Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 (Alle versies)

Transcriptie

1 Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 (Alle versies)

2 Unit4 Business Software Benelux B.V. Telefoon Papendorpseweg 100 Supportlijn Postbus 5005 Self Service JA Utrecht Internet Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

3 Inhoud 1 Algemeen Inkooporderregels zoeken Auditfile voor de belastingcontrole In Unit4 Multivers Accounting Online is de knop Kalender externe rapportage beschikbaar Wijzigingen in de stamgegevens Sortering magazijnbonnen (bedrijfsparameters) In de bedrijfsparameters zijn de instellingen voor het telebankieren gewijzigd Bankformaat CAMT Onderhoud Dagboeken Wijzigingen in het telebankieren Betaalbaar stellen De wijze van matchen bij telebankieren Automatisch koppelen bankrekening aan een debiteur of crediteur Oudste openstaande posten voorstellen en/of vooruitbetalingen voorstellen Automatisch afboeken Koppelen bank- aan grootboekrekening Matchen van bankmutaties Het tabblad Elektronische mutaties Matchingsdetails Wijzigingen in de Info-programma s Info Crediteuren Info Debiteuren Info Artikelen Info Opdrachten Info Projecten Wijzigingen in de Rapporten Overzichten afstemregister Overzicht grootboekmutaties Overzichten Openstaande posten (debiteuren en Crediteuren) Overzicht Inkooporders en Factuuropdrachten/verkooporders Afdrukken voorraad financieel op peildatum Overzicht Historische urenmutaties Overzicht betalingsspecificatie Wijzigingen in de overige onderdelen Persoonlijke assistent Facturering Verwerken facturen/verkooporders Dupliceren factuuropdracht/verkooporder E-facturatie (UBL) Voorraad & Bestelregistratie Dupliceren Inkooporders Alle opdrachtregels van een Verkooporder koppelen aan Inkoop Uitlopende artikelen Zoeken op magazijn bij het invoeren van Verkooporders Inkoopprijzen in vreemde valuta direct omrekenen Projecten Document management... 27

4 Inleiding De nieuwe versie van Unit4 Multivers Accounting is beschikbaar. In dit document staan alle functionele wijzigingen beschreven en ook de online-help is hierop aangepast. De lay-out van het pakket is geheel gewijzigd en is qua schermkleuren en -vormgeving, nu in één oogopslag herkenbaar als onderdeel van de Unit4 family. Achter de schermen zijn een aantal, soms storende, fouten opgelost en is weer gewerkt aan de verbetering van de performance. Maar vooral is het matchen van bankbestanden geheel vernieuwd. De methode van het matchen is geheel gewijzigd en is nu nog trefzekerder en veel sneller dan u bij grote bankafschriften gewend was. Het scherm voor het matchen van de elektronische mutatie laat in één oogopslag zien op welke elementen de match door Unit4 Multivers Accounting is gemaakt. Ook het detailscherm van een match geeft duidelijk de criteria en wegingsfactoren aan. Uiteraard kunt u een redelijke- of dubieuze match handmatig matchen zoals u gewend bent. De Informatieschermen voor Crediteuren, Debiteuren en Artikelen hebben voor een aantal tabbladen een groot aantal zoek- groepeer- en sorteermogelijkheden gekregen. En in verschillenden overzichten (rapporten) zijn gebruikerswensen aangebracht. Unit4 heeft de landelijke ketentest voor de e-facturatie gedaan en is volgens de gelijknamige organisatie UBL Ready. Unit4 Multivers Accounting is daarmee klaar voor de volgende stap in het elektronisch factureren. Deze versie van de Release notes is bijgewerkt tot versie van Unit4 Multivers Accounting. Wij wensen u veel succes met versie Unit4 Multivers Accounting 10.9 Het Unit4 Multivers Accounting-team

5 1 Algemeen 1.1 Inkooporderregels zoeken Onderdeel Voorraad & Bestelregistratie Net als voor Grootboekmutaties en Opdrachtregels is er nu een uitgebreid zoekprogramma beschikbaar voor inkooporders. Er zijn verschillende manieren om dit programma te openen en te gebruiken: In het Lint kunt u met inkooporderregels zoeken. U kunt ook geavanceerd zoeken naar inkooporderregels door in 'Info Artikelen/Voorraadbeheer inkooporders' in de knoppenbalk op te klikken. Als u een regel hebt gevonden, kunt u met dubbelklikken direct de bijbehorende order openen' in 'Info Inkooporders'. U opent dit scherm ook vanuit een inkooporder. In het veld Artikelcode, klikt u dan met de rechter muisknop en kiest in het snelmenu voor 'Zoeken in inkooporders'. Dubbelklik op de gevonden inkooporderregel om deze direct op te nemen in de order. Mogelijkheden: U kunt orderregels zoeken aan de hand van veel mogelijke criteria. De eerste mogelijkheid is om te selecteren op. Deze optie is ook toegevoegd aan het programma Opdrachtregels zoeken. Geef in de velden het gewenste zoekcriterium, of meerdere zoekcriteria op in een of meer van de tabbladen, en klik op om de zoekactie te starten. Inkooporderregels die voldoen aan de Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 1 van 27

6 opgegeven zoekcriteria worden onder dit venster getoond. Dubbelklik op een regel om de inkooporder direct op te vragen in 'Info Inkooporderregels '. Klik op om de ingevulde criteria te wissen en nieuwe zoekcriteria te kunnen opgeven. Tabblad 'Kenmerken' U kunt op dit tabblad zoekcriteria invullen voor het zoeken op de ingevulde referentie, de code van het geleverde artikel, de code van de crediteur, of op de kostenplaats of het dossier. U kunt ook zoeken op 'Artikelgroep'. U kunt in dit venster ook gebruik maken van het procentteken '%' ter vervanging van een reeks tekens. Als u op het veld 'Referentie' bijvoorbeeld het criterium '%9700%' invult, zoekt het programma alle orders waarbij in de referentie de tekens '9700' voorkomt. Tabblad 'Laatst gebruikt' Standaard staat de optie 'Alle orderregels zoeken' aan. Als u de keuze 'Orderregels zoeken die' aankruist, kunt u selectiecriteria opgeven voor de datum waarbinnen de regels ingevoerd moeten zijn. U kunt de data nauwkeurig invullen, of ruimer zoeken door op te geven dat de regels binnen de laatste maand(en) bewerkt moeten zijn. Tabblad 'Geavanceerd' Op dit tabblad kunt u zoeken op Inkoopprijs, of de regelomschrijving. U kunt als u dit onderdeel gebruikt, ook zoeken op Project. Zie het onderwerp Opdrachtregels zoeken in de Online help voor de mogelijkheden in het scherm. 1.2 Auditfile voor de belastingcontrole Met Extra Export Aanmaken Auditfile voor belastingcontrole maakt u het bestand aan dat u naar de belastingdienst kunt sturen. U kunt nu ook aangeven dat u een encrypted bestand wilt leveren aan de belastingdienst. Dit bestand is dan alleen leesbaar door de belastingdienst zelf en krijgt de bestandsextentie.xfc in plaats van de eenvoudig leesbare.xaf. Ook de wizard is gewijzigd. U kunt niet langer nog kiezen voor een oude versie van de auditfile (3.1) en een.xml-bestand. U geeft alleen nog de t/m-periode op. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 2 van 27

7 1.3 In Unit4 Multivers Accounting Online is de knop Kalender externe rapportage beschikbaar Op het tabblad Extra is voor de externe rapportage de knop aanwezig waarmee de externe kalender kan worden geopend. Deze is nu ook beschikbaar in Online. 1.4 In de standaardadministraties zijn ook de produktgroeprelaties beschikbaar In het menu Onderhoud Produktgroeprelaties kunt u nu voor uw standaardadministraties productgroepen aanmaken en de relaties leggen. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 3 van 27

8 2 Wijzigingen in de stamgegevens 2.1 Sortering magazijnbonnen (bedrijfsparameters) Onderdeel Voorraad & Bestelregistratie In de bedrijfsparameters kunt u de sorteervolgorde van de magazijnbonnen vastleggen. Deze functie is uitgebreid: Behalve op regelnummer, Magazijn, Locatie, Artikelnummer en Magazijn, Locatie, Artikelnummer; samenstelling bij elkaar, kunt u nu nog specifieker op Artikelnummer sorteren. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 4 van 27

9 2.2 In de bedrijfsparameters zijn de instellingen voor het telebankieren gewijzigd In Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters zijn voor het telebankieren een aantal paramaters verdwenen. Deze zijn niet langer van belang voor het matchen van de bankmutaties. U kunt er nog wel voor kiezen om tijdens het matchen de oudste openstaande posten voorrang te verlenen of om overblijvende bedragen als vooruitbetaling te boeken. Zie hoofdstuk 3, paragraaf 3.2 voor een uitleg bij het matchen en de rol van deze parameters. 2.3 Bankformaat CAMT.053 Unit4 Multivers Accounting ondersteunt ook het nieuwe bankformaat CAMT.053. Als uw bank dit formaat gebruikt, kunt u dit opgeven in Onderhoud Bankgegevens op het tabblad Algemeen. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 5 van 27

10 2.4 Onderhoud Dagboeken Bij dagboeken van de soort Bank kan een specifieke bankrekening gekoppeld worden. Om te vermijden dat een bankrekening aan meerdere dagboeken gekoppeld wordt, verschijnt een melding Het gaat hier uitsluitend om een melding. Een dubbele koppeling blijft wel mogelijk. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 6 van 27

11 3 Wijzigingen in het telebankieren In het scherm Betaalbaarstelling kunt u nu de omschrijvingen wijzigen. In het Telebankieren is het (automatisch) matchen van bankafschriften geheel vernieuwd en versneld. Hieronder staat de nieuwe werkwijze beschreven. Heel soms wordt terugverwezen naar de oude functionaliteit. 3.1 Betaalbaar stellen In het scherm Betaalbaarstelling kunt u nu de Omschrijving handmatig aanpassen voor de betaalbaar gestelde facturen. Dat kan nuttig zijn bij betalingen die voor crediteuren een duidelijke omschrijving nodig hebben, in plaats van de referentie. Of, bij periodieke Incasso s, voor klanten die geen factuur hebben gekregen. Deze omschrijving kan dan op het bankafschrift worden getoond. Standaard schrijft Unit4 Multivers Accounting in het bankbestand bij betalingen de referentie van de factuur. Als dat er niet is, wordt het factuurnummer genomen. Bij Incasso s (Onderdeel Incasso in Unit4 Multivers XL en Unit4 Multivers Accounting) wordt standaard het factuurnummer gebruikt. In de Bankgegevens ( Onderhoud Bankgegevens ) kunt u nu op het tabblad Betalen en op het tabblad Incasseren kiezen wat u in het bankbestand weggeschreven wilt hebben: Referentie Betalingskenmerk Omschrijving Als u hier kiest voor Omschrijving, kunt u de omschrijving opnemen in het bankbestand. U moet hiervoor in het scherm Betaalbaarstelling een omschrijving opgeven. Dit kan alleen als de factuur eerst betaalbaar gesteld is in de kolom Betalen. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 7 van 27

12 Incasseren (Alleen beschikbaar in Unit4 Multivers XL en Accounting) Als in een factuur de referentie niet is ingevuld, wordt nu het betalingskenmerk genomen. Is dit ook niet beschikbaar zet Unit4 Multivers Accounting het factuurnummer in het bankbestand. Bij het Incasseren (Onderdeel Incasso in Unit4 Multivers XL en Unit4 Multivers Accounting ) ziet u in de kolom Omschrijving de referentie van de factuur staan, maar bij incasso s werd altijd het factuurnummer gebruikt in het bankafschrift. Nu kunt u ook hier opgeven welk element u in het bankafschrift wilt opnemen. Als u kiest voor Omschrijving, geeft u de omschrijving in de kolom Omschrijving op in het scherm Incasseren. Abonnementen Bij een abonnementenfactuur geldt deze instelling niet. Hier wordt in het bankbestand altijd het betalingskenmerk genomen. 3.2 De wijze van matchen bij telebankieren U hoeft voor de wijze waarop gematcht wordt, niets in te stellen. Unit4 Multivers Accounting zoekt uitgebreid op een groot aantal kenmerken, weegt de zwaarte van de gevonden overeenkomsten tussen de (openstaande) posten in de administratie en keurt de gevonden match op grond daarvan goed (of niet). Een match kan de volgende status krijgen: o Goede match; o Redelijke match; o Dubieuze match; o Geen match. Bij het matchen checkt Unit4 Multivers Accounting de volgende kenmerken (elementen) in mutatieregel van het bankafschrift met de openstaande posten in uw administratie: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 8 van 27

13 Naam (debiteur/crediteur); Bankrekeningnummer; Debiteurennummer bij de crediteur (het debiteurennummer waaronder u bij de crediteur bekend bent); Debiteurenfactuurnummer; Betalingskenmerk; Domiciliëringsnummer (Belgische administraties) Referentie van de factuur; Bedrag bij/af. De match loopt de bovenstaande kenmerken in volgorde af en zoekt daarbij ook op delen van de gevonden elementen. In het onderstaande voorbeeld is op de eerste mutatieregel maar een deel van de debiteur- of crediteurnaam in het afschrift gevonden. Let op! Er wordt niet uitsluitend in uw openstaande posten gezocht. Dit maakt het mogelijk om ook storneringen terug te vinden. Er wordt maximaal twee boekjaren teruggezocht. De gevonden overeenkomsten worden gewogen en gerangschikt. Daaruit komt een matchscore. Zo krijgt de eerste regel in het afschrift 90 punten: De tweede regel krijgt een score van 81: De berekening die aan de score ten grondslag ligt gaat te ver om hier op te nemen. Maar het zal duidelijk zijn dat het vinden van een drietal overeenkomende getallen in het kenmerk Omschrijving (referentie), minder gewicht in de schaal legt als een volledig overeenkomende bankrekening. Vervolgens wordt aan de hand van de score bepaald of een match een goed, redelijk, dubieus of geen is. Zo moet een goede match minimaal een score van 28 hebben. Een match die nog Redelijk is mag niet onder de 25 komen. Een voorbeeld is een match op een bankrekening die wel gekoppeld is aan een grootboekrekening, maar die geen trefwoord heeft (zie Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 9 van 27

14 paragraaf 3.2.4). Of er is alleen een match op het bankrekeningnummer met gekoppelde bankrekening en geen debiteur of crediteur bij wie die bekend is. Dan is de score niet voldoende voor een goede match. Een match die dubieus is, heeft een score van minder dan 25. Een laatste mogelijkheid is Geen match. Dit komt voor als er bijvoorbeeld geen openstaande post gevonden wordt en er mogen geen vooruitbetalingen geboekt worden. Zo wordt voor iedere mutatie een afweging gemaakt. Matchingsstatus en goedkeuren Maar een goede match hoeft nog geen automatische goedkeuring te betekenen. Dat hangt vaak af van het betaalde bedrag. Dat kunnen bijvoorbeeld betalingsverschillen op grond van de termijn van de betalingskorting zijn (dan klopt het bedrag niet). Het kan zijn dat teveel of te weinig betaald is (zie paragraaf 3.2.3, of dat de betaling betrekking heeft op meerdere facturen. U moet dan zelf bepalen of u de boeking/match goedkeurt of dat u handmatig wilt matchen. Maar dit heeft vooral ook te maken met de instellingen in uw bedrijfsparameters. U kunt goedgekeurde matches verwerken met. Als u vervolgens opslaat worden de verwerkte mutaties in de administratie verwerkt en de openstaande posten aangepast. Als nog niet-verwerkte mutaties in het bankafschrift staan, krijgt u bij het opslaan de melding: Dit wil zeggen dat u voorgestelde matches gewijzigd hebt en een alternatieve match hebt aangewezen, maar nog niet verwerkt en dat matches die alleen goedgekeurd zijn, niet opgeslagen worden. Wanneer u deze mutaties in het afschrift opnieuw opent, zal Unit4 Multivers Accounting ze opnieuw matchen Automatisch koppelen bankrekening aan een debiteur of crediteur Bij een match op een mutatie waarbij de bankrekening bij de debiteur of crediteur (nog) onbekend is maar waarbij op de overige elementen een goede match geven, zal Unit4 Multivers Accounting de bankrekening in de match automatisch aan deze debiteur of crediteur koppelen en deze bij een volgende mutatie gebruiken Oudste openstaande posten voorstellen en/of vooruitbetalingen voorstellen Dit zijn in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters de parameters die u kunt instellen voor Telebankieren: Standaard staan deze opties aan. Maar ze maken een groot verschil bij het matchen. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 10 van 27

15 Er is een bedrag van 2.359,83 overgemaakt aan debiteur Van Bekkerem. U hebt daar in totaal 5 facturen geheel of gedeeltelijk open staan: Als de parameters geselecteerd (actief) zijn, geeft de automatische match het volgende resultaat: De twee gevonden facturen (factuurnummers) in de kolom Omschrijving worden in dit geval betaald. Het nog overblijvende bedrag van 34,50 wordt op de oudste openstaande factuur geboekt. Dat hoeft natuurlijk geen bezwaar te zijn, de match is goedgekeurd en kan eenvoudig verwerkt worden. Maar het levert echter wel een probleem als over deze oudste factuur nog gesproken wordt met de debiteur en hij niet wil dat hier een deelbetaling op gedaan wordt. Als bij de bedrijfsparameters de optie Oudste openstaande posten voorstellen uitgeschakeld is, wordt het overblijvende bedrag op geen enkele factuur geboekt, maar als een vooruitbetaling van de debiteur voorgesteld. Als ook geen vooruitbetaling voorgesteld kan worden, wordt het overblijvende bedrag bij het betaalde bedrag op een van de facturen opgeteld en is er in feite op de factuur teveel betaald, zonder verrekening met de debiteur. Maar in dit geval wordt de match niet goedgekeurd. U moet dan ofwel alsnog de match handmatig goedkeuren, of via handmatig afstemmen het bedrag zelf op een andere openstaande factuur als deelbetaling boeken. U kunt dan ook kiezen voor een vooruitbetaling. U moet door de bovengenoemde verschillen zelf bepalen of hoe u in uw eigen situatie de beide opties in de bedrijfsparameters wilt instellen Automatisch afboeken Bij betalingsverschillen kan het bedrag automatisch afgeboekt worden Betalingsverschillen treden bijvoorbeeld op bij een onterecht afgetrokken- of onterecht bijgetelde betalingskorting of bij kredietbeperking. Dit bedrag wordt automatisch geboekt als het binnen de marge valt die u in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens op het tabblad Diversen hebt opgegeven: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 11 van 27

16 In het detailscherm is het veld alleen informatief Koppelen bank- aan grootboekrekening Voor een match is het van belang (niet noodzakelijk) dat een bankrekening gekoppeld is aan een debiteur of crediteur of aan een grootboekrekening. De koppeling aan een debiteur of crediteur is meestal vanzelfsprekend doordat in de stamgegevens de bank bij de debiteur of crediteur wordt aangemaakt. Maar niet in alle gevallen is dit vanzelfsprekend. Bijvoorbeeld als u vaste kosten die automatisch afgeschreven worden, zoals verzekerings- of telefoonkosten niet in de subadministratie Crediteuren wilt boeken maar rechtstreeks op de grootboekrekening voor verzekerings- of telefoonkosten. Bij het koppelen van een bankrekening aan een grootboekrekening is het voor het matchen van belang dat daar ook een trefwoord aan gekoppeld is. Met behulp van trefwoorden kunt u zelfs vanuit dezelfde bankrekening naar verschillende grootboekrekeningen wegboeken. Voorbeeld: Uw assurantiekantoor stuurt u automatische afschrijvingen voor de verschillende soorten verzekeringen, bijvoorbeeld inboedel- en autoverzekeringen. U wilt deze op andere grootboekrekeningen boeken. Dat kan wanneer het assurantiekantoor bijvoorbeeld de polisnummers in zijn referentie opneemt. U zet de polisnummers dan als trefwoord bij de verschillende grootboekrekeningen. Bij het matchen weet Unit4 Multivers Accounting dan op welke grootboekrekening de afschrijving van de poliskosten geboekt moet worden. U kunt de koppeling tijdens het matchen leggen met <F5> of. In dit voorbeeld gaat het over telefoonkosten die geboekt moeten worden op een nog niet gekoppelde grootboekrekening. Er is geen crediteur Telfoon bekend in het demonstratiebedrijf in Unit4 Multivers Accounting en het gaat over een nieuwe, automatische afschrijving van mobiele telefoonkosten. Bij het matchen wordt alleen grootboekrekening 4170 gevonden. Er is een overeenkomst met het trefwoord kosten bij die rekening: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 12 van 27

17 Maar in feite moet de rekening 4320 gebruikt gaan worden in de toekomst. Selecteer de mutatieregel en vraag de details op met. Klik daar op en selecteer de juiste grootboekrekening. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 13 van 27

18 Geef bij Trefwoord het juiste trefwoord op (of meerdere trefwoorden met een spatie daartussen). Let op! Er is een verschil tussen trefwoorden die in het veld Trefwoorden bij de stamgegevens van de rekening opgegeven zijn en de trefwoorden die u bij de koppeling met een bankrekening opgeeft. Deze laatsten zult u niet terugzien bij de stamgegevens van de grootboekrekeningen. Maar de match die gemaakt wordt bij het matchen via de koppeling, geeft een hoge matchscore die leidt tot een goede match. Als bij het matchen alleen een (deel van) een trefwoord wordt gevonden die bij de grootboekrekening is opgegeven, is de score te laag voor een goede match. U kunt een bankrekening op deze wijze aan verschillende rekeningen koppelen, met verschillende trefwoorden (zie het voorbeeld hierboven). Koppelingen bewerken of verwijderen Bij een op deze wijze gelegde koppeling kunnen de trefwoorden ook bewerkt worden. Open Taken Telebankieren Koppelen bank- aan grootboekrekening Geef de bankrekening op en klik op. Koppelingen afdrukken De koppelingen die u in uw administratie gelegd hebt, kunt u afdrukken met Rapport Telebankieren Matching grootboekrekeningen. 3.3 Matchen van bankmutaties De procedure voor het matchen Er is een verschil tussen het ophalen en verwerken van de bankafschriften in de Online- en de Offlineversies van Unit4 Multivers Accounting. Unit4 Multivers Accounting Online Hier zijn er twee mogelijkheden: U maakt geen gebruik van de automatische bankenkoppeling en importeert de afschriften handmatig U hebt een automatische bankenkoppeling. Ad a: Hier staan de bankbestanden op uw schijf en van daaruit importeert u ze in het tabblad Elektronische mutaties (zie paragraaf 3.3.1). Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 14 van 27

19 Ad b: Als u met een of meer banken een bankenkoppeling hebt, worden de bestanden/mutaties dagelijks of periodiek gedownload in uw administratie. In het Lint ziet u hoeveel mutaties geïmporteerd zijn en nog niet gematcht zijn. Met deze knop opent een scherm met daarin de afschriften waarin nog niet-verwerkte mutaties staan. Unit4 Multivers Accounting Offline Bij een Offline-versie van Unit4 Multivers Accounting ontvangt u uw elektronische bankbestanden (afschriften) en plaatst deze op uw server of laptop of PC. Van daaruit importeert u ze in uw bankboek van de betreffende bank en start de matching. Als u bij het matchen mutaties (nog) niet goedgekeurd en verwerkt hebt, staat dit in het Lint in de rubriek Notificaties. Klik dubbel op een afschrift en verwerk de nog openstaande mutaties Het tabblad Elektronische mutaties Op het tabblad Elektronische mutaties importeert en ziet u de transactiegegevens, het saldo van het bankboek, de nog te boeken en nog te matchen bedragen en de totalen. Een afschrift importeren Als u een bankbestand moet importeren doet u dat in de knoppenbalk met gewenste bankbestand.. Selecteer het Mutaties sorteren en filteren Onder in het scherm kunt u de mutaties filteren, bijvoorbeeld als u alleen de redelijke matches wilt zien: In het scherm hebt u, net als in de zoekschermen de beschikking over het zoek- en het groeperingspaneel, sorteer en filtermogelijkheden. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 15 van 27

20 Zo hebt u uitgebreide mogelijkheden om mutaties te zoeken en te groeperen. Ze de documentatie bij de zoekschermen voor de mogelijkheden. Per match ziet u direct op welke kenmerken, of gedeeltes ervan, gevonden zijn in de openstaande posten van uw administratie. Matchen Met de knop vraagt u de bijzonderheden van de geselecteerde mutatie op. U kunt een mutatie handmatig matchen met, of druk op <F2>. U matcht handmatig uw mutaties zoals u gewend bent in Unit4 Multivers Accounting. Met verwerkt u alle goedgekeurde matches. Ook de optie 'Opeenvolgend' is beschikbaar. Als u deze optie selecteert, keert u na het gereed melden van een handmatige match niet terug naar het tabblad 'Elektronische mutaties, maar wordt automatisch de volgende regel handmatig gematcht. Pas als de laatste regel gereed gemeld is, keert u terug naar de elektronische mutaties en kan de match verwerkt worden. Verwijderen Het kan voorkomen dat een dagafschrift bij vergissing dubbel wordt ingelezen. U kunt dan het gehele afschrift verwijderen in het bankboek, zonder dat de mutaties worden ingelezen en opgeslagen. Zorg dat geen enkele mutatieregel is verwerkt en klik op geselecteerd. U kunt dan het teveel ingelezen bankbestand verwijderen.. Nu worden alle mutatieregels Matchingsdetails Met de knop op het tabblad Elektronische mutaties vraagt u de details van de geselecteerde mutatie op. Hier ziet u de matchscore en de factuur/facturen waarop de match gemaakt is (zie paragraaf 3.2). Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 16 van 27

21 In de kolom Afboeken ziet u of in de match een teveel of te weinig betaald bedrag afgeboekt wordt. Met Met 3.2.4). bladert u tussen de mutatieregels in het afschrift. koppelt u een bankrekening aan een grootboekrekening (zie paragraaf Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 17 van 27

22 4 Wijzigingen in de Info-programma s Een aantal tabbladen bij de Informatie-programma s zijn vernieuwd om groeperen en sorteren gemakkelijk te maken. 4.1 Info Crediteuren Tabblad Inkooporders Hier is de naam van het tabblad Bestellingen gewijzigd naar Inkooporders. Dit maakt duidelijker dat het hier om getoonde Inkooporders gaat. In dit tabblad kunt u, net als in het tabblad Facturen en Contactpersonen gebruik maken van de groeperings- sorterings-, filter- en samenstellingsmogelijkheden (kolommen toevoegen en verwijderen) die ook in de zoekschermen mogelijk zijn (zie de toelichtingen in de Online Help en de Documentatie (Deel II). Tabblad Facturen Hier is de kolom Toelichting hernoemd in Referentie. Dit komt overeen met de herkomst van het veld in de factuur, de referentie. Dit veld wordt nu ook getoond in de Persoonlijke assistent (zie ook paragraaf 6.1) 4.2 Info Debiteuren Het tabblad Opdrachten heeft nu ook dezelfde functionaliteit voor groeperen, sorteren, filteren en samenstellen (kolommen toevoegen en verwijderen), als het tabblad Facturen, Documenten en Machtigingen (zie de toelichtingen voor zoekschermen in de Online Help en de Documentatie (Deel II). Tabblad Facturen Hier is de kolom Toelichting hernoemd in Referentie. Dit komt overeen met de herkomst van het veld Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 18 van 27

23 in de factuur, de referentie. Dit veld wordt nu ook getoond in de Persoonlijke assistent (zie ook paragraaf 6.1). 4.3 Info Artikelen Ook in het tabblad Mutaties is de bovengenoemde functionaliteit toegevoegd. Op het tabblad Mutaties staat nu ook de crediteur of debiteur (nummer en naam) bij de mutaties. 4.4 Info Opdrachten In Info Facturering/verkoop Opdrachten is nu ook de factuurdatum (weer) zichtbaar gemaakt. Een eventueel gekoppelde offerte is, net als een eventueel abonnement zichtbaar in de rubriek Verbijzondering. 4.5 Info Projecten In Info Projecten zijn voor de Aangenomen werk-projecten twee extra kolommen opgenomen op het tabblad Termijnen : Factuurnummer en Factuur openstaand. Hier ziet u het factuurnummer van de gefactureerde termijnen en of deze nog geheel of gedeeltelijk open staan. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 19 van 27

24 5 Wijzigingen in de Rapporten 5.1 Overzichten afstemregister In Rapport Voorraadbeheer Afstemregister wordt nu ook het veld Toelichting op de Inkooporder afgedrukt bij de nog af te stemmen ontvangstbonnen. Dit gebeurt alleen als het veld daadwerkelijk gevuld is. 5.2 Overzicht grootboekmutaties In Rapport Grootboek Grootboekmutaties kunt u nu ook op datum selecteren. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 20 van 27

25 5.3 Overzichten Openstaande posten (debiteuren en Crediteuren) U kunt in het overzicht nu ook het aantal dagen opgeven dat een factuur vervallen is. Dan worden alleen de facturen opgenomen die dat aantal dagen of langer zijn in het overzicht opgenomen. Kies hiervoor in het tweede scherm van de wizard voor : Datum vijfde scherm vult u dan het gewenste aantal dagen in. en in het 5.4 Overzicht Inkooporders en Factuuropdrachten/verkooporders Rapport Voorraadbeheer Inkooporders Onder in het overzicht staan nu de totalen van alle openstaande inkooporders: Rapport Facturering/Verkoop Opdrachten Ook hier worden onder in het overzicht de totalen (inclusief- en exclusief btw) getoond. Selecteer hiervoor in de wizard de optie Recapitulatie. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 21 van 27

26 5.5 Afdrukken voorraad financieel op peildatum U kunt nu de voorraden financieel afdrukken per een te kiezen datum. Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk om in januari nog de financiële voorraad per 31 december van het voorgaande jaar af te drukken. Hiervoor is het volgende tabblad toegevoegd: 5.6 Overzicht Historische urenmutaties In Rapport Urenmutaties Historische urenmutaties is een tabblad toegevoegd. Hierin kunt u selecteren welke uursoorten u wilt afdrukken. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 22 van 27

27 De optie Alleen urenmutaties afdrukken maakt het mogelijk om eventueel opgenomen artikelregels in de urenregistratie niet mee af te drukken. Op het rapport worden de totalen per werknemer en de totalen generaal getoond. 5.7 Overzicht betalingsspecificatie In de betalingsspecificatie ( Rapport Telebankieren Betalingsspecificatie ) kunt u nu sorteren op Subnummer (toegekend aan een crediteur in de batch) of op factuurnummer. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 23 van 27

28 6 Wijzigingen in de overige onderdelen 6.1 Persoonlijke assistent Vrijgeven backorders Als een backorder vanuit de Persoonlijke assistent wordt vrijgegeven waaraan een inkoop/verkoopkoppeling gekoppeld is, kan het zijn dat het artikel dubbel in de opdracht komt en er te weinig voorraad blijkt te zijn. Oplossing: Verkooporders die gekoppeld zijn aan een inkooporder worden niet meer getoond en kunnen niet langer dubbel geleverd worden. Vrijgeven kan alleen nog via de goederenontvangst van de inkooporder. Referentie op het tabblad Debiteurenfacturen en Crediteurenfacturen Aan deze tabbladen is de kolom Referentie toegevoegd. Hier wordt de referentie uit de factuur getoond. 6.2 Facturering Verwerken facturen/verkooporders Bij het selectief verwerken van facturen/verkooporders kon niet gekozen worden voor alle opdrachten. Nu kunt u met de hele reeks selecteren of deselecteren Dupliceren factuuropdracht/verkooporder Bij het dupliceren werd altijd ook de persoon meegenomen die de oorspronkelijke opdracht/order behandeld had. Nu wordt bij de gedupliceerde opdracht/order in het veld Behandeld door de behandelaar getoond die gekoppeld is aan de debiteur (in het voorbeeld Van Bekkerem) E-facturatie (UBL) Op de elektronische factuur die u naar uw klanten via de mail verstuurt staat nu ook de IBAN en BIC van uw bedrijf. Deze gegevens haalt Unit4 Multivers Accounting uit de bankgegevens van uw voorkeursbank. Dit is de bank die u in Onderhoud Bankgegevens als Standaard rekening hebt aangemerkt. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 24 van 27

29 6.3 Voorraad & Bestelregistratie Dupliceren Inkooporders U kunt nu inkooporders dupliceren. Zo hoeft u bij orders die regelmatig hetzelfde zijn, de regels niet steeds in te geven. 1. Open de inkooporder die u wilt dupliceren, of open het scherm Aanmaken inkooporder en klik op. In het laatste geval krijgt u een keuzescherm om de gewenste order te kiezen. 2. U krijgt de vraag op de prijzen opnieuw berekend moeten worden: Bij het herberekenen worden de stuksprijs en de kortingen uit de oorspronkelijke order opnieuw berekend op basis van de laatste gegevens of valutakoersen. Als er inkoopgegevens niet bekend zijn, krijgt u hier een melding van. Alle gegevens worden nu overgenomen in de nieuwe order. Ook vanuit Info Artikelen\voorraadbeheer Inkooporders kunt u een geselecteerde opdracht dupliceren met Alle opdrachtregels van een Verkooporder koppelen aan Inkoop Als u de Inkoop-Verkoopkoppeling gebruikt, kunt u met de knop koppelen aan de Inkoop. alle orderregels tegelijk Met dezelfde knop deselecteert u weer alle regels: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 25 van 27

30 6.3.3 Uitlopende artikelen Uitlopende artikelen konden niet meer ingekocht worden. Maar daarmee ook niet meer worden teruggestuurd naar de crediteur (retour) met een negatieve inkooporder (negatief aantal). Dit is nu wel mogelijk gemaakt. U kunt dus van een uitlopend artikel een negatief aantal op de inkooporder opnemen Zoeken op magazijn bij het invoeren van Verkooporders Bij het aanmaken van een verkooporder werden na het selecteren van het artikel op de opdrachtregel, in de kolom Magazijn, bij het zoeken alle magazijnen getoond. Dit is nog altijd het geval als u zoekt met de knop <F4>. Maar vanaf deze versie ziet u met <F2> alleen die magazijnen waarin het geselecteerde artikel daadwerkelijk is opgeslagen. De Voorraadpositie kan als altijd opgevraagd worden in het snelmenu (rechtermuisknop in de kolom Magazijn ) Inkoopprijzen in vreemde valuta direct omrekenen Als een artikel ingekocht wordt van een buitenlandse crediteur in vreemde valuta en de prijs bij deze crediteur wordt in Euro vastgelegd in Onderhoud Artikel/Diensten Artikel/Diensten (tabblad Inkoop ). In een inkooporder wordt de prijs nu direct omgerekend in de vreemde valuta. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 26 van 27

31 6.4 Projecten Ook bij de facturering wordt nu de projectcode opgenomen in de grootboekmutatie. Dit gebeurde al bij het boeken van de kosten. In bestaande boekingen wordt de projectcode automatisch toegevoegd. 6.5 Document management Als vanuit Onderhoud Debiteuren of Onderhoud Crediteuren een document gekoppeld werd, verscheen bij het koppelen van een document de naam van de contactpersoon in het koppelingsscherm. Nu wordt de naam van de debiteur getoond. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.9 Pagina 27 van 27