Meer structuur en minder apparatuur, dat is wat de Windows Small Business Server 2008 implementatie SternTec heeft gebracht, én meer

Transcriptie

1 Meer structuur en minder apparatuur, dat is wat de Windows Small Business Server 2008 implementatie SternTec heeft gebracht, én meer Organisatie SternTec importeert en fabriceert producten ten behoeve van bedrijfswageninrichtingen en levert tevens alle hieraan verbonden servicediensten. Dankzij SternTec gaan elke dag talloze Sterntec bewijst dat een MKB-organisatie al haar bedrijfsprocessen gemakkelijk op één enkele server kan draaien. De oude servers werden vervangen door één fysieke server met Microsoft Windows Small Business Server. Behalve een betere IT-structuur en lagere kosten heeft de overstap nog acht andere voordelen opgeleverd, vooral op het gebied van efficiënter werken. aannemers, installateurs en nutsdienstmedewerkers in een auto vol keurig geordende onderdelen op pad. Ook Defensie, SITUATIE politie- en brandweerkorpsen behoren tot de klantenkring. Vanuit het hoofdkantoor in het Westlandse Wateringen voorziet Sterntec haar relaties en dealers in Nederland en België van advies, levering en inbouw. Zoals wel meer bedrijven in het MKB kampte ook Sterntec met een nogal ongestructureerd serverpark. Jos de Heiden, algemeen directeur van SternTec: De oorzaak daarvan was dat in het verleden altijd wel redenen te verzinnen waren om bij elke nieuwe IT functionaliteit ook een nieuwe server aan te schaffen. Die werd vervolgens niet standaard, maar conform de eisen of voorkeuren van de desbetreffende toepassing ingericht. Jeroen Vegter van JMS Automatisering: Het beheer van een niet gestandaardiseerd serverpark wordt bij elke uitbreiding complexer en dus kostbaarder. Bovendien is het zonde dat de gemiddelde servercapaciteit slechts ten dele wordt benut. Met serverconsolidatie of serverrationalisatie is in zulke situaties veel te winnen: je hebt veel minder apparatuur nodig en het beheer wordt een stuk eenvoudiger, dus goedkoper. Een nadeel van de ongestructureerde serveromgeving was dat gebruikers gebonden waren aan een vaste werkplek en zich voor verschillende toepassingen telkens opnieuw moesten aanmelden met inlognaam en wachtwoord. Buitendienstmedewerkers moesten bovendien nog een VPN-verbinding opzetten, alvorens zij konden inloggen. Voor de monteurs waren er zelfs nog enkele terminals in gebruik.

2 Eisen - meer structuur, minder apparatuur - continuiteit - verhoging van de productiviteit - verbetering van de efficiency bij de dagelijkse Jos de Heiden, algemeen directeur van SternTec: "We wilden graag van de "aangeborduurde" oplossingen af en wilden in één keer over naar een nieuwe en stabiele omgeving. Een omgeving die ons in staat stelt twee van onze doelstellingen te realiseren: verhoging van de productiviteit en verbetering van de efficiency in onze dagelijkse bedrijfsprocessen." processen - betere interne communicatie OPLOSSING Voordelen toenemende tevredenheid onder gebruikers hogere productiviteit nieuwe functionaliteiten verbeterde informatieverstrekking centrale informatie over offertes en opdrachten terminals afgeschaft gestroomlijnde processen soepele netwerktoegang voor buitendienst - minder onderhoud - beheervoordelen voor de ICT-afdeling De hervorming kwam in een stroomversnelling toen begin vorig jaar bleek dat twee van de servers dermate verouderd waren, dat er vrijwel geen onderdelen meer voor te krijgen waren. Daarmee kwam de continuïteit van de bedrijfsprocessen in gevaar. Op advies van JMS kwam SternTec al snel uit op Microsoft Windows Small Business Server Small Business Server 2008 is een verzameling van geïntegreerde serverapplicaties, die alleen voor grote bedrijven lijken te zijn weggelegd, speciaal voor het MKB: lezen op pc, laptop of in een internet-café, interne websites, toegang tot bedrijfsnetwerk van buitenaf, mail ontvangen op mobiele telefoon, het delen van documenten en printers, back-up en terugzetten van data etc. Small Business Server 2008 biedt een veilige infrastructuur met een ingebouwde firewall en beveiligde toegang tot het bedrijfsnetwerk van buitenaf. Daarmee komen idealen als telewerken en wereldwijde toegang tot de bedrijfsinformatie ( , agenda, contacten, toepassingen, bestanden, interne websites en meer) binnen bereik van het MKB. Uitrol met ondersteuning van partner Voor de uitrol van Small Business Server 2008 maakte Sterntec gebruik van de diensten van haar ICT-partner JMS Automatisering. Jeroen Vegter over de migratie: "Bij een omschakeling van het Windows Server domein naar het Small Business Server domein hebben we te maken met het aanpassen van alle werkstations, het omzetten van gebruikersprofielen en het omzetten van diverse koppelingen naar de gebruiker.

3 Producten Microsoft Windows Small Business Server 2008 Premium Jos de Heiden: Het is prettig dat we al dat soort zaken aan onze Microsoft Certified Partner konden overlaten. JMS Automatisering zorgde voor de technische ondersteuning die de migratie van Windows Server 2003 naar Windows Small Business Server 2008 met zich meebracht. Na de migratie naar Windows Small Business Server 2008 heeft SternTec de vooraf geconfigureerde interne website (Companyweb) in gebruik genomen. Voordelen Stentec ervaart sinds de overstap een aantal voordelen: 1 tevredenheid onder gebruikers Jos de Heiden: We merken een toenemende tevredenheid onder onze gebruikers en dat is ook begrijpelijk. Onze mensen zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek, ze kunnen elkaars agenda's en documenten delen, buitendienstmedewerkers krijgen gemakkelijk toegang tot het bedrijfssysteem, dat zijn nog maar een paar voorbeelden, er zijn er nog veel meer. "De monteurs in het veld kunnen nu gemakkelijk, veilig en óveral verbinding maken met het bedrijfssysteem." Jeroen Vegter - accountmanager JMS automatisering 2 hogere productiviteit Jos de Heiden legt uit hoe deze eigenschappen tot een hogere productiviteit leiden: "Nu we Windows Small Business Server 2008 in gebruik hebben genomen, kunnen onze medewerkers vanaf elke werkplek op ons systeem inloggen en dat is een grote verbetering. Ongeacht achter welke computer de medewerker plaatsneemt, hij of zij ziet altijd de eigen bestanden, het eigen bureaublad en de eigen . De roaming profielen maken het werkproces sneller, goedkoper en veel veiliger. Zo kunnen we aan wachtwoorden een beperkte tijdsduur koppelen, waarmee je de veiligheid onder controle houdt. 3 nieuwe functionaliteiten Met de overstap naar Windows Small Business Server 2008 heeft SternTec nieuwe functionaliteiten ter beschikking gekregen, zoals Microsoft Exchange Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0 en het Companyweb intranet. Jos de Heiden: Dat de zakelijke mail nu niet meer lokaal op de pc s staat, maar centraal opgeslagen is, biedt onze medwerkers de mogelijkheid om vanaf elke werkplek,

4 Meer informatie zelfs thuis, hun mail te checken. Dat komt heel vaak voor, dus is de verbetering die we hier met Exchange Server 2007 gerealiseerd hebben zeer waardevol. 4 verbeterde informatieverstrekking Over het intranet zegt Jos de Heiden: Het Companyweb geeft onze mensen de mogelijkheid om belangrijk of urgent werk thuis af te maken. Gedetailleerde planninginformatie over bijvoorbeeld het ophalen van bedrijfswagens kan iedereen op de intranetpagina terugvinden. Ook actuele informatie over hoofdleveranciers, onze productlijnen of eventuele leveringsproblemen melden we op het intranet. "Met Windows Small Business Server 2008 zijn we af van aangeborduurde IT-oplossingen en het blussen van brandjes. We hebben nu een gestructureerde oplossing op een enkele server in plaats van twee." Jos de Heiden - algemeen directeur Sterntec 5 centrale informatie over offertes en opdrachten Op ons intranet staat ook een soort woordenboek met allerlei praktische handleidingen. De binnendienst kan er gemakkelijk lopende offertes op vinden, inclusief speciale afspraken over afwijkende inbouwwerkzaamheden. Die afspraken kunnen zelfs - door middel van koppelingen met het 3D tekenprogramma geïllustreerd zijn met inbouwschema s." 6 terminals afgeschaft De oude terminals zijn afgedankt. Jeroen Vegter: "Speciaal voor de monteurs hebben we vijf Windows-pc s ingericht als terminals. Daarmee kunnen de monteurs toegang krijgen tot hun applicaties op de Small Business Server van SternTec." 7 gestroomlijnde processen Door integratie met het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV lopen de bedrijfsprocessen gestroomlijnd. Jos de Heiden: "Via de koppeling met NAV kunnen onze monteurs klantenhistorie bekijken en afspraken vastleggen. De monteur heeft dus altijd een actueel beeld van de klant. 8 soepele netwerktoegang voor buitendienst Tot voor kort konden buitendienstmedewerkers alleen toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk, nadat zij eerst een VPN-verbinding hadden opgezet. Daarvoor huurde Sterntec beveiligde lijnen bij de telecomprovider en draaide op de laptops een VPN-clientprogramma.

5 Jos de Heiden: "Dat is nu allemaal niet meer nodig. Voortaan krijgen onze mensen via openbare online verbindingen een goed beveiligde toegang tot ons bedrijfsnetwerk. Dat zit standaard in Windows Small Business Server en biedt een groot gemak voor onze gebruikers: inloggen op het Companyweb is nu een fluitje van een cent. 9 minder onderhoud, minder kosten Jos de Heiden: Dat de externe toegang standaard in Windows Small Business Server zit betekent dat we geen onderhoud meer hebben aan VPN-clients, geen kostbare huurlijnen hoeven te huren enzovoort. 10 beheervoordelen voor de ICT-afdeling Jeroen Vegter: Menig bedrijf of instelling zoekt wegen om de ICT-kosten te verlagen, de middelen beter uit te nutten en de ICT infrastructuur te verbeteren. Met Windows Small Business Server 2008 kun je dat bereiken, want je consolideert je serverpark in één server. Jos de Heiden: De overstap naar Windows Small Business Server 2008 had tot gevolg dat we ons serverpark konden consolideren en dat betekent een direct kostenvoordeel. Het onderhoudscontract is sinds de consolidatie veel goedkoper! TOEKOMST Sterntec heeft haar Companyweb nu voor 80% ingericht en verwacht binnenkort ook de laatste 20% gereed te hebben. Jeroen Vegter: "Nu SternTec alle bedrijfsprocessen op één server kan draaien, loopt de IT veel slimmer. Jos de Heiden: Alles is strakker geregeld, er is structuur en dat brengt ons vele voordelen." Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP