door de Raad van Commissarissen bezien worden of deze bezetting gehandhaafd zal worden.

Transcriptie

1 Profielschets Raad van Commissarissen Kennemer Wonen door de Raad van Commissarissen bezien worden of deze bezetting gehandhaafd zal worden. De profielschets zoals beschreven in deze notitie en de beschrijving van de deskundigheidsgebieden zal met ingang van 2012 gelden voor de Raad van Commissarissen en worden gehanteerd als kader voor de vervulling van de vacatures. 1 Profiel Uitgangspunt voor de bezetting van de Raad van Commissarissen is, dat deze uit generalisten bestaat die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen. Voor de integrale besluitvorming zijn leden nodig die een aandachtsgebied hebben, maar die bovenal overzicht hebben en aantoonbaar de rol van toezichthouder kunnen vervullen op basis van hun maatschappelijke en professionele ervaring. Van de leden wordt besluitvaardigheid en resultaatgerichtheid verwacht. Zij moeten in staat zijn scherpe discussies collegiaal te voeren. Zij moeten weten waarop zij dienen te sturen en de juiste vragen kunnen stellen. De leden van de Raad van Commissarissen hebben tot taak integraal toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de organisatie en het functioneren van de bestuurder. Ook ziet de Raad van Commissarissen toe op de wijze waarop de organisatie in de maatschappij staat en maatschappelijke doelen dient. De Raad van Commissarissen is werkzaam vanuit een eigen toezichtkader (zie bijlage 1 voor een samenvatting daarvan). Bij de vervulling van hun taak richten de toezichthouders zich naar het belang van de organisatie en zien kritisch toe of er optimaal wordt gepresteerd in goede afstemming met de gemeenten, de huurders en andere stakeholders. De eisen die aan de organisatie worden gesteld zijn hoog. De samenleving en de overheid zijn kritische partners als het gaat om de kwaliteit en kwantiteit van de output van de organisatie en het maatschappelijk ondernemerschap. Dit betekent dat de organisatie een duidelijke visie heeft, kritisch naar zichzelf is en pro-actief anticipeert op ontwikkelingen inen extern. Dat vraagt om professionele toezichthouders die in staat zijn om: 1

2 Beoordelingen te maken In staat zijn een beoordeling te geven van het functioneren van de organisatie op basis van het gevoerde beleid tegen de achtergrond van het eigen toezichtkader. Kritische distantie èn betrokkenheid te tonen Toezicht houden is iets anders dan besturen. Toezicht impliceert betrokkenheid en beperking, gebaseerd op een goede informatievoorziening door het bestuur. Actief toezicht te houden Om adequaat toezicht te houden is het noodzakelijk dat de Raad van Commissarissen naast de informatie van de bestuurder open staat voor signalen van diverse in- en externe stakeholders. Onafhankelijkheid, integriteit en een functioneel kritische houding zijn daarbij belangrijk. Advies te geven In het kader van anticiperend toezicht gevraagd en ongevraagd advies geven, met behoud van de positie en verantwoordelijkheid van het bestuur. Klankbord voor bestuur te zijn Het fungeren als klankbord voor het bestuur voor gedachtewisseling en inspiratie over de interne en externe koers van de organisatie. 2. Algemene eisen Van elk lid van de Raad van Commissarissen wordt verwacht dat hij of zij beschikt over: affiniteit met de missie en strategie van Kennemer Wonen en inzicht in de complexiteit van dit type organisatie in het huidige tijdsbeeld een brede maatschappelijke betrokkenheid met de maatschappelijke functie van de woningcorporatie en haar klanten het vermogen om in teamverband toezicht uit te oefenen vermogen om een goede gesprekspartner van het bestuur te zijn en tevens het beleid en het functioneren van de bestuurder kritisch en constructief te toetsen kennis en ervaring op het gebied van organisatie, bestuur en toezicht; onafhankelijkheid en onpartijdigheid financieel en bedrijfseconomisch inzicht in de bedrijfsvoering van de woningcorporatie 2

3 de tijd voor de uitoefening van de functie goede communicatieve en sociale vaardigheden; o een academisch werk- en denkniveau De benodigde tijd wordt gebaseerd op gemiddeld 4-5 formele vergaderingen, 2-3 informele vergaderingen, 1 contactmomenten met OR en Huurderorganisaties, 2 contactmomenten met bestuur en managementteam ( heisessies ). 3. Specifieke eisen Van de diverse leden van de Raad van Commissarissen worden één of meer specifieke kwaliteiten verlangd. Het streven is om de Raad van Commissarissen zodanig samen te stellen dat ieder lid in ieder geval één primaire deskundigheid heeft op één van de navolgende gebieden (tussen haakjes de vermelding van huidige commissarissen en vacatures): Volkshuisvesting/ruimtelijke ordening (G. Erents in combinatie met het voorzitterschap): inzicht in de ontwikkelingen in de volkshuisvesting, stedenbouw en ruimtelijke ordening inzicht in (toekomstige) rollen van corporaties binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroep ontwikkelingen Bedrijfskundig/financieel (M. Boekel / H. Koning): kennis van en visie op de financiële continuïteit van een maatschappelijke onderneming in relatie tot maatschappelijk rendement bedrijfskundige-, financiële kennis en ervaring, opgedaan als bestuurder of ondernemer. kennis van de werking van interne risicobeheersing- en controlesystemen en financiële informatieverschaffing Vastgoed ontwikkeling (W.J. Schotten, op voordracht van de huurderorganisaties): kennis van en ervaring met de vastgoedontwikkelingsprocessen en de financiële aspecten van projectontwikkeling 3

4 kennis over strategisch vastgoedbeleid visie op de ontwikkeling van de regio en de daaraan gekoppelde strategie in het werkgebied t.a.v. projectontwikkeling. Zorg/Sociaal-maatschappelijk (Mw. S. Pauw, op voordracht van de huurderorganisaties) ervaring met en visie op de sectoren zoals de zorg, welzijn, onderwijs en hun relaties met wonen inzicht in sociale processen en (doelgroepen)ontwikkelingen Inzicht in samenwerkingsprocessen en mogelijkheden tussen corporaties en andere maatschappelijke organisaties Openbaar bestuur/algemeen maatschappelijk (T. Pennink): Kennis van en ervaring met openbaar bestuur en politiek-bestuurlijke beleidsvormingsprocessen (specifiek beleidsveld Wonen en Bouwen) Vanuit bestuurlijke sfeer verworven ervaring op het gebied van relaties tussen bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en verschillende overheden Bestuurlijke ervaring en bekendheid met complexe besluitvormingsprocessen in het bedrijfsleven of grote maatschappelijke organisaties HRM en organisatieontwikkelingen (F. Verkerk): Ervaring in een bestuurlijke functie met eindverantwoordelijkheid in het bedrijfsleven en/of in complexe maatschappelijke organisaties op het gebied van HRM, cultuur- en organisatieontwikkeling; zo mogelijk affiniteit met juridische vraagstukken Ruime ervaring met - implementatie van - veranderingsprocessen Kennis van en ervaring om maatschappelijke ontwikkelingen juist in te schatten om zo een vertaalslag te maken naar de organisatie en zijn personeel Deskundigheid van een individu op een bepaald terrein mag er overigens niet toe leiden dat deze persoon daar eigenaar van wordt. Alle leden van de Raad van Commissarissen zijn verantwoordelijk voor de beoordeling en toetsing van alle beleidsterreinen. 4

5 4. Competenties Behalve kennis en ervaring op een bepaald werkterrein is het van groot belang dat de leden van de Raad van Commissarissen een team vormen. De algemene competenties van de toezichthouders worden individueel beoordeeld. Daarnaast wordt ernaar gestreefd dat de verschillende leden van de Raad van Commissarissen complementair zijn ten aanzien van elkaar. Hiertoe is het van belang dat de leden over de volgende competenties beschikken: Samenwerking Daadkracht Strategische visie Integriteit 5. Profiel voorzitter Binnen de Raad van Commissarissen heeft de voorzitter als enige lid een eigen, op de functie van voorzitter toegeschreven profiel. Daarnaast dient de voorzitter te voldoen aan de profielschets voorde leden van de Raad van Commissarissen. 5.1 Taken De voorzitter heeft met name de volgende taken: draagt als eerstverantwoordelijke zorg voor de communicatie van de Raad van Commissarissen met de bestuurder, de accountant en eventueel, in overleg met de bestuurder, andere externe partijen zet tijdig het benoeming- en herbenoemingbeleid in gang, evenals het voeren van de functioneringsgesprekken met de bestuurder; de voorzitter is tevens voorzitter van de remuneratiecommissie is verantwoordelijk voor de regie van de vergadering, de agenda en de besluitvorming 5

6 5.2 Specifieke functie-eisen heeft affiniteit met de wereld van de woningcorporatie, sociale volkshuisvesting, het maatschappelijk ondernemerschap en de regio is een generalist met visie op de toekomst van de organisatie vanuit een brede maatschappelijke betrokkenheid is een krachtige regisseur; beschikt over statuur en gezag en geeft met bevlogenheid leiding geeft aan de Raad van Commissarissen beschikt over een duidelijke visie op toezicht houden en combineert dit met het vermogen om voldoende distantie tot en ruimte aan de bestuurder te laten, opdat hij zijn verantwoordelijkheid waar kan maken en beschikt tot slot over politiek bestuurlijke sensitiviteit en netwerken 6. Onafhankelijkheid en onverenigbaarheid De leden zijn onafhankelijk ook ten opzichte van elkaar. Ze handelen vanuit het belang van Kennemer Wonen en vertegenwoordigen geen deelbelangen. De leden zijn bij voorkeur werkzaam in en afkomstig uit een professionele, maatschappelijke werkomgeving of het bedrijfsleven. In de statuten van Kennemer Wonen (artikel 14) en het reglement Raad van Commissarissen (artikel 4) zijn de onverenigbaarheden opgenomen voor leden van de Raad van Commissarissen. De leden van de Raad van Commissarissen kunnen o.a. niet: actief zijn als lid van een college van B&W respectievelijk GS een arbeidsverhouding met Kennemer Wonen hebben (gehad) werkzaam zijn of toezichthouder zijn in een vergelijkbare organisatie in de regio een zodanige functie bekleden dat het lidmaatschap van de Raad van Commissarissen kan leiden tot onverenigbaarheid dan wel strijdigheid dan wel schijn van belangenverstrengeling van deze functie met het belang van Kennemer Wonen 6

7 7. Commissarissen op voordracht van de huurderorganisaties In de Raad van Commissarissen hebben twee leden zitting op voordracht van de huurderorganisaties. Alle in deze profielschets genoemde algemene en specifieke eisen en competenties zijn ook van toepassing op de door de huurderorganisaties voor te dragen kandidaten. Bij vacatures in de Raad van Commissarissen wordt met de huurderorganisaties overleg gepleegd over het primaire profiel waarbinnen de huurderorganisaties tot een voordracht zullen komen. 8. Diversiteit De RvC streeft naar een gemengde en uitgebalanceerde samenstelling van de Raad. Dit geldt voor geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken 1. Het toepassen van diversiteit binnen de RvC is zowel goed voor de kwaliteit van het intern toezicht als voor de adviesrol. Diversiteit kan bevorderen dat vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken worden bekeken en dat mogelijk vaste patronen van de groepsdynamiek worden losgelaten. Een wezenlijke voorwaarde daarbij is echter dat de (nieuwe) leden van de RvC de capaciteiten hebben om de rol van toezichthouder te vervullen. Diversiteit is een middel en geen doel op zich. In een ideale situatie: I. is het aantal vrouwen in de RvC gelijk aan het aantal mannen; II. is iedere leeftijdscategorie, binnen de leeftijdsgrenzen van 30 en 70 jaar, vertegenwoordigd; III. sluiten de verschillende beroepsgroepen en de aanwezige kennis en expertise aan bij de zes verschillende specialisaties, zoals genoemd in paragraaf 3 van het profiel; IV. weerspiegelt de samenstelling van de RvC de verschillen in etnische afkomst binnen het werkgebied; V. zijn verschillende persoonlijkheidskenmerken vertegenwoordigd. Ad IV Etnische afkomst is voor Kennemer Wonen geen dominante dimensie. Door het landelijk gebied waarin Kennemer Wonen overwegend opereert is het aantal bewoners met een buitenlandse achtergrond beperkt aanwezig. Daar staat tegenover dat in beginsel een ieder, met welke etnische achtergrond dan ook, lid kan zijn van de RvC van Kennemer Wonen. 1 de genoemde onderdelen komen 1-op-1 uit de Governancecode 7

8 Ad V Persoonlijkheidskenmerken (anders dan competenties) laten zich kwalificeren in termen als extravert, innovatief of dominant en zijn vervolgens te vertalen in bijbehorende rollen. Het model van Belbin, genoemd naar een Britse onderzoeker, wordt hier veelal voor gebruikt. Belbin onderkent de volgende rollen: Daadkracht Denkkracht Bedrijfsman Onderzoeker Plant Waarschuwer Een praktische Gaat op zoek naar ideeën, Analyseert problemen; organisator, die ontwikkelingen en Genereert nieuwe stimuleert beslissingen informatie buiten de ideeën en aanpakken; weloverwogen concreet maakt. deur. bron van inspiratie. besluiten. RvC Gevoel Wilskracht Zorgdrager Groepswerker Vormer Voorzitter Houdt in de gaten dat er niets wordt overgeslagen; zorgt dat alles volgens plan verloopt. Stimuleert en ondersteunt de teamleden; bevordert de communicatie en de teamgeest. Gedreven, met veel energie, uitdagend; genereert actie en scherpt doelen aan. Stuurt het teamproces aan, laat de kracht van ieder teamlid zo goed mogelijk tot zijn recht komen. 9. Toezichtkader Raad van Commissarissen Kennemer Wonen De wijze waarop een Raad van Commissarissen haar taken invult wordt ook wel het toezichtkader genoemd. De Raad van Commissarissen van Kennemer Wonen heeft dat toezichtkader voor zichzelf als volgt geformuleerd. De taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Commissarissen zijn neergelegd in statuten van Kennemer Wonen. Allereerst zijn daarin een aantal instemmingrechten beschreven voor belangrijke besluiten van het bestuur waarvoor voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen nodig is. Daarnaast treedt de Raad van Commissarissen op als adviseur van het bestuur en geeft ze ook invulling aan de werkgeversrol ten opzichte van het bestuur. De Aedescode en de Governancecode worden door Kennemer Wonen en de Raad van Commissarissen onderschreven. 8

9 Het centrale uitgangspunt voor de Raad van Commissarissen is er op toe te zien dat Kennemer Wonen een maatschappelijke koers blijft varen. Een koers waarin maatschappelijke vraagstukken op het gebied van wonen en de belangen van mensen die op de woningmarkt in een kwetsbare positie verkeren centraal staan, en waarin voldaan wordt aan de eisen (prestatievelden) voor woningcorporaties zoals die opgenomen zijn in het BBSH (financiële continuïteit, goed onderhoud van woningen, betrekken van bewoners bij beleid, leefbaarheid in buurten en wijken, wonen en zorg). De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat deze uitgangspunten uitgewerkt zijn in een meerjaren beleidsplan dat in consultatie met belangenhouders (zoals gemeenten, huurders en zorg- en welzijnsinstellingen) wordt opgesteld en dat helder geformuleerde doelstellingen bevat. Voor de komende periode ( ) vormt het strategisch beleidsplan Thuis in Wonen, actief in de wijk het inhoudelijke toezichtkader voor de Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen bekijkt op verschillende manieren of het beleidsplan ook wordt uitgevoerd zoals het is bedoeld. Dat gebeurt in ieder geval bij de begroting, die pas door de Raad van Commissarissen wordt goedgekeurd als zij ervan overtuigd is dat de activiteiten die erin worden aangekondigd (jaarplan) daadwerkelijk bijdragen aan het bereiken van de doelen uit het beleidsplan. Over de belangrijkste te realiseren volkshuisvestingsprestaties van Kennemer Wonen als geheel maakt de Raad van Commissarissen jaarlijks afspraken met de directeur-bestuurder in het kader van zijn functioneren en beoordeling. Door middel van kwartaalrapportages informeert de directeur-bestuurder de Raad van Commissarissen over de voortgang van de begroting, het jaarplan/activiteitenplan en daarmee het beleidsplan. De bespreking van de voortgang staat standaard op de agenda van het overleg tussen de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder. Tijdens dat overleg worden ook nieuwe plannen en projecten besproken. De Raad van Commissarissen let er daarbij vooral op of de voornemens van de directeur-bestuurder goed zijn onderbouwd, goed zijn afgestemd en goed zijn afgewogen. Aan de hand van deze criteria beoordeelt de Raad van Commissarissen de kwaliteit van de voorstellen. Achteraf vormt de Raad van Commissarissen zich een oordeel over de prestaties van de organisatie. Het belangrijkste moment daarbij is de bespreking van het jaarverslag en jaarrekening en het volkshuisvestingsverslag. Met het goedkeuren daarvan, verleent de Raad van Commissarissen decharge aan de directeur-bestuurder. Om het niveau van de prestaties van Kennemer Wonen op waarde te kunnen schatten, kijkt de Raad van Commissarissen vanuit verschillende perspectieven. Natuurlijk naar de gerealiseerde prestaties in relatie tot de voornemens maar ook door te kijken 9

10 naar de verwachtingen en oordelen van belangenhouders, de prestaties van andere corporaties en de prestaties in relatie tot de beschikbare middelen en mogelijkheden. Bij het beoordelen van de prestaties van Kennemer Wonen hecht de Raad van Commissarissen veel gewicht aan het oordeel van anderen teneinde daarmee kennis te hebben van de opvattingen en verwachtingen van stakeholders die onderdeel vormen van de context waarbinnen de opgaven en ambities van Kennemer Wonen tot stand komen. Daarbij maakt de Raad onder meer gebruik van beoordelingen van de kwaliteit van de dienstverlening, het Medewerkers Tevredenheid Onderzoek, de rapportages van de accountant en het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting en onderzoeken naar ontwikkelingen op de regionale/lokale woningmarkt en de leefbaarheid van buurten en wijken. Eenmaal per vier jaar verstrekt de Raad opdracht tot een onafhankelijke visitatie. Twee maal per jaar overlegt de Raad met de directeur-bestuurder en het managementteam over onderwerpen die op lange termijn relevant zijn voor Kennemer Wonen. Deze heisessies bieden naast gezamenlijke verkenning van ontwikkelingen en opgaven in het werkgebied, tevens de mogelijkheid tot informeel overleg met het managementteam. Deze sessies zijn ook bedoeld om de advies- en klankbordfunctie van de Raad tot uitdrukking te brengen. Teneinde diepgang te kunnen maken op met name risicobeheersing heeft de Raad een auditcommissie ingesteld die (tenminste) tweemaal per jaar bijeenkomt om over deze onderwerpen, na overleg met directeur-bestuurder, controller en eventueel externe accountant de Raad te informeren/adviseren. De werkgeversrol wordt uitgevoerd door een remuneratiecommissie uit de Raad. Eenmaal per jaar overlegt de Raad met de ondernemingsraad en de Huurderorganisaties over de algemene gang van zaken. En tenslotte vergadert de Raad een maal per jaar in afwezigheid van de directeur-bestuurder, waarbij eenmaal per jaar expliciet over de het eigen intern functioneren (evaluatie). Leden van de Raad van Commissarissen volgen actief de ontwikkelingen en professionaliseringsmogelijkheden zoals aangeboden door de VTW. De honorering van de Raad van Commissarissen vindt plaats op basis van de adviesregeling opgesteld door de VTW. 10