Jaarverslag. van de. provinciearchivaris

Transcriptie

1 Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014

2 Voorpagina Groningen en de Ommelanden (Frederik de Wit, 1680 )

3 Inhoudsopgave Inleiding... 2 Personele bezetting... 3 Interne regelingen: de eerste stap... 4 Vervanging archiefbescheiden... 6 Overige werkzaamheden van de archivaris... 9 Toestand van het interne archiefbeheer Beheer openbare archiefbescheiden Bijlage: Concept dienstverleningsovereenkomst Groninger Archieven

4 INLEIDING Het beheer van alle sinds 1801 door provinciale organen gevormde archieven is sinds 1 januari 2013 bij de provincies belegd. Voorheen beheerden die de archiefbescheiden alleen tot de overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats, waarna het Rijk het beheer overnam. Het Bestuursakkoord tussen provincies en Rijk regelt, dat tot en met 2015 in ieder geval de rijksarchiefbewaarplaatsen in gebruik zullen blijven bij de provincies. Voorafgaand aan deze voor de provincies ingrijpende wijziging van de Archiefwet 1995 werd op 1 oktober 2012 al een andere wijziging van kracht, waardoor de provinciale archiefinspecteurs hun wettelijke basis verloren. Dat hing samen met de verandering van de inrichting van het interbestuurlijk toezicht, maar trof daarmee ook de eigen organisatie van de provincies: de inspecteurs hadden ook intern een toezichthoudende taak. Met de wijziging van 1 januari 2013 kreeg de provincie de mogelijkheid om voor het opgedragen archiefbeheer een eigen archivaris aan te stellen. Daarmee kan tegelijk het interne toezicht weer worden ingevuld, omdat dit wettelijk bij een benoemde archivaris is belegd. Het jaarverslag van de provinciearchivaris beschrijft de toestand van het beheer van de binnen de organisatie aanwezige jongere archiefbescheiden en verantwoordt het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte openbare archiefbescheiden. Als zodanig is het voor Gedeputeerde Staten een informatiebron die kan worden gebruikt bij de eigen verantwoording over de wettelijk opgedragen archiefzorg. drs. D.M. Bunskoeke 2

5 PERSONELE BEZETTING De provincie Groningen kent al sinds 1992 een samenwerkingsverband met Drenthe en Friesland voor de invulling van toezichtstaken op basis van de archiefwetgeving. Naast mevrouw H. Jonker, die in eigen dienst is, zijn daarbij de heren D.M. Bunskoeke en J. Dijkstra in de provincie werkzaam geweest. In het verslagjaar werd de reguliere evaluatie van de samenwerking gecombineerd met een voorstel voor de nieuwe taakverdeling, die aansluit op de veranderde wettelijke basis. In 2013 werden de heer Bunskoeke in Drenthe en de heer Dijkstra in Friesland benoemd tot provinciearchivaris, maar pas na de evaluatie was er duidelijk hoe dit in Groningen kon worden ingevuld. Op 23 september 2014 is de hernieuwde samenwerking tussen de drie noordelijke provincies door GS bekrachtigd en de heer D.M. Bunskoeke (sinds 1 november 2005 aangesteld als archiefinspecteur in Groningen) benoemd tot provinciearchivaris van Groningen, conform de nieuwe taakverdeling. In de nieuwe opzet is hij naast in- en extern toezichthouder ook eindverantwoordelijk voor het beheer van de in de rijksarchiefbewaarplaats geplaatste provinciale archieven. Het dagelijks beheer van die archieven is vooralsnog uitbesteed aan het regionaal historisch centrum Groninger Archieven. Het interne toezicht neemt de heer Bunskoeke over van de heer Dijkstra, die daarmee tot 1 oktober 2012 belast was. Gedurende het verslagjaar was de archivaris onder de verantwoordelijkheid van de afdeling BJC geplaatst, waar ook het interbestuurlijke toezicht op het gemeentelijke archiefbeheer is ondergebracht. 3

6 INTERNE REGELINGEN: DE EERSTE STAP De nieuwe verantwoordelijkheid van de provincie voor al haar eigen archieven maakte herziening van de provinciale archiefverordening noodzakelijk. Gedeputeerde staten zijn nu verantwoordelijk voor het aanwijzen van een eigen archiefbewaarplaats en door het verdwijnen van de wettelijke functie van provinciale archiefinspecteur was het interne toezicht niet langer geregeld. Aan de hand van het model van het landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI) is er door de archivaris ook voor Groningen een voorstel tot aanpassing ingediend. Op 16 december 2014 werd de voordracht door gedeputeerde staten vastgesteld, zodat de Archiefverordening provincie Groningen 1996 in het eerste kwartaal van 2015 kan worden vastgesteld. 1. Het archiefhuis : taken en rollen in de nieuwe situatie Zoals uit bovenstaande afbeelding blijkt, moeten er na de vaststelling van de archiefverordening nog nadere details worden uitgewerkt. Het Besluit Informatiebeheer (BI) legt daarbij de gedelegeerde verantwoordelijkheden, de opzet van het te voeren archiefbeheer en de locatie van de archiefbewaarplaats vast. Dit kader is een voorwaarde voor het inrichten van kwaliteitszorg, toezicht en de processen voor volledig digitaal archiveren (zie volgende paragraaf). 4

7 Met de afdeling Personeel, Organisatie en Informatievoorziening (POI) is eind 2014 het eerste overleg gevoerd over de noodzakelijk aanpassing van het BI aan de hand van beschikbare modellen. Het volledig digitaal archiveren, zoals dat sinds 1 januari 2013 plaatsvindt, en de aanstelling van een archivaris zijn de belangrijkste redenen voor herziening. Dit zal in 2015 worden opgepakt in het kader van de gezamenlijke inspanningen voor verbetering van de kwaliteit van de documentaire informatievoorziening binnen de provinciale organisatie. Met de aanwijzing van de archiefbewaarplaats bij Groninger Archieven wordt uitvoering gegeven aan het Bestuursakkoord Omdat de provincie geen deelnemer is in de Gemeenschappelijke regeling Regionaal historisch centrum Groninger Archieven (GGA), is er voor de samenwerking ook een dienstverleningsovereenkomst (DVO) voorzien. Er is hiervoor een model beschikbaar, dat al in Drenthe wordt gebruikt. Daarbij is gekozen voor een grote mate van delegatie van werkzaamheden, omdat dat past bij de expertise en rol van een regionaal historisch centrum binnen het provinciale culturele spectrum. De wettelijk geregelde verantwoordelijkheid voor de openbare archieven blijft echter bij de provinciearchivaris, zodat taakverdeling, overleg en rapportage een belangrijke rol spelen in het DVO. Op 18 december 2014 werd het definitieve concept door het dagelijks bestuur van de GGA aangenomen als voordracht voor het algemeen bestuur. Naar verwachting zal in het eerste kwartaal van 2015 daar het DVO worden aangenomen. Tot die tijd wordt met wederzijdse goedkeuring gewerkt alsof de overeenkomst al van kracht zou zijn. Zoals hierboven beschreven zal de provincie Groningen gefaseerd de verschillende pijlers van het archiefhuis (zie afbeelding 1) realiseren en kan naar verwachting in het volgende verslagjaar het transitieproces worden doorgezet. Daartoe behoort ook het beleggen van een goede lijn naar het college, waar de verantwoordelijkheid feitelijk wordt gedeeld: de gedeputeerden Wilpstra (cultuur), Moorlag (financiën) en Boumans (ICT) hebben alle drie aspecten van archiefbeheer in hun portefeuille. Net als in de werkelijkheid bedreigen bevingen nu het archiefhuis en alleen een nieuw fundament kan de klappen opvangen. Dat fundament voorkomt dat er ernstige schade ontstaat en moet ook vóór de verbouwing van de keuken worden gerealiseerd. Gegeven de onzekere toekomst is visie nodig om keuzes te maken die onbewoonbaarheid van het huis gaan voorkomen. 5

8 VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN Minister Bussemaker (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben afspraken gemaakt om het archief van de overheid toegankelijker en duurzamer te maken. De afspraken zijn vastgelegd in het Archiefconvenant en als uitvoering daarvan is een Innovatieagenda opgesteld. Archief 2020 is daarbinnen een programmalijn, die speciaal is ingericht om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Met ingang van 1 januari 2013 is de wijziging van artikel 7 van de Archiefwet 1995 van kracht geworden, zodat overheden geheel zelfstandig kunnen besluiten tot het vervangen van archiefbescheiden. Dit gebeurt vrijwel altijd doordat een digitale reproductie in de plaats van een analoog origineel wordt gesteld. Het programma Archief 2020 heeft vanuit de behoefte aan een handreiking een speciaal project voor deze vervanging ingericht. De provinciearchivaris heeft vanwege zijn specifieke expertise namens het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) zitting gehad in het projectteam, dat in februari 2014 de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (HVA) heeft opgeleverd. Hierin worden stapsgewijs de onderdelen van het vervangingsproces behandeld. 2. Schematische positie van vervanging (rode lijn) binnen de informatiestromen 6

9 Juist voordat de hiervoor genoemde wijziging van de Archiefwet 1995 van kracht werd, kreeg de provincie Groningen van het Nationaal Archief toestemming om archiefbescheiden te vervangen. Sinds 1 januari 2013 wordt er alleen nog maar digitaal gearchiveerd, waarbij vervangen originelen drie maanden na scanning worden vernietigd. Conform de destijds in Den Haag gehanteerde richtlijnen is de beheeromgeving waarin de vervangen bescheiden terecht komen daarbij niet getoetst. Toch wees de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen al nadrukkelijk op het belang van die beheeromgeving en heeft de provincie dat ook altijd uitgedragen bij haar toezichthoudende taken richting gemeenten en waterschappen. In juli 2014 is er een herziening van het sinds de toestemming gehanteerde Handboek Vervanging uitgevoerd, maar omdat die even voor de aanstelling van de archivaris werd behandeld heeft daarover geen verdere afstemming plaatsgevonden. In november is er overlegd over de ontstane situatie, waarbij geconcludeerd is dat het Handboek op enkele punten een verdere aanpassing zal moeten ondergaan. In december is met een team van de afdeling POI besproken dat eerst de digitale beheeromgeving zal worden getoetst, zodat eventuele gebreken kunnen worden aangepakt. In het eerste halfjaar van 2015 zal dan het verbeterde Handboek kunnen worden voorgelegd voor goedkeuring door GS. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de vervanging, de inrichting van de digitale beheeromgeving en de waarborgen rond de continuïteit van het digitale archief zijn op verschillende plaatsen in de organisatie belegd. De rol van de archivaris is die van bewaker van de kwaliteit van de uitvoering, zoals die in de archiefwetgeving en verschillende organisatiebesluiten is vastgelegd. Vanwege diens specifieke kennis van het werkveld is betrokkenheid bij de daadwerkelijke inrichting van processen te billijken, omdat ook de archivaris onderdeel uitmaakt van de provinciale organisatie. Diens controlerende werkzaamheden geven de verantwoordelijke bestuurders aanvullende informatie over de kwaliteit van de uitvoering, zoals die is afgesproken. Formeel toezicht daarop is belegd bij het Rijk, dat immers de uitvoering van wettelijke regels door de provincies volgens de Provinciewet behoort te controleren. 1 Deze beleidsregel diende voor de aanvraag van toestemming voor vervanging door gemeenten of waterschappen. De provincie zelf diende echter toestemming bij het Rijk te vragen. 7

10 Voor de interne controle van het vervangingsproces door de archivaris zal een referentiemodel worden opgesteld, dat bij de herziening van het Handboek kan worden vastgesteld. 3. Stroomschema rond vervanging volgens de HVA Daarin zal worden beschreven welke (deel)processen er zijn, wat daarmee wordt beoogd, welke risico s er aan verbonden zijn, wanneer ze goed doorlopen zijn, hoe dat wordt gemeten en hoe vaak dat wordt gecontroleerd. Door de reguliere controle hiervan wordt aanvullende zekerheid geboden over de in control status van het vervangingsproces. 8

11 OVERIGE WERKZAAMHEDEN VAN DE ARCHIVARIS In 2013 is de provincie Drenthe al toegetreden tot de branchevereniging BRAIN, waar de belangen van archiefbeheerders worden behartigd. De archivaris heeft via die ingang actief deelgenomen aan de bijeenkomsten van de Sectie Inspectie en daarbij zijn ook de belangen van de provincie Groningen behartigd. Bij de Sectie Inspectie wordt hard gewerkt aan een landelijk kader voor de opzet van de interne archiefinspectie en kwaliteitsvereisten, zowel voor gemeenten, waterschappen als provincies. In het LOPAI werd meegewerkt aan de opstelling van modellen voor de provincies (zie ook p. 4 en 5). Daarnaast voerde de archivaris het beheer over de interprovinciale website, waar alle producten zijn gepubliceerd en NAW gegevens worden bijgehouden. Intern werd al verschillende malen geadviseerd, onder andere over de dossieropbouw en gegevensuitwisseling met de omgevingsdienst. Aangezien de ODG samen met Drenthe in 2016 van start wil gaan een eigen beheersysteem voor digitale informatie, zal het daarvoor gestarte overleg in 2015 worden geïntensiveerd. Het werken met zgn. verlengde kabels in de systemen van de deelnemers, wat in het verslagjaar voor de nodige problemen zorgde, zal na de implementatie van een eigen systeem tot het verleden behoren. In het verslagjaar nam de archivaris nog deel aan een driedaagse cursus IT-auditing (1,2 en 8 september) en verzorgde hij verschillende presentaties, o.a. over vervanging tijdens de Summerschool van Archief2020 in Almere (15 september). Ook is hij actief betrokken bij de opzet van de vernieuwde cursus Voorgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) van SOD Next, een gespecialiseerd, door het ministerie erkend en gecertificeerd opleidingsinstituut. Door de betrokkenheid van de archivaris krijgen de ervaringen binnen het noordelijke vakgebied blijvend een plaats in de lesstof. Ook provinciale medewerkers volgen opleidingen bij SOD Next. 9

12 TOESTAND VAN HET INTERNE ARCHIEFBEHEER Door de afdeling POI werd in 2013 een inventarisatie gedaan om zicht te krijgen op de compliance van het provinciale archiveringssysteem. Daarvoor werd het door het LOPAI en de VNG voor gemeenten ontwikkelde systeem van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) gehanteerd. Op 25 november 2013 zijn de resultaten daarvan al intern gepresenteerd. Aangezien de KPI s over 2013 ook bij de gemeenten en waterschappen gebruikt zijn bij het interbestuurlijke toezicht (IBT) en de beoordeling in 2014, ligt het voor de hand om dat voor de provincie op identieke manier te doen. De archivaris heeft pas in het laatste kwartaal van 2014 zelf informatie kunnen verschaffen, maar waar mogelijk is die wel meegenomen. Evenals bij het IBT gaat het hierna dus om een globale beoordeling van de opgegeven toestand van het archiefbeheer. Bij het IBT wordt gewerkt met vier cruciale thema s, waarin de belangrijkste risicogebieden van het archiefbeheer zijn samengevat: 1. Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. 2. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. 3. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. 4. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende duurzame omgevingen. Uit de ingevulde KPI s komt informatie die aansluit op deze vier thema s, zodat per thema een oordeel in de trits goed-matig-slecht kan worden gegeven. De provincie heeft zichzelf nooit echt beoordeeld, maar na de constateringen van 2013 zijn er wel verbetermaatregelen geformuleerd. Helaas zijn die niet helemaal SMART geformuleerd, zodat mensen, middelen, tijdpad en acceptatie teveel in het midden blijven. Omdat er nog geen adequaat systeem voor interne verantwoording bestaat, is er ook niet op het hoogste bestuurlijke niveau geoordeeld over de resultaten. De provincie vraagt dat alles echter wel van gemeenten en waterschappen in het kader van het IBT. 10

13 Kwaliteitssysteem De provincie kent nog geen kwaliteitssysteem, waarbij bijvoorbeeld aan de hand van een referentiemodel wordt gemonitord in hoeverre men in control is bij het archiefbeheer. Eerst moeten structuren en normen nog formeel worden vastgelegd. Met het opstellen van een verbeterde Archiefverordening door de archivaris is er al een stap gezet; zie verder afbeelding 1 op blz. 4. Voor 2015 zijn verschillende acties voorzien om een eerste opzet van een kwaliteitssysteem mogelijk te maken. Oordeel: matig Goede, geordende en toegankelijke staat Het digitale archief van de provincie voldoet niet aan de eisen voor ordening en toegankelijkheid en voor delen van het analoge archief moeten er ook nog acties worden ondernomen. Er bestaat evenmin een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden, zoals de wet dat vereist. Tenslotte is het systeem voor duurzaamheid vooral digitaal nog onder de maat. Er zijn al verschillende acties in gang gezet, zoals een aansluiting op het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) en een voorgenomen toetsing van de beheeromgeving, maar in 2015 moet er nog een tandje bij. Oordeel: matig tot slecht Vernietiging, overbrenging, openbaarmaking Er wordt niet op alle terreinen aan de regels voor verplichte vernietiging van archiefbescheiden voldaan. Ook zijn er achterstanden bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. De openbaarmaking bij Groninger Archieven voldoet aan de eisen, maar publicatie van de bestanden op het Groninger Archiefnet is daarbij nog niet gerealiseerd. In 2015 zal bij de aanpak van de beheeromgeving ook de vernietiging worden opgepakt. Oordeel: matig Beheeromgevingen De kwaliteit van de digitale beheeromgeving en de archiefruimte in het provinciehuis zullen in 2015 nader moeten worden onderzocht. De aansluiting op een rampenplan en een eigen ontruimingsplan zullen daarbij een prominente 11

14 plaats moeten innemen: op dit terrein is er nu nog te weinig geregeld. Een grondige analyse moet een betere inzet van mensen en middelen mogelijk maken, waar nu door onduidelijkheid soms achterstanden ontstaan. De DVO met Groninger Archieven (zie bijlage) zal ook de kwaliteit van de archiefbewaarplaats toetsbaar moeten maken. Op die plaats zal eveneens de discussie moeten worden aangegaan over een duurzame bewaaromgeving voor het digitale archief, het zogenaamde e-depot. Dit is nu nog geheel buiten beeld. Oordeel: matig tot goed 4. Opzet van een e-depot volgens ED 3 2 Het totaaloordeel over het provinciale archiefbeheer, vergeleken met dat van de andere Groninger overheden, kan op als matig worden omschreven. Wanneer echter met hernieuwd elan voortvarend wordt gewerkt aan de geconstateerde gebreken, moet men de aanwezige expertise in 2015 een stap voorwaarts kunnen worden gemaakt. Voorwaarde is echter wel, dat de gehele organisatie wordt meegenomen in het kwaliteitsdenken als het gaat om documentair informatiebeheer. Daarom zal voorlichting over- gelijke tred moeten houden met regulering van aspecten ervan. Ook in een moderne, digitale archiefomgeving is traditionele kennis van het vakgebied absoluut nog nodig. Ten onrechte wordt er vaak van uitgegaan dat er technische oplossingen zijn voor problemen met de informatievoorziening. De 2 ED 3 is een toetsinstrument voor e-depots. In de tekening staat DA voor digitaal archiefstuk, ADA voor aangeboden digitaal archiefstuk, ODA voor opgenomen digitaal archiefstuk een BDA voor beschikbaar digitaal archiefstuk 12

15 inrichting van de techniek bepaalt echter de bruikbaarheid en doelmatigheid en daarvoor is nog steeds ouderwetse vakkennis nodig. Wanneer, zeker in een digitale werkomgeving, verantwoordelijkheden worden gedeeld en op de werkvloer worden belegd, dan is het noodzakelijk om regelmatig de kwaliteit te toetsen en gemaakte afspraken te evalueren. Archiefbeheer verschuift van achteraan werkprocessen naar de voorkant en daardoor gaat het ook om kwaliteitseisen voor veel meer informatie. Immers, de op termijn van enkele jaren of decennia te vernietigen archiefbescheiden moeten nu ook aandacht krijgen om binnen hun gebruikscyclus te kunnen voldoen aan de eisen. In een analoge wereld waren daar minder maatregelen voor nodig: papier, mits van het juiste soort, degenereert niet uit zichzelf, de daarop geplaatste informatie kent een vaste vorm en vaak is veel van de context al zichtbaar aanwezig. Door doelbewuste inkrimping en natuurlijk verloop is de ondergrens bereikt van wat er minimaal aan kennis en ondersteuning nodig is voor goed informatiebeheer. Verschillende malen is al gebleken dat de tijdige, volledige en correcte verstrekking van informatie over het handelen van de provincie onder druk staat. Vooral in de digitale wereld bestaat er een schijnzekerheid doordat er veel bestanden beschikbaar lijken te zijn. Helaas missen die te vaak de noodzakelijke kwaliteit, zoals die (zeker bij formeel gebruik) wordt vereist. Het is daarom goed dat er initiatieven worden genomen om de aanwezige kennis te delen en kwaliteitsdenken een vaste plaats te geven in de omgang met overheidsinformatie. Een goede focus op de stapsgewijs te bereiken en in onderling overleg vastgestelde doelen is daarbij van groot belang. 13

16 BEHEER OPENBARE ARCHIEFBESCHEIDEN De openbare archiefbescheiden van de provincie Groningen worden bij het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Groninger Archieven beheerd. Na de aanpassing van de Archiefwet 1995 is de provincie sinds 1 januari 2013 zelf verantwoordelijk, maar wordt de dienstverlening door en opslag bij het RHC gecontinueerd. In het verslagjaar was er nog geen dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het RHC getekend en daarom is er ook nog niet gerapporteerd over de toestand van de provinciale archieven. Wel heeft het dagelijk bestuur op 18 december ingestemd met het concept voor de DVO (zie bijlage). Vooruitlopend op vaststelling van de definitieve lijst van de provinciale archieven bij de DVO is er met behulp van de website van Groninger Archieven vastgesteld dat daartoe zeker de volgende archieven zullen behoren: naam archief omvang (meters) Adviescommissie Verzorgingsinrichtingen, ,1 Afdeling Zuivering van de Provinciale Griffie van Groningen, ,5 Ambtelijke Werkgroep Milieucoördinatie, ,2 Atlas Kooper, ir. Johan Kooper ( ) 0,8 Bureau Vrouwenemancipatie Provincie Groningen, ,1 Commissie Beschilderde Ramen in de Aula van de RUG, ,1 Commissie Bezwaarschriften Kostwinnersvergoeding, ,15 Commissie Gedeputeerde Staten inzake Werkloosheid Jeugd, Commissie Gedeputeerde Staten kanalisatie van Westerwolde, Commissie inzake de bouw van een nieuwe zeesluis te Farmsum, Commissie Slachtoffers Stormvloeden 3, 4 en 5 februari 1825, ,5 0,15 0,15 0,25 14

17 Commissie tot regeling der internationale waterstaatbelangen met Pruisen, Commissie van advies nopens een regionale gasvoorziening, Commissie van advies uit Gedeputeerde Staten inzake de exploitatie van de haven te Delfzijl, (1902) Commissie van advies voor de oorlogs- of vredesgedenktekens in de provincie Groningen, (1945) Commissie van geneeskundig onderzoek en toevoorzigt, Commissie van Georganiseerd Overleg in Ambtenaarszaken voor de provincie Groningen, (1920) Commissie van het Streekplan Stad Groningen en Noord- Drenthe, Commissie van superintendentie van het Hoornsche Diep, ,15 0,15 0,65 0,15 0,24 0,7 0,65 0,25 Commissie veenbrand, ,75 Commissie voor de Bejaardenoorden, ,05 Commissie Voor De Statistieke Beschrijving der provincie Groningen, ,15 Commissie zorg voor zwakzinnigen, ,05 Dienst Provinciale Waterstaat Groningen, ,6 District Winschoten van de Provinciale Waterstaat, ,5 Districtschoolopzieners op het lager onderwijs, (1803) ,9 Gedeputeerde Staten van Groningen, Gedeputeerde Staten van Groningen: bestemmingsplannen, Gedeputeerde Saten van Groningen: vergunningen, ,12 Gedrukte besluiten e.d. van het Provinciaal Bestuur van Groningen, waarin: Commissaris der provincie Groningen, Departementaal bestuur van Stad en Lande van Groningen, Landdrost en assessoren van het departement van (Stad en Lande) van Groningen, Prefect van het departement van de Westereems, Provinciale Staten, Gemeentelijke releve's en leggers van de grondbelasting, ,4 15

18 Gewestelijke Besturen in Groningen, (1815) waarin: Centrale commissie tot de organisatie van de landstorm in het departement van de Westereems, Commandant van het departement van de Westereems, Commissaris van het arrondissement Appingedam, Commissaris van het arrondissement Groningen, Commissaris van het arrondissement Winschoten, Commissarissen-generaal van het departement van de Westereems, Commissie van onderzoek nopens de gemeenterepartitien in het kanton Winsum, Departementaal bestuur van Stad en Lande van Groningen, Drost van het kwartier Appingedam, Drost van het kwartier Winschoten, Kolonel van de landstorm in het arrondissement Winschoten Landdrost en assessoren van het departement van (Stad en Lande) van Groningen, Militieraad in het departement van de Westereems, Onderprefect van het arrondissement Appingedam, Onderprefect van het arrondissement Groningen, Onderprefect van het arrondissement Winschoten, Prefect van het departement van de Westereems, Raad van financiën, Raden van prefecture van het departement van de Westereems, Tweede afdeling der kiesvergadering te Onderdendam, Vergadering van het kanton De Leek, Vergadering van het kanton Winsum, Gouverneur, na 1850 Commissaris des Konings in de provincie Groningen, (1950) 117,5 425 Griffier van Staten der provincie Groningen, ,5 Groninger Stichting voor Geestelijke Gezondheidszorg, (1986) 10,42 Havenschap Delfzijl, ,5 Houtvester van het derde district in de provincie Groningen, Houtvester van het eerste district in de provincie Groningen, Houtvester van het tweede district in de provincie Groningen, Inspecteur van jacht en visserij in de provincie Groningen, (1852) ,4 0,25 1,15 0,15 Inspectie Bejaardenoorden, ,6 Interprovinciale Commissie Lauwerszee, ,4 Interprovinciale Commissie Lauwerszee, ,4 16

19 Kabinet van de Commissaris der Koningin, waarin: Commissie reorganisatie politie Groningen, Interprovinciale contactgroep politie, Provinciale commissie voorbereiding vordering, Provinciale Evacuatie Commissaris in de provincie Groningen, Kabinet van de Commissaris der provincie, Kabinet van de Commissaris des Konings (der Koningin), Militieraad van provincie Groningen, ,5 Multimodale Transport Regio Noord-Nederland, ,8 Plancommissie Groningen, ,1 Provinciaal adviseur voor Verkeer en Energie, ,15 Provinciaal Bestuur van Groningen, (1824-) (1987) 140 Provinciaal Bestuur van Groningen, Provinciaal Centrum Vorming en Emancipatie, (1982-) Provinciaal Comité 'Nederland helpt Indië' in Groningen, Provinciaal Instituut voor de Ontwikkeling van de Tuinbouw, ,15 0,26 0,6 Provinciaal Overleg- en adviesorgaan Ouderenbeleid, ,38 Provinciaal Overlegorgaan voor de Revalidatie, ,5 Provinciale Adviescommissie Stimuleringsfonds Ouderenbeleid, Provinciale adviescommissie Wederopbouw en Volkshuisting, ,05 0,5 Provinciale Archeologische Commissie, ,75 Provinciale Bejaardenraad, ,05 Provinciale commissie van onderwijs, Provinciale Commissie voor Subsidiëring van Voorstellingen op Kunstzinnig Gebied, ,1 Provinciale Commissie Werkgelegenheid Groningen, ,1 Provinciale Consulent voor het Bejaardenwerk, ,05 Provinciale Groningse Schoonheidscommissie, ,2 17

20 Provinciale Groningse Welstandszorg, waarin: Adviescommissie voor bouwontwerpen en uitbreidingsplannen in de provincie Groningen, Provinciale Groningse Schoonheidscommissie, Stichting Provinciale Groningse Welstandszorg, ,65 Provinciale Inspectie der Archieven in Groningen, Provinciale Keuringsdienst van Waren, (1909) (1988) 0,8 Provinciale Planologische Dienst van Groningen, Provinciale Raad voor de Volksgezondheid, ,5 Provinciale Staten der provincie Groningen, Provinciale Vereniging Kindercentra Groningen, ,5 Provinciale waterstaat Groningen, (1850) waarin: District 1 van de provinciale waterstaat: Groningen, District 2 van provinciale waterstaat: Gaarkeuken, District 3 van provinciale waterstaat: Winsum, District 4 van provinciale waterstaat: Winschoten, District 5 van provinciale waterstaat: Delfzijl, ,5 Provinciale Waterstaat van Groningen, (1991) 4,6 Ridderschap in de provincie Groningen, (1882) 0,6 Rijkscommissie van werken in de provincie Groningen, Schoolartsendienst voor de provincie Groningen, (1919) ,4 1,25 Schooltoezicht op het lager onderwijs Groningen, ,4 Stichting Groninger Culturele Gemeenschap, ,84 Stichting Noordelijke Economisch-Technologische Organisatie, ,25 Stichting PROBE, ,5 Vereeniging voor opbouwwerk in de provincie Groningen, (1948) Waarnemend Directeur Vissershaven en Visafslag Zoutkamp, ,5 0,1 Totaal 1678,96 Naast deze archieven worden er bij Groninger Archieven ook nog ca foto s van Provinciale Waterstaat beheerd DMB 18

21 BIJLAGE: CONCEPT DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST GRONINGER ARCHIEVEN Overeenkomst De ondergetekenden en 1. Het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven te Groningen (hierna te noemen: "Groninger Archieven"), ten deze vertegenwoordigd door de directeur, de heer E. de Jonge, 2. De provincie Groningen te Groningen (hierna te noemen: "de provincie"), ten deze vertegenwoordigd door het afdelingshoofd Bestuur, Juridische Zaken en Communicatie, mevrouw mr. G.E. Boerma, hierna aan te duiden als "partijen"; overwegende: A. dat provinciale archiefbescheiden op grond van de Archiefwet 1995 tot nu toe werden overgebracht naar de Groninger Archieven; B. dat het beheer van de provinciale archiefbescheiden na overbrenging bij de rijksarchivaris in Groningen berustte; C. dat gedeputeerde staten van de provincie als gevolg van de wijziging van de Archiefwet D een provinciearchivaris hebben benoemd en een provinciale archiefbewaarplaats dienen aan te wijzen; E. dat als gevolg van de wijziging van de Archiefwet 1995 het beheer van de provinciale archiefbescheiden bij de provinciearchivaris komt te berusten; F. dat de provinciearchivaris gedeputeerde staten adviseert over het stellen van beperkingen aan de openbaarheid, zoals bedoeld in artikel 15, eerste en tweede lid, Archiefwet 1995; G. dat de provinciearchivaris gedeputeerde staten adviseert bij het opheffen, dan wel op verzoek buiten toepassing laten van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen; H. dat gedeputeerde staten van de provincie de bewaarplaats van de Groninger Archieven hebben aangewezen als provinciale archiefbewaarplaats; I. dat de feitelijke werkzaamheden ten aanzien van het beheer van de overgebrachte provinciale archíefbescheiden door de Groninger Archieven zullen worden uitgevoerd, met handhaving van de juridische verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris; J. dat partijen hiertoe hun afspraken in deze overeenkomst willen vastleggen; 19

22 zijn het volgende overeengekomen: Algemene bepalingen 1. Aan de Groninger Archieven worden bij deze overeenkomst opgedragen de feitelijke werkzaamheden horende bij de beheerstaken die ten aanzien van de provinciale archiefbescheiden moeten worden uitgevoerd, te onderscheiden in het beheren en beschikbaar stellen van de archiefbescheiden die de provincie heeft overgebracht of zal overbrengen, met inachtneming van door gedeputeerde staten aan openbaarmaking gestelde beperkingen. 2. Bij deze overeenkomst is de lijst "Openbare provinciale archieven Groningen" gevoegd. Deze lijst bevat de inventarisatie van archieven die door de provincie naar de Groninger Archieven zijn overgebracht tot de inwerkingtreding van deze overeenkomst. 3. Alle later aan de Groninger Archieven over te dragen archieven of delen daarvan zijn onder verantwoordelijkheid van de provincie en in overleg met de Groninger Archieven in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. De provincie hanteert hierbij de eisen van de Groninger Archieven betreffende de overbrenging van archieven. 4. Namens de provincie zal de provinciearchivaris en namens de Groninger Archieven de rijksarchivaris in de provincie Groningen de contacten over de uitvoering van deze overeenkomst onderhouden. Partijen informeren elkaar over degene die zij als contactpersoon en diens plaatsvervanger hebben aangewezen. 5. Partijen maken wat hen bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter tot bekendmaking daarvan verplicht. Dienstverlening 6. De dienstverlening door de Groninger Archieven omvat het volgende: a. het in goede en geordende en toegankelijke staat houden van de overgebrachte provinciale archiefbescheiden overeenkomstig het bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor het beheer van overheidsarchieven bepaalde; b. het ter beschikking stellen, in origineel of indien noodzakelijk in de vorm van reproducties, van de openbare, provinciale 20

23 archiefbescheiden, conform de daarvoor gehanteerde interne richtlijnen; c. het leveren van aanvullende diensten ten aanzien van de provinciale archieven, zoals het verstrekken van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen van en het doen van onderzoek in archieven, conform het bepaalde in artikel 15 van deze overeenkomst; d. het afwijzen van een verzoek tot raadpleging indien de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd. 7. De Groninger Archieven garandeert dat de door of namens hem te verrichten diensten voldoen aan de in deze overeenkomst vastgelegde eisen, zoals onder meer beschreven in artikel 6. De te verrichten diensten worden op een vakbekwame wijze uitgevoerd. 8. De Groninger Archieven legt ten minste per kalenderjaar, voor 1 april van het daarop volgende jaar, schriftelijk verantwoording af aan de provincie over de uitvoering van de in artikel 6 beschreven taken. Hierbij wordt ook inzicht gegeven in gebruik en klanttevredenheid met betrekking tot de provinciale archieven. Provinciearchivaris (rol van de provinciearchivaris ten aanzien van het archief) 9. Met betrekking tot de toegang tot en het beschikbaar stellen van de provinciale archiefbescheiden waarvan de openbaarheid op grond van artikel 15, eerste lid, dan wel artikel 16 Archiefwet 1995 is beperkt, maken de in artikel 4 bedoelde contactpersonen nadere afspraken. 10. De provinciearchivaris heeft binnen de reguliere openingstijden van de Groninger Archieven toegang tot de depots waarin de provinciale archieven zijn opgeslagen. De in artikel 4 bedoelde contactpersonen en hun plaatsvervangers maken alvorens de depots worden betreden tijdig een afspraak over het moment waarop dit gebeurt. 11. De provinciearchivaris neemt de door de Groninger Archieven aangegeven beveiligingsprocedures en huisregels in acht. De Groninger Archieven informeert de provinciearchivaris tijdig over deze procedures en regels. Overleg 12. Partijen verbinden zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst elk jaar bijeen te komen om de uitvoering van deze overeenkomst te evalueren. Indien noodzakelijk komen beide partijen vaker bij elkaar. 21

24 13. Partijen houden elkaar gedurende de looptijd van deze overeenkomst op de hoogte van alle feiten en omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering daarvan. De in artikel 4 bedoelde contactpersonen en/of hun plaatsvervangers hebben ten minste halfjaarlijks een overleg. Indien noodzakelijk komen beide partijen vaker bij elkaar. Financiële aspecten 14. Voor de kosten van de ín artikel 6 van deze overeenkomst omschreven dienstverlening ten aanzien van de beheerde provinciale archiefbescheiden wordt conform het Bestuursakkoord invulling gegeven. 15. De aan derden door de Groninger Archieven in rekening te brengen kosten voor diensten en leveringen die verband houden met de provinciale archiefbescheiden worden berekend aan de hand van beschreven richtlijnen van de Groninger Archieven en komen geheel ten goede aan de Groninger Archieven. Betaling 16. De Groninger Archieven factureert vooraf per kwartaal een kwart van het in artikel 14 bedoelde bedrag. 17. De provincie betaalt het in artikel 16 bedoelde bedrag uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur. 18. Indien de provincie een factuur zonder geldige reden niet binnen het verstrijken van de in het vorige artikel genoemde termijn heeft voldaan, is zij van rechtswege de wettelijke rente over het openstaande bedrag verschuldigd. Ontbinding en opzegging 19. Onverminderd wat overigens in de overeenkomst is vastgelegd en met inachtneming van het Bestuursakkoord , kan elk van de partijen de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien de andere partij in verzuim is dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat. 20. In 2015, bij de afloop van het Bestuursakkoord , zal deze overeenkomst tussen partijen worden geëvalueerd. 22

25 Tussentijdse wijziging 21. Tussentijdse wijziging van de overeenkomst kan alleen tot stand komen indien beide partijen hiermee instemmen. Wijzigingen zijn alleen van kracht voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd. Uitvoering opdracht 22. De provincie en de Groninger Archieven zijn bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden ten aanzien van de provinciale archiefbescheiden gebonden aan de bepalingen van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling en de archiefverordeningen van de provincie, zoals deze bij het ondertekenen of na het tot stand komen van deze overeenkomst luiden dan wel komen te luiden. 23. Ten aanzien van zaken die niet in deze overeenkomst zijn vastgelegd maar wel een regeling behoeven, spreken partijen uit in goed overleg met elkaar tot een regeling te komen. Looptijd 24. Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van ondertekening en wordt aangegaan voor de duur van het Bestuursakkoord , met dien verstande dat de in artikel 21 genoemde evaluatie kan leiden tot al dan niet gewijzigde verlenging van deze overeenkomst. GeschiIIenbesIechting 25. Ieder geschil tussen partijen betreffende de overeenkomst wordt bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen. Aldus overeengekomen en ondertekend op Groninger Archieven Provincie Groningen Bijlage 1 : Overzicht "Openbare provinciale archieven Groningen". 23