2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Transcriptie

1 CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2008 VAN DE GEMEENTE BRUMMEN 1 Inleiding Bij besluit van 22 juni 2004 heeft de gemeteraad aan Deloitte Accountants opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 213 Gemetewet (GW) voor de gemete uit te voer. Ter voorbereiding ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeteraad echter nog e aantal zak nader regel, hetge op hoofdlijn in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarreking 2008 van de gemete. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzing te gev aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldde normstelling de daarbij verder te hanter goedkeurings- rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarreking 2008 van de gemete. 1.2 Wettelijk kader De gemetewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarreking het daarbij verstrekk van e accountantsverklaring het uitbrg van e verslag van bevinding. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeteraad nadere aanwijzing gev voor te hanter goedkeurings- rapporteringstoleranties. De accountant mag verwacht dat de gemete inzichtelijk maakt welke wet- regelgeving van toepassing is. De gemeteraad heeft op 18 december 2003 de verording ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer op de inrichting van de financiële organisatie van de gemete vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeteraad nadere aanwijzing vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar Algeme uitgangspunt voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art 213 GW is voorgeschrev zal de controle van de in artikel 197 Gemetewet bedoelde jaarreking gericht zijn op het afgev van e oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarreking gepresteerde bat last de activa passiva; - het rechtmatig tot stand kom van de bat last balansmutaties in overestemming met de begroting met de van toepassing zijnde wettelijke regeling, waaronder gemetelijke verording; - de inrichting van het financieel beheer de financiële organisatie gericht op de vraag of deze e getrouwe rechtmatige verantwoording mogelijk mak; - het in overestemming zijn van de door het college opgestelde jaarreking met de bij of krachts algeme maatregel van bestuur te stell regels bedoeld in artikel 186 Gemetewet (Besluit Begroting Verantwoording Provincies Gemet - BBV); - de verigbaarheid van het jaarverslag met de jaarreking; - de verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkering in het kader van de Single information Single audit (SiSa). BR /RE Vastgesteld bij raadsbesluit versie d.d Pagina 1 van 9 RV /RE d.d..

2 Bij de controle zull de nadere regels die bij of krachts algeme maatregel van bestuur word gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemetewet (Besluit Accountantscontrole Provincies Gemet) alsmede de Richtlijn voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepald zijn voor de uit te voer werkzaamhed. Onder rechtmatigheid wordt begrep de definitie volgs het Besluit Accountantscontrole Provincies Gemet (BAPG) dat de in de reking verantwoorde last, bat balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekom, dat wil zegg in overestemming zijn met de begroting met de van toepassing zijnde wettelijke regeling, waaronder gemetelijke verording. 3 Te hanter goedkeurings- rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekk van belangrijke fout baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties statische deelwaarneming extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fout in de jaarreking of onzekerhed in de controle aangeeft (die in e jaarreking maximaal mog voorkom) zonder dat de bruikbaarheid van de jaarreking voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan word beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepald voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te gev accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringtolerantie onderkd. Deze kan als volgt word gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is e bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedrag voortvloeid uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevinding. Hierna zijn opgom de goedkeuringstolerantie de rapporteringtolerantie zoals door de gemeteraad zijn vastgesteld voor het controlejaar Deze kom overe met het wettelijk minimum. Goedkeuringstolerantie Fout in de jaarreking (% last) Onzekerhed in de controle (% last) Strekking accountantsverklaring: Goedkeurd Beperking Oordeelonthouding Afkeurd 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - Op basis van de begroting 2008 van de gemete betek bovgoemde perctages dat e totaalbedrag aan fout in de jaarreking van circa e totaal van onzekerhed van circa de goedkeurde strekking van de accountantsverklaring niet zull aantast. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert. BR /RE Vastgesteld bij raadsbesluit versie d.d Pagina 2 van 9 RV /RE d.d..

3 4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalderjaar 2008 is limitatief gericht op: 4.1 de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom Wetgeving extern van de invtarisatie wet- regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemet is opgom (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitd voor zover deze directe financiële beheershandeling betreff of kunn betreff; 4.2 De naleving van de volgde kaders: - de begroting - de financiële verording ex artikel 212 Gemetewet - de controleverording ex artikel 213 Gemetewet de overige kaders zoals opgom in de kolom Regelgeving intern van de het normkader voor de rechtmatigheidscontrole (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing uitsluitd voor zover deze directe financiële beheershandeling betreff of kunn betreff. T aanzi van de gemetelijke verording word uitsluitd financiele consequties verbond aan die bepaling, die hoogte, duur object/doelgroep (recht) van financiële beheershandeling betreff. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving uitsluitd e toets plaats naar de hoogte, duur object/doelgroep van financiële beheershandeling. 5 Communicatie periodiek overleg In de verording ex artikel 213 Gemetewet is in artikel 4, lid 3, de volgde zinsnede opgom: Ter bevordering van e efficiënte doeltreffde accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tuss de accountant (e vertegwoordiger uit) de raad, (e vertegwoordiger van) de rekkamer(functie), de portefeuillehouder Financiën, de gemetesecretaris, de (concern-)controller het hoofd financiën. In artikel 2 lid 4 artikel 7 lid 4 van deze controleverording zijn ook nog de communicatiemomt boemd tuss de raad de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van e boekjaar in artikel 7 de communicatie tuss de accountant de raad na afloop van de jaarrekingcontrole. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt. 6 Rapportering accountant Tijds na afronding van de controlewerkzaamhed rapporteert de accountant als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant e zogaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomst van die tusstijdse controle wordt e verslag (managemtletter) uitgebracht aan het college van burgemeester wethouders. Verslag van bevinding In overestemming met de gemetewet wordt over de controle e verslag van bevinding uitgebracht aan de raad in afschrift aan het college van burgemeester wethouders. In het verslag van bevinding wordt gerapporteerd over de opzet uitvoering van het financiële beheer of de beheersorganisatie e getrouw rechtmatig financieel beheer e rechtmatige verantwoording daarover waarborg. BR /RE Vastgesteld bij raadsbesluit versie d.d Pagina 3 van 9 RV /RE d.d..

4 Uitgangspunt voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatighed word toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardcriterium, etc.). Fout of onzekerhed die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijd, word weergegev in e apart overzicht bij het verslag van bevinding. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op e gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschrev, de uitkomst van de accountantscontrole weergegev, zowel t aanzi van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeteraad, zodat deze de door het college van burgemeester wethouders opgestelde jaarreking kan vaststell. In bijlage 3 zijn de rapportagemomt nader vastgelegd Bijlag: 1. Invtarisatie (geoperationaliseerde) wet- regelgeving 2008 in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemete 2. Communicatie periodiek overleg 3. Rapportagemomt BR /RE Vastgesteld bij raadsbesluit versie d.d Pagina 4 van 9 RV /RE d.d..

5 Bijlage 1: Invtarisatie (geoperationaliseerde) wet- regelgeving 2008 in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemete In het navolgde overzicht is e invtarisatie gegev van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemet relevante algeme wet- regelgeving. Dit overzicht moet als volgt word gelez. In de eerste kolom is het betrokk programma weergegev. In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteit welke onder zo n programma/product kunn vall. In de kolom wetgeving extern wordt de te toets algeme wet- regelgeving aangegev die direct e relatie heeft met het financieel beheer de inrichting van de financiële organisatie van de gemete. Het feitelijke toetsingkader voor e specifieke geldstroom moet echter veelal nog nader word uitgewerkt. Voor subsidies van voor derd word bijvoorbeeld nadere subsidieregels opgesteld. Ook voor belasting/heffing moet zak nader word geregeld moet e juridische titel word verkreg via e verording. De randvoorwaard waarbinn uitgav (last) mog word gedaan, word onder meer ontled aan de begroting de beheersverording. Veelal zal de gemeteraad dus ter verdere implemtatie van de uitvoering van deze algeme wet- regelgeving eig verording /of beleidsregels opstell waarmee e nadere invulling wordt gegev voor de lokale uitvoering van het daaraan verbond financiële beheer. De voor de gemete geldde regelgeving is in de vierde kolom opgom. Daarnaast word door de Rijksoverheid dan wel andere instanties op grond van deze algeme wet- regelgeving specifieke geldstrom geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies /of specifieke uitkering. Deze specifieke (subsidie) regelgeving is niet in dit overzicht opgom. Ter zake wordt verwez naar het Overzicht Specifieke Uitkering (OSU) dat op de website van het ministerie van BZK is te vind ( Deze specifieke geldstrom vall ook onder de rechtmatigheidscontrole. Programma's/ paragraf 1. E toegankelijk op bestuur 1. E toegankelijk op bestuur 1. E toegankelijk op bestuur specifieke activiteit Algeme financieel middelbeheer Burgerlijke stand afgifte documt Overig Grondexploitatie wetgeving extern - Grondwet - Burgerlijk wetboek - Gemetewet - Besluit Begroting Verantwoording - Wet gemeschappelijke regeling - Algeme Wet Bestuursrecht - Besluit accountantscontrole - Wet opbaarheid van bestuur - Wetgeving omzetbelasting - Burgerlijk Wetboek - Gemetewet - Wet GBA - Wet recht burgerlijke stand - Herzie Wet op Ruimtelijke Ording - Wet op de stads- dorpsvernieuwing - Gemetewet - Archiefwet - Gemetewet - Wet op Ruimtelijke Ording - Woningwet - Handelsregister Intsivering Stedelijke Wet ISV Vernieuwing Wegbeheer Wegverkeerswet 1994 Besluit administratieve bepaling wegverkeer regelgeving intern Financiele verording gemete 2006 controleverording gemete Verording onderzoek doelmatigheid doeltreffdheid van de gemete protocol rekingcommissie Reglemt mandaat-, machtigings- volmacht besluit gemete Nota budgetbeheer Notitie reserves voorziing 2007 Nota weerstandsvermog 2008 Verording gemetelijke basisadministratie persoonsgegevs Legesverording 2005 Reglemt burgerlijke stand Inspraakverording gemete 1991 Verording op de vertrouwscommissie 2004 Verording op de raadscommissies Verording geldelijke voorziing raads commissieled Verording ambtelijke bijstand fractievergoeding gemete Verording binntred ter uitvoering van noodverording Verording commissie bezwaarschrift Archiefverording gemete 2007 Verording burgerinitiatief gemete Exploitatieverording gemete 1994 Bouwverording versie d.d van 9

6 Programma's/ paragraf gemete gemete gemete gemete gemete 5. Persoonlijke ontplooiing cultuur specifieke activiteit Rioolbeheer reiniging wetgeving extern Wet personvervoer Taxiwet - Gemetewet -Wet op de waterhuishouding - Waterleidingwet regelgeving intern Woonwags Gemetewet Won, beheer gemetelijke pand accommodaties - Leegstandswet -Woningwet - Huurprijzwet woonruimte - Huisvestingswet - Huurwet - Huursubsidiewet - Besluit woninggebond subsidies Ongedierte bestrijding Gemetewet Grobeheer - Boswet - Kaderwet LNVsubsidies Verording rioolrecht 2005 verording op de heffing de invordering van afvalstoffheffing reinigingsrecht 1997 Lozingsverording riolering 1994 monumtverording Subsidieverording voor monumt 2004 verording tot regeling van de monumtcommissie 2005 verording woninggebond subsidies Regio Steddriehoek 1996 Verording VROM startersregeling gemete Afvalstoff beheer Gemetewet Verording afvalstoffheffing 2005 Milieubeheer Wet belasting op milieu grondslag Telecommunicatie Telecommunicatiewet Sociale inkoms voorziing Wet Werk Bijstand IOAW IOAZ Sociale Fiscale wetgeving Verording toeslag op verlaging van de bijstandsnorm Afstemmingsverording Wet Werk Bijstand (WWB) gemete Reïntegratieverording Wet werk bijstand gemete Verording cliëntparticipatie wet werk bijstand Schuldhulp verling Wet op kredietbeheer Marktgeld Gemetewet Winkeltijdwet Vreemdeling zak Vreemdelingwet Integratie Vangnetregeling huursubsidie Verzorg basis- speciaal onderwijs Wet inburgering Wet op de huursubsidie - Wet primair onderwijs - Wet op de basiseducatie - GOA - OALT Verording op de heffing invordering van Marktgeld Marktverording gemete 1994 Verording winkeltijd gemete Boeteverording Wet inburgering nieuwkomers gemete Verording Wet Inburgering Verording leerlingvervoer gemete versie d.d van 9

7 Programma's/ paragraf 5. Persoonlijke ontpooiing cultuur 5. Persoonlijke ontpooiing cultuur 6. E veilige specifieke activiteit Verzorg voortgezet onderwijs Cultuur lokale media Handhaving wetgeving extern - Wet op het voortgezet onderwijs - Wet op het hoger onderwijs wetschappelijk onderzoek - Wet educatie- beroepsonderwijs - Mediawet - Wet op het specifiek cultuurbeleid - Gemetewet - Drank- horecawet 6. E veilige Brandweer rampbestrij-ding Brandweerwet E veilige ingsvergunning Brandbeveili- Gemetewet 7. Zorg welzijn Wet Maatschappelijke Ondersteuning 7. Zorg welzijn Grafrecht - Gemetewet - Wet op de lijkbezorging regelgeving intern Verording godsdistonderwijs Verording procedure overleg huisvesting onderwijs in de gemete Verording Voorziing Huisvesting Onderwijs gemete Verording overleg lokaal onderwijsbeleid gemete Verording materiele financiele gelijkstelling onderwijs gemete Verording op de schoolbegeleiding gemete Algeme subsidieverording 2004 gemete Algeme plaatselijke verording gemete Drank- horecaverording van Organisatieverording brandweer Brandbeveiligingsverording Verording WMO Verording begraafplaats gemete Verording lijkbezorgingsrecht Zorg welzijn Algeme welzijn sport Welzijnswet Algeme subsidieverording 2004 gemete 7. Zorg welzijn Algeme welzijn sport Welzijnswet Beleidsregels subsidieverstrekking Zorg welzijn Kinderopvang Wet basisvoorziing kinderopvang verording kinderopvang gemete verording wet kinderopvang 7. Zorg welzijn Algeme Wet Bijzondere Ziektekost 7. Zorg welzijn Overig 7. Zorg welzijn Ambulance-vervoer Wet ambulancevervoer Verording kwaliteitsregels peuterspeelzal Tariefverording sporthal De Bhoele Verording tot subsidiering van e regionaal indicatieorgaan Tariefregeling voor welzijnsaccommodaties D. Financiering Treasurybeheer Wet financiering dectrale overhed Treasurystatuut D. Financiering OZB - Gemetewet - Wet waardering Verording onroerde-zaakbelasting Onroerde Zak D. Financiering Toerist belasting Gemetewet Verording toeristbelasting D. Financiering Fors belasting Gemetewet Verording forsbelasting E. Bedrijfsvoering Arbeidsvoorwaard personeels beleid E. Bedrijfsvoering inkop contractbeheer - Ambtarwet - Fiscale Wetgeving - Sociale verzekeringswett - CAR/UWO EU-aanbestedingsregels Bezoldigingsregeling personeel gemete Studiefaciliteitverording Nota budgetbeheer Inkoopbeleid Verording allerecht Delta schoonmaakwerkzaamhed versie d.d van 9

8 Bijlage 2: Communicatie periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in e communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekk te combiner. In het kader van het bestuurlijk overleg de rapportage kunn de volgde contact tuss de accountant het bestuur managemt als regel van toepassing zijn. Aantal per jaar Toelichting Raad De gemeteraad is opdrachtgever van de accountant. E delegatie vanuit de raad (rekingcommissie) is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met deze delegatie zal voorafgaand aan de controle e overleg plaatsvind om te kom tot e afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Evtuele tusstijdse belangrijke bijstelling van de controle zull tusstijds word teruggekoppeld naar deze delegatie. Griffier Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking informeel voortgangsoverleg naar behoefte. Gemetesecretaris/ concerncontroller Periodiek De gemetesecretaris concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binn de gemetelijke organisatie. Bijekomst: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevinding van interimcontrole (op basis van de concept managemtletter) de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevinding). Afdeling PM Binn de afdeling zal, in het kader van de accountantscontrole, nader overleg van toepassing kunn zijn met de managers/siors verantwoordelijk voor de relevante primaire process. Portefeuillehouder Financiën Drie Pre-auditgesprek, bespreking bevinding interim-controle eindejaarscontrole. College van burgemeester wethouders gemeteraad PM Op verzoek zal de accountant verschijn in de vergadering van college gemeteraad. versie d.d van 9

9 Bijlage 3: Rapportage De volgde standaard rapportagemomt word onderkd: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managemtletter interim-controle Na afronding van de interimcontrole. Mogelijke risico s, verbeter- aandachtspunt betreffde de process procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestrom evals overige van belang zijnde onderwerp. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. College De rekingcommissie ontvangt e afschrift van de managemtletter. Verslag van bevinding Na afronding van de controle van de jaarreking. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer van de financiële organisatie e getrouwe rechtmatige verantwoording mogelijk mak. Daarnaast resterde fout, onzekerhed of verbetering op het gebied van verslaglegging reking houdd met afgesprok rapporteringstoleranties. Relatie tuss de controletolerantie als gevolg van controleverording de feitelijke bevinding. Raad, in afschrift aan College Accountantsverklaring Na afronding van de controle van de jaarreking. Het oordeel van de accountant over de mate waarin de gemetereking e getrouw beeld geeft in overestemming met verslaggevingsvoorschrift voldoet aan de eis van rechtmatigheid. Raad versie d.d van 9