BESTEK LEVERING VAN MEDISCH VERZORGINGSMATERIAAL, INSTRUMENTARIUM, MEUBILAIR EN MEDISCHE WERKKLEDIJ OPENBARE AANBESTEDING

Transcriptie

1 1 BESTEK FED/11/OA/180/MED.MAT LEVERING VAN MEDISCH VERZORGINGSMATERIAAL, INSTRUMENTARIUM, MEUBILAIR EN MEDISCHE WERKKLEDIJ OPENBARE AANBESTEDING AANBESTEDENDE OVERHEID LEIDENDE DIENST FEDASIL, Kartuizerstraat 21, 1000 Brussel Dienst Overheidsopdrachten, Kartuizerstraat 21, 1000 Brussel CONTACTPERSOON Peter Allaert, Tel 02/ Fax 02/ VOORWERP WIJZE VAN GUNNING WIJZE VAN PRIJSBEPALING AFGEVEN DER OFFERTES Overheidsopdracht Levering van verzorgingsmateriaal en kledij voor de Medische Diensten Openbare aanbesteding Opdracht tegen prijslijst op basis van de vermoedelijke hoeveelheden in bijlage. uiterlijk tegen 8 november 14 uur INFORMATIEZITTING / CPV Medische verbruiksartikelen Kleding voor medisch personeel Diverse medische instrumenten en produkten meubilair voor medische doeleinden Opgemaakt te Brussel op 8 september 2011

2 2 1. Gebruikte afkortingen BS De Wet KB KB 1 KB 2 AAV Art Bijl Z.V. Par. Aanh. PV Ref Belgisch Staatsblad Wet van 24 december 1993 (BS van 22 januari 1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten Koninklijk Besluit KB van 8 januari 1996 (BS van 26 januari 1996), betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken KB van 26 september 1996 (BS van 18 oktober 1996), tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken, en zijn bijlage die de algemene aannemingsvoorwaarden bepaalt voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken. Bijlage aan KB2 : De Algemene AannemingsVoorwaarden Artikel Bijlage Zonder voorwerp = de rubrieken die de benaming zonder voorwerp krijgen, zijn niet van toepassing op onderhavige opdracht Paragraaf Aanhangsel Proces-verbaal Referentie 2. Afwijkingen van de AAV Boetes wegens laattijdige uitvoering : afwijking van art 66 van de AAV (zie par van het huidig bestek) Opleveringen : voorlopige oplevering en definitieve oplevering vallen samen (met uitzondering van perceel 2) (zie par van huidig bestek) 3. Opdracht 3.1. Algemeenheden Open meerjarige opdracht van leveringen met een duurtijd van 4 jaar gebaseerd op de vermoedelijke hoeveelheden in lijst A in bijlage gevoegd Voorwerp van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is het leveren van medisch verzorgingsmateriaal (geen medicatie), divers materiaal voor medische gebruik, meubilair voor medische doeleinden. Met inbegrip van kledij voor medisch personeel.

3 3 De inschrijver zal een prijs opgeven zowel voor lijst A als lijst B. CPV nummers : Medische verbruiksartikelen Kleding voor medisch personeel Diverse medische instrumenten en produkten meubilair voor medische doeleinden 3.3. Percelen De opdracht is verdeeld in 3 percelen. Perceel 1 Perceel 2 Perceel 3 klein medisch verzorgingsmateriaal medisch instrumentarium en medisch meubilair medische werkkledij de inhoud van elk perceel is ondeelbaar en de inschrijvers dienen een offerte in te dienen voor ten minste 1 perceel de inschrijver die een offerte indient voor meerdere percelen dient voor elk perceel een afzonderlijke offerte in te dienen Er zijn 2 lijsten : lijst A met vermoedelijke hoeveelheden en lijst B zonder vermoedelijke hoeveelheden. Voor beide lijsten dienen de inschrijvers prijzen in te dienen. Enkel lijst A zal gebruikt worden voor de prijsvergelijking. Beide lijsten samen vormen de shoppinglist die de centra zullen gebruiken bij de bestellingen Technische specificaties De leveringen zullen conform zijn met de specificaties vermeld in bijlage Duur van de overeenkomst De overeenkomst start op 1 januari 2012 en heeft een duurtijd van 4 jaar Opzegtermijn De overeenkomst begint vanaf de datum vermeld in de notificatie per aangetekend schrijven vanwege de Aanbestedende Overheid. De overeenkomst zal principieel afgesloten worden voor een initiële periode van 1 jaar. Startende op de datum vermeld in het schrijven. De overeenkomst zal elk jaar stilzwijgend verlengd worden en zal van rechtswege vervallen op 31 december Na deze datum zal geen enkele nieuwe prestatie kunnen geleverd worden in uitvoering van de overeenkomst. Onverminderd de toepassing van eventuele maatregelen van ambtswege, is de overeenkomst opzegbaar : vanaf 2013 door de aannemer, mits een opzegtermijn van 180 kalenderdagen, te betekenen met een aangetekend schrijven ten allen tijde, van rechtswege, door de Aanbestedende Overheid, middels een opzegtermijn van 90 kalenderdagen, te betekenen met een aangetekend schrijven De opzegging van het contract onder de bovenvernoemde voorwaarden geeft geen aanleiding tot schadevergoeding voor elk van beide partijen.

4 4 4. Aanbestedende overheid, Leidende dienst en Leidend Ambtenaar 4.1. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de directeur-generaal van Fedasil. De aanbestedende overheid is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. De aanbestedende overheid wordt vertegenwoordigd door de Leidende Dienst Leidende dienst De Leidende dienst voor deze opdracht is de dienst overheidsopdrachten van Fedasil. Contactpersoon : Dhr Peter Allaert Coördinator overheidsopdrachten Kartuizerstraat Brussel tel. 02/ fax 02/ peter.allaert@fedasil.be Bezoek op afspraak Leidend ambtenaar De gegevens van de Leidend ambtenaar zullen bekend gemaakt worden bij de toewijzing. Het mandaat van de Leidend ambtenaar is als volgt : de Leidend ambtenaar is gemachtigd alle schikkingen, binnen de door dit bestek vastgestelde limieten, te treffen teneinde de goede uitvoering van het contract toe te laten het is de Leidend ambtenaar in geen geval toegelaten de modaliteiten (bv leveringstermijnen...) of de inventaris (bv hoeveelheden) van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn elke belofte, wijziging of afspraak die afwijkt van de voorwaarden van het bestek en die niet door de Aanbestedende overheid is betekend, is door beide partijen als nietig te beschouwen. 5. Wijze van gunnen van de opdracht De gevolgde procedure is : Openbare aanbesteding Er wordt de aandacht op gevestigd dat deze procedure geen onderhandelingen toelaat. Het Agentschap heeft geen verplichting om de opdracht toe te wijzen. Het Agentschap kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Dit kan zowel de totaliteit van de opdracht als één of meerdere percelen betreffen. Het Agentschap heeft bijgevolg het recht slechts enkele percelen toe te wijzen en eventueel te besluiten andere op te nemen in één of meerdere opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund. Dit is overeenkomstig de bepalingen van artikel 18 van de wet van

5 5 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Zo zal de Aanbestedende overheid kunnen overgaan tot niet-gunning indien de raming van de opdracht wordt overschreden. 6. Documenten, met uitsluiting van alle andere, van toepassing op de opdracht 6.1. De wetgeving op de overheidsopdrachten, in het bijzonder : De Wet KB 1 KB 2 Deze documenten zijn beschikbaar via internet op volgend adres : 7. Selectiecriteria In toepassing van artikel 42 en volgende van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken zal de aanbestedende overheid voorafgaand aan de gunning, overgaan tot de kwalitatieve selectie van de inschrijvers op basis van de hierna vermelde noodzakelijke documenten en inlichtingen. Hierbij zullen de regelmatig ingediende offertes getoetst worden aan de hierna vermelde uitsluitings- en selectiecriteria. De documenten met betrekking tot uitsluitingscriteria 1 tot 3 zullen door de Aanbestedende overheid op eigen initiatief geraadpleegd worden (via Digiflow) voor wat betreft de Belgische inschrijvers Uitsluitingscriterium 1 sociale zekerheidsverplichtingen (art 43, 5 KB1) In toepassing van Art 42 van het KB 1, zal de Aanbestedende overheid, voorafgaand aan de gunning, overgaan tot een kwalitatieve selectie van de inschrijvers, op basis van het artikel 43 5 van het KB 1 en het Art 90 van het KB 1, 3 indien hij Belg is, 4 indien hij buitenlander is. Hiervoor zal de inschrijver door het deelnemen aan de opdracht impliciet verklaren dat hij zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt wat betreft de sociale zekerheidsverplichtingen. Indien de inschrijver een buitenlandse inschrijver is, dient hij een document toe te voegen van zijn situatie. Wanneer een document of getuigschrift niet uitgereikt werd in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder ede of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst Uitsluitingscriterium 2 BTW en Directe belastingen De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van uiterste inschrijving) attest of attesten uitgereikt door de administratie(s) die in zijn land bevoegd is (zijn) voor het innen van de directe belastingen en van de BTW (of van de taksen die in zijn land de BTW vervangen) waarin vermeld staat dat hij in orde is met zijn verplichtingen ten overstaan van de voormelde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten in zijn land niet worden uitgereikt, volstaat een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land.

6 Uitsluitingscriterium 3 niet-faling De inschrijver mag zich niet in onder andere één van de volgende gevallen verkeren : 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen 2 aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Voor een buitenlandse inschrijver dient het attest te worden uitgereikt door de overheidsinstantie die hiervoor in zijn land bevoegd is, of bij ontstentenis, een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of een gerechtelijke overheidsinstantie Selectiecriterium (art. 45, 1 KB 1) Capaciteiten van de leverancier : lijst van gelijkaardige leveringen Het opgeven van minimaal drie gelijkaardige referenties van de afgelopen drie jaar met een korte omschrijving van het voorwerp, de waarde en de contactgegevens van de klant. 8. Offertes 8.1. Voorstelling en aantal exemplaren De offerte zal verplicht bestaan uit twee fysisch gescheiden luiken zoals hieronder beschreven en waarbij één exemplaar van elk de vermelding ORIGINEEL zal dragen. Enkel dit exemplaar zal gelden in geval van discordantie tussen de exemplaren Het administratief en financieel luik Dit luik zal opgesteld worden in DRIE exemplaren en zal opgesteld worden conform het model in bijlage A. De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat de administratieve offerte de prijs voor elk der voorgestelde posten moet bevatten Het technisch luik Het technisch luik zal worden opgesteld in DRIE exemplaren. Dit luik beschrijft op eenduidige wijze alle aspecten van de dienstverlening en de technische karakteristieken van de gevraagde posten. Het zal vergezeld zijn van alle nuttig geachte technische documentatie. Geen enkele prijs mag vermeld worden in het technisch luik Taal Het administratief en het technisch luik moeten volledig worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans Indienen en opening der offertes Datum en uur : 8 novembre 2011 om 14u.

7 Plaats voor het openen der offertes Indienen van offertes Fedasil Kartuizerstraat Brussel 3 e verdieping ofwel aan de ambtenaar van de Aanbestedende overheid, aanwezig op de plaats van de opening van de offertes, vooraleer de zitting voor geopend verklaard wordt ofwel per drager in het bureau van de Leidende Dienst vermeld in Par hiervoor, tot UITERLIJK 1 uur voor het voorziene openingsuur. In dat geval geldt het ontvangstbewijs, door een ambtenaar van de Aanbestedende overheid gedateerd en ondertekend, als rechtsgeldig hetzij met De Post volgens de voorwaarden voorzien door Art 104 van het KB Omslagen voor het indienen der offertes. De offertes die via De Post worden verzonden dienen zich in een dubbele omslag te bevinden (zie Art 104 van het KB 1) Gestanddoeningstermijn van de offerte De inschrijver blijft door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen. Deze termijn begint te lopen vanaf de opening van de offertes. 9. Gunningscriteria De opdracht zal worden toegewezen op basis van de regelmatige offerte met de laagste prijs. De laagste prijs zal bepaald worden op basis van de totale prijs rekening houdende met de vermoedelijke hoeveelheden vermeld in lijst A van de inventaris. (bijlage) 10. Prijzen Prijsbepalingen De aangeboden prijzen zijn prijzen DDP (Delivery Duty Paid) exclusief BTW. De inschrijver is verplicht in zijn offerte de aanslagvoet van de belasting op de toegevoegde waarde te vermelden. De prijzen worden in de offerte in Euro opgegeven. Het totale bedrag van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven. Dit geschiedt ook met het globale bedrag van iedere post in de inventaris Prijsherzieningen De opgegeven prijzen kunnen jaarlijks herzien worden tijdens de uitvoering van het contract teneinde rekening te houden met de prijsevolutie van salarissen en materialen.

8 8 Elke inschrijver die één of meerdere prijsherzieningsformules voorstelt dient verplicht volgende structuur te gebruiken: Mb S P = Po ( a + b n ) Mbo So Waarin: P = herziene prijs Po = inschrijvingsprijs a,b,c,,n = coëfficiënten waarvan de som = 1 a = vaste coëfficiënt, met een minimum van 20 % (behoudens afwijking toegestaan door de FOD Economie) Mx = materiaalindices Sx = indices der salarissen en sociale lasten De inschrijver zal duidelijk de gebruikte officiële indices, hun waarde bij inschrijving, en het gewenste leesmoment vermelden alsook waar deze indices kunnen geraadpleegd worden. De herziene prijzen gelden vanaf de verjaardag van het starten van de overeenkomst en zullen voor aanvaarding minimum 3 maanden voordien per aangetekend schrijven aan de Leidende Dienst voorgelegd worden Prijscontrole De aanbestedende overheid behoudt het recht de prijzen te controleren door middel van alle beschikbare boekhoudkundige documenten en bezoeken ter plaatse. En dit eveneens bij onderaannemers of co-contractanten. 11. Borgstelling Bedrag Het bedrag van de borgstelling is bepaald op 5% van het totale bedrag van de opdracht op jaarbasis, BTW niet inbegrepen. Binnen de dertig kalenderdagen die volgen op de betekening van het contract dient de aannemer het bewijs te leveren aan de aanbestedende overheid dat de borg gesteld werd. De termijn wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de aannemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald, op voorwaarde dat deze in vak 5 van bijlage A expliciet vermeld wordt. In het geval van een borgstelling in speciën, dient de overschrijving uitgevoerd te worden op bankrekening van de Deposito- en Consignatiekas (wetstraat 71, 1040 Brussel, tel 02/ , fax 02/ ). De borgstelling kan ook gedaan worden op één van de wijzen voorzien in Art 5 Par 3 van de AAV (bv Bankwaarborg) Vrijgave van de borgstelling De borgstelling vermeld in de kennisgevingsbrief zal enkel kunnen vrijgegeven worden door de aanbestedende overheid bij de beëindiging van het contract, op schriftelijke aanvraag van de opdrachtnemer overgemaakt aan de aanbestedende overheid.

9 9 12. Levering Plaats(en) van levering Het leveringsadres (klant) zal vermeld worden op de bestelbon. De levering gebeurt op de medische dienst van het bestellende centrum en meerbepaald aan de SPOC of diens vervanger. Leveringen op werkdagen tussen 9u en 16u. Een akkoord over een wijziging van de leveringsplaats kan later gebeuren tussen de klant en de aannemer Leveringsomstandigheden Indien door speciale omstandigheden (bv werken, feestelijkheden...) moeilijke doorgang is voor de leveringen, zal de klant dit vermelden op de bestelbon. En de nodige info doorgeven aan de opdrachtnemer (bv via mail of schriftelijk op de bestelbon) Formaliteiten van levering De verzendnota in 2 exemplaren worden gelijktijdig met de levering aan het leveringsadres van de klant voorgelegd en voor ontvangst ondertekend en gedateerd door deze laatste (1 voor de bestemmeling en 1 voor de leverancier). De verzendnota vermeldt duidelijk : de naam van de aannemer het nummer van het bestek het nummer van de bestelbon van de klant de naam en adres van de bestemmeling de leveringsdatum het codenummer, de aard en hoeveelheid van de geleverde artikelen eventueel de artikelen die niet geleverd zijn Zij dient ondertekend en gedateerd te worden door de bestemmeling. De aannemer voegt bij de bestelling voor de klant die erom vraagt een copie van de technische fiches of eventuele andere fiches Leveringstermijnen De goederen dienen geleverd te worden volgende de volgende leveringstermijnen : perceel 1 : klein medisch materiaal o Normale bestellingen : levering max 1 week na bestelling o dringende bestellingen : levering max 3 dagen na bestelling ( DRINGEND-URGENT vermeld op bestelbon) perceel 2 : medisch instrumentarium en medisch meubilair o levering maximum 3 weken na bestelling perceel 3 : kledij voor medisch personeel

10 10 o levering maximum 3 weken na bestelling Boetes wegens laattijdige uitvoering Het louter verstrijken van de leveringstermijn stelt de aannemer in gebreke. De boetes zijn eisbaar zonder ingebrekestelling, zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast. In afwijking van art van de AAV worden de boetes toegepast vanaf de eerste werkdag volgend op het verstrijken van de bepaalde leveringstermijn. perceel 1 voor normale bestellingen : per kalenderdag te laat 0,25% met een maximum van 5% van de waarde voor dringende bestellingen : per kalenderdag te laat 0,50% met een maximum van 5% van de waarde perceel 2 per kalenderdag te laat 0,25% met een maximum van 5% van de waarde perceel 3 per kalenderdag te laat 0,25% met een maximum van 5% van de waarde Het bedrag van de boete wordt afgetrokken van het aan de klant te factureren bedrag. Worden echter niet aangerekend : de boetes wegens laattijdige uitvoering waarvan het totaal bedrag geen 55 bereikt de boetes wegens laattijdige uitvoering voor de periode tussen het verstrijken van de initieel vastgestelde leveringstermijn en de schriftelijke kennisgeving van een toegestane verlenging ingeval een ingediend verzoek tot verlenging ontvankelijk en gegrond wordt geacht. 13. Opleveringen (AAV, Art 12, 19, 53 tot 65) Voorlopige oplevering De voorlopige oplevering gebeurt door toedoen van de klanten, door toepassing van art e, 1 e alinea, hetzij op de plaats van levering. Het nazicht geschiedt op een aantal artikelen, door de klanten te bepalen naargelang de belangrijkheid van de levering. De uitslag van dit nazicht geldt voor de ganse betrokken levering. Mocht bij de oplevering of bij het gebruik van de artikelen worden vastgesteld dat sommige daarvan een gebrek vertonen of niet overeenstemmen met hetgeen besteld werd, dan moet de leverancier deze op verzoek van de desbetreffende klant (of van de leidende dienst) zelf op zijn kosten vervangen Definitieve oplevering Zij is impliciet en valt samen met de voorlopige oplevering. Met uitzondering voor perceel Betalingsmodaliteiten De factuur wordt verzonden maandelijks!! naar het facturatieadres zoals aangegeven op de bestelbon van de klant. Op elk ogenblik kan de Leidende Dienst een copie van de facturen opvragen. Alle facturen moeten de volgende gegevens vermelden :

11 11 nummer van het bestek en het perceel nummer(s) en datum(s) van de bestelbon(s) naam, adres van de bestellende klant hoeveelheid, aard en codenummer van de geleverde artikelen de eenheidsprijs excl BTW het totaal bedrag excl BTW het percentage van de BTW en het bedrag van de BTW het totaal bedrag, incl BTW De betaling zal gebeuren binnen de 50 kalenderdagen vanaf het ogenblik dat de Leidend ambtenaar in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur en ondertekende leveringsbons, verstuurd naar de client. 15. Wijziging shoppinglist In de loop van het contract kan de lijst van artikelen op aanvraag van de aannemer of van de Leidende Dienst aan de nieuwigheden op de markt aangepast worden. Dit zijn artikelen die aan lijst B worden toegevoegd. Deze aanvragen voor selectiewijziging kunnen vanaf de gunning van de opdracht en op eender welk ogenblik plaatsvinden Uitbreiding van de lijst door de Leidende Dienst De lijst van produkten en materialen in het bestek is niet limitatief. De Leidende Dienst kan op gelijk welk tijdstip tijdens de duur van de overeenkomst vragen bepaalde produkten of materialen toe te voegen. Dit om te zorgen voor de goede werking van de centra. Op voorwaarde dat deze produkten/materialen binnen het kader van de opdracht vallen. 16. Bijzondere bepalingen Bevoegdheid Het Belgisch recht is toepasselijk voor het interpreteren van de contractuele clausules en voor het bepalen van de rechten en verplichtingen die NIET door deze clausules zouden geregeld zijn. Enkel de rechtscolleges van het gerechtelijk arrondissement Brussel zijn bevoegd om de geschillen, die door de opdracht zouden kunnen ontstaan, te behandelen Onderaanneming De onderaanneming voor een gedeelte van de opdracht is toegestaan. eventuele onderaannemers zullen in de offerte vermeld worden. De namen en identificatie van de De onderaannemers moeten hun verplichtingen ten aanzien van de RSZ zijn nagekomen, of in voorkomend geval tegenover de vergelijkbare nationale instellingen voor de buitenlandse onderaannemers. De kandidaat inschrijver zal de volledige verantwoordelijkheid dragen voor het gehele project en zal de enige gesprekspartner zijn van de aanbestedende overheid. De inschrijvers mogen, uitsluitend onder hun eigen en volledige verantwoordelijkheid, voor bepaalde gedeelten van de opdracht in onderaanneming gaan. Op verzoek van de Aanbestedende overheid, zal de inschrijver, voor het gunnen van de opdracht, alle nodige inlichtingen bijvoegen om de evaluatie van eventuele onderaannemers mogelijk te maken.

12 12 De Aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om controles op de juistheid van de verstrekte gegevens uit te voeren op alle mogelijke stukken en zelfs bij de onderaannemer. Indien de Aanbestedende overheid beslist om over te gaan tot de evaluatie van deze onderaannemers, zal de inschrijver officieel op de hoogte gesteld worden door middel van een aangetekend schrijven. Weigering van een evaluatie van deze onderaannemers zal de uitsluiting voor deze opdracht of het verbreken ervan tot gevolg hebben Jaarlijks overleg Jaarlijks dient er een overleg plaats te vinden met een verantwoordelijke van de contractant. Dit bij voorkeur in de maand januari of februari. Dit overleg zal plaatsvinden op de locatie aangeduid door de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer stelt een SPOC aan. Dit is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever in geval van problemen of vragen. Dit overleg heeft tot doel : te waken over de goede uitvoering van de opdracht en, zo nodig, de eventuele gebreken van de opdrachtnemer ten aanzien van zijn verbintenissen zoals beschreven in dit bestek te onderzoeken voorstellen te maken om te verhelpen aan deze gebreken. Het proces-verbaal van deze vergadering wordt opgesteld door de opdrachtnemer en binnen de 2 weken volgend op deze vergadering aan de Aanbestedende overheid ter nazicht bezorgd. Indien er geen opmerkingen zijn binnen de 2 weken volgend op het ontvangst van dit proces-verbaal, wordt het geacht goedgekeurd te zijn. Het proces-verbaal wordt dan ondertekend door de afgevaardigde van de contractant en de Aanbestedende Overheid Veiligheid en vertrouwelijkheid De inschrijver en Fedasil verbinden er zich uitdrukkelijk toe geen beroepsgeheimen bekend te maken, noch vertrouwelijke informatie te verspreiden waarvan zij kennis hebben genomen bij de toewijzing of de uitvoering van deze opdracht. De inschrijver en Fedasil zullen vertrouwelijke informatie betreffende deze opdracht alleen toevertrouwen aan partijen die bij de uitvoering van de opdracht betrokken zijn. De twee partijen garanderen dat de betrokken personen op de hoogte zijn van de verplichtingen tot geheimhouding en dat zij deze zullen naleven Publiciteit De leverancier verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie. Opgemaakt te Brussel op 8 september Gezien en goedgekeurd, Fanny François Directeur-generaal a.i.