Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8

Transcriptie

1 Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8

2 Unit4 Software B.V. Telefoon Postbus 102 Telefax AC Sliedrecht Supportlijn Supportfax Multivers Internet C-Logic NV Telefoon +32 (0) a Unit4 Company Telefax +32 (0) Rijselstraat 247 Supportlijn +32 (0) Brugge Supportfax +32 (0) Info@unit4.be support support.kmo@unit4.com Internet Copyright 2015 Unit4 Software B.V., Sliedrecht, The Netherlands Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

3 Inhoud 1 Algemeen De handleidingen voor Unit4 Multivers Accounting staan vanaf deze versie online Permanence toepassen en boeken Permanence in de jaarwissel/jaarafsluiting Instellingen voor Permanence Aanmaken grootboekrekeningen voor Permanence Koppelen van de Permanence-rekeningen aan relatiecodes Aanmaken Permanence-dagboek Direct boeken van de Permanence de-activeren in de bedrijfsparameters Permanence boeken Wijzigingen in projectmutaties De projectmutaties van een regieproject invoeren en verwerken via een verkooporder Het aanmaken van de projectfactuur vanuit de verkooporder De verwerking van de factuur in het project Wijzigen magazijnbon/werkbon Een Aangenomen werk-project factureren via een verkooporder Wijzigingen in de informatieprogramma s en rapporten bij projecten Info Opdrachten Info Projecten Info Voorraad/prijzen Info Artikelen Wijzigingen in de Persoonlijke assistent Afdrukken facturen Afdrukken opdrachten Afdrukken borderel Aanmaken projectoffertes voor nieuwe projecten Aanmaken (project)offertes Een projectofferte afhandelen Afdrukken Offertes Info-programma s Relatiebeheer en de Persoonlijke assistent Voorraadreserveringen op Assemblage-artikelen Het gebruik van de voorraadreserveringen bij Assemblage-artikelen De betekenis van de kolommen Component en Assemblage Overige aanpassingen in de informatie-schermen Assemblage-adviezen in de Persoonlijke assistent Controleren administratie Wijzigingen in de overige onderdelen Document management in Info Rekeningkaartjes Document management in Betaalbaarstelling Controleren administraties is uitgebreid met een controle op Vaste activa... 36

4 Inleiding Werken met Permanence Met Permanence kunt u de kosten en opbrengsten van een factuur die over meerdere maanden/boekingsperiodes loopt toewijzen aan de maanden/periodes waarin de kosten of opbrengsten daadwerkelijk vallen. Met een simpel boekingsscherm verdeelt u de bedragen of het betreffende aantal maanden. Bijvoorbeeld een kwartaalabonnement op een tijdschrift betaalt u vooraf in één keer en met een Permanence-boeking verdeelt u het bedrag gelijkmatig over de drie maanden van het kwartaal. Zo krijgt u een veel realistischer inzicht in de gemaakte kosten en de behaalde opbrengsten over een jaar, onafhankelijk van de betalingsdatum van de factuur. Permanence-boekingen zijn in alle versies van Unit4 Multivers Accounting beschikbaar. Projectmutaties invoeren in een factuuropdracht/verkooporder In deze versie van UNIT4 Multivers Accounting zijn grote aanpassingen gedaan in het onderdeel Projecten en in het onderdeel Offertes, voor het aanmaken van projectoffertes. Met name zijn de mogelijkheden met de projectfacturatie sterk uitgebreid omdat u nu de mutatieregels voor projecten direct in het boekingsscherm voor het aanmaken van verkooporders, factuuropdrachten en diensten kunt invoeren. U kunt de mutaties direct omzetten naar een factuur of ze als projectmutatie meenemen als factuuradvies en deze in uw projectadministratie vervolgens omzetten in een factuur. Omdat u nu ook met verkooporders kunt werken, kunt u van de projectmutatie-regels ook een magazijnbon afdrukken en gebruiken als werkbon. Projectoffertes maken en afhandelen U kunt, als u werkt met het onderdeel Offertes, in samenwerking met Projecten een specifieke projectofferte maken voor een mogelijk toekomstig project. Bij het aanmaken van de offerte voor een relatie of een al bestaande klant, geeft u alvast de basisgegevens van een project en eventuele deelprojecten op. Het project is dan in principe al aangemaakt. En wanneer u de offerte geheel of gedeeltelijk promoveert, kunt u de relatie omzetten naar een debiteur. U kunt vanuit de offerte meteen ook de projectbegroting aanmaken. De Projectgegevens, Debiteurengegevens en de Projectbegroting kunt u direct openen en aanpassen. Deze werkprocedure kan u veel tijd schelen ten opzichten van het opstellen van een offerte, de offerte promoveren, vervolgens de relatie importeren als een debiteur en een nieuw project aanmaken. Zo is er in de functionaliteit van Unit4 Multivers Accounting weer een schat aan mogelijkheden bijgekomen. Wij wensen u veel succes met versie Unit4 Multivers Accounting 10.8

5 1 Algemeen 1.1 De handleidingen voor Unit4 Multivers Accounting staan vanaf deze versie online De handleidingen werden voor de Offline-versies altijd meegeleverd op de installatie-dvd en bij de installatie mee geïnstalleerd zodat u ze kon openen vanuit het menu van Unit4 Multivers Accounting. Dit is gewijzigd. Net als de elektronische helpfile, staan ze nu online. Als u op de knop in de Internetachtergrond van Unit4 Multivers Accounting klikt, opent een tabel met alle beschikbare handleidingen en Release notes van de actuele versie van Unit4 Multivers Accounting. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 1 van 36

6 Zo kunt u eenvoudig het door u gewenste deel van de handleidingen opvragen en als u dit wenst opslaan en afdrukken. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 2 van 36

7 Vanuit de menubalk in Unit4 Multivers Accounting kunt u als vanouds de handleidingen en Release notes opvragen. Alleen worden ze nu online in uw browser gestart en niet langer vanaf uw harde schijf. Het openen van de elektronische helpfile met <F1>, of vanuit het bovenstaande menu ( Inhoudsopgave ) en via een zoekterm in het zoekveld van de menubalk, is ongewijzigd. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 3 van 36

8 2 Permanence toepassen en boeken In Unit4 Multivers Accounting kunt u nu Permanence toepassen en direct boeken bij het invoeren van uw mutaties. Bij Permanence kunt u kosten en opbrengsten laten boeken in de periode waarin de kosten en opbrengsten (nog te ontvangen opbrengsten) daadwerkelijk vallen. Dus als u bijvoorbeeld in april de jaarfactuur voor uw verzekering krijgt, wilt u de kosten spreiden over de maanden binnen de dekkingstermijn. Daarbij vallen in dit voorbeeld een aantal maanden in een volgend boekjaar en lopen de kosten dus ook over naar het volgende boekjaar. Door een Permanence-boeking te maken is dit proces binnen Unit4 Multivers Accounting volledig geautomatiseerd. In de boekingsschermen van de In- en Verkoopdagboeken, Kas- en Bankboeken en het Memoriaal is, als u werk met de Permanence-boekingen een kolom toegevoegd. U kunt per boekingsregel aangeven of het een Permanence-boeking is of niet. De procedure: De procedure voor het inrichten en boeken van Permanence is als volgt: Maak grootboekrekeningen voor de Permanence-boekingen aan. Geef relatiecodes voor het boeken op. Maak het Permanence-dagboek aan. Vanaf dat moment wordt de Permanence-optie in de boekingsschermen zichtbaar. Bepaal of u de Permanence direct wilt boeken of de verdeling later wilt doen. Zet in het laatste geval de betreffende bedrijfsparameter uit. Geef per boekingsregel in de boekingsschermen aan dat u een Permanence-boeking wilt maken en vul de Permanence-gegevens in. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 4 van 36

9 De kosten worden nu in het grootboek en in het inkoopboek in de periode geboekt, maar in het dagboek voor de Permanence wordt dit tegengeboekt en worden alleen de Permanence-kosten voor die periode geboekt. Het bedrag dat hier als kosten wordt geboekt is voor de resterende dagen van de periode. De boeking van de premie was op 27 april. Voor de volgende periodes wordt het bedrag over de gehele maand genomen: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 5 van 36

10 Permanence-boekingen verwijderen U kunt Permanence-boeking verwijderen met Taken Permanence. De boekingen per periode die al gedaan zijn worden dan verwijderd. De oorspronkelijke boeking blijft bestaan, maar wordt dan volledig geboekt in de periode waarin de boeking is gedaan. Dit geldt ook voor boekingen die overlopen naar een volgend boekjaar. U kunt in het oudste boekjaar (waarin de boeking gemaakt is) de Permanenceboeking verwijderen, maar dan worden ook alle boekingen in het voorgaande boekjaar verwijderd. U moet dan het oude boekjaar opnieuw (voorlopig) afsluiten. Permanence later verdelen U kunt een boeking maken en aangeven dat deze in de Permanence geboekt moet worden, zonder de verdeling aan te maken in het scherm Permanence boeken. U sluit hiervoor dit scherm met. Permanence-boekingen kunnen met Taken Permanence opgevraagd worden. Ook op detailniveau. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 6 van 36

11 Permanence later verdelen Een boeking hoeft niet direct als Permanence geboekt te worden. Als u de factuur heropent kunt u de optie Permanence boeken alsnog selecteren en de periodeverdeling opgeven Permanence in de jaarwissel/jaarafsluiting Bij de jaarovergang worden de overlopende boekingen in het nieuwe boekjaar gemaakt. Pas na een (voorlopige) jaarwissel zijn ze zichtbaar in het nieuwe boekjaar. Als een jaarwissel voor de tweede maal gedaan wordt, worden deze gemaakte boekingen verwijderd en opnieuw geboekt. Als er nog Permanence-boekingen aangemaakt zijn, maar nog niet verdeeld, kan het boekjaar niet definitief worden afgesloten. Als er in het nieuwe boekjaar al een Permanence-dagboek aanwezig is met een andere code, wordt het oude dagboek wel meegenomen naar het nieuwe boekjaar, maar dan als een gewoon Memoriaalboek. In het nieuwe boekjaar wordt dan het nieuwe Permanence-dagboek gebruikt. Als er andere grootboekrekeningen voor overloop van Permanence-boekingen aan de relatiecodes gekoppeld zijn in het nieuwe jaar, wordt de tegenboeking op de oude rekeningen geboekt en worden verder de nieuwe rekeningen gebruikt. 2.2 Instellingen voor Permanence Om met Permanence te kunnen werken moet u dit aangeven in de bedrijfsparameters. en u moet speciale grootboekrekeningen aanmaken voor uw Permanence-boekingen. In de relatiecodes koppelt u de Permanence-rekeningen en de tussenrekening. U moet een dagboek aanmaken waarin de Permanence wordt geboekt Aanmaken grootboekrekeningen voor Permanence U hebt voor Permanence een tussenrekening nodig, en twee rekeningen waarop de overloop van de boekingen in een nieuw boekjaar geboekt moeten worden. Open Onderhoud Rekeningschema en geef een nummer, zoeknaam en omschrijving voor de rekening op. Selecteer de rekeningsoort Balans. Op een Permanence-rekening kan niet rechtstreeks geboekt worden. Dit hoeft u niet direct op te geven en wordt automatisch ingesteld zodra u de rekening koppelt aan een relatiecode voor Permanence. Dan worden ook de meeste overige opties uitgeschakeld. U kunt de rekening niet verbijzonderen. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 7 van 36

12 2.2.2 Koppelen van de Permanence-rekeningen aan relatiecodes Voor de Permanence-boekingen moeten de tussenrekening en de beide rekeningen voor de overloop naar volgende boekjaren gekoppeld worden aan een relatiecode. Open Onderhoud Relatiecodes, tabblad Diversen. Selecteer de tussenrekening en de overlooprekeningen. Sla de wijzigingen op Aanmaken Permanence-dagboek U moet één dagboek voor de Permanence-boekingen aanmaken van de soort Permanence. Meerdere dagboeken voor Permanence is niet mogelijk. Het gebruik van het dagboek is Normaal. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 8 van 36

13 Geef bij Rekening een willekeurige tussenrekening op. Hierop zal niet worden geboekt. Sla het dagboek op. U kunt nu Permanence-boekingen maken; de betreffende kolom in het In- en Verkoopdagboek en de Kas-, Bank en Memoriaalboeken wordt getoond. Let op! Zodra er een Permanence-boeking gedaan is, valt het dagboek niet te verwijderen en blijft de kolom in de boekingsschermen zichtbaar. U kunt nog wel achteraf alle Permanence-boekingen verwijderen en daarna het dagboek verwijderen. Dan is ook de kolom niet meer zichtbaar. Afletteren van het dagboek is niet mogelijk Direct boeken van de Permanence de-activeren in de bedrijfsparameters De bedrijfsparameter Permanence direct toepassen en boeken staat standaard op aan. Dat betekent dat bij elke boeking waarbij u de optie Permanence selecteert, ook direct de verdeling gemaakt wordt in een apart scherm. Als u de periodeverdeling van Permanence-boekingen niet direct tijdens het boeken, maar pas later op wilt geven, zet u de deze optie in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters, map Boekingsprogramma s uit. Klik op om de wijziging op te slaan. 2.3 Permanence boeken Voor het boeken van een Permanence-boeking in een boekingsscherm maakt u de normale boeking op de gewenste boekingsregel. Hieronder staat een beschrijving vanuit het Inkoopboek. Bij de boekingen in het verkoopboek, de bankboeken en het memoriaal is de werking gelijk. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 9 van 36

14 (Voorbeeld) Selecteer nu de optie Permanence boeken. Het volgende scherm opent: In het scherm staan de belangrijkste boekingsgegevens. De omschrijving wordt overgenomen uit de boekingsregel en kan met de knop aangevuld worden met de periode en het boekjaar. De boekingsperiode en het boekjaar worden in het detailscherm van de Permanence in de omschrijving getoond: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 10 van 36

15 Het veld Omschrijving heeft een maximale lengte van 30 tekens. Als de omschrijving met de toevoeging te lang is, wordt de periode niet ingevoegd. U kunt de omschrijving in dit scherm aanpassen. Dan wordt ook de omschrijving in de boeking aangepast. Het aantal periodes waarover verdeeld zal worden is het aantal periodes uit uw boekjaarinrichting (in dit voorbeeld 12 ), gerekend vanaf de boekingsdatum. Geef hier het correcte aantal op. Sluit het scherm met en sla de boeking op. Als u vanuit de factuur, voordat u deze opslaat nogmaals het scherm Permanence boeken opent, ziet u de knop. Hiermee annuleert u de Permanence-boeking. Als de factuur eenmaal is opgeslagen kunt u de Permanence-boeking alleen verwijderen vanuit Taken Permanence. Wijzigen boekingen Een boeking (factuur) waarin ook Permanence-boekingen voorkomen kan niet verwijderd worden. Dat kan alleen als eerst de Permanence verwijderd is. De boekingsregel met de Permanence kan niet gewijzigd worden. Wel de overige boekingsgegevens. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 11 van 36

16 3 Wijzigingen in projectmutaties Projectmutaties legt u vast in het scherm Invoeren projectmutaties. Bij het invoeren ervan kon echter niet aangesloten worden op de voorraad en op de inkoop. Ook kon geen magazijnbon voor voorraadartikelen worden geprint. Daarom wordt het invoeren van projectmutaties nu ook vanuit het scherm Aanmaken opdrachten ondersteund. Het invoeren van specifieke projectmutaties kan bij het aanmaken van een factuur- of dienstopdracht of via een verkooporder. De factuur doorloopt in het laatste geval het volledige logistieke proces, inclusief magazijnbonnen, pakbonnen en indien nodig de afhandeling van backorders. Als u hier een projectmutatie aanmaakt gebeurt het volgende: U geeft de mutatiesoort, de kostprijs, en de kosten op, zoals u ook gewend bent bij Invoeren projectmutaties. Bij voorraadartikelen kunt u de regel desgewenst direct koppelen aan een inkoop. De voorraadpositie (reservering) van het artikel wordt direct bijgewerkt, net als bij het invoeren van de projectmutaties en u kunt de materiaalafgifte ook direct via de voorraadmutaties laten lopen. U kunt nu een magazijnbon afdrukken en deze behandelen als een werkbon. Als de werkbon/magazijnbon is afgemeld kan de verkooporder worden verwerkt. Er is een verschil tussen Regieprojecten en Aangenomen werk-projecten. Bij Regieprojecten zijn twee opties beschikbaar: Direct: Nu wordt direct een factuur aangemaakt voor de debiteur. Dit geldt voor de regels waar de keuze factureren actief is, als die optie niet actief is, wordt de regel opgenomen in de projectfacturering via het factuuradvies. Hieronder staat het directe factureringsproces in schema: Bij factureren projecten: De mutatieregels krijgen bij het verwerken van de opdracht een aparte status. Ze zijn afgehandeld, maar nog niet gefactureerd en krijgen de status P * ) in plaats van F van een verwerkte factuuropdracht. Op dat moment worden ze bij het project als projectmutatie opgenomen. U maakt vervolgens een factuuradvies en een projectfactuur aan zoals u gewend bent, inclusief de bij de verkooporder ingevoerde regels. * ) Verwerkte opdrachten met de status P worden met het verwijderen van het boekjaar ook verwijderd. Net als de factuuropdrachten. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 12 van 36

17 Bij Aangenomen werk-projecten is de keuze niet beschikbaar omdat de ingevoerde mutaties niet leiden tot een factuur. De termijnfactuur moet apart worden aangemaakt. De ingevoerde regels voor een Aangenomen werk-project worden alleen als projectmutatie opgenomen bij dat project. 3.1 De projectmutaties van een regieproject invoeren en verwerken via een verkooporder Het onderstaande voorbeeld gaat uit van een verkooporder voor een regieproject. U vult in het veld Project een project(nummer) in. Dan worden een aantal kolommen toegevoegd die specifiek zijn voor projectmutaties. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 13 van 36

18 In het veld Projectfactuur bepaalt u of u direct wilt factureren of bij de projectfacturering: Hoewel een project aan een bepaalde debiteur gekoppeld is, kunt u nu in de opdracht/order ook een andere debiteur kiezen, bijvoorbeeld als een deel van het werk rechtstreeks bij een andere debiteur gefactureerd moet worden Het aanmaken van de projectfactuur vanuit de verkooporder Hieronder is als voorbeeld een verkooporder gegeven. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 14 van 36

19 Er wordt een magazijnbon van afgedrukt: Op 20 januari wordt de bon afgemeld en de opdracht verwerkt. De projectmutaties zijn nu aangemaakt De verwerking van de factuur in het project Er kan een factuuradvies voor het project aangemaakt worden: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 15 van 36

20 En de projectfactuur kan worden aangemaakt: Wijzigen magazijnbon/werkbon In projecten wordt vaak gebruik gemaakt van werkbonnen die afgetekend worden. Het is nu eenvoudig geworden om daar de magazijnbon voor te gebruiken. Bij het afmelden van de magazijnbon kunt u wijzigingen in de oorspronkelijke order nog opgegeven en op die wijze correct factureren. Uiteraard kan bij het factureren van Aangenomen werk-projecten de magazijnbon ook als werkbon gebruikt worden. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 16 van 36

21 3.2 Een Aangenomen werk-project factureren via een verkooporder Bij Aangenomen werk-projecten zijn in het scherm Aanmaken opdrachten de volgende kolommen beschikbaar: Hier zijn de kolommen voor de btw, de prijs en de korting overbodig en ook niet zichtbaar. Ook een Aangenomen werk-project kan op bovenstaande wijze ingevoerd worden via een verkooporder, of via een factuuropdracht of dienstenfactuur. De magazijnbon/werkbon kan bij een verkooporder worden afgedrukt en afgemeld. Eventuele backorders worden aangemaakt. Bij de projectadministratie kan nu een termijnfactuur worden aangemaakt: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 17 van 36

22 3.3 Wijzigingen in de informatieprogramma s en rapporten bij projecten Info Opdrachten U kunt de gegevens van de factuur uiteraard opvragen in Info Facturering/verkoop Opdrachten. In dit scherm zijn bij de projectopdrachten ook de projectgegevens zichtbaar en de in de opdracht gebruikte kolommen. Als u op een regel dubbelklikt, ziet u het detailscherm. Het tabblad Grootboek is hernoemd en heet nu Overig. Hier ziet u ook u de projectgegevens. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 18 van 36

23 3.3.2 Info Projecten In Info Projecten is nu het tabblad Opdrachten beschikbaar met daarop de opdrachten die voor het geselecteerde project zijn aangemaakt. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 19 van 36

24 Door op een opdracht te dubbelklikken, opent Info Opdrachten met de opdrachtgegevens. Hier staan alleen de opdrachten die in Aanmaken opdrachten zijn aangemaakt, niet de opdrachten vanuit de projectfacturatie Info Voorraad/prijzen In Info Artikelen/voorraadbeheer Voorraad/prijzen zijn op het tabblad Verkoop ook de projectgegevens beschikbaar als het artikel in een opdracht is opgenomen. De opdrachten die vanuit Aanmaken opdrachten zijn aangemaakt, zijn wel verwerkt maar niet gefactureerd. Let op dat de optie uitgeschakeld is. Direct gefactureerde opdrachten vanuit projecten zijn uiteraard altijd zichtbaar Info Artikelen In Info Artikelen/voorraadbeheer Artikelen zijn, als u werkt met projecten, op het tabblad Fact Opdr de kolommen Project, Deelproject en Projectfactuur beschikbaar Wijzigingen in de Persoonlijke assistent Als u werkt met Projecten is bij de volgende tabbladen (signalen) de projectcode zichtbaar: In de Stoplijst ; Bij de Inkooporders (de bewaking van de levertijden); Bij de Backorders. Als hier een van de opdrachten/orders afkomstig is uit een project, wordt de projectcode getoond Afdrukken facturen Als u facturen afdrukt met Afdrukken facturen en u kiest voor Selectie, is aan het zoekscherm waar u de gewenste facturen kunt selecteren, de kolom Project toegevoegd. Hier ziet u welke factuur bij welk project hoort. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 20 van 36

25 Als u uren hebt gefactureerd, staat de uursoort op die factuurregel in het veld van de artikelcode Afdrukken opdrachten Aan deze rapporten zijn nieuwe input-items toegevoegd: FACTOPDR.QRP VERKOPDR.QRP DNSTOPDR.QRP FOPDRKPL.QRP VOPDRKPL.QRP DOPDRKPL.QRP VOPDRLEVDAT.QRP TE_FIAT_OPDRACHT.QRP MARGE_OPDRACHT.QRP FACTTRNS.QRP Het zijn de velden/gegevens: PROJ_FACTUREREN (de keuze: Direct, of Bij factureren projecten ) PROJ_KOSTPRIJS PROJ_KOSTEN PROJ_REGELFACTUREREN (de optie factureren ) Afdrukken borderel In het rapport voor de borderel Borderel.QRP zijn de input-items Project en Projectomschrijving toegevoegd. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 21 van 36

26 4 Aanmaken projectoffertes voor nieuwe projecten Vanaf deze versie van Unit4 Multivers Accounting kunt u offertes aanmaken die speciaal zijn opgemaakt voor nieuwe projecten. Tijdens het afhandelen van de offerte maakt u dan een project aan en eventuele deelprojecten. U kunt, als u de offerte voor een relatie aangemaakt had, tijdens het verwerken de relatie omzetten naar een debiteur en u kunt vanuit de offerte direct de projectbegroting aanmaken. Bij het aanmaken van de offerteregels gebruikt u dezelfde mutatiesoorten als in de projectmutaties. De facturering van het nieuwe project verloopt verder zoals u gewend bent. 4.1 Aanmaken (project)offertes Als u de optie Projectofferte aanklikt, komen drie kolommen beschikbaar. U kunt nu in het veld Omschrijving alvast een naam voor het eventueel toekomstige project opgeven. Net als in een normale offerte kunt u met ook een projectofferte maken voor relaties. U kunt uw offerte op regelniveau alvast op deelprojecten indelen door de naam van het deelproject op de offerteregel op te geven. Een projectofferte maakt ook gebruik van de mutatiesoorten die u kent uit de projectmutaties: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 22 van 36

27 1. Open Taken Offertes Aanmaken offertes. Selecteer de opdrachtsoort en vul de offertegegevens in. 2. Selecteer de optie Projectofferte en geef in het veld Omschrijving de (voorlopige) naam van het toekomstige project in. Nu worden de kolommen Deelproject omschrijving, Soort mutatie en Uursoort toegevoegd 3. Geef nu de offerteregels op. Let op! Net als bij het invoeren van projectmutaties, bepaalt de gekozen mutatiesoort welke gegevens u kunt invoeren. Bij het gebruik van de mutatiesoort Werk derden zult u alleen de beschikbare artikelen zien die aan die mutatiesoort gekoppeld zijn, maar geen andere artikelen. Kies daarom eerst de gewenste mutatiesoort. Geef ook de naam van een (toekomstig) deelproject op als u met deelprojecten wilt gaan werken. Hierdoor kunt u al in het offertestadium de verdeling over deelprojecten maken. In het voorbeeld hieronder zijn voor een relatie al een aantal offerteregels ingevoerd. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 23 van 36

28 4. Sla de offerte op zoals u gewend bent. 4.2 Een projectofferte afhandelen Afhandelen van een projectofferte verloopt op de gebruikelijke manier. Maar er zijn een aantal stappen aan de wizard toegevoegd. 1. Open de offerte vanuit Taken Offertes Aanmaken offertes of vanuit het takenscherm. 2. Ga naar Offerte afhandelen met. De wizard opent. In het eerste scherm selecteert u de gewenste optie: 3. Als u de offerte gestuurd had naar een relatie die (nog) geen debiteur in de administratie is, kunt u in het volgende scherm de Relatie naar Debiteur promoveren. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 24 van 36

29 Als u werkt met automatische nummering in uw administratie is de knop beschikbaar om automatisch een debiteurennummer te genereren. Geef anders handmatig een nummer in en klik op. Als u een debiteurennummer genereert of handmatig invoert, is dit nummer direct gereserveerd. De debiteur wordt echter pas aangemaakt als de wizard geheel doorlopen is. Als u de wizard halverwege afbreekt, wordt de debiteur niet aangemaakt, maar is het debiteurennummer niet meer beschikbaar voor de automatische nummering. De relatie is nu als debiteur aangemaakt en de gegevens die in Relatiebeheer beschikbaar zijn, zijn overgenomen. In Onderhoud Debiteuren kunt u de gegevens verder aanvullen. 4. In het volgende scherm maakt u het project voor de offerte aan: 5. In het eerste veld bepaalt u of u direct een projectopdracht wilt aanmaken. Normaal gesproken laat u de keuze op ja staan. U bent dan verplicht een projectcode op te geven en het project aan te maken. Maar in een enkel geval kunt u bij een oorspronkelijke projectopdracht afzien van een project. Dit kan bijvoorbeeld als de offerte maar voor een klein deel is geaccepteerd en u de offerte liever in één factuur afhandelt zoals bij een normale offerte. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 25 van 36

30 Bepaal vervolgens hoe u het project wilt factureren ( direct of bij factureren projecten ). Zie Paragraaf 3.1 voor de uitleg hierbij. Vul de projectcode in of gebruik de automatische projectnummering als u deze hebt ingesteld. Geef een zoeknaam op. De naam van het aan te maken project komt uit de offerte (omschrijving) en kunt u hier wijzigen. Bepaal het type project en geef de projectgroep op. Als u de offerte al per deelproject had opgesteld, staan de deelprojecten al opgenomen. Geef dan een deelprojectcode op (verplicht). De omschrijvingen van de deelprojecten staan hier op alfabetische volgorde en niet in de volgorde van de offerteregels. Let daar dus bij het toekennen van de code op. Geef tenslotte aan of van de offerteregels een projectbegroting moet worden aangemaakt. U hebt dan tegelijk met de offerte de projectbegroting per deelproject aangemaakt. Deze kunt u uiteraard achteraf bijwerken en aanpassen. Als alle verplichte projectgegevens zijn ingevoerd, klikt u op. 6. Als u voorraadartikelen hebt opgenomen geeft u hier het magazijn op. Mocht u werken met meerder magazijnen en de artikelen in de offerteregels komen uit verschillende magazijnen, kunt u desgewenst in de aan te maken opdracht alsnog het juiste magazijn opgeven. 7. In het laatste scherm ziet u een overzicht van de ingevulde gegevens. U kunt direct het programma Onderhoud Projecten starten om de projectgegevens verder in te voeren. Als u in de wizard een relatie als debiteur hebt aangemaakt kunt u ook direct naar Onderhoud Debiteuren. Na het beëindigen van de wizard kunt u de debiteurgegevens (voor zover van toepassing) en de projectgegevens verder invoeren. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 26 van 36

31 Gedeeltelijk promoveren van een projectofferte Bij een gedeeltelijke acceptatie van de projectofferte, kunt u na het aanmaken van het project in de wizard (stap 4) in een extra scherm de offerteregels opgeven die niet geaccepteerd zijn: Opstellen projectbegroting Als u in de wizard bij het aanmaken van het project (stap4) opgegeven hebt dat een projectbegroting gemaakt moet worden, kunt u ook dit programma ( Onderhoud Projecten Projectbegroting ) automatisch laten starten. Nu wordt (ook) de projectbegroting geopend op deelproject 1. Factuuropdracht of verkooporder Nadat de wizard voltooid is moet de aangemaakte opdracht of order worden opgeslagen en verder worden verwerkt om ook de financiële gegevens vanuit de offerte in het project in te voeren. Let op. Als u de optie bij factureren project gekozen had bij het afhandelen van de offerte, kunt u de facturering via de projectfacturatie verder afronden (zie hoofdstuk 0 van deze release notes). 4.3 Afdrukken Offertes In het rapport voor het afdrukken van offertes zijn de volgende inputitems beschikbaar: PROJECTOMSCHRIJVING DEELPROJECTOMSCHR SOORTMUTATIE Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 27 van 36

32 Dit zijn de rapporten: DNSTOFF.QRP FCVKOFF.QRP In het item CODE (ook artikelnummer) wordt ook de uursoort meegegeven. 4.4 Info-programma s In de volgende informatieprogramma s kunt u zien of een offerte een projectofferte is en aan welk project deze gekoppeld is (of kan worden). Dit geldt alleen als u werkt met het onderdeel Projecten. Anders zijn deze kolommen niet zichtbaar. Info Offertes Info Debiteuren Op het tabblad Opdrachten zijn de kolommen Project en het nummer van de projectofferte zichtbaar. Op het tabblad Offertes zijn de kolommen Project en Projectomschrijving zichtbaar. Bij een projectofferte is ook het opdrachtnummer zichtbaar als de offerte gepromoveerd is naar een opdracht. Info Opdrachten Bij Info Facturering/Verkoop Opdrachten wordt bij een projectopdracht ook getoond of deze opdracht van een projectofferte afkomstig is en van welke offerte. Als een (project)opdracht uit een projectofferte afkomstig is, is de knop u in Info Offertes zien welke offerte dit was. Info Artikelen actief en kunt 4.5 Relatiebeheer en de Persoonlijke assistent In Relatiebeheer zijn op het tabblad Offertes de kolommen Project en Projectomschrijving te zien, zoals ze in de offerte zijn opgegeven. Ook in de Persoonlijke assistent zijn deze kolommen zichtbaar. Dit geldt alleen als u werkt met het onderdeel Projecten. Anders zijn deze kolommen niet zichtbaar. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 28 van 36

33 5 Voorraadreserveringen op Assemblage-artikelen In voorgaande versies werd bij het assembleren de voorraad bijgewerkt bij het afmelden van de assemblage-opdracht via de voorraadmutaties. Nu worden de componenten en eventueel andere assemblage-artikelen die bij de assemblage zullen worden gebruikt, in de voorraadadministratie worden gereserveerd. Bij het afmelden wordt de voorraad bijgewerkt en de reservering ongedaan gemaakt. In de Persoonlijke assistent kunt u nu ook de voorraad van uw assemblage-artikelen bewaken. 5.1 Het gebruik van de voorraadreserveringen bij Assemblageartikelen De betekenis van de kolommen Component en Assemblage U kunt de reserveringen volgen in diverse info-programma s en rapporten. Daartoe zijn twee kolommen beschikbaar. Let op! Deze kolommen zijn alleen zichtbaar als u met het onderdeel samengestelde artikelen werkt. De kolom Component De kolom Component geeft per artikel aan of het als artikel in een assemblage-opdracht is opgenomen. Dit is dus de reservering van de componenten die opgenomen zijn in een of meer assemblage-orders. Deze gaan dus van de vrije voorraad af. Als er nog geen assemblage-orders open staan, staan nog geen componenten gereserveerd. Als er voor hetzelfde artikel een tweede order aangemaakt wordt, staan de al gereserveerde componenten in de kolom Component en is de vrije voorraad afgenomen. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 29 van 36

34 Ook bij het artikel dat als component is opgenomen, is de reservering in de info-schermen zichtbaar: Ook op andere plaatsen is de reservering zichtbaar. Als de assemblage-order is uitgevoerd en afgemeld, zijn de reserveringen op de componenten verwijderd. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 30 van 36

35 De kolom Assemblage De kolom Assemblage geeft de voorraadreservering aan van de assemblage-artikelen die zelf in een assemblage-opdracht zijn opgenomen, maar nog niet op voorraad staan. In het onderstaande voorbeeld is een pompset (zelf een assemblage-artikel), als component in een samenstelling opgenomen. Maar omdat dit een reservering is op toekomstige voorraad, dat wil zeggen geplande voorraad als de openstaande assemblage-order is uitgevoerd, wordt deze als economische voorraad meegenomen, maar nog niet als vrije- en economische voorraad. Eigenlijk staat dit gelijk aan de geplande inkopen waarvan de goederenontvangst nog niet geboekt is. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 31 van 36

36 5.1.2 Overige aanpassingen in de informatie-schermen De voorraadinfo is op de assemblage aangepast: Hetzelfde geldt voor Voorraad info, dat u kunt opvragen in Aanmaken opdrachten. Aangepaste rapporten In Rapport Voorraadbeheer Voorraden... zijn de kolommen Component en Assemblage beschikbaar. Voor de kolom Assemblage geldt dat deze is samengevoegd met de kolom Inkopen Assemblage-adviezen in de Persoonlijke assistent In de Persoonlijke assistent is de instelling voor de voorraadbewaking uitgebreid met de voorraadbewaking op assemblage-artikelen: Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 32 van 36

37 Met deze instelling wordt, als u dit bij het assemblage-artikel hebt opgegeven, de minimumvoorraad gecontroleerd. En vanuit het scherm kunt u direct een assemblage-order aanmaken. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 33 van 36

38 Als de voorraad van een assemblage-artikel onder de minimum voorraad komt verschijnt dit artikel in de tabel en staat in de kolom Naam leverancier <ASSEMBLEREN>. Als u hetzelfde artikel soms ook inkoopt, dan moet u voor dit artikel de gegevens van de leverancier invoeren ('Onderhoud artikelen'). Reservering van de componenten speelt hier geen rol. Deze worden meegenomen in de normale bestellingen Controleren administratie Hier is de controle op de reserveringen van de voorraad uitgebreid met de controle op de assemblage. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 34 van 36

39 6 Wijzigingen in de overige onderdelen 6.1 Document management in Info Rekeningkaartjes In het detailoverzicht per periode kunt u vanuit Info Rekeningkaartje.. gekoppelde documenten openen en koppelen. De werking is gelijk aan wat u gewend bent bij het onderdeel Document management. 6.2 Document management in Betaalbaarstelling Ook in het scherm Telebankieren Betaalbaarstelling kunt u gekoppelde documenten openen per factuur of documenten koppelen. De werking is gelijk aan wat u gewend bent bij het onderdeel Document management. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 35 van 36

40 6.3 Controleren administraties is uitgebreid met een controle op Vaste activa Soms komt het voor dat bij het aanmaken van een activum de boeking niet geheel wordt afgemaakt (mutaties worden niet opgeslagen). Deze activa krijgen de status X, maar zijn in feite onvolledig. Met Beheer Controleren administratie kan nu een controle worden uitgevoerd op de activa. Hiermee worden de activa met deze status verwijderd. Release notes Unit4 Multivers Accounting 10.8 Pagina 36 van 36