Beheersinstructie van het instituut Beleid & Management Gezondheidszorg van de Faculteit der Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de EUR

Transcriptie

1 Beheersinstructie van het instituut Beleid & Management Gezondheidszorg van de Faculteit der Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de EUR April 2010

2 Beheerinstructie prodecaan instituut Beleid & Management Gezondheidszorg Ter inleiding. A. Het beheer binnen de EUR, zoals geregeld in het BBR-EUR. Onder beheer wordt algemeen verstaan: het doelmatig c.q. rechtmatig aanwenden/besteden van de door het College van Bestuur op grond van de EURbegroting dan wel anderszins aan het ibmg beschikbaar gestelde personele, financiële en materiële middelen. (zie Bestuurs- en Beheersreglement (BBR-)EUR Titel IX, art. 32 e.v.) Het College van Bestuur is het (bestuurs)orgaan dat bij uitsluiting ook bevoegd is tot het beheer van de middelen van de EUR; het College heeft in het BBR de EUR onderverdeeld in beheerseenheden (o.m. de EUR-faculteiten) en per beheerseenheid een beheerder (bij de EUR-faculteiten: de decaan) aangewezen; de beheerders treden op namens het College van Bestuur (krachtens mandaat), de subbeheerders namens de beheerders (krachtens submandaat) en al deze beheersfunctionarissen treden uiteindelijk op namens het College van Bestuur. De door het College van Bestuur aangewezen beheerders kunnen in de zgn. beheersinstructie hun beheerseenheid onderverdelen in subbeheerseenheden en hun (door het College van Bestuur gemandateerde) beheerstaken submandateren aan functionarissen binnen hun beheerseenheid (subbeheerders). (BBR-EUR art. 42) Nota Bene Een beheersinstructie is een document waarin iedere door het College van Bestuur aangewezen beheerder aangeeft: * of en zo ja op welke wijze het desbetreffende organisatie onderdeel, tevens beheerseenheid, is onderverdeeld in sub-beheerseenheden, * een opsomming van de (beheers)taken en bevoegdheden, waarvan de uitvoering de beheerder zich heeft voorbehouden, * een opsomming van de (beheers)taken en bevoegdheden, die krachtens door de beheerder veleend submandaat worden uitgevoerd, en door welke functionarissen van de subbeheerseenheid dit geschiedt, * een opsomming van de voor het beheer ingerichte informatiesystemen, en * een voorziening voor het uitvoeren van beheerstaken en bevoegdheden in het geval de beheerder afwezig is.(zie BBR-EUR art.42) B. Het beheer binnen het ibmg. Het instituut BMG is een subbeheerseenheid van de Faculteit de Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen (FGG) van de EUR als een door het College van Bestuur ingestelde beheerseenheid; als instituutsbeheerder BMG is door de decaan FGG de prodecaan BMG aangewezen (in deze beheersinstructie verder te noemen: de instituutsbeheerder BMG). De instituutsbeheerder BMG ontleent zijn bevoegdheden op het terrein van het beheer van het ibmg aan de decaan FGG (= submandaat). In verband met de in het verleden vastgestelde bestuurlijk/ beheersmatig zelfstandige positie van het ibmg (in het zgn. Memorandum of Understanding, dat in februari 1997 is afgesloten tussen het College van Bestuur, de decaan FGG en de associate dean ibmg, thans prodecaan geheten) ligt het voor de hand, dat de 2

3 prodecaan/instituutsbeheerder BMG - gehoord de instituutsraad BMG - de beheersinstructie voor het ibmg vaststelt, en dat in eerste instantie de decaan FGG en nadien het College van Bestuur deze beheersinstructie goedkeurt. C. Mandaat en ondertekening van een beheersbeslissing/uitvoeringshandeling. Zoals gezegd vinden alle beheerbeslissingen en -handelingen binnen de EUR plaats op basis van (sub)mandaat van beslissings- dan wel uitvoeringsbevoegdheid, dat uiteindelijk is terug te voeren op het College van Bestuur van de EUR als enig tot het beheer bevoegde orgaan. Wettelijk dient van een krachtens (sub)mandaat genomen beslissing in de ondertekening uiting te worden gegeven. (zie Algemene wet bestuursrecht (Awb), art.10:10: Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. ) Dit geschiedt dan als volgt: (ondertekening beheersbeslissing dan wel uitvoeringshandeling) Het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam, Voor dit College, (naam, prof.dr.w.r.f.notten (of andere door hem gemandateerde) (functie, instituutsbeheerder BMG (of andere door de beheerder BMG aangewezen functionaris)) 3

4 Artikel 1. Het ibmg als subbeheerseenheid van de FGG. 1. Het Instituut Beleid & Management Gezondheidszorg (verder kortweg: het ibmg) van de faculteit der Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen (kortweg: FGG) van de EUR is door de decaan FGG (verder te noemen: de decaan) aangewezen als een subbeheerseenheid, als bedoeld in het BBR-EUR art De prodecaan BMG (verder te noemen: de prodecaan) is door de decaan aangewezen als beheerder van het instituut BMG (verder te noemen: de instituutsbeheerder BMG), zoals bedoeld in BBR-EUR art De decaan mandateert aan de instituutsbeheerder BMG nagenoeg het volledige beheer van de door het College van Bestuur op basis van de jaarlijks vastgestelde EUR-begroting, dan wel anderszins via de decaan aan het ibmg beschikbaar gestelde middelen, met dien verstande, dat : a. een voorstel voor een door het College van Bestuur bij het ibmg te benoemen hoogleraar wordt gedaan door de prodecaan en door de decaan gezamenlijk, b. de benoeming van een universitair hoofddocent bij het ibmg geschiedt door de prodecaan in nauwe afstemming met de decaan. 4. De decaan mandateert aan de instituutsbeheerder BMG voorts alle beheersmatige bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van de aan het ibmg gelieerde BV s, die het College van Bestuur heeft verleend aan de decaan. 5. Het ibmg is onderverdeeld in basiseenheden, de zogenaamde secties. In de secties worden door de leden van het wetenschappelijk personeel de academische taken (het geven van wetenschappelijk onderwijs en het verrichten van wetenschappelijk onderzoek) uitgeoefend. 6. Elke sectie heeft een sectieleider, tevens subbeheerder BMG; de sectieleider/subbeheerder wordt aangewezen door de instituutsbeheerder BMG. 7. Het ondersteunend beheerspersoneel is ondergebracht in het ondersteunend bureau van het ibmg onder leiding van de directeur bedrijfsvoering. Artikel 2. De door de instituutsbeheerder BMG voorbehouden beheerstaken en beheersbevoegdheden. De instituutsbeheerder BMG behoudt zich de uitvoering van de volgende beheerstaken voor: m.b.t. het personeelsbeheer: a. de organisatorische inrichting van het ibmg zulks met inbegrip van het vaststellen van de secties binnen het ibmg, alsmede het vaststellen van de formatie van de secties en van het ondersteunend bureau van het ibmg; b. het vaststellen van functiebeschrijvingen van de leden van het wetenschappelijke personeel van het ibmg; c. het accorderen van en het uitvoering geven aan reorganisaties binnen het ibmg; 4

5 d. het geven van een dienstbevel waarop bij niet-naleving mogelijk een sanctie volgt; e het opdracht geven tot het vervullen van een andere betrekking tegen de wil van betrokkene in; f. het ontzeggen van de toegang tot de gebouwen en terreinen van de EUR, in gebruik bij het ibmg; g. de zorg voor en het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatige en rechtmatige inzet van de personele middelen; h. de oordeelsvorming over het functioneren van de directeuren onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering alsmede de sectieleiders. Voor zover het personeel betreft in de functie van directeur onderwijs, directeur onderzoek, directeur bedrijfsvoering en sectieleider: a. het vaststellen van de functiebeschrijvingen van dit personeel; b. de selectie van dit personeel; c. het ontslag van dit personeel; d. beslissingen i.v.m werktijd, arbeidsduurverkorting, arbeidsduurverlening en aanwezigheid van dit personeel; e. de oordeelsvorming over het functioneren van dit personeel; f. de zorg voor het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatige en rechtmatige inzet van dit personeel. m.b.t. het financieel beheer: a. het aangaan van verplichtingen en/ of het doen van uitgaven, niet de bouw betreffende, voor een bedrag groter dan telkens ,- doch kleiner dan ; b. het aangaan van contracten voor maximaal vier jaar en voor een bedrag groter dan telkens ,- doch kleiner dan ,- per jaar; c. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent het financieel beheer; d. het aangaan van overeenkomsten m.b.t. het geven van onderwijs t.b.v. derden, dan wel het verrichten van onderzoek in opdracht van derden voor maximaal 4 jaar en voor een bedrag groter dan telkens ,- doch kleiner dan ,- per jaar. Artikel 3. De door de instituutsbeheerder BMG verleende submandaten. 1. Door de instituutsbeheerder BMG zijn in het kader van het beheer binnen het ibmg submandaten verleend aan de volgende leden van het managementteam (MT): - de directeur bedrijfsvoering (zie hiervoor art. 4 van deze beheersinstructie); - de directeur onderwijs; - de directeur onderzoek. 2. De directeur onderwijs en de directeur onderzoek zijn ieder bevoegd tot het aanwenden van het jaarlijks door de instituutsbeheerder BMG aan elk van beiden toegekende innovatiebudget. 3. De instituutsbeheerder BMG draagt voorts beheersbevoegdheden op aan de sectieleiders (zie hiervoor art.5 van deze beheersinstructie). 5

6 Artikel 4. Mandatering van beheerstaken door de instituutsbeheerder BMG aan de directeur bedrijfsvoering. De prodecaan mandateert aan de directeur bedrijfsvoering de volgende beheerstaken: A. Algemeen m.b.t. het personeelsbeheer: a. het vaststellen van de functiebeschrijvingen van het personeel binnen het ibmg, m.u.v. de functies van het wetenschappelijk personeel en voorts de functies van directeur bedrijfsvoering, directeur onderwijs en directeur onderzoek; b. het vaststellen van de functiewaarderingen van dit personeel, m.u.v. de functies vanaf schaal 11; c. de aanstelling en interne vrijwillige overplaatsing van dit personeel alsmede het afsluiten van arbeidscontracten; d. het ontslag van dit personeel; e. de inschaling van dit personeel, m.u.v. van de hoogleraren, van de sectiesleiders en van de directeuren onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering; f. de toekenning respectievelijk - voor zover van toepassing - de intrekking van periodieke salarisverhogingen, bevorderingen, toelagen, gratificaties en vergoedingen, alsmede het toepassen van spaarloonregelingen van dit personeel; g. de beslissingen i.v.m. werktijd, arbeidsduurverkorting, arbeidsduurverlenging en aanwezigheid van dit personeel; h. de algemene zorg voor de arbeidsomstandigheden, waaronder veiligheid, gezondheid en welzijn, voortvloeiend uit de universitaire activiteiten; i. het openstellen van vacatures voor open werving alsmede het plaatsen van advertenties respectievelijk het tot stand brengen van een andere wijze van werving van dit personeel; j. het opleggen, c.q. het ontheffen van de verhuisplicht van dit personeel; k. het toepassen van de vakantie en verlofregeling van dit personeel in individuele gevallen; l. het verlenen van studiefaciliteiten van dit personeel, waaronder begrepen dienstopleidingen; m. het voeren van de personeelsadministratie en het verrichten van diverse administratieve handelingen ten aanzien van dit personeel. m.b.t. het financieel beheer: Het opstellen van de begroting van het ibmg, waarin de baten en lasten afzonderlijk worden geraamd. m.b.t. het materieel, technisch en gebouwenbeheer: De taken, als bedoeld in artikel 36 BBR-EUR. m.b.t. het beheer van de informatiesystemen m.i.v. de bestanden met persoonsgegevens: De taken, als bedoeld in artikel 37 BBR-EUR. 6

7 B. Als hoofd van het ondersteunend bureau m.b.t. het personeel dat is geplaatst bij het ondersteunend bureau. a. de selectie van dit personeel; b. de zorg voor de oordeelsvorming over het functioneren van dit personeel; c. de zorg voor het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatige en rechtmatige inzet van dit personeel; m.b.t. het financieel beheer omvattende de besluiten en handelingen, die bij of krachtens de wet dan wel ingevolge het binnen de EUR vastgestelde beleid zijn voorgeschreven, doch in elk geval: a. het opstellen van het begrotingsplan voor het ondersteunend bureau, waarin de baten en lasten afzonderlijk worden geraamd b. het aangaan van verplichtingen en/of het doen van uitgaven, niet de bouw betreffende, voor een bedrag kleiner dan telkens ,-; c. het aangaan van contracten voor maximaal een jaar en tot een bedrag kleiner dan telkens ,-; d. het aangaan van overeenkomsten m.b.t. het geven van onderwijs t.b.v. derden, dan wel het verrichten van onderzoek in opdracht van derden voor maximaal vier jaar en tot een bedrag kleiner dan telkens ,-. m.b.t. het materieel, technisch en gebouwenbeheer. a. de inrichting voor het gebruik van de roerende zaken voor zover beheersmatig bij het ondersteunend bureau is ondergebracht; b. het onderhoud en de vervanging van roerende zaken voor zover beheersmatig bij het ondersteunend bureau is ondergebracht; c. het toezicht op het rechtmatig en doelmatig gebruik van de roerende zaken voorzover beheersmatig bij het ondersteunend bureau is ondergebracht; d. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent het rechtmatig gebruik van de roerende zaken voor zover beheersmatig bij het ondersteunend bureau is ondergebracht. Artikel 5. Mandatering van beheerstaken door de instituutsbeheerder BMG aan de sectieleiders. De instituutsbeheerder BMG mandateert aan de sectieleiders, steeds indien en voor zover het hun sectie betreft: m.b.t. het personeelsbeheer voor zover het wetenschappelijk personeel betreft dat is geplaatst bij de sectie: a. de selectie van dit personeel; b. de zorg voor de oordeelsvorming over het functioneren van dit personeel; c. de zorg voor het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatige en rechtmatige inzet van dit personeel; m.b.t. het financieel beheer omvattende de besluiten en handelingen, die bij of krachtens de wet dan wel ingevolge het binnen de EUR vastgestelde beleid zijn voorgeschreven, doch in elk geval: a. het opstellen van het begrotingsplan voor de sectie, waarin de baten en lasten afzonderlijk worden geraamd; b. het aangaan van verplichtingen en / of het doen van uitgaven, niet de bouw betreffende, voor een kleiner bedrag dan telkens ,- per jaar; 7

8 c. het uitbrengen van offertes t.b.v. het aangaan van contracten voor maximaal 4 jaar en tot een bedrag kleiner dan ,- per jaar (na fiat controller van het ibmg). Artikel 6. Overleg instituutsbeheerder BMG met de leden van het MT en met sectieleiders. De instituutsbeheerder BMG, de eerder in deze beheersinstructie genoemde leden van het MT en de sectieleiders plegen regelmatig overleg over de afstemming van de uitvoering van de door de prodecaan voorbehouden, resp. aan genoemde leden van het MT en de sectieleiders gemandateerde beheerstaken. De leden van het MT en de sectieleiders adviseren de instituutsbeheerder BMG desgevraagd of eigener beweging over de uitvoering van diens beheerstaken binnen het ibmg. Artikel 7. Vervanging prodecaan, de directeur bedrijfsvoering en de sectieleiders Bij afwezigheid of ontstentenis van de prodecaan worden diens taken waargenomen door een of meer door de prodecaan/instituutsbeheerder BMG aangewezen leden van het MT. Bij langdurige afwezigheid van de prodecaan wordt over de vervanging van de instituutsbeheerder BMG afgestemd met de decaan. Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur bedrijfsvoering worden diens taken waargenomen door een of meer door de prodecaan/instituutsbeheerder BMG aan te wijzen ander lid/leden van het MT. Bij afwezigheid of ontstentenis van een sectieleider worden diens taken waargenomen door de plaatsvervangend sectieleider van de desbetreffende sectie. Aldus opgemaakt te Rotterdam, en - gehoord de instituutsraad ibmg - vastgesteld en getekend door de instituutsbeheerder BMG op 20 april 2010, (Prof. dr. W.R.F. Notten) Aldus goedgekeurd door de decaan op 2010, (Prof.dr.H.A.P. Pols) Aldus goedgekeurd door het College van Bestuur op , (Mr.P.F.M.van der Meer Mohr) 8