Onder sitebeheerder verstaan we in dit geval iemand die behoort tot zowel de groep KULeuven.SecurityAdmins (= machtigingen toekennen) als

Transcriptie

1 1

2 2

3 Onder sitebeheerder verstaan we in dit geval iemand die behoort tot zowel de groep KULeuven.SecurityAdmins (= machtigingen toekennen) als KULeuven.Owners (volledig beheer van de site behalve machtigingen toekennen) 3

4 4

5 Client configureren voor optimaal gebruik van SharePoint zie 5

6 Instellingen/Site-instellingen/Sitemachtigingen Wie behoort tot de groep van KULeuven.SecurityAdmins kan NIET actief deelnemen aan de site (heeft geen schrijfrechten) maar kan WEL bepalen wie dit mag: hij/zij kan immers de andere groepen beheren (en kan dus zichzelf wel schrijfrechten toekennen). Wie behoort tot de groep van KULeuven.Owners heeft volledig beheer, behalve rechten toekennen. 6

7 Lijsten en bibliotheken toevoegen: via Instellingen/Voeg een app toe Lijst Projecten maken Kies Aangepaste lijst, geen extra kolommen nodig, voeg 3 projecten toe: Project 1, Project 2 en Project 3 Wijzig de standaardweergave en kies bij categorie Totalen voor Aantal Lijst DocType maken Kies Aangepaste lijst, geen extra kolommen nodig, voeg 3 documenttypes toe: agenda, verslag en werkdocument Wijzig de standaardweergave en kies bij categorie Totalen voor Aantal Voeg uit de SharePoint-winkel de gratis apps Galleriffic App for SharePoint en myfaq toe 7

8 Opzoekkolom maken: tab Bibliotheek/Bibliotheekinstellingen/categorie Kolommen/Kolom maken/type Opzoeken Kolom Bewerken is handig om snel de eigenschappen te wijzigen 8

9 Openbare weergaven maken in bibliotheek Gedeelde documenten Per project: gegroepeerde weergave per project Per documenttype: gegroepeerde weergave per documenttype Recentste: 10 recent gewijzigde bestanden aflopend gesorteerd (recentste bovenaan), itemlimiet: 10 Bestaande lijsten Aankondigingen en Agenda: voeg enkele items toe en maak volgende openbare weergaven bij: Aankondigingen: weergave van de niet verlopen aankondigingen: toon Titel, Hoofdtekst, Gemaakt door en Verloopt Agenda: maak een openbare weekweergave 9

10 Bv. Gedeelde documenten: klik op de tab Bibliotheek op de knop Exporteren naar Excel Weergave Alle items: alle velden worden geëxporteerd Als u een weergave kiest met een groepering, wordt het gegroepeerde veld niet geëxporteerd. Als u een weergave kiest met een filter, worden enkel de gefilterde gegevens geëxporteerd. 10

11 Gedeelde documenten: tab Bibliotheek/knop Bibliotheekinstellingen/Instellingen voor versies: Primaire en secundaire versies: telkens 10 primaire versies concepten voor 2 primaire versies bewaren Bepalen wie conceptitems mogen zien 11

12 12

13 Gedeelde documenten: tab Bibliotheek/knop Bibliotheekinstellingen/Instellingen voor versies/ Uitchecken vereist: Ja Test dit door een bestaand bestand te bewerken en een nieuw bestand te uploaden. Bij het bewerken in Word, Excel en PowerPoint kunnen versies ook worden bekeken, hersteld en verwijderd via de tab Bestand/Info/Versies beheren. 13

14 14

15 Inhoudstype PowerPoint presentatie: Instellingen/Site-instellingen/Siteinhoudstypen/Maken Naam: Presentatie project Contoso Bovenliggend inhoudstype selecteren uit groep Documentinhoudstypen en bovenliggend inhoudstype: Document Groep (nieuwe aanmaken): Contoso Geavanceerde instellingen: koppelen aan sjabloon (documentsjabloon uploaden) PresentatieContoso.pptx Instellingen van het documentinformatiepaneel: Altijd weergeven aanvinken Inhoudstype Word verslag: Instellingen/Site-instellingen/Site-inhoudstypen/Maken Naam: Verslag Onderzoeksresultaten Contoso Bovenliggend inhoudstype selecteren uit groep Documentinhoudstypen en bovenliggend inhoudstype: Document Groep: Contoso Geavanceerde instellingen: koppelen aan sjabloon (documentsjabloon uploaden) GroepContoso.docx Instellingen van het documentinformatiepaneel: Altijd weergeven aanvinken Inhoudstype toevoegen aan Gedeelde Documenten: activeer Gedeelde documenten/tab Bibliotheek/Bibliotheekinstellingen/Geavanceerde instellingen/beheer van inhoudstypen toestaan: Ja (item Inhoudstypen verschijnt)/toevoegen vanuit bestaande typen site-inhoud Toevoegen uit groep Contoso: PowerPoint presentatie en Word verslag Verwijderen (onzichtbaar maken) Document en volgorde aanpassen (eerst Word verslag, dan PowerPoint presentatie) Nieuwe PowerPoint presentatie maken en nieuw Word verslag maken 15

16 Instellingen/Inhoud van site/klik onderaan op nieuwe subsite Titel: Blog Contoso URL: blogcontoso Sjabloon: Blog Gebruikersmachtigingen: dezelfde machtigingen als bovenliggende site Koppelingsbalk van bovenliggende site gebruiken: Ja 16

17 Startpagina aanpassen via knop Bewerken rechts bovenaan of tab Pagina/Bewerken Kolommen, kop- of voetteksten toevoegen/verwijderen via knop Tekstindeling Linkergedeelte: pas titel en beschrijving aan, voeg de bibliotheek Gedeelde documenten toe (weergave Recentste) en de Agenda (weekweergave): Gedeelde documenten/webonderdeel bewerken/weergave Recentste Opmerking: overzicht van recente documenten van ALLE documentbibliotheken kan via webonderdeel Inhoudsquery: Invoegen/Webonderdeel/categorie Inhoud samenvatten/inhoudsquery/ Webonderdeel bewerken Categorie Query: Bron: Items weergeven van site en alle subsites Lijsttype: Documentbibliotheek Inhoudstype: Documentinhoudstypen, Document Categorie Presentatie: Groeperen en sorteren: sorteren in aflopende volgorde en itemlimiet: 15 Categorie Vormgeving: Titel: Recente bestanden van alle documentbibliotheken Invoegen/App-onderdeel/Agenda/Webonderdeel bewerken Weergave: weekweergave, geen werkbalk Vormgeving: titel: Weekagenda Contoso Rechtergedeelte: logo Contoso toevoegen, Aankondigingen en RSS-viewer: Invoegen/Afbeelding/Van computer Invoegen/App-onderdeel/Aankondigingen/Webonderdeel bewerken Weergave: niet verlopen aankondigingen, geen werkbalk Andere vbn: Taken: weergave Mijn taken, Koppelingen (Nuttige links), Contactpersonen (gegroepeerd per dienst, bedrijf ) Invoegen/Webonderdeel/categorie Inhoud samenvatten: RSS-viewer bv. Nieuws KU Leuven: 17

18 Sitepagina s (wikipagina s) toevoegen: tab Pagina/knop Alle pagina s weergeven/nieuw document of Instellingen/Inhoud van site/sitepagina s/nieuw document Opmerking: snelle manier: bestaande pagina bewerken, typ [[naampagina]] en bewaar de bestaande pagina Apps toevoegen aan sitepagina: tab Invoegen/App-onderdeel 18

19 Navigatie: Instellingen/Site-instellingen/Navigatie/ga naar Huidige navigatie maak gebruik van de werkbalk om aanpassingen uit te voeren: Verwijderen lijst Koppelingen: activeer Koppelingen/tab Lijst/knop Lijstinstellingen/Dit lijstitem verwijderen (verdwijnt dan ook uit navigatie) 19

20 20

21 Toegangsrechten geven aan gans de site: voeg bv. collega toe aan KULeuven.Members (= overal lees- en schrijfrechten) of geef rechten aan een ganse groep Toegangsrechten geven voor een deel van de site bv. op gans de site lees- en schrijfrechten maar enkel op een bepaalde documentbibliotheek bij meerdere documentbibliotheken Voeg een documentenbibliotheek toe Docbib2 Maak groep Docbib2, geef deze Contribute-rechten en voeg gebruikers toe die toegang moeten krijgen tot Docbib2 Ga naar Bibliotheekmachtigingen van bibliotheek waar ze geen rechten mogen krijgen Klik op knop Overname van machtigingen stoppen Vink groep Docbib2 aan en klik op knop Gebruikersmachtigingen verwijderen Als er nog meerdere documentbibliotheken zijn, moet je de rechten ook nog ontnemen van de andere bibliotheken. Instellingen/Site-instellingen/Machtigingen uitlezen (individuele gebruikers) en Beheer groepen en gebruikers 21