeven van alle koppelingen of alleen actieve danwel inactieve (historische) koppelingen. Zoek-opties Met het zoekveld rechtsboven het overzicht kun je koppelingen zoeken op (het eerste deel van) het koppelingsnummer of het oude relatienummer. Koppeling-overzicht De gegevens in dit overzicht spreken voor zich. Selecteer de naam van de ouder of de gastouder om door te schakelen naar de details van die klant (zie 2.4). Selecteer het koppelingsnummer om de details van het koppeling te zien (zie 3.4) Koppeling toevoegen Je kunt een koppeling toevoegen bij een klant, met de knop 'Koppeling toevoegen' onder het koppelingoverzicht van die klant (op het samenvattingsscherm van de klant, zie 2.4.2). Er verschijnt dan een formulier waar je de basisgegevens van de nieuwe koppeling kunt opgeven. Ouder en gastouder Eerst geeft je in het veld Rol aan of de klant waarvoor je een koppeling toevoegt de vraagouder of de gastouder is in het nieuwe koppeling. Als het de vraagouder is, dan moet je de gastouder nog selecteren en Form Handleiding Mijn ViaViela 11

12 anders moet je de vraagouder nog selecteren. In beide gevallen kun je de andere klant met een autocomplete veld opzoeken. Typ een deel van de achternaam van de vraagouder in en er verschijnt een lijstje waaruit je de klant kunt selecteren. Je kunt alleen klanten van je eigen vestiging selecteren. Opvanglocatie Nadat je de klanten hebt opgegeven geef je de opvanglocatie voor de koppeling aan. Een koppeling gaat over de koppeling van een vraagouder met een Voorziening voor Gastouderopvang, dus met een gastouder én een opvanglocatie (zie 8.1). Als er in het systeem al opvanglocaties bekend zijn voor de gastouder dan kun je een van deze locaties kiezen uit een lijst. Als de juiste opvanglocatie hier niet bij staat, of als de lijst leeg is, dan kun je meteen een nieuwe opvanglocatie toevoegen voor de gastouder (selecteer nieuwe opvanglocatie ). Een nieuwe opvanglocatie kan op het adres van de gastouder zijn, of op het adres van de vraagouder. Dit kun je aangeven in het veld Bij. Vervolgens kun je het opvangadres zelf selecteren en eventueel de LRKPgegevens van de betreffende voorziening opgeven. Zie 8.3. voor meer informatie over deze gegevens. Na het selecteren (of toevoegen) van de opvanglocatie zijn er nog een paar koppeling-instellingen die moeten worden opgegeven. Commerciële formule en facturatie-instellingen Kies voor 'Formule' tussen 'opa/oma-opvang' en 'buurtopvang'. Er mag alleen voor de eerste optie worden gekozen als het gaat om opvang uitgevoerd door een grootouder voor zijn of haar kleinkinderen. Bij 'type gastouder-facturatie' kun je aangeven of de bemiddelingskosten die de ouder betaalt aan ViaViela in mindering gebracht moeten worden op de gastouder-factuur. Deze kosten komen dan feitelijk ten laste van de gastouder. Traditioneel brengen we de bemiddelingskosten in mindering op de gastouder-factuur, maar voor commerciële gastouders (buurtopvang) is dit niet mogelijk. Nu het onderscheid mogelijk is kunnen ook opa/oma-klanten kiezen tussen beide opties. Bij 'Gastouderfacturatie-basis' kun je aangeven of de gastouder-factuur wordt gemaakt op basis van de geschatte uren uit het plaatsingscontract of op basis van de geregistreerde werkelijke uren. De eerste optie wordt traditioneel gebruikt voor opa/oma-opvang, maar is voor commerciële gastouders minder aantrekkelijk. Bij gastouderfacturatie op plaatsingscontract-basis wordt vooruit gefactureerd. Dat wil zeggen dat in een bepaalde maand de kosten voor de volgende maand in rekening worden gebracht. Bij gastouderfacturatie op urenregistratie-basis wordt achteraf gefactureerd. Dat wil zeggen dat in een bepaalde maand de kosten in rekening worden gebracht t/m de maand waarvan de uren geregistreerd zijn Koppeling inzien, samenvatting Selecteer een koppelingsnummer in het koppeling-overzicht om de gegevens van dat koppeling in te zien. De gegevens zijn verdeeld in een aantal secties die worden getoond in het menu aan de linkerkant van het scherm, het koppeling-menu Samenvatting Bovenaan in de samenvatting staan de belangrijkste gegevens van het koppeling en de twee bijbehorende klanten Plaatsingsplaatsingscontracten Op het samenvattingsscherm staat een overzicht van de plaatsingscontracten bij een koppeling. Zie hoofdstuk 4 voor meer toelichting op plaatsingscontracten. Form Handleiding Mijn ViaViela 12

13 Koppeling verwijderen Met de knop 'verwijderen' kun je een koppeling verwijderen. Dit moet je dan nog een keer extra bevestigen. Een koppeling waarbij een plaatsingscontract bestaat kan niet worden verwijderd voordat eerst het plaatsingscontract wordt verwijderd. Een koppeling kan ook worden verwijderd vanuit het koppelingoverzicht Basisgegevens koppeling wijzigen Via de optie Basisgegevens in het menu aan de linkerkant van het scherm kun je de instellingen van een koppeling wijzigen. Het is niet mogelijk om de vraagouder of de gastouder te wijzigen. Wel kun je hier de opvanglocatie wijzigen op dezelfde manier als bij het toevoegen van een nieuw koppeling. Er kan een bekende opvanglocatie worden geselecteerd of een nieuwe worden toegevoegd (zie 3.3. voor details). Ook de commerciële formule (opa/oma-opvang of buurtopvang) en de facturatie-instellingen kunnen op dit scherm worden gewijzigd, mits er geen plaatsingsplaatsingscontract voor 2012 aanwezig is. Let op: Een wijziging in de opvanglocatie of de facturatie-instellingen heeft verregaande gevolgen! Onder andere wijzigt de weergave van de plaatsingsplaatsingscontracten bij het koppeling en zullen er correcties plaatsvinden voor gastouder-facturen die gemaakt zijn voor de koppeling. De mogelijkheid om deze gegevens aan te passen is tijdelijk toegevoegd om geïmporteerde koppelingen uit de oude portal te kunnen corrigeren. In de toekomst zal deze mogelijkheid worden uitgeschakeld, en zullen dergelijke wijzigingen alleen nog kunnen worden uitgevoerd door een nieuwe koppeling toe te voegen Gastouderfacturen Selecteer in het koppeling-menu de optie 'Gastouderfacturen' Overzicht gastouderfacturen In dit overzicht worden de gastouder-facturen bij de koppeling getoond. Deze zijn namens de gastouder gericht aan de vraagouder. Je kunt boven het overzicht het jaar selecteren waarvan je de gastouder-facturen wilt zien. Standaard is het huidige jaar geselecteerd. Details van een gastouder-factuur kun je opvragen door het factuurnummer te selecteren in het overzicht. Met de PDF link kun je een gastouder-factuur downloaden en openen. Voor meer toelichting op facturatie, zie hoofdstuk Gastouder-betalingen en saldo Onder het overzicht van gastouder-facturen voor een bepaald jaar staat een tweede overzicht, met betalingen door de ouder aan de gastouder voor datzelfde jaar. Dit zijn de betalingen die via Gastoudergelden zijn uitgevoerd en door de kassier zijn doorgestort. Een (terug-)betaling door de gastouder aan de ouder wordt als negatief bedrag in het overzicht opgenomen. Mislukte betalingen (terugstortingen) zijn niet opgenomen in dit overzicht. Bovenaan het scherm wordt het saldo weergegeven dat de ouder nog moet voldoen aan de gastouder. Dit bedrag is gelijk aan de som van alle gastouder-facturen sinds 2010 min de som van alle betalingen aan de gastouder sinds Het bedrag is negatief als de ouder teveel heeft betaald aan de gastouder Overeenkomst van opdracht Dit betreft de overeenkomst tussen de vraagouder en de gastouder. Je kunt een scan van de ondertekende overeenkomst uploaden. Geef hierbij ook de datum van ondertekening op zoals die op het document zelf is vastgelegd. Het document kan vervolgens op dit scherm ook weer gedownload worden. Een knop om een gepersonaliseerd sjabloon van deze overkomst te downloaden moet nog worden Form Handleiding Mijn ViaViela 13

14 toegevoegd. Deze is nu te vinden via het sub-menu Documenten bij een koppeling (zie 3.12) Kinderen Selecteer in het koppeling-menu de optie 'Kinderen'. In het overzicht worden alle kinderen getoond van de vraagouder in het koppeling. Het is op deze plaats niet mogelijk om wijzigingen door te voeren. Ga daarvoor naar het menu 'Ouder, Kinderen' in het klant-menu van de betreffende vraagouder (zie 2.8.1) Correctie-uren [vervalt!] Selecteer in het koppeling-menu de optie 'Kinderen, Correctie-uren'. Hier kun je per kind de correctie-uren opgeven of wijzigen voor ieder jaar waarvoor er een plaatsingscontract bestaat in het koppeling. Op basis van de ingevulde correctie-uren wordt een correctie-gastouder-factuur toegevoegd. De werkwijze met correctie-uren zal vanaf 2013 worden vervangen door een maandelijkse urenregistratie. Ouder en gastouder kunnen ervoor kiezen om deze urenregistratie pas op het eind van het jaar in te vullen en gedurende het jaar de gastouder-facturatie te laten verlopen op basis van de geschatte uren uit het plaatsingscontract. Na het opgeven van de werkelijke uren volgt dan een correctie-gastouder-factuur. Zie ook Opvanglocaties De mogelijkheid om meerdere opvanglocaties bij een koppeling te selecteren vervalt per 1 januari Een koppeling heeft dan betrekking op precies 1 opvanglocatie. Dit in verband met de gewijzigde werkwijze van het LRKP, waarin registratie sinds juni 2012 per opvanglocatie ('voorziening voor gastouderopvang') plaatsvindt. De overheid (Belastingdienst, toeslagen.nl) verlangt een administratie per voorziening. Zie hoofdstuk 8 voor meer informatie hierover Urenregistratie Selecteer in het koppeling-menu de optie 'Urenregistratie'. Hier zie je per kind, per maand het aantal uur dat de gastouder heeft geregistreerd. Door middel van groene vinkjes en rode kruisjes is aangegeven voor welke uren de ouder akkoord heeft gegeven en met welke uren de ouder eventueel niet akkoord is gegaan. Je kunt de geregistreerde uren niet aanpassen. Dit is de taak van en de verantwoordelijkheid van de klant. Als de koppeling ingesteld is op 'gastouder-facturatie op basis van urenregistratie', dan dient de gastouder maandelijkse de werkelijke uren per kind te registreren in de portal. De ouder moet vervolgens in de portal deze uren accorderen (accepteren). Alleen geaccordeerde uren worden opgenomen op de gastouder-factuur (zie 5.1.1). Een ouder kan ook aangeven dat hij niet akkoord gaat met de uren die de gastouder heeft geregistreerd. De gastouder kan deze dan in overleg met de ouder eventueel aanpassen, waarna de ouder ze alsnog kan accorderen. Het systeem verstuurt automatisch een notificatie per naar de vestiging als er voor een kind voor een bepaalde maand 25% meer of minder uren zijn geboekt dan in het plaatsingscontract zijn vermeld. Er wordt ook een verstuurd als de uren voor de vorige maand nog niet zijn ingevuld door de gastouder Documenten Hier kun je de verschillende overeenkomsten en de bijbehorende algemene voorwaarden en eisen downloaden als PDF. De overeenkomsten zijn al ingevuld met de gegevens van de vestiging, de ouder en/of de gastouder. Form Handleiding Mijn ViaViela 14

15 4. Plaatsingscontracten 4.1. Introductie De opvang zoals die is overeengekomen tussen de vraagouder, de gastouder en ViaViela worden vastgelegd in een plaatsingscontract. De bemiddelingsovereenkomsten en de overeenkomst van opdracht verwijzen naar dit plaatsingscontract. Voor ieder kalenderjaar wordt een nieuw plaatsingscontract opgesteld, zodat goed kan worden aangesloten bij de jaarlijkse toeslag-aanvraag en belastingaangifte. Status en versies Een plaatsingscontract heeft de status concept, definitief of historisch. Een concept-plaatsingscontract kan nog worden gewijzigd. Als het concept-plaatsingscontract af is en alle partijen zijn ermee akkoord, dan kan het definitief worden gemaakt. Het plaatsingscontract is dan niet meer wijzigbaar, omdat we later willen kunnen terugzien wat er op een bepaald moment is afgesproken. Als er gedurende een jaar een wijziging in de opvangsituatie optreedt, dan kan er een nieuwe versie van het plaatsingscontract worden gemaakt. Hiervoor wordt een kopie van het huidige plaatsingscontract toegevoegd als nieuw concept-plaatsingscontract voor hetzelfde jaar. De wijziging kan hierin worden doorgevoerd. Als dit concept-plaatsingscontract vervolgens definitief wordt gemaakt, dan krijgt het plaatsingscontract dat tot dan toe gold de status historisch. Iedere versie van een plaatsingscontract beschrijft het gehele jaar. De datum waarop een versie van een plaatsingscontract de vorige versie heeft vervangen (de datum van het definitief maken) is zichtbaar bij ieder plaatsingscontract. Een wijziging die op deze manier wordt doorgevoerd kan terugwerkend zijn of betrekking hebben op de toekomst. Een terugwerkende plaatsingscontractwijziging heeft gevolgen voor de facturatie (zie 5). Hoewel een plaatsingscontract het gehele jaar beschrijft, kunnen de opvangperiodes in het plaatsingscontract natuurlijk slechts een deel van het jaar bestrijken. Bijvoorbeeld als de opvang pas halverwege het jaar is begonnen Plaatsingscontracten-overzicht Per koppeling wordt een overzicht van de jaarlijkse plaatsingscontracten (versies) weergeven op het samenvattingsscherm (zie ook 3.4). De ingangsdatum is de datum waarop de betreffende versie definitief is gemaakt. Selecteer het plaatsingscontractnummer om de de details van een plaatsingscontract in te zien. Selecteer de PDF link om het plaatsingscontract te downloaden of te openen Plaatsingscontract inzien Op het detailscherm van een plaatsingscontract worden de opvangperiodes per kind (zie 4.5.1) en de kortingsperiodes (zie 4.5.2) getoond Plaatsingscontract toevoegen Je kunt een nieuwe versie van een plaatsingscontract toevoegen met de knop 'Plaatsingscontract toevoegen' onder het plaatsingscontractenoverzicht bij een koppeling. Er verschijnt dan een deel-venster waarop het plaatsingscontractjaar kan worden geselecteerd. Optioneel kan een einddatum voor het plaatsingscontract worden opgegeven en een reden van beëindiging. Zie 4.9. voor details over het beëindigen van een plaatsingscontract. Als er een plaatsingscontract wordt toegevoegd voor een jaar waarvoor er al een plaatsingscontractversie bestaat in het koppeling, dan is het nieuwe plaatsingscontract een kopie van de vorige versie (die op dat Form Handleiding Mijn ViaViela 15

16 moment de geldige versie is). In deze kopie kan vervolgens alles nog gewijzigd worden. Nadat een plaatsingscontract is toegevoegd kan met het potlood-icoontje in het overzicht het wijzigscherm worden geopend Plaatsingscontract wijzigen Alleen een plaatsingscontract met de status concept kan worden gewijzigd. Een plaatsingscontract heeft opvangperiodes en kortingsperiodes Opvangperiodes De opvang voor een kind vindt voor een bepaalde periode plaats met een (geschat, gemiddeld) aantal uur per maand, tegen een bepaald uurtarief. Het kan gaan om dagopvang of buitenschoolse opvang. Deze gegevens worden vastgelegd als opvangperiode voor het kind. Als de opvang op een bepaald moment verandert, bijvoorbeeld van dagopvang naar buitenschoolse opvang, dan wordt er een nieuwe opvangperiode toegevoegd die aansluit op de vorige periode. In deze opvangperiode kan het aantal uur per maand anders zijn. Er kunnen willekeurig veel opvangperiodes voor een kind worden gedefinieerd, maar normaal gesproken zullen er in een jaar niet meer dan twee of drie periodes nodig zijn. Opvangperiodes hoeven niet op elkaar aan te sluiten. Er kan tussen twee periodes van opvang ook een tijdje geen opvang plaatsvinden (tussentijdse stop). Een opvangperiode kan een willekeurige begin- of einddatum hebben (binnen het plaatsingscontractjaar), maar opvangperiodes voor één kind kunnen elkaar niet overlappen. Bij het toevoegen of wijzigen van een plaatsingscontract worden de opvangperiodes per kind in een overzicht weergegeven. Er kunnen periodes worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd Kortingsperiodes De ouder betaalt aan ViaViela een maandelijks tarief voor bemiddeling en begeleiding. Dit tarief is voor een bepaalde maand afhankelijk van het aantal kinderen dat in die maand opvang krijgt (dat wil zeggen: een opvangperiode heeft in het plaatsingscontract dat overlapt met die maand). De consulent kan een korting geven op dit tarief, voor een opgegeven kortingspercentage. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan als de ouder met meerdere gastouders een plaatsingscontract heeft. In de nieuwe portal wordt deze korting vastgelegd in het plaatsingscontract. Een korting geldt voor een hele maand, maar het kortingspercentage kan in de loop van het jaar wijzigen. Bijvoorbeeld als de ouder halverwege het jaar een plaatsingscontract aangaat met een tweede gastouder kan vanaf dat moment voor beide plaatsingscontracten een kortingspercentage ingaan (terwijl er daarvoor geen korting werd gegeven). Daarom kan korting worden aangegeven in de vorm van kortingsperiodes. Een kortingsperiode heeft een beginmaand, een eindmaand en een kortingspercentage tussen 0% en 100%. Als er 0% korting is hoeft dit niet expliciet te worden aangegeven in de vorm van een kortingsperiode. Een korting geldt altijd voor alle kinderen in het plaatsingscontract. Kortingsperiodes hoeven niet op elkaar aan te sluiten. Ze mogen elkaar echter niet overlappen. Bij het toevoegen of wijzigen van een plaatsingscontract worden de kortingsperiodes in een overzicht weergegeven. Er kunnen periodes worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd Plaatsingscontract verwijderen Alleen een concept-plaatsingscontract kan worden verwijderd. Selecteer hiervoor het prullenbak-icoontje in het plaatsingscontractenoverzicht. Je moet dit nog een keer extra bevestigen. Form Handleiding Mijn ViaViela 16

17 4.7. Plaatsingscontract definitief maken (activeren) Een concept-plaatsingscontract dat af is en waar alle partijen mee akkoord zijn kan definitief worden gemaakt. Selecteer hiervoor de knop 'Plaatsingscontract activeren' op het wijzigscherm van het plaatsingscontract. Nadat het plaatsingscontract definitief is gemaakt kan het niet meer worden gewijzigd of verwijderd. Als er iets niet klopt moet er een nieuwe versie worden toegevoegd om de fout te corrigeren. De datum waarop een plaatsingscontract definitief is gemaakt (geactiveerd is) wordt bij een plaatsingscontract weergegeven als ingangsdatum Plaatsingscontract beëindigen Een plaatsingscontract wordt beëindigd als de opvang voor het betreffende koppeling definitief stopt. De beëindiging van een plaatsingscontract wordt verwerkt door een nieuwe plaatsingscontractversie toe te voegen en daarbij een einddatum op te geven en een reden voor de beëindiging. Er kan in het nieuwe plaatsingscontract geen opvang worden vastgelegd ná de einddatum. Als er al een eerdere plaatsingscontractversie is waarin nog wel opvang was gespecificeerd na deze datum, dan blijft die versie bewaard als historisch plaatsingscontract. Als het een terugwerkende beëindiging betreft dan zijn er al facturen gemaakt op basis van dit historische plaatsingscontract. Er zal dan een correctie plaatsvinden op een volgende factuur (zowel voor de bureaufacturatie als voor de gastouderfacturatie indien die op plaatsingscontract-basis geschiedt). Zie ook hoofdstuk 5. Let op: Het systeem verstuurt niet automatisch een naar de klant als het plaatsingscontract wordt beëindigd! Deze informatie moet je dus zelf aan de klant verstrekken. Ook de afhandeling in het LRK moet je zelf in de gaten houden. In de toekomst voegen we hiervoor meer ondersteuning toe in Mijn ViaViela. Te laat opzeggen Als een plaatsingscontract te laat wordt opgezegd zonder goede reden dan kan de consulent verlangen dat er nog 1 of 2 termijnen aan ViaViela worden betaald. De bureau-facturatie moet dan dus nog doorlopen nadat de opvang stopt. Dit kan worden bewerkstelligd door het plaatsingscontract te beëindigen en daarbij de einddatum van het plaatsingscontract 1 of 2 maanden later in te stellen dan de einddatum van de opvang. De opvangperiodes in het plaatsingscontract kunnen dan worden beëindigd op de feitelijke einddatum van de opvang. Het gevolg is dat de bureau-facturatie doorloopt, terwijl er op de gastouder-facturen geen opvangkosten meer in rekening worden gebracht. Indien de kosten voor bemiddeling en begeleiding ten laste van de gastouder komen (zoals gewoonlijk het geval is bij opa/oma-opvang, zie 3.3.), dan zullen hiervoor wel (negatieve) gastouderfacturen worden aangemaakt. Form Handleiding Mijn ViaViela 17

18 5. Facturatie 5.1. Bemiddeling en begeleiding (bureau-facturatie) Aanmaken van facturen voor bemiddeling en begeleiding Nieuwe bureau-facturen voor alle klanten worden maandelijks toegevoegd rond de datum waarop de kinderopvangtoeslag binnenkomt (20e van de maand). Op de nieuwe bureau-factuur voor een ouder worden de kosten voor bemiddeling en begeleiding voor de komende maand opgenomen. Deze kosten worden per kind berekend op basis van de actuele plaatsingscontracten van die ouder. Als de ouder met meerdere gastouders een plaatsingscontract heeft worden de kosten op één bureau-factuur samengevoegd. Correcties Als er een terugwerkende plaatsingscontractwijziging (of beëindiging) heeft plaatsgevonden, dan moeten er waarschijnlijk eerder gefactureerde kosten worden aangepast. Deze kosten kunnen achteraf hoger of lager uitkomen. De benodigde correctie wordt doorgevoerd op de nieuwe bureau-factuur in de vorm van een of meerdere correctie-regels in de specificatie. Een correctie-regel beschrijft het verschil tussen de oorspronkelijke en de gewijzigde kosten, dus het saldo hiervan. Met de oude portal zouden er in geval van een terugwerkende plaatsingscontractwijziging een aantal facturen volledige gecrediteerd worden. En er zou een aantal nieuwe facturen worden toegevoegd voor de gewijzigde kosten. In plaats hiervan wordt er in de nieuwe portal dus gewerkt met correctie-regels. Het voordeel is dat er minder facturen gemaakt worden en dat de klant op zijn laatste factuur kan zien welke kosten er uiteindelijk bijkomen of vanaf gaan. Bovendien worden de correcties meteen verrekend met het nieuwe factuurbedrag Betaling van facturen voor bemiddeling en begeleiding Klanten betalen de kosten aan ViaViela meestal door middel van een automatische incasso. Sommige klanten betalen via overschrijving. Beide manier van betaling worden in eerste instantie afgehandeld door het hoofdkantoor. Op het hoofdkantoor worden maandelijks incasso-opdrachten gegenereerd voor alle nieuwe te incasseren facturen. Deze opdrachten worden vervolgens doorgegeven aan de bank. Een factuur waarvoor een incasso-opdracht is toegevoegd krijgt in de portal meteen de status 'Betaald'. Als achteraf blijkt dat de incasso niet kan worden uitgevoerd (storno door de bank) dan verandert een medewerker van hoofdkantoor de status van de factuur in 'Gestorneerd'. Hetzelfde gebeurt als de klant zelf de betaling alsnog storneert. Betalingen die binnenkomen via een overschrijving worden ook op het hoofdkantoor verwerkt. Volledig betaalde facturen worden op status 'Betaald' gezet. Als slechts een deel van een factuur betaald is, dan blijft de status 'Openstaand'. De deel-betaling wordt dan wel aangegeven waardoor het te betalen bedrag voor de betreffende factuur lager wordt. Als duidelijk is dat betaling van een factuur niet meer zal plaatsvinden, dan wordt aan die factuur de status 'Oninbaar' toegekend Aanmaningen De nieuwe portal verstuurt nog geen aanmaningen naar klanten voor openstaande facturen. Form Handleiding Mijn ViaViela 18

19 facturen voor bemiddeling en begeleiding overzicht en zoeken Je kunt de facturen voor bemiddeling en begeleiding van al je klanten doorzoeken via het menu 'Financieel', sub-menu 'facturen voor bemiddeling en begeleiding'. Hier zie je een overzicht van alle facturen voor bemiddeling en begeleiding. Met het zoekveld rechtsboven kunnen facturen worden gezocht op (het eerste deel van) het factuurnummer. Met de link 'uitgebreid zoeken' kunnen diverse extra zoek-opties worden opgegeven. Zo kan er bijvoorbeeld worden gezocht naar facturen met een bepaalde betaalstatus (bijvoorbeeld 'Openstaand'), of naar facturen van een bepaald factuurperiode (maand en jaar). De mogelijkheden in dit facturenoverzicht zijn verder gelijk aan die in het facturenoverzicht bij een bepaalde klant, zie Gastouder-facturatie Aanmaken van gastouder-facturen Maandelijks worden er op het hoofdkantoor gastouderfacturen toegevoegd voor alle actieve koppelingen. Afhankelijk van de instellingen van de koppeling wordt de gastouder-factuur gebaseerd op de uren uit het plaatsingscontract, of op basis van de geregistreerde werkelijke uren (zie 3.3). In het eerste geval wordt er gefactureerd voor de huidige maand, anders wordt er gefactureerd tot en met de huidige maand voor zover er uren zijn geboekt (en geaccepteerd door de ouder). Op de koppeling is ook aangegeven of de kosten voor bemiddeling en begeleiding op de gastouderfactuur in mindering worden gebracht. Voor correctie-uren (t/m 2012) wordt per jaar een aparte gastouder-factuur gemaakt op het moment dat deze uren zijn ingevoerd voor alle kinderen (zie 3.9). Correcties Een terugwerkende plaatsingscontractwijziging (of -beëindiging), of een terugwerkende wijziging in de geboekte uren, kan gevolgen hebben voor gastouder-facturen. Er kunnen achteraf meer of minder kosten zijn. Net als bij de bureau-facturatie wordt de benodigde correctie doorgevoerd op de nieuwe gastouderfactuur in de vorm van een of meerdere correctie-regels in de specificatie. Een correctie-regel beschrijft het verschil tussen de oorspronkelijke en de gewijzigde kosten, dus het saldo hiervan. Een correctie-regel kan van toepassing zijn op de opvangkosten, of op de in mindering gebrachte kosten voor bemiddeling en begeleiding. In het eerste geval wordt de correctie aangegeven door middel van twee correctie-regels, één voor het crediteren van de oude kosten en één voor het facturen van de nieuwe kosten. Op die manier kan de aard van de wijziging beter duidelijk worden gemaakt. Met de oude portal zouden in geval van een terugwerkende plaatsingscontractwijziging de bestaande gastouder-facturen worden vervangen door aangepaste exemplaren. We willen echter met de nieuwe portal geen gastouder-facturen meer op de manier overschrijven, aangezien dit historische documenten zijn die verstuurd zijn naar de klant. Met name voor commerciële gastouders (buurtopvang) kunnen we de oude werkwijze niet volhouden. Het werken met correctie-facturen heeft bovendien dezelfde voordelen die ook bij de toelichting op correctie-facturatie voor bureau-facturen zijn genoemd (zie 5.1.1) Betaling van gastouder-facturen De ouder betaalt de gastouder door het bedrag van de gastouder-factuur over te maken naar Gastoudergelden. Vanaf daar wordt het bedrag doorgestort naar de gastouder. Dit proces is geautomatiseerd met de kassier-functie in de portal. Dagelijks worden de betalingen hiermee vewerkt. Een doorstorting slaagt alleen als de ouder het juiste betalingskenmerk gebruikt, dat bestaat uit het koppelingsnummer gevolgd en het rekeningnummer van de gastouder gescheiden door een liggende streepje. Als een betalingskenmerk niet wordt herkend, dan wordt het bedrag teruggestort naar de betaler (de ouder). Een andere voorwaarde is dat de juiste bankgegevens van de gastouder in de portal zijn Form Handleiding Mijn ViaViela 19

20 ingevuld (zie 2.5.4). De kassier kan ook (terug-)betalingen van de gastouder aan de ouder verwerken. Een betaling hoort niet perse bij één factuur. De ouder kan ervoor kiezen om in kleinere of grotere stappen te betalen dan de bedragen op de gastouder-facturen. Om na te gaan welk bedrag een ouder zijn gastouder nog verschuldigd is, wordt het totale bedrag aan gastouder-facturen vergeleken met het totale bedrag aan betalingen. Het verschil hiertussen is nog te ontvangen (of retour te voldoen) door de gastouder. Bij het overzicht van gastouder-facturen in een koppeling worden ook de gastouder-betalingen weergegeven. Boven het overzicht staat het openstaande saldo voor de ouder (zie 3.6). Form Handleiding Mijn ViaViela 20

21 6. Notificaties Het systeem verstuurt in sommige gevallen waarschuwingsmeldingen (notificaties) naar gebruikers notificaties Er zijn op dit moment enkele -notificaties actief: Er wordt een verstuurd naar de klant als er nieuwe bureau-facturen beschikbaar voor hem zijn. [uitgeschakeld] Er wordt een verstuurd naar de vestiging (consulent) als een kind bij een ouder binnenkort 4 of 12 jaar oud wordt. [uitgeschakeld] Er wordt een verstuurd naar de vestiging als er door de gastouder uren worden geboekt die sterk (meer dan 25%) afwijken van de gemiddelde uren die het in plaatsingscontract zijn vastgelegd. [uitgeschakeld] Er wordt een verstuurd naar de vestiging als er nog geen uren zijn geboekt door de gastouder voor de vorige maand Dashboard In de toekomst zal het Dashboard-scherm (menu 'Dashboard', tevens het eerste scherm dat wordt getoond na het inloggen) worden gebruikt voor notificaties, herinneringen, waarschuwingen, openstaande punten, etc. Mogelijk zullen er dan notificaties komen te vervallen. Form Handleiding Mijn ViaViela 21