Afhandeling paspoortaanvraag Stadsdeel Osdorp, afdeling Burgerzaken

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Afhandeling paspoortaanvraag Stadsdeel Osdorp, afdeling Burgerzaken 25 februari 2003 RA Samenvatting Tijdens een verblijf in Venezuela begin 2002 wordt verzoekers paspoort gestolen en krijgt hij een noodpaspoort. Na terugkomst in Nederland vraagt hij op 13 maart 2002 bij de afdeling Burgerzaken van stadsdeel Osdorp een nieuw paspoort aan. Hij vraagt de medewerkster van de afdeling of het paspoort voor 5 april 2002 gereed is omdat hij dan een vliegreis naar het buitenland heeft geboekt. De medewerkster zegt: Oh, meneer, 5 april 2002, dat is pas over vier weken. of woorden van gelijke strekking. Volgens verzoeker geeft zij met deze opmerking aan dat het paspoort op tijd klaar is. Dat blijkt niet uit te komen. Verzoeker geeft aan dat dit problematisch is omdat zijn vlucht op 5 april 2002 om 8:45 uur vertrekt en zegt dat het stadsdeel op 13 maart 2002 te kennen heeft gegeven dat het paspoort op tijd klaar zou zijn. Een medewerker die zegt op 13 maart 2002 bij het gesprek aanwezig te zijn geweest, zegt dat een dergelijke toezegging niet is gedaan. Verzoeker volhardt dat het wel zo gegaan is en er ontstaat een woordenwisseling. Uiteindelijk zegt de medewerker: U staat gewoon te liegen. Verzoeker voelt zich door deze opmerking gekrenkt. Het stadsdeel heeft verzoeker niet tijdig, juist en volledig geïnformeerd. Met instemming heeft de Gemeentelijke Ombudsman vernomen dat het stadsdeel heeft aangeboden om de kosten van de nieuwe pasfoto te vergoeden. Verzoekers opmerking dat het stadsdeel verzuimd heeft om hem te wijzen op de kosten van het nooddocument is door het stadsdeel niet weersproken. De Gemeentelijke Ombudsman acht het voldoende aannemelijk geworden dat het zo gegaan is en dat de voorlichting daarom tekort is geschoten.

2 Aantal pagina s: 2/6 Oordeel De onderzochte gedragingen zijn voor wat betreft: de afhandeling van een paspoortaanvraag: onzorgvuldig; de bejegening door een medewerker van de afdeling Burgerzaken: geen oordeel.

3 Aantal pagina s: 3/6 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 03 april 2002 op het spreekuur ingediend en betreft het Stadsdeel Osdorp, afdeling Burgerzaken. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de afhandeling van een paspoortaanvraag. de bejegening door een medewerker van de afdeling Burgerzaken. Bevindingen Achtergrond van het verzoek Verzoeker komt van de Antillen maar woont sinds enige tijd in Nederland. Tijdens een verblijf in Venezuela begin 2002 wordt verzoekers paspoort gestolen en wordt hem dientengevolge een noodpaspoort verstrekt. Na terugkomst in Nederland vraagt hij op 13 maart 2002 bij de afdeling Burgerzaken van stadsdeel Osdorp een nieuw paspoort aan. Hij vraagt de medewerkster van de afdeling of het paspoort voor 5 april 2002 gereed is omdat hij dan een vliegreis naar het buitenland heeft geboekt. De medewerkster zegt: Oh, meneer, 5 april 2002, dat is pas over vier weken. of woorden van gelijke strekking. Volgens verzoeker geeft zij met deze opmerking aan dat het paspoort op tijd klaar is. De medewerkster informeert verzoeker wel dat uitgezocht zal moeten worden of hij op de Antillen is uitgeschreven. Dit laatste verbaast verzoeker, aangezien hij zich in januari 2001 in Den Haag heeft ingeschreven en vervolgens in september 2001 in Amsterdam. Wanneer hij niets van het stadsdeel verneemt en omdat de tijd begint te dringen, neemt hij eind maart 2002 telefonisch contact met het stadsdeel op. De medewerker die hij spreekt, zegt toe de zaak te zullen uitzoeken en hem terug te bellen. Aangezien verzoeker niet wordt teruggebeld, gaat hij op 2 april 2002 bij de afdeling langs. Dan krijgt hij te horen dat de informatie over de uitschrijving uit de Antillen laat is binnengekomen maar dat de bescheiden nog dezelfde dag naar de firma Enschede te Haarlem zullen worden opgestuurd. Van de desbetreffende autoriteiten op de Antillen verneemt verzoeker later dat de gevraagde informatie reeds op 17 maart 2002 naar Nederland is gestuurd. Ook wordt verzoeker medegedeeld dat het minimaal nog drie werkdagen duurt voordat het paspoort er is. Verzoeker geeft aan dat dit problematisch is omdat zijn vlucht op 5 april 2002 om 8:45 uur vertrekt en zegt dat het stadsdeel op 13 maart 2002 te kennen heeft gegeven dat het paspoort op tijd klaar zou zijn. Een medewerker die zegt op 13 maart 2002 bij het gesprek aanwezig te zijn geweest, zegt dat een dergelijke toezegging niet is gedaan. Verzoeker volhardt dat het wel zo gegaan is en er ontstaat een woordenwisseling. Uiteindelijk zegt de medewerker: U staat gewoon te liegen. Verzoeker voelt zich door deze opmerking gekrenkt. Hij wordt vervolgens op de spoedprocedure gewezen en de daaraan verbonden extra kosten van 33,-. Ook wordt hij gewezen op de mogelijkheid om bij de marechaussee op Schiphol een nooddocument te halen. In dat geval dient hij voor 9,75 een uittreksel uit het bevolkingsregister naar Schiphol mee te nemen. Uit kostenoverwegingen kiest verzoeker voor de laatste mogelijkheid. Wanneer verzoeker later verneemt dat hij op Schiphol ook nog 33,- voor een nooddocument dient te betalen, heeft hij spijt van zijn keuze. Hij is van mening dat het stadsdeel heeft verzuimd hem te wijzen op de kosten van het nooddocument. Op 2 april 2002 s middags bereikt verzoeker het bericht dat het stadsdeel heeft gebeld met het verzoek of hij een nieuwe pasfoto wil overleggen. Verzoeker belt terug met de vraag waarom dat nodig is. Hij krijgt te horen dat de foto te oud is en teveel op de foto op het oude document lijkt. Dit bevreemdt verzoeker aangezien de foto drie weken eerder is gemaakt. Wanneer verzoeker een nieuwe pasfoto komt afgeven wordt hem

4 Aantal pagina s: 4/6 gevraagd om een nieuw aanvraagformulier te ondertekenen. Verzoeker krijgt de indruk dat een hele nieuwe aanvraag ingediend wordt omdat zijn bescheiden wellicht zoekgeraakt zijn. Aangezien verzoeker zich in de gang van zaken niet kan vinden, wendt hij zich op 3 april 2002 tot de ombudsman. Reactie van het stadsdeel Bij vermissing moet altijd de originele paspoortaanvraag bij de vorige gemeente of zoals in verzoekers geval bij de afdeling bevolking van één van de eilanden van de Antillen worden opgevraagd. Het gaat er dan niet om waar de desbetreffende persoon staat ingeschreven maar om de plaats waar de vorige aanvraag van het reisdocument is gedaan, in dit geval Curaçao. De medewerker die verzoeker op 26 maart 2002 sprak heeft toegezegd verzoeker te zullen terugbellen zodra het document ontvangen is. Deze toezegging kon niet worden nagekomen omdat het document pas op 28 maart 2002 is binnengekomen (29 maart Goede Vrijdag, 31 maart en 1 april Pasen). De normale wachttijd voor een paspoort is ongeveer vijf werkdagen, bij vermissingen is dat vaak langer. Naast het vaststellen van de identiteit kan de aanvraag pas gescand worden als de voormalige reisdocumentgegevens verwerkt zijn in de GBA. In deze zaak stond het vermiste paspoort niet vermeld in de GBA. De paspoortgegevens konden pas worden aangevuld en geregistreerd in de GBA op de eerstvolgende werkdag, te weten 2 april Het proces van de aanvraag inclusief het aangetekend verzenden door de firma Enschede neemt enkele werkdagen in beslag. De afgiftedatum die vermeld is op het paspoort is dus niet de datum dat de gemeente over het document beschikt. Het geheel heeft conform het Handboek procedures Burgerzaken plaatsgevonden. Hierbij dient opgemerkt te worden dat indien er twijfel bestaat over de identiteit van een paspoortaanvrager de gemeente de aanvraag op grond van de Paspoortwet maximaal acht weken in behandeling mag houden. De uitdrukking U staat gewoon te liegen is niet gebruikt. Als verzoeker deze mening wel heeft, is dat door hem verkeerd begrepen en door het stadsdeel niet zo bedoeld. Het aanvraagformulier moest opnieuw worden aangemaakt omdat is gebleken dat het paspoortnummer van het vermiste document, hetgeen op de Antillen was aangevraagd, alhier niet bekend was. Alvorens de aanvraag te scannen naar de firma Enschede te Haarlem, waar het document wordt gepersonaliseerd, moesten eerst deze nieuwe gegevens worden verwerkt in de Gemeentelijke Basisadministratie. De ingeplakte foto verwijderen van het eerste aanvraagformulier, waarin de gegevens dus niet correct waren opgenomen, kon niet zonder beschadiging van de foto gerealiseerd worden. Vandaar het verzoek om een nieuwe foto in te leveren. De eventuele kosten hiervan zal het stadsdeel vergoeden. Het stadsdeel is van mening dat in dit geval de normale procedure bij vermissing is gevolgd. Wel heeft het proces langer geduurd omdat de aanvraag via de Antillen liep. Verzoeker is niet onnodig op kosten gejaagd. Nadere ontwikkelingen Verzoeker is van mening dat hij op 5 april 2002 met het nieuwe paspoort had kunnen afreizen aangezien de afgiftedatum 2 april 2002 is. Het stadsdeel had hem dan wel tijdig dienen te informeren dat hij het paspoort kon ophalen. Op 8 mei 2002 vraagt verzoeker het stadsdeel om vergoeding van de extra gemaakte kosten. Het gaat om het uittreksel basisadministratie van 9,75 en het noodpaspoort van 33,37.

5 Aantal pagina s: 5/6 Het stadsdeel laat verzoeker op 3 juni 2002 weten niet tot vergoeding over te gaan. Het stadsdeel deelt mee dat de paspoortaanvraag op 2 april 2002 via computerverkeer naar de firma Enschede in Haarlem is verstuurd. Na verwerking is het paspoort via de gewone post naar het stadsdeelkantoor gestuurd. Het stadsdeel was derhalve op 2 april 2002 nog niet in het bezit van het paspoort. Reacties op bevindingen Het verslag van bevindingen is als resultaat van het onderzoek naar verzoeker en naar het stadsdeel gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Het stadsdeel en verzoeker hebben hier gebruik van gemaakt. De reacties van het stadsdeel en van verzoeker zijn voor zover relevant in de achtergrond van het verzoek verwerkt. R e g e l g e v i n g Paspoortwet Artikel 41 lid 1: De krachtens artikel 40 bevoegde autoriteiten verstrekken het aangevraagde reisdocument zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na de dag van de aanvraag, tenzij de aanvraag een persoon betreft op wie een mededeling als bedoeld in artikel 25, vierde lid, van toepassing is. Artikel 41 lid 2: De termijn genoemd in het eerste lid, kan in bijzondere gevallen met hoogstens vier weken worden verlengd. De aanvrager wordt daarvan zo spoedig mogelijk doch in ieder geval voor de afloop van de eerste termijn, schriftelijk in kennis gesteld. Overwegingen De afhandeling van een paspoortaanvraag Een van de vereisten die aan behoorlijk overheidsoptreden wordt gesteld is het actief verstrekken van informatie. Deze informatie dient tijdig, volledig en juist te zijn. Dit houdt tevens de plicht in om te waarschuwen voor eventuele nadelige gevolgen. De ombudsman stelt vast dat op grond van de door de afdeling Burgerzaken verstrekte informatie bij verzoeker bepaalde verwachtingen zijn gewekt omtrent het tijdig beschikbaar zijn van het paspoort. In hoeverre de afdeling hieraan heeft bijgedragen heeft de ombudsman in het onderzoek niet kunnen vaststellen. De ombudsman heeft niet kunnen vaststellen dat de verstrekking door toedoen van de afdeling vertraging heeft opgelopen.

6 Aantal pagina s: 6/6 Met betrekking tot het verzoek om een nieuwe pasfoto te overleggen komt de ombudsman tot het volgende. De volgens verzoeker gedane mededeling dat hij te horen kreeg dat de foto te oud is en teveel op de foto op het oude document lijkt, is door het stadsdeel niet weersproken. Er dient derhalve van uit te worden gegaan dat deze mededeling gedaan is. Dit ondanks het feit dat de afdeling heeft aangegeven dat een nieuwe foto nodig was omdat de oude foto niet zonder beschadigingen van het eerste aanvraagformulier verwijderd kon worden. Met instemming heeft de ombudsman vernomen dat het stadsdeel heeft aangeboden om de kosten van de nieuwe pasfoto te vergoeden. Verzoekers opmerking dat het stadsdeel verzuimd heeft om hem te wijzen op de kosten van het nooddocument is door het stadsdeel eveneens niet weersproken. De ombudsman acht het voldoende aannemelijk geworden dat het zo gegaan is en dat de voorlichting derhalve tekort is geschoten. De bejegening door een medewerker van de afdeling Burgerzaken De ombudsnorm van een correcte bejegening ziet toe op het gedrag van de ambtenaar tegenover de burger. De overheid dient zich in de contacten met de burger hulpvaardig en fatsoenlijk op te stellen. Een ambtenaar dient respect te betonen voor de menselijke waardigheid en integriteit van de burger, discriminerende opmerkingen achterwege te laten, zelfbeheersing, sociale vaardigheden en inlevingsvermogen te tonen. Uit een oogpunt van professionaliteit wordt een correcte bejegening niet alleen in normale omstandigheden geëist maar ook in uitzonderlijke situaties. Met betrekking tot de vraag of een medewerker van het stadsdeel de opmerking: U staat gewoon te liegen heeft gemaakt, komt de ombudsman tot het volgende. Gezien de tegenstrijdige verklaringen van verzoeker en het stadsdeel is het niet mogelijk vast te stellen wat er precies gezegd is. De ombudsman onthoudt zich dan ook van een oordeel op dit punt. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn voor wat betreft: de afhandeling van een paspoortaanvraag: onzorgvuldig; de bejegening door een medewerker van de afdeling Burgerzaken: geen oordeel.