3.1.6 Nieuwe lijst toevoegen

Transcriptie

1 3.1.6 Nieuwe lijst toevoegen Om een nieuwe lijst toe te voegen, kies je de knop Maken in de algemene koppelingsbalk bovenaan een pagina van een Windows Sharepoint website. Je krijgt de keuze uit een aantal mogelijke te maken lijsten. De gewone lijsten wijzen eigenlijk zichzelf uit aangezien ze van hetzelfde type zijn als de bestaande lijsten. De onderste lijsten, onder de rubriek Aangepaste lijsten bieden de meeste mogelijkheden. Kies in dit geval voor een aangepaste lijst van het bovenste type. Voeg in het venster een naam en beschrijving in voor de lijst. Kies ook of de lijst moet voorkomen op de balk snelstarten of niet. VVKSO ICT-coördinatoren Windows Sharepoint Services - pagina 83

2 Klik op de knop Maken. De lijst wordt aangemaakt en geopend in het venster, klaar om nieuwe items toe te voegen. Het is aangewezen om nu eerst de nodige kolommen bij te maken en de lay-out aan te passen Een kolom toevoegen in een lijst Open hiervoor de te bewerken lijst in een browservenster. Kies de knop in de linkerkolom Instellingen en kolommen wijzigen. Er opent zich een venster waarvan de tweede blok dient om bewerkingen met de kolommen van deze lijst te doen. VVKSO pagina 84 - Windows Sharepoint Services ICT-coördinatoren

3 De volgorde van de velden wijzigen heeft betrekking op het venster dat je te zien krijgt als je een nieuw item in de lijst wenst toe te voegen. Kies de knop Nieuwe kolom toevoegen. In het nieuwe venster geef je een naam aan de nieuwe kolom, je kiest het type en geeft de beschrijving in. In het gedeelte optionele instellingen dien je steeds te bepalen Of deze kolom informatie moet bevatten. Kies je hiervoor, dan krijgt het tekstvak voor het ingeven van de waarde voor deze kolom een rood sterretje bij het ingeven van een nieuw item in de lijst, zie Of deze kolom dient toegevoegd te worden aan de standaardwaarde. Of de standaardwaarde een tekst is of een berekende waarde. VVKSO ICT-coördinatoren Windows Sharepoint Services - pagina 85

4 De andere optionele instellingen van een kolom verschillen naargelang welk type kolom je gebruikt. Een interessant type kolom is deze waarbij je informatie kunt laten opzoeken op de site. In het eerste vak Informatie opvragen van vind je standaard de gebruikersgegevens geselecteerd, maar je hebt daar ook alle andere lijsten en componenten van de WSS-site ter beschikking. De inhoud van het uitschuifvak In deze kolom varieert naargelang de keuze in het bovenstaande vak. Kies je in het bovenste vak een lijst, dan vind je daaronder kolommen uit die lijst. Laat je bijvoorbeeld kiezen uit een lijst gebruikers van deze site, dan krijg je bij het ingeven van een nieuw item in de lijst een keuze uit alle gebruikers. Voeg op deze manier een aantal kolommen toe tot je bijvoorbeeld het onderstaande te zien krijgt. VVKSO pagina 86 - Windows Sharepoint Services ICT-coördinatoren

5 Nieuwe kolommen hoef je niet toe te voegen voor gegevens die de site reeds kan weten zoals wanneer een item door welke gebruiker bewerkt, gemaakt of gewijzigd werd. Deze kolommen zijn standaard voorzien en kunnen geselecteerd worden bij de weergave van een lijst (zie hieronder in 3.1.8) De standaardweergave van een lijst aanpassen Open hiervoor de te bewerken lijst in een browservenster. Kies de knop in de linkerkolom Instellingen en kolommen wijzigen. Er opent zich een venster waarvan de derde blok dient om bewerkingen met de weergave van deze lijst te doen. Er is standaard één weergave van de lijst voorzien, die je ook gebruikt wordt bij het tonen van de pas aangemaakte lijst. Klik op de naam van de bestaande weergave van de lijst om deze aan te passen. Je krijgt een venster waarin je heel wat opties aan deze lijst kunt aanpassen. De eerste zone Naam geeft je de mogelijkheid om de naam van deze weergave aan te passen of de naam op de Windows Sharepoint Site van deze lijst aan te passen. Het aanpassen van de naam op schijf wordt vooral gebruikt voor het vermijden van spaties in zelfgekozen namen van weergaven. VVKSO ICT-coördinatoren Windows Sharepoint Services - pagina 87

6 De zone Kolommen laat je toe om te kiezen welke kolommen in deze weergave voorkomen en in welke volgorde van links naar rechts. Je vindt in de lijst niet alleen de zelf aangemaakte kolommen, maar ook kolommen die standaard voorzien zijn en automatisch gevuld worden met informatie. Een voorbeeld hiervan zijn de kolommen Gewijzigd en Gemaakt die de datum en het uur bevatten dat het item gewijzigd of gemaakt werd. In de kolommen Gemaakt door en Gewijzigd door wordt de gebruiker getoond die het item bewerkt of gewijzigd heeft. Het vak Sorteren laat je toe om de volgorde van de rijen (dus de items) in de weergave aan te passen. Je kunt op twee kolommen laten sorteren, steeds oplopend of aflopend. Standaard komen de items in een lijst voor in volgorde van ingave. De items die eerst ingegeven worden, komen bovenaan de lijst voor. Dit volgt een beetje de logica van een gewone lijst op papier waar je ook de items onderaan bijschrijft. De standaardinstelling is voor elke lijst dat alle items uit een lijst getoond worden. Je kunt in de zone Filter bepalen dat je voor de standaardweergave of voor een zelfgemaakte weergave (zie 3.1.9) niet alle items laat zien. VVKSO pagina 88 - Windows Sharepoint Services ICT-coördinatoren

7 Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om alleen toegevoegde artikelen van één maand te laten zien of op basis van de inhoud van een kolom een filter te plaatsen op te tonen items. De volgende vakken komen samengevouwen voor, maar je kunt deze uitvouwen. VVKSO ICT-coördinatoren Windows Sharepoint Services - pagina 89

8 Je kunt bijvoorbeeld de errata in een lijst groeperen per cursus. In de zesde zone op deze pagina heb je de mogelijkheid om eventueel totalen toe te voegen aan een lijst. Per telbare kolom kun je kiezen om een totaal toe te voegen. Bij sommige kolommen heb je de mogelijkheid om een maximum, gemiddelde of minimum te laten bepalen. Een kolom dit niet telbaar is, geeft nogal vlug als resultaat het aantal items die in de lijst voorkomen. De volgende zone die je kunt uitvouwen, bepaalt de stijl van de lijst. VVKSO pagina 90 - Windows Sharepoint Services ICT-coördinatoren

9 Smaken verschillen hierin. Sommige houden van de weergave in vakken. Anderen zien liever een lijst met per item een andere kleur zoals in een nieuwsbrief. Er zijn hier heel wat mogelijkheden te kiezen. De laatste zone laat je bepalen hoeveel items je per webpagina wenst te zien. Dit aantal items beperken is een goed idee in een heel lange lijst aangezien het minder lang duurt om een korte webpagina te tonen in de browser dan een heel lange met 1000 items. Kies je voor het beperken van het aantal items, dan krijg je onderaan een navigatiezone bij als er meer items in de lijst voorkomen. Maak je keuze uit de vele mogelijkheden en klik op de knop OK. Je komt opnieuw op de pagina met de bewerkmogelijkheden voor de lijst. Kies bovenaan de link om naar de lijst terug te keren en je zal merken dat de weergave aangepast werd Een nieuwe weergave van een lijst maken en aanpassen Open hiervoor de te bewerken lijst in een browservenster. Kies de knop in de linkerkolom Instellingen en kolommen wijzigen. VVKSO ICT-coördinatoren Windows Sharepoint Services - pagina 91

10 Er opent zich een venster waarvan de derde blok dient om bewerkingen met de weergave van deze lijst te doen. Kies hier voor het maken van een nieuwe weergave. Er opent zich een venster waarin je eerst dient te kiezen welke soort weergave je wenst te maken. Je geeft bij elk van deze types een weergavenaam voor de lijst. Deze naam wordt ook gebruikt als bestandsnaam voor deze lijst. Je vermijdt dus best spaties. Of dit de standaardweergave is van deze lijst of niet. De standaardweergave is de weergave die gebruikt wordt bij het openen van de lijst. Of je een persoonlijke of openbare weergave maakt. De andere keuzes hangen af van de gekozen weergave van de lijst. De standaardlijst Alle items is een lijst in standaardweergave. Daar kun je dus de keuzes maken zoals in Bij de keuze van een gegevensbladweergave heb je geen keuze welke stijl je wenst te gebruiken en je kunt niet laten groeperen. VVKSO pagina 92 - Windows Sharepoint Services ICT-coördinatoren

11 Bij keuze van een kalenderweergave moet je kiezen op welke kolommen of combinatie van kolommen de weergave zich moet baseren en welke tijdspanne je in de kalender op één blad wenst te zien. Eens je enkele weergaven gemaakt hebt, komen deze voor in de linkerkolom. Je kunt dan selecteren welke je wenst te gebruiken. VVKSO ICT-coördinatoren Windows Sharepoint Services - pagina 93