Zorgadministratie en Informatie

Transcriptie

1 Zorgadministratie en Informatie De excellente gezondheidsorganisatie hoe ziet dat eruit? (deel 1) De basisregistratie op orde, DBC verbeterplan 131 jaargang 34 maart 2008 een kwartaaluitgave van de Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie Kiezen voor kwaliteit. Waarom bent u nog niet geregistreerd? Een rol voor de patiënt in het EPD? Klinisch gecodeerde gegevens van goede kwaliteit. Het individuele zorgdossier als bouwpakket

2 Zorg Administratie en Informatie Een kwartaaluitgave van de NVMA Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie jaargang 34, nr. 131 maart 2008 redactie NTMA eindredactie Han Runnenberg redactie-secretariaat Anneke Bekker redactiemedewerkers Matthieu Dekker Aart van Winkoop redactie-adres Anneke Bekker Groene Hart Ziekenhuis Postbus 1098 / j BB Gouda telefoon anneke.bekker@wanadoo.nl aan dit nummer werkte mee Wybe Dekker copyright 2008 overname van artikelen is in alle gevallen mogelijk in overleg met de redactie Kiezen voor kwaliteit. Waarom bent u nog niet geregistreerd? pag. 14 abonnementen leden van de NVMA ontvangen NTMA gratis. Voor niet-leden bedraagt het abonnementsgeld e 26, per jaar, los nummer e 9,. Een abonnement kan op elk gewenst tijdstip ingaan. Abonnementen kunnen alleen schriftelijk tot uiterlijk 2 maanden voor het beëindigen van het lopende abonnement worden opgezegd. Bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch voor een jaar verlengd. lezers service opgave abonnement en adreswijziging bij T.G.R. Király Sint Lucas Andreas Ziekenhuis Medische Administratie Postbus AE Amsterdam lidabo@nvma.nl DE CLIËNT ALS SPIL VAN DE ZORGLOGISTIEK pag. 18 vormgeving & productie DesignPeople, Hoorn uitgever NVMA, Hoorn, druk Marcelis van der Lee Adu BV, Heerhugowaard fotografie Richard Lotte, Zaandam ICD-10 en de General Equivalence Mappings. Brug over de vertaalkloof. omslag Ad Werner, Amsterdam advertentie-coördinatie telefoon telefax telefoon telefax pag. 40 distributie NIC.Oud Direct-mail, Heerhugowaard ISSN

3 inhoud ntma maart 2008 De Basisregistratie op orde! Makkelijker gezegd dan gedaan? 4 Pieter Hooftman Invoering van de DBC- facturatie in de GGZ. De ervaringen van een DBC- projectleider 8 Rien Struijk Kiezen voor kwaliteit. Waarom bent u nog niet geregistreerd? 14 Otto F. C. van der Leer De cliënt als spil van de zorglogistiek 18 Wim Tromp en Drs. Eva Marquarita De excellente gezondheidsorganisatie: hoe ziet dat eruit? (deel 1) 25 André de Waal en Chiel Vink Een rol voor de patiënt in het EPD? 29 Column Sam Sterk Klinisch gecodeerde gegevens van goede kwaliteit 30 Gwendolyn Blackford (BS, RHIA) en Rosanne Whitehouse (MPH) Verzamelfunctie LMR en LAZR per 1 januari 2008 overgenomen door TietoEnator Healthcare BV 33 Ernest van Deijl en Renna Plukker Het individuele zorgdossier als bouwpakket 35 Kevin Heubusch ICD-10 en de General Equivalence Mappings. Brug over de vertaalkloof 40 Rhonda Butler, onderzoeksanalist bij 3M Health Information Systems E L E K T R O N I S C H P A T I E N T E N D O S S I E R OVER DE GRENZEN VAN HET EPD: MIJLPALEN, BARRIÈRES, VOETANGELS, COMMUNICATIE EN KNELPUNTEN. 13 e EPD-ICT CONGRES, MEER INFO PAG 44 Adverteerders PMC Advies, Iron Mountain (2), Allgeier (11, 36), Groene hart Ziekenhuis (21), Symfora groep (27), Designpeople (42), Marcelis van der Lee Adu (45), Jalema (achterzijde) Themamiddag ZZP intern PGB? Meer informatie op pagina 13 Tentoonstelling Pieter Pander. Geen Bloemen Meer informatie pagina 34 3

4 ALS DE BASISREGISTRATIE IN UW ZIEKENHUIS NIET OP ORDE IS, DAN ZULT U PROBLEMEN GAAN KRIJGEN MET BIJVOORBEELD HET AFLEI- DEN VAN DBC S, HET VULLEN VAN HET EPD EN HET VASTSTELLEN VAN KWALITEITSINDICA- TOREN. DEZE BOODSCHAP WORDT AL GERUI- ME TIJD DOOR DE NVZ VERENIGING VAN ZIE- KENHUIZEN VERKONDIGD. IN DIT ARTIKEL EEN NADERE VERKENNING NAAR DE ACHTERLIG- GENDE GEDACHTEN ACHTER DEZE BEWE- RING, EN NAAR DE OPLOSSING. DE BASIS- REGISTRATIE OP ORDE 4 DBC verbeterplan De verbetering van de bronregistratie wordt gebracht als onderdeel van het DBC verbeterplan. De NVZ vereniging van ziekenhuizen doet al langer verbetervoorstellen voor het DBC systeem. Een eerste plan, Verbeteren door vereenvoudigen werd in het voorjaar van 2006 gepresenteerd. De kern van dat plan was het verminderen van de administratieve belasting die het werken met het DBC systeem met zich meebrengt. Lasten die voor een groot gedeelte veroorzaakt werden door de complexiteit van het systeem. Uiteindelijk is de uitwerking van de verbeteringen terecht gekomen bij DBC Onderhoud in het verbeterplan DBC s Op weg naar Transparantie, kortweg DOT. Een belangrijk onderdeel in dat plan is dat DBC s niet langer geregistreerd worden door de medisch specialist, maar worden afgeleid uit de basisregistratie. De medisch specialist typeert niet langer de DBC middels het vastleggen van zorgtype, zorgvraag, diagnose en behandelcode. In plaats daarvan beperkt de medisch specialist zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de zorgverlening, zoals diagnose en behandelplan. Uit deze gegevens, en de verrichtingen en activiteiten die vervolgens gedurende de verdere diagnostiek en behandeling vastgelegd worden, wordt dan een DBC samengesteld door een DBC Grouper. Deze grouper stelt zonder menselijke tussenkomst een DBC vast op basis van de aangeboden

5 PIETER HOOFTMAN, HOOFTMAN CONSULTANCY MAKKELIJKER GEZEGD DAN GEDAAN gegevens. Hieronder wordt de huidige situatie vergeleken met de situatie zoals die er in de toekomst zou kunnen uitzien. Waarom afleiden? De huidige manier van registreren kent de nodige problemen. Allereerst worden er dubbele registraties gevoerd. Een voorbeeld is de DBC registratie, die naast al langer bestaande diagnose- en verrichtingenregistraties gevoerd wordt. Naast het dubbele werk kleeft hier nog een ander nadeel aan: er bestaan verschillen tussen de registraties, waardoor er door de zorgverlener verschillende instructies nageleefd moeten worden. Ten tweede kunnen er binnen een registratie verschillen bestaan tussen bijvoorbeeld specialismen. U bent wellicht bekend met de afwijkende DBC instructies voor specialismen als Gynaecologie en Kindergeneeskunde. De praktijk leert dat dergelijke afwijkingen leiden tot fouten zoals onjuiste tariefsbepaling van DBC s, of onterechte afkeuring van DBC declaraties. Ten derde worden de kwaliteitseisen aan de 5

6 6 diverse registraties steeds zwaarder omdat het belang van de registraties verder toeneemt. Bijvoorbeeld: een slechte registratie van prestatie-indicatoren betekent steeds sneller imagoschade voor het ziekenhuis. Ook de controle door verzekeraars op de DBC declaratie wordt steeds strenger, logisch gezien het feit dat financiële risico s voor verzekeraars steeds minder verevend worden. De aanpak van bovenstaande problemen leidt tot een alsmaar toenemende administratieve last voor de zorgverlener. Zijn of haar manier van werken wordt steeds meer gedicteerd door steeds scherpere registratiebepalingen. Bepalingen die vaak niet ingegeven worden vanuit de primaire noodzaak tot betere zorgverlening aan de individuele patiënt, maar vanuit meer afgeleide noodzaak, zoals DBC s of LZi. Een zorgverlener kan en wil echter geen administratieve DBC-, LZi en indicatorexpert zijn. Hij of zij wil de beste zorg aan iedere patiënt leveren. Een slimme inzet van ICT systemen kan voor verlichting zorgen. Alle registratiebepalingen kunnen in het systeem verwerkt worden, opdat de zorgverlener keurig volgens de regels registreert. Echter, de aanpassingen aan de software gaan vaak minder snel dan gewenst. Bovendien, een systeem dat om de haverklap waarschuwt voor of blokkeert bij overschrijding van registratieregels zal snel op de zenuwen gaan werken, of zelfs het zorgproces gaan hinderen. ICT is dus geen wondermiddel voor de problemen. De manier om deze vicieuze cirkel te doorbreken is om de basisregistratie niet langer te laten bepalen door meerdere (afgeleide) doelen als DBC bekostiging of prestatie-indicatoren. In plaats daarvan wordt de basisregistratie bepaald door één primair doel: de zorgverlening aan de patiënt. Voor deze zorgregistratie geldt één instructie die voor iedereen gelijk is. Deze registratie wordt gevoerd door de zorgverleners zelf, in een taal die voor hen bruikbaar is. Gegevens worden vastgelegd op het moment dat ze ontstaan (dus tijdens het zorgproces), en slechts die gegevens worden vastgelegd die ook daadwerkelijk van belang zijn voor de zorgverlening. Andere zaken als DBC s en indicatoren worden uit deze registratie afgeleid. De NVZ noemt dit éénmalige vastlegging van gegevens voor meervoudig gebruik Minstens zo belangrijk is de constatering dat, als gegevens maar één keer vastgelegd worden, ze ook maar één keer aan de patiënt gevraagd hoeven te worden... Afleiden: het gebeurt al volop De gedachte dat er automatisch belangrijke zaken als DBC s afgeleid worden uit de registratie kan gemengde gevoelens oproepen. Vindt de afleiding wel correct plaats? Heb ik wel de juiste gegevens vastgelegd? Had ik gegevens slimmer vast kunnen leggen? Tegelijkertijd staan we er niet vaak meer bij stil dat er al vele belangrijke gegevens afgeleid worden. De bekostigingsparameter Eerste Poli Bezoek wordt al afgeleid uit de registratie van poliklinische consulten. En opnames en verpleegdagen worden gegenereerd uit de opnameregistratie. Voor de LMR worden al vastgelegde gegevens zoals opnames en overdrachten vertaald naar verantwoordelijkheidsperiodes. Afleiding is dus best mogelijk, als de direct belanghebbenden maar de kans krijgen vertrouwen op te bouwen in de juistheid van de afleiding. Het model van de basisregistratie De nieuwe basisregistratie kan geïllustreerd worden met het volgende model. Het primaire proces wordt voorgesteld door de stap Behandelen. Hierin wordt de basisregistratie gevormd. Deze basisregistratie ondersteunt het behandelen van de patiënt. Ook een (elektronisch) patiënten dossier wordt hiertoe gerekend. Dit bevat immers zorginhoudelijke gegevens die voor de specialist in een later behandelstadium relevant zijn, of die overgedragen moeten worden aan andere behandelaars. Het afgeleide gebruik wordt weergegeven door de oranje kolommen, in dit voorbeeld DBC s, LMR en prestatie-indicatoren. Waar nodig wor-

7 den gegevens uit de basisregistratie in het blauwe blok vertaald, omgecodeerd en of samengevat zodat deze afgeleide producten bepaald kunnen worden. Eisen die de diverse partijen stellen aan de gegevens gaan niet lager dan het samenvatten en afleiden. Met andere woorden: niet DBC s, niet de LMR en niet de prestatie-indicatoren bepalen hoe er door de zorgverlener in het blauwe vlak geregistreerd wordt. Het verlenen van zorg is leidend in de ordening en inhoud van de registratie. Deze ordening en inhoud wordt in de stappen Samenvatten en Afleiden omgezet in de vorm zoals die in de betreffende kolom vereist is. Door het leggen van deze knip, in de figuur weergegeven door de blauwe lijn, blijft de aandacht en tijd van de zorgverlener gericht op de patiënt en zijn behandeling. Waarom nu? Over vastleggen aan de bron wordt al vele jaren gesproken. Ook het uitgangsprincipe van éénmalige vastlegging voor meervoudig gebruik is niet nieuw. Waarom is het dan juist nu belangrijk? Allereerst wordt het belang van goede DBC s steeds groter. Een groter B-segment, en op termijn het wegvallen van het FB, betekent dat er geen (financieel) vangnet meer is. In de huidige situatie zal dat zich uiten in steeds meer aandacht voor de DBC registratie. Ten tweede wordt een goede registratie en uitwisseling van zorggegevens steeds belangrijker. Letterlijk van levensbelang, getuige diverse medische missers waarbij gebrekkige registratie en uitwisseling van gegevens aan de orde was. Bovendien neemt het aantal informatievragers steeds meer toe. Het meest zichtbaar is de Inspectie voor de Gezondheidszorg. In de komende jaren wordt er toegewerkt naar een 80-tal indicatoren (** feitenonderzoek doen **), die allemaal op een bepaalde manier uit de registraties van de ziekenhuizen geput moeten worden. Als we niet oppassen komt ook deze registratie- en controledruk op het bordje van de medisch specialist. Tenslotte zal de Nederlandse Zorgautoriteit zich minder inhoudelijk gaan bemoeien met het afleggen van verantwoording over rechtmatigheid en juistheid van bijvoorbeeld DBC declaraties. De DBC kaderregeling AO/IC zal op termijn geen deel meer uitmaken van de wet- en regelgeving. In plaats daarvan worden zorgaanbieders en verzekeraars geacht deze verantwoordelijkheid samen in te vullen. De accountants van beide partijen zullen hun stempel gaan drukken, en de ervaring leert dat daar over het algemeen geen verlichting van controledruk uit voort komt. Bovenstaande ontaardt in een ongezonde belangenstrijd naar de registratieaandacht van de zorgverlener en het administratief personeel. En met het afschaffen van de lumpsum en binnenkort het FB is wel duidelijk welk belang voorop komt te staan. De oplossing Zoals gezegd, dit verhaal is niet nieuw. Over vastleggen aan de bron wordt al lang gesproken. Ook zijn er voorbeelden van zorginstellingen, zij het een gering aantal, die met volledige afleiding van DBC s werken. Het verhaal is dus bekend, waarom is het dan nog niet geregeld? Allereerst werkt het tegen dat vrijgevestigde medisch specialisten voor hun inkomen rechtstreeks afhankelijk zijn van de DBC registratie. Mede door de afschaffing van de lumpsum en binnenkort de FB zullen de medisch specialisten willen blijven vasthouden aan de DBC registratie. Daarmee onderwerpen ze zichzelf aan de alsmaar toenemende registratie- en controledruk. Het is dus zaak om het DBC verbeterplan door te zetten en een knip te leggen tussen de registratie door de zorgverlener en de bekostiging. Daarbij staan ziekenhuizen onder permanente (externe) druk om te presteren en meer informatie op te leveren, terwijl er tegelijkertijd budgetkortingen opgelegd worden. In zo n situatie is de neiging groot om de blik naar buiten, naar de informatievragers, te richten in plaats van naar binnen. Door het herhaaldelijk uitdragen van haar visie op de basisregistratie zal de NVZ besef in de ziekenhuizen moeten creëren dat een goede basisregistratie, gericht op het verlenen van zorg, van levensbelang is. Bovendien vraagt het aanpakken van deze uitdaging veel hoogwaardige kennis. Ziekenhuizen zullen moeten investeren in kennis op het gebied van administratieve organisatie en informatiebeleid. Ook zullen de processtappen Samenvatten en Afleiden expertise vragen die wellicht nog het beste te vergelijken is met die van de medisch codeurs. Een problematiek van deze omvang vereist coördinatie en regie. Ziekenhuizen kunnen individueel niet opboksen tegen landelijke partijen die ongecoördineerde informatievragen stellen. Eerdere initiatieven van bijvoorbeeld de overheid om administratieve lasten te verminderen, hebben onvoldoende opgeleverd. Hier ligt een belangrijke uitdaging voor koepels van zorgaanbieders zoals de NVZ, om samen met de overheid een langjarig zorginformatiebeleid uit te stippelen. Een wenselijk onderdeel van dit beleid is het creëren van een basisregistratie-standaard, opdat ieder ziekenhuis gegevens in dezelfde vorm vastlegt en samenvat (en niet zelf dit wiel hoeft uit te vinden). Mogelijke elementen van een dergelijke standaard bestaan al, zoals het burgerservicenummer voor patiëntidentificatie en CTG of CBV codes voor registratie van verrichtingen. Maar het allerbelangrijkst is het besef dat alle aandacht die de zorgverlener besteedt aan afgeleide doelen ten koste gaat van aandacht aan het primaire doel: zorg geven aan de patiënt. De NVZ heeft in 2007 aanbevelingen opgesteld om de basisregistratie op orde te krijgen. Download het rapport Basisregistratie op orde! op zoek op rapport basisregistratie. Pieter Hooftman (40) heeft een technische opleiding in industriële automatisering genoten. Sinds 1992 werkt hij in de gezondheidszorg, onder andere in de vakgebieden Automatisering, Informatiemanagement en Bekostiging. Sinds enkele jaren werkt hij op freelance basis aan DBC gerelateerde opdrachten, onder andere voor het Ministerie van VWS en de NVZ vereniging van ziekenhuizen. Tel , info@hooftman-consultancy.nl 7

8 8 Rien Struijk, DBC-projectleider GGZ Rivierduinen

9 Invoering van de DBC-facturatie in de GGZ, de ervaringen van een DBCprojectleider De aanleiding Als extern projectleider van het DBC-project bij Rivierduinen, een grote GGZ-instelling in de regio Zuid- Holland die ca cliënten in zorg heeft, ben ik vanaf medio 2005 betrokken bij de invoering van de DBC s in de GGZ. In vervolg op mijn presentatie over de DBC-facturering tijdens de congresmiddag ABC van de DBC van de NVMA in november 2007 is mij gevraagd mijn ervaringen met de DBC-facturering bij Rivierduinen in een artikel voor het NTMA tijdschrift voor Zorgadministratie en Informatie van de NVMA op papier te zetten. Dat doe ik uiteraard graag. Over een zodanig lange periode is er veel te vertellen over de DBC s. Ik zal me moeten beperken. 9

10 10 De voorgeschiedenis Medio 2005 was de koploperfase, waaraan een aantal behandelcentra van Rivierduinen een bijdrage hebben geleverd, bijna achter de rug en stonden de GGZ-instellingen voor de zware taak om de DBC-registratie op 1 januari 2006 in hun hele organisatie in te voeren. Een megaoperatie die bij alle verstrekkers van GGZ-zorg en zeker ook bij Rivierduinen zeer veel geëist heeft van de zorgverleners in het primaire proces, de decentrale en centrale zorgadministraties, de ondersteunende diensten en natuurlijk ook van het management. Om daarvan meteen maar een voorbeeld te geven: in een periode van ongeveer 3 maanden moesten bij Rivierduinen, gelijktijdig met de invoering van een nieuw EPD, 1800 medewerkers worden opgeleid in de DBC s en worden geïnstrueerd om DBC s te kunnen registreren. Met de hulp van een extern bureau is dat gelukt. Inmiddels weten we overigens dat één keer het DBC-verhaal vertellen bij lange na niet genoeg is. Het vergt een lange aanloop en een continue inspanning om het DBC-denken en de consequenties voor de financiering bij iedereen goed te laten landen. De centrale Zorgadministratie van Rivierduinen heeft daarin tot de dag van vandaag een groot aandeel door in de hele organisatie DBC-trainingen en -opfris cursussen te verzorgen voor secretariaten, behandelaren en managers. Daarnaast hebben de decentrale zorgadministraties van de 11 behandelcentra van Rivierduinen een cruciale rol gespeeld bij de implementatie van de DBC-systematiek. Zij voeren binnen het behandel centrum de DBC-registratie en de DBC controles uit en hebben de directe contacten met behandelaren. Daarmee vormen zij een belangrijke schakel in de kennis-overdracht over DBC s aan zorg verleners en moeten zij de kwaliteit van de DBC s bewaken. Dit lukt steeds beter maar hier is nog een weg te gaan. Tot medio 2006 gingen de GGZ-instellingen er nog vanuit dat de DBC-systematiek op 1 januari 2007 volledig zou worden ingevoerd. De overheveling van de geneeskundige GGZ-zorg van de AWBZ naar de Zorgverzekeringwet en facturatie van DBC s aan zorgverzekeraars zou dan een feit worden. Dit bleek uiteindelijk niet haalbaar en te risicovol en de volledige invoering van de DBC s werd verschoven naar 1 januari Voor de meeste instellingen en verzekeraars, zo niet alle, een opluchting. De stand van zaken Nu zijn we 1 januari 2008 gepasseerd en is er veel gebeurd. De mijlpaal van 1 januari 2006 waarop de DBC-registratie binnen de GGZ integraal moest worden ingevoerd werd bij Rivierduinen, weliswaar met hangen en wurgen, grotendeels gehaald. In 2006 en 2007 is vervolgens veel energie gestoken in het verder aanscherpen van de DBC-registratie en in de invoering van controlesystemen. Ook is veel gedaan aan kennisvergroting en -verbreding van de DBC-regels, de DBC-product structuur en de manier van registreren van de DBC s. Medio 2006 leverde al deze inspanningen Rivierduinen een best practice vermelding op in een in opdracht van VWS en GGZ-Nederland uitgevoerd onderzoek naar de landelijke invoering van de DBC s. Een stimulans om door te gaan en kennis te delen met andere instellingen. De overheveling van de geneeskundige GGZzorg naar de Zorgverzekeringswet is op 1 januari 2008 definitief van kracht geworden. Alle GGZ-zorgaanbieders en uiteraard ook hun ICTleveranciers staan nu voor de enorme uitdaging om met terugwerkende kracht tot 1 januari 2008 alle afgesloten DBC s per verzekerde elektronisch te factureren aan de zorgverzekeraars. Tot nu toe had de GGZ alleen ervaring met het maandelijks factureren van een beperkt aantal eigen bijdragen aan cliënten. Ook bij de zorgverzekeraars vergt de invoering van de GGZ-facturatie een aanpassing, al zijn hun systemen al toegerust op de verwerking van DBC-facturen van algemene ziekenhuizen. De overhevelingspilot Eind 2006 hebben GGZ-Nederland en Zorgverzekeraars Nederland het initiatief genomen om zorgaanbieders en zorgverzekeraars uit te nodigen om gezamenlijk mee te doen aan een overhevelingspilot, ook wel DBC-pilot genoemd. De Raad van Bestuur van Rivierduinen besloot om hieraan mee te doen. Een goede beslissing, zo bleek al snel. Doel van de overhevelingspilot was tweeledig: het opdoen van ervaring met het onderhandelen tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars op basis van DBC s en met het factureren op basis van DBC s. In dit artikel wordt alleen het laatste beschreven. Samen met de grootste verzekeraar van Rivierduinen, Zorg & Zekerheid (Z&Z), werd begin 2007 een projectplan voor de DBC-pilot ingediend en goedgekeurd door VWS. Voor het onderdeel DBC-facturatiepilot werden de volgende doelen gesteld: het uittesten van systemen en processen, het meedoen aan de ketentest voor de DBC-facturatie samen met de verzekeraar en de ICT-leverancier en het doen van aanbevelingen ten behoeve van de landelijke invoering van de DBC-facturatie. In februari 2007 werd gestart met de uitvoering van de DBC-pilot. De voorbereiding van de DBC-facturatie De voorbereiding van de DBC-facturatie is door Rivierduinen en Z&Z op hoofdlijnen als volgt aangepakt: - Vanaf eind 2006 heeft Rivierduinen deelgenomen aan een financiële werkgroep en een klankbordgroep van de ICT-leverancier om mee vorm te geven aan de functionaliteit van de factureringsmodule. - Begin 2007 werd door Rivierduinen een intern projectplan voor de DBC-facturering opgesteld waar het DBC-pilotplan onderdeel van uitmaakte maar waarin ook alle overige voorbereidende acties die nodig waren voor de definitieve DBC-facturering waren uitgewerkt en gepland.

11 12 - Bij Zorg & Zekerheid werd de DBC-facturering ingebed in het project Overheveling. - Voor de DBC-facturatie werd bij Rivierduinen een projectorganisatie ingericht waarin alle betrokken partijen participeerden: de Zorgadministratie, de Financiële administratie, medewerkers van decentrale zorgadministraties van behandelcentra, Concerncontroller, de back-office van Z&Z, ICT-leverancier en de projectmanagers van Z&Z en Rivierduinen. - Bij het plannen van de factureringspilot met Zorg en Zekerheid werd direct besloten om gebruik te maken van (betaversies van ) in gebruik zijnde systemen (bij Rivierduinen Psygis van Getronics PinkRoccade en bij Z&Z Oracle Open Zorg) en niet van andere tijdelijke hulpmiddelen. Dit werd bij de start als taakstelling aan de leveranciers meegegeven. - In samenwerking met de behandelcentra is, rekening houdend met de landelijke AO/ICkaderregeling, een controlemodel uitgewerkt voor de DBC s, doorgerekend op de fte-consequenties en ingevoerd. Een werkgroep Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) heeft onder leiding van de manager Zorgadministratie het hele proces van DBC-registratie, -controle, -validatie en facturatie vastgelegd in een modelproces conform de HKZ-standaards en als DBChandboek gepubliceerd op intranet. - Nadat Getronics PinkRoccade al in een vroeg stadium met goed resultaat door de schakeltest (deel 1 van de landelijke ketentest) was gekomen, werd in oktober 2007 door Rivierduinen en Z&Z deelgenomen aan de pilottest (deel 2 van de ketentest). Met goede support van de leverancier bij het aanmaken van de testgevallen konden eind oktober door de Zorgadministratie met succes 24 testfacturen via het Vecozo-portaal aan Z&Z worden verstuurd en door Z&Z worden verwerkt. - Na afronding van de pilottest hebben Rivierduinen en Z&Z vervolgens een productietest met enkele honderden facturen uit een echt productiebestand uitgevoerd. Deze test leverde nog een aantal fouten op waaronder de zeer relevante bevinding dat Psygis de jaartermijn van een DBC soms verkeerd berekende en op 366 dagen uitkwam wat niet door het systeem van de verzekeraar werd geaccepteerd. - Vanaf juni 2007 zijn door de leverancier voortdurend verbeterde versies en nieuwe onderdelen van de factureringsmodule opgeleverd en zijn deze door de centrale Zorgadministratie continu getest. In juni werd een nog onvolledige versie voor de aanmaak en verzending van DBC-facturen opgeleverd. Na de zomer werd deze in stappen verder gecompleteerd en werden de fouten eruit gehaald en pas eind november 2007 kwam de versie beschikbaar waarmee de retourinformatie van de verzekeraar kon worden verwerkt en waarmee de crediteringsfuncties konden worden uitgevoerd. Bij de bouw en oplevering van de facturatiemodule is veel vertraging opgelopen. Dit heeft de interne voorbereidingen bij Rivierduinen in de weg gezeten. Dit proces is op moment van schrijven van dit artikel nog gaande al lijkt het einde nu in zicht. - Gedurende de voorbereidingen van de DBCfacturatie heeft Rivierduinen door de daarin gespecialiseerde firma TRITS een aantal malen een controle laten uitvoeren op de geregistreerde verzekeringsgegevens. Hieruit bleek dat de verzekeringsgegevens van veel cliënten fout waren. De fouten zijn teruggekoppeld naar de decentrale zorgadministraties van de behandelcentra met het verzoek ze op te lossen. Eind januari 2008 is voor de laatste maal een controle uitgevoerd. De resterende fouten, nog een behoorlijk aantal, worden op dit moment m.b.v. Vecozo opgelost. - Begin 2008 zijn alle verzekeraars van Rivierduinen aangeschreven om te inventariseren hoe ver ze waren met hun voorbereidingen en zijn ze uitgenodigd om met Rivierduinen een facturatietest uit te voeren. In het algemeen is hierop positief gereageerd en kan de conclusie worden getrokken dat de meeste grote verzekeraars verwachten in de loop van februari klaar te zijn om GGZ-facturen te kunnen verwerken. - In december 2007 is een plan opgesteld voor de realisatie van een koppeling tussen de facturatiemodule van Psygis en het financiële systeem van Rivierduinen (FIS 2000). Via deze koppeling zullen factuurregels worden doorgegeven aan het financiële systeem t.b.v. het boeken van vorderingen en ontvangsten in het grootboek en de uitvoering van de debiteurenbewaking. De koppeling zal naar verwachting medio maart worden opgeleverd. Zeker achteraf bezien heeft het uitvoeren van een factureringspilot samen met Z&Z veel voordelen opgeleverd. Hierdoor is al in een vroeg stadium gestart met de voorbereidingen voor de DBC-facturatie en zijn problemen eerder herkend en gesignaleerd. Dit heeft alle partijen in het project scherp gehouden en zijn grotere vertragingen in het proces voorkomen. De meest voorkomende fouten bij verzekeraars Als u DBC s heeft afgesloten, gevalideerd en gefactureerd aan de zorgverzekeraar, gaat u ervan uit dat ze goed zijn en dat het factuurbedrag per omgaande wordt betaald. De ervaringen in de algemene ziekenhuizen leerde dat dit bij de start van de DBC-facturatie in 2005 in gemiddeld 10% van de gevallen niet zo was. Voor de GGZ is het verstandig rekening te houden met de volgende meest voorkomende fouten en hierop zo goed mogelijk te anticiperen: - Cliënt niet (meer) bij betreffende verzekeraar verzekerd - Polisnummer onjuist - Geboortedatum en/of NAW-gegevens cliënt onjuist

12 - Gedeclareerd bedrag onjuist (door tabelfouten) - Zelfde DBC dubbel gedeclareerd - Hantering afwijkende validatieregels - Jaartermijn van DBC geen 365 dagen. Waar het fouten betreft in de verzekeringsgegevens, gaat het erom waar de cliënt verzekerd is op de startdatum van de DBC en bij overloop DBC s op 1 januari U kunt dan het beste de gegevens aanhouden die in Vecozo staan. Alle verzekeraars zijn verplicht hun mutaties z.s.m. aan Vecozo aan te leveren. Aandachtpunten, adviezen en tips Op grond van ervaring in het DBC-project bij Rivierduinen en in eerdere DBC-projecten geef ik een 8-tal aandachtspunten, adviezen en tips: 1 De belangrijkste voorwaarde voor goed factureren is goed registreren. Als een DBC direct goed wordt geregistreerd en gedurende de looptijd van de DBC regelmatig wordt gecontroleerd, gevalideerd en gecorrigeerd, dan wordt het facturen van de DBC een simpele handeling. Deze werkwijze voorkomt dat heel veel extra energie moet worden gestoken in het achteraf controleren en valideren van DBC s en het herstellen van fouten. 2 Het is het meest efficiënt om de DBC-registratie en de DBC-controles op logische momenten in het primaire proces in te bouwen. Bij Rivierduinen zijn deze activiteiten daarom gekoppeld aan de inschrijving, intakevergaderingen, behandelteambesprekingen en voortgangsoverleggen. 3 Om de decentrale zorgadministraties die controleactiviteiten moeten uitvoeren te ondersteunen, heeft Rivierduinen een controlekalender ontwikkeld waarin van week tot week wordt aangegeven welke controletaken er voor elke facturering moeten worden uitgevoerd. 4 Bij de centrale Zorgadministratie van Rivierduinen zijn 2 seniormedewerkers vrijgemaakt om de traffic rondom de DBC-facturatie uit te voeren. Zij worden verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de maandelijkse DBC-facturering en de verwerking van retourinformatie van verzekeraars. 5 Bij de behandelcentra zijn DBC-contactpersonen aangewezen waarmee de trafficmedewerkers de DBC-uitval en andere zaken m.b.t. de facturering periodiek kunnen bespreken en afhandelen. 6 Als u grote hoeveelheden niet gevalideerde DBC s heeft, is het verstandig om uw validatie-inspanningen vooral te richten op de DBC s die in de eerstvolgende factureringsperiode aflopen. 7 Ook voor de DBC s geldt de 80/20-regel. Het blijkt dat 80% van de DBC-fouten wordt veroorzaakt door slechts 20% van alle voorkomende fouten. Geadviseerd wordt daarom een top 20 van de meest voorkomende DBCfouten te maken en in een werkinstructie per fout te beschrijven hoe deze kan worden opgelost. 8 De geregistreerde directe en indirecte tijd onder een DBC is in de huidige DBC-productstructuur allesbepalend voor de afleiding van het DBC-tarief. Het is daarom zeer belangrijk dat goed wordt gecontroleerd op de juistheid van de tijdregistratie. Dat een DBC goed door de validatie komt, is niet voldoende. Rivierduinen heeft hiervoor twee controleoverzichten laten maken die op persoon de verhouding tussen beschikbare en verantwoorde tijd in beeld brengt en de gemiddelde bestede en normatieve tijd per activiteitcode. Tot slot Als u dit artikel leest heeft Rivierduinen, als alles goed gaat, voor de eerste keer gefactureerd. U inmiddels ook? Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel dan kunt u deze mailen naar info@rienstruijk.nl. Curriculum Rien Struijk Rien Struijk studeerde Technische Bedrijfskunde aan de Technische Universiteit Eindhoven. Na staf- en managementfuncties in dienstverband vestigde hij zich in 1990 als zelfstandig project- en interim-manager. Hij voerde grote opdrachten uit bij de overheid, de banken en in de telecommunicatie. Struijk is associate partner van het bureau Pentascope en de laatste acht jaar vooral actief als projectmanager in de algemene en geestelijke gezondheidszorg. Hij leidde twee DBC-projecten bij algemene ziekenhuizen en is sinds medio 2005 DBC-projectleider bij GGZ Rivierduinen en op dit moment bezig met de invoering van zorg programma s en met de invoering van DBC s bij een TBS-instelling. Op woensdag 9 april 2008 organiseert de NVMA Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie een themamiddag over de verandering in de AWBZ die op dit moment iedere intramurale zorgaanbieder bezig houdt: de zorgzwaartepakketten (ZZP s) en wat daarbij komt kijken. INTERN PGB? INSCHRIJVEN OP NVMA.NL Wat kunt u verwachten van deze middag? ZZP s een maatschappelijke noodzaak - De maatschappelijke context van zorgzwaartebekostiging Verwachtingen en ontwikkelingen vanuit VWS - De visie van de beleidsmakers ZZP geïndiceerd - Kansen en knelpunten vanuit de indicatiestelling Bredere context, transitie en randvoorwaarden - Implementatie van ZZP s vereist veel meer dan een financieel-technische benadering Een praktijkvoorbeeld - Ervaringen vanuit de projectorganisatie bij een zorgaanbieder ZZP als sturingsinstrument - Herinrichting van de financiële- en administratieve organisatie Pragmatische benadering - De betekenis van ZZP s in de praktijk voor de werkvloer Doelgroep Deze themamiddag is bedoeld voor behandelaars, projectleiders AWBZ en ZZP, hoofden ICT, hoofden financiële administratie, hoofden en medewerkers zorgadministratie / medische administratie / medisch secretariaten, stafmedewerkers, zorgverzekeraars, CIZ medewerkers, informatieanalisten, opleidingsfunctionarissen, vertegenwoordigers van patiënten en belangenverenigingen en studenten in het gezondheidszorgonderwijs. Kortom iedereen die te maken heeft en krijgt met praktische toepassingen van de AWBZ en ZZP in het zorgproces. 13

13 Otto F.C. van der Leer, Bestuurslid SKZB 14 SKZB bestuur Marcel van der Haagen, lid Leen Overbeek, lid Wybe Dekker, secretaris/penningmeester Dirk Jan Bakker, voorzitter Otto F.C. van der Leer, lid Machel Nuyten, lid Arie Hasman, lid Wat eraan vooraf ging In de jaren 90 ontstaat bij leden van de Nederlandse Vereniging voor Medische Administratie (NVMA) de behoefte de opleiding tot zorgadministrateur verder te professionaliseren. Was deze opleiding aanvankelijk bij de SMR 1 en de SIG 2 gestart en later overgenomen door de Stichting Opleiding Medische Administratie (SOMA), vanaf 2000 wordt de opleiding ondergebracht bij de Hogeschool van Amsterdam 3. Nieuwe ontwikkelingen, zoals het complexer worden van de medische zorg, de toepassing van informatietechnologie en veranderingen in het zorg- en verzekeringsstelsel, waaronder de invoering van DBC s, stellen steeds hogere eisen aan degenen die verantwoordelijk zijn voor

14 IN 2003 IS DE STICHTING KWALITEITSBEVORDERING ZORGADMINISTRATIEVE BEROEPEN (SKZB) OPGERICHT. HET DOEL VAN DEZE STICHTING IS OM VOOR ADMINISTRATIEVE BEROEPEN IN DE ZORG- SECTOR EEN KWALITEITSSYSTEEM TE ONTWIKKELEN EN TE ONDERHOUDEN. PROFESSIONALISERING DOOR KWALITEITSBEVORDERING EN KWALITEITSBORGING! IN DIT ARTIKEL WORDEN DE VERSCHIL- LENDE ELEMENTEN VAN HET KWALITEITSSYSTEEM NOG EENS TOEGELICHT. Kiezen voor kwaliteit Waarom bent ú nog niet geregistreerd De zorg verandert verder Zorgadministratieve professionals vormen sámen binnen de organisatie van de zorgverlenende instelling een constante factor. Dat is een noodzakelijke waarborg voor een goede gang van zaken, inhoudelijk en procedureel, op alle fronten. Bij grote veranderingen als een stelselwijziging, reorganisatie of fusie dreigt de gang van zaken op zijn kop te worden gezet. Veranderingen kunnen zeer noodzakelijk zijn, maar mogen nooit ten koste gaan van de lopende processen rond de behandeling van en zorg aan patiënten en cliënten. Het zijn dan juist deze professionals die met beide benen op de grond moeten blijven staan. Maar er verandert meer, ook in de besturing. Zorginstellingen zijn maatde administratieve procesgang in zorginstellingen. Deze instellingen en hun management zijn in de loop der tijd ook sterk geprofessionaliseerd en gespecialiseerd. Het zijn de zorgadministrateurs, -codeurs, archivarissen en hun managers die de uitvoering en controle beheersen van het registreren, valideren, raadplegen en verstrekken van de informatie die voor de zorg aan de patiënt nodig is. Vroeger gebeurde dit door (medische) leken, die bij moeilijke vragen terugvielen op medisch specialisten en hun assistenten. Tegenwoordig is het andersom: het zijn de zorgverlenende disciplines die terugvallen op ondersteunende professionals als de zorgadministrateur. 15

15 16 schappelijke organisaties, waarover maatschappelijk verantwoording dient te worden afgelegd. Ook de bestuurders zijn geprofessionaliseerd, er is toezicht van bovenaf en verplichte openheid in de bedrijfsvoering. Dat uit zich onder andere in de jaarverslaggeving, waarin kwaliteit en verbetermaatregelen verplichte onderwerpen zijn. De kwetsbaarheid van en risico s in de organisatie zijn als gevolg van deze transparantie toegenomen en dat vertaalt zich in alle lagen van de instelling. Er is het management en de zorgprofessionals dan ook veel aan gelegen dat er een goed werkbare administratieve basis is. Daar zijn vele belangen mee gemoeid. Kwaliteitsbevordering Het is een absolute voorwaarde dat zorgadministratieve professionals zich blijven ontwikkelen en bijscholen. Er zijn vele aanbieders die dat mogelijk maken. Maar wie stellen de behoefte vast en wie beoordelen de kwaliteit van deze aanbieders en hun kennisproducten? Naast de eigen individuele verantwoordelijkheid ligt hier ook een taak en verantwoordelijkheid bij de beroepsverenigingen. Het is dus volstrekt herkenbaar dat de NVMA aan de bel heeft getrokken. Het vaststellen van de behoefte aan onderwijs en kennis(uitwisseling) en het beoordelen van de kwaliteit daarvan moeten ook worden geformaliseerd. Onderwijs en bijscholing zijn geen vrijblijvende zaak meer. Meerwaarde en kwaliteit moeten kunnen worden aangetoond. Dat bepaalt uiteindelijk wat je als professional waard bent op de markt. Ook de kennis die je opdoet op congressen en bijeenkomsten dient objectief inhoudelijk op kwaliteit te kunnen worden getoetst, wil je daarmee qua kennisvermeerdering kunnen scoren. Hetzelfde geldt voor eigen artikelen en activiteiten. Het is daarom van belang dat kwaliteitsnormen worden vastgelegd en dat elke activiteit in dit kader langs een kwaliteitsmeetlat kan worden gelegd. Kwaliteitsborging Wil je van alle vrijblijvendheid af, dan zul je die kwaliteit moeten borgen. Dat betekent, dat binnen het kwaliteitssysteem alleen geaccrediteerde aanbieders van kennis in aanmerking komen en dat de zorgadministratieve professionals alleen kunnen aantonen dat zij aan de kwaliteitseisen van hun beroep voldoen, wanneer zij zijn geregistreerd. Op zich is dit geen nieuw fenomeen: we hebben dezelfde ontwikkeling gezien bij medische beroepen, in de advocatuur en bij de mediators. De maatschappij vraagt bij dit soort beroepen om kwaliteit. Daarom zal het management van de instelling ook steeds vaker de eis stellen dat een sollicitant officieel is geregistreerd. Dan is men immers verzekerd van kwaliteit en is daarmee weer een stukje risicomanagement ingevuld. Accreditatie van de kennisaanbieder en registratie van de individuele beroepsbeoefenaar zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Registratie vereist dat men praktisch werkzaam is in het betreffende beroep, de erkende opleiding succesvol heeft afgerond en dat men werkt aan permanente educatie. Voor dit laatste en het behalen van de nodige PE-punten is het noodzakelijk dat kan worden aangeklopt bij erkende (geaccrediteerde) opleiders. Permanente Educatie Permanente educatie heeft een driedelig doel: het qua kennis up to date houden van de geregistreerde, aandacht vestigen op nieuwe ontwikkelingen op het vakgebied en bijdragen aan het vertrouwen in de beroepsuitoefening. Wie aan de beroepseisen voldoet, kan zich laten registreren in het openbare register. Direct daarna ontstaat de verplichting het vak bij te houden, wil men de registratie en de bij het beroep behorende titel niet verliezen. Registratie vindt plaats voor telkens vijf jaar. Daarna wordt de balans opgemaakt en bij voldoende verzamelde PEpunten vindt herregistratie voor de volgende periode plaats. Het is niet bijzonder moeilijk aan het gestelde aantal PE-punten te voldoen: 40 punten per registratieperiode van 5 jaar. Ervan uitgaande dat een één-daagse activiteit 6 punten (is 6 contacturen) oplevert, komt dit neer op 7 bijscholings/trainingsdagen in 5 jaar. Het volgen van congressen of studiedagen mag ook. Beroepsgerelateerde cursussen 4 scoren over het algemeen hoger dan deelname aan een werkgroep die een algemeen probleem moet oplossen of een initiatief moet uitwerken. Betreft het hier echter een werkgroepactiviteit (categorie 3) die sterk vakinhoudelijk gericht is, dan kunnen daarvoor PE-punten in de categorie 1 worden aangevraagd. Aanvragen van PE-punten dienen schriftelijk bij het SKZBbestuur te worden ingediend. Na afloop van de registratieperiode ontvangt de geregistreerde het aantal behaalde punten en bericht van herregistratie. Tussentijds kan de geregistreerde zelf het aantal punten bijhouden op een met eigen wachtwoord beveiligd deel van de site De (geaccrediteerde) opleidinginstelling dient erop toe te zien dat de geregistreerde aan het begin en het eind van de cursus of training de presentielijst tekent. Deze presentielijsten worden door de opleidingsinstelling naar de SKZB gestuurd, die de gegevens verwerkt. Het bijwonen van bijeenkomsten of congressen geeft men zelf door via de site skzb.nl. Het SKZB-bestuur toetst deze deelname steekproefsgewijs. PE-punten verbonden aan activiteiten als lesgeven of het publiceren van artikelen (niet het schrijven, maar het daadwerkelijk publiceren geldt!) dienen door de geregistreerde zelf aan de SKZB met bewijsstukken te worden doorgegeven. Ook diploma s van gevolgde relevante opleidingen dient men toe te sturen. Rekenvoorbeeld SKZB De SKZB is op initiatief van de NVMA opgericht

16 om dit kwaliteitssysteem te ontwikkelen en te onderhouden. Deze stichting bestaat uit een bestuur, waarvan de leden samen voldoende kennis en ervaring hebben om aan het gestelde doel te beantwoorden. Het bestuur gaat daarbij zo praktisch mogelijk te werk en zal voorkómen dat de onvermijdelijke verplichtingen leiden tot bureaucratie. Openheid, gemak en laagdrempeligheid zijn belangrijke uitgangspunten. Dus geen dubbele of overbodige handelingen. Aan de werkwijze en het opstellen van richtlijnen moet nog veel gebeuren. Ook zal ervoor worden gezorgd, dat in dit beginstadium geen punten verloren gaan voor degenen die zich al hebben laten registreren. Inmiddels staat registratie open voor zorgadministrateurs en medisch codeurs. Op afzienbare termijn zullen andere beroepen volgen. Een volgende stap is de formele accreditatie van kennisaanbieders en de beoordeling van hun producten. Daarmee is een begin gemaakt met het vaststellen van de voorwaarden voor de gevraagde professionalisering van de zorgadministratieve beroepen. Uiteraard is dit nog maar een begin. Het systeem staat of valt met de werkbaarheid daarvan. De kwaliteitseisen zullen daarom voortdurend tegen het licht moeten worden gehouden en zowel aan de onderwijskant als aan de kant van de geregistreerden toetsbaar gemaakt dienen te worden. In deze zin onderscheidt de SKZB zich ook ten opzichte van de voormalige SOMA: de laatste verzorgde opleidingen zelf, de SKZB faciliteert het aanbieden en verkrijgen van educatie in brede zin. Zij wil dit doen in nauw overleg met de beroepsgroepen en andere betrokkenen, zoals vertegenwoordigers van ziekenhuismanagers en medische beroepsbeoefenaren. Het bestuur van de SKZB houdt zich aanbevolen voor opmerkingen en suggesties ter verbetering. Vragen via de site skzb.nl zijn altijd welkom. De meest gestelde vragen zullen te zijner tijd op de website verschijnen. Om het systeem werkbaar te houden, zijn inkomsten nodig. Onder andere voor voorlichting en het operationeel houden van website en registers. Daarom worden kleine bijdragen gevraagd voor het registreren, de accreditatie van aanbieders, de beoordeling van kennisaanbod en het toekennen van PE-punten aan opleidingen, bijscholing en andere activiteiten. Waarom registreren? Willen de zorgadministratieve beroepen hun belangrijke positie in het zorgproces behouden, dan is (op den duur) een kwaliteitslabel nodig. Niet iedereen ziet daar nu nog het nut van, maar dat is deels onbekendheid en deels een kwestie van tijd. Ook de zorgmanagers zullen de noodzaak gaan inzien vanuit kwaliteitsbeleid en het daaruit voortvloeiende risicomanagement. Het medisch administratieve proces is een wezenlijk onderdeel van de informatievoorziening en een betrouwbare informatievoorziening is een belangrijke voorwaarde voor het gehele zorgproces binnen de instelling. Het geheel vormt een essentieel element van de totale verantwoording en bijsturing door bestuur en management. Daarom kiest de instelling voor kwaliteit. Bij het vervullen van vacatures zal het al dan niet geregistreerd zijn (op den duur) het verschil uitmaken. Zorgadministratieve professionals hebben er zelf dan ook alle baat bij permanent aan hun kwaliteit te blijven werken. Het vergroot hun carrièrekansen, bevordert de aantrekkelijkheid van het vak en de doorstroming en de motivatie bij de beroepsbeoefening. Wie geregistreerd is, heeft het recht de bij het beroep behorende titel te voeren. Met de registratiegegevens ontstaat inzicht in spreiding en beschikbaarheid. De behoefte aan (nieuwe) specialisaties kan ermee worden onderbouwd. En laten we wel zijn: wat is er leuker en inspirerender dan met beroepsgenoten onder elkaar bezig zijn met de toekomst van het vak, nieuwe ideeën op te doen en kennis te delen? Tot slot In dit artikel is uiteengezet dat kwaliteit en continuïteit in de beroepsuitoefening binnen de zorgsector van groot belang is. Dat geldt ook voor de zorgadministratieve beroepen. De SKZB heeft daarom een systeem opgezet voor kwaliteitsbevordering en borging, dat de komende tijd verder wordt ontwikkeld en verbeterd. Registratie en permanente educatie zijn binnen dit systeem wezenlijke onderdelen, evenals de kwaliteitsbeoordeling van aanbieders van onderwijs en andere vormen van kennisoverdracht. Registratie staat al enige tijd open voor zorgadministrateurs en sinds kort ook voor zorgcodeurs. Het bestuur van de SKZB doet een beroep op ieders verantwoordelijkheid en roept op tot registratie, zoals aangegeven op de website 1 De Stichting Medische Registratie werd in 1963 opgericht, met als doel in alle Nederlandse ziekenhuizen systematisch morbiditeitsgegevens te verzamelen en te registreren. Daartoe werden naar Engels voorbeeld medisch administrateurs opgeleid, met als belangrijke taak het toegankelijk maken en houden van medische gegevens voor gebruik in het ziekenhuis, voor statistiek en wetenschappelijk onderzoek. In de loop der jaren zijn deze taken uitgebreid. 2 Stichting Informatiecentrum voor de Gezondheidszorg, opgericht in 1976 en van start gegaan in 1981 als koepel voor alle landelijke registraties in de gezondheidszorg. De SMR is hier in 1984 in opgegaan. De SIG is in 2000 gefuseerd met het Nationaal Ziekenhuisinstituut tot de huidige stichting Prismant. 3 De opleiding aan de Hogeschool van Amsterdam is overigens gestopt wegens gebrek aan instroom! 4 Hieronder worden aanvullende cursussen verstaan, die de uitoefening van het betreffende beroep direct of indirect ten goede komen. Bijvoorbeeld een nascholing in één van de verplichte vakken van de beroepsopleiding, een workshop in het toepassen van DBC-systematiek of een managementtraining voor leidinggevende zorgadministrateurs. 5 Het Reglement bepaalt: Het is de Geregistreerde toegestaan een overschot aan toegekende punten tot een maximum van 10, behaald in de categorie 1, in mindering te brengen op het verplichte aantal punten dat in de daarop volgende periode moet worden behaald. Deze regel houdt in, dat in de categorie 1 minstens 41 punten moeten zijn verdiend, wil van een puntenoverschot sprake zijn. 17

17 Wim Tromp, directeur CareEffective, Amstelveen Drs. Eva Marquarita, directeur CareEffective, Amstelveen 18

18 De cliënt als spil van de zorglogistiek Goede en effectieve gezondheidszorg wordt steeds meer een schaars goed. De vraag naar zorg wordt steeds groter, het beschikbare personeel steeds minder, zorg op maat steeds minder en de zorg alsmaar duurder. Het Budgettair Kader Zorg (BKZ) geeft een prognose weer van uitgaven aan de gezondheidszorg (ZvW, AWBZ, Wmo 1 ) in 2008 van bruto 54,3 miljard (zonder aftrek van eigen bijdragen). De begrote kosten in 2012 bedragen 69,5 miljard 2. Een toename van 28%. Volgens het Centraal Planbureau (CPB) beslaan de kosten voor de gezondheidszorg bij ongewijzigd beleid 13,1% van het bruto binnenlands product (BBP) 3 in In 2004 was dit percentage 9,

19 Uitgaven per artikel Zorglogistiek 20 BKZ: Verdeling van de zorguitgaven per artikel 5 Een van de oorzaken van de toename van de zorgconsumptie is de vergrijzing. Eind 2006 was ongeveer één op de zeven inwoners in Nederland ouder dan 65 jaar. In 2020 zal dit opgelopen zijn tot één op de vijf. Naar verwachting is in 2030 bijna een kwart van de bevolking (ongeveer vier miljoen Nederlanders) ouder dan 65 jaar. De beroepsbevolking (mensen tussen 15 en 65 jaar) is nog geen 75% van de bevolking. In 2030 is dit percentage gedaald tot 56%. Verwacht wordt dat de vergrijzing rond 2040 haar hoogtepunt bereikt. Er wordt ook wel gesproken van de grijze druk (het aantal 65 plussers ten opzichte van de beroepsbevolking). Deze zal in datzelfde jaar 43% zijn, bijna het dubbele van nu. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzin en Sport (VWS) en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) verwachten dat in de tweede helft van deze eeuw de grijze druk nog steeds circa 40 procent zal zijn. Hieruit kan worden geconcludeerd dat de vergrijzing niet slechts een tijdelijk fenomeen is, maar is van blijvende aard 6. Daarnaast spelen onder andere de toename van de vraag naar Jeugdzorg, toename chronische ziektebeelden en de geestelijke gezondheidszorg een belangrijke rol in de toename van de zorgconsumptie. De gecalculeerde noodzakelijke toename van medewerkers in de zorg, is zonder aanvullende maatregelen, naar verwachting in VWS heeft een drietal speerpunten benoemd om het dreigende personeelstekort in de zorg aan te pakken: stimuleren efficiënter werken door nieuwe technologie ( 4 miljoen in 2008 tot 30 miljoen in 2011); investeren in behoud van personeel ( 18 miljoen in 2008 tot 26 miljoen in 2011); vergroten van instroom van personeel ( 50 miljoen in 2008 tot 81 miljoen in 2011). Onderdeel van het laatste speerpunt is: een stagefonds ( 45 miljoen tot 65 miljoen in 2011); extra investering in het opleidingsfonds (ruim 23 miljoen tot 42 miljoen). Daarnaast stimuleert VWS het efficiënter werken met nieuwe technologie ook door de oprichting van het innovatieplatform voor de zorg en het stimuleren van innovatie vanaf de werkvloer. VWS tracht de uitgavenkant te beheersen door invoering outputfinanciering in de vorm van DBC s (diagnose behandelingcombinaties) in de zorgverzekeringswet, en ZZP s (zorgzwaartepakketten intramurale AWBZ) en decentralisatie van budgetten naar gemeenten via het Gemeentefonds (Wmo). Verder worden er allerlei adviezen uitgebracht aangaande de verbetering van de financieringssystematiek. De Raad voor de Volksgezondheid & Zorg (RVZ) adviseerde onlangs de AWBZ af te schaffen en de Wmo en ZvW te versterken en uit te breiden. De huishoudelijke hulp en de Wvg vallen reeds onder de Wmo. Geadviseerd wordt ook de op participatiegerichte functies activerende en ondersteunende begeleiding (AB/OB) en persoonlijke verzorging uit de AWBZ onder de Wmo te laten vallen 8. Onder andere de op zorg gerichte activerende en ondersteunende begeleiding (AB/OB) zouden vanuit de AWBZ overgeheveld dienen te worden naar de ZvW. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) adviseert om het grootste deel uit de AWBZ over te hevelen naar de ZvW 9. In april wordt nog een advies van de Sociaal-Economische Raad (SER) verwacht aangaande de toekomst van de AWBZ. De RVZ heeft onlangs de opdracht gekregen van minister Klink om een advies uit te brengen over kostenbeheersing in de zorg. Ook investeert VWS in de borging van de kwaliteit van de zorg door maatregelen te nemen op de volgende gebieden: het zichtbaar maken van de kwaliteit van de zorg; het vergroten van de invloed van patiënten en het veiliger maken van de zorg. Tenslotte tracht het ministerie administratieve lasten terug te brengen ten gunste van de directe zorgverlening. De gezondheidszorg is een schaars goed, kent een grote niet altijd te beheersen dynamiek en is daarmee een groot maatschappelijk issue. Kortom: een punt van zorg. Zorglogistiek gericht op de cliënt Een verbeterde zorglogistiek kan een grote bijdrage leveren aan het effectiever organiseren van de zorg en daarmee kostenbesparend werken. Wat wordt nu verstaan onder zorglogistiek? Van Dale s woordenboek rept niet over het woord zorglogistiek, logistiek wordt omschreven als: alle voorbereiding en handelingen die nodig zijn om een organisatie, troepen zo goed mogelijk uit te rusten en te bevoorraden. Deze definitie is zeker toepasbaar in de zorg. Het draait om het optimaal faciliteren (personeel, geld en middelen) van het primaire zorgproces en dan wel gericht op de cliënt. Met een goed georganiseerde zorglogistiek kan onder andere het volgende worden bereikt: 1 de cliënt wordt beter geholpen door het leveren van de juiste zorg, door de juiste medewerker(s), met inzet van de juiste middelen, op grond van betrouwbare informatie, op de juiste momenten en tegen verantwoorde kosten; 2 beperking van overheadtaken en administratieve lasten; 3 verlagen van wachttijden en wachtlijsten; 4 het efficiënter inzetten van personeel; 5 verbeteren van overdracht tussen zorgprofessionals in de zorgketen; 6 bekostigingsonafhankelijk zorgproces (geen last van scheiding en wisseling tussen financieringsvormen); 7 een ketenbrede toepassing. Zorglogistiek vertaalt zich naar organisatieinrichting, bedrijfsprocessen en informatievoorziening.

20 Bedrijfsprocesmodel Klantenplanning 22 Organisatie-inrichting De dynamiek in de zorg vraagt om een juiste inrichting en toedeling van de bedrijfsprocessen. De bedrijfsprocessen waar aan gedacht moet worden zijn: ontvangen, koppelen, leveren, ondersteunen en besturen. De processen die vallen onder ontvangen kunnen in een goed toegankelijk klantcontactcentrum worden ondergebracht. De voordelen hiervan zijn onder meer: bereikbaarheid, toegankelijkheid, eenduidigheid van afhandeling, kennis, kwaliteit van informatieverstrekking etcetera. Het is onmogelijk om een klantcontactcentrum in dit artikel goed uiteen te zetten. In een volgende editie wordt hierop verder ingegaan. Er dient te worden nagedacht over de inrichting van het logistieke proces waarbij de processen koppelen en ondersteunen worden geconcentreerd in een logistieke organisatie, waarbij specifieke deskundigheid kan worden ingezet. De zorgverlener wordt hiermee ontlast en kan de beschikbare tijd productiever in de zorg inzetten. Bedrijfsproces In het bedrijfsproces van de zorgorganisatie zijn verschillende aanknopingspunten aan te wijzen voor verbetering van de zorglogistiek Bedrijfsprocesmodel Het proces van ontvangen dient er op gericht te zijn zoveel mogelijk informatie van de cliënt en haar vraag te vergaren ten behoeve van de vervolgstappen. De vraagstelling kan via verschillende kanalen (verwijzing, familie, cliënt zelf) binnenkomen langs diverse media (fysiek loket, telefoon, , etc.). Het is van belang een eenduidige werkwijze te hanteren voor deze kanalen en media. In processen van koppelen dient op een professionele wijze vraag en aanbod aan elkaar te worden gekoppeld. Hierbij dient de vertaling van de cliëntvraag naar een concreet en uitvoerbaar zorgplan te worden gemaakt. Met komst van de nieuwe bekostigingssystematiek is het noodzakelijk om een intern cliëntbudget vast te stellen aan de hand van het zorgplan. Dit zorgplan is de basis voor de zorglevering, de registratie en de (financiële) verantwoording. Het cliëntbudget en zorgplan worden nader uitgelicht in een volgend artikel. Het proces van leveren dient door een adequate inrichting en uitvoering van de processen ontvangen en koppelen zoveel mogelijk te worden ontlast. Geen vraagstukken meer met betrekking tot financieringsbronnen, planning, routes, locaties, in te zetten middelen, etcetera. De zorgverlener kan zich maximaal concentreren op de levering van kwalitatief goede zorg. Besturende processen zijn van belang om vanuit de interne en externe parameters zicht te hou- den op de performance van de organisatie. In een dashboard met een beperkt aantal key performance indicators (KPI s) moet een bestuurder de kwaliteit van dienstverlening, de zorglevering, de financiële uitputting, de personele capaciteit en bezetting, het voldoen aan wet- en regelgeving, etcetera bewaken en zo nodig maatregelen tot bijsturing initiëren. Ten slotte is professionalisering van de ondersteunende processen noodzakelijk. Een tweetal voor de zorglogistiek met name relevante processen is hierna toegelicht: klantenplanning en capaciteitsplanning. Klantenplanning Het plannen van de zorgafspraken ten behoeve van de cliënt, de klant, begint bij het proces waar de cliënt de organisatie binnenkomt met zijn/haar vraag. Hieronder wordt de klantenplanning in een vereenvoudigd schema weergegeven. De klantenplanning is een cyclisch proces. Informatie vanuit het proces van zorgverlening leidt tot mogelijke bijsturing van de overige processen. De zorgvraag is in een bepaalde mate bij te sturen door het inzetten / beperken van diverse acquisitieactiviteiten (marketing) waarbij ingespeeld wordt op de marktontwikkeling. 1 Individuele cliëntvraag: de cliënt heeft een vraag; hij/zij heeft zorg nodig. Dit kan een nieuwe vraag zijn of een mutatie dan wel aanvulling op de bestaande vraag (nieuwe- / herindicatie). 2 Toetsen en acceptatie: zowel intern als extern kan de individuele cliëntvraag getoetst worden (indiceren). De vraag van de klant dient te worden vertaald naar een zorgvraag. Op basis van de ontvangen informatie kan het proces worden bijgesteld. 3 Toewijzen: zowel intern als extern wordt de zorg toegewezen. Extern door bijvoorbeeld het zorgkantoor aan de zorgaanbieder, intern wordt de zorg toegewezen aan de eenheid die de zorg verleent. Op basis van de ontvangen informatie kan het proces worden bijgesteld. Informatie vormt bovendien een belangrijk onderdeel van het primaire proces; op basis van de ontvangen informatie inzake de inzetbare ruimte of capaciteit, zullen zorgvragen worden toegewezen. Aandachtspunten zijn interne afstemming en bevestiging van zorgafspraken naar de cliënt. 4 Inplannen: Het inplannen van zorgvragen wordt gedaan zodra de zorgvraag is toegewezen. Dit leidt direct tot het verlenen van zorg. Hierbij moet rekening worden gehouden met onder andere de volgende aspecten: a koppelen van een cliënt aan een geroosterde medewerker. - efficiënte planning (tijds- en kostenbesparend) - het realiseren van een maximale productie; b bewaken van de individuele cliëntvraag ver-