Release notes Unit4 Multivers Accounting

Transcriptie

1 Release notes Unit4 Multivers Accounting

2 Unit4 Business Software Benelux B.V. Telefoon Papendorpseweg 100 Supportlijn Postbus 5005 Self Service JA Utrecht Internet Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

3 Inhoud 1 Algemeen Het zoekscherm voor administraties is uitgebreid Wijzigingen in de boekingsprogramma s Telebankieren: automatisch matchen Automatisch boekjaar aanmaken Kredietbeperking en de btw Wijzigingen in de registratie van de kredietbeperking Registratie van de btw-bedragen bij de betalingskorting Werken met de kredietbeperking De drie methodes van kredietbeperking in Unit4 Multivers en de gevolgen voor de Btwregistratie De inrichting van de kredietbeperking bij uw debiteuren Kredietbeperking bij uw crediteuren De registratie van de kredietbeperking bij uw inkopen Rapportage van de btw over de kredietbeperking en de betalingskortingen Artikelgroepen en Artikelrelaties Werken met Artikelgroepen in Unit4 Multivers Large en XtraLarge Werken met artikelgroepen in Unit4 Multivers Medium en Unit4 Multivers Accounting Aanmaken Artikelgroepen en Artikelrelaties Het onderbrengen van Artikelen in de Artikelgroepen... 17

4 Inleiding In deze versie van Unit4 Multivers Accounting zijn veel gebruikerswensen opgelost en is extra functionaliteit toegevoegd voor onder andere het matchen in telebankieren. In Unit4 Multivers Accounting betekent kunt u nu artikelen indelen in artikelgroepen (productgroepen) en de journalisering van de omzet via centraal ingestelde grootboekrekeningen laat lopen (artikelrelaties). Dit is vooral bedoeld voor uw cliënten met Unit4 Multivers Medium. Ook in deze versie zijn de artikelgroepen geïntroduceerd. Via de standaardadministraties kunt u in hun administraties artikelrelaties aanmaken. Zij kunnen dan zelf hun (nieuwe) artikelen in deze groepen indelen. Voor alle versies geldt dat ook niet-voorraadhoudende artikelen in artikelgroepen kunnen worden ondergebracht. Werken met Kredietbeperking Nieuw in deze versie van Unit4 Multivers is dat het verlenen en ontvangen van kredietbeperking nu op verschillende wijzen berekend en geadministreerd kunnen worden. Hiermee hebt u een betrouwbaar overzicht van verschillen in de betaling en de vordering van de btw die optreden als gevolg van de kredietbeperking. Hetzelfde geldt ook voor de betalingskorting op in- en verkoopfacturen. Ook hier kunnen verschillen ontstaan in de Btw-afhandeling. Een speciaal overzicht (rapport) inventariseert zo nodig deze verschillen. Wij wensen u veel succes met versie Unit4 Multivers Accounting

5 1 Algemeen 1.1 Het zoekscherm voor administraties is uitgebreid Bij het aanmaken van een administratie wordt een databasenummer voorgesteld. U kunt ook een eigen databasenummer invoeren. Op basis van dit nummer wordt dan het administratienummer gegenereerd, bijvoorbeeld: MVL00404, als het databasenummer is. Maar in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens kunt u de administratienaam wijzigen: Bij het zoeken naar administraties kon u zoeken op Administratienummer, Zoeknaam en Omschrijving. Maar niet op het oorspronkelijke Databasenummer. Daarom het in het zoekscherm naar administraties (bijvoorbeeld voor het veiligstellen) nu ook de kolom Database toegevoegd. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 1 van 18

6 2 Wijzigingen in de boekingsprogramma s 2.1 Telebankieren: automatisch matchen Bij de matching wordt naast het betalingskenmerk nu ook altijd de referentie gebruikt bij het matchen van de factuur(opdracht). Dit is gedaan omdat in Webshops het ordernummer als referentie wordt gebruikt bij de (vooruit)betaling. Om de betalingen via de bank te kunnen matchen wordt nu bij het matchen altijd ook op de combinatie referentie en factuurbedrag gematcht. 2.2 Automatisch boekjaar aanmaken Unit4 Multivers maakt de jaarovergang voor u als gebruiker nog eenvoudiger. In plaats van dat u er zelf tijdig aan moet denken om een nieuw boekjaar aan te maken als uw oude boekjaar in de laatste periode zit, krijgt u nu de mogelijkheid aangeboden om dit door Unit4 Multivers zelf te laten doen. Tijdens uw laatste boekingsperiode in het boekjaar verschijnt als u de administratie opent, de onderstaande melding: Als u hier op klikt gebeurt het volgende: 1. Het volgende boekjaar wordt aangemaakt in de administratie. 2. Dit boekjaar heeft dezelfde periode-indeling als in het lopende boekjaar. 3. De boekjaargegevens uit het lopende boekjaar worden overgenomen naar het nieuwe. In feite zijn dit de stappen die u zelf zou doen bij het aanmaken van een nieuw boekjaar in Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren. Let op! Met het aanmaken van het nieuwe boekjaar wordt uiteraard het oude boekjaar nog niet afgesloten. Er wordt geen jaarwissel uitgevoerd. Dit kunt u zelf doen zoals u gewend bent. Zie de Helpfile of de documentatie bij het uitvoeren van de jaarafsluiting en het doorboeken van de beginbalans naar het nieuwe boekjaar. U kunt aangeven dat u de melding een volgende keer niet meer wilt zien. Met dat u het aanmaken van het nieuwe boekjaar liever zelf doet, of op een ander moment. geeft u aan Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 2 van 18

7 3 Kredietbeperking en de btw. De afhandeling van de kredietbeperking was tot nu toe in Unit4 Multivers beperkt tot de boeking van de (btw)bedragen bij de verkoop, de kredietbeperking die uzelf bij uw debiteuren hanteert. Om niet alleen de door u betaalde kredietbeperking en de btw daarop goed te kunnen administreren voor de Nederlandse belastingdienst, kunt u nu ook de kredietbeperking aan de inkoopkant volledig uitsplitsen. Hieronder staan de stamgegevens en de schermen die hiervoor gewijzigd zijn. In paragraaf 3.2 geven we voor de volledigheid een overzicht van het werken met de kredietbeperking in deze versie van Unit4 Multivers. 3.1 Wijzigingen in de registratie van de kredietbeperking Voor de nieuwe wijze van registreren van de kredietbeperking zijn op een aantal plaatsen in Unit4 Multivers wijzigingen aangebracht: Bedrijfsparameters In Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters is in de map Btw Kredietbeperking nu de keuze tussen die methodes van berekenen mogelijk (zie paragraaf 4.2). Relatiecodes Er zijn nieuwe relatiecodes beschikbaar voor de kredietbeperking. Deze moet u in Onderhoud Relatiecodes koppelen aan de juiste grootboekrekeningen. Voor de nieuwe codes moet dit een (resultaat)rekening zijn waarop nog niet geboekt is. Wij adviseren u om voordat u met het nieuwe systeem van kredietbeperking gaat werken, voor alle kredietbeperkingscodes een nieuwe grootboekrekening te koppelen (zie paragraaf 4.2 en 4.3). Crediteuren In Onderhoud Crediteuren kunt u nu kiezen uit de verschillende kredietbeperkingsmethodes en het percentage dat voor die crediteur geldt (zie paragraaf 4.3). Inkoop- en verkoopboeken Afhankelijk van de ingestelde methode, veranderen de velden Kredietbeperking en Btw van plaats: of. Overzicht Btw-correcties Er is een nieuw overzicht beschikbaar waarin u de bedragen kunt zien die voor een correctie op de Btw-afhandeling van belang zijn (zie paragraaf 4.5). Journaalposten De journaalposten bij het boeken van (debiteur)ontvangsten en (crediteur)betalingen zijn met betrekking tot kredietbeperking en betalingskorting enigszins gewijzigd. 3.2 Registratie van de btw-bedragen bij de betalingskorting Als u een betalingskorting (inkoop of verkoop) boekt, kunt u de bijbehorende btw-bedragen opvragen in het overzicht Overzicht Btw-correcties (zie paragraaf 4.5). Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 3 van 18

8 4 Werken met de kredietbeperking Kredietbeperking is een percentage van het goederenbedrag dat opgeteld wordt bij het factuurbedrag. Dit bedrag moet de administratiekosten en rentederving dekken en wordt op de factuur vermeld. Bijvoorbeeld 1% kredietbeperking binnen 30 dagen. U kunt kredietbeperking aan uw debiteuren geven of uw leveranciers geven u kredietbeperking wanneer u op tijd betaalt. In dat geval trekt u de kredietbeperking van het factuurbedrag af. In Unit4 Multivers zijn drie berekeningsmethoden voor kredietbeperking mogelijk: - Btw berekenen over kredietbeperking - Kredietbeperking berekenen over het bedrag exclusief btw - Kredietbeperking berekenen over het bedrag inclusief btw Hieronder geven we een overzicht van de drie mogelijkheden en de gevolgen voor de btw-afhandeling. In paragraaf 4.2 laten we zien hoe de kredietbeperking bij de debiteuren is ingericht. In paragraaf 4.3 gaan we in op de werkwijze bij de crediteuren. 4.1 De drie methodes van kredietbeperking in Unit4 Multivers en de gevolgen voor de Btw-registratie Btw berekenen over de kredietbeperking De inkoopfactuur toont het volledige bedrag, inclusief de kredietbeperking. De terug te vorderen btw op de factuur is op basis van het volledige bedrag berekend. Maar wanneer u van het volledige bedrag de kredietbeperking aftrekt, vordert u dus in feite van de belastingen teveel terug (u betaalt immers minder dan het totale factuurbedrag). Bij verkoopfacturen wordt het volledige bedrag inclusief de kredietbeperking in rekening gebracht met de daarop gebaseerde btw. Maar uw debiteur betaalt na aftrek van de kredietbeperking een lager bedrag, dus hebt u in feite teveel btw betaald aan de belastingen. Kredietbeperking berekenen over bedrag exclusief btw In deze situatie wordt de btw berekend over het nettobedrag van de ingekochte goederen/diensten. De hoogte van de kredietbeperking wordt over dit nettobedrag bepaald en bij het bedrag inclusief btw opgeteld. Over het bedrag aan kredietbeperking is dus geen btw berekend. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 4 van 18

9 Bij de inkoopfactuur geldt nu dat als u de kredietbeperking wel aftrekt, de btw-berekening correct is. Maar als u de kredietbeperking wel betaalt, mag u hierover nog btw terugvorderen. Bij uw verkoopfacturen geldt dat u meer in rekening brengt in het factuurbedrag dan waarover u btw in rekening brengt: Zolang de debiteur op tijd betaalt en de kredietbeperking aftrekt, is de btw-afhandeling correct. Maar betaalt hij inclusief de kredietbeperking, moet u over de kredietbeperking zelf nog btw afdragen. Kredietbeperking berekenen over bedrag inclusief btw Nu wordt eerst het Btw-bedrag over het nettobedrag berekend en opgeteld. Daarna wordt over het bedrag inclusief btw, het bedrag aan kredietbeperking berekend. In feite geldt hiervoor hetzelfde als hierboven voor wat betreft de btw. Alleen de hoogte van de kredietbeperking is hier anders. (Inkoopfactuur) (Verkoopfactuur) Kredietbeperking bij Facturering Bij het maken van een Factuuropdracht/Verkooporder (niet in Unit4 Multivers Small) wordt de ingestelde berekeningsmethode uit de bedrijfsparameters gebruikt en het bij de debiteur ingestelde percentage. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 5 van 18

10 4.2 De inrichting van de kredietbeperking bij uw debiteuren Relatiecodes In Onderhoud Relatiecodes zijn voor de kredietbeperking codes aangemaakt Deze bepalen op welke grootboekrekeningen de kredietbeperking wordt geboekt. Let op! Belangrijk is dat al deze codes worden gekoppeld en dat daarvoor nieuwe grootboekrekeningen worden gebruikt waarop nog niet geboekt is. Als u al met kredietbeperking werkte kunt u de code Kredietbeperking debiteuren laten zoals die was. Dit is van essentieel belang om de administratie van de kredietbeperking correct te laten verlopen. Bedrijfsgegevens U kunt percentages kredietbeperking vastleggen in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens, tabblad Diversen. Deze percentages zijn bepalend voor de kredietbeperking die u aan uw debiteuren toekent. Per debiteur kunt u bepalen welk van de drie percentages u toekent. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 6 van 18

11 Debiteuren Per debiteur spreekt u af of, en zo ja welk percentage kredietbeperking hij mag aftrekken van de factuur wanneer hij binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 7 van 18

12 Bedrijfsparameters Voor de berekening van de btw over de kredietbeperking, kiest u voor al uw debiteuren een van de volgende opties in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters, map Btw Kredietbeperking : Zie paragraaf 4.1 voor de gevolgen van de verschillende methodes bij de afhandeling van de kredietbeperking in uw administratie. Boekingen met kredietbeperking in het verkoopboek In de onderstaande voorbeelden is voor de debiteur een Kredietbeperking van 1,00% vastgelegd in Onderhoud Debiteuren, tabblad Basis II. In het verkoopboek wordt de volgende boeking gedaan.(de onderstaande boeking is niet volledig): Afhankelijk van de gemaakte keuze voor de methode van berekening in de bedrijfsparameters zijn er de volgende mogelijkheden. Btw berekenen over de kredietbeperking De eerste optie laat de btw berekenen over het bedrag dat u berekent over het netto goederen- en dienstenbedrag. Eerst wordt de kredietbeperking opgeteld bij het netto factuurbedrag, daarna wordt de btw over de factuur berekend. De btw wordt berekend over het bedrag inclusief de kredietbeperking. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 8 van 18

13 Voor verkoopfacturen betekent dit dat u van het totale factuurbedrag bij de betaling eerst de kredietbeperking optelt En over het totale bedrag draagt u dan btw af. Kredietbeperking berekenen over bedrag exclusief btw In deze situatie wordt de btw berekend over het netto bedrag en over hetzelfde nettobedrag wordt de kredietbeperking berekend. De btw voor uw debiteur wordt dan dus minder dan in de bovenstaande berekening. In het scherm staat nu de kredietbeperking onder het veld Btw. Kredietbeperking berekenen over bedrag inclusief btw Nu wordt eerst het Btw-bedrag over het nettobedrag berekend en opgeteld. Daarna wordt over het bedrag inclusief btw, het bedrag aan kredietbeperking berekend. 4.3 Kredietbeperking bij uw crediteuren Relatiecodes Ook bij crediteuren moet voor de Btw-registratie de nieuwe relatiecode Betaalde kredietbeperking worden gekoppeld aan een nieuwe resultaatrekening. Let op! Belangrijk is dat al deze relatiecodes worden gekoppeld en dat daarvoor nieuwe grootboekrekeningen worden gebruikt waarop nog niet geboekt is. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 9 van 18

14 Onderhoud Crediteuren Uw leverancier kan u een bepaald percentage kredietbeperking aanbieden als u uw factuur op tijd betaalt. Het percentage dat hij u biedt legt u vast bij de crediteurengegevens, maar ook de wijze waarop uw leverancier zijn kredietbeperking en de Btw-berekening hierover aanbiedt. De instelling in de bedrijfsparameters die u doet voor uw debiteuren is hier niet van belang. U kunt in Onderhoud Crediteuren, tabblad Basis III het percentage opgeven en de wijze van de (Btw-)berekening. U legt de gegevens per crediteur vast. Als u geen percentage (0,00%) opgeeft, is de kredietbeperking verder niet van belang bij die crediteur, ongeacht de getoonde berekeningswijze. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 10 van 18

15 Zie paragraaf 4.1 voor de gevolgen van de verschillende methodes bij de afhandeling van de kredietbeperking in uw administratie. 4.4 De registratie van de kredietbeperking bij uw inkopen Bij het opslaan van de inkoopfactuur is een journaalpost gemaakt met de te vorderen btw. Hieronder is uitgegaan van het eerste voorbeeld hierboven, waarin geen btw berekend wordt over de kredietbeperking. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 11 van 18

16 U betaalt de factuur binnen de betalingstermijn. In het bankboek trekt Unit4 Multivers nu automatisch de verleende kredietbeperking af. In de betalingsdetails ziet u de boeking van de verleende kredietbeperking: In Onderhoud Relatiecodes hebt u vastgelegd op welke rekeningen u de kredietbeperking boekt en in Info Grootboek is het geboekte bedrag zichtbaar. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 12 van 18

17 Ook in Info Crediteuren is op het tabblad Mutaties in de betalingsdetails van de betaalde factuur het bedrag aan kredietbeperking en/of betalingskorting zichtbaar. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 13 van 18

18 4.5 Rapportage van de btw over de kredietbeperking en de betalingskortingen Omdat de Belastingdienst om een registratie van de btw-afhandeling en -aangifte van de kredietbeperking kan vragen, is er een rapport beschikbaar voor de correctie van de te betalen of nog te vorderen btw over de kredietbeperking. Het rapport verzamelt de gegevens vanaf het moment dat u de nieuwe grootboekrekeningen en relatiecodes hebt ingericht en gebruikt. Let op! De wizard toont ook de betalingskortingen die in die periode geboekt zijn. Ga naar Taken Btw Overzicht Btw-correcties Selecteer het boekjaar en de periode en klik op. Geef in het volgende scherm op of u alleen de totalen per Btw-code wilt afdrukken en kies in het laatste scherm de afdrukoptie. Bij het afdrukken als Voorbeeld op het scherm zult u merken dat het om verschillende rapporten gaat. Er is een apart rapport voor de kredietbeperking voor verkopen en voor inkopen in de geselecteerde periode. Met of <Ctrl + R> gaat u naar het volgende rapport. Voorbeelden Hieronder staat een voorbeeld per rapport. In de rapporten staan de bedragen (verschillen) die nog moeten worden aangegeven of teruggevorderd. Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 14 van 18

19 Kredietbeperking Betalingskortingen: Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 15 van 18

20 5 Artikelgroepen en Artikelrelaties 5.1 Werken met Artikelgroepen in Unit4 Multivers Large en XtraLarge U werkt in deze versies voor Voorraadartikelen (onderdeel Voorraad & Bestelregistratie ) met Artikelgroepen en Artikelrelaties. Dat kon tot nu toe echter niet met een Artikel/Dienst. Maar nu kunt u ook niet-voorraadhoudende artikelen in artikelgroepen indelen. De werkwijze voor het aanmaken van Artikelgroepen en het koppelen aan Artikelrelaties is in deze versies van Unit4 Multivers niet gewijzigd. Wel geeft u bij het aanmaken van een Artikel/Dienst, Tekstregel of Samengesteld artikel aan of u deze in een Artikelgroep wilt onderbrengen of dat u het koppelt aan een Omzet- en een Kortingsrekening. 5.2 Werken met Artikelgroepen in Unit4 Multivers Medium en Unit4 Multivers Accounting Ook in Unit4 Multivers Medium kunt u nu werken met Artikelgroepen. Voor de gebruikers van Unit4 Multivers Accounting die alleen werken met het onderdeel Financieel, dus niet met het onderdeel Voorraad & Bestelregistratie geldt het volgende. Met het maken/inrichten van Artikelgroepen kunt u nu nu ook zorgen dat cliënten hun artikelen in groepen kunnen indelen, terwijl u in de standaardadministratie de artikelrelaties (de journalisering) voor hen al geregeld hebt en zij zich bij het aanmaken van artikelen geen zorgen hoeven maken over de grootboekrekeningen die zij aan het artikel moeten koppelen. U maakt in Unit4 Multivers Accounting dus alleen de groepen en de relaties aan. In de cliëntadministratie kunnen de artikelen gekoppeld worden. Voor alle pakketversies geldt dat nu ook niet-voorraadhoudende artikelen in artikelgroepen ondergebracht kunnen worden. Artikelgroepen Met artikelgroepen kunt u uw artikelen in groepen onderverdelen. In het demonstratiebedrijf van Unit4 Multivers wordt bijvoorbeeld onder andere met artikelen als bloempotten, vijvers of tuingereedschappen gewerkt. Door alle losse artikelen in groepen onder te verdelen maakt u uw administratie een stuk overzichtelijker. Artikelrelaties Artikelgroepen kunt u met behulp van Artikelrelaties koppelen aan speciale rekeningen. Alle verkopen van een bepaald artikel dat ondergebracht is in een artikelgroep worden dan automatisch geboekt op die rekening. De artikelgroep is onder meer van belang voor de journalisering, het afdrukken van overzichten, of het genereren van de omzetstatistieken. Alle artikelen die tot dezelfde artikelgroep behoren, worden gejournaliseerd op dezelfde grootboekrekeningen Aanmaken Artikelgroepen en Artikelrelaties Onderhoud rekeningschema Voor de koppelingen aan de verschillende grootboekrekeningen maakt u per groep een omzetrekening aan. En als u werkt met aparte kortingsrekeningen, zorgt u dat ook deze zijn aangemaakt. Onderhoud Artikelrelaties In Unit4 Multivers Medium is er één scherm waarin u tegelijk de artikelgroepen aanmaakt en via de Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 16 van 18

21 gekoppelde grootboekrekeningen de artikelrelaties vastlegt: 1. Open Onderhoud Artikelrelaties. 2. Klik op om een nieuwe artikelgroep aan te maken. 3. Geef de groep een code en een omschrijving. 4. Koppel de rekeningen aan de groepen Het onderbrengen van Artikelen in de Artikelgroepen Het programma Onderhoud Artikel/Diensten is ten opzichte van de voorgaande versies van Unit4 Multivers Medium gewijzigd. U kunt nu per artikel opgeven of u het artikel koppelt aan een Artikelgroep of, zoals u gewend was, aan een of twee grootboekrekeningen (omzet en korting). Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 17 van 18

22 Bij de verwerkingsgegevens kiest u nu bij het invoeren van een artikel voor Artikelgroep of Grootboekrekeningen. In het eerste geval is het veld Art.groep beschikbaar waar u een groep selecteert. In het tweede geval selecteert u de gewenste rekening(en). Release notes Unit4 Multivers Accounting Pagina 18 van 18