Jaarverslag. van de. provinciearchivaris

Transcriptie

1 Jaarverslag van de provinciearchivaris 2016

2 INLEIDING Het jaarverslag van de provinciearchivaris wordt in de Archiefverordening provincie Groningen 2015 in artikel 8 als basis voor de verantwoording van Gedeputeerde Staten genoemd. Het verslag geeft inzicht in het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte openbare provinciale archiefbescheiden én het toezicht op het beheer van de binnen de organisatie aanwezige jongere archiefbescheiden. Het beheer van alle openbare, sinds 1801 door provinciale organen gevormde archieven is met ingang van 1 januari 2013 wettelijk opgedragen aan de provincies. Voorheen werd dat door het Rijk gedaan. De archiefbewaarplaats bij Groninger Archieven is in het Besluit informatiebeheer provincie Groningen 2015 aangewezen voor de bewaring van openbare archieven. De afspraken over het beheer zijn op 19 maart 2015 vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst, die in 2016 is geëvalueerd en met enkele kleine aanpassingen in 2017 zal worden gecontinueerd. maart 2017 drs. D.M. Bunskoeke provinciearchivaris 1

3 PERSONELE BEZETTING Als provinciale archiefinspecteur is de heer D.M. Bunskoeke werkzaam in Groningen sinds Op 23 september 2014 is hij met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013 aangesteld als provinciearchivaris en eindverantwoordelijk voor het beheer van de in de rijksarchiefbewaarplaats geplaatste provinciale archieven. De uitvoering van het beheer is uitbesteed aan het regionaal historisch centrum Groninger Archieven te Groningen. In het verslagjaar is actief deelgenomen aan verschillende interne en externe activiteiten ter monitoring en verbetering van de informatiekwaliteit. Dit gebeurde op basis van de in 2014 gemaakte afspraken over de noordelijke samenwerking zowel in Drenthe als in Groningen gedurende twee dagen per week. De overige dag werd ingezet voor de coördinatie van toezichthoudende taken bij gemeenten en waterschappen in beide provincies, zoals die door de noordelijke collega s werd uitgevoerd. De samenwerking met Drenthe en Fryslân heeft een grote meerwaarde voor zowel de kwaliteit als de continuïteit. Niet alleen kan op efficiënte wijze door de provincies invulling worden gegeven aan de wettelijke vereisten, maar tevens kan gelijke behandeling bij het provinciale toezicht worden gegarandeerd. Nu ook de uitvoerende werkzaamheden door de noordelijke regionale historische centra in toenemende mate gezamenlijk worden opgepakt, zal de provinciale samenwerking kunnen helpen bij het zoeken naar wederzijdse aansluiting. Gedurende het verslagjaar was de provinciearchivaris werkzaam binnen de afdeling Bestuur, Juridische zaken en Communicatie. Daar worden zowel de kwaliteit van de provinciale informatiestromen gevolgd als de toezichthoudende taak op de toepassing van de wettelijke regels door gemeenten en waterschappen uitgevoerd. Met de afdeling Personeel, Organisatie en Informatievoorziening, waar de verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van provinciale archiefbescheiden is belegd, werd een directe lijn onderhouden. 2

4 PROVINCIAAL INFORMATIEBEHEER Iedere overheid heeft te maken met grote stromen informatie, die veelal via digitale kanalen binnen bereik komen. De oorsprong ligt deels in de eigen organisatie en deels daarbuiten, maar één ding hebben al die stromen gemeen: ze vallen onder de werking van de archiefwetgeving. Alle informatie, ongeacht de vorm, die binnen een overheidsproces -hoe gering ook- een rol speelt, valt binnen de definitie van wat de Archiefwet 1995 archiefbescheiden noemt. In die wet is ook kernachtig bepaald aan welke uitgangspunten daarbij moet worden voldaan: Archiefwet 1995, artikel 3 De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit betekent dat er een informatiebeheerregime aanwezig moet zijn, dat waarborgt dat alle aanwezige informatie bruikbaar, toepasbaar en vindbaar is en niet onnodig lang wordt bewaard. Op zich zegt dit weinig over het doel waarvoor de informatie dient. Dit kan primair intern gericht zijn, bijvoorbeeld op de bedrijfsvoering of de verantwoording, maar kan ook de beschikbaarheid voor hergebruik of historisch onderzoek betreffen. Soms dient informatie voor meerdere doelen tegelijk en vaak treedt er in de tijd een verschuiving van doelen op. Het provinciale informatiebeheer, zoals dat in het vorige jaarverslag al werd beschreven, moet recht doen aan deze wettelijke voorschriften. Het vormt de basis voor al het handelen van de organisatie en bepaalt dus ook de kwaliteit daarvan: de provincie is afhankelijk van juiste, volledige en betrouwbare informatie. Daaruit volgt een aantal uitgangspunten voor de gehele organisatie: 1) informatie in systemen en kanalen van de provincie of betreffende provinciale werkprocessen moet worden beheerd; 2) medewerkers moeten zich aan regels voor het beheer van informatie houden en worden daarin gestimuleerd, gefaciliteerd en gestuurd; 3) informatie moet beschikbaar zijn voor iedereen die er mee wil werken, met inachtneming van regels van toegankelijkheid, waaronder privacy. 3

5 BEOORDELING Bij de provincie Groningen was in het verslagjaar ProMis/Filenet in gebruik als beheersysteem. Voor de volgens besluit van Gedeputeerde Staten van 15 januari 2013 geheel digitaal ingerichte werkprocessen kan hierin alle relevante informatie worden opgenomen. Het systeem bleek echter niet geschikt om alle vereiste beheeractiviteiten uit te voeren en wordt bovendien niet verder doorontwikkeld. Tegelijk met het voornemen tot uitfasering van ProMis werd daarom de ontwikkeling van een meer duurzame beheeromgeving met CaseManager (project KiWi) in gang gezet. Via de scrum methode werden in 2016 grote stappen gezet, waarna in 2017 kan worden gestart met het nieuwe systeem. Daarmee is echter nog geen oplossing gevonden voor het beheer van de informatie uit alle provinciale processen. Thema 1 : kwaliteitssysteem In het vorige jaarverslag is er al op gewezen dat de provincie nog niet voldeed aan de wettelijke eis om een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer in te richten. Essentieel is dat de informatiestromen volledig in beeld en gewaardeerd zijn, zoals ook n de Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO) staat aangegeven. Door een gerichte aanpak en inventarisatie van het informatielandschap kan het informatiebewustzijn van medewerkers worden verhoogd, de relatie met de beheerders worden hersteld en het risiconiveau worden verminderd. Vanwege de focus op de implementatie van KiWi is er onvoldoende vooruitgang geboekt. Slechts voor een beperkt aantal processen is de situatie nu wezenlijk verbeterd ten opzichte van het vorige verslagjaar en veel van de medewerkers zullen weinig hebben gemerkt van de inzet voor kwaliteitsverbetering. Die maakte wel degelijk onderdeel uit van het proces, maar werd door de nadruk op het systeem naar de achtergrond gedrukt. Pas na een inventarisatie kan worden begonnen met het vastleggen van de jaarlijks te monitoren onderdelen, als basis voor een verslag over de stand van zaken. Nadere afspraken over de gewenste opslag, ontsluiting en bestandsformaten zijn daarbij voorwaarden voor een goede beoordeling. Uiteindelijk zal zo een zogenaamde Deming Circle van Plan-Do-Check-Act ontstaan, die de kwaliteit van de provinciale informatie voortdurend onder de aandacht houdt. De komende jaren zullen echt moeten gebruikt om versneld een dergelijk systeem op te zetten voor de gehele provinciale organisatie. De toenemende rol 4

6 van netwerkorganisaties in het overheidslandschap vereisen immers waarborgen voor de interne kwaliteit. Ook de invoering van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 zou een belangrijke drijfveer moeten zijn. Niet in de laatste plaats zal daarbij ook moeten worden gekeken naar de relatie met externe beheereenheden van de provincie, bijvoorbeeld bij de Omgevingsdienst Groningen en Prolander. Oordeel: matig Thema 2 : goede, geordende en toegankelijke staat Al eerder werd geconstateerd dat er nog geen actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle te bewaren informatie bij de provincie beschikbaar was. Dit moet o.a. de beheerder inzicht bieden in de aard en omvang van alle aanwezige bestanden, zodat een adequate beheerstrategie kan worden ontwikkeld. Voor wat betreft de goede staat van archiefbescheiden bestaat die o.a. uit een aanpak van niet duurzame bestandformaten en voor de geordende staat uit een geheel gestructureerde opslagomgeving. De toegankelijke staat van archiefbescheiden is sterk afhankelijk van het vermogen om na een goede analyse ook generieke, liefst automatisch toegepaste criteria voor ontsluiting te ontwikkelen. Het actief toekennen van metagegevens door behandelaars en zelfs het achteraf toekennen daarvan door beheerders blijkt in de praktijk maar tot matige resultaten te leiden. 5

7 Bij het project KiWi heeft dit aspect slechts op de achtergrond meegespeeld, ondanks herhaalde aandrang vanuit de archiefbeheerders. Hopelijk kan in 2017 een werkbare invulling worden gevonden voor dit belangrijke onderdeel van het beheersysteem. Verregaande vrijheid bij het gebruik van het systeem staat op gespannen voet met de ordening van informatie, die zo belangrijk is om tijdig en volledig burgers, medewerkers en bestuurders te kunnen bedienen. Oordeel: matig Thema 3 : selectie, vernietiging en openbaarmaking In 2016 zijn voor het eerst lijsten van vervangen en geselecteerde archiefbescheiden aan de provinciearchivaris voorgelegd ter beoordeling. Er was geen aanleiding om deze aan te passen en ze zijn dus zonder wijziging vastgesteld en uitgevoerd. De vervanging van analoge door digitale archiefbescheiden gebeurt in een gecontroleerd proces, zoals beschreven in het Handboek digitale vervanging voor de provincie Groningen. Bij controle is gebleken dat regels goed worden toegepast. Alle veranderingen in werkprocessen gedurende het verslagjaar zijn bijgehouden en worden verwerkt in het Handboek. Voor wat betreft de digitale informatie is duidelijk dat er nog steeds teveel wordt bewaard vanwege onvoldoende beheeractiviteiten. Hiervoor zou een goed overzicht (zie thema 2) kwantitatieve gegevens kunnen opleveren: welke bestanden zijn op meerdere plaatsen te vinden en welke worden al langere tijd opgeslagen in provinciale systemen? Het is bekend dat aan de in ProMis opgeslagen informatie vaak geen bewaartermijn werd gekoppeld, zodat dit ook niet tot opschoning heeft kunnen leiden. Bij de overgang naar KiWi wordt daaraan de nodige aandacht besteed. Er zal nog wel een flinke slag moet worden gemaakt om overall te kunnen voldoen aan de eis van tijdige vernietiging, als belangrijk onderdeel van de bescherming van persoonsgegevens 1. In het verslagjaar zijn geen nieuwe bestanden naar Groninger Archieven overgebracht. Er is nog wel een achterstand in het bewerken van enkele oudere, analoge archiefbestanden, maar die zal met ingang van 2017 projectmatig worden aangepakt. Oordeel: voldoende 1 Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens (bron: website Autoriteit Persoonsgegevens). 6

8 Thema 4 : beheeromgeving Het beheer van archiefbescheiden valt uiteen in twee onderdelen: een analoog en een digitaal deel, beide vallend onder de reikwijdte van de Archiefwet Omdat hiervoor al het nodige is gezegd over het ontbreken van centraal digitaal archiefbeheer, zal hier alleen het officiële beheer in de daartoe ingerichte systemen worden beoordeeld. Op de losse informatie op netwerkschijven vindt geen geregeld beheer plaats. Ook kan niet van een adequate archivering van de provinciale website(s) binnen het thans opgezette beheer worden gesproken. De koppeling met provinciale processen is daarvoor onvoldoende. Voorafgaand aan de wettelijke overbrenging na twintig jaar worden de analoge archiefbescheiden bewaard in de archiefruimte in de kelder van het provinciehuis. Gedurende het verslagjaar zijn de klimaatwaarden in de archiefruimte gevolgd in een beheersysteem. Volgende de wettelijke normen moet de temperatuur tussen de 16 en 20 C en de relatieve vochtigheid tussen de 40 en 60 % gelegen zijn. Voor het verslag werd een meting op 22 november 2016 overlegd, waaruit bleek dat de gemeten waarden hier binnen bleven. Hoewel andere meetgegevens niet werden ingezien, kan voorlopig worden aangenomen dat de ruimte aan de eisen voldoet. In een volgend verslagjaar zal het verloop van de metingen worden gevolgd. De voorgenomen digitale beheeromgeving in KiWi is nog niet extern getoetst, zoals eerder wel met ProMis werd gedaan. Aangeraden wordt om dat in 2017 wel te doen en daarbij het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) te gebruiken. Het zogenaamde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is geïmplementeerd in het nieuwe systeem. Dit kan als een randvoorwaarde voor ontsluiting, duurzame bewaring en aansluiting bij een e-depotvoorziening worden gezien. Helaas is nog niet duidelijk hoe wordt bereikt dat de vulling van de metadatavelden daarbij eenduidig zal worden uitgevoerd. De verregaande vrijheid van het nieuwe systeem staat namelijk op gespannen voet met onderlinge uitwisselbaarheid. Juist in een omgeving waar in toenemende mate samenwerking en kennisdeling een rol speelt, moet dit als een heel groot aandachtspunt worden gezien. De aansluiting op een definitieve digitale bewaaromgeving (e-depot) is in het verslagjaar nauwelijks ter sprake geweest. In de provincie waren er echter wel ontwikkelingen. Zo realiseerde Groninger Archieven een aansluiting op het Rijksdepot en startte de gemeente Oldambt met een eigen ontwikkelproces. 7

9 Gezien de nog onvoltooide interne beheersystemen van de provincie is het goed om deze ontwikkelingen te volgen, zodat kan worden geanticipeerd op mogelijke aansluiting bij een van de ontstane e-depots. Dat kan door actief betrokken te blijven bij het zoeken naar gezamenlijke standaards, zodat die al in het actuele beheersysteem van de provincie opgenomen kunnen worden. Op die manier kan continue informatiebeheer plaatsvinden en is het e-depot alleen een manier om op de veranderende rol van de beheerde informatie te kunnen inspelen. Oordeel: voldoende 8

10 AANBEVELINGEN De navolgende aanbevelingen kunnen worden gedaan ten aanzien van de kwaliteit van het informatiebeheer bij de provincie Groningen: 1) Stimuleer de verdere ontwikkeling van een kwaliteitssysteem en gebruik daarbij de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) van Archief ) Inventariseer alle aanwezige digitale informatie en bepaal vervolgens algemeen geldende regels voor digitaal informatiebeheer. 3) Laat een externe toetsing van KiWi uitvoeren a.d.h.v. RODIN. 4) Zet in op een gestructureerde digitale samenwerkingsomgeving, waarin alle informatiestromen kunnen worden afgevangen. 5) Zet de selectie en vernietiging in gang voor alle aanwezige digitale informatie, zodat er geen datalekken ontstaan. 6) Werk aan standaardisering van de digitale beheeromgeving, o.a. in de toepassing van het TMLO, zodat een e-depotvoorziening eenvoudig kan worden gerealiseerd Concluderend kan worden gesteld dat het informatiebeheer nog een slag moet maken. We zijn weliswaar op de goede weg, maar moeten van ver komen. Het doorzetten van de ontwikkeling zal voortdurend aandacht blijven vergen, willen we niet achterop raken. Gebruikers doen immers ook (terecht) een dringend beroep op de beschikbaarheid van goede, geordende en toegankelijke provinciale informatie, als onderdeel van het totale informatielandschap. 9

11 OVERIGE WERKZAAMHEDEN VAN DE ARCHIVARIS In 2016 heeft de provinciearchivaris actief deelgenomen aan activiteiten van de branchevereniging BRAIN, waar de belangen van archiefbeheerders worden behartigd. Hierbij stonden de inspectiemethodiek, leerbehoeften en toekomstvisie centraal. Ook een fusie met de vakorganisatie Koninklijke Vereniging van Archivarissen (KVAN) werd in het verslagjaar in gang gezet. In de modellencommissie werd namens het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) meegedacht over de noodzakelijke aanpassing vanwege de Bedrijfsvoeringsorganisaties (BVO s) als nieuwe vorm voor gemeenschappelijke regelingen. Ook voltooide de provinciearchivaris de driedaagse opleiding ICT-inspectie, die onder de paraplu van BRAIN was georganiseerd Bij de KVAN werd deelgenomen aan de jaarlijkse studiedagen, dit jaar in combinatie met de viering van het 125-jarig bestaan in Haarlem. Het thema was Values in transition: perspectives on the future of the archival profession. In het LOPAI werd meegewerkt aan de opstelling van gezamenlijke producten van de provincies. De provinciearchivaris voerde het beheer over de website, waar alle producten zijn gepubliceerd en NAW-gegevens worden bijgehouden. Met de herziening van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) werd een start gemaakt. Als afgevaardigd lid in de commissie (informatie- en archiefmanagement) van NEN, het Nederlands normalisatie-instituut, werd meegedacht over de normering van archiveringsprocessen. De herziening van de NEN-ISO (informatie- en archiefmanagement) werd behandeld en de Nederlandse vertaling daarvan in gang gezet. Als vertegenwoordiger van de provincies bij de landelijke platforms Archief2020 en Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) werd meegewerkt aan de opstelling van de Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO) en de Handreiking toekomstbestendige archiefinstellingen. Beide producten werden in 2016 opgeleverd en alle projecten feestelijk afgesloten op een bijeenkomst in Amersfoort (foto). 10

12 Voor de drie noordelijke provincies werd zitting genomen in de gebruikersraad voor Memorix Archieven Light, het archiveringspakket dat de basis vormt voor de toegangen op het Drents-, Fries- en Groninger Archiefnet. In het verslagjaar werd een nieuwe handleiding opgeleverd. Intern werd verschillende malen geadviseerd over de gegevensuitwisseling en dossieropbouw met en door de Omgevingsdienst Groningen. De invoering van het beheersysteem LOS, dat eveneens voor de RUD Drenthe gaat werken, was in beide provincies onderwerp van bespreking. Met het de afdeling POI was er een regulier overleg, zodat de samenwerking optimaal was. Er werd gezamenlijk opgetrokken bij verschillende bijeenkomsten, AIDO congres Nieuwegein, 7 april 2016 zodat optimaal kennis kon worden verworven over nieuwe ontwikkelingen. Ook met de cultuurambtenaar was er enige malen overleg over de verhouding tot Groninger Archieven. Gedurende het jaar waren er verschillende presentaties over de elders plaats vindende ontwikkelingen rond e-depots (o.a. Haarlem, Zutphen, Zwolle). Deze werden alle bezocht ter voorbereiding van de stappen die de provincie in de toekomst zal moeten zetten. Verder werd deelgenomen aan de Mastercourse Open Data & Hergebruik van Archief2020 en de expertmeeting Ketensamenwerking, Privacy en Archivering van het Nationaal Archief. 11

13 BEHEER OPENBARE ARCHIEFBESCHEIDEN Het beheer van de openbare archiefbescheiden van de provincie Groningen gebeurde onder verantwoordelijkheid van de archivaris bij het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Groninger Archieven. ARCHIEFCOLLECTIE EN RAADPLEGING Er zijn 98 archiefbestanden aanwezig bij de Groninger Archieven, waarvan de provincie zorgdrager, mogelijk zorgdrager of deels zorgdrager is. Het gedeelte waarover nog geen duidelijkheid bestaat is vrij gering van omvang. Daarnaast bestaat de meerderheid van de Verzamelding Kaarten Rijksarchief (toegang 817) uit kaarten en tekeningen van de Provinciale Waterstaat. In het aantal provinciale bestanden kwam er geen verandering. De toegangen op de volgende bestanden werden afgerond of herzien en kwamen voor het publiek beschikbaar via Nr. Archief Datering 1146 Schoolartsendienst voor de provincie Groningen (herzien) 2172 Provinciale Keuringsdienst van Waren (herzien) 2282 Gedeputeerde Staten: milieuvergunningen Provinciale Jeugdraad, sinds 1969 Provinciale Raad voor Jeugdaangelegenheden (R.A.J.A.) 2365 Stichting Provinciaal Overleg- en adviesorgaan voor het Ouderenbeleid in de Provincie Groningen (Stichting P.O.O.) De raadpleging van provinciale archiefbestanden was dit jaar lager dan in het voorgaande jaar. In totaal zijn er 1327 inventarisnummers door bezoekers opgevraagd, wat ruimschoots lager ligt dan in 2015 (toen 1827) vanwege de sterk verminderde raadpleging van het archief van de Gouverneur, na 1850 Commissaris des Konings (369 tegen 1013). Nr. Archief Aanvragen 3 Gewestelijke Besturen in Groningen Commissie van geneeskundig onderzoek en toevoorzigt Stichting Noordelijke Economisch-Technologische Organisatie Havenschap Delfzijl 10 12

14 702 Groninger Stichting voor Geestelijke Gezondheidszorg Provinciale waterstaat Groningen Gouverneur, na 1850 Commissaris des Konings in de provincie Groningen Vereeniging voor opbouwwerk in de provincie Groningen Commissie van advies uit Gedeputeerde Staten inzake de exploitatie van de haven te Delfzijl Provinciale commissie van onderwijs Districtsschoolopzieners op het lager onderwijs Schooltoezicht op het lager onderwijs Groningen Provinciale Staten der provincie Groningen Gedeputeerde Staten van Groningen Gemeentelijke releve's en leggers van de grondbelasting Commissie Beschilderde Ramen in de Aula van de RUG Commissie Gedeputeerde Staten inzake Werkloosheid Jeugd Schoolartsendienst voor de provincie Groningen Kabinet van de Commissaris des Konings (der Koningin) Kabinet van de Commissaris der provincie Kabinet van de Commissaris der Koningin Provinciale Archeologische Commissie Provinciaal Bestuur van Groningen Gedrukte besluiten e.d. van het Provinciaal Bestuur van Groningen Gedeputeerde Staten van Groningen: bestemmingsplannen Provinciaal bestuur Foto's Provinciale Waterstaat 4 totaal 1327 Er zijn in 2016 vier verzoeken ontvangen tot raadpleging van beperkt-openbare archiefbescheiden (aanwezig in toegangen 166, 1152 en 1165). Dit betrof in alle gevallen onderzoeken in verband met de Tweede Wereldoorlog: naar burgemeesters in oorlogstijd, naar het leven in de grensstreek tussen 1914 en 1964 en naar mogelijke locaties van bominslagen. 13

15 BESCHIKBAARSTELLING EN PUBLIEKBEREIK In de studiezaal staan een aantal onderdelen van archieven ter raadpleging in zelfbediening: de gedrukte versies van de Verslagen van Gedeputeerde Staten resp. de Provinciale Verslagen van de Toestand en, op microfilm, de klappers en indices op de correspondentie van de Gouverneur resp. Commissaris der Koning(in) Een aantal bestanddelen van het archief van Gedeputeerde Staten is digitaal beschikbaar via de website. De verslagen van de toestand van alle gemeenten zijn ooit met door het rijk beschikbaar gesteld projectgeld gescand en zijn sinds ruim een jaar ter inzage (per gemeente per jaar en dan als JPEGbestand). Deze gemeentejaarverslagen worden veel gebruikt voor het onderwijs, zoals voor onderzoeken naar raadsleden en projecten rond industrialisatie en de sociale kwestie. Twee belangrijke bronbewerkingen op de website betreffen materiaal uit provinciale bestanden. Een veel bezocht onderdeel is de database, die is opgebouwd rond de in de archieven aanwezige registers van afgifte van nummerbewijzen voor voertuigen, (toegang 800). De gegevens van alle bijna Groninger kentekens zijn ingevoerd en deze database wordt nu uitgebreid met gegevens uit andere bronnen en door aanvullingen, waaronder foto s en verhalen, van het publiek. Voor deze database zijn 6579 pageviews geteld in het verslagjaar. Ook de zgn. Schoolmeesterrapporten, verslagen over het dorpsleven in 1828, worden als tekstbestand aangeboden. De originelen bevinden zich in toegang 890, het archief van de Districtsschoolopzieners. Ook deze worden veelvuldig gebruikt bij onderzoek naar de ontwikkeling van dorpen. De verzameling Kaarten en tekeningen Rijksarchief (beschreven in toegang 817) is voor 90% digitaal beschikbaar, via de website ( kaarten en tekeningen ) en via Dit betreft voor het merendeel stukken die afkomstig zijn van de Provinciale Waterstaat. De aanwezig registers van landverhuizers (eveneens in toegang 800) zijn toegankelijk via en daar doorzoekbaar in een database en tevens als scan te bekijken. BEHEER COLLECTIE Elk kwartaal worden alle depots schoongemaakt en gecontroleerd. De temperatuur en relatieve vochtigheid worden 24/7 gemonitord met het 14

16 Gebouwbeheersysteem van Siemens, zodat adequaat kan worden gereageerd op eventuele afwijkingen van de voorgeschreven waarden. Ieder kwartaal wordt gedurende een maand de luchtzuiverheid in de depots gemeten. Daarnaast worden ieder kwartaal de filtersecties geïnspecteerd. Indien nodig worden op basis van deze metingen en inspecties de filters vervangen. De toestand van in de studiezaal beschikbaar gestelde archiefbescheiden wordt op continue basis gemonitord. De laatste jaren wordt minder archiefmateriaal gerestaureerd. Zeer kwetsbare en beschadigde stukken worden in de regel gedigitaliseerd en via internet aangeboden. De originele stukken worden daarna niet meer ter beschikking gesteld aan het publiek. De sectie Materiële Zorg verpakte en etiketteerde in het verslagjaar 378 meter archieven. Dit betreft zowel het verpakken van aanwinsten als het herverpakken van oudere archieven. Dit jaar werden de volgende provinciale archieven materieel verzorgd: Nr. Archief Datering Omvang 2282 Gedeputeerde Staten: milieuvergunningen m 2293 Provinciale Jeugdraad, sinds 1969 Provinciale Raad voor Jeugdaangelegenheden (R.A.J.A.) 2365 Stichting Provinciaal Overleg- en adviesorgaan voor het Ouderenbeleid in de Provincie Groningen (Stichting P.O.O.) ,5 m ,3 m Verder wordt er voortdurend gewerkt aan het oplossen van onnauwkeurigheden in de vindplaatsregistratie, waarvoor alle depots op detail doorlopen worden. Gedurende het jaar zijn door formatieve medewerkers totaal ca uren aan depot- en materieel beheer besteed, nog aangevuld met werkzaamheden door anderen. CONTACT In het verslagjaar is geen regulier overleg gevoerd door de archivaris met de rijksarchivaris. Wel heeft de provinciearchivaris regelmatig gesproken met de directeur over de toekomstige samenwerking tussen provincie en de Groninger Archieven. Ook de verantwoordelijk gedeputeerde en de voorzitter van de Groninger Archieven zijn bij deze gesprekken betrokken geweest. 15